# Zoom Virtual Agent Resepsiyonist Başlangıç Kılavuzu
### **Giriş**
Zoom Virtual Agent Resepsiyonist (ZVA Resepsiyonist), işletme telefon sisteminize akıllı çağrı işleme getirir. Konuşmalı yapay zekâ kullanan ZVA Resepsiyonist, Gelen çağrıları yanıtlar, yapılandırılmış bir Bilgi Bankasından bilgi sağlar, arayanları doğru kişiye veya departmana yönlendirir ve insan müdahalesi gerektirmeden randevu planlar. Daha önce AI Concierge veya ZVA Concierge olarak bilinen ZVA Resepsiyonist, Zoom web portalı içindeki AI Studio aracılığıyla yapılandırılır ve yönetilir.
Bu kılavuz, eksiksiz kurulum sürecini ve dört temel kullanım senaryosunu kapsar: bir Bilgi Bankası oluşturma, çağrı yönlendirme işlemini Zoom Phone hedeflerine yapılandırma, Ada Göre Arama yönlendirmesini etkinleştirme ve Zoom Scheduler ile randevu planlaması ekleme. Ayrıca ses aracı ince ayarını, yayımlamayı ve sürekli test ile optimizasyonu da kapsar.
### **Başlamadan Önce Bilmeniz Gerekenler**
#### **Ön Koşullar**
Kuruluma başlamadan önce aşağıdakileri onaylayın:
**Rol:** Hesap Sahibi veya yönetici **Lisanslar:**
* Zoom Phone veya Zoom iletişim merkezi
* Zoom Virtual Agent (ZVA) lisansı
* Zoom Scheduler lisans (yalnızca randevu planlama kullanım durumu için gereklidir)
**Access:** AI Studio etkinleştirilmiş Zoom web portalı
**İsteğe Bağlı:** Bilgi Bankası içeriği için Zoom Docs veya erişilebilir bir web sitesi
#### **Temel ZVA Resepsiyonist Kavramları**
**Bilgi Bankası:** Ajanın arayanların sorularını yanıtlamak için yararlandığı bilgi deposu. İçerik, yüklenen dosyalar veya bağlantısı verilen URL’ler olarak eklenir. **Yetenekler:** Bilgi Bankası sorularını yanıtlamanın ötesinde ajana eklenen ayrı yetenekler. Yetenekler, Yönlendirme eylemlerini, Ada Göre Arama davranışını ve randevu planlama işlevini tanımlar. **Ajan Yönergeleri:** Ajanın kişiliğini, tonunu, hedeflerini ve sınırlarını tanımladığınız yapılandırma bölümü. Bu, ajanı işletmenize göre özelleştirmek için en önemli bölümdür. **AI Studio:** ZVA Receptionist'in oluşturulduğu, yapılandırıldığı ve yayımlandığı Zoom portal arayüzü. **otomatik resepsiyonist:** Gelen bir telefon numarasını yayımladığınız ZVA Receptionist'inize bağlayan Zoom Phone bileşeni.
#### **Ek Kaynaklar**
* **Yapılandırma adımları:** [Zoom Virtual Agent Receptionist'i Yapılandırma](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0084960)
* **analiz:** [Sanal Ajan Analizini Görüntüleme](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0080984)
### **ZVA Resepsiyonistinizi Kurma**
Yüksek seviyede, ZVA Resepsiyonisti kurmak beş adımı içerir:
1. **Bir Bilgi Tabanı oluşturun:** Belgeleri yükleyin veya bir web sitesine bağlantı verin.
2. **Sanal Ajanı oluşturun:** Bir kurulum yolu seçin, selamlamayı, sesi ve Ajan Rehberliğini Yapılandır.
3. **Yetenekler Ekle:** Ajanın soruları yanıtlamanın ötesinde neler yapabileceğini tanımlayın (Yönlendirme, Ada Göre Arama, planlama).
4. **Sesli Ajan Ayarlarını Yapılandır:** Sıcaklığı, dolgu kelimeleri ve diğer davranış kontrollerini hassas ayarlayın.
