Verwaltung

Dieser Abschnitt bietet einen Überblick über die Verwaltung des Custom AI Companion in Ihrem Unternehmenskonto, einschließlich Rollen, Lizenzen, Bereitstellung und allgemeiner Funktionsnutzung.

Rollenverwaltung

Rollenverwaltung: Administratoren müssen rollenbasierte Berechtigungen haben, um auf AI Studio zuzugreifen

Um innerhalb des Webportals eines Zoom-Kontos auf AI Studio zuzugreifen, müssen Benutzer (Administratoren) eine Rolle mit den ausreichenden AI-Studio-Berechtigungen haben. Standardmäßig hat nur der Kontoinhaber Zugriff auf diese Funktion, und der Standard-Adminrolle müssen diese Berechtigungen zugewiesen werden.

Um einer Rolle die entsprechenden Berechtigungen zuzuweisen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Melden Sie sich als Zoom-Kontoinhaber oder Administrator mit Berechtigung zum Bearbeiten von Rollen an und navigieren Sie zur Rollenverwaltung Seite im Webportal.

2. Klicken Sie auf das Stiftsymbol auf der rechten Seite der Rolle, die Sie bearbeiten.

3. Navigieren Sie zum Unterabschnitt AI Studio und legen Sie den Rollen-Zugriff wie gewünscht fest.

4. Wiederholen Sie dies für alle zusätzlichen Rollen.

Beispiel für AI Studio-Rollen

Zugriff auf AI Studio

Administratoren mit ausreichenden rollenbasierten Berechtigungen können über das Zoom-Webportal auf AI Studio zugreifen, indem sie im linken Bereich des Bildschirms im Abschnitt Admin das Menü AI Studio anklicken.

Zugriff auf AI Studio im Webportal

Lizenzierung

Lizenzierung: Benutzern Zugriff auf Custom AI Companion-Funktionen gewähren

Um Endbenutzern Zugriff auf Custom AI Companion zu gewähren, müssen Benutzer eine Custom AI Companion-Add-on-Lizenz zugewiesen bekommen.

Kontoadministratoren können Benutzern Custom AI Companion-Lizenzen entweder manuell zuweisen oder über SSO mithilfe von SAML-Antwort-Mapping oder SCIM bereitstellen.

Beispiel für die Zuweisung einer Custom AI Companion-Lizenz

Weitere Informationen zum manuelle Lizenzzuweisung, Bereitstellung über erweitertes SAML-Antwort-Mapping, oder durch Einbeziehung des SCIM 2-Parameters für Custom AI Companion im Payload ihres Identitätsanbieters.

Knowledge Bases: Wichtige Hinweise

Um als Administrator eine Knowledge Base zu konfigurieren, erweitern Sie das AI Studio Menü im Zoom-Webportal und klicken Sie auf Knowledge.

Knowledge Bases werden verwendet, um relevante Datenquellen für jedes relevante Thema zu enthalten

Im Tab Knowledge können Administratoren Knowledge Bases erstellen, die als oberste Ordnerebene für ein bestimmtes Thema, Fachgebiet oder eine Gruppe fungieren.

Beispielsweise würde eine Knowledge Base für den Bereich Personalwesen mit den Datenquellen (d. h. Dokumenten, Ressourcen) gefüllt werden, die am häufigsten von der Personalabteilung verwendet werden.

Schnittstelle zur Auswahl eines Knowledge-Base-Typs

Konten sind auf maximal 100 Knowledge Bases begrenzt

Jedes Konto unterstützt die Erstellung von bis zu 100 unterschiedlichen Knowledge Bases und bietet Administratoren damit große Flexibilität, Inhaltsquellen gemäß den spezifischen geschäftlichen Anforderungen und Anforderungen an die Zugriffsgovernance zu organisieren und zu kategorisieren.

Knowledge Bases sind mit individuellen Symbolen, Namen und Beschreibungen anpassbar

Beim Erstellen einer Knowledge Base können Administratoren den Namen, die Beschreibung und das Symbol der Knowledge Base aus einer Emoji-Bibliothek anpassen.

Beispiel für das Erstellen einer Knowledge Base

Der Zugriff auf eine Knowledge Base kann durch Zoom-Benutzergruppen eingeschränkt werden, sofern keine Berechtigungen eines integrierten Cloud-Speicheranbieters verwendet werden

Beim Einrichten des Zugriffs auf eine Knowledge Base können Administratoren Zoom-Benutzergruppen verwenden, um festzulegen und einzuschränken, welche Benutzer in ihrem Konto berechtigt sind, bestimmte Inhalte anzusehen oder zu nutzen. Beispielsweise könnte eine Knowledge Base ausschließlich für eine bestimmte Abteilung wie Personalwesen oder Technik eingeschränkt sein.

