Experiencia del usuario
Los usuarios pueden hacer reservas a través de la aplicación de escritorio, el portal web, la aplicación móvil o integraciones de calendario, y luego registrarse usando códigos QR, detección automática de WiFi o conexiones USB-C.
Esta sección cubre la experiencia del usuario con la Reserva de espacios de trabajo, incluida la lectura del plano de planta, la reserva de un espacio de trabajo y el registro de entrada en una reserva.
Reservar un espacio de trabajo
Las secciones siguientes detallan las diferentes formas en que un usuario puede acceder a la Reserva de espacios de trabajo y hacer una reserva en distintas aplicaciones de Zoom.
Hacer una reserva desde la aplicación de escritorio Zoom Workplace
Abra la aplicación Zoom Workplace.
Haga clic en la La página icono en la barra de navegación en la parte superior de la ventana.\
(Opcional) Si el icono de Espacios de trabajo no es visible, haga clic en …Más icono y seleccione el icono de Espacios de trabajo.
Haga clic en la + Reservar botón en la parte superior de la ventana para hacer una reserva.\
(Opcional) Haga clic en Mis reservas en la esquina superior derecha de la ventana si tiene una reserva existente.
(Opcional) Haga clic en el menú desplegable del plano de planta de la oficina actual para seleccionar un plano de planta de oficina diferente y hacer reservas adicionales.
Hacer una reserva usando el portal web de Zoom
Vaya a zoom.com.
Haga clic en iniciar sesión.
Haga clic en la La página menú desplegable en el lado izquierdo de la pantalla.\
Haga clic en Reserva de espacios de trabajo para hacer una reserva o ver sus reservas existentes.
Haga clic en la + Reservar botón en la parte superior de la pantalla para hacer una reserva.\
(Opcional) Haga clic en Mis reservas en la esquina superior derecha de la pantalla si tiene una reserva existente.
(Opcional) Haga clic en el menú desplegable del plano de planta de la oficina actual para seleccionar un plano de planta de oficina diferente y hacer reservas adicionales.\
Hacer una reserva desde la aplicación móvil de Zoom
Abra la aplicación móvil de Zoom.
Toque el … Más icono y seleccione el La página icono.\
(Opcional) Toque el Reordenar enlace y mueva el icono de Espacios de trabajo a su cajón principal de aplicaciones. Esto ahorra un paso la próxima vez que necesite reservar un escritorio o sala.
Toque el icono + en el lado derecho de la pantalla para hacer una reserva.\
(Opcional) Toque el Mis reservas pestaña en la parte superior de la aplicación si tiene una reserva existente.
(Opcional) Toque el menú desplegable del plano de planta de la oficina actual para seleccionar un plano de planta de oficina diferente y hacer reservas adicionales.
(Opcional) Hacer una reserva con el complemento Zoom para Outlook o la extensión de Chrome de Zoom
Los usuarios también pueden reservar escritorios directamente desde Outlook o Chrome usando el complemento de Zoom para Outlook o la extensión de Zoom para Chrome. Los escritorios aparecen como opciones junto a las salas de reuniones y, una vez reservados, la reserva aparece dentro del evento del calendario.
Para obtener más información, consulte el artículo de soporte de Zoom Programar escritorios de trabajo usando el complemento de Zoom para Outlook y la extensión de Zoom para Chrome.
Funciones de reserva mejoradas para los usuarios
Esta sección ofrece información adicional sobre las herramientas avanzadas de reserva disponibles para los usuarios de Reserva de espacios de trabajo.
Gestionar reservas recurrentes
La función de reservas recurrentes reconoce que muchos usuarios tienen necesidades de espacio de trabajo predecibles. En lugar de hacer reservas individuales cada día o semana, los usuarios pueden establecer patrones que reserven automáticamente sus espacios preferidos. El sistema admite patrones diarios para los usuarios que acuden a la oficina con regularidad, patrones semanales para quienes tienen días específicos en la oficina y patrones mensuales para eventos o reuniones recurrentes.
Para obtener más información sobre las reservas recurrentes, consulte el artículo de soporte de Zoom Hacer reservas recurrentes de espacios de trabajo.
Los usuarios pueden modificar las reservas recurrentes ya sea como ocurrencias individuales o como una serie completa. Esta flexibilidad acomoda tanto cambios permanentes en el horario como excepciones puntuales. El sistema mantiene la relación entre las ocurrencias, por lo que los cambios en la serie no afectan a las ocurrencias individuales que ya se han modificado. El límite de anticipación en las reservas recurrentes equilibra las necesidades de planificación y la disponibilidad de espacios; por lo tanto, evita que los usuarios monopolizen los espacios durante períodos prolongados y, al mismo tiempo, permite una cantidad práctica de programación anticipada.
Vista de línea de tiempo para la planificación visual del espacio
La vista de línea de tiempo mejora la forma en que los usuarios visualizan la disponibilidad de espacios de trabajo con una vista cronológica de todas las reservas y espacios en una planta. Los usuarios pueden identificar inmediatamente los intervalos de tiempo, ver quién ha reservado los espacios adyacentes y comprender mejor los patrones de tráfico en diferentes áreas.
Hacer reservas desde la vista de línea de tiempo implica simplemente hacer clic y arrastrar a lo largo del periodo de tiempo deseado para un espacio disponible. Esta interfaz de manipulación directa elimina el proceso de varios pasos de los formularios de reserva tradicionales, permitiendo a los usuarios reservar espacios tan rápido como pueden visualizar sus necesidades.
Sugerencias inteligentes de salas
La función de sugerencia de salas aplica análisis inteligente para ayudar a los usuarios a encontrar espacios rápidamente sin búsqueda manual. Al comenzar una reserva, el sistema evalúa múltiples factores para generar recomendaciones. Estos factores incluyen:
Requisitos de capacidad de la reunión, sugiriendo salas que acomoden a todos los participantes
Proximidad a las demás reservas del usuario ese día, minimizando el tiempo de desplazamiento entre reuniones
Patrones históricos de uso que priorizan las salas usadas con frecuencia
El algoritmo de sugerencias aprende continuamente a partir de los patrones de reserva, mejorando sus recomendaciones. Por ejemplo, si un equipo reserva constantemente salas con pizarras para sus sesiones de lluvia de ideas, el sistema prioriza salas similares para las futuras reservas de ese equipo.
Registrarse en una reserva
Los usuarios pueden registrarse en un espacio de trabajo reservado desde su escritorio a través de la aplicación Zoom, usando un dispositivo móvil o mediante un navegador web y el portal web de Zoom. Para escritorios y espacios de sala solo con reserva, puede imprimir códigos QR y colocarlos en los espacios de trabajo para facilitar el registro. Y, como se mencionó anteriormente, con Reservas automáticas habilitadas para dispositivos USB-C, los usuarios pueden conectar su portátil mediante USB-C al dispositivo de registro para registros automáticos.
Consulte el artículo de soporte de Zoom Registrarse y salir de una reserva de espacio de trabajo para más información.
Regístrese usando la aplicación de escritorio Zoom Workplace
Abra la aplicación Zoom Workplace.
Haga clic en la La página pestaña.
Acceda y regístrese en su reserva de las siguientes maneras:
Use Mis reservas:
En la esquina superior derecha, haga clic en Mis reservas.
Debajo de la reserva en la que desea registrarse, haga clic en Registrarse.
Use su avatar en el mapa de la planta:
Haga clic en su icono de avatar en el mapa de la planta.
Haga clic en Registrarse.
Si aparece un cuadro de verificación, haga clic en Registrarse.
Regístrese usando el portal web de Zoom
Puede acceder y registrarse en su reserva de las siguientes maneras:
Acceda a Mis reservas:
Busque y seleccione la reserva próxima en la que desea registrarse.
Haga clic en Registrarse.
Acceda a su avatar en el mapa de la planta:
Inicie sesión en el portal web de Zoom.
En el menú de navegación, haga clic en Reserva de espacios de trabajo.
Haga clic en su avatar.
Haga clic en Registrarse.
Si aparece un cuadro de verificación, haga clic en Registrarse para confirmar.
Regístrese usando la aplicación móvil de Zoom
Abra la aplicación móvil de Zoom.
Toque el … Más icono y seleccione el La página icono.\
Toque el Mis reservas pestaña en la parte superior de la pantalla para ver sus reservas.
Toque el Registrarse botón para activar su reserva.
Si aparece un cuadro de diálogo de verificación, toque Registrarse para verificar.
Registro mediante código QR
Abra la aplicación móvil de Zoom.
Toque su foto de perfil en la esquina superior izquierda de la pantalla.
Toque el icono de código QR en la esquina superior derecha de la pantalla.\
Escanee el código QR publicado en su espacio de trabajo reservado.
Los usuarios también pueden usar su cámara nativa para escanear el código QR, y esto los redirigirá a la aplicación móvil de Zoom para registrarse.
Métodos adicionales de registro
Esta sección detalla los métodos adicionales de registro disponibles para la configuración más allá de los códigos QR.
Registro automático basado en WiFi
Cuando los dispositivos de los usuarios se conectan a la red WiFi de la oficina configurada, la aplicación Zoom detecta esta conexión y procesa automáticamente sus registros para cualquier reserva de escritorio activa. Este proceso fluido no requiere ninguna acción por parte del usuario más allá de su rutina habitual de conectarse a la red de la oficina.
Para obtener más información sobre cómo configurar los registros por WiFi, consulte el artículo de soporte de Zoom Habilitar o deshabilitar el registro automático.
Alternativamente, los administradores pueden configurar el sistema para solicitar confirmación antes del registro automático, equilibrando la conveniencia con la preferencia del usuario.
La función de registro por WiFi solo se aplica a las reservas de escritorios, reconociendo que los patrones de uso de las salas de reuniones difieren de las necesidades de los espacios de trabajo individuales. Las salas de reuniones todavía requieren registro manual o detección de presencia mediante sensores de sala para ofrecer un seguimiento más preciso de estos recursos compartidos.
Reservas automáticas a través de USB
Cuando un administrador o el propietario de la cuenta lo habilitan, esta función permite a los usuarios registrarse o reservar instantáneamente un espacio de trabajo simplemente conectando su portátil al dispositivo de registro mediante una conexión USB-C. Si el espacio está libre, la conexión realiza y confirma la reserva; si alguien ya ha reservado ese espacio, el usuario recibe una notificación de que está ocupado. Esto reduce la dependencia de códigos QR o búsquedas manuales de escritorios, ayudando a agilizar los procesos de reserva.
Para usar esta función, la organización debe tener una cuenta de Zoom Pro, Business, Education o Enterprise y contar con una suscripción a Reserva de espacios de trabajo, Zoom Rooms o Teléfono de área común. En este momento, esta función es compatible solo con el Logi Dock Flex, que es un dispositivo certificado por Zoom.
Opciones flexibles de registro y extensión
La capacidad de registro superpuesto permite a los usuarios registrarse en su reserva incluso cuando el ocupante anterior no ha realizado el registro de salida formalmente. Esta función evita cuellos de botella durante periodos de transición concurridos, como el cambio de reuniones al mediodía, manteniendo al mismo tiempo los registros de ocupación.
Cuando los usuarios necesitan tiempo adicional en su espacio de trabajo, pueden extender directamente desde las pantallas de programación sin necesidad de navegar por múltiples avisos o confirmaciones. Los códigos QR actualizados admiten múltiples funciones más allá del simple registro, lo que permite a los usuarios registrarse anticipadamente al salir antes de que termine su reserva, extender su reserva actual cuando necesiten más tiempo o incluso hacer nuevas reservas para espacios disponibles.
Las capacidades de registro remoto, cuando las habilitan los administradores, permiten a los usuarios confirmar su reserva desde las invitaciones del calendario o las notificaciones de chat.
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