Experiencia del administrador
Los administradores pueden configurar Reserva de espacios estableciendo la integración de calendario, jerarquías de ubicación, planos de planta y más.
Esta sección cubre la experiencia del administrador en Reserva de Espacios de Trabajo, incluyendo la definición del acceso por roles, el establecimiento de la jerarquía de edificios, la creación de planos de planta, la selección de ajustes de funciones y la realización de otras funciones de administrador.
Definir el acceso por roles para Reserva de Espacios de Trabajo
Todos los administradores tienen acceso a la configuración de la cuenta de Reserva de Espacios de Trabajo de forma predeterminada. Sin embargo, también pueden crear roles personalizados con permisos de acceso explícitos.
Como propietario de la cuenta de Zoom o administrador autorizado para editar roles, navegue a la Administración de roles página en el portal web.
Debe tener acceso de administrador para ver la página de Administración de roles. Si el enlace anterior muestra un Acceso restringido (200) error, comuníquese con su administrador de Zoom para obtener acceso a la función Roles.
Haga clic en la icono de lápiz junto al rol que está editando.
Navegue a la Administración de espacios de trabajo subsección y defina el acceso del rol según lo desee.
Repita para cualquier rol adicional.
Configuración de Reserva de Espacios de Trabajo
Esta sección ofrece pasos para configurar Reserva de Espacios de Trabajo de principio a fin.
Las siguientes instrucciones proporcionan una experiencia de configuración lineal para los nuevos administradores de Reserva de Espacios de Trabajo. Aunque existen métodos alternativos de configuración, Zoom recomienda seguir estas instrucciones en el orden proporcionado para establecer familiaridad con los conceptos y la estructura centrales del servicio.
Paso uno: integre su servicio de calendario
Para mantener reservas y disponibilidad precisas, Reserva de Espacios de Trabajo necesita integrarse con su proveedor de servicio de calendario. Cada espacio de trabajo reservable requiere un recurso de calendario asociado, gestionado por una cuenta de servicio de calendario.
Si su cuenta ya tiene una integración de calendario configurada en su cuenta de Zoom, avance al siguiente paso. Si su cuenta no no tiene un servicio de calendarios configurado, o si no está familiarizado con la configuración de una cuenta de recurso de calendario y recursos de calendario, consulte una de nuestras guías de integración de calendario para Office 365, Exchange, o Google para completar este proceso. Zoom Rooms también son compatibles con el servicio Zoom Calendar.
Las guías de integración de calendario anteriores se refieren a las integraciones de calendario de Zoom Rooms. Reserva de Espacios de Trabajo utiliza la misma funcionalidad de calendario que Zoom Rooms y requiere las mismas configuraciones. Los usuarios pueden seguir todas las instrucciones tal como se proporcionan, o detenerse en la sección Cómo agregar el servicio de calendario a Zoom y completar esos pasos a través de la Administración de espacios de trabajo: página de integración de calendario en su lugar, si lo desea.
Paso dos: cree la jerarquía de ubicaciones
Las configuraciones de Reserva de Espacios de Trabajo se construyen sobre la jerarquía de ubicaciones de una cuenta. Usted deben debe configurarlas antes de crear un plano de planta o designar ubicaciones de espacios de trabajo.
Si su cuenta ya tiene una jerarquía de ubicaciones existente, avance al siguiente paso. Si su cuenta no tiene una jerarquía existente, realice los siguientes pasos:
Inicie sesión en el portal web de Zoom como administrador con el privilegio de editar la configuración de la cuenta.
Haga clic en la Administración de espacios de trabajo desplegable, luego seleccione Espacios de trabajo.
Haga clic en + Agregar ubicación. Aparecerá una ventana emergente Agregar ubicación.
En la ventana emergente, personalice su entorno de Espacios de trabajo creando una disposición del sistema jerárquica y eligiendo las ubicaciones que necesita para su organización.
Haga clic en Finalizar cuando su estructura aparezca correctamente.
El La páginaEspacios de trabajo mostrará ahora un panel de directorio, que incluye un conjunto de pestañas para, Plantas, Edificios, Campus, Ciudades, y EstadosPaíses/Regiones
, según su configuración. Editar Editar
Para cada nivel de ubicación en su jerarquía, seleccione la pestaña correspondiente y haga clic en + Agregar planta/edificio/ciudad/etc. para construir la infraestructura de su oficina.
El nivel de planta es necesario para que Reserva de Espacios de Trabajo se configure. No avance si su jerarquía no incluye el nivel de planta.
Para obtener más información, consulte nuestra documentación de soporte sobre administración de la jerarquía de ubicaciones de Reserva de Espacios de Trabajo.
(Opcional) Configure vecindarios para acceso controlado
Con el fin de equilibrar la adaptabilidad que ofrece el hot-desking, los vecindarios también tienen en cuenta la necesidad de mantener la proximidad del equipo y la organización por departamentos.
Después de establecer su jerarquía de ubicaciones, puede designar áreas específicas de cada planta como vecindarios con reglas de acceso controlado. Esta función permite a las organizaciones mantener la cohesión del equipo a la vez que maximizan la eficiencia general del espacio.
Cada vecindario recibe un nombre descriptivo y puede asignarse a grupos de usuarios específicos o individuos. El verdadero poder de los vecindarios reside en su flexibilidad basada en el tiempo. Los administradores podrían hacer que un vecindario esté disponible exclusivamente para el equipo de finanzas de lunes a miércoles, y luego abrirlo a todos los empleados los jueves y viernes. Este enfoque proporciona a los equipos un espacio reservado cuando necesitan trabajar juntos y, al mismo tiempo, evita la infrautilización durante los periodos de menor demanda.
El soporte de zonas horarias dentro de los vecindarios acomoda a las organizaciones que abarcan múltiples regiones. Cada vecindario puede operar con su propia configuración de zona horaria, de modo que las reglas de acceso se apliquen correctamente independientemente de dónde se encuentren los administradores o usuarios.
Paso tres: agregue plantas
Después de haber establecido la estructura de alto nivel para sus oficinas, cada ubicación requiere al menos un nivel de planta para usar Reserva de Espacios de Trabajo. Agregue niveles de planta a cada edificio/campus/ciudad/etc. dentro de su jerarquía realizando los siguientes pasos:
Acceda a Administración de espacios de trabajo.
Haga clic en la mostrará ahora un panel de directorio, que incluye un conjunto de pestañas para pestaña.
Haga clic en la haga clic en + Agregar planta botón en la esquina superior derecha, y aparecerá un panel Agregar nueva planta .
En el panel, introduzca información para el Nombre de la planta.
(Opcional) Introduzca información para la Descripción.
Seleccione la ubicación donde desea colocar su planta dentro de su jerarquía.
Haga clic en Guardar y agregar otra para agregar más plantas para cada una de sus ubicaciones.
Haga clic en Finalizar cuando haya terminado.
Paso cuatro: cree los espacios de trabajo reservables de cada planta
Después de crear sus plantas, un administrador o usuario autorizado puede crear espacios de trabajo reservables para la planta que se asignarán más adelante en el proceso.
Para crear espacios de trabajo para una planta:
Acceda a Administración de espacios de trabajo.
Haga clic en una planta existente desde la Planta pestaña.
Una vez seleccionada la planta, haga clic en + Agregar espacios de trabajo, y aparecerá un panel lateral en el lado derecho de su pantalla.
En Tipo de espacio de trabajo, seleccione un Escritorio o Sala solo para reservas.
Todas las Zoom Rooms deben crearse a través de la interfaz de Zoom Rooms por un administrador o usuario autorizado. Para información adicional, consulte nuestra documentación de soporte para obtener instrucciones sobre cómo habilitar Dispositivos de Zoom Phone y Zoom Rooms para Reserva de Espacios de Trabajo.
Introduzca el Nombre del escritorio o Nombre de la sala.
En Calendario, seleccione un recurso de calendario para conectar al escritorio o sala (requerido para la funcionalidad de reserva).
(Opcional) Bajo Activos (opcional), agregue manualmente o seleccione activos asociados con el escritorio (como un monitor dual, escritorio ajustable, etc.).
Haga clic en Guardar y agregar otra para agregar otro espacio de trabajo hasta completar.
Haga clic en Finalizar para guardar sus cambios.
(Opcional) Cree asignaciones permanentes de escritorios y use flujos de trabajo de aprobación para espacios de alto demanda
Los administradores también pueden crear asignaciones permanentes para usuarios específicos. Para más información, consulte el artículo de soporte de Zoom Designe a un usuario único o a varios usuarios para reservar espacios de trabajo específicos.
Los flujos de trabajo de aprobación para espacios de alto demanda o especializados proporcionan un proceso formal de solicitud y revisión para ubicaciones premium, áreas ejecutivas o espacios con equipos especiales. Al habilitar "Aprobación requerida" para un espacio de trabajo, todas las solicitudes de reserva se envían a los aprobadores designados, quienes pueden ser administradores de Gestión de Espacios de Trabajo o administradores de Reservas.
Para obtener más información sobre los flujos de trabajo de aprobación, consulte el artículo de soporte de Zoom Introducción del flujo de aprobación de reserva de espacios de trabajo.
Paso cinco: cargue un mapa de la planta
Después de crear los espacios de trabajo de su planta, cargue la imagen del mapa de la planta; esto se mostrará a los usuarios al seleccionar un espacio, para preparar las ubicaciones de los espacios reservables para su designación. Para cargar un plano de planta:
Acceda a Administración de espacios de trabajo.
En el menú de jerarquía en el lado izquierdo de su pantalla, seleccione la jerarquía con el mapa de la planta correspondiente que pretende cargar.
Haga clic en la Editar botón junto a la planta deseada.
Haga clic en + Agregar mapa de planta botón para cargar el mapa de la planta seleccionada como un archivo de imagen.
Después de que se cargue la imagen, haga clic en Cerrar en la esquina superior derecha.
Repita para todas las plantas aplicables o avance al siguiente paso para asignar ubicaciones de espacios de trabajo.
Para obtener más información, consulte nuestra documentación de soporte sobre administración de mapas de planta de Reserva de Espacios de Trabajo.
Paso seis: asigne espacios de trabajo a su plano de planta
Si se han realizado todos los pasos anteriores, ahora se pueden asignar los espacios de trabajo al plano de planta. Para asignar espacios de trabajo:
Acceda a Administración de espacios de trabajo.
En la jerarquía en el lado izquierdo de su pantalla, haga clic en una ubicación y seleccione la planta a la que está asignando espacios de trabajo.
Si ya se ha cargado un mapa de planta, haga clic en Editar mapa de planta. Si no hay disponible un mapa de planta, haga clic en + Agregar mapa de planta, y cargue el mapa de la planta seleccionada.
La pantalla siguiente mostrará el mapa de planta cargado con un panel de menú en el lado izquierdo de la página, con Agregar espacios de trabajo al mapa, Escritorios, Salas, Quioscos, y Solo señalización digital espacios de trabajo disponibles.
Seleccione un espacio de trabajo para colocar en el mapa (p. ej., una sala de conferencias).
Arrastre y suelte el nombre del espacio de trabajo previsto desde el panel del lado izquierdo a su ubicación en el plano de planta.
Si procede, ajuste las dimensiones del espacio de trabajo para que se adapten al plano de planta.
El tamaño del icono del escritorio se puede ajustar mediante un control deslizante debajo del plano de planta.
La asignación de quioscos y señalización digital al plano de planta mostrará un marcador de “Usted está aquí” al ver el plano de planta desde el dispositivo.
Asigne un recurso de calendario si no se ha asignado uno.
Confirme que se aplican los activos correspondientes al espacio de trabajo y haga clic en Guardar cuando haya terminado.
Repita los pasos 5-8 según sea necesario para aplicar todos los espacios de trabajo, quioscos y señalización digital al plano de planta.
Una vez completo, haga clic en Guardar y Cerrar en la esquina superior derecha de la pantalla.
Repita según sea necesario hasta que todos los planos de planta estén configurados.
(Opcional) Paso siete: configure la orientación para la navegación interior
La orientación transforma la experiencia a menudo frustrante de encontrar un espacio de trabajo reservado en oficinas grandes o desconocidas en un recorrido guiado que los usuarios pueden seguir en sus dispositivos móviles. Esta función proporciona indicaciones paso a paso desde las entradas del edificio hasta escritorios o salas de reuniones específicas, reduciendo significativamente el tiempo que los empleados dedican a buscar sus espacios reservados.
Para configurar la orientación, consulte el artículo de soporte de Zoom Configurar la orientación para Reserva de Espacios de Trabajo.
El sistema de orientación se adapta en función de cómo los usuarios acceden a él. Cuando alguien usa la orientación desde su dispositivo móvil después de hacer una reserva, puede seleccionar su punto de entrada y recibir direcciones personalizadas a su espacio de trabajo.
Esto completa el proceso de configuración de Reserva de Espacios de Trabajo.
Zoom Rooms y los dispositivos de Zoom Phone se pueden asignar como espacios de escritorio reservables
Los administradores pueden asignar Zoom Rooms y dispositivos de Zoom Phone a un escritorio para reservas, incluido un código QR para registrarse. Este proceso requiere configuraciones de backend adicionales para habilitar la asignación de planta.
Consulte nuestra documentación de soporte para obtener instrucciones sobre cómo habilitar Dispositivos de Zoom Phone y Zoom Rooms para Reserva de Espacios de Trabajo.
Los espacios de trabajo sin dispositivos que se conecten a los servicios de Zoom pueden usar un código QR imprimible para el registro
Aunque las Zoom Rooms y los dispositivos de Zoom Phone pueden mostrar un código QR para registrarse en pantalla, algunas ubicaciones de espacios de trabajo reservables, como escritorios, pueden no tener un dispositivo compatible con Zoom capaz de mostrar un código QR para el registro. En su lugar, un administrador o usuario autorizado puede imprimir y colocar un código QR específico para cada espacio de trabajo para el registro del usuario. Para imprimir códigos QR para estos espacios de trabajo:
Confirme que todos los espacios de trabajo están asignados en la planta para la que está imprimiendo los códigos QR.
En el menú de navegación del portal web, haga clic en Administración de espacios de trabajo, luego La página.
Ubique la planta para la que está imprimiendo los códigos QR y haga clic en Editar.
Ubique la configuración de Códigos QR de espacio de trabajo.
Descargar o Imprimir los códigos QR y adjunte uno a cada espacio de trabajo correspondiente.
Los usuarios ahora pueden registrarse utilizando códigos QR.
La configuración general de Reserva de Espacios de Trabajo es configurable a nivel de cuenta o ubicación
Los administradores o usuarios autorizados pueden configurar la configuración general de Reserva de Espacios de Trabajo tanto a nivel de cuenta como de ubicación. Estas configuraciones incluyen cuestionarios para reservas o pre-registro, la designación de grupos de usuarios específicos para el acceso a Reserva de Espacios de Trabajo, la exigencia de autenticación de usuarios para reservas y más.
Estas configuraciones pueden afinarse continuamente por nivel de ubicación, incluidas diferentes configuraciones entre plantas si la configuración no está bloqueada por un nivel superior dentro de la jerarquía de ubicaciones.
Bloquear la configuración en cualquier nivel bloqueará la configuración para todos los niveles subyacentes. No bloquee ninguna configuración a nivel de cuenta o inferior que tenga la intención de personalizar por planta o ubicación.
Nivel de cuenta
Para modificar la configuración a nivel de cuenta:
Inicie sesión en el portal web de Zoom como administrador o usuario autorizado con el privilegio de editar la configuración de la cuenta.
En el menú de navegación, haga clic en Administración de espacios de trabajo, luego La página.
En la parte superior de la página, haga clic en Configuración de la cuenta junto a La página.
Habilite o deshabilite las configuraciones según lo desee.
Nivel de ubicación
A diferencia de las configuraciones de otros servicios de Zoom que a menudo se pueden configurar dentro de Grupos de usuarios, las configuraciones específicas de grupo o ubicación para Reserva de Espacios de Trabajo se configuran a nivel de ubicación.
Para modificar la configuración a nivel de ubicación:
Inicie sesión en el portal web de Zoom como administrador o usuario autorizado con el privilegio de editar la configuración de la cuenta.
En el menú de navegación, haga clic en Administración de espacios de trabajo, luego La página.
Navegue al nivel de ubicación que está editando, desde la planta hasta el país, y haga clic en Editar.
Habilite o deshabilite las configuraciones según lo desee.
Controles y restricciones avanzadas de reserva
Esta sección ofrece opciones avanzadas para que las organizaciones controlen y restrinjan más de cerca los Espacios de trabajo.
Horario de oficina y ventanas de reserva
La configuración de horario comercial opera en múltiples niveles jerárquicos, desde la configuración a nivel de cuenta hasta los horarios individuales de los espacios de trabajo. Este control granular acomoda diversos escenarios, como que la sede opere con horario extendido mientras las oficinas satélite mantienen horarios estándar, o que determinadas salas estén disponibles fuera del horario comercial normal para proyectos especiales.
Los calendarios de días festivos funcionan en conjunto con el horario comercial regular para bloquear automáticamente las reservas durante los cierres sin requerir intervención manual. Los administradores pueden definir calendarios de días festivos con meses de antelación, especificando diferentes horarios para días de cierre parcial o bloqueando completamente las reservas para cierres de toda la empresa. El sistema respeta estos calendarios en todas las interfaces de reserva, evitando que los usuarios reserven espacios por error cuando las instalaciones están cerradas.
Gestión de la duración y la frecuencia de las reservas
La configuración de incremento de reserva, ajustable a bloques de 1, 5, 15 o 30 minutos, permite a las organizaciones adaptar sus reservas a los patrones reales de uso.
Por ejemplo, una instalación de investigación podría usar incrementos de 30 minutos para salas de equipo, mientras que una consultora podría preferir incrementos de 15 minutos para cabinas telefónicas. La mejora que permite reservas que cruzan la medianoche extiende la duración máxima de la reserva a 24 horas, acomodando a trabajadores por turnos, proyectos nocturnos y sesiones de colaboración internacional que abarcan el horario laboral tradicional.
Reservas multisalas para eventos complejos
La capacidad de reservas multisalas aborda un desafío de larga data para los coordinadores de eventos que gestionan reuniones complejas. Usando la vista de cuadrícula, los coordinadores pueden reservar varias salas en diferentes edificios y ubicaciones bajo un único ID de reserva. Este enfoque unificado es esencial para eventos como reuniones generales con salas de desbordamiento, sesiones de capacitación que requieren salas de trabajo en grupo o conferencias que abarcan múltiples sedes.
Flujo de aprobación para reservas de espacios de trabajo
Esta configuración evita que los espacios premium se reserven por orden de llegada. En su lugar, los usuarios solicitan una reserva y un administrador aprueba manualmente la reserva.
Cuando un usuario solicita una reserva en un espacio controlado, la solicitud pasa por un proceso de aprobación con aprobadores designados que reciben notificaciones y pueden aprobar o rechazar junto con notas. Los usuarios pueden revisar el estado de la solicitud y ver a los aprobadores. Los propietarios y administradores de la cuenta también pueden configurar aprobadores.
Para obtener más información, consulte el artículo de soporte de Zoom Introducción del flujo de aprobación de reserva de espacios de trabajo.
Se puede exigir a los usuarios que completen un cuestionario previo a la reserva y/o previo al registro
Un administrador o usuario autorizado puede requerir que los usuarios completen un cuestionario previo a la reserva y/o previo al registro. Estos cuestionarios son personalizables con respuestas de elección única, elección múltiple y respuesta corta.
Un cuestionario previo a la reserva se presenta en el momento en que un usuario realiza una reserva. Los cuestionarios previos al registro se pueden enviar entre 2 y 72 horas antes de la hora de registro, y la reserva se cancelará automáticamente si el usuario no completa el cuestionario antes de un tiempo especificado.
Consulte nuestra documentación de soporte para obtener más información sobre Cuestionarios de Reserva de Espacios de Trabajo.
Configure integraciones de calendario para una reserva sin interrupciones
La expansión de Reserva de Espacios de Trabajo a las principales plataformas de calendario representa un cambio fundamental en la forma en que los usuarios interactúan con el sistema de reservas. En lugar de obligar a los usuarios a cambiar entre aplicaciones, estas integraciones llevan Reserva de Espacios de Trabajo directamente a las herramientas donde los empleados gestionan sus agendas diarias.
Integración con Microsoft Outlook
El complemento de Outlook integra la funcionalidad de Reserva de Espacios de Trabajo directamente dentro de la interfaz de Outlook, donde muchos usuarios pasan su jornada laboral. Al crear o editar invitaciones a reuniones, los usuarios ven espacios de trabajo disponibles con fotografías, información de capacidad y detalles de activos sin salir de Outlook.
La integración respeta la configuración administrativa existente, incluidos los requisitos de aprobación, las restricciones de reserva y las asignaciones de vecindarios, para proporcionar una aplicación coherente de políticas independientemente del método de reserva.
Compatibilidad con Google Workspace y Zoom Calendar
La funcionalidad similar se extiende a los usuarios de Google Workspace mediante el complemento Zoom para Google Workspace. La integración proporciona la misma información detallada del espacio de trabajo y las capacidades de reserva dentro de Google Calendar para ofrecer paridad de funciones entre plataformas.
Para las organizaciones que utilizan la solución de calendario nativa de Zoom, el soporte de Reserva de Espacios de Trabajo ofrece una experiencia totalmente integrada sin requerir servicios de calendario de terceros.
Notificaciones para plataformas de colaboración de equipos
La integración con Microsoft Teams y Slack va más allá de las notificaciones simples para crear una experiencia interactiva de gestión de espacios de trabajo dentro de las herramientas de comunicación de un equipo.
Los usuarios reciben recordatorios de reserva, alertas de registro y notificaciones de llegada de visitantes directamente en sus canales de equipo o mensajes directos. El chatbot de Zoom está disponible en todas las plataformas y permite a los usuarios registrarse en reservas, extender reservas o consultar la disponibilidad de espacios de trabajo sin necesidad de cambiar de aplicación.
Los administradores controlan las preferencias de notificación a nivel de cuenta, determinando qué alertas reciben los usuarios y a través de qué canales, evitando la sobrecarga de notificaciones y ayudando a que los mensajes importantes lleguen a los destinatarios previstos.
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