Benutzererlebnis

Benutzer können Reservierungen über die Desktop-App, das Webportal, die mobile App oder Kalenderintegrationen vornehmen und sich dann mithilfe von QR-Codes, automatischer WLAN-Erkennung oder USB-C-Verbindungen einchecken.

Dieser Abschnitt behandelt die Workspace-Reservierungserfahrung für Benutzer, einschließlich Lesen des Grundrissplans, Reservieren eines Arbeitsplatzes und Einchecken zu einer Reservierung.

Einen Arbeitsplatz reservieren

Die folgenden Abschnitte erläutern verschiedene Möglichkeiten, wie ein Benutzer auf die Workspace-Reservierung zugreifen und in verschiedenen Zoom-Anwendungen eine Reservierung vornehmen kann.

Eine Reservierung über die Zoom Workplace-Desktop-App vornehmen

1. Öffnen Sie die Zoom Workplace-App.

2. Klicken Sie auf das Arbeitsbereiche Symbol in der Navigationsleiste oben im Fenster.\

   
3. (Optional) Wenn das Workspaces-Symbol nicht sichtbar ist, klicken Sie auf …Mehr Symbol und wählen Sie das Workspace-Symbol aus.

4. Klicken Sie auf das + Reservieren Schaltfläche oben im Fenster, um eine Reservierung vorzunehmen.\

   
5. (Optional) Klicken Sie Meine Reservierungen oben rechts im Fenster, wenn Sie bereits eine bestehende Reservierung haben.

6. (Optional) Klicken Sie auf das Dropdown für den aktuellen Büroraum-Grundriss, um einen anderen Büroraum-Grundriss auszuwählen und zusätzliche Reservierungen vorzunehmen.

Eine Reservierung über das Zoom-Webportal vornehmen

1. Navigieren Sie zu zoom.com.

2. Klicken Sie auf anmelden.

3. Klicken Sie auf das Arbeitsbereiche Dropdown auf der linken Seite des Bildschirms.\

   
4. Klicken Sie auf Workspace-Reservierung um eine Reservierung vorzunehmen oder Ihre bestehenden Reservierungen zu sehen.

5. Klicken Sie auf das + Reservieren Schaltfläche oben auf dem Bildschirm, um eine Reservierung vorzunehmen.\

   
6. (Optional) Klicken Sie Meine Reservierungen oben rechts auf dem Bildschirm, wenn Sie bereits eine bestehende Reservierung haben.

7. (Optional) Klicken Sie auf das Dropdown für den aktuellen Büroraum-Grundriss, um einen anderen Büroraum-Grundriss auszuwählen und zusätzliche Reservierungen vorzunehmen.\

   

Eine Reservierung über die Zoom-Mobile-App vornehmen

1. Öffnen Sie die Zoom-Mobile-App.

2. Tippen Sie auf das … Mehr Symbol und wählen Sie das Arbeitsbereiche Symbol aus.\

   
3. (Optional) Tippen Sie auf den Neu anordnen Link und verschieben Sie das Workspaces-Symbol in Ihre primäre App-Schublade. Dies spart einen Schritt, wenn Sie das nächste Mal einen Schreibtisch oder Raum reservieren müssen.

4. Tippen Sie auf das + Symbol auf der rechten Seite des Bildschirms, um eine Reservierung vorzunehmen.\

   
5. (Optional) Tippen Sie auf den Meine Reservierungen Registerkarte oben in der App, wenn Sie bereits eine bestehende Reservierung haben.

6. (Optional) Tippen Sie auf das Dropdown des aktuellen Büroraum-Grundrisses, um einen anderen Büroraum-Grundriss auszuwählen und zusätzliche Reservierungen vorzunehmen.

(Optional) Eine Reservierung mit dem Zoom für Outlook-Add-In oder der Zoom Chrome-Erweiterung vornehmen

Benutzer können Schreibtische auch direkt aus Outlook oder Chrome mit dem Zoom für Outlook-Add-In oder der Zoom Chrome-Erweiterung reservieren. Schreibtische werden als Optionen neben Besprechungsräumen angezeigt, und sobald sie gebucht sind, erscheint die Reservierung im Kalendereintrag.

Diese Einstellung verhindert, dass Premium-Bereiche nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst" gebucht werden. Stattdessen beantragen Benutzer eine Buchung, und ein Administrator genehmigt die Buchung manuell. Schreibtischreservierungen planen mit dem Zoom für Outlook-Add-In und der Zoom Chrome-Erweiterung.

Erweiterte Reservierungsfunktionen für Benutzer

Dieser Abschnitt bietet zusätzliche Informationen zu erweiterten Reservierungstools, die Workspace-Reservierungsbenutzern zur Verfügung stehen.

Verwalten wiederkehrender Reservierungen

Die Funktion für wiederkehrende Reservierungen erkennt, dass viele Benutzer vorhersehbare Arbeitsplatzanforderungen haben. Anstatt jeden Tag oder jede Woche einzelne Buchungen vorzunehmen, können Benutzer Muster festlegen, die ihre bevorzugten Plätze automatisch reservieren. Das System unterstützt tägliche Muster für Benutzer, die regelmäßig ins Büro kommen, wöchentliche Muster für diejenigen mit bestimmten Bürozeiten und monatliche Muster für wiederkehrende Veranstaltungen oder Meetings.

Weitere Informationen zu wiederkehrenden Reservierungen finden Sie im Zoom-Support-Artikel Wiederkehrende Workspace-Reservierungen vornehmen.

Benutzer können wiederkehrende Reservierungen entweder als einzelne Vorkommnisse oder als gesamte Serie ändern. Diese Flexibilität berücksichtigt sowohl dauerhafte Planänderungen als auch einmalige Ausnahmen. Das System bewahrt die Beziehung zwischen den Vorkommnissen, sodass Änderungen an der Serie zuvor geänderte einzelne Vorkommnisse nicht beeinflussen. Die Vorlaufbeschränkung für wiederkehrende Reservierungen balanciert sowohl Planungsbedürfnisse als auch Verfügbarkeit von Plätzen; sie verhindert daher, dass Benutzer Räume über längere Zeiträume monopolisiert nutzen, und ermöglicht gleichzeitig eine praktische Menge an Vorausplanung.

Zeitleistenansicht zur visuellen Raumplanung

Die Zeitleistenansicht verbessert die Visualisierung der Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen, indem sie eine chronologische Ansicht aller Reservierungen und Räume auf einer Etage bietet. Benutzer können sofort Zeitfenster erkennen, sehen, wer angrenzende Bereiche reserviert hat, und Verkehrsströme in verschiedenen Bereichen besser verstehen.

Reservierungen in der Zeitleistenansicht vorzunehmen bedeutet einfach, über den gewünschten Zeitraum für einen verfügbaren Platz zu klicken und zu ziehen. Diese direkte Manipulationsoberfläche beseitigt den mehrstufigen Prozess traditioneller Buchungsformulare und ermöglicht es Benutzern, Plätze so schnell zu reservieren, wie sie ihren Bedarf visualisieren.

Intelligente Raumvorschläge

Die Raumvorschlagsfunktion wendet eine intelligente Analyse an, um Benutzern schnell Räume zu finden, ohne manuell suchen zu müssen. Beim Start einer Reservierung bewertet das System mehrere Faktoren, um Empfehlungen zu generieren. Zu diesen Faktoren gehören:

• Anforderungen an die Kapazität des Meetings und Vorschlagen von Räumen, die alle Teilnehmer aufnehmen können

• Nähe zu den anderen Reservierungen des Benutzers an diesem Tag, um die Gehzeit zwischen Meetings zu minimieren

• Historische Nutzungsmuster, die häufig genutzte Räume priorisieren

Der Vorschlagsalgorithmus lernt kontinuierlich aus Buchungsmustern und verbessert seine Empfehlungen. Zum Beispiel, wenn ein Team konsequent Räume mit Whiteboards für seine Brainstorming-Sitzungen bucht, priorisiert das System ähnliche Räume für die zukünftigen Buchungen dieses Teams.

Einchecken zu einer Reservierung

Benutzer können an ihrem Desktop über die Zoom-App, mit einem mobilen Gerät oder über einen Webbrowser und das Zoom-Webportal in eine reservierte Arbeitsbereichsreservierung einchecken. Für Schreibtische und nur reservierbare Raumarbeitsplätze können Sie QR-Codes ausdrucken und an den Arbeitsplätzen anbringen, um das Einchecken zu erleichtern. Und wie bereits erwähnt, können Benutzer mit aktivierten automatischen Reservierungen für USB-C-Geräte ihr Laptop über USB-C an das Buchungsgerät anschließen, um automatische Eincheckvorgänge durchzuführen.

Siehe den Zoom Support-Artikel Ein- und Auschecken einer Workspace-Reservierung für weitere Informationen.

Mit der Zoom Workplace-Desktop-App einchecken

1. Öffnen Sie die Zoom Workplace-App.

2. Klicken Sie auf das Arbeitsbereiche Registerkarte der Site.

3. Greifen Sie auf Ihre Reservierung zu und checken Sie auf folgende Weise ein:

   1. Verwenden Sie Meine Reservierungen:

      1. Klicken Sie oben rechts auf Meine Reservierungen.

      2. Unter der Reservierung, bei der Sie einchecken möchten, klicken Sie auf Einchecken.

   2. Verwenden Sie Ihr Avatar auf dem Etagenplan:

      1. Klicken Sie auf Ihr Avatar-Symbol auf dem Etagenplan.

      2. Klicken Sie auf Einchecken.

4. Wenn ein Bestätigungsdialog angezeigt wird, klicken Sie Einchecken.

Mit dem Zoom-Webportal einchecken

1. Sie können auf folgende Weise auf Ihre Reservierung zugreifen und einchecken:

   1. Greifen Sie auf Meine Reservierungen:

      1. Zeigen Sie Ihre bevorstehenden Reservierungen an.

      2. Finden und wählen Sie die bevorstehende Reservierung aus, bei der Sie einchecken möchten.

      3. Klicken Sie auf Einchecken.

   2. Greifen Sie auf Ihr Avatar auf dem Etagenplan zu:

      1. Melden Sie sich an beim Zoom-Webportal.

      2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Workspace-Reservierung.

      3. Klicken Sie auf Ihr Avatar.

      4. Klicken Sie auf Einchecken.

2. Wenn ein Bestätigungsdialog angezeigt wird, klicken Sie Einchecken um zu bestätigen.

Mit der Zoom-Mobile-App einchecken

1. Öffnen Sie die Zoom-Mobile-App.

2. Tippen Sie auf das … Mehr Symbol und wählen Sie das Arbeitsbereiche Symbol aus.\

   
3. Tippen Sie auf das Meine Reservierungen Registerkarte oben auf dem Bildschirm, um Ihre Reservierungen zu sehen.

4. Tippen Sie auf das Einchecken Schaltfläche, um Ihre Reservierung zu aktivieren.

5. Wenn ein Bestätigungsdialog angezeigt wird, tippen Sie Einchecken um zu verifizieren.

Einchecken mit einem QR-Code

1. Öffnen Sie die Zoom-Mobile-App.

2. Tippen Sie auf Ihr Profilbild in der oberen linken Ecke des Bildschirms.

3. Tippen Sie auf das QR-Code-Symbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.\

   
4. Scannen Sie den an Ihrem reservierten Arbeitsplatz angebrachten QR-Code.

Benutzer können auch ihre native Kamera verwenden, um den QR-Code zu scannen; diese leitet sie zur Zoom Mobile App weiter, um einzuchecken.

Zusätzliche Eincheckmethoden

Dieser Abschnitt beschreibt die zusätzlichen für die Einrichtung verfügbaren Eincheckmethoden über QR-Codes hinaus.

Automatisches Einchecken per WLAN

Wenn die Geräte der Benutzer eine Verbindung zum konfigurierten Büronetzwerk herstellen, erkennt die Zoom-App diese Verbindung und verarbeitet automatisch ihre Eincheckvorgänge für aktive Schreibtischreservierungen. Dieser nahtlose Prozess erfordert keine weiteren Aktionen des Benutzers über das normale Verbinden mit dem Büronetzwerk hinaus.

Weitere Informationen zum Einrichten von WLAN-Eincheckvorgängen finden Sie im Zoom-Support-Artikel Automatisches Einchecken aktivieren oder deaktivieren.

Alternativ können Administratoren das System so konfigurieren, dass vor dem automatischen Einchecken eine Bestätigung angefordert wird, um Komfort und Benutzerpräferenz in Einklang zu bringen.

Die WLAN-Eincheckfunktion gilt nur für Schreibtischreservierungen, da sich die Nutzungsmuster von Besprechungsräumen von den Bedürfnissen einzelner Arbeitsplätze unterscheiden. Für Besprechungsräume ist weiterhin eine manuelle Eincheckung oder Präsenz-Erkennung über Raumsensoren erforderlich, um eine genauere Erfassung für diese gemeinsam genutzten Ressourcen zu gewährleisten.

Automatische Reservierungen über USB

Wenn diese Funktion von einem Administrator oder Kontoinhaber aktiviert wird, können Benutzer sofort in einen Arbeitsplatz einchecken oder einen Arbeitsplatz reservieren, indem sie einfach ihr Laptop über eine USB-C-Verbindung an das Eincheckgerät anschließen. Ist der Arbeitsplatz frei, wird durch die Verbindung sowohl die Reservierung vorgenommen als auch bestätigt; wenn der Platz bereits gebucht ist, erhält der Benutzer eine Benachrichtigung, dass er belegt ist. Dies reduziert die Abhängigkeit von QR-Codes oder manuellen Schreibtischsuchen und trägt dazu bei, Reservierungsprozesse zu optimieren.

Um diese Funktion zu nutzen, muss die Organisation ein Pro-, Business-, Education- oder Enterprise-Zoom-Konto besitzen und entweder eine Workspace-Reservierung-, Zoom Rooms- oder Common Area Phone-Abonnement haben. Derzeit wird diese Funktion nur auf dem Logi Dock Flex unterstützt, das ein Zoom-zertifiziertes Gerät ist.

Flexible Optionen zum Einchecken und Verlängern

Die überlappende Eincheck-Funktion ermöglicht es Benutzern, in ihre Reservierung einzuchecken, selbst wenn der vorherige Nutzer sich noch nicht formell ausgecheckt hat. Diese Funktion verhindert Engpässe während geschäftiger Übergangszeiten, wie etwa beim üblichen Mittagswechsel von Meetings, und führt gleichzeitig Belegungsaufzeichnungen.

Wenn Benutzer mehr Zeit an ihrem Arbeitsplatz benötigen, können sie direkt über die Terminplanungsanzeigen verlängern, ohne sich durch mehrere Eingabeaufforderungen oder Bestätigungen zu navigieren. Die aktualisierten QR-Codes unterstützen mehrere Funktionen über das einfache Einchecken hinaus, sodass Benutzer frühzeitig auschecken können, wenn sie vor dem Ende ihrer Reservierung gehen, ihre aktuelle Buchung verlängern können, wenn sie mehr Zeit benötigen, oder sogar neue Reservierungen für verfügbare Plätze vornehmen können.

Remote-Eincheckfunktionen ermöglichen es Benutzern, wenn von Administratoren aktiviert, ihre Reservierung aus Kalendereinladungen oder Chat-Benachrichtigungen zu bestätigen.