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Verwaltung

Planen

Das Erstellen eines Planen innerhalb von Workforce Management ist ein dreistufiger Prozess: Einrichtung, Planung, und Verfeinerung.

Einrichtung

Um das Planen in Workforce Management zu initiieren, richten Sie die zentrale Infrastruktur für das Planen ein, die den Prozess unterstützt. Dazu gehört das Erstellen von Planen Gruppen, Aktivitäten und Schichten, die mit Agents verknüpft werden. Sobald diese Infrastruktur-Elemente für eine bestimmte Planen Gruppe vorhanden sind, kann ein Planen Administrator mit der Planungsphase fortfahren.

Planung

Die Planungsphase bestimmt die Art eines Planen. Bei der Produkteinführung haben Administratoren für Planen zwei Planungsmethoden verfügbar:

  • Manuelles Planen: Erstellen und passen Sie einen Planen mithilfe von Aktivitäten und Schichten an.

  • Prognose: Eine mechanisierte Planen-Lösung, die Aktivitäten- und Schichtinformationen verwendet, um Agenten entsprechend dem prognostizierten Engagement-Volumen zu planen, aber möglicherweise einige manuelle Anpassungen.

Nachdem der Planen-Ansatz festgelegt wurde und die notwendigen Teilprozesse durchgeführt wurden (falls zutreffend), kann der Administrator für Planen mit der Verfeinerungsphase fortfahren.

Verfeinerung

Die Verfeinerungsphase umfasst die Feinabstimmung eines Planen oder einer Prognose, um eine ausreichende Aktivität und Schichtabdeckung sicherzustellen. Bei manueller Planung bedeutet dies, zu bestätigen, dass Ihre geplante Abdeckung Ihrer erwarteten Nachfrage entspricht. Bei Prognosen bestätigen Sie, dass ausreichend Netto-Personal für das erwartete Engagement-Volumen vorhanden ist.

Prognose

Eine Prognose erstellen

Verwenden Sie Prognosen, um das zukünftige Kontaktvolumen des Contact Center zu antizipieren und eine ausreichende Personalausstattung sicherzustellen. Obwohl eine Prognose von der Entwicklung zusätzlicher Planen-Infrastruktur abhängt – wie Scheduling Groups – kann eine Prognose in drei Phasen verstanden werden: Initialisierung, Vorschau, und Veröffentlichung.

Initialisierung

Die Initialisierungsphase nutzt die vorhandene Infrastruktur, insbesondere Scheduling Groups. Wenn eine Scheduling Group mit mindestens einer Contact Center-Queue und den zugehörigen Agenten eingerichtet ist, umfassen die verbleibenden Schritte die Definition wesentlicher Aspekte der Forecast. Dazu gehört:

  • einen Namen vergeben

  • das Startdatum angeben

  • die Dauer festlegen (bis zu vier Wochen)

  • die zu berücksichtigenden Zielmetriken bestimmen

Vorschau

Die Vorschauphase bietet eine umfassende Zusammenfassung des prognostizierten Anrufvolumens und des erwarteten Personalbedarfs. Dazu gehören das erwartete Volumen für jedes 15-Minuten-Intervall und die durchschnittliche Dauer der Anrufbearbeitung (zum Beispiel Gespräch + Haltezeit + Nachbearbeitung). Administratoren für die Planung können die Prognose fein abstimmen oder per Massenbearbeitung anpassen, um erwartete Änderungen im Volumen zu berücksichtigen, die anderweitig nicht durch historische Daten abgebildet werden. Nachdem das prognostizierte Volumen bestätigt wurde, generieren Sie die empfohlene Personalplanung für die Prognose.

Veröffentlichung

Nachdem Sie das Anrufvolumen und den Personalbedarf einer Prognose in der Vorschau geprüft haben, schließen Sie die Prognose ab und veröffentlichen Sie sie in der planen. Möglicherweise müssen Sie einen zweiten Durchgang zur Feinabstimmung der Personalstärken durchführen, um eine ausreichende Abdeckung des prognostizierten Engagement-Volumens sicherzustellen. Sobald die Personalstärken bestätigt sind, veröffentlichen Sie den prognostizierten Plan.

Intraday-Management

Der folgende Abschnitt beschreibt das Intraday-Management von Agenten und planen.