5. **Yayınla ve Ata:** Aracıyı bir Zoom Phone numarasına otomatik resepsiyonist üzerinden bağlayın.
{% stepper %}
{% step %}
**Bir Bilgi Bankası Oluşturun**
Bilgi Bankanız, ZVA Receptionist'in temelidir. Aracının arayan sorularını yanıtlamak için kullandığı bilgileri sağlar. İki temel karar, Bilgi Bankası stratejinizi şekillendirir.
**Kesinlik ile güncellik arasında: dosyalar veya URL'ler**
* **Kesinliğe ihtiyaç duyduğunuzda dosyaları Seç:** Aracının bildikleri üzerinde tam denetim istediğinizde Zoom AI Docs'a bağlanın veya PDF'ler, Word belgeleri, elektronik tablolar ya da desteklenen diğer dosya biçimlerini yükleyin. Dosyalar, politikalar, fiyat listeleri veya nadiren değişen prosedürler için en uygunudur. Aracı yalnızca açıkça sağladığınız bilgileri referans alır.
* **Güncelliğe ihtiyaç duyduğunuzda URL'leri Seç:** İçerik düzenli olarak güncellendiğinde web sitenize, Yardım Merkezi'ne veya bilgi bankanıza bağlanın. Aracı en güncel bilgileri otomatik olarak çeker; böylece bir şey değiştiğinde dosyaları her seferinde yeniden yüklemeniz gerekmez. URL'ler ürün katalogları, SSS'ler veya hizmet teklifleri için en uygunudur.
**Genişlik ve derinlik: kapsamlı kapsama veya odaklanmış uzmanlık**
İlk dağıtımda tüm şirket wiki'nizi yüklemeye çalışmamanızı öneririz. En yaygın sorularınızı yanıtlayan 3 ila 5 belgeyle başlayın (örneğin: çalışma saatleri, iade politikaları, Konum bilgileri). İlk çağrı haftanızdan sonra, boşlukları belirlemek için konuşma dökümlerini inceleyin, ardından gerçek çağrı kalıplarına göre içerik ekleyin.
{% hint style="info" %}
**Not**
ZVA birçok belgeyi (100+), uzun belgeleri ve binlerce ayrıntı sayfası içeren web sitelerini destekleyebilir. Yukarıdaki öneri, Sanal Temsilcinizin en yaygın çağrı durumlarına odaklı kalmasına ve gerektiğinde genişlemesine yardımcı olmak içindir.==
{% endhint %}
{% endstep %}
{% step %}
**Sanal Temsilcinizi Oluşturun**
Bilgi Tabanınız hazır olduğunda, arayanlarla etkileşim kuracak sanal temsilciyi oluşturun. İki kurulum yolu mevcuttur: basit kullanım senaryoları için ZVA Resepsiyonist Sihirbazı ve daha karmaşık veya sektöre özel yapılandırmalar için Yönerge Tabanlı Şablonlar.
**ZVA Resepsiyonist Sihirbazı**
Sihirbaz, aşağıdakiler dahil olmak üzere tam ilk yapılandırma boyunca size tek bir iş akışında rehberlik eder:
* Karşılama ve ses seçimi
* Bilgi Kütüphanesi (bir veya daha fazla kaynak)
* Zoom Phone'a Yönlendirme
* İsme Göre Aktarma (Ada Göre Arama)
* Zoom Scheduler kullanarak planlama
* Yeni bir otomatik resepsiyonist oluşturma veya mevcut bir otomatik resepsiyoniste Bağlanıyor
Sihirbaz önerilen başlangıç noktasıdır. Ortaya çıkan temsilci, sihirbaz tamamlandıktan sonra daha fazla düzenlenebilir ve özelleştirilebilir.
**Yönerge Tabanlı Şablonlar**
Bu şablonlar, hem temel hem de gelişmiş araç entegrasyonlarıyla belirli işletme ve sektör kullanım senaryoları için tasarlanmıştır. Yönerge Tabanlı bir Şablon kullanırken, adında "Zoom Phone" bulunanları kullanmak ve aşağıdaki stratejik kararlara odaklanmak en iyisidir.
