Administración

Esta sección ofrece una visión general sobre la administración del AI Companion personalizado en la cuenta de su empresa, incluidas las funciones, licencias, aprovisionamiento y uso general de las funciones.

Administración de roles

Administración de roles: Los administradores deben tener permisos basados en roles para acceder a AI Studio

Para acceder a AI Studio desde el portal web de una cuenta de Zoom, los usuarios (administradores) deben tener un rol con los permisos suficientes de AI Studio. De forma predeterminada, solo el propietario de la cuenta tendrá acceso a esta función, y al rol predeterminado de administrador se le deben asignar estos permisos.

Para actualizar un rol con los permisos aplicables, realice los siguientes pasos:

1. Como propietario de la cuenta de Zoom o administrador autorizado para editar roles, navegue a la Administración de roles página en el portal web.

2. Haga clic en el lápiz icono a la derecha del rol que está editando.

3. Vaya a la subsección AI Studio y defina el acceso del rol según desee.

4. Repita para cualquier rol adicional.

Ejemplo de roles de AI Studio

Acceso a AI Studio

Los administradores con permisos basados en roles suficientes pueden acceder a AI Studio a través del portal web de Zoom haciendo clic en el menú AI Studio en el lado izquierdo de la pantalla, en la subsección Administrador.

Acceder a AI Studio en el portal web

Licencias

Licencias: Conceder a los usuarios acceso a las funciones personalizadas de AI Companion

Para conceder a los usuarios finales acceso a Custom AI Companion, los usuarios deben tener asignada una licencia add-on de Custom AI Companion.

Los administradores de cuenta también pueden asignar a los usuarios licencias de Custom AI Companion ya sea mediante aprovisionamiento manual o mediante SSO, a través de mapeo de respuesta SAML o SCIM.

Ejemplo de asignación de una licencia de Custom AI Companion

Consulte el centro de soporte de Zoom para obtener más información sobre asignación manual de licencias, aprovisionamiento a través de mapeo avanzado de respuesta SAML, o incluyendo el parámetro SCIM 2 para Custom AI Companion dentro de la carga útil de su proveedor de identidad.

Bases de conocimiento: aspectos a tener en cuenta

Para configurar una Base de conocimiento, como administrador, amplíe el AI Studio menú dentro del portal web de Zoom y haga clic en Conocimiento.

Las Bases de conocimiento se utilizan para contener las fuentes de datos relevantes para cada tema pertinente

Dentro de la pestaña Conocimiento, los administradores pueden crear Bases de conocimiento, que funcionan como carpetas de nivel superior para un tema, asunto o grupo determinado.

Por ejemplo, si crea una Base de conocimiento para Recursos Humanos, esta Base de conocimiento se llenaría con las fuentes de datos (p. ej., documentos, recursos) que usa con mayor frecuencia el departamento de Recursos Humanos.

Interfaz para elegir un tipo de Base de conocimiento

Las cuentas están limitadas a un máximo de 100 Bases de conocimiento

Cada cuenta admite la creación de hasta 100 Bases de conocimiento distintas, lo que proporciona a los administradores una gran flexibilidad para organizar y categorizar las fuentes de contenido según los requisitos empresariales específicos y las necesidades de gobernanza de acceso.

Las Bases de conocimiento son personalizables con iconos, nombres y descripciones únicos

Al crear una Base de conocimiento, los administradores pueden personalizar el nombre, la descripción y el icono de la Base de conocimiento a partir de una biblioteca de emojis.

Ejemplo de creación de una Base de conocimiento

El acceso a una Base de conocimiento puede restringirse mediante Grupos de usuarios de Zoom a menos que se usen permisos del proveedor de almacenamiento en la nube integrado

Al configurar el acceso a una Base de conocimiento, los administradores pueden usar Grupos de usuarios de Zoom para definir y restringir qué usuarios dentro de su cuenta están autorizados a ver o utilizar contenido específico. Por ejemplo, una Base de conocimiento podría estar restringida exclusivamente a un departamento específico, como Recursos Humanos o Ingeniería.

Sin embargo, si la Base de conocimiento está conectada a través de un proveedor de almacenamiento en la nube de terceros, como Google Drive o OneDrive, y configurada para usar los permisos nativos del proveedor, el acceso seguirá esos permisos. En tales casos, el acceso de usuario definido dentro de la propia plataforma de almacenamiento en la nube prevalece sobre los Grupos de usuarios de Zoom.

Los lectores con preguntas sobre grupos de usuarios se les recomienda consultar el centro de soporte de Zoom para obtener más información.

Cada Base de conocimiento está limitada a un tipo de fuente de datos

Cada Base de conocimiento solo puede extraer datos de un tipo de fuente a la vez. Esto significa que los datos de un proveedor de almacenamiento en la nube de terceros no se pueden mezclar con Web Sync, cargas directas de datos, conexiones de índices de terceros ni con ninguna combinación entre ellos. Cada fuente de datos separada requiere una Base de conocimiento separada. Por ejemplo, después de crear una Base de conocimiento a partir de un Web Sync, no puede agregar más tarde documentos provenientes de cargas directas de datos ni conectarla a un índice de terceros.

Las fuentes de datos son los documentos y artefactos que llenan una Base de conocimiento

Después de crear una Base de conocimiento, los administradores pueden llenar la “carpeta” de la Base de conocimiento con las fuentes de datos correspondientes relevantes para la Base de conocimiento, como archivos PDF, .txt, .docx y .doc.

Cada Base de conocimiento admite hasta 2.500 fuentes, mientras que la capacidad de fuentes a nivel de cuenta está limitada a 20.000 fuentes totales

Cada Base de conocimiento individual admite hasta 2.500 fuentes de datos, con un máximo combinado a nivel de cuenta de 20.000 fuentes en todas las Bases de conocimiento. A plena capacidad (2.500 fuentes cada una), una cuenta puede tener hasta ocho Bases de conocimiento. Sin embargo, el límite total de 20.000 fuentes también puede distribuirse en un mayor número de Bases de conocimiento con menos fuentes cada una, según las necesidades específicas de su organización (p. ej., 100 bases de conocimiento con 200 fuentes de datos cada una).

Las fuentes de datos están limitadas a 50 MB por archivo

A la fecha de publicación de este documento, cada Fuente de datos no debe superar los 50 MB de tamaño.

Los administradores pueden probar nuevos datos agregados a una Base de conocimiento

Después de agregar nuevas Fuentes de datos a una Base de conocimiento, los administradores de la cuenta pueden probar su funcionalidad utilizando la función Probar. Dentro de este entorno de prueba, los administradores pueden confirmar que AI Companion puede referenciar correctamente las Fuentes de datos cargadas.

Ejemplo de prueba de una Base de conocimiento

Ejemplo de prueba de una Base de conocimiento

Las Bases de conocimiento deben publicarse formalmente después de agregar nuevas Fuentes de datos para que surtan efecto

Después de agregar nuevas Fuentes de datos a una Base de conocimiento, los administradores de la cuenta deben Publicar la Base de conocimiento actualizada para que surta efecto; de lo contrario, permanecerá en estado de “borrador”. Si los cambios no se publican, AI Companion no podrá reconocer ni utilizar las nuevas Fuentes de datos.

Ejemplo de publicación de una Base de conocimiento

Bases de conocimiento: carga directa de datos

Para cargar archivos en Zoom, un usuario o administrador con permisos suficientes debe crear o editar una manual Base de conocimiento y cargar los archivos apropiados. Después de probar y publicar la base de conocimiento, la información del índice estará disponible para los usuarios con licencia de Custom AI Companion mediante consultas a AI Companion.

Bases de conocimiento: Web Sync

Para crear o administrar una Base de conocimiento Web Sync, un usuario o administrador debe tener permisos suficientes para administrar Bases de conocimiento.

Al crear una nueva Base de conocimiento Web Sync, el usuario selecciona el método de indexación deseado y especifica la(s) URL(s) relevantes. Después, Zoom comenzará a indexar las páginas designadas. Una vez que Zoom haya indexado todas las páginas especificadas dentro de la instancia RAG específica del cliente, la Base de conocimiento podrá probarse y luego publicarse para su uso.

Ejemplo de creación de una Base de conocimiento Web Sync

Los archivos de Web Sync se pueden convertir en artículos

Durante el proceso de creación de una Base de conocimiento Web Sync, el usuario puede habilitar configuraciones que convertirán automáticamente el contenido rastreado de una página web en formato de artículo para ayudar a mejorar la legibilidad, la indexación y la accesibilidad del contenido.

Bases de conocimiento: almacenamiento en la nube de terceros

La conexión de almacenamiento en la nube de terceros permite que Zoom AI Companion acceda, indexe y entregue contenido desde plataformas de almacenamiento en la nube de terceros (p. ej., Google Drive, OneDrive) a usuarios autorizados dentro de Zoom. Para establecer una conexión con un proveedor de almacenamiento en la nube de terceros, el usuario o administrador de Zoom debe tener permisos apropiados para administrar Bases de conocimiento. Además, se requiere un administrador con privilegios suficientes en la plataforma de terceros para autorizar ciertos pasos de integración. Esta integración implica varios pasos clave, detallados a continuación.

Un administrador debe autorizar una aplicación OAuth

Al configurar la integración con Cloud Drive por primera vez, un administrador con permisos apropiados inicia un flujo de autorización OAuth a través del Zoom App Marketplace. Esta integración OAuth se realiza a nivel de administrador, lo que significa que el administrador concede permisos en nombre de toda la cuenta de Zoom. Sin embargo, esta autorización a nivel de administrador otorga a Zoom acceso únicamente a los archivos a los que el administrador tiene acceso explícito dentro de la plataforma de terceros, no a todos los archivos de la plataforma.

El acceso de los usuarios a los datos puede basarse en Grupos de usuarios de Zoom o en los permisos nativos del tercero

Después de conectarse a la plataforma de almacenamiento en la nube, el administrador debe elegir cómo se gestionarán los permisos de acceso:

• Permisos de Grupo de usuarios de Zoom: Este método utiliza permisos basados únicamente en los Grupos de usuarios internos de Zoom. El administrador especifica qué Grupos de usuarios de Zoom tienen acceso a los documentos de almacenamiento en la nube seleccionados, independientemente de los permisos nativos del tercero.

• Permisos nativos del tercero: Este método permite a los administradores configurar Zoom para respetar la estructura de permisos nativa de la plataforma de terceros (p. ej., la configuración de acceso de usuarios/grupos de Google Drive o OneDrive). Cuando está configurado, Zoom indexa los permisos de la fuente original y aplica controles de acceso que se alinean con el modelo de autorización de la plataforma externa, ayudando a mantener políticas de acceso a documentos coherentes entre plataformas.

Los permisos de terceros requieren mapeo de usuarios

Si el administrador selecciona permisos nativos del tercero y nunca antes ha mapeado a los usuarios de su plataforma de terceros a Zoom, Zoom les pedirá que completen un proceso de mapeo de usuarios. Esto empareja las cuentas de usuario de Zoom con las cuentas correspondientes en la plataforma en la nube de terceros, normalmente usando identificadores únicos como direcciones de correo electrónico. A su vez, este paso establece la sincronización entre Zoom y el sistema de terceros, lo que permite a Zoom comprobar los permisos de acceso de los usuarios según los derechos existentes del usuario en la plataforma conectada.

Después de integrar, Zoom indexará los datos seleccionados y sus permisos

Una vez que el administrador selecciona el método de permisos apropiado, Zoom indexa dos componentes críticos:

• Contenido del documento: Zoom obtiene, segmenta y convierte el contenido del documento desde la unidad en la nube en un módulo RAG específico del cliente que puede ofrecer resultados de búsqueda contextualmente relevantes según el nivel de acceso del usuario y la consulta.

• Metadatos de permisos: Zoom indexa metadatos detallados de permisos según el método elegido:

  • Si se usan Grupos de usuarios de Zoom, Zoom registra los ID internos de los Grupos de usuarios autorizados por el administrador para cada documento.

  • Si se usan Permisos nativos del tercero, Zoom indexa los ID de usuarios y grupos nativos de la plataforma de terceros asociados con el acceso al documento, según lo determinado mediante el proceso de mapeo de usuarios.

Zoom comprueba los niveles de acceso de los usuarios antes de entregar el contenido coincidente

Cuando un usuario realiza una consulta, Zoom AI Companion inicialmente consulta los documentos indexados según la relevancia y una coincidencia preliminar de permisos usando metadatos indexados. Posteriormente, Zoom comprobará los permisos del documento frente al almacén de permisos indexados:

• Si los permisos se basan en Grupos de usuarios de Zoom, la pertenencia del usuario al grupo de Zoom se valida directamente frente a los permisos de grupo de Zoom indexados del documento.

• Si los permisos se basan en Permisos nativos del tercero, Zoom valida la pertenencia del usuario/grupo mapeado en la plataforma de terceros frente a los permisos de terceros indexados del documento.

Después, solo se proporcionan al usuario los documentos que pasan la verificación.

Zoom realiza sincronizaciones de permisos incrementales y periódicas

Para mantener la exactitud y la seguridad, Zoom sincroniza de forma incremental y periódica los datos de permisos desde la plataforma de terceros hacia el almacén de permisos interno de Zoom. Debido a las limitaciones de la tasa de API y a las restricciones de latencia, Zoom no realiza comprobaciones de permisos en vivo contra la plataforma de terceros durante las consultas de los usuarios. En su lugar, Zoom verifica el conjunto de datos de permisos más recientemente sincronizado.

Aviso

Zoom actualiza de forma incremental y dinámica los permisos desde los proveedores de terceros. En la mayoría de los casos, los cambios de permisos deberían sincronizarse en minutos debido a las actualizaciones incrementales. Sin embargo, el tiempo puede variar según el tamaño de su organización. Para organizaciones más grandes o durante ciclos de sincronización completos, las actualizaciones pueden tardar entre 2 y 24 horas en completarse. En general, los cambios de permisos no deberían tardar más de 24 horas en sincronizarse completamente en su Base de conocimiento.

Bases de conocimiento: índice de terceros

Para integrar un servicio de índice de terceros con Custom AI Companion, un usuario o administrador con permisos suficientes en el Zoom App Marketplace, según lo determine su rol de usuario, debe autorizar y completar la conexión con el proveedor elegido.

Integraciones del App Marketplace

Los administradores pueden usar los siguientes enlaces para acceder a las integraciones de índice de terceros para Zoom con Amazon Q como Glean en el Zoom App Marketplace. Para utilizar esta función, su cuenta debe tener habilitada la configuración que permite a AI Companion acceder a las fuentes de datos de su organización.

Después de agregar una integración, aparecerá dentro de la Conocimiento lista.

Base de conocimiento con conexiones a Glean y Amazon Q

Avatares personalizados para Zoom Clips

Los administradores de cuenta pueden habilitar o deshabilitar el uso de avatares y avatares personalizados desde el portal web de Zoom. No hay más configuraciones a nivel de administrador que considerar para esta función.

El acceso de los usuarios a los avatares se puede configurar a nivel de cuenta, grupo y usuario

Al igual que con otras funciones de Zoom, las funciones de Avatares y Avatar personalizado de Custom AI Companion pueden desactivarse en los niveles de Cuenta, Grupo, y Usuario niveles.

Los administradores pueden acceder a estas funciones desde el portal web de Zoom editando la Configuración del nivel correspondiente, seleccionando la pestaña AI Companion y ubicando la subsección Clips.

Configuración para Avatar personalizado

Diccionario personalizado

Para configurar un Diccionario personalizado como usuario o administrador con permisos suficientes de AI Studio, amplíe el menú AI Studio dentro del portal web de Zoom y haga clic en Diccionario personalizado.

El Diccionario personalizado admite tanto la edición manual como la importación/exportación basada en CSV

Los administradores de la cuenta pueden gestionar el diccionario personalizado de su cuenta mediante dos métodos: gestión manual o mediante importación/exportación CSV dentro de AI Studio.

Gestión manual

Para agregar palabras manualmente a un diccionario personalizado, haga clic en el botón + Agregar manualmente. Dentro de la ventana emergente, introduzca una palabra por cada línea, separada por un salto de línea.

Agregar palabras manualmente a un Diccionario personalizado

Para eliminar manualmente una palabra del diccionario, haga clic en el icono de papelera .

Importación/Exportación CSV

Para crear o actualizar un diccionario personalizado en masa, cargue un archivo CSV con todas las palabras nuevas en una sola columna del documento (p. ej., Columna A).

Antes de modificar un diccionario personalizado mediante CSV, se recomienda a los administradores de la cuenta exportar y guardar una copia antes de realizar cambios. Al cargar el archivo, se pedirá a los administradores de la cuenta que agreguen al diccionario o lo reemplacen con el archivo. En caso de un clic erróneo, la copia guardada previamente puede usarse como respaldo.

Opciones de importación CSV

Después de actualizar el Diccionario personalizado, los administradores de la cuenta pueden probar para confirmar que las nuevas palabras se reconocen utilizando un archivo pregrabado o una grabación ad-hoc

Tras agregar palabras adicionales al Diccionario personalizado de la cuenta, los administradores de la cuenta pueden probar el rendimiento del reconocimiento de las nuevas palabras por parte de Zoom AI Companion ya sea subiendo un archivo de audio pregrabado o realizando una grabación de audio ad-hoc usando la herramienta en el navegador.

Prueba de un diccionario personalizado

Las palabras del diccionario personalizado se muestran en negrita cuando se detectan en la prueba

El Diccionario personalizado debe publicarse formalmente antes de que AI Companion reconozca las nuevas palabras

Después de agregar nuevas palabras a un Diccionario personalizado, los administradores de la cuenta deben Publicar los cambios para que surtan efecto. No publicar puede provocar que AI Companion no reconozca los nuevos términos. Una vez publicado, AI Companion utilizará el Diccionario personalizado para mejorar la precisión de las transcripciones en todas las reuniones futuras para los usuarios con el add-on Custom AI Companion.

Publicar Diccionario personalizado

Actualmente las cuentas están limitadas a un diccionario personalizado

A la fecha de publicación de este documento, las cuentas están actualmente limitadas a un diccionario personalizado a la vez. Hable con el equipo de su cuenta de Zoom para obtener más información.

Plantillas personalizadas de resumen de reuniones

La sección Plantillas personalizadas de resumen de reuniones es donde los usuarios o administradores de la cuenta con acceso a AI Studio pueden crear plantillas personalizadas de resumen de reuniones.

Los administradores crean resúmenes personalizados de reuniones ingresando un breve indicio, que la IA generativa amplía en una plantilla de resumen adaptada según el tema

Al crear un resumen personalizado de reunión, los administradores ingresan un breve indicio que describa el tipo de reunión, como “Revisión trimestral del negocio”, y la IA generativa utiliza esa entrada para crear una plantilla de resumen de reunión adaptada. Por ejemplo, la estructura resultante podría incluir secciones para rendimiento financiero, progreso de objetivos, desafíos clave y próximos pasos, lo que facilita capturar los conocimientos más relevantes para ese tipo de reunión.

Ejemplo de generación de una nueva plantilla personalizada de resumen de reunión a partir de un indicio

Ejemplo de secciones de una plantilla personalizada de resumen de reunión

Los administradores pueden personalizar la lista de temas de resumen de reuniones, incluyendo descripciones de temas que AI Companion usará para relacionar el contenido con el resumen

Durante el proceso de creación de un resumen personalizado, los administradores pueden personalizar la lista de temas del resumen definiendo secciones específicas y añadiendo descripciones que guíen cómo AI Companion organiza el contenido de la reunión. Estas descripciones ayudan a AI Companion a entender qué tipo de información buscar e incluir en cada sección. Por ejemplo, si un tema del resumen se etiqueta como “Riesgos del proyecto” con una descripción como “Identificar cualquier riesgo potencial u obstáculo mencionado durante la reunión”, AI Companion analizará la transcripción y rellenará esa sección con contenido relevante. Esta flexibilidad brinda a las organizaciones un mayor control sobre cómo se capturan y estructuran las ideas de las reuniones.

Ejemplo de definición del propósito de una sección de plantilla personalizada de reunión

Una vez creados los temas, los administradores pueden probar las plantillas de resumen en AI Studio

Después de confirmar la lista de temas del resumen, los administradores pueden probar la plantilla de resumen de reunión personalizada usando datos conversacionales simulados, que se procesan a través de la plantilla para comprobar la calidad y la coherencia.

Los administradores también pueden probar la plantilla personalizada de resumen utilizando una transcripción de una reunión anterior de Zoom

Si lo desean, los administradores pueden probar la plantilla usando una transcripción de una reunión anterior de Zoom para evaluar cómo funciona con contenido real de reuniones y valorar la calidad de la plantilla personalizada de resumen de reunión. Esto es especialmente útil para refinar plantillas según los tipos de reuniones que sus equipos realizan con regularidad.

Después de probar la plantilla, puede publicarse para toda la cuenta o para un subconjunto de Grupos de usuarios

Una vez completada la prueba de la plantilla, se puede publicar para toda la cuenta o para un subconjunto específico de Grupos de usuarios de Zoom.

Ejemplo de selección de permisos de Grupos de usuarios

Nota

Los usuarios deben tener asignada una licencia add-on de Custom AI Companion para usar una plantilla personalizada de resumen de reuniones.

Reuniones de terceros con AI Companion

Esta sección explica cómo ajustar la configuración de Custom AI Companion para unirse a reuniones de terceros.

El uso de AI Companion en reuniones de terceros se puede configurar en los niveles de cuenta, grupo y usuario

Al igual que con otras funciones de Zoom, la capacidad de Custom AI Companion para unirse a reuniones de terceros puede desactivarse en los niveles de Cuenta, Grupo, y Usuario niveles.

Los administradores pueden acceder a estas funciones desde el portal web de Zoom editando la Configuración del nivel correspondiente, seleccionando la pestaña AI Companion y ubicando la subsección Custom AI Companion.

Aplicaciones de terceros

Para integrar Aplicaciones de terceros con Custom AI Companion, un usuario o administrador con permisos suficientes en el Zoom App Marketplace, según lo determine su rol de usuario, debe autorizar y completar la conexión con el proveedor elegido.

Integraciones del App Marketplace

Los administradores pueden buscar en el Zoom App Marketplace integraciones compatibles con AI Companion, como Jira. Para utilizar esta función, su cuenta debe tener habilitada la configuración que permite a AI Companion realizar tareas en aplicaciones de terceros.

Agentes personalizados: cómo crear

Creación de un agente personalizado

Los administradores de la cuenta o los usuarios autorizados pueden crear un Agente personalizado en la AI Studio subsección haciendo clic en la Agentes personalizados opción en el portal web de Zoom.

Nota

Si su cuenta ha adquirido Custom AI Companion y la opción Agentes personalizados no está disponible, un administrador de la cuenta debe enviar una solicitud de soporte a Zoom para pedir que se habilite la función.

Plantillas de agentes personalizados

Al crear un Agente personalizado, los administradores pueden seleccionar una lista predefinida de plantillas o comenzar desde una configuración en blanco. Las plantillas ofrecen una forma rápida de lanzar una configuración lista para usar alineada con roles o flujos de trabajo comunes, ayudando a las organizaciones a escalar rápidamente las capacidades de IA sin empezar desde cero.

Las plantillas preconstruidas incluyen:

• Rastreador de tareas de ingeniería: Ayuda a los desarrolladores a gestionar tickets asignados y tareas técnicas en sprints y proyectos. Busca y actualiza incidencias, realiza el seguimiento del progreso y señala errores para mantener a los ingenieros centrados en las prioridades y los plazos.

• Asistente de apoyo para entrevistas: Ayuda a los entrevistadores a prepararse proporcionando acceso rápido a las políticas de contratación de RR. HH., consejos para entrevistas y detalles específicos del puesto. Recupera descripciones de puestos, revisa perfiles de candidatos y lista puestos vacantes desde plataformas ERP.

• Asistente de gestión de incidentes: Ayuda a los desarrolladores a agilizar los flujos de trabajo de respuesta a incidentes entre equipos. Ayuda a las organizaciones a gestionar, documentar y responder de manera eficiente a incidentes de todos los niveles de severidad a lo largo del ciclo de vida del incidente.

• Asistente de campañas de marketing: Apoya a los responsables de marketing en la planificación, ejecución y optimización de campañas. Facilita la creación de campañas, genera ideas de contenido y realiza el seguimiento de los plazos y métricas de rendimiento clave.

• Buscar ticket de soporte: Ayuda a los agentes a encontrar rápidamente tickets resueltos previamente con problemas similares, reduciendo el tiempo de resolución y mejorando la coherencia al buscar el historial de tickets y proporcionar contexto de casos pasados.

Las plantillas también son personalizables y se pueden crear desde una plantilla en blanco, lo que permite a los administradores refinar su propósito, actualizar las fuentes de conocimiento o ampliar las capacidades con herramientas e indicaciones según sea necesario.

Plantillas de agentes personalizados

Las Bases de conocimiento proporcionan contexto especializado a los Agentes personalizados

Cada Agente personalizado puede asociarse con una o más Bases de conocimiento que definan su experiencia en un dominio. Estas Bases de conocimiento pueden incluir documentos de políticas internas, guías de producto, materiales de incorporación o esquemas de procesos específicos del equipo.

Por ejemplo, el Agente de soporte podría configurarse para acceder a una combinación de fuentes del Centro de soporte, artículos internos de TI y documentación de producto. Al hacer referencia tanto a contenido de soporte orientado al público como a materiales técnicos internos, como guías de instalación, registros de problemas conocidos o buenas prácticas de configuración, el Agente personalizado puede ofrecer respuestas precisas y actualizadas alineadas con la información de producto más reciente. Este enfoque combinado ayuda a garantizar que las respuestas sean coherentes, fiables y fundamentadas en los mismos recursos que utilizan los equipos oficiales de soporte.