Planung und Aktivitätsmanagement

Im Laufe eines Arbeitstages stimmen prognostizierte Engagement-Volumina und die tatsächliche Agentenbesetzung möglicherweise nicht immer überein, sodass Vorgesetzte im Callcenter Ad-hoc-Anpassungen an planen und Aktivitäten vornehmen müssen. Um diese Änderungen effektiv zu bewältigen, können Vorgesetzte innerhalb des planen Intraday-Management durchführen, wodurch sie geplante Aktivitäten dynamisch hinzufügen, entfernen oder ersetzen können, entweder gesammelt oder für einzelne Agenten.

Aus dem veröffentlichten planen können Vorgesetzte für das Intraday-Management die folgenden Aktionen durchführen:

  • Zugewiesene Aktivität bearbeiten

  • Dauer oder Start-/Endzeit der Aktivität bearbeiten

  • Netto-Personalbesetzung überprüfen

  • Aktivitäten zu einer einzelnen Person Hinzufügen

  • Aktivitäten in großen Mengen Hinzufügen

Berichte

Die folgenden Abschnitte beschreiben verschiedene Berichte und Daten, die innerhalb von Workforce Management Verfügbar sind.

Bericht zur Echtzeit-Einhaltung

Workforce Management umfasst ein Echtzeit-Einhaltungs-Dashboard für das Intraday-Mitarbeitermanagement und bietet Einblick darin, wie der planen eingehalten wird. Das Dashboard zur Einhaltung umfasst:

  • Mitarbeiter-Compliance

  • Gesamt-Compliance (Teamebene)

  • Mitarbeitername

  • Ein-/Aus-Status

  • Geplante Aktivität

  • Bereit-Status

  • Unterstatus

  • Zeit im Status

  • Zeit außerhalb der Compliance

  • Täglicher Prozentsatz der Mitarbeiter-Compliance

Historischer Adhärenzbericht

Der historische Adhärenzbericht bietet eine Zusammenfassung der Adhärenzleistung von Agenten für einen bestimmten Zeitraum mit bis zu 30 Tagen pro Bericht.

Wenn der Bericht mehrere Tage umfasst, wird zunächst die durchschnittliche Adhärenz des Benutzers für den angegebenen Zeitraum angezeigt. Supervisoren können den Durchschnittsbericht des Benutzers erweitern und seine Adhärenz für jeden Tag prüfen.

Bericht zur Planaktivität

Der Bericht zur Planaktivität bietet eine detaillierte Zusammenfassung geplanter Agentenaktivitäten für vergangene und zukünftige Daten und zeigt, wie viel Zeit jeder Aktivität pro Tag zugewiesen ist. Supervisoren können den Bericht nach einzelnen Personen, bestimmten Aktivitäten und Planungsgruppen filtern, um eine angemessene Personalbesetzung sicherzustellen und Servicelevel aufrechtzuerhalten. Dieser Bericht kann auch in eine CSV exportiert werden, was die Zusammenarbeit und gründliche Prüfung von Arbeitsplänen erleichtert und ein besseres Ressourcenmanagement und eine bessere Planung ermöglicht.

Intraday-Bericht

Administratoren und Supervisoren können einen Intraday-Bericht anzeigen, um die Genauigkeit einer Prognose eines Plans mit dem Interaktionsvolumen eines vorherigen oder aktuellen Tages zu vergleichen. Dadurch können Supervisoren Prognoseabweichungen erkennen und dynamische Personalentscheidungen treffen, wenn das Interaktionsvolumen eines Tages deutlich von der Prognose abweicht.

Prüfprotokolle

Workforce Management-Administratoren und Supervisoren mit ausreichenden Berechtigungen können auf den Prüfprotokollbericht zugreifen. Dieser Bericht enthält eine umfassende Liste von Aktionen, die von Administratoren, Supervisoren und Benutzern innerhalb des Produkts durchgeführt wurden. Benutzer mit Zugriff auf die Prüfprotokolle können nach Datum oder nach bestimmten durchgeführten Aktionen filtern. Zu den im Bericht enthaltenen Protokollen gehören:

  • Änderungsanforderung für Agentenplan kündigen

  • Freizeitantrag kündigen

  • Aktivität erstellen

  • Änderungsanforderung für Agentenplan erstellen

  • Prognose erstellen

  • Warteschlange erstellen

  • Planungsgruppe erstellen

  • Schicht erstellen

  • Freizeitantrag erstellen

  • Aktivität löschen

  • Prognose löschen

  • Warteschlange löschen

  • Planungsgruppe löschen

  • Schicht löschen

  • Unveröffentlichten Plan löschen

  • Plan duplizieren

  • Ersten Wochentag Ändern

  • Planung generieren

  • Inaktiver Plan

  • Plan veröffentlichen

  • Plan erneut veröffentlichen

  • Aktivität aktualisieren

  • Status der Änderungsanforderung für Agentenplan aktualisieren

  • Warteschlange aktualisieren

  • Planungsgruppe aktualisieren

  • Agenten der Planungsgruppe aktualisieren

  • Warteschlangen der Planungsgruppe aktualisieren

  • Schicht aktualisieren

  • Schichtagenten aktualisieren

  • Statuszuordnung aktualisieren

  • Status des Freizeitantrags aktualisieren

Verwalten von Änderungen an Agentenplananfragen

Falls autorisiert, können Workforce Management-Agenten das Webportal verwenden, um Freizeit- und Planänderungsanfragen einzureichen, was die Planverwaltung vereinfacht. Workforce Management-Administratoren und Supervisoren können diese Anfragen über das Webportal genehmigen und verwalten.

Automatisierungsregeln

Genehmigungen für Planänderungen

Workforce Management-Administratoren können Regeln festlegen, um Planänderungen von Agenten automatisch zu genehmigen. Sie können die Anzahl der Änderungen pro Woche oder Monat basierend auf Aktivitätscodes begrenzen, die sich je nach Sicherheitsgruppe unterscheiden können. Administratoren können automatische Genehmigungen für bestimmte Agenten oder Aktivitätscodes auch deaktivieren. Das System prüft, dass Agenten zu Plangruppen gehören, in denen Planänderungen zulässig sind, wodurch der Prozess vereinfacht und manuelle Prüfungen reduziert werden.

Automatische Genehmigung von Abwesenheitsanträgen von Agenten

Workforce Management-Administratoren können Regeln festlegen, um Abwesenheitsanträge von Agenten automatisch zu genehmigen. Sie können Schwellenwerte nach Servicegruppe definieren, entweder als Prozentsatz oder als feste Anzahl von Anträgen. Administratoren können Anträge von Agenten pro Woche oder Monat auch begrenzen und bestimmte Agenten auf die Nutzung bestimmter Aktivitätscodes beschränken. Diese Automatisierung vereinfacht Genehmigungen und reduziert den Verwaltungsaufwand für Kontaktcenter.

Ansammlung und Salden von PTO/Krankheitszeit

Nachverfolgung von Freizeitsalden

Supervisoren können ein umfassendes Hauptbuch anzeigen, das alle Änderungen an den Freizeitsalden von Mitarbeitern anzeigt. Das Hauptbuch enthält Einträge für Ansammlungen, Urlaubsanträge und manuelle Saldoanpassungen. Jeder Eintrag zeigt das Datum, den Grund für die Änderung, den geänderten Betrag und den resultierenden Saldo. Benutzer können das Hauptbuch nach Aktivitätstyp filtern, um sich auf bestimmte Saldoänderungen zu konzentrieren.

Access und Nutzung von Workforce Management

Dieser Abschnitt behandelt Aspekte von Workforce Management, einschließlich Lizenzen, Berechtigungen, Einstellungen und mehr.

Lizenzen und Berechtigungen

Workforce Management verwendet ein Lizenzmodell pro Sitzplatz

Zoom Workforce Management verwendet ein Lizenzmodell pro Satz. Jedem Benutzer, der Zugriff auf Funktionen benötigt, muss eine Lizenz für das Produkt zugewiesen werden. Zum Beispiel würden ein Supervisor und neun Agents insgesamt 10 Workforce Management-Lizenzen erfordern.

Benutzern muss eine rollenbasierte Berechtigung gewährt werden, um auf Workforce Management zuzugreifen und es zu nutzen

Zusätzlich zu einer Workforce Management-Lizenz müssen Benutzer über eine geeignete Benutzerrolle mit den vorgesehenen rollenbasierten Berechtigungen verfügen, um auf die Anwendung zuzugreifen. Zum Beispiel müssen Agents zu einer Benutzerrolle mit der WFM Agent-Berechtigung gehören. Falls erforderlich, kann ein Kontoadministrator oder autorisierter Benutzer Benutzerrollen erstellen oder bearbeitenarrow-up-right um Benutzern Zugriff zu gewähren.

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Rollenbasierte Berechtigungen

Workforce Management bietet drei rollenbasierte Berechtigungen für unterschiedliche Zugriffsebenen innerhalb des Produkts. Sie können in beliebiger Kombination auf eine Benutzerrolle angewendet werden. Die drei Berechtigungen sind:

  • Administrator: Ermöglicht Benutzern, Ihr Zoom Workforce Management-Konto zu verwalten.

  • Supervisor: Ermöglicht Benutzern, Forecasting und Planen zu verwalten.

  • Agent: Ermöglicht Benutzern, in Zoom Workforce Management geplant zu werden und zugewiesene Pläne anzuzeigen.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Rolle mit den entsprechenden Berechtigungen zu aktualisieren:

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  1. Navigieren Sie zur Rollenverwaltungarrow-up-right Seite im Webportal. Klicken Sie auf das Stiftsymbol rechts neben der Rolle, die Sie bearbeiten.

  2. Navigieren Sie zur Workforce Management Unterabschnitt und definieren Sie den Rollen-Zugriff wie gewünscht.

  3. Wiederholen Sie dies für alle weiteren Rollen.

Einstellungen

Sie können die Einstellungen von Workforce Management an die einzigartigen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Lesen Sie weiter, um mehr über die Einstellungen Allgemein und Zuordnung des Agentenstatus zu erfahren.

Allgemeine Einstellungen

Systemkonfiguration

  • Datumsformat

  • Zeitformat

  • Zeitzone

  • Erster Tag der Woche: Der Starttag Ihrer Planungswoche bestimmt die Anordnung der Tage in einem Plan. Wenn Sie beispielsweise Montag festlegen, werden Samstag und Sonntag am Ende der Woche gruppiert. Wenn Sie Sonntag festlegen, steht Sonntag am Anfang und Samstag am Ende der Woche.

Konfiguration der Planung

  • Schwellenwert für die Planzeit: Der minimale prozentuale Anteil an Zeit innerhalb eines bestimmten Zeitintervalls, für den ein Agent geplant sein muss, damit seine Anwesenheit gezählt wird. Beispiel: Wenn der Schwellenwert auf 60 % festgelegt ist, muss ein Agent innerhalb eines 15-Minuten-Intervalls für 9 von 15 Minuten eingeplant sein, damit dies berücksichtigt wird.

  • Benachrichtigungszeit für anstehende Planaktivitäten: Wenn die Benachrichtigung für anstehende Planaktivitäten aktiviert ist, bestimmt diese Einstellung, wie lange im Voraus ein Agent über eine bevorstehende Aktivität in seinem Plan benachrichtigt werden soll.

  • Möglichkeit, eine Schicht auf eine Zeitzone festzulegen: Wenn aktiviert, steht beim Erstellen oder Bearbeiten einer Schicht ein optionales Feld für die Zeitzone zur Verfügung. Wenn eine Zeitzone ausgewählt wird, erhalten die zugewiesenen Agents die Schicht basierend auf dieser Zeitzone.

  • Organisatorische Gruppen: Ermöglicht Administratoren, Planungsgruppen in organisatorische Einheiten zu organisieren.

Einhaltung

  • Zielwert für den Prozentsatz der Einhaltung: Die standardmäßig verwendeten Zielbereiche für den Prozentsatz der Einhaltung in Berichten zur Einhaltung. Beispiel: Wenn gute Einhaltung zwischen 90 und 100 % liegt, kann „besser könnte es sein“ zwischen 80 und 89 % liegen, und unzureichend ist alles unter 80 %.

  • Tägliches Ziel für den Prozentsatz: Das tägliche Ziel für die Einhaltung, das im Dashboard für die Einhaltung verwendet wird. Beispiel: Wenn ein Callcenter eine allgemeine Plan-Einhaltung von 90 % über alle Agents hinweg für jeden Tag anstrebt, sollte dieser Wert auf 90 % gesetzt werden.

Bericht zur Einhaltung durch Agents

  • Berichte zur Einhaltung durch Agents: Ermöglicht Agents, ihre eigenen Berichte zur Einhaltung anzuzeigen.

  • Planungsgruppen für Berichte zur Einhaltung durch Agents: Wählen Sie Planungsgruppen aus, die Berichte zur Einhaltung durch Agents anzeigen können. Wichtig: Wenn keine ausgewählt sind, sind alle Gruppen zulässig.

Rotationsplanung

  • Rotationsplanung: Fügen Sie Vorlagen für ausgewählte Schichten hinzu, durch die Agents automatisch rotieren.

Einstellungen für externe Kalender

  • Planungsinformationen automatisch unidirektional zwischen Zoom Workforce Management und integrierten Kalendern Synchronisieren: Veröffentlichte Pläne werden automatisch mit Kalenderintegrationen, die „in Verwendung“ sind, Synchronisieren.

  • WFM-Plan als im Kalender der Agents Verfügbar anzeigen: Wenn aktiviert, wird der Kalender eines Agents auch dann als Verfügbar markiert, wenn er einen Plan hat. Wenn deaktiviert, werden Pläne als Beschäftigt markiert und blockieren den Kalender des Agents.

Sitzplatzlimit

  • Sitzplatzlimit: Legen Sie minimale und maximale Sitzplatzlimits für verschiedene Tageszeiten an jedem Tag der Woche fest.

Abwesend-Anfragen

  • standardmäßig tägliche Dauer: Die standardmäßig tägliche Dauer, die verwendet wird, wenn ein Agent Freizeit beantragt. Diese Zahl wird verwendet, um die Gesamtmenge der Zeit zu berechnen, die sie freinehmen.

  • Anfrage für einen halben Tag: Agenten zulassen, halbe Tage frei zu nehmen (weniger als das, was als standardmäßig tägliche Dauer festgelegt ist).

  • Automatische Abwesend-Genehmigungen: Aktivieren automatische Genehmigungen für Abwesend-Anfragen und zulassen Regelkonfigurationen in der Anfragenverwaltung. Wichtig: Bis Regeln konfiguriert sind, werden alle Änderungen genehmigt.

Sichtbarkeit der Agentenplanung

  • Agentenpläne anzeigen: Agenten zulassen, die Pläne anderer Agenten anzuzeigen.

Agenten-Planwechsel

  • Planwechsel: Agenten zulassen, Pläne zu tauschen.

  • Automatische Genehmigungen für Planwechsel: Aktivieren automatische Genehmigungen für Planwechsel und zulassen Regelkonfigurationen in der Anfragenverwaltung. Wichtig: Bis Regeln konfiguriert sind, werden alle Planwechsel bei Annahme durch den Agenten genehmigt.

Schichtversteigerung

  • Schichtgebote: zulassen, dass Agenten auf Schichten bieten, um Planen zu generieren.

Schichtpräferenzen

  • Bevorzugte Startzeit: zulassen, dass Agenten bevorzugte Startzeiten für Schichten festlegen.

Agenten-Board

  • Agenten-Board: zulassen, dass Agenten Planen-Angebote von Vorgesetzten anzeigen und annehmen.

Anfragen zur Planungsänderung

  • Anfragen zur Planungsänderung: zulassen, dass Agenten Änderungen an ihrem Planen anfordern.

Planungsgruppen verwalten

  • Vorgesetzte Planungsgruppen zuweisen: zulassen, dass Vorgesetzte sich selbst Planungsgruppen zuweisen, und Aktivieren, dass Administratoren Vorgesetzte Planungsgruppen zuweisen. Vorgesetzte erhalten Benachrichtigungen basierend auf ihren zugewiesenen Planungsgruppen und der Benachrichtigungseinstellung für Vorgesetzte. Vorgesetzte können Ressourcen nur innerhalb ihrer zugewiesenen Planungsgruppen anzeigen und bearbeiten, haben jedoch Access zur Prognose für alle Planungsgruppen.

Sekundäre Planungsgruppe

  • Zuweisen einer Planen Gruppe als Secondary SG zu einem oder mehreren Agenten

Prognostiziertes Servicelevel

  • Aktivieren Sie Projected SLA auf der Zeitpläne-Seite

Abwesend-Salden & Richtlinien

  • Legen Sie Abgrenzungsrichtlinien fest und sehen Sie Salden für Abwesend-Aktivitäten an

Planen-Beschränkungen

  • Verhindern Sie simultanes Bearbeiten auf der Planen-Seite: Nur einen Benutzer zulassen, jeweils einen planen zu bearbeiten.

Agentenstatuszuordnung

Agentenstatuszuordnung Einstellungen zulassen Contact Center-Administratoren und Vorgesetzte, um Aktivitäten mit mehreren Status und/oder Unterstatus für Adhärenzberichte anzupassen. Obwohl Aktivitätenarrow-up-right sind die verschiedenen Aufgaben oder Verantwortlichkeiten, die ein Agent während seiner Schicht ausführt. Aktivitäten erfordern Status, um die allgemeine Verfügbarkeit eines Agents für Adhärenz- und Berichtszwecke widerzuspiegeln. Innerhalb von Workforce Management kann ein Kontoadministrator Aktivitäten mit mehreren Status und/oder Unterstatus über das Menü „Agent Status Mapping“ anpassen, um die Verfügbarkeit eines Agents genau widerzuspiegeln.

Beispielsweise kann ein Agent, der für eine Telefonwarteschlangen-Aktivität eingeplant ist, die Status „Bereit“ und „Beschäftigt“ aufweisen, was darauf hinweist, dass er arbeitsbereit ist oder mit seiner Arbeit beschäftigt ist.

Ein Agent mit der Aktivität „Pause“ kann den Status „Nicht bereit“ aufweisen. Dieser kann weiter durch Unterstatus verfeinert werden, die zusätzliche Informationen widerspiegeln, wie z. B. Mahlzeit, Erzwungen, Kaffee oder Nach Anruf, um weitere Details zu seinem Status bereitzustellen.

Benachrichtigungen

Innerhalb der Benachrichtigungen Registerkarte, können Administratoren und Vorgesetzte von Workforce Management Präferenzen für die Zustellmethode von Benachrichtigungen festlegen, z. B. Benachrichtigungen direkt an das Activity Center eines Benutzers oder per E-Mail zu senden. Innerhalb dieses Menüs sind die folgenden Einstellungen bearbeitbar:

Benachrichtigungstyp
Empfänger

Generierung des Adhärenzberichts

Administrator, Vorgesetzter

Generierung des Adhärenzberichts fehlgeschlagen

Administrator Supervisor

KI plant Schichten automatisch zugewiesen

Administrator, Vorgesetzter

KI geplante Schichten generiert

Administrator, Vorgesetzter

Prozessfehler beim automatischen Hinzufügen von verspäteten oder vorzeitig beendeten Aktivitäten

Administrator, Vorgesetzter

Anfrage zum Löschen von planen abgeschlossen

Administrator, Vorgesetzter

Dynamisch planen generiert

Administrator, Vorgesetzter

Prognose generiert

Administrator, Vorgesetzter

Intraday-Warnhinweis

Administrator, Vorgesetzter

Warnhinweis des Agents bei Nichtkonformität

Agent

Warnhinweis des Supervisors bei Nichtkonformität

Supervisor

Abwesend-Anfrage gesendet

Supervisor

Abwesend-Anfrage aktualisiert

Agent

Reoptimierungsanfrage abgeschlossen

Administrator, Vorgesetzter

Schichtgebote prüfen

Administrator, Vorgesetzter

planen Aktivität steht bevor

Agent

planen Aktivität aktualisiert

Agent

planen-Änderungsanfrage gesendet

Supervisor

planen-Änderungsanfrage aktualisiert

Agent

planen-Sperre aufgehoben

Administrator, Vorgesetzter

Status der planen-Angebotsannahme geändert

Agent

planen-Angebot beansprucht

Administrator, Vorgesetzter

planen-Angebot veröffentlicht

Agent

planen veröffentlicht

Agent

Status der planen-Tauschanfrage geändert

Agent, Supervisor

planen-Tauschanfrage gesendet

Agent

Schichtgebot storniert

Agent

Schichtgebot geschlossen

Agent

Schichtgebot geöffnet

Agent

Rangfolge des Schichtgebots geändert

Agent

Rangfolge des Schichtgebots eingereicht

Agent

Erinnerung für Schichtgebot

Agent

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