{% hint style="info" %}
**Not**
Şablonu kullanarak Sanal Temsilciyi oluşturduktan sonra, onu manuel olarak bir Otomatik Resepsiyoniste bağlamanız veya onu bir çağrı kuyruğu, paylaşılan hat grubu, kullanıcı vb. için taşma olarak ayarlamanız gerekecektir.
{% endhint %}
**Şablon ve ses seçimi:** Şablonunuzu arayan beklentileriyle eşleştirin. Perakende Müşteriler genellikle hızlı, samimi etkileşimler bekler; Sağlık alanındaki arayanlar daha ayrıntılı, güven verici yanıtlar isteyebilir. Marka kişiliğinizi yansıtan bir ses Seç: müşteri hizmetleri için sıcak ve konuşma tarzında, B2B ortamları için profesyonel ve verimli.
**Karşılama tasarımı:** Karşılamayı kısa tutun (10 saniyenin altında) ve eylem odaklı yapın. Kim olduğunuzu belirtin ve arayanı hemen konuşmaya Davet Et. Uzun menülerden veya kurumsal jargondan kaçının. Örnek: "Omzo donanım'ı aradığınız için teşekkür ederiz. Bugün size nasıl yardımcı olabilirim?"
**Ajan Yönergeleri:** Bu bölüm, temsilcinin kişiliğini, tonunu, hedeflerini ve sınırlarını tanımlar. İşletme bağlamınızı açıklayın, tonu belirleyin ve ne zaman bir insana yükseltileceğini belirtin (örneğin karmaşık sorunlar, hayal kırıklığına uğramış arayanlar veya Bilgi Tabanı kapsamı dışındaki talepler için). Şablonlar, her bileşen için güçlü başlangıç önerileri sunar; bu bölümü özel ihtiyaçlarınıza göre özelleştirmek için önemli ölçüde zaman ayırmayı planlayın.
Temsilci Rehberliği bölümü aşağıdaki bileşenleri içerir:
* **Kişilik:** Sanal temsilcinin arayanlara nasıl davrandığını tanımlar. Temsilci profesyonel mi yoksa günlük mü? Sohbet tarzında mı yoksa doğrudan mı?
* **Ortam:** Müşteriler neden arıyor ve temsilci yardımcı olmak için ne yapmalı, bunu açıklar. Bir perakende ortamında arayan beklentileri, bir tıbbi ofise göre farklıdır.
* **Ton:** Temsilcinin karakterini tanımlamak için Kişilik ile eşleşir. Temsilci teknik jargondan kaçınmalı ve kısa yanıtlar mı vermeli, yoksa teknik bir kitle için kesin terminoloji mi kullanmalı?
* **Hedef:** Temsilcinin her çağrıda neyi başarması gerektiğini ana hatlarıyla belirtir. Temsilci yükseltmeden önce mevcut her Bilgi Tabanı kaynağı ve becerisi üzerinde çalışmalı mı, yoksa bir ya da iki denemeden sonra mı yükseltmeli?
* **Korkuluklar:** Temsilcinin ne yapması ve ne yapmaması gerektiğini tanımlar. Örneğin: siparişlere veya randevulara bakmadan önce arayan Doğrulama gerektirmek.
{% endstep %}
{% step %}
**Beceri Ekle**
Beceriler, ZVA Resepsiyonistinizin Bilgi Tabanı sorularını yanıtlamanın ötesinde neler yapabileceğini tanımlar. En yaygın üç kullanım senaryosu aşağıda ele alınmıştır.
**Kullanım Senaryosu 1: Zoom Phone'a Yönlendir**
**Amaç:** Arayanları Zoom Phone içindeki doğru hedefe yönlendirin.
çağrı yönlendirme yapılandırırken, üç temel karara odaklanın:
1. **Hedef türü:** Arayan ihtiyaçlarına ve ekip yapısına göre Seç. Birden fazla temsilcinin talebi karşılayabildiği durumlarda bir çağrı kuyruğu'na yönlendirin (genel Destek, Satış soruları). Belirli bir kişi gerektiren uzmanlaşmış talepler için bir kullanıcı'ya yönlendirin. Çok seviyeli Yönlendirme veya mesai sonrası yönetimi için otomatik resepsiyonist kullanın ve bir ekip genelinde Eş Zamanlı çalma gerektiğinde paylaşılan hat grubu kullanın.