Bases de conocimiento asignadas a un Agente personalizado

Las herramientas permiten a los Agentes personalizados realizar acciones con sistemas de terceros

Las herramientas definen lo que un Agente personalizado es capaz de hacer más allá de la conversación: son los permisos e integraciones que permiten que el agente actúe en su nombre.

Algunas herramientas están integradas, como la capacidad de leer, crear o interactuar con un Zoom Doc. Otras pueden conectarse a través de integraciones del Zoom App Marketplace usando el Protocolo de contexto de modelo (MCP), lo que permite a los Agentes personalizados realizar acciones en plataformas externas. Por ejemplo:

• Crear nuevos problemas o actualizar los existentes en Jira

• Recuperar y modificar registros en Salesforce

• Ver o actualizar tareas en Asana

• Acceder a datos estructurados de sistemas internos mediante API

Herramientas asignadas a un Agente personalizado

Los administradores también pueden diseñar herramientas personalizadas mediante llamadas a la API o funciones JavaScript, o un servidor MCP para habilitar funcionalidades específicas únicas para su organización.

Importante: Al crear una herramienta personalizada, la descripción de la herramienta se vuelve especialmente importante. Le indica al Agente Personalizado cuándo y cómo usar esa herramienta. Esta descripción actúa como el conjunto de instrucciones en el que el modelo se basa para decidir si invocar la herramienta es relevante para la solicitud de un usuario, ayudando a garantizar que cada acción automatizada siga siendo precisa, intencional y coherente con el contexto.

Interfaz de creación de herramientas personalizadas

La descripción de un Agente Personalizado define su comportamiento y cómo la IA Companion lo utiliza

Al crear un Agente Personalizado, la descripción se vuelve especialmente importante: le dice a IA Companion qué hace el agente, cuándo usar sus herramientas y cómo debe comportarse dentro de un contexto determinado. Por ejemplo, incluir una línea como “Publicar resultados en el canal #Engineering de Slack” ayuda al agente a entender no solo qué hacer, sino dónde y cómo hacerlo. Estos detalles guían el razonamiento de IA Companion y moldean directamente cómo interpreta y aplica el agente.

Una descripción sólida y bien redactada ayuda a garantizar que cada acción automatizada sea precisa, con un propósito y alineada con la intención de la conversación. Cuanto más clara y específica sea la descripción, con mayor eficacia IA Companion podrá comprender el contexto, seguir instrucciones y ofrecer resultados que coincidan con sus expectativas.

Los Hero Prompts facilitan la realización de tareas comunes

Los administradores pueden definir Hero Prompts: indicaciones precompletadas que actúan como accesos directos seleccionados para tareas comunes o de alto valor que los usuarios suelen realizar con un Agente Personalizado. Estas indicaciones aparecen directamente en el panel de IA Companion, lo que permite a los usuarios iniciar flujos de trabajo con un solo clic.

Por ejemplo, un Hero Prompt podría:

• Resumir la actividad de tickets del turno: Reunir métricas sobre casos nuevos, resueltos y abiertos de su CRM, junto con tendencias o problemas recurrentes.

• Proporcionar el resumen de Jira de hoy: Recuperar todos los tickets o informes de errores creados en el último día, categorizarlos por proyecto, componente o prioridad, y generar un resumen conciso que destaque tendencias o problemas recurrentes. Publicar automáticamente el resumen en un canal de mensajes designado para que el equipo lo vea.

• Mostrar oportunidades de renovación que cierran este mes: Consultar datos del CRM, calcular los plazos de renovación y sacar a la luz las cuentas que requieren atención.

• Proporcionar un resumen semanal de incorporación: Enumerar las nuevas contrataciones, las tareas completadas en Workday y los pasos pendientes del proceso de incorporación.

Al predefinir estas interacciones, los administradores ayudan a los usuarios a evitar pasos de configuración redundantes, permitiendo resultados más rápidos y coherentes con una entrada manual mínima.

Ejemplo de Hero Prompts con un Agente Personalizado

Nota

La capacidad de un Agente Personalizado para realizar estas funciones de ejemplo puede estar limitada por sus Herramientas y Descripción.