Experiencia de administrador
Los administradores pueden Configure Reserva de espacio de trabajo configurando integración de calendario, jerarquías de Ubicación, planos de planta y más.
Esta sección cubre la experiencia del administrador en Reserva de espacio de trabajo, incluida la definición del acceso de rol, el establecimiento de la jerarquía del edificio, la creación de planos de planta, la selección de Configuración de Características y la realización de otras funciones de administrador.
Definición del acceso de Rol, función para Reserva de espacio de trabajo
Todos los administradores tienen acceso a la configuración de la cuenta de Reserva de espacio de trabajo de forma predeterminada. Sin embargo, también pueden crear roles personalizados con permisos de acceso explícitos.
Como propietario de cuenta de Zoom o administrador autorizado para editar roles, vaya a la Administración de roles página en el portal web.
Debe tener acceso de administrador para ver la página de Administración de roles. Si el enlace anterior muestra un Acceso restringido (200) error, comuníquese con su administrador de Zoom para obtener acceso a la Características de Roles.
Haga clic en la icono de lápiz junto al rol que está editando.
Vaya a la Administración de espacios de trabajo subsección y defina el acceso de Rol, función según lo desee.
Repita para cualquier Rol, función adicional.
Configuración de Reserva de espacio de trabajo
Esta sección ofrece pasos para configurar Reserva de espacio de trabajo de principio a fin.
Las siguientes instrucciones proporcionan una experiencia de configuración lineal para los nuevos administradores de Reserva de espacio de trabajo. Aunque son posibles métodos de configuración alternativos, Zoom recomienda seguir estas instrucciones en el orden proporcionado para familiarizarse con los conceptos y la estructura principales del servicio.
Paso uno: integre su servicio de calendario
Para mantener reservas y disponibilidad precisas, Reserva de espacio de trabajo necesita integrarse con el proveedor de servicios de su calendario. Cada espacio de trabajo reservable requiere un recurso de calendario asociado, administrado por una cuenta del servicio de calendario.
Si su cuenta tiene una integración de calendario existente configurada en su cuenta de Zoom, avance al siguiente paso. Si su cuenta no no tenga configurado un servicio de calendarios, o si no está familiarizado con la configuración de una cuenta de recursos de calendario y recursos de calendario, consulte una de nuestras guías de integración de calendario para Office 365, Intercambio, o Google para completar este proceso. Zoom Rooms también admite el Servicio de Zoom Calendar.
Las guías de integración de calendario anteriores se refieren a las integraciones de calendario de Zoom Rooms. Reserva de espacio de trabajo utiliza la misma funcionalidad de calendario que Zoom Rooms y requiere las mismas configuraciones. Los usuarios pueden seguir todas las instrucciones tal como se indican, o detenerse en la sección Cómo añadir el servicio de calendario a Zoom y completar esos pasos a través de la Gestión de espacios de trabajo: Página de integración de calendario en su lugar, si se desea.
Paso dos: Cree su jerarquía de Ubicación
Las configuraciones de Reserva de espacio de trabajo se basan en la jerarquía de ubicación de una cuenta. Usted debe Configurelas antes de crear un plano de planta o designar Ubicaciones de espacio de trabajo.
Si su cuenta ya tiene una jerarquía de Ubicación, avance al siguiente paso. Si su cuenta no tiene una jerarquía existente, realice los siguientes pasos:
Iniciar sesión en el portal web de Zoom como un administrador con el Privilegio de editar la Configuración de la cuenta.
Haga clic en la Administración de espacios de trabajo despliegue el menú, luego Seleccione Espacios de trabajo.
Haga clic en + Añadir Ubicación. Un Añadir UbicaciónAparecerá una ventana emergente.
En la ventana emergente, personalice su entorno de Workspaces creando una disposición jerárquica del sistema y eligiendo las ubicaciones que necesita para su Organización.
Haga clic en Finalizar cuando su estructura aparezca correctamente.
El Workspacesla página ahora mostrará un panel de directorio, que incluye un conjunto de pestañas para Plantas, Edificios, Campus, Ciudades, Estados, y Países/Regiones, dependiendo de su configuración.
Cuando realiza inicialmente esta acción, cada nivel tendrá una ubicación predeterminada añadida automáticamente. Puede cambiar el nombre o eliminar estas ubicaciones en cualquier momento a través de la Editar función.
Para cada nivel de ubicación en su jerarquía, seleccione la pestaña correspondiente y haga clic en + Añadir Piso/Edificio/Ciudad/etc. para crear la infraestructura de su oficina.
El nivel de piso es necesario para que se configure la Reserva de espacio de trabajo. No continúe si su jerarquía no incluye el nivel de piso.
