Expérience administrateur

Les administrateurs peuvent configurer Workspace Reservation en configurant l'intégration des calendriers, les hiérarchies de localisation, les plans d'étage et plus encore.

Cette section couvre l’expérience de l’administrateur dans la réservation d’espaces de travail, y compris la définition des accès par rôle, l’établissement de la hiérarchie des bâtiments, la création de plans d’étage, la sélection des paramètres de fonctionnalités et l’exécution d’autres fonctions d’administrateur.

Définir l’accès par rôle pour la réservation d’espaces de travail

Tous les administrateurs ont par défaut accès aux paramètres du compte de réservation d’espaces de travail. Cependant, ils peuvent aussi créer des rôles personnalisés avec des autorisations d’accès explicites.

1. En tant que propriétaire du compte Zoom ou administrateur autorisé à modifier les rôles, accédez à la Gestion des rôles page du portail Web.

Vous devez disposer d’un accès administrateur pour voir la page de gestion des rôles. Si le lien ci‑dessus affiche un Accès restreint (200) erreur, contactez votre administrateur Zoom pour obtenir l’accès à la fonctionnalité Rôles.

1. Cliquez sur le icône crayon à côté du rôle que vous modifiez.

2. Accédez à la Gestion des espaces de travail sous‑section et définissez l’accès par rôle comme souhaité.

3. Répétez pour tous les rôles supplémentaires.

Configuration de la réservation d’espaces de travail

Cette section propose des étapes pour configurer la réservation d’espaces de travail du début à la fin.

Les instructions suivantes offrent une expérience de configuration linéaire pour les nouveaux administrateurs de la réservation d’espaces de travail. Bien que des méthodes de configuration alternatives soient possibles, Zoom recommande de suivre ces instructions dans l’ordre fourni afin d’acquérir une familiarité avec les concepts de base et la structure du service.

Étape un : Intégrer votre service de calendrier

Pour maintenir des réservations et des disponibilités précises, la réservation d’espaces de travail doit s’intégrer à votre fournisseur de service de calendrier. Chaque espace de travail réservable nécessite une ressource de calendrier associée, gérée par un compte de service de calendrier.

Si votre compte dispose déjà d’une intégration de calendrier configurée dans votre compte Zoom, passez à l’étape suivante. Si votre compte pas dispose d’un service de calendrier configuré, ou si vous ne connaissez pas la configuration d’un compte de ressource de calendrier et des ressources de calendrier, référez‑vous à l’un de nos guides d’intégration de calendrier pour Office 365, Exchange, ou Google pour compléter ce processus. Les Zoom Rooms prennent également en charge le service Calendrier Zoom.

Les guides d’intégration de calendrier ci‑dessus font référence aux intégrations de calendrier pour Zoom Rooms. La réservation d’espaces de travail utilise la même fonctionnalité de calendrier que Zoom Rooms et nécessite les mêmes configurations. Les utilisateurs peuvent suivre toutes les instructions telles qu’elles sont fournies, ou s’arrêter à la section Comment ajouter le service de calendrier à Zoom et effectuer ces étapes via la Gestion des espaces de travail : page d’intégration du calendrier à la place si désiré.

Étape deux : Créer votre hiérarchie de localisation

Les configurations de la réservation d’espaces de travail sont construites sur la hiérarchie de localisation d’un compte. Vous doivent devez les configurer avant de créer un plan d’étage ou de désigner des emplacements d’espaces de travail.

Si votre compte dispose déjà d’une hiérarchie de localisation existante, passez à l’étape suivante. Si votre compte ne dispose pas d’une hiérarchie existante, effectuez les étapes suivantes :

1. Connectez‑vous au portail web Zoom en tant qu’administrateur disposant du privilège de modifier les paramètres du compte.

2. Cliquez sur le Gestion des espaces de travail menu déroulant, puis sélectionnez Espaces de travail.

3. Cliquez sur + Ajouter une localisation. Une Ajouter une localisationfenêtre contextuelle apparaîtra.

4. Dans la fenêtre contextuelle, personnalisez votre environnement Espaces de travail en créant une disposition système hiérarchique et en choisissant les emplacements dont votre organisation a besoin.