2. **Tetikleyici netliği:** Her Yönlendirme becerisini etkinleştiren kesin koşulları tanımlayın. Arayan amacını net şekilde belirtin: "faturalama ile konuşmak istiyor", "bir sorusu var" ifadesinden daha açıktır. Kesinlik, temsilcinin benzer talepleri ayırt etmesine ve doğru yönlendirmesine yardımcı olur.
3. **Yönlendirme kapsamı:** Birden fazla senaryo için Plan yapın: çalışma saatleri, mesai dışı saatler, departmana özel ihtiyaçlar ve yükseltme yolları. Arayanların doğru kaynağa ulaşması için yoğun saatler ile mesai dışı saatler için ayrı Yönlendirme becerileri oluşturmayı düşünün.
{% hint style="info" %}
**Not**
En yaygın çağrı türlerinize göre 2 ila 3 temel Yönlendirme yolu ile başlayın, ardından çağrı kalıplarından öğrendikçe genişletin.
{% endhint %}
**Kullanım Durumu 2: ada göre arama dizini**
**Amaç:** Arayanların belirli bir Zoom Phone telefon kullanıcısı veya departmana ulaşmak için bir adı söylemesine ya da hecelemesine izin verin.
Ada Göre Arama Yönlendirmesini yapılandırırken üç temel karara odaklanın:
1. **Dizin kapsamı:** Yalnızca müşteriyle yüz yüze olan rolleri dahil edin: satış temsilcileri, hesap yöneticileri, destek uzmanları ve dış arayanlarla düzenli olarak etkileşim kuran departman yöneticileri. Yanlış yönlendirmeleri engelle ve dahili iş akışlarını korumak için yalnızca dahili pozisyonları (BT personeli, İK personeli, arka ofis operasyonları) hariç tutun.
2. **Arama esnekliği:** Arayanların adla, soyadla veya her ikisiyle arama yapıp yapamayacağına karar verin. Mevcut müşteriler tam adları biliyor olabilir; yeni potansiyel müşteriler yalnızca bir adı hatırlıyor olabilir. Karışıklığı önlemek için Erişilebilirlik ile dizin boyutu arasında denge kurun.
3. **Uygun kullanım durumları:** Ada Göre Arama, arayanların Organizasyonunuzdaki biriyle mevcut bir ilişkisi olduğunda en iyi sonucu verir: kendi hesap temsilcisine ulaşan geri dönen müşteriler, bir danışmanla takibini yapan müşteriler veya bir satış temsilcisiyle yeniden bağlantı kuran potansiyel müşteriler. Adını bildikleri hiç kimse olmayan ilk kez arayanlar için daha az etkilidir.
{% hint style="info" %}
**Not**
Müşteriyle yüz yüze çalışan 10 ila 15 kilit ekip üyesinden oluşan odaklı bir dizinle başlayın. çağrı kalıpları ve Geri Bildirim temelinde kademeli olarak genişletin.
{% endhint %}
**Kullanım Durumu 3: Zoom Scheduler ile Randevu planlama**
**Amaç:** Arayanların randevuları doğrudan Zoom Scheduler üzerinden ayarlamasına İzin Verin.
Randevu planlamayı yapılandırırken üç temel karara odaklanın:
1. **Otomasyon adayları:** Manuel planlama yoluyla personelin zamanının en çoğunu hangi randevu türlerinin tükettiğini belirleyin. Yüksek değerli adaylar arasında rutin danışmalar (satış demoları, Katılım çağrıları), hizmet randevuları (bakım ziyaretleri, destek oturumları) ve tekrar eden rezervasyonlar (haftalık kontroller, takip toplantıları) bulunur. İnsan muhakemesi gerektiren karmaşık etkileşimler için ekibinizi serbest bırakmak amacıyla önce bunları otomatikleştirin.
2. **Scheduler bağlantı stratejisi:** Hizmet sunumuna göre paylaşılan ekip bağlantıları ile bireysel bağlantılar arasında Seç yapın. Herhangi bir nitelikli ekip üyesi randevuyu yönetebiliyorsa (ilk danışmalar, ürün demoları, genel destek) Herhangi Bir Oturum Sahibi Scheduler bağlantılarını kullanın. Sürekliliğin önemli olduğu durumlarda Bire Bir Scheduler bağlantılarını kullanın: mevcut müşteri ilişkileri, uzmanlık gereksinimleri veya aynı temsilciyle takip randevuları.
3. **Tetikleyici netliği:** Planlamayı etkinleştiren kesin koşulları tanımlayın. Arayan niyeti ve randevu türü konusunda net olun: "bir ürün demosu ayırtmak istiyor" veya "bir hizmet randevusuna ihtiyacı var" gibi; "bir şey planlamak istiyor" gibi genel ifadeler yerine. Bu, temsilcinin randevu türleri arasında ayrım yapmasına ve doğru Zoom Scheduler bağlantısına yönlendirmesine yardımcı olur.
{% hint style="info" %}
**Not**
En yüksek hacimli, en düşük karmaşıklıktaki randevu türlerinizi (ilk danışmalar, standart hizmet ziyaretleri) otomatikleştirerek başlayın. İş akışı doğrulandıktan sonra uzmanlaşmış randevulara genişletin.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% step %}
**Sesli Temsilci Ayarlar'ı Yapılandır**
Temel kurulumun ötesinde, ZVA Receptionist sanal temsilcinizin çağrılar sırasında nasıl Ses çıkardığını ve nasıl davrandığını kontrol eden gelişmiş ayarları içerir. Bunları kişilik düğmeleri gibi düşünün: bunları ayarlamak, temsilcinin nasıl konuştuğunu, yanıt verdiğini ve belirsizliği nasıl ele aldığını değiştirir. En yaygın yapılandırılan iki ayar aşağıda açıklanmıştır.
**Sıcaklık Kontrolü**
**Ne yapar:** Temsilcinin yanıtlarının ne kadar yaratıcı veya öngörülebilir olduğunu kontrol eder.
* **Daha düşük sıcaklık (0.0 ila 0.5):** Daha öngörülebilir, tutarlı yanıtlar. Temsilci, Bilgi Tabanı içeriğinizle yakından uyumlu kalır ve her seferinde benzer ifadeler kullanır.
* **Daha yüksek sıcaklık (0.6 ila 1.0):** Daha çeşitli, daha doğal duyulan yanıtlar. Temsilci, dilini daha serbest şekilde yeniden ifade eder ve uyarlar.
**Ne zaman ayarlanmalı:**
* **Daha düşük sıcaklık kullanın** tutarlılık ve doğruluğun kritik olduğu uyumluluk açısından hassas sektörler (sağlık, finans, hukuk) için.
* **Daha yüksek sıcaklık kullanın** konuşma çeşitliliğinin etkileşimlerin doğal hissettirmesini sağladığı müşteri hizmetleri senaryoları için.
* **varsayılan ayar (0.5)** çoğu işletme için iyi çalışır; doğruluğu doğal sohbetle dengeler.
{% hint style="info" %}
**Not**
Örnek: Bir tıp ofisi, randevu politikalarının yazıldığı gibi belirtilmesi için 0.3 kullanabilir. Bir perakende mağazası, ürün önerilerinin daha konuşma diline yakın duyulması için 0.7 kullanabilir.
{% endhint %}
**Dolgu Kelimeleri ve İfadeler**
**Ne yapar:** Temsilci bilgiyi işlerken "ııı", "bir bakayım" veya "bir dakika" gibi doğal konuşma kalıpları ekler.
**Neden önemli:** Bu kısa duraklamalar ajanı daha insani hissettirir ve arayanlara duyduklarını işlemeleri için bir an tanır. Bunlar olmadan, hızlı yanıtlar robotik ya da bunaltıcı gelebilir.
**Ne zaman etkinleştirilir veya devre dışı bırakılır:**
* **Etkinleştir** samimi, sohbet havasında bir tonun önemli olduğu müşteriyle yüz yüze ролlerde: satış, Destek ve genel sorular.
* **Devre dışı bırak** hızın sıcaklıktan daha önemli olduğu verimlilik odaklı senaryolarda, örneğin sipariş durumu kontrolleri veya hesap aramaları gibi.
* **Her ikisini de test edin:** Bu ayar açık ve kapalıyken ajanınızı arayın ve farkı duyun. Bazı işletmeler dolgu kelimelerin ajanı daha ulaşılabilir hissettirdiğini düşünür; bazıları ise dolgu kelimesiz doğrudanlığı tercih eder.
{% endstep %}
{% step %}
**Yayınla ve bir Telefon Numarasına Ata**
ZVA Resepsiyonistiniz yapılandırıldıktan sonra, onu yayınlayın ve Zoom Phone telefon sisteminize bağlayın. Yayınlama iki adımlı bir devretmedir: AI Studio'da ajanı etkinleştirin, ardından bir Zoom Phone otomatik resepsiyonist aracılığıyla bir telefon numarasına bağlayın.
**Ajanı Yayınlama**
1. AI Studio'da ZVA Resepsiyonist yapılandırmanıza gidin.
2. Yapılandırmanızı gözden geçirin, ardından Yayınla'ya tıklayın.
{% hint style="info" %}
**Not**
AI Studio'da yapılan değişiklikler, Yayınla'ya tıklayana kadar yürürlüğe girmez. Düzenlemeler yaptıktan sonra ajanınız beklendiği gibi yanıt vermiyorsa, en son sürümün yayınlandığını doğrulayın.
{% endhint %}
**Bir Zoom Phone Numarasına Atama**
1. Zoom web portalı'nda Telefon sistemi Yönetimi'ne gidin.
2. Ajanla bağlamak istediğiniz otomatik resepsiyonisti Seç.
3. Otomatik resepsiyonist Ayarlar'ında, Tesisinizi ve doğru Sanal Ajanı Seç.
4. Otomatik resepsiyoniste bir telefon numarası atanmış olduğunu onaylayın. Sanal ajan, bir telefon numarası açıkça atanana kadar çağrıları almaz.
{% endstep %}
{% endstepper %}
### **Test ve Optimizasyon**
#### **Sanal Ajanınızı Test Etme**
Müşteriler karşılaşmadan önce çağrıları beklendiği gibi karşıladığını doğrulamak için ZVA Resepsiyonistiniz'i yayınladıktan sonra kapsamlı şekilde test edin. Aşağıdaki yaklaşımı kullanın:
1. **Atanan numarayı arayın:** Otomatik resepsiyonistinize bağlı telefon numarasını kullanın ve ajanla gerçek bir arayan gibi etkileşime geçin.
2. **Her kullanım senaryosunu test edin:** Yapılandırılmış her becerinin doğru çalıştığını doğrulayın: Bilgi Tabanınızdan sorular sorun, farklı departmanlara veya kullanıcılara yönlendirme isteyin, çeşitli ad biçimleriyle Ada Göre Arama'yı deneyin ve bir randevu planlamayı deneyin.
3. **Kenar durumları test edin:** Ajanı karıştırabilecek senaryoları deneyin: Bilgi Tabanınızda yer almayan sorular, kullanılamayan kullanıcılara veya departmanlara yönlendirme istekleri, belirsiz ya da muğlak dil ve ajan konuşurken araya girme.
4. **Görüşme ayrıntılarını inceleyin:** Her test çağrısından sonra, ajanınızın performansını anlamak için etkileşimi AI Studio'da analiz edin.
#### **Görüşme Ayrıntılarını Analiz Etme**
AI Studio, sanal ajanınızın işlediği her çağrı hakkında ayrıntılı içgörüler sağlar. AI Studio'ya giderek, ZVA Resepsiyonist'inizi seçerek ve Dökümler sekmesini açarak görüşme ayrıntılarına erişin. Analiz etmek için herhangi bir çağrıyı Seç. Bir görüşmeyi incelerken üç temel alana odaklanın:
* **Arayanın ne istediği:** Niyet tanıma ve güven skorları
* **Ajanın nasıl yanıt verdiği:** Döküm ve Bilgi Tabanı sorguları
* **Çağrının nereye gittiği:** Yönlendirme eylemleri ve sonuçları
Örüntüleri ve iyileştirme fırsatlarını belirlemek için görüşme ayrıntılarını kullanın:
* **Bilgi eksiklerini belirleyin:** Ajanın yanıtlayamadığı soruları arayın. Birden fazla arayan "Finansman sunuyor musunuz?" diye soruyor ancak ajan bu bilgiye sahip olmadığını söylüyorsa, Bilgi Tabanınıza finansmanla ilgili bir SSS ekleyin.
* **Niyet tanımayı iyileştirin:** Arayanlar "faturamla ilgili yardıma ihtiyacım var" diyor ancak ajan faturalama yerine genel Destek'e yönlendiriyorsa, yönlendirme becerisi tetikleyicisini "fatura", "fatura belgesi" ve "ödeme" gibi ifadeleri içerecek şekilde güncelleyin.
* **Yanıt kalitesini iyileştirin:** Arayanlar ajan yanıt verdikten sonra sık sık "Bu ne anlama geliyor?" diye soruyorsa, yanıt fazla teknik olabilir. Bilgi Tabanı içeriğini sadeleştirin veya örnekler ekleyin.
* **Yükseltme örüntülerini izleyin:** Birden fazla arayan belirli bir konu hakkında soru sorarken konuyu üst kademeye taşıyorsa, Bilgi Tabanınıza o konuyla ilgili net ayrıntılar içeren özel bir bölüm ekleyin.
{% hint style="info" %}
**Not**
İlk dağıtım haftanızdan en az 10 ila 20 görüşmeyi inceleyin. Bu örneklem boyutu, tek seferlik kenar durumlar ile yaygın sorunları belirlemenize yardımcı olur.
{% endhint %}
#### **Süregelen Optimizasyon İçin En İyi Uygulamalar**
Test yapmak tek seferlik bir etkinlik değildir. Sanal temsilcinizi gerçek dünya performansına göre sürekli olarak iyileştirin:
* Selamlamaları kısa ve dostça tutun: 10 saniyenin altında olması idealdir.
* Tekrarlayan sorunları belirlemek için çağrı dökümlerini her hafta AI Studio'da gözden geçirin.
* İşletmeniz değiştikçe Bilgi Bankası belgelerini düzenli olarak güncelleyin.
* Yaygın yanlış anlamalara veya yönlendirme kalıplarına göre Temsilci Rehberliğini iyileştirin.
* çağrı yönlendirme oranlarını, ortalama işlem süresini ve müşteri memnuniyetini izlemek için analiz kullanın.
* Her büyük Değiştirten sonra test edin: yeni beceriler, güncellenmiş Bilgi Bankası içeriği veya değiştirilmiş Yönlendirme mantığı.
#### **İzlenecek Temel Metrikler**
| Metrik | Açıklama |
| -------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------ |
| Tutma Oranı | İnsan aktarımı olmadan çözülen çağrıların yüzdesi |
| Ortalama çağrı Süresi | Arayanların temsilciyle ne kadar süre etkileşimde bulunduğu |
| Niyet Tanıma Doğruluğu | Temsilcinin arayan isteklerini ne sıklıkla doğru tanımladığı |
| Bilgi Bankası Erişim Oranı | Soruların Bilgi Bankası'ndan yanıtlanma yüzdesi |
| Yönlendirme Oranı | Arayanların ne sıklıkla insan yardımını talep ettiği veya buna ihtiyaç duyduğu |
Daha fazla ayrıntı için bkz. [Sanal Ajan Analizini Görüntüleme](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0080984).
### **Sorun Giderme ve SSS**
#### **Sanal temsilcim çağrılara yanıt vermiyor**
Temsilcinin AI Studio'da yayınlandığını ve Aktif olarak göründüğünü doğrulayın. Temsilciye bağlı olan otomatik resepsiyonist için açıkça bir telefon numarası atandığını doğrulayın. çalışma saatleri kısıtlamaları varsa testinizi yapılandırılmış çalışma saatleri içinde yaptığınızdan emin olun. Çağrı yolunun tamamını izlemek ve çağrının otomatik resepsiyoniste ulaşıp ulaşmadığını doğrulamak için telefon sistemi Yönetimi'ne, ardından Kayıtlara gidin.
#### **Değişiklikleri yayınladım ama temsilci hâlâ beklendiği gibi yanıt vermiyor**
AI Studio'daki değişiklikler, Yayınla'ya tıklayana kadar canlıya alınmaz. Temsilciyi AI Studio'da açın ve geçerli sürümün düzenlemelerinizi yansıttığını doğrulayın, ardından yeniden yayınlayın. Yayınladıktan sonra test etmeden önce birkaç dakika bekleyin.
#### **Arayanlar çağrıların yanlış hedefe yönlendirildiğini bildiriyor**
AI Studio'da temsilci yapılandırmasını açın ve Yönlendirme becerisi tetikleyicilerini gözden geçirin. Tetikleyici dilinin farklı yönlendirme yollarını ayırt edecek kadar spesifik olduğunu doğrulayın. Doğru Tesis ve Sanal Temsilci'nin seçildiğini onaylamak için otomatik resepsiyonist Ayarlar'ını kontrol edin. Yönlendirme sorununun bir tetikleyici uyuşmazlığı mı yoksa bir yapılandırma problemi mi olduğunu belirlemek için AI Studio'daki son çağrı dökümlerini gözden geçirin.
#### **Temsilcim Bilgi Bankası'nı kullanmak yerine genelleştirilmiş yanıtlar veriyor**
Temsilci Rehberliği bölümüne bir Koruma Kuralı ekleyin. Örneğin: "Müşteri isteklerine genel öneriler sunmayın. Yalnızca Bilgi Bankası'nda açıkça bulunan ayrıntıları verin." Koruma Kuralı'nı ekledikten sonra güncellenmiş temsilciyi yayınlayın ve tekrar test edin.
#### **Arayanlar, İsme Göre Ara kullanarak birini bulamıyor**
Hedef kullanıcının İsme Göre Ara beceri yapılandırmasına dahil edildiğini doğrulayın. Arama esnekliği Ayarlar'ının, arayanlarınızın kullanması muhtemel ad biçimiyle (yalnızca ad, yalnızca soyad veya tam ad) eşleştiğini doğrulayın. Numarayı arayarak ve farklı biçimler kullanarak bir kullanıcıya adla ulaşmaya çalışarak beceriyi test edin.
#### **Sanal temsilci randevuları doğru planlamıyor**
planlama becerisinde yapılandırılan Zoom Scheduler bağlantılarının doğru ve aktif olduğunu doğrulayın. Beceri tetikleyici dilinin arayanın ifadesiyle eşleşecek kadar spesifik olduğunu onaylayın. Numarayı arayarak ve her randevu türünü Planlamaya çalışarak test edin. Temsilcinin planlama niyetini tanıyıp ancak rezervasyonu tamamlayamadığını mı yoksa niyet tanımanın beceriyi hiç tetiklemiyor mu olduğunu görmek için görüşme dökümlerini gözden geçirin.
#### **Temsilci, Bilgi Bankası'mda bulunan soruları yanıtlayamıyor**
İçeriğin güncel olduğunu doğrulamak için AI Studio'daki Bilgi Bankası kaynağını gözden geçirin. Dosya yüklemeleri kullandıysanız, dosyanın başarıyla işlendiğini ve ilgili içeriğin dahil edildiğini doğrulayın. Bir URL kullandıysanız, URL'nin hâlâ erişilebilir olduğunu ve sayfa içeriğinin önemli ölçüde değişmediğini onaylayın. En yaygın soruları doğrudan yanıtlayan hedeflenmiş bir SSS belgesi yüklemeyi düşünün.
#### **Birçok arayan, temsilcinin yanıtlarını anlamadıklarını söylüyor**
Hangi yanıtların kafa karışıklığına neden olduğunu belirlemek için görüşme dökümