Expérience admin
Les administrateurs peuvent configurez la réservation d’espace de travail en mettant en place l’intégration aux calendriers, des hiérarchies d’emplacements, des plans d’étage, et plus encore.
Cette section couvre l’expérience de l’administrateur dans réservation d’espace de travail, notamment la définition de l’accès aux rôles, l’établissement de la hiérarchie du bâtiment, la création de plans d’étage, la sélection des Paramètres de Fonctionnalités et l’exécution d’autres fonctions administrateur.
Définition de l’accès aux rôles pour réservation d’espace de travail
Tous les administrateurs ont accès aux paramètres du compte de réservation d’espace de travail par défaut. Cependant, ils peuvent également créer des rôles personnalisés avec des autorisations d’accès explicites.
En tant que propriétaire du compte Zoom ou admin autorisé à modifier les rôles, accédez à la Gestion des rôles page sur le portail web.
Vous devez disposer d’un accès admin pour voir la page Gestion des rôles. Si le lien ci-dessus affiche une Access restreint (200) erreur, contactez votre admin Zoom pour obtenir l’accès aux Fonctionnalités Rôles.
Cliquez sur le icône en forme de crayon à côté du Rôle que vous modifiez.
Accédez à Gestion des espaces de travail la sous-section et définissez l’accès au rôle comme souhaité.
Répétez l’opération pour tout rôle supplémentaire.
Configuration de la réservation d’espace de travail
Cette section propose des étapes pour configurer la réservation d’espace de travail du début à la fin.
Les instructions suivantes fournissent une expérience de configuration linéaire pour les nouveaux administrateurs de réservation d’espace de travail. Bien que d’autres méthodes de configuration soient possibles, Zoom recommande de suivre ces instructions dans l’ordre indiqué afin de se familiariser avec les concepts et la structure de base du service.
Étape 1 : intégrez votre service de calendrier
Pour maintenir des réservations et des disponibilités exactes, la réservation d’espace de travail doit être intégrée à votre fournisseur de services de calendrier. Chaque espace de travail réservable nécessite une ressource de calendrier associée, gérée par un compte de service de calendrier.
Si votre compte dispose déjà d'une intégration aux calendriers configurée dans votre compte Zoom, avancer à l’étape suivant. Si votre compte le fait non avoir un service de calendrier configuré, ou si vous ne savez pas comment configurer un compte de ressource de calendrier et des ressources de calendrier, reportez-vous à l’un de nos guides d’intégration aux calendriers pour Office 365, Échange, ou Google pour terminer ce processus. Zoom Rooms prennent également en charge le Service Zoom Calendar.
Les guides d’intégration aux calendriers ci-dessus renvoient aux intégrations aux calendriers de Zoom Rooms. La réservation d’espace de travail utilise la même fonctionnalité de calendrier que Zoom Rooms et nécessite les mêmes configurations. Les utilisateurs peuvent suivre toutes les instructions fournies, ou s’arrêter à la section Comment faire l'ajout du service calendrier à Zoom et terminez ces étapes via le Gestion des espaces de travail : page d’intégration aux calendriers à la place si vous le souhaitez.
Étape deux : créez la hiérarchie de votre emplacement
Les configurations de réservation d’espace de travail sont basées sur la hiérarchie des emplacements d’un compte. Vous doivent les configurez avant de créer un plan d’étage ou de désigner des emplacements d’espace de travail.
Si votre compte dispose d’une hiérarchie des emplacements existante, avancer à l’étape suivant. Si votre compte ne dispose pas d’une hiérarchie existante, suivez les étapes suivantes :
Se connecter au portail Web Zoom en tant qu’admin disposant du Privilège de modifier les Paramètres du compte.
Cliquez sur le Gestion des espaces de travail déroulez le menu, puis sélectionnez Espaces de travail.
Cliquez + ajout Emplacement. Une Ajout Emplacementfenêtre contextuelle apparaîtra.
Dans la fenêtre contextuelle, personnalisez votre environnement Workspaces en créant une structure hiérarchique et en choisissant les Emplacement dont vous avez besoin pour votre organisation.
Cliquez Terminer lorsque votre structure apparaît correctement.
L’ Espaces de travailla page affichera désormais un volet d’annuaire, comprenant un ensemble d’onglets pour Étages, Bâtiments, Campus, Villes, États, et Pays/Régions , selon votre configuration.
Lors de l’exécution initiale de cette action, chaque niveau aura un emplacement par défaut ajouté automatiquement. Vous pouvez renommer ou supprimer ces emplacements à tout moment via la fonction Modifier .
Pour chaque niveau d’emplacement dans votre hiérarchie, sélectionnez l’onglet correspondant et cliquez sur + Ajouter un étage/bâtiment/ville/etc. pour construire l’infrastructure de votre bureau.
Le niveau étage est nécessaire pour que la réservation d’espace de travail soit configurée. Ne continuez pas si votre hiérarchie n’inclut pas le niveau étage.
Pour plus d’informations, consultez notre documentation d’assistance sur la gestion de la hiérarchie des emplacements de réservation d’espace de travail.
(Optionnel) Configurez des quartiers pour un accès contrôlé
Afin d’équilibrer l’adaptabilité qu’offre le hot-desking, les quartiers prennent également en compte la nécessité de maintenir la proximité des équipes et l’organisation départementale.
Après avoir établi votre hiérarchie d’emplacements, vous pouvez désigner des zones spécifiques de chaque étage comme quartiers avec des règles d’accès contrôlé. Cette fonctionnalité permet aux organisations de maintenir la cohésion des équipes tout en maximisant l’efficacité globale de l’espace.
Chaque quartier reçoit un nom descriptif et peut être attribué à des groupes d’utilisateurs ou à des individus spécifiques. La véritable force des quartiers réside dans leur flexibilité temporelle. Les administrateurs pourraient rendre un quartier Disponible uniquement pour l’équipe Finances du lundi au mercredi, puis l’ouvrir à tous les employés le jeudi et le vendredi. Cette approche offre aux équipes un espace réservé lorsqu’elles doivent travailler ensemble tout en évitant la sous-utilisation pendant les périodes de moindre demande.
La prise en charge des fuseaux horaires dans les quartiers permet aux organisations réparties sur plusieurs régions. Chaque quartier peut fonctionner avec ses propres paramètres de fuseau horaire, afin que les règles d’accès s’appliquent correctement quel que soit l’endroit où se trouvent les administrateurs ou les utilisateurs.
Étape trois : ajouter des étages
Après avoir établi la structure générale de vos bureaux, chaque emplacement nécessite au moins un niveau étage pour utiliser la réservation d’espace de travail. Ajoutez des niveaux étage à chaque bâtiment/campus/ville/etc. dans votre hiérarchie en suivant les étapes ci-dessous :
Access Gestion des espaces de travail.
Cliquez sur le Étages onglet.
Cliquez sur le + Ajouter un étage bouton dans le coin supérieur droit, et un Ajouter un nouvel étage panel apparaîtra.
Dans le panel, saisissez les informations pour le Nom de l’étage.
(Optionnel) Saisissez les informations pour la Description.
Sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez placer votre étage dans votre hiérarchie.
Cliquez Enregistrer et en ajouter un autre pour ajouter d’autres étages pour chacun de vos emplacements.
Cliquez Terminer lorsque vous avez terminé.
Étape quatre : créer les espaces de travail réservables de chaque étage
Après la création de vos étages, un admin ou un utilisateur autorisé peut créer des espaces de travail réservables pour l’étage qui sera attribué plus tard dans le processus.
Pour créer des espaces de travail pour un étage :
Access Gestion des espaces de travail.
Cliquez sur un étage existant dans le Étage onglet.
Une fois l’étage sélectionné, cliquez sur + Ajouter des espaces de travailet un panneau latéral apparaîtra sur le côté droit de votre écran.
Sous Type d’espace de travail, sélectionnez un Bureau ou Salle réservée uniquement.
Toutes les Zoom Rooms doivent être créées via le interface Zoom Rooms par un admin ou un utilisateur autorisé. Pour plus d’informations, reportez-vous à notre documentation d’assistance pour obtenir des instructions sur l’activation de Zoom Phone Appliances et Zoom Rooms pour la réservation d’espace de travail.
Entrez le Nom du bureau ou Nom de la salle.
Sous calendrier, sélectionnez une ressource de calendrier à connecter au bureau ou à la salle (requis pour la fonctionnalité de réservation).
(Optionnel) Sous Actifs (Optionnel), ajoutez ou sélectionnez manuellement les actifs associés au bureau (tels qu’un double moniteur, un bureau debout, etc.).
Cliquez Enregistrer et en ajouter un autre pour ajouter un autre espace de travail jusqu’à ce que ce soit terminé.
Cliquez Terminer pour enregistrer vos modifications.
(Optionnel) Créez des affectations permanentes de bureaux et utilisez des workflows d’approbation pour les espaces de travail très demandés
Les administrateurs peuvent également créer des affectations permanentes pour des utilisateurs spécifiques. Pour plus d’informations, consultez l’article Assistance Zoom Désignez un ou plusieurs utilisateurs pour réserver des espaces de travail spécifiques.
Les workflows d’approbation pour les espaces de travail très demandés ou spécialisés offrent un processus formel de demande et d’examen pour les emplacements premium, les zones exécutives ou les espaces dotés d’équipements spéciaux. Lorsque vous activez « Approbation requise » pour un espace de travail, toutes les demandes de réservation sont envoyées aux approbateurs désignés, qui peuvent être des administrateurs de gestion des espaces de travail ou des administrateurs de réservation.
Pour en savoir plus sur les workflows d’approbation, consultez l’article Assistance Zoom Introduction du workflow d’approbation de la réservation d’espace de travail.
Étape cinq : téléchargez un plan d’étage
Une fois les espaces de travail de votre étage créés, téléchargez l’image du plan d’étage — elle sera affichée aux utilisateurs lorsqu’ils sélectionneront un espace — afin de préparer les emplacements d’espaces de travail réservables pour l’affectation. Pour téléverser un plan d’étage :
Access Gestion des espaces de travail.
Dans le menu de hiérarchie sur le côté gauche de votre écran, sélectionnez la hiérarchie correspondant au plan d’étage que vous souhaitez téléverser.
Cliquez sur le Modifier bouton à côté de l’étage souhaité.
Cliquez + Ajouter un plan d’étage bouton pour téléverser le plan de l’étage sélectionné en tant que fichier image.
Une fois l’image téléversée, cliquez sur Fermer dans le coin supérieur droit.
Répétez l’opération pour tous les étages concernés ou passez à l’étape suivante pour attribuer des emplacements d’espaces de travail.
Pour plus d’informations, consultez notre documentation d’assistance sur gestion des plans d’étage de la réservation d’espace de travail.
Étape six : attribuez des espaces de travail à votre plan d’étage
Si toutes les étapes précédentes ont été effectuées, les espaces de travail peuvent maintenant être attribués au plan d’étage. Pour attribuer des espaces de travail :
Access Gestion des espaces de travail.
Dans la hiérarchie sur le côté gauche de votre écran, cliquez sur un emplacement et sélectionnez l’étage auquel vous attribuez des espaces de travail.
Si un plan d’étage est déjà téléversé, cliquez sur Modifier le plan d’étage. Si aucun plan d’étage n’est disponible, cliquez sur + Ajouter un plan d’étage, puis téléversez le plan de l’étage sélectionné.
L’écran suivant affichera le plan d’étage téléversé avec un panneau de menu sur le côté gauche de la page, avec Ajouter des espaces de travail à la carte, Bureaux, Salles, Bornes, et Signalisation numérique uniquement espaces de travail disponibles.\
Sélectionnez un espace de travail à placer sur la carte (p. ex., une salle de conférence).
Faites glisser et déposez le nom de l’espace de travail prévu depuis le panel de gauche vers son emplacement sur le plan d’étage.
Le cas échéant, ajustez les dimensions de l’espace de travail pour qu’elles s’adaptent au plan d’étage.
Les tailles des icônes de bureau peuvent être ajustées à l’aide d’un curseur sous le plan d’étage.
L’attribution de Kiosks et de Signalisation numérique au plan d’étage affichera un repère « Vous êtes ici » lors de l’affichage du plan d’étage depuis l’Appareil.
Attribuez une ressource de calendrier si aucune n’est déjà attribuée.
Confirmez que tous les actifs applicables sont appliqués à l’espace de travail et cliquez sur Enregistrer une fois terminé.
Répétez les étapes 5 à 8 si nécessaire pour appliquer tous les espaces de travail, Kiosks et Signalisation numérique au plan d’étage.
Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer et Fermer dans le coin supérieur droit de l’écran.
Répétez l’opération si nécessaire jusqu’à ce que tous les plans d’étage soient configurés.
(Optionnel) Étape sept : configurez le guidage pour la navigation intérieure
Le guidage transforme l’expérience souvent frustrante de trouver un espace de travail réservé dans de grands bureaux ou des bureaux inconnus en un parcours guidé que les utilisateurs peuvent suivre sur leurs appareils mobiles. Cette Fonctionnalités fournit des itinéraires détaillés depuis les entrées du bâtiment jusqu’à des bureaux ou des salles de conférence spécifiques, réduisant considérablement le temps que les employés passent à chercher leurs espaces réservés.
Pour configurer le guidage, consultez l’article Assistance Zoom Configurer le guidage pour la réservation d’espace de travail.
Le système de guidage s’adapte en fonction de la manière dont les utilisateurs y accèdent. Lorsqu’une personne utilise le guidage depuis son appareil mobile après avoir effectué une réservation, elle peut sélectionner son point d’entrée et recevoir des itinéraires personnalisés vers son espace de travail.
Cela termine le processus de configuration de la réservation d’espace de travail.
Zoom Rooms et les appareils Zoom Phone peuvent être attribués comme espaces de bureau réservables
Les admins peuvent attribuer Zoom Rooms et les appareils Zoom Phone à un bureau pour les réservations, y compris un code QR pour l’enregistrement de l’arrivée. Ce processus nécessite des configurations backend supplémentaires pour permettre l’attribution au sol.
Reportez-vous à notre documentation d’assistance pour obtenir des instructions sur l’activation de Zoom Phone Appliances et Zoom Rooms pour la réservation d’espace de travail.
Les espaces de travail sans appareil connectés aux Services Zoom peuvent utiliser un code QR imprimable pour l’enregistrement de l’arrivée
Bien que Zoom Rooms et les appareils Zoom Phone puissent afficher à l’écran un code QR pour l’enregistrement de l’arrivée, certains emplacements d’espace de travail réservables, comme les bureaux, peuvent ne pas disposer d’un appareil compatible Zoom capable d’afficher un code QR pour l’enregistrement de l’arrivée. À la place, un admin ou un utilisateur autorisé peut imprimer et placer un code QR spécifique à chaque espace de travail pour l’enregistrement de l’utilisateur. Pour imprimer des codes QR pour ces espaces de travail :
Confirmez que tous les espaces de travail sont attribués sur l’étage pour lequel vous imprimez les codes QR.
Dans le menu de navigation du portail Web Zoom, cliquez sur Gestion des espaces de travail, puis Espaces de travail.
Repérez l’étage pour lequel vous imprimez les codes QR et cliquez sur Modifier.
Repérez le paramètre pour Codes QR des espaces de travail.
Télécharger ou Imprimer les codes QR et fixez-en un à chaque espace de travail correspondant.
Les utilisateurs peuvent désormais s’enregistrer à l’aide de codes QR.
Les paramètres généraux de réservation d’espace de travail sont configurables au niveau du compte ou de l’emplacement
Les admins ou les utilisateurs autorisés peuvent configurez les paramètres généraux de réservation d’espace de travail au niveau du compte ou de l’emplacement. Ces paramètres incluent des questionnaires pour les réservations ou le pré-enregistrement, la désignation de groupes d’utilisateurs spécifiques pour l’accès à la réservation d’espace de travail, l’exigence d’une authentification utilisateur pour les réservations, et plus encore.
Ces paramètres peuvent être continuellement affinés au niveau de l’emplacement, y compris avec des paramètres différents entre les étages si le paramètre n’est pas verrouillé par un niveau supérieur dans la hiérarchie de l’emplacement.
Le verrouillage des paramètres à n’importe quel niveau verrouillera les paramètres de tous les niveaux subordonnés. Ne verrouillez aucun paramètre au niveau du compte ou à un niveau inférieur que vous avez l’intention de personnaliser par étage ou par emplacement.
Niveau du compte
Pour modifier les paramètres au niveau du compte :
Connectez-vous au portail Web Zoom en tant qu’admin ou utilisateur autorisé disposant du Privilège de modifier les paramètres du compte.
Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion des espaces de travail, puis Espaces de travail.
En haut de la page, cliquez sur Paramètres du compte à côté de Espaces de travail.
Activez ou désactivez les paramètres selon vos besoins.
Niveau de l’emplacement
Contrairement aux Paramètres pour d'autres Services Zoom qui peuvent souvent être configurés dans des groupes d'utilisateurs, les Paramètres spécifiques au groupe ou à l'Emplacement pour la réservation d’espace de travail sont configurés au niveau de l'Emplacement.
Pour modifier les Paramètres au niveau de l'Emplacement :
Connectez-vous au portail Web Zoom en tant qu’admin ou utilisateur autorisé disposant du Privilège de modifier les paramètres du compte.
Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion des espaces de travail, puis Espaces de travail.
Accédez au niveau de l'Emplacement que vous modifiez, de l'étage au pays, puis cliquez sur Modifier.
Activez ou désactivez les paramètres selon vos besoins.
Contrôles et restrictions avancés des réservations
Cette section offre des options avancées permettant aux organisations de mieux contrôler et restreindre les espaces de travail.
Heures d'ouverture et fenêtres de réservation
La configuration des heures d'ouverture fonctionne à plusieurs niveaux hiérarchiques, des Paramètres à l'échelle du compte jusqu'aux horaires individuels des espaces de travail. Ce contrôle granulaire permet de répondre à divers scénarios, comme des sièges sociaux fonctionnant avec des horaires prolongés tandis que les bureaux satellites conservent des horaires Standard, ou des salles spécifiques étant Disponible en dehors des heures d'ouverture normales pour des projets spéciaux.
Les horaires de jours fériés fonctionnent conjointement avec les heures d'ouverture régulières pour bloquer automatiquement les réservations pendant les fermetures sans intervention manuelle. Les administrateurs peuvent définir des horaires de jours fériés plusieurs mois à l'avance, en précisant des heures différentes pour les jours de fermeture partielle ou en bloquant complètement les réservations lors des arrêts de l'entreprise. Le système respecte ces horaires sur toutes les interfaces de réservation, empêchant les utilisateurs de réserver accidentellement des espaces lorsque les locaux sont fermés.
Gestion de la durée et de la fréquence des réservations
Le Paramètres d'incrément de réservation, réglable par blocs de 1, 5, 15 ou 30 minutes, permet aux organisations d'adapter leurs réservations aux schémas d'utilisation réels.
Par exemple, un centre de recherche pourrait utiliser des créneaux de 30 minutes pour les salles d’équipement, tandis qu’une société de conseil pourrait préférer des créneaux de 15 minutes pour les cabines téléphoniques. L’amélioration permettant les réservations qui traversent minuit étend la durée maximale de réservation à 24 heures, ce qui convient aux travailleurs en horaires décalés, aux projets de nuit et aux sessions de collaboration internationale qui dépassent les heures d'ouverture traditionnelles.
Réservations multi-salles pour des événements complexes
La fonctionnalité de réservation multi-salles répond à un défi de longue date pour les coordinateurs d’événement gérant des rassemblements complexes. À l’aide de la vue Grille, les coordinateurs peuvent réserver plusieurs salles dans différents bâtiments et emplacements sous un seul identifiant de réservation. Cette approche unifiée est essentielle pour des événements tels que des réunions générales avec des salles de débordement, des sessions de formation nécessitant des espaces de travail en sous-groupes, ou des conférences se déroulant sur plusieurs sites.
Flux de travail d’approbation pour les réservations d’espace de travail
Ce paramètre empêche la réservation des espaces premium selon le principe du premier arrivé, premier servi. À la place, les utilisateurs demandent une réservation, et un administrateur approuve manuellement la réservation.
Lorsqu’un utilisateur demande une réservation dans un espace de travail contrôlé, la demande suit un processus d’approbation avec des approbateurs désignés qui reçoivent des notifications et peuvent l’approuver ou la rejeter avec des notes. Les utilisateurs peuvent consulter l’état de la demande et voir les approbateurs. Les propriétaires du compte et les admins peuvent également configurez les approbateurs.
Pour plus d’informations, consultez l’article de l’Assistance Zoom Introduction du workflow d’approbation de la réservation d’espace de travail.
Les utilisateurs peuvent être tenus de remplir un questionnaire de pré-réservation et/ou de pré-enregistrement de l'arrivée
Un admin ou un utilisateur autorisé peut exiger des utilisateurs qu’ils remplissent un questionnaire de pré-réservation et/ou de pré-enregistrement de l'arrivée. Ces questionnaires sont personnalisables avec des réponses à choix unique, à choix multiple et à réponse courte.
Un questionnaire de pré-réservation est présenté au moment où un utilisateur effectue une réservation. Les questionnaires de pré-enregistrement de l'arrivée peuvent être envoyés entre 2 et 72 heures avant l’heure d’enregistrement de l'arrivée, et la réservation sera automatiquement annulée si l’utilisateur ne remplit pas le questionnaire avant une heure spécifiée.
Consultez notre documentation d’Assistance pour plus d’informations sur Questionnaires de réservation d’espace de travail.
Configurez les intégrations de calendrier pour une réservation fluide
L’expansion de la réservation d’espace de travail vers les principales plateformes de calendrier représente un changement fondamental dans la façon dont les utilisateurs interagissent avec le système de réservation. Plutôt que d’obliger les utilisateurs à passer d’une application à l’autre, ces intégrations intègrent directement la réservation d’espace de travail dans les outils où les employés gèrent leurs emplois du temps quotidiens.
Intégrations Microsoft Outlook
Le module d’ajout Outlook intègre la fonctionnalité de réservation d’espace de travail directement dans l’interface Outlook, où de nombreux utilisateurs passent leur journée de travail. Lors de la création ou de la modification d’invitations de réunion, les utilisateurs voient les espaces de travail Disponible avec des photographies, des informations sur la capacité et des détails sur les ressources, sans quitter Outlook.
Les Intégrations respectent les Paramètres administratifs existants, notamment les exigences d’approbation, les restrictions de réservation et les affectations de quartier, afin d’assurer une application cohérente des politiques quel que soit le mode de réservation.
Google espace de travail et Zoom Calendar Assistance
Des fonctionnalités similaires s’étendent aux utilisateurs de Google espace de travail grâce au Module d'extension Zoom pour Google espace de travail. Les Intégrations fournissent les mêmes informations riches sur l’espace de travail et les mêmes capacités de réservation dans Google Agenda afin d’offrir une parité de Fonctionnalités sur toutes les plateformes.
Pour les organisations utilisant la solution de calendrier native de Zoom, l’Assistance à la réservation d’espace de travail offre une expérience entièrement intégrée sans nécessiter de services de calendrier tiers.
Notifications pour les plateformes de collaboration d'équipe
Les Intégrations avec Microsoft Teams et Slack vont au-delà de simples notifications pour créer une expérience interactive de gestion de l’espace de travail au sein des outils de communication d’une équipe.
Les utilisateurs reçoivent directement dans leurs canaux d'équipe ou leurs messages directs des rappels de réservation, des alertes d’enregistrement de l'arrivée et des notifications d'arrivée des visiteurs. Le chatbot Zoom est Disponible sur toutes les plateformes et permet aux utilisateurs d'effectuer l’enregistrement de l'arrivée pour des réservations, de prolonger des réservations ou de consulter la disponibilité de l’espace de travail sans avoir à changer d'application.
Les administrateurs contrôlent les préférences de notification au niveau du compte, en déterminant quelles alertes les utilisateurs reçoivent et par quels canaux, ce qui évite une surcharge de notifications tout en aidant les messages importants à atteindre leurs destinataires prévus.
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