Administrative Steuerungen

Kontaktgruppen im Unternehmensverzeichnis erstellen

Admins können Kontaktgruppen im Unternehmensverzeichnis erstellen, indem sie vorhandene Benutzergruppen (manuell definiert oder über erweiterte SAML-Zuordnung) importieren oder benutzerdefinierte Kontaktgruppen erstellen. Kontaktgruppen sind nützlich, um verschiedene Teams oder Abteilungen in Ihrer Organisation zu identifizieren, z. B. Abrechnung, IT und Support.

Eine vorhandene Benutzergruppe als Kontaktgruppe importieren

Benutzergruppen ermöglichen es Admins, Einstellungen für bestimmte Benutzergruppen über das Zoom-Webportal zu steuern. Kontaktgruppen hingegen werden verwendet, um zu organisieren, wie Benutzer im Unternehmensverzeichnis gruppiert sind. Sie können vorhandene Benutzergruppen mit Kontaktgruppen verknüpfen und steuern, wie diese Kontaktgruppen in den Zoom Workplace Desktop- und mobilen Apps angezeigt werden (angezeigt im Bereich „Alle Kontakte“ auf der Registerkarte „Kontakte“). Ausgewählte Gruppen werden zu jeweils einer eigenen, individuellen Kontaktgruppe. Der Name jeder Kontaktgruppe entspricht dem Namen der zugehörigen Benutzergruppe.

1. Melden Sie sich im Zoom-Webportal als Admin an.

2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Benutzerverwaltung und dann auf Kontakte.

3. Klicken Sie auf Gruppen auswählen um vorhandene Benutzergruppen zu importieren.

Auch wenn Sie mehrere Gruppen auswählen, wird jede Gruppe als eigene Kontaktgruppe erstellt.

1. Suchen Sie nach Gruppen, wählen Sie sie zum Import aus und wählen Sie dann eine Datenschutzeinstellung aus:

1. Klicken Sie auf Importieren.

Alternativ können Sie den Anweisungen im nächsten Abschnitt folgen, um Kontaktgruppen manuell zu erstellen und zu benennen (durch Hinzufügen einzelner Benutzer oder basierend auf einer oder mehreren Benutzergruppen). Änderungen an der Benutzergruppe, einschließlich Hinzufügungen oder Entfernungen, werden die zugehörige Kontaktgruppe automatisch aktualisieren.

Benutzerdefinierte Kontaktgruppe erstellen

Manche Benutzer passen möglicherweise nicht in eine bestimmte Gruppe, weil sie mehrere Teams gleichzeitig betreuen oder ihr Team in inoffizielle Unterteams aufgeteilt ist. Aus welchem Grund auch immer: Sie können eine benutzerdefinierte Kontaktgruppe mit anderer Sichtbarkeit und anderen Gruppenmitgliedern erstellen als bei der Importmethode verfügbar sind.

1. Melden Sie sich im Zoom-Webportal.

2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Benutzerverwaltung und dann auf Kontakte.

3. Klicken Sie auf Kontaktgruppe hinzufügen.

1. Geben Sie einen Namen der Kontaktgruppe und optional eine Beschreibung.

2. Verwenden Sie die Suchleiste, um Benutzer anhand ihres Namens oder ihrer E-Mail-Adresse zu finden und auszuwählen. Sie können auch nach einer vorhandenen Benutzergruppe suchen und diese auswählen, um sie in diese Kontaktgruppe aufzunehmen.

3. Wählen Sie eine Datenschutzeinstellung für diese Gruppe aus. Klicken Sie dann auf Speichern um die neue Gruppe zu bestätigen.

Festlegen, wie Benutzer und Gruppen im Verzeichnis angezeigt werden

Führen Sie diese Schritte aus, um die Benutzer und Gruppen des Kontos in der Zoom Workplace Desktop- und mobilen App anzuzeigen. Diese Benutzer werden im Bereich „Alle Kontakte“ auf der Registerkarte „Kontakte“ der Desktop- und Mobilclients angezeigt.

1. Melden Sie sich im Zoom-Webportal.

2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Benutzerverwaltung und dann auf Kontakte.

3. Aktivieren Sie oben auf der Seite die Umschaltfunktion Benutzer, Gruppen und Zoom Rooms unter „Kontakte“ in den Desktop-, Mobil- und Zoom Rooms-Clients anzeigen .

1. (Optional) Wählen Sie die folgenden Kontrollkästchen aus:

• Alle Benutzer des Kontos unter Alle Kontakte auflisten: Alle Benutzer werden unter Unternehmenskontakte angezeigt (angezeigt im Alle Kontakte Bereich auf der Kontakte Registerkarte).

Alle erstellten Kontaktgruppen werden in der Desktop- oder mobilen App nicht angezeigt, wenn diese Option aktiviert ist. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, werden die Gruppenebene-Einstellungen von Zoom Chat nicht wirksam.

• Alle Zoom Rooms unter Alle Kontakte auflisten: Wählen Sie dies aus, wenn Sie nicht möchten, dass Zoom Rooms so organisiert werden, wie es auf der Kontakte Seite > Zoom Rooms Registerkarte definiert ist. Stattdessen werden alle Zoom Rooms unter Zoom Rooms angezeigt (angezeigt im Alle Kontakte Bereich auf der Kontakte Registerkarte).

• Alle Zoom Phone-Entitäten (Anrufwarteschlange, gemeinsame Leitungsgruppe, automatische Rufannahme) unter Alle Kontakte auflisten: Wählen Sie dies aus, wenn Sie möchten, dass Zoom Phone-Entitäten unter dem Zoom Phone Bereich innerhalb Ihrer Kontaktgruppen angezeigt werden.

1. Klicken Sie auf Fortfahren um zu bestätigen.

Kalender- und Kontakteintegration aktivieren

Admins können die Kalender- und Kontakteintegration aktivieren, damit Benutzer Zoom mit Google-, Office365- oder Exchange-Kontakten synchronisieren können. Die folgenden Schritte machen die Funktion zur Kalender- und Kontakteintegration für Ihre Benutzer verfügbar:

1. Melden Sie sich im Zoom-Webportal.

2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Kontoverwaltung und dann auf Kontoeinstellungen.

3. Klicken Sie auf die Registerkarte Mail und Kalender . Unter Integrationenaktivieren Sie die Kalender- und Kontakteintegration .

Wenn sie aktiviert ist, können Benutzer die Integration im Tab „Profil“ im Zoom-Webportal einrichten.

Gemeinsame externe Kontakte für Zoom Phone

Unabhängig von den anderen in diesem Dokument beschriebenen Methoden können Kontoinhaber und Admins auch ein gemeinsames Verzeichnis externer Kontakte erstellen, das Zoom Phone-Benutzern in der Desktop- oder mobilen Zoom Workplace-App zur Verfügung steht.

Diese Funktion kann in den folgenden Szenarien nützlich sein:

• Wenn Sie eine große Anzahl von Benutzern von Ihrem bisherigen Anbieter zu Zoom Phone migrieren, können Sie einen Teil Ihrer Benutzer migrieren und dann die Kontakte importieren, die noch auf die Migration warten.

• Ihre Organisation benötigt Telefonkontakte, die einen Drittanbieterdienst verwenden. Wenn Ihre Organisation beispielsweise ein Callcenter einer Drittpartei hat, können Sie Kontakte importieren, damit Ihre Mitarbeiter die Agenten der Drittpartei leicht erreichen können.

Geteilte Kontakte mit einer CSV-Datei hinzufügen

Sie können viele Kontakte gleichzeitig mit einer CSV-Datei hinzufügen.

1. Melden Sie sich im Zoom-Webportal.

2. Wählen Sie im Menü links Telefonsystemverwaltung und klicken Sie dann auf Unternehmensinformationen.

3. Klicken Sie oben auf der Seite auf Kontoeinstellungen. Wählen Sie dann die Registerkarte Externe Kontakte aus.

1. Wählen Sie die Importieren Option aus. Die Option Kontakte hinzufügen oder Kontakte aktualisieren wird angezeigt.

1. Wählen Sie auf der Registerkarte „Kontakte hinzufügen“ die CSV-Beispieldatei und dann „Herunterladen“ aus. Sie können Ihre CSV-Datei anhand dieser Vorlage erstellen.

Jede Datei muss weniger als 9999 Kontakte enthalten, aber Sie können mehrere Dateien hochladen – es gibt keine Begrenzung für die Gesamtzahl der Kontakte.

1. Sobald Ihre CSV-Datei fertig ist, klicken Sie auf CSV hochladen um die Kontaktliste hinzuzufügen.

Wenn Sie die Informationen eines vorhandenen Kontakts aktualisieren müssen, ändern Sie die erforderlichen Felder in Ihrer CSV-Datei und verwenden Sie dann die Kontakte aktualisieren Option anstelle der Kontakte hinzufügen aus.