Para obtener más información, consulte nuestra documentación de soporte sobre la administración de la jerarquía de ubicación de la Reserva de espacio de trabajo.
(Opcional) Configure vecindarios para acceso controlado
Con el fin de equilibrar la adaptabilidad que ofrece el hot-desking, los vecindarios también tienen en cuenta la necesidad de mantener la proximidad del equipo y la organización departamental.
Después de establecer su jerarquía de ubicación, puede designar áreas específicas de cada piso como vecindarios con reglas de acceso controlado. Esta característica permite a las organizaciones mantener la cohesión del equipo mientras maximizan la eficiencia general del espacio.
Cada vecindario recibe un nombre descriptivo y puede asignarse a grupos de usuarios o individuos específicos. El verdadero poder de los vecindarios reside en su flexibilidad basada en el tiempo. Los administradores podrían hacer que un vecindario esté disponible exclusivamente para el equipo de Finanzas de lunes a miércoles, y luego abrirlo a todos los empleados el jueves y viernes. Este enfoque proporciona a los equipos espacio reservado cuando necesitan trabajar juntos, al tiempo que evita la infrautilización durante los períodos de menor demanda.
La compatibilidad con zonas horarias dentro de los vecindarios permite atender a organizaciones que abarcan múltiples regiones. Cada vecindario puede funcionar con su propia configuración de zona horaria, por lo que las reglas de acceso se aplican correctamente independientemente de dónde se encuentren los administradores o los usuarios.
Paso tres: Añadir pisos
Después de haber establecido la estructura general de sus oficinas, cada ubicación requiere al menos un nivel de piso para usar la Reserva de espacio de trabajo. Añada niveles de piso a cada edificio/campus/ciudad/etc. dentro de su jerarquía realizando los siguientes pasos:
Acceso Administración de espacios de trabajo.
Haga clic en la Plantas pestaña.
Haga clic en la + Añadir piso en la esquina superior derecha, y aparecerá un Añadir nuevo piso panel.
En el panel, introduzca información para el Nombre del piso.
(Opcional) Introduzca información para la Descripción.
Seleccione la ubicación donde desea colocar su piso dentro de su jerarquía.
Haga clic en Guardar y añadir otro para añadir más pisos para cada una de sus ubicaciones.
Haga clic en Finalizar cuando haya terminado.
Paso cuatro: Crear los espacios de trabajo reservables de cada piso
Después de crear sus pisos, un administrador o usuario autorizado puede crear espacios de trabajo reservables para el piso que se asignará más adelante en el proceso.
Para crear espacios de trabajo para un piso:
Acceso Administración de espacios de trabajo.
Haga clic en un piso existente de la Piso pestaña.
Una vez seleccionado el piso, haga clic en + Añadir espacios de trabajo, y aparecerá un panel lateral en el lado derecho de su pantalla.
En Tipo de espacio de trabajo, seleccione un Escritorio o Habitación solo para reserva.
Todos los Zoom Rooms deben crearse a través de la interfaz de Zoom Rooms por un administrador o usuario autorizado. Para obtener información adicional, consulte nuestra documentación de soporte para obtener instrucciones sobre cómo habilitar Dispositivos de Zoom Phone y Zoom Rooms para Reserva de espacio de trabajo.
Introduzca el Nombre del escritorio o Nombre de la sala.
En calendario, seleccione un recurso de calendario para conectarlo al escritorio o sala (requerido para la funcionalidad de reserva).
(Opcional) En Activos (opcional), añada manualmente o seleccione los activos asociados con el escritorio (como un monitor doble, escritorio de pie, etc.).
Haga clic en Guardar y añadir otro para añadir otro espacio de trabajo hasta completar.
Haga clic en Finalizar para guardar los cambios.
(Opcional) Cree asignaciones permanentes de escritorios y use flujos de trabajo de aprobación para espacios de trabajo de alta demanda
Los administradores también pueden crear asignaciones permanentes para usuarios específicos. Para obtener más información, consulte el artículo de Soporte de Zoom Asigne uno o varios usuarios para reservar espacios de trabajo específicos.
Los flujos de trabajo de aprobación para espacios de trabajo de alta demanda o especializados proporcionan un proceso formal de solicitud y revisión para ubicaciones premium, áreas ejecutivas o espacios con equipo especial. Al habilitar "Aprobación requerida" para un espacio de trabajo, todas las solicitudes de reserva se envían a los aprobadores designados, que pueden ser administradores de gestión de espacios de trabajo o administradores de reservas.
Para obtener más información sobre los flujos de trabajo de aprobación, consulte el artículo de Soporte de Zoom Introducción del flujo de aprobación de reservas de espacios de trabajo.