Wenn die Knowledge Base jedoch über einen Drittanbieter-Cloud-Speicheranbieter — wie Google Drive oder OneDrive — verbunden ist und so konfiguriert wurde, dass die nativen Berechtigungen des Anbieters verwendet werden, folgt der Zugriff stattdessen diesen Berechtigungen. In solchen Fällen hat die innerhalb der Cloud-Speicherplattform definierte Benutzerzugriffssteuerung Vorrang vor Zoom-Benutzergruppen.

Leser mit Fragen zu Benutzergruppen werden ermutigt, sich für weitere Informationen an das Zoom-Support-Center zu wenden.

Jede Knowledge Base ist auf einen Datentyp beschränkt

Jede Knowledge Base kann nur Daten aus einem Quelltyp gleichzeitig beziehen. Das bedeutet, dass Daten eines Drittanbieter-Cloudspeicheranbieters nicht mit Web Sync, direkten Daten-Uploads, Drittanbieter-Indexverbindungen oder einer beliebigen Kombination daraus gemischt werden können. Jede separate Datenquelle erfordert eine separate Knowledge Base. Beispielsweise können Sie nach dem Erstellen einer Knowledge Base aus einem Web Sync später keine Dokumente aus direkten Daten-Uploads hinzufügen oder sie mit einem Drittanbieter-Index verbinden.

Datenquellen sind die Dokumente und Artefakte, die eine Knowledge Base füllen

Nachdem eine Knowledge Base erstellt wurde, können Administratoren die Knowledge Base-„Ordner“ mit den entsprechenden Datenquellen füllen, die für die Knowledge Base relevant sind, wie z. B. PDFs, .txt-, .docx- und .doc-Dateitypen.

Jede Knowledge Base unterstützt bis zu 2.500 Quellen, während die Account-weit verfügbare Quellenkapazität auf insgesamt 20.000 Quellen begrenzt ist

Jede einzelne Knowledge Base unterstützt bis zu 2.500 Datenquellen, mit einem kombinierten Account-weiten Maximum von 20.000 Quellen über alle Knowledge Bases hinweg. Bei voller Kapazität (je 2.500 Quellen) kann ein Konto bis zu acht Knowledge Bases haben. Die Gesamtgrenze von 20.000 Quellen kann jedoch auch auf eine größere Anzahl von Knowledge Bases mit jeweils weniger Quellen verteilt werden, je nach den spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation (z. B. 100 Knowledge Bases mit jeweils 200 Datenquellen).

Datenquellen sind auf 50 MB pro Datei begrenzt

Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Dokuments darf jede Datenquelle nicht größer als 50 MB sein.

Administratoren können neue Daten, die einer Knowledge Base hinzugefügt wurden, testen

Nachdem neue Datenquellen zu einer Knowledge Base hinzugefügt wurden, können Kontoadministratoren deren Funktionalität mithilfe der Testfunktion überprüfen. In dieser Testumgebung können Administratoren bestätigen, dass AI Companion in der Lage ist, hochgeladene Datenquellen korrekt zu referenzieren.

Beispiel für das Testen einer Knowledge Base

Beispiel für das Testen einer Knowledge Base

Knowledge Bases müssen nach dem Hinzufügen neuer Datenquellen formell veröffentlicht werden, damit diese wirksam werden

Nachdem neue Datenquellen zu einer Knowledge Base hinzugefügt wurden, müssen Kontoadministratoren die aktualisierte Knowledge Base veröffentlichen, damit die Änderungen wirksam werden; andernfalls bleibt sie im Entwurfszustand. Wenn die Änderungen nicht veröffentlicht werden, kann AI Companion die neuen Datenquellen nicht erkennen und nutzen.

Beispiel für das Veröffentlichen einer Knowledge Base

Knowledge Bases: Direkter Daten-Upload

Um Dateien zu Zoom hochzuladen, muss ein Benutzer oder Administrator mit ausreichenden Berechtigungen eine manuelle Knowledge Base erstellen oder bearbeiten und die entsprechenden Dateien hochladen. Nach dem Testen und Veröffentlichen der Knowledge Base sind die Indexinformationen für Benutzer mit Custom AI Companion-Lizenz über AI Companion-Abfragen verfügbar.

Knowledge Bases: Web Sync

Um eine Web-Sync-Knowledge-Base zu erstellen oder zu verwalten, muss ein Benutzer oder Administrator über ausreichende Berechtigungen zur Verwaltung von Knowledge Bases verfügen.

Beim Erstellen einer neuen Web-Sync-Knowledge-Base wählt der Benutzer die gewünschte Indexierungsmethode aus und gibt die relevanten URL(s) an. Anschließend beginnt Zoom mit der Indexierung der angegebenen Seiten. Sobald Zoom alle angegebenen Seiten innerhalb der kundenspezifischen RAG-Instanz indexiert hat, kann die Knowledge Base getestet und dann zur Nutzung veröffentlicht werden.

Beispiel für das Erstellen einer Web-Sync-Knowledge-Base

Web-Sync-Dateien können in Artikel umgewandelt werden

Während des Erstellungsprozesses einer Web-Sync-Knowledge-Base kann der Benutzer Einstellungen aktivieren, die automatisch Inhalte, die von einer Webseite gecrawlt wurden, in Artikel umwandeln, um Lesbarkeit, Indexierung und Zugänglichkeit der Inhalte zu verbessern.

Knowledge Bases: Drittanbieter-Cloud-Speicher

Die Verbindung zu Drittanbieter-Cloud-Speichern ermöglicht es Zoom AI Companion, Inhalte aus Cloud-Speicherplattformen von Drittanbietern (z. B. Google Drive, OneDrive) für autorisierte Benutzer innerhalb von Zoom zuzugreifen, zu indexieren und bereitzustellen. Um eine Verbindung zu einem Drittanbieter-Cloudspeicheranbieter herzustellen, muss der Zoom-Benutzer oder -Administrator über entsprechende Berechtigungen zur Verwaltung von Knowledge Bases verfügen. Zusätzlich ist ein Administrator mit ausreichenden Rechten auf der Drittanbieterplattform erforderlich, um bestimmte Integrationsschritte zu autorisieren. Diese Integration umfasst mehrere wichtige Schritte, die nachfolgend beschrieben werden.

Ein Administrator muss eine OAuth-App autorisieren

Beim erstmaligen Einrichten der Cloud‑Drive-Integration initiiert ein Administrator mit entsprechenden Berechtigungen einen OAuth-Autorisierungsfluss über den Zoom App Marketplace. Diese OAuth-Integration wird auf Administratorebene durchgeführt, d. h. der Administrator erteilt die Berechtigungen im Namen des gesamten Zoom-Kontos. Diese Administratorebene-Autorisierung gewährt Zoom jedoch nur Zugriff auf Dateien, die dem Administrator innerhalb der Drittanbieterplattform ausdrücklich zugänglich sind, nicht auf alle Dateien der gesamten Plattform.

Benutzerzugriff auf Daten kann auf Zoom-Benutzergruppen oder den nativen Berechtigungen des Drittanbieters basieren

Nachdem die Verbindung zur Cloud-Speicherplattform hergestellt wurde, muss der Administrator wählen, wie Berechtigungen verwaltet werden sollen:

• Zoom-Benutzergruppen-Berechtigungen: Diese Methode verwendet ausschließlich Berechtigungen, die auf den internen Zoom-Benutzergruppen basieren. Der Administrator legt fest, welche Zoom-Benutzergruppen Zugriff auf die ausgewählten Cloud-Speicherdokumente haben, unabhängig von den nativen Berechtigungen des Drittanbieters.

• Drittanbieter-Native Berechtigungen: Bei dieser Methode können Administratoren Zoom so konfigurieren, dass die native Berechtigungsstruktur der Drittanbieterplattform (z. B. Google Drive- oder OneDrive-Benutzer-/Gruppenzugriffs­einstellungen) respektiert wird. Bei entsprechender Konfiguration indexiert Zoom die Berechtigungen aus der ursprünglichen Quelle und wendet Zugriffskontrollen an, die mit dem Autorisierungsmodell der externen Plattform übereinstimmen, wodurch konsistente Dokumentenzugriffsrichtlinien über Plattformen hinweg beibehalten werden.

Drittanbieter-Berechtigungen erfordern Benutzerzuordnung

Wenn der Administrator die nativen Drittanbieterberechtigungen auswählt und die Benutzer seiner Drittanbieterplattform noch nie zuvor mit Zoom abgebildet hat, wird Zoom ihn zur Durchführung eines Benutzerzuordnungsprozesses auffordern. Dabei werden Zoom-Benutzerkonten mit entsprechenden Konten in der Drittanbieter-Cloudplattform abgeglichen, typischerweise unter Verwendung eindeutiger Kennungen wie E-Mail-Adressen. Dieser Schritt stellt die Synchronisation zwischen Zoom und dem Drittanbietersystem her und ermöglicht es Zoom, Benutzerzugriffsberechtigungen basierend auf den bestehenden Berechtigungen des Benutzers in der verbundenen Plattform zu prüfen.

Nach der Integration indexiert Zoom die ausgewählten Daten und deren Berechtigungen

Sobald der Administrator die geeignete Berechtigungsmethode ausgewählt hat, indexiert Zoom zwei wichtige Komponenten:

• Dokumenteninhalt: Zoom ruft Dokumentinhalte vom Cloud-Laufwerk ab, segmentiert und konvertiert sie in ein kundenspezifisches RAG-Modul, das kontextuell relevante Suchergebnisse basierend auf dem Zugriffslevel und der Anfrage des Benutzers liefern kann.

• Berechtigungs-Metadaten: Zoom indexiert je nach gewählter Methode detaillierte Berechtigungs-Metadaten:

  • Wenn Zoom-Benutzergruppen verwendet werden, erfasst Zoom die internen Benutzergruppen-IDs, die der Administrator für jedes Dokument autorisiert hat.

  • Wenn native Drittanbieter-Berechtigungen verwendet werden, indexiert Zoom die nativen Benutzer- und Gruppen-IDs der Drittanbieterplattform, die mit dem Dokumentzugriff verknüpft sind, wie sie durch den Benutzerzuordnungsprozess bestimmt wurden.

Zoom prüft die Benutzerzugriffslevel, bevor passende Inhalte bereitgestellt werden

Wenn ein Benutzer eine Abfrage durchführt, fragt Zoom AI Companion zuerst die indexierten Dokumente nach Relevanz und einer vorläufigen Berechtigungsabstimmung unter Verwendung der indexierten Metadaten ab. Anschließend prüft Zoom die Dokumentberechtigungen gegen den indexierten Berechtigungsspeicher:

• Wenn die Berechtigungen auf Zoom-Benutzergruppen basieren, wird die Gruppenzugehörigkeit des Benutzers in Zoom direkt gegen die indexierten Zoom-Gruppenberechtigungen des Dokuments validiert.

• Wenn die Berechtigungen auf nativen Drittanbieterberechtigungen basieren, validiert Zoom die zugeordneten Drittanbieter-Benutzer-/Gruppenzugehörigkeit des Benutzers gegenüber den indexierten Drittanbieterberechtigungen des Dokuments.

Anschließend werden dem Benutzer nur Dokumente bereitgestellt, die die Überprüfung bestehen.

Zoom führt inkrementelle und periodische Berechtigungs-Synchronisierungen durch

Um Genauigkeit und Sicherheit zu gewährleisten, synchronisiert Zoom inkrementell und periodisch Berechtigungsdaten von der Drittanbieterplattform in Zooms internen Berechtigungsspeicher. Aufgrund von API-Rate-Limits und Latenzbeschränkungen führt Zoom bei Benutzerabfragen keine Live-Berechtigungsprüfungen gegen die Drittanbieterplattform durch. Stattdessen prüft Zoom den zuletzt synchronisierten Berechtigungssatz.

Hinweis

Zoom aktualisiert Berechtigungen von Drittanbietern inkrementell und dynamisch. In den meisten Fällen sollten Berechtigungsänderungen innerhalb von Minuten synchronisiert werden, da inkrementelle Updates erfolgen. Die Dauer kann jedoch je nach Größe Ihrer Organisation variieren. Für größere Organisationen oder während vollständiger Synchronisationszyklen können Updates zwischen 2 und 24 Stunden benötigen. Insgesamt sollten Berechtigungsänderungen nicht länger als 24 Stunden benötigen, um vollständig über Ihre Knowledge Base synchronisiert zu werden.

Knowledge Bases: Drittanbieter-Index

Um einen Drittanbieter-Indexdienst mit Custom AI Companion zu integrieren, muss ein Benutzer oder Administrator mit ausreichenden Berechtigungen für den Zoom App Marketplace, wie durch seine Benutzerrolle bestimmt, die Verbindung mit dem gewählten Anbieter autorisieren und abschließen.

App Marketplace-Integrationen

Administratoren können die folgenden Links verwenden, um auf die Drittanbieter-Index-Integrationen für Zoom mit Amazon Q als Glean im Zoom App Marketplace zuzugreifen. Um diese Funktion zu nutzen, muss Ihr Konto die Einstellung aktiviert haben, die AI Companion erlaubt, auf die Datenquellen Ihrer Organisation zuzugreifen.

Nach dem Hinzufügen einer Integration erscheint diese in der Knowledge Liste.

Knowledge Base mit Glean- und Amazon Q-Verbindungen

Benutzerdefinierte Avatare für Zoom Clips

Kontoadministratoren können die Verwendung von Avataren und benutzerdefinierten Avataren im Zoom-Webportal aktivieren oder deaktivieren. Für diese Funktion gibt es keine weiteren administrativen Einstellungen zu beachten.

Der Benutzerzugriff auf Avatare kann auf Konto-, Gruppen- und Benutzerebene konfiguriert werden

Ähnlich wie bei anderen Zoom-Funktionen können die Avatare und benutzerdefinierten Avatar-Funktionen von Custom AI Companion auf der Konto-, Gruppen-, und Benutzer- Ebene deaktiviert werden.

Administratoren können auf diese Funktionen über das Zoom-Webportal zugreifen, indem sie die Einstellungen der entsprechenden Ebene bearbeiten, die AI Companion-Registerkarte auswählen und den Abschnitt Clips suchen.

Einstellungen für benutzerdefinierte Avatare

Benutzerdefiniertes Wörterbuch

Um ein benutzerdefiniertes Wörterbuch als Benutzer oder Administrator mit ausreichenden AI-Studio-Berechtigungen zu konfigurieren, erweitern Sie das AI Studio-Menü im Zoom-Webportal und klicken Sie auf Benutzerdefiniertes Wörterbuch.

Das benutzerdefinierte Wörterbuch unterstützt sowohl manelle Bearbeitung als auch CSV-basierte Import/Export-Funktionen

Kontoadministratoren können das benutzerdefinierte Wörterbuch ihres Kontos auf zwei Arten verwalten: manuell oder über CSV-Import/Export innerhalb von AI Studio.

Manuelle Verwaltung

Um Wörter manuell zu einem benutzerdefinierten Wörterbuch hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche + Manuell hinzufügen. Geben Sie im Pop-up-Fenster jeweils ein Wort pro Zeile ein, getrennt durch Zeilenumbrüche.

Manuelles Hinzufügen von Wörtern zu einem benutzerdefinierten Wörterbuch

Um ein Wort manuell aus dem Wörterbuch zu löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol .

CSV-Import/Export

Um ein benutzerdefiniertes Wörterbuch in großen Mengen zu erstellen oder zu aktualisieren, laden Sie eine CSV-Datei hoch, die alle neuen Wörter in einer einzigen Spalte des Dokuments enthält (z. B. Spalte A).

Bevor Sie ein benutzerdefiniertes Wörterbuch über CSV ändern, wird Kontoadministratoren empfohlen, eine Kopie zu exportieren und zu speichern, bevor Sie Änderungen vornehmen. Beim Hochladen der Datei werden Kontoadministratoren aufgefordert, das Wörterbuch entweder mit der Datei hinzuzufügen oder zu ersetzen. Im Falle eines Fehldrucks kann die zuvor gespeicherte Kopie als Backup verwendet werden.

CSV-Importoptionen

Nachdem das benutzerdefinierte Wörterbuch aktualisiert wurde, können Kontoadministratoren testen, ob die neuen Wörter mithilfe einer voraufgezeichneten Datei oder einer Ad-hoc-Aufnahme erkannt werden

Nachdem zusätzliche Wörter zum benutzerdefinierten Wörterbuch des Kontos hinzugefügt wurden, können Kontoadministratoren die Erkennungsleistung von Zoom AI Companion für die neuen Wörter entweder durch Hochladen einer voraufgezeichneten Audiodatei oder durch Erstellen einer Ad-hoc-Audioaufnahme mit dem im Browser integrierten Tool testen.

Testen eines benutzerdefinierten Wörterbuchs

Wörter des benutzerdefinierten Wörterbuchs werden beim Testen fett angezeigt, wenn sie erkannt werden

Das benutzerdefinierte Wörterbuch muss formell veröffentlicht werden, bevor neue Wörter von AI Companion erkannt werden

Nachdem neue Wörter zu einem benutzerdefinierten Wörterbuch hinzugefügt wurden, müssen Kontoadministratoren die Änderungen veröffentlichen, damit sie wirksam werden. Das Versäumnis zu veröffentlichen kann dazu führen, dass AI Companion neue Begriffe nicht erkennt. Nach der Veröffentlichung verwendet AI Companion das benutzerdefinierte Wörterbuch, um die Transkriptionsgenauigkeit in allen zukünftigen Meetings für Benutzer mit dem Custom AI Companion-Add-on zu verbessern.

Benutzerdefiniertes Wörterbuch veröffentlichen

Konten sind derzeit auf ein benutzerdefiniertes Wörterbuch begrenzt

Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Dokuments sind Konten derzeit auf jeweils ein benutzerdefiniertes Wörterbuch beschränkt. Wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihr Zoom-Kontoteam.

Benutzerdefinierte Meeting-Zusammenfassungsvorlagen

Der Abschnitt Benutzerdefinierte Meeting-Zusammenfassungsvorlagen ist der Bereich, in dem Kontobenutzer oder Administratoren mit Zugriff auf AI Studio benutzerdefinierte Meeting-Zusammenfassungsvorlagen erstellen können.

Administratoren erstellen benutzerdefinierte Meeting-Zusammenfassungen, indem sie eine kurze Eingabeaufforderung eingeben, die die generative KI in eine maßgeschneiderte Zusammenfassungsvorlage auf Basis des Themas erweitert

Beim Erstellen einer benutzerdefinierten Meeting-Zusammenfassung geben Administratoren eine kurze Eingabeaufforderung ein, die den Typ des Meetings beschreibt — z. B. „Quarterly Business Review“ — und die generative KI verwendet diese Eingabe, um eine maßgeschneiderte Meeting-Zusammenfassungsvorlage zu erstellen. Die resultierende Struktur kann beispielsweise Abschnitte für finanzielle Leistung, Zielerreichung, zentrale Herausforderungen und nächste Schritte enthalten, was es erleichtert, die relevantesten Erkenntnisse für diesen Meetingtyp zu erfassen.

Beispiel für das Generieren einer neuen benutzerdefinierten Meeting-Zusammenfassungsvorlage aus einer Eingabeaufforderung

Beispiel für Abschnitte einer benutzerdefinierten Meeting-Zusammenfassungsvorlage

Administratoren können die Liste der Meeting-Zusammenfassungsthemen anpassen, indem sie Themenbeschreibungen hinzufügen, die AI Companion zur Zuordnung von Inhalten zur Zusammenfassung verwendet

Während des Erstellungsprozesses einer benutzerdefinierten Zusammenfassung können Administratoren die Liste der Zusammenfassungsthemen anpassen, indem sie spezifische Abschnitte definieren und Beschreibungen hinzufügen, die AI Companion bei der Organisation von Meeting-Inhalten leiten. Diese Beschreibungen helfen AI Companion zu verstehen, welche Art von Informationen in jedem Abschnitt gesucht und aufgenommen werden sollen. Wenn ein Zusammenfassungsthema beispielsweise „Projektrisiken“ mit einer Beschreibung wie „Ermitteln Sie potenzielle Risiken oder Blocker, die während des Meetings erwähnt wurden“ bezeichnet ist, analysiert AI Companion das Transkript und füllt diesen Abschnitt mit relevanten Inhalten. Diese Flexibilität gibt Organisationen mehr Kontrolle darüber, wie Meeting-Erkenntnisse erfasst und strukturiert werden.

Beispiel für die Definition des Zwecks eines Abschnitts einer benutzerdefinierten Meeting-Vorlage

Sobald die Themen erstellt sind, können Administratoren die Zusammenfassungsvorlagen in AI Studio testen

Nachdem die Liste der Zusammenfassungsthemen bestätigt wurde, können Administratoren die angepasste Meeting-Zusammenfassungsvorlage mit simulierten Konversationsdaten testen, die anschließend durch die Vorlage verarbeitet werden, um Qualität und Konsistenz zu prüfen.

Administratoren können die benutzerdefinierte Zusammenfassungsvorlage auch mit einem früheren Zoom-Meeting-Transkript testen

Bei Bedarf können Administratoren die Vorlage mit einem früheren Zoom-Meeting-Transkript testen, um zu bewerten, wie sie mit echten Meeting-Inhalten funktioniert und die Qualität der benutzerdefinierten Meeting-Zusammenfassungsvorlage zu beurteilen. Das ist besonders nützlich, um Vorlagen anhand der Arten von Meetings, die ihre Teams regelmäßig durchführen, zu verfeinern.

Nach dem Testen kann die Vorlage für das gesamte Konto oder eine Teilmenge von Benutzergruppen veröffentlicht werden

Sobald der Vorlagentest abgeschlossen ist, kann sie entweder für das gesamte Konto oder für eine bestimmte Teilmenge von Zoom-Benutzergruppen veröffentlicht werden.

Beispiel für die Auswahl von Benutzergruppen-Berechtigungen

Hinweis

Benutzern muss eine Custom AI Companion-Add-on-Lizenz zugewiesen werden, um eine benutzerdefinierte Meeting-Zusammenfassungsvorlage zu verwenden.

Drittanbieter-Meetings mit AI Companion

Dieser Abschnitt erklärt, wie Sie die Einstellungen von Custom AI Companion für das Beitreten zu Drittanbieter-Meetings anpassen.

Die Nutzung von AI Companion in Drittanbieter-Meetings kann auf Konto-, Gruppen- und Benutzerebene konfiguriert werden

Ähnlich wie bei anderen Zoom-Funktionen kann die Möglichkeit von Custom AI Companion, an Drittanbieter-Meetings teilzunehmen, auf der Konto-, Gruppen-, und Benutzer- Ebene deaktiviert werden.

Administratoren können auf diese Funktionen über das Zoom-Webportal zugreifen, indem sie die Einstellungen der entsprechenden Ebene bearbeiten, die AI Companion-Registerkarte auswählen und den Unterabschnitt Custom AI Companion suchen.

Drittanbieter-Apps

Um Drittanbieter-Apps in Custom AI Companion zu integrieren, muss ein Benutzer oder Administrator mit ausreichenden Berechtigungen für den Zoom App Marketplace, wie durch seine Benutzerrolle bestimmt, die Verbindung mit dem gewählten Anbieter autorisieren und abschließen.

App Marketplace-Integrationen

Administratoren können im Zoom App Marketplace nach unterstützten AI Companion-Integrationen suchen, wie z. B. Jira. Um diese Funktion zu nutzen, muss Ihr Konto die Einstellung aktiviert haben, die AI Companion erlaubt, in Drittanbieter-Apps Aufgaben auszuführen.

Benutzerdefinierte Agenten: Aufbau

Einen benutzerdefinierten Agenten erstellen

Kontoadministratoren oder berechtigte Benutzer können unter dem AI Studio Unterabschnitt durch Klicken auf die Custom Agents Option im Zoom-Webportal einen Custom Agent erstellen.

Hinweis

Wenn Ihr Konto Custom AI Companion erworben hat und die Option Custom Agents nicht verfügbar ist, muss ein Kontoadministrator ein Zoom-Support-Ticket einreichen, um die Funktion zu aktivieren.

Vorlagen für benutzerdefinierte Agenten

Beim Erstellen eines Custom Agents können Administratoren aus einer vordefinierten Liste von Vorlagen auswählen oder mit einer leeren Konfiguration beginnen. Vorlagen bieten eine schnelle Möglichkeit, eine einsatzbereite Einrichtung zu starten, die mit gängigen Rollen oder Workflows übereinstimmt und Organisationen hilft, KI-Funktionen schnell zu skalieren, ohne von null zu beginnen.

Vorgefertigte Vorlagen umfassen:

• Engineering Task Tracker: Hilft Entwicklern, zugewiesene Tickets und technische Aufgaben über Sprints und Projekte hinweg zu verwalten. Er durchsucht und aktualisiert Probleme, verfolgt den Fortschritt und meldet Bugs, um Entwickler auf Prioritäten und Fristen zu fokussieren.

• Interview Support Assistant: Unterstützt Interviewer bei der Vorbereitung, indem er schnellen Zugriff auf HR-Einstellungsrichtlinien, Interviewtipps und stellenspezifische Details bietet. Er ruft Stellenbeschreibungen ab, überprüft Kandidatenprofile und listet offene Rollen aus ERP-Plattformen auf.

• Incident Management Assistant: Hilft Entwicklern, Workflows zur Vorfallbearbeitung teamübergreifend zu straffen. Er unterstützt Organisationen dabei, Vorfälle aller Schweregrade während des gesamten Vorfalllebenszyklus effizient zu verwalten, zu dokumentieren und darauf zu reagieren.

• Marketing Campaign Assistant: Unterstützt Marketingmitarbeiter bei Planung, Durchführung und Optimierung von Kampagnen. Er vereinfacht die Kampagnenerstellung, generiert Content-Ideen und verfolgt wichtige Fristen und Leistungskennzahlen.

• Search Support Ticket: Hilft Agenten, zuvor gelöste Tickets mit ähnlichen Problemen schnell zu finden, reduziert die Lösungszeit und verbessert die Konsistenz, indem die Tickethistorie durchsucht und Kontext aus vergangenen Fällen bereitgestellt wird.

Vorlagen sind ebenfalls anpassbar und können von einer leeren Vorlage aus erstellt werden, sodass Administratoren Zweck, Wissensquellen aktualisieren oder Funktionen mit Tools und Aufforderungen nach Bedarf erweitern können.

Vorlagen für Custom Agents

Knowledge Bases bieten Custom Agents spezialisierten Kontext

Jeder Custom Agent kann einer oder mehreren Knowledge Bases zugeordnet werden, die seine Domain-Expertise definieren. Diese Knowledge Bases können interne Richtliniendokumente, Produktanleitungen, Onboarding-Materialien oder team­spezifische Prozessbeschreibungen enthalten.

Beispielsweise könnte ein Support-Agent so konfiguriert werden, dass er eine Kombination von Quellen aus dem Support-Center, internen IT-Artikeln und Produktdokumentationen zugreift. Durch das Verweisen auf sowohl öffentlich zugängliche Support-Inhalte als auch interne technische Materialien — wie Einrichtungsanleitungen, bekannte Problemprotokolle oder Konfigurations-Best-Practices — kann der Custom Agent präzise, aktuelle Antworten liefern, die mit den aktuellsten Produktinformationen übereinstimmen. Dieser kombinierte Ansatz trägt dazu bei, dass Antworten konsistent, verlässlich und auf denselben Ressourcen basieren, die von offiziellen Support-Teams verwendet werden.

Knowledge Bases, die einem Custom Agent zugewiesen sind

Tools befähigen Custom Agents, Aktionen mit Drittanbietersystemen durchzuführen

Tools definieren, wozu ein Custom Agent über reinen Dialog hinaus in der Lage ist — sie sind die Berechtigungen und Integrationen, die dem Agenten erlauben, in Ihrem Namen zu handeln.

Einige Tools sind integriert, wie die Fähigkeit, ein Zoom Doc zu lesen, zu erstellen oder damit zu interagieren. Andere können über Integrationen im Zoom App Marketplace mithilfe des Model Context Protocol (MCP) verbunden werden, sodass Custom Agents Aktionen über externe Plattformen hinweg ausführen können. Zum Beispiel:

• Neue Issues erstellen oder bestehende in Jira aktualisieren

• Datensätze in Salesforce abrufen und ändern

• Aufgaben in Asana anzeigen oder aktualisieren

• Strukturierte Daten aus internen Systemen über eine API abrufen

Tools, die einem Custom Agent zugewiesen sind

Administratoren können auch benutzerdefinierte Tools über API-Aufrufe oder JavaScript-Funktionen bzw. einen MCP-Server entwerfen, um spezifische, organisationsspezifische Funktionalität zu ermöglichen.

Wichtig: Beim Erstellen eines benutzerdefinierten Tools wird die Tool-Beschreibung besonders wichtig. Sie teilt dem Custom Agent mit, wann und wie dieses Tool verwendet werden soll. Diese Beschreibung fungiert als Satz von Anweisungen, auf den das Modell sich stützt, um zu entscheiden, ob das Aufrufen des Tools für die Anfrage des Benutzers relevant ist, und trägt so dazu bei, dass jede automatisierte Aktion präzise, beabsichtigt und kontextuell stimmig bleibt.

Benutzerdefinierte Tool-Erstellungsoberfläche

Die Beschreibung eines Custom Agent definiert dessen Verhalten und wie der AI Companion es verwendet

Beim Erstellen eines Custom Agent wird die Beschreibung besonders wichtig – sie sagt dem AI Companion, was der Agent tut, wann seine Tools eingesetzt werden sollen und wie er sich in einem bestimmten Kontext verhalten soll. Zum Beispiel hilft eine Zeile wie „Ergebnisse im #Engineering-Slack-Kanal posten“ dem Agenten nicht nur zu verstehen, was zu tun ist, sondern auch, wo und wie es erledigt werden soll. Diese Details leiten das Denken des AI Companion und prägen direkt, wie er den Agenten interpretiert und anwendet.

Eine starke, gut formulierte Beschreibung hilft sicherzustellen, dass jede automatisierte Aktion genau, zielgerichtet und mit der Absicht der Konversation abgestimmt ist. Je klarer und spezifischer die Beschreibung ist, desto effektiver kann der AI Companion den Kontext verstehen, Anweisungen folgen und Ergebnisse liefern, die Ihren Erwartungen entsprechen.

Hero-Prompts erleichtern das Ausführen häufiger Aufgaben

Administratoren können Hero-Prompts definieren — vorausgefüllte Eingaben, die als kuratierte Abkürzungen für häufige oder besonders wertvolle Aufgaben dienen, die Benutzer oft mit einem Custom Agent ausführen. Diese Prompts erscheinen direkt im AI Companion-Bereich und ermöglichen es Benutzern, Workflows mit einem einzigen Klick zu starten.

Beispielsweise könnte ein Hero-Prompt:

• Die Ticketaktivität der Schicht zusammenfassen: Metriken zu neuen, gelösten und offenen Fällen aus Ihrem CRM erfassen sowie Trends oder wiederkehrende Probleme angeben.

• Heute eine Jira-Zusammenfassung bereitstellen: Alle in den letzten 24 Stunden neu erstellten Tickets oder Fehlerberichte abrufen, sie nach Projekt, Komponente oder Priorität kategorisieren und eine prägnante Zusammenfassung erstellen, die Trends oder wiederkehrende Probleme hervorhebt. Die Zusammenfassung automatisch in einen definierten Nachrichtenkanal veröffentlichen, damit das Team sie sieht.

• Erneuerungsmöglichkeiten anzeigen, die diesen Monat schließen: CRM-Daten abfragen, Zeiträume für Erneuerungen berechnen und Konten hervorheben, die Aufmerksamkeit benötigen.

• Eine wöchentliche Onboarding-Zusammenfassung bereitstellen: Neueinstellungen auflisten, abgeschlossene Aufgaben in Workday und ausstehende Onboarding-Schritte.

Durch das Vordefinieren dieser Interaktionen helfen Administratoren den Benutzern, redundante Einrichtungsschritte zu umgehen, wodurch schnellere und konsistentere Ergebnisse mit minimalem manuellem Aufwand möglich werden.

Beispiel für Hero-Prompts mit einem Custom Agent

Hinweis

Die Fähigkeit eines Custom Agent, diese Beispiel-Funktionen auszuführen, kann durch seine Tools und seine Beschreibung eingeschränkt sein.