Expérience utilisateur
Les utilisateurs peuvent effectuer des réservations via l’application de bureau, le portail web, l’application mobile ou les intégrations aux calendriers, puis s’enregistrer à l’aide de codes QR, de la détection Wi‑Fi automatique ou de connexions USB‑C.
Cette section couvre l’expérience utilisateur de réservation d’espace de travail, y compris la lecture du plan d’étage, la réservation d’un espace de travail et l’enregistrement d’une réservation.
Réserver un espace de travail
Les sections suivantes détaillent différentes façons pour un utilisateur d’accéder à la réservation d’espace de travail et d’effectuer une réservation dans différentes applications Zoom.
Effectuer une réservation depuis l’application de bureau Zoom Workplace
Ouvrez l’application Zoom Workplace.
Cliquez sur la Espaces de travail icône dans la barre de navigation en haut de la fenêtre.\
(Optionnel) Si l’icône Espaces de travail n’est pas visible, cliquez sur le …Plus icône et sélectionnez l’icône Espace de travail.
Cliquez sur la + Réserver bouton en haut de la fenêtre pour effectuer une réservation.\
(Optionnel) Cliquez sur Mes réservations dans le coin supérieur droit de la fenêtre si vous avez une réservation existante.
(Optionnel) Cliquez sur la liste déroulante du plan d’étage actuel du bureau pour sélectionner un autre plan d’étage du bureau afin d’effectuer des réservations supplémentaires.
Effectuer une réservation à l’aide du portail Web Zoom
Accédez à zoom.com.
Cliquez sur se connecter.
Cliquez sur la Espaces de travail liste déroulante sur le côté gauche de l’écran.\
Cliquez sur réservation d’espace de travail pour effectuer une réservation ou voir vos réservations existantes.
Cliquez sur la + Réserver bouton en haut de l’écran pour effectuer une réservation.\
(Optionnel) Cliquez sur Mes réservations dans le coin supérieur droit de l’écran si vous avez une réservation existante.
(Optionnel) Cliquez sur la liste déroulante du plan d’étage actuel du bureau pour sélectionner un autre plan d’étage du bureau afin d’effectuer des réservations supplémentaires.\
Effectuer une réservation depuis l’application mobile Zoom
Ouvrez l’application mobile Zoom.
Touchez le … Plus icône et sélectionnez l’ Espaces de travail icône.\
(Optionnel) Appuyez sur le Réorganiser lien et déplacez l’icône Espaces de travail vers votre tiroir d’applications principal. Cela vous évite une étape la prochaine fois que vous devez réserver un bureau ou une salle.
Touchez le + icône sur le côté droit de l’écran pour effectuer une réservation.\
(Optionnel) Appuyez sur le Mes réservations onglet en haut de l’application si vous avez une réservation existante.
(Optionnel) Appuyez sur la liste déroulante du plan d’étage actuel du bureau pour sélectionner un autre plan d’étage du bureau afin d’effectuer des réservations supplémentaires.
(Optionnel) Effectuer une réservation avec le module complémentaire Zoom pour Outlook ou l’extension Chrome Zoom
Les utilisateurs peuvent également réserver des bureaux directement depuis Outlook ou Chrome à l’aide du module complémentaire Zoom pour Outlook ou de l’extension Chrome Zoom. Les bureaux apparaissent comme options aux côtés des salles de réunion, et une fois réservée, la réservation apparaît dans l’événement du calendrier.
Pour plus d’informations, consultez l’article de Assistance Zoom Planification de bureaux d’espace de travail à l’aide du module complémentaire Zoom pour Outlook et de l’extension Chrome Zoom.
Fonctionnalités de réservation avancées pour les utilisateurs
Cette section fournit des informations supplémentaires sur les outils de réservation avancés disponibles pour les utilisateurs de la réservation d’espace de travail.
Gérer les réservations récurrentes
La fonctionnalité de réservation récurrente reconnaît que de nombreux utilisateurs ont des besoins prévisibles en matière d’espace de travail. Au lieu d’effectuer des réservations individuelles chaque jour ou chaque semaine, les utilisateurs peuvent établir des modèles qui réservent automatiquement leurs espaces préférés. Le système prend en charge des modèles quotidiens pour les utilisateurs qui viennent régulièrement au bureau, des modèles hebdomadaires pour ceux qui ont des jours de présence spécifiques au bureau, ainsi que des modèles mensuels pour les événements ou réunions récurrents.
Pour plus d’informations sur les réservations récurrentes, consultez l’article de Assistance Zoom Effectuer des réservations d’espace de travail récurrentes.
Les utilisateurs peuvent modifier les réservations récurrentes soit comme des occurrences individuelles, soit comme une série complète. Cette flexibilité répond à la fois aux changements permanents d’emploi du temps et aux exceptions ponctuelles. Le système maintient la relation entre les occurrences, de sorte que les modifications apportées à la série n’affectent pas les occurrences individuelles déjà modifiées. La limite de réservation anticipée pour les réservations récurrentes équilibre les besoins de planification et la disponibilité des espaces ; elle empêche donc les utilisateurs de monopoliser les espaces pendant de longues périodes tout en permettant une planification anticipée pratique.
Vue chronologique pour la planification visuelle des espaces
La vue chronologique améliore la façon dont les utilisateurs visualisent la disponibilité des espaces de travail grâce à une vue chronologique de toutes les réservations et de tous les espaces d’un étage. Les utilisateurs peuvent identifier immédiatement les créneaux horaires, voir qui a réservé les espaces adjacents et mieux comprendre les schémas de circulation dans les différentes zones.
Effectuer des réservations depuis l’affichage chronologique consiste simplement à cliquer et à faire glisser sur la période souhaitée pour un espace Disponible. Cette interface de manipulation directe élimine le processus en plusieurs étapes des formulaires de réservation traditionnels, permettant aux utilisateurs de réserver des espaces aussi rapidement qu’ils peuvent visualiser leurs besoins.
Suggestions intelligentes de salles
La Fonctionnalités de suggestion de salle applique une analyse intelligente pour aider les utilisateurs à trouver rapidement des espaces sans recherche manuelle. Lors du démarrage d’une réservation, le système évalue plusieurs facteurs afin de générer des recommandations. Ces facteurs incluent :
Répondre aux exigences de capacité de réunion, en suggérant des salles pouvant accueillir tous les Participants
La proximité avec les autres réservations de l’utilisateur ce jour-là, afin de minimiser le temps de déplacement entre les réunions
Les modèles d’utilisation historiques qui privilégient les salles fréquemment utilisées
L’algorithme de suggestion apprend continuellement à partir des modèles de réservation, améliorant ses recommandations. Par exemple, si une équipe réserve systématiquement des salles avec tableaux blancs pour ses séances de brainstorming, le système privilégie des salles similaires pour les futures réservations de cette équipe.
Enregistrement de l'arrivée dans une réservation
Les utilisateurs peuvent effectuer un enregistrement de l'arrivée dans un espace de travail réservé sur leur ordinateur via l’application Zoom, à l’aide d’un appareil mobile, ou via un navigateur Web et le portail Web Zoom. Pour les bureaux et les espaces de travail de salle réservés uniquement, vous pouvez imprimer des codes QR et les placer sur les espaces de travail pour faciliter l’enregistrement de l'arrivée. Et, comme mentionné précédemment, avec les réservations automatiques activées pour les Appareils USB-C, les utilisateurs peuvent connecter leur ordinateur portable via USB-C à l’Appareil de réservation pour des enregistrements de l'arrivée automatisés.
Consultez l’article d’Assistance Zoom Enregistrement d’arrivée et de départ d’une réservation d’espace de travail pour plus d’informations.
Enregistrez votre arrivée à l’aide de l’application de bureau Zoom Workplace
Ouvrez l’application Zoom Workplace.
Cliquez sur la Espaces de travail onglet.
Accédez à votre réservation et enregistrez votre arrivée de la manière suivante :
Utilisez Mes réservations:
Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Mes réservations.
Sous la réservation à laquelle vous souhaitez vous enregistrer, cliquez sur Enregistrer l’arrivée.
Utilisez votre avatar sur le plan d’étage :
Cliquez sur l’icône de votre avatar sur le plan d’étage.
Cliquez sur Enregistrer l’arrivée.
Si une boîte de dialogue de vérification s’affiche, cliquez Enregistrer l’arrivée.
Enregistrez-vous via le portail Web Zoom
Vous pouvez accéder à votre réservation et vous y enregistrer de la manière suivante :
Access Mes réservations:
Trouvez et sélectionnez la réservation à venir à laquelle vous souhaitez vous enregistrer.
Cliquez sur Enregistrer l’arrivée.
Accédez à votre avatar sur le plan d’étage :
se connecter à portail Web Zoom.
Dans le menu de navigation, cliquez réservation d’espace de travail.
Cliquez sur votre avatar.
Cliquez sur Enregistrer l’arrivée.
Si une boîte de dialogue de vérification s’affiche, cliquez Enregistrer l’arrivée pour confirmer.
Enregistrez-vous à l'aide de l'application mobile Zoom
Ouvrez l’application mobile Zoom.
Touchez le … Plus icône et sélectionnez l’ Espaces de travail icône.\
Touchez le Mes réservations onglet en haut de l'écran pour voir vos réservations.
Touchez le Enregistrer l’arrivée bouton pour activer votre réservation.
Si une boîte de dialogue de vérification s'affiche, appuyez sur Enregistrer l’arrivée pour vérifier.
Enregistrement à l'aide d'un code QR
Ouvrez l’application mobile Zoom.
Appuyez sur votre photo de profil dans le coin supérieur gauche de l'écran.
Touchez le Icône de code QR dans le coin supérieur droit de l'écran.\
Scannez le code QR affiché à votre espace de travail réservé.
Les utilisateurs peuvent également utiliser leur caméra native pour scanner le code QR, et cela les redirigera vers l'application mobile Zoom pour s'enregistrer.
Méthodes supplémentaires d'enregistrement de l'arrivée
Cette section détaille les méthodes supplémentaires d'enregistrement de l'arrivée disponibles pour la configuration, au-delà des codes QR.
Enregistrement de l'arrivée automatique basé sur le WiFi
Lorsque les appareils des utilisateurs se connectent au réseau Wi-Fi du bureau configuré, l'application Zoom détecte cette connexion et traite automatiquement leurs arrivées pour toute réservation de bureau Actif. Ce processus fluide ne nécessite aucune action de l'utilisateur au-delà de sa routine normale de connexion au réseau du bureau.
Pour plus d’informations sur la configuration des enregistrements Wi-Fi, consultez l’article Assistance Zoom Activer ou désactiver l’enregistrement automatique.
En alternative, les administrateurs peuvent configurez le système pour demander une confirmation avant l’enregistrement de l'arrivée automatique, en équilibrant la commodité et la préférence de l’utilisateur.
La fonctionnalité d’enregistrement de l'arrivée via Wi‑Fi s’applique uniquement aux réservations de bureau, en reconnaissant que les habitudes d’utilisation des salles de réunion diffèrent des besoins individuels en espace de travail. Les salles de réunion nécessitent toujours un enregistrement manuel de l'arrivée ou une détection de présence via des capteurs de salle afin d’assurer un suivi plus précis de ces ressources partagées.
Réservations automatiques via USB
Lorsqu’elle est activée par un admin ou le propriétaire du compte, cette Fonctionnalités permet aux utilisateurs de s’enregistrer instantanément ou de réserver un espace de travail simplement en branchant leur ordinateur portable à l’Appareil d’enregistrement à l'aide d'une connexion USB-C. Si l’espace de travail est libre, la connexion crée et confirme la réservation ; si quelqu’un a déjà réservé cet espace, l’utilisateur reçoit une Notification indiquant qu’il est occupé. Cela réduit la dépendance aux codes QR ou aux recherches manuelles de bureau, ce qui contribue à simplifier les processus de réservation.
Pour utiliser cette Fonctionnalités, l’organisation doit disposer d’un compte Zoom Pro, Affaires, Éducation ou Entreprise et posséder soit une abonnement de réservation d’espace de travail, Zoom Rooms ou téléphone de l'espace commun. À ce jour, cette fonction est prise en charge uniquement sur le Logi Dock Flex, qui est un Appareil certifié Zoom.
Options flexibles d’enregistrement de l'arrivée et de prolongation
La capacité d’enregistrement de l'arrivée chevauché permet aux utilisateurs de s’enregistrer pour leur réservation même lorsque l’occupant précédent ne s’est pas officiellement désenregistré. Cette Fonctionnalités évite les goulots d’étranglement pendant les périodes de transition chargées, comme le changement de réunion habituel de midi dans l'espace commun, tout en conservant les registres d’occupation.
Lorsque les utilisateurs ont besoin de plus de temps dans leur espace de travail, ils peuvent prolonger directement depuis les affichages de programmation sans avoir à parcourir plusieurs invites ou confirmations. Les codes QR mis à jour prennent en charge plusieurs fonctions au-delà du simple enregistrement de l'arrivée, permettant aux utilisateurs de quitter plus tôt lorsqu’ils partent avant la fin de leur réservation, de prolonger leur réservation actuelle lorsqu’ils ont besoin de plus de temps, ou même d’effectuer de nouvelles réservations pour les espaces disponibles.
Les capacités d’enregistrement de l'arrivée à distance, lorsqu’elles sont activées par les administrateurs, permettent aux utilisateurs de confirmer leur réservation à partir d’invitations de calendrier ou de Notifications de chat.
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