Paso cinco: cargue un mapa del piso
Después de crear los espacios de trabajo de su piso, cargue la imagen del mapa del piso — esto se mostrará a los usuarios al seleccionar un espacio — para preparar la designación de ubicaciones de espacios de trabajo reservables. Para cargar un plano del piso:
Acceso Administración de espacios de trabajo.
En el menú de jerarquía en el lado izquierdo de la pantalla, seleccione la jerarquía con el mapa del piso correspondiente que desea cargar.
Haga clic en la Editar botón junto al piso deseado.
Haga clic en + Añadir mapa del piso botón para cargar el mapa del piso seleccionado como un archivo de imagen.
Después de que se cargue la imagen, haga clic en Cerrar en la esquina superior derecha.
Repita el proceso para todos los pisos aplicables o avance al siguiente paso para asignar ubicaciones de espacios de trabajo.
Para obtener más información, consulte nuestra documentación de soporte sobre gestión de mapas del piso de Reserva de espacio de trabajo.
Paso seis: Asigne espacios de trabajo a su plano del piso
Si se han realizado todos los pasos anteriores, ahora se pueden asignar espacios de trabajo al plano del piso. Para asignar espacios de trabajo:
Acceso Administración de espacios de trabajo.
En la jerarquía en el lado izquierdo de la pantalla, haga clic en una ubicación y seleccione el piso al que está asignando espacios de trabajo.
Si ya hay un mapa del piso cargado, haga clic en Editar mapa del piso. Si no hay un mapa del piso disponible, haga clic en + Añadir mapa del pisoy cargue el mapa del piso seleccionado.
La siguiente pantalla mostrará el mapa del piso cargado con un panel de menú en el lado izquierdo de la página, con Añadir espacios de trabajo al mapa, escritorios, salas, quioscos, y Solo Cartelería digital espacios de trabajo disponibles.\
Seleccione un espacio de trabajo para colocarlo en el mapa (p. ej., una sala de conferencias).
Arrastre y suelte el nombre del espacio de trabajo deseado desde el panel del lado izquierdo hasta su ubicación en el plano del piso.
Si corresponde, ajuste las dimensiones del espacio de trabajo para que se adapten al plano del piso.
Los tamaños de los iconos de escritorio se pueden ajustar con un control deslizante debajo del plano del piso.
La asignación de quioscos y Cartelería digital al plano del piso mostrará un marcador de "Usted está aquí" al ver el plano del piso desde el dispositivo.
Asigne un recurso de calendario si aún no hay uno asignado.
Confirme que se hayan aplicado al espacio de trabajo todos los activos correspondientes y haga clic en Guardar cuando haya terminado.
Repita los pasos 5-8 según sea necesario para aplicar todos los espacios de trabajo, quioscos y Cartelería digital al plano del piso.
Una vez completado, haga clic en Guardar y Cerrar en la esquina superior derecha de la pantalla.
Repita según sea necesario hasta que todos los planos de planta estén configurados.
(Opcional) Paso siete: Configure la orientación para la navegación interior
La orientación transforma la experiencia a menudo frustrante de encontrar un espacio de trabajo reservado en oficinas grandes o desconocidas en un recorrido guiado que los usuarios pueden seguir en sus dispositivos móviles. Esta característica proporciona indicaciones paso a paso desde las entradas del edificio hasta escritorios o salas de reunión específicas, reduciendo significativamente el tiempo que los empleados dedican a buscar sus espacios reservados.
Para configurar la orientación, consulte el artículo de Soporte de Zoom Configuración de la orientación para Reserva de espacio de trabajo.
El sistema de orientación se adapta según cómo acceden los usuarios a él. Cuando alguien usa la orientación desde su dispositivo móvil después de hacer una reserva, puede seleccionar su punto de entrada y recibir indicaciones personalizadas hasta su espacio de trabajo.
Esto completa el proceso de configuración de Reserva de espacio de trabajo.
Zoom Rooms y los dispositivos de Zoom Phone pueden asignarse como espacios de escritorio reservables
Los administradores pueden asignar Zoom Rooms y dispositivos de Zoom Phone a un escritorio para reservas, incluido un código QR para registrarse. Este proceso requiere configuraciones adicionales de backend para habilitar la asignación de pisos.
Consulte nuestra documentación de soporte para obtener instrucciones sobre cómo habilitar Dispositivos de Zoom Phone y Zoom Rooms para Reserva de espacio de trabajo.
Los espacios de trabajo sin dispositivos que se conecten a los servicios de Zoom pueden usar un código QR imprimible para registrarse
Aunque Zoom Rooms y los dispositivos de Zoom Phone pueden mostrar un código QR para registrarse en pantalla, algunas ubicaciones de espacio de trabajo reservable, como los escritorios, pueden no tener un dispositivo con Zoom capaz de mostrar un código QR para registrarse. En su lugar, un administrador o usuario autorizado puede imprimir y colocar un código QR específico para cada espacio de trabajo para el registro de entrada del usuario. Para imprimir códigos QR para estos espacios de trabajo:
Confirme que todos los espacios de trabajo están asignados en el piso para el que está imprimiendo los códigos QR.
En el menú de navegación del portal web, haga clic en Administración de espacios de trabajo, luego Workspaces.
Localice el piso para el que está imprimiendo los códigos QR y haga clic en Editar.
Localice la configuración de Códigos QR de espacio de trabajo.
Descargar o Imprimir los códigos QR y adjunte uno a cada espacio de trabajo correspondiente.
Los usuarios ahora pueden registrarse usando códigos QR.
La configuración general de Reserva de espacio de trabajo se puede configurar a nivel de cuenta o ubicación
Los administradores o usuarios autorizados pueden configurar la configuración general de Reserva de espacio de trabajo a nivel de cuenta o ubicación. Estos ajustes incluyen cuestionarios para reservas o registro previo, designar grupos específicos de usuarios para el acceso a Reserva de espacio de trabajo, exigir autenticación del usuario para las reservas y mucho más.
Estos ajustes se pueden refinar continuamente por nivel de ubicación, incluida la configuración diferente entre pisos si el ajuste no está bloqueado por un nivel superior dentro de la jerarquía de ubicaciones.
Bloquear la configuración en cualquier nivel bloqueará la configuración de todos los niveles inferiores. No bloquee ninguna configuración a nivel de cuenta o inferior que tenga la intención de personalizar por piso o ubicación.
Nivel de cuenta
Para modificar la configuración a nivel de cuenta:
Inicie sesión en el portal web de Zoom como administrador o usuario autorizado con el Privilegio para editar la configuración de la cuenta.
En el menú de navegación, haga clic en Administración de espacios de trabajo, luego Workspaces.
En la parte superior de la página, haga clic en Configuración de la cuenta junto a Workspaces.
Habilite o deshabilite la configuración según desee.
Nivel de ubicación
A diferencia de la configuración de otros Servicios de Zoom, que a menudo puede configurarse dentro de grupos de usuarios, la configuración específica de grupo o ubicación para Reserva de espacio de trabajo se configura a nivel de ubicación.
Para modificar la configuración a nivel de ubicación:
Inicie sesión en el portal web de Zoom como administrador o usuario autorizado con el Privilegio para editar la configuración de la cuenta.
En el menú de navegación, haga clic en Administración de espacios de trabajo, luego Workspaces.
Navegue hasta el nivel de ubicación que está editando, desde piso hasta país, y haga clic en Editar.
Habilite o deshabilite la configuración según desee.
Controles y restricciones avanzados de reserva
Esta sección ofrece opciones avanzadas para que las organizaciones controlen y restrinjan más de cerca los Espacios de trabajo.
Horario de oficina y ventanas de reserva
La configuración del horario comercial funciona en múltiples niveles jerárquicos, desde los ajustes de toda la cuenta hasta los horarios de espacios de trabajo individuales. Este control granular se adapta a diversos escenarios, como sedes centrales que operan con horario ampliado mientras las oficinas satélite mantienen horarios estándar, o salas específicas que están disponibles fuera del horario comercial normal para proyectos especiales.
Los horarios festivos funcionan junto con el horario comercial regular para bloquear automáticamente las reservas durante los cierres sin requerir intervención manual. Los administradores pueden definir horarios festivos con meses de anticipación, especificando diferentes horas para días de cierre parcial o bloqueando por completo las reservas durante los cierres de toda la empresa. El sistema respeta estos horarios en todas las interfaces de reserva, evitando que los usuarios reserven accidentalmente espacios cuando las instalaciones están cerradas.
Gestión de duración y frecuencia de las reservas
La configuración del intervalo de reserva, ajustable a bloques de 1, 5, 15 o 30 minutos, permite a las organizaciones adaptar sus reservas a los patrones de uso reales.
Por ejemplo, una instalación de investigación podría usar intervalos de 30 minutos para salas de equipos, mientras que una firma de consultoría podría preferir intervalos de 15 minutos para cabinas telefónicas. La mejora que permite reservas que cruzan la medianoche amplía la duración máxima de la reserva a 24 horas, lo que acomoda a trabajadores por turnos, proyectos nocturnos y sesiones de colaboración internacional que se extienden más allá del horario comercial tradicional.
Reservas de varias salas para eventos complejos
La capacidad de reserva de varias salas aborda un desafío de larga data para los coordinadores de eventos que gestionan reuniones complejas. Usando la vista de cuadrícula, los coordinadores pueden reservar varias salas en diferentes edificios y ubicaciones bajo un único ID de reserva. Este enfoque unificado es esencial para eventos como reuniones de toda la empresa con salas de desbordamiento, sesiones de formación que requieren espacios de trabajo en grupo o conferencias que abarcan varios recintos.
Flujo de trabajo de aprobación para reservas de espacio de trabajo
Esta configuración impide que los espacios premium se reserven por orden de llegada. En su lugar, los usuarios solicitan una reserva y un administrador aprueba la reserva manualmente.
Cuando un usuario solicita una reserva en un espacio de trabajo controlado, la solicitud pasa por un proceso de aprobación con aprobadores designados que reciben notificaciones y pueden aprobarla o rechazarla junto con notas. Los usuarios pueden revisar el estado de la solicitud y ver a los aprobadores. Los propietarios de la cuenta y los administradores también pueden configurar aprobadores.
Para obtener más información, consulte el artículo de Soporte de Zoom Introducción del flujo de aprobación de reservas de espacios de trabajo.
Se puede requerir que los usuarios completen un cuestionario previo a la reserva y/o un cuestionario previo al registro de entrada
Un administrador o usuario autorizado puede requerir que los usuarios completen un cuestionario previo a la reserva y/o un cuestionario previo al registro de entrada. Estos cuestionarios se pueden personalizar con respuestas de opción única, opción múltiple y respuesta breve.
Un cuestionario previo a la reserva se presenta en el momento en que un usuario realiza una reserva. Los cuestionarios previos al registro de entrada se pueden enviar entre 2 y 72 horas antes de la hora de registro de entrada, y la reserva se cancelará automáticamente si el usuario no completa el cuestionario antes de una hora especificada.
Consulte nuestra documentación de soporte para obtener más información sobre Cuestionarios de Reserva de espacio de trabajo.
Configure integraciones de calendario para una reserva sin interrupciones
La expansión de Reserva de espacio de trabajo a las principales plataformas de calendario representa un cambio fundamental en la forma en que los usuarios interactúan con el sistema de reservas. En lugar de exigir a los usuarios que alternen entre aplicaciones, estas integraciones llevan Reserva de espacio de trabajo directamente a las herramientas donde los empleados gestionan sus horarios diarios.
Microsoft Outlook Integraciones
El complemento de Outlook incorpora la funcionalidad de Reserva de espacio de trabajo directamente dentro de la interfaz de Outlook, donde muchos usuarios pasan su jornada laboral. Al crear o editar invitaciones de reunión, los usuarios ven espacios de trabajo disponibles con fotografías, información de capacidad y detalles de los recursos sin salir de Outlook.
El sistema de Integraciones respeta la Configuración administrativa existente, incluidas las exigencias de aprobación, las restricciones de reserva y las asignaciones de vecindario, para proporcionar una aplicación coherente de las políticas independientemente del método de reserva.
Google espacio de trabajo y Zoom Calendar Soporte
La funcionalidad similar se extiende a los usuarios de Google espacio de trabajo a través del add-on de Zoom para Google espacio de trabajo. La integración proporciona la misma información rica de espacio de trabajo y las capacidades de reserva dentro de Google Calendar para ofrecer equivalencia de Características entre plataformas.
Para las organizaciones que usan la solución de calendario nativa de Zoom, el Soporte de Reserva de espacio de trabajo ofrece una experiencia totalmente integrada sin الحاجة de servicios de calendario de terceros.
Notificaciones para plataformas de colaboración en equipo
Las Integraciones con Microsoft Teams y Slack van más allá de simples notificaciones para crear una experiencia interactiva de gestión del espacio de trabajo dentro de las herramientas de comunicación de un equipo.
Los usuarios reciben recordatorios de reservas, alertas de registro de entrada y notificaciones de llegada de visitantes directamente en sus canales de equipo o mensajes directos. El chatbot de Zoom está Disponible en todas las plataformas y permite a los usuarios registrarse en las reservas, extender las reservas o consultar la disponibilidad del espacio de trabajo sin necesidad de cambiar de aplicación.
Los administradores controlan las preferencias de Notificación a nivel de la cuenta, determinando qué alertas reciben los usuarios y a través de qué canales, evitando la sobrecarga de Notificación mientras ayudan a que los mensajes importantes lleguen a sus destinatarios previstos.
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