5. Cliquez sur Terminer lorsque votre structure apparaît correctement.

6. Le La pageaffichera désormais un volet d’annuaire, incluant un ensemble d’onglets pour Étages, Bâtiments, Campus, Villes, États, et Pays/Régions, selon votre configuration.

Lorsque vous effectuez cette action pour la première fois, chaque niveau aura un emplacement par défaut ajouté automatiquement. Vous pouvez renommer ou supprimer ces emplacements à tout moment via la Modifier fonction.

1. Pour chaque niveau d’emplacement de votre hiérarchie, sélectionnez l’onglet correspondant et cliquez sur + Ajouter un étage/bâtiment/ville/etc., pour construire l’infrastructure de vos bureaux.

Le niveau d’étage est nécessaire pour que la réservation d’espaces de travail puisse être configurée. N’avancez pas si votre hiérarchie n’inclut pas le niveau d’étage.

Pour plus d’informations, référez‑vous à notre documentation d’assistance sur la gestion de la hiérarchie de localisation de la réservation d’espaces de travail.

(Facultatif) Configurer des quartiers pour un accès contrôlé

Afin d’équilibrer l’adaptabilité offerte par le hot‑desking, les quartiers tiennent aussi compte de la nécessité de préserver la proximité des équipes et l’organisation par département.

Après avoir établi votre hiérarchie de localisation, vous pouvez désigner des zones spécifiques de chaque étage comme quartiers avec des règles d’accès contrôlées. Cette fonctionnalité permet aux organisations de maintenir la cohésion des équipes tout en maximisant l’efficacité globale de l’espace.

Chaque quartier reçoit un nom descriptif et peut être attribué à des groupes d’utilisateurs ou à des individus spécifiques. La véritable puissance des quartiers réside dans leur flexibilité temporelle. Les administrateurs peuvent rendre un quartier exclusivement disponible à l’équipe finance du lundi au mercredi, puis l’ouvrir à tous les employés le jeudi et le vendredi. Cette approche offre aux équipes un espace réservé lorsqu’elles doivent travailler ensemble tout en évitant la sous‑utilisation pendant les périodes de moindre demande.

La prise en charge des fuseaux horaires au sein des quartiers s’adapte aux organisations réparties sur plusieurs régions. Chaque quartier peut fonctionner avec ses propres paramètres de fuseau horaire, afin que les règles d’accès s’appliquent correctement quel que soit l’endroit où se trouvent les administrateurs ou les utilisateurs.

Étape trois : Ajouter des étages

Après avoir établi la structure de haut niveau pour vos bureaux, chaque emplacement exige au moins un niveau d’étage pour utiliser la réservation d’espaces de travail. Ajoutez des niveaux d’étage à chaque bâtiment/campus/ville/etc. de votre hiérarchie en effectuant les étapes suivantes :

1. Accédez à Gestion des espaces de travail.

2. Cliquez sur le Étages du site.

3. Cliquez sur le + Ajouter un étage bouton dans le coin supérieur droit, et un Ajouter un nouvel étage panneau apparaîtra.

4. Dans le panneau, saisissez les informations pour le Nom de l’étage.

5. (Facultatif) Saisissez les informations pour la Description.

6. Sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez placer votre étage dans votre hiérarchie.

7. Cliquez sur Enregistrer et ajouter un autre pour ajouter d’autres étages pour chacun de vos emplacements.

8. Cliquez sur Terminer lorsque vous avez terminé.

Étape quatre : Créer les espaces de travail réservable de chaque étage

Après la création de vos étages, un administrateur ou un utilisateur autorisé peut créer des espaces de travail réservable pour l’étage qui seront attribués plus tard dans le processus.

Pour créer des espaces de travail pour un étage :

1. Accédez à Gestion des espaces de travail.

2. Cliquez sur un étage existant depuis la Étage du site.

3. Une fois l’étage sélectionné, cliquez sur + Ajouter des espaces de travail, et un panneau latéral apparaîtra sur le côté droit de votre écran.

4. Sous Type d’espace de travail, sélectionnez un Bureau ou Salle réservable uniquement.

Toutes les Zoom Rooms doivent être créées via l’ interface Zoom Rooms par un administrateur ou un utilisateur autorisé. Pour plus d’informations, référez‑vous à notre documentation d’assistance pour les instructions sur l’activation des appareils Zoom Phone et Zoom Rooms pour la réservation d’espaces de travail.

1. Saisir le Nom du bureau ou Nom de la salle.

2. Sous Calendrier, sélectionnez une ressource de calendrier à connecter au bureau ou à la salle (requise pour la fonctionnalité de réservation).

3. (Optionnel) Sous Équipements (facultatif), ajoutez manuellement ou sélectionnez des équipements associés au bureau (comme un double écran, un bureau assis‑debout, etc.).

4. Cliquez sur Enregistrer et ajouter un autre pour ajouter un autre espace de travail jusqu’à ce que ce soit terminé.

5. Cliquez sur Terminer pour enregistrer vos modifications.

(Facultatif) Créer des attributions permanentes de bureaux et utiliser des flux d’approbation pour les espaces de travail très demandés

Les administrateurs peuvent également créer des attributions permanentes pour des utilisateurs spécifiques. Pour plus d’informations, consultez l’article d’assistance Zoom Désigner un ou plusieurs utilisateurs pour réserver des espaces de travail spécifiques.

Les flux d’approbation pour les espaces de travail très demandés ou spécialisés fournissent un processus formel de demande et d’examen pour les emplacements premium, les zones exécutives ou les espaces équipés d’un matériel spécial. Lors de l’activation de « Approbation requise » pour un espace de travail, toutes les demandes de réservation sont acheminées vers des approbateurs désignés qui peuvent être des administrateurs de gestion des espaces ou des administrateurs des réservations.

Pour en savoir plus sur les flux d’approbation, consultez l’article d’assistance Zoom Introduction du flux d’approbation de la réservation d’espaces de travail.

Étape cinq : Télécharger un plan d’étage

Après la création des espaces de travail de votre étage, téléchargez l’image du plan d’étage — celle‑ci sera affichée aux utilisateurs lors de la sélection d’un espace — afin de préparer la désignation des emplacements d’espaces réservable. Pour télécharger un plan d’étage :

1. Accédez à Gestion des espaces de travail.

2. Dans le menu de hiérarchie sur le côté gauche de votre écran, sélectionnez la hiérarchie contenant le plan d’étage correspondant que vous avez l’intention de télécharger.

3. Cliquez sur le Modifier bouton à côté de l’étage souhaité.

4. Cliquez sur + Ajouter un plan d’étage bouton pour télécharger la carte de l’étage sélectionné en tant que fichier image.

5. Après le téléchargement de l’image, cliquez sur Fermer dans le coin supérieur droit.

6. Répétez pour tous les étages applicables ou passez à l’étape suivante pour attribuer des emplacements d’espaces de travail.

Pour plus d’informations, référez‑vous à notre documentation d’assistance sur gestion des plans d’étage de la réservation d’espaces de travail.

Étape six : Assigner des espaces de travail à votre plan d’étage

Si toutes les étapes précédentes ont été effectuées, les espaces de travail peuvent maintenant être attribués au plan d’étage. Pour attribuer des espaces de travail :

1. Accédez à Gestion des espaces de travail.

2. Dans la hiérarchie sur le côté gauche de votre écran, cliquez sur un emplacement et sélectionnez l’étage auquel vous attribuez des espaces de travail.

3. Si un plan d’étage est déjà téléchargé, cliquez sur Modifier le plan d’étage. Si aucun plan d’étage n’est disponible, cliquez sur + Ajouter un plan d’étage, et téléchargez la carte de l’étage sélectionné.

4. L’écran suivant affichera le plan d’étage téléchargé avec un panneau de menu sur le côté gauche de la page, avec Ajouter des espaces de travail à la carte, Bureaux, Salles, Kiosques, et Signalisation numérique uniquement espaces de travail disponibles.

   
5. Sélectionnez un espace de travail à placer sur la carte (par ex., une salle de conférence).

6. Faites glisser et déposez le nom de l’espace de travail prévu depuis le panneau latéral gauche vers son emplacement sur le plan d’étage.

   1. Le cas échéant, ajustez les dimensions de l’espace de travail pour l’adapter au plan d’étage.

   2. Les tailles d’icônes des bureaux peuvent être ajustées à l’aide d’un curseur sous le plan d’étage.

   3. L’affectation des kiosques et de la signalisation numérique au plan d’étage affichera un marqueur « Vous êtes ici » lors de la consultation du plan d’étage depuis l’appareil.

7. Attribuez une ressource de calendrier si elle n’est pas déjà assignée.

8. Confirmez que les équipements applicables sont appliqués à l’espace de travail et cliquez sur Enregistrer lorsque c'est terminé.

9. Répétez les étapes 5 à 8 selon les besoins pour appliquer tous les espaces de travail, kiosques et signalisation numérique au plan d’étage.

10. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer et Fermer dans le coin supérieur droit de l’écran.

11. Répétez si nécessaire jusqu’à ce que tous les plans d’étage soient configurés.

(Facultatif) Étape sept : Configurer le guidage pour la navigation intérieure

Le guidage transforme l’expérience souvent frustrante de trouver un espace de travail réservé dans de grands bureaux ou des bureaux inconnus en un parcours guidé que les utilisateurs peuvent suivre sur leurs appareils mobiles. Cette fonctionnalité fournit des directions tournant par tournant depuis les entrées du bâtiment jusqu’à des bureaux ou salles de réunion spécifiques, réduisant considérablement le temps que les employés passent à chercher leurs espaces réservés.

Pour configurer le guidage, consultez l’article d’assistance Zoom Configurer le guidage pour la réservation d’espaces de travail.

Le système de guidage s’adapte en fonction de la manière dont les utilisateurs y accèdent. Lorsqu’une personne utilise le guidage depuis son appareil mobile après avoir effectué une réservation, elle peut sélectionner son point d’entrée et recevoir des directions personnalisées vers son espace de travail.

Cela complète le processus de configuration de la réservation d’espaces de travail.

Les Zoom Rooms et les appareils Zoom Phone peuvent être assignés comme espaces de bureau réservable

Les administrateurs peuvent assigner des Zoom Rooms et des appareils Zoom Phone à un bureau pour les réservations, y compris un code QR pour l’enregistrement. Ce processus nécessite des configurations back‑end supplémentaires pour permettre l’affectation d’étage.

Consultez notre documentation d’assistance pour les instructions sur l’activation de appareils Zoom Phone et Zoom Rooms pour la réservation d’espaces de travail.

Les espaces de travail sans appareils connectés aux services Zoom peuvent utiliser un code QR imprimable pour l’enregistrement

Bien que les Zoom Rooms et les appareils Zoom Phone puissent afficher un code QR pour l’enregistrement à l’écran, certains emplacements d’espaces de travail réservable, comme les bureaux, peuvent ne pas disposer d’un appareil compatible Zoom capable d’afficher un code QR pour l’enregistrement. À la place, un administrateur ou un utilisateur autorisé peut imprimer et placer un code QR spécifique à chaque espace de travail pour l’enregistrement des utilisateurs. Pour imprimer des codes QR pour ces espaces de travail :

1. Confirmez que tous les espaces de travail sont assignés sur l’étage pour lequel vous imprimez les codes QR.

2. Dans le menu de navigation du portail Web, cliquez sur Gestion des espaces de travail, puis La page.

3. Localisez l’étage pour lequel vous imprimez les codes QR et cliquez sur Modifier.

4. Trouvez le paramètre pour Codes QR des espaces de travail.

5. Télécharger ou Imprimer les codes QR et en fixez un à chaque espace de travail correspondant.

6. Les utilisateurs peuvent désormais s’enregistrer à l’aide de codes QR.

Les paramètres généraux de la réservation d’espaces de travail sont configurables au niveau du compte ou du niveau de localisation

Les administrateurs ou les utilisateurs autorisés peuvent configurer les paramètres généraux de la réservation d’espaces de travail au niveau du compte ou au niveau de la localisation. Ces paramètres incluent des questionnaires pour les réservations ou le pré‑enregistrement, la désignation de groupes d’utilisateurs spécifiques pour l’accès à la réservation d’espaces de travail, l’exigence d’authentification des utilisateurs pour les réservations, et plus encore.

Ces paramètres peuvent être continuellement affinés par niveau de localisation, y compris des paramètres différents entre les étages si le paramètre n’est pas verrouillé par un niveau supérieur dans la hiérarchie de localisation.

Le verrouillage des paramètres à n’importe quel niveau verrouillera les paramètres pour tous les niveaux sous‑jacents. Ne verrouillez aucun paramètre au niveau du compte ou en dessous si vous avez l’intention de le personnaliser par étage ou par emplacement.

Niveau du compte

Pour modifier les paramètres au niveau du compte :

1. Connectez‑vous au portail Web Zoom en tant qu’administrateur ou utilisateur autorisé disposant du privilège de modifier les paramètres du compte.

2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion des espaces de travail, puis La page.

3. En haut de la page, cliquez sur Paramètres du compte à côté de La page.

4. Activez ou désactivez les paramètres selon les besoins.

Niveau de localisation

Contrairement aux paramètres d’autres services Zoom qui peuvent souvent être configurés au sein des groupes d’utilisateurs, les paramètres spécifiques aux groupes ou aux emplacements pour la réservation d’espaces de travail sont configurés au niveau de la localisation.

Pour modifier les paramètres au niveau de la localisation :

1. Connectez‑vous au portail Web Zoom en tant qu’administrateur ou utilisateur autorisé disposant du privilège de modifier les paramètres du compte.

2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion des espaces de travail, puis La page.

3. Accédez au niveau de localisation que vous modifiez, de l’étage au pays, et cliquez sur Modifier.

4. Activez ou désactivez les paramètres selon les besoins.

Contrôles et restrictions avancés de réservation

Cette section propose des options avancées permettant aux organisations de mieux contrôler et restreindre les espaces de travail.

Heures de bureau et fenêtres de réservation

La configuration des heures d’ouverture fonctionne à plusieurs niveaux hiérarchiques, des paramètres à l’échelle du compte jusqu’aux calendriers horaires des espaces de travail individuels. Ce contrôle granulaires’adapte à des scénarios divers, tels que le siège opérant des heures étendues tandis que des bureaux satellites maintiennent des horaires standard, ou des salles spécifiques disponibles en dehors des heures normales pour des projets spéciaux.

Les calendriers des jours fériés fonctionnent conjointement avec les heures d’ouverture régulières pour bloquer automatiquement les réservations pendant les fermetures sans intervention manuelle. Les administrateurs peuvent définir des calendriers de jours fériés des mois à l’avance, en spécifiant des heures différentes pour les journées de fermeture partielle ou en bloquant complètement les réservations pour des arrêts à l’échelle de l’entreprise. Le système respecte ces calendriers sur toutes les interfaces de réservation, empêchant les utilisateurs de réserver accidentellement des espaces lorsque les installations sont fermées.

Gestion de la durée et de la fréquence des réservations

Le paramètre d’incrément de réservation, réglable sur des blocs de 1, 5, 15 ou 30 minutes, permet aux organisations d’adapter leurs réservations aux modèles d’utilisation réels.

Par exemple, un centre de recherche pourrait utiliser des incréments de 30 minutes pour des salles d’équipement, tandis qu’un cabinet de conseil préférerait des incréments de 15 minutes pour des cabines téléphoniques. L’amélioration permettant les réservations traversant minuit étend la durée maximale de réservation à 24 heures, afin d’accommoder les travailleurs postés, les projets de nuit et les sessions de collaboration internationale qui s’étendent au‑delà des heures ouvrables traditionnelles.

Réservations multi‑salles pour événements complexes

La capacité de réservation multi‑salles répond à un défi de longue date pour les coordinateurs d’événements gérant des rassemblements complexes. À l’aide de la vue Grille, les coordinateurs peuvent réserver plusieurs salles à travers différents bâtiments et emplacements sous un même identifiant de réservation. Cette approche unifiée est essentielle pour des événements tels que des réunions générales avec salles de débordement, des sessions de formation nécessitant des salles de répartition, ou des conférences couvrant plusieurs sites.

Flux d’approbation pour les réservations d’espaces de travail

Ce paramètre empêche que des espaces premium soient réservés selon le principe du premier arrivé, premier servi. Au lieu de cela, les utilisateurs demandent une réservation, et un administrateur approuve manuellement la réservation.

Lorsqu’un utilisateur demande une réservation dans un espace de travail contrôlé, la demande passe par un processus d’approbation avec des approbateurs désignés qui reçoivent des notifications et peuvent approuver ou rejeter avec des notes. Les utilisateurs peuvent consulter le statut des demandes et voir les approbateurs. Les propriétaires de compte et les administrateurs peuvent également configurer des approbateurs.

Pour plus d’informations, consultez l’article d’assistance Zoom Introduction du flux d’approbation de la réservation d’espaces de travail.

Les utilisateurs peuvent être tenus de remplir un questionnaire avant la réservation et/ou avant l’enregistrement

Un administrateur ou un utilisateur autorisé peut exiger que les utilisateurs remplissent un questionnaire avant la réservation et/ou avant l’enregistrement. Ces questionnaires sont personnalisables avec des réponses à choix unique, à choix multiple et des réponses brèves.

Un questionnaire de pré‑réservation est présenté au moment où un utilisateur effectue une réservation. Les questionnaires de pré‑enregistrement peuvent être envoyés entre 2 et 72 heures avant l’heure d’enregistrement, et la réservation sera automatiquement annulée si l’utilisateur ne remplit pas le questionnaire avant une heure spécifiée.

Référez-vous à notre documentation d’assistance pour plus d’informations sur Questionnaires de la réservation d’espaces de travail.

Configurer les intégrations de calendrier pour une réservation homogène

L’expansion de la réservation d’espaces de travail vers les principales plateformes de calendrier représente un changement fondamental dans la manière dont les utilisateurs interagissent avec le système de réservation. Plutôt que d’obliger les utilisateurs à basculer entre des applications, ces intégrations apportent la réservation d’espaces de travail directement dans les outils où les employés gèrent leurs horaires quotidiens.

Intégration Microsoft Outlook

Le module complémentaire Outlook intègre la fonctionnalité de réservation d’espaces de travail directement dans l’interface Outlook où de nombreux utilisateurs passent leur journée de travail. Lors de la création ou de la modification d’invitations à des réunions, les utilisateurs voient les espaces disponibles avec des photographies, des informations de capacité et des détails sur les équipements sans quitter Outlook.

L’intégration respecte les paramètres administratifs existants, y compris les exigences d’approbation, les restrictions de réservation et les attributions de quartiers, afin d’assurer une application cohérente des politiques quel que soit le mode de réservation.

Prise en charge de Google Workspace et du Calendrier Zoom

Une fonctionnalité similaire s’étend aux utilisateurs de Google Workspace via le module complémentaire Zoom pour Google Workspace. L’intégration fournit les mêmes informations riches sur les espaces de travail et les capacités de réservation dans Google Agenda pour assurer une parité de fonctionnalités entre les plateformes.

Pour les organisations utilisant la solution de calendrier native de Zoom, la prise en charge de la réservation d’espaces de travail offre une expérience entièrement intégrée sans nécessiter de services de calendrier tiers.

Notifications pour les plateformes de collaboration d’équipe

L’intégration avec Microsoft Teams et Slack va au‑delà des simples notifications pour créer une expérience de gestion des espaces de travail interactive au sein des outils de communication d’une équipe.

Les utilisateurs reçoivent des rappels de réservation, des alertes d’enregistrement et des notifications d’arrivée de visiteurs directement dans leurs canaux d’équipe ou messages directs. Le chatbot Zoom est disponible sur plusieurs plateformes et permet aux utilisateurs de s’enregistrer à des réservations, prolonger des réservations ou interroger la disponibilité des espaces de travail sans avoir à changer d’application.

Les administrateurs contrôlent les préférences de notification au niveau du compte, déterminant quelles alertes les utilisateurs reçoivent et par quels canaux, évitant ainsi la surcharge de notifications tout en aidant les messages importants à atteindre leurs destinataires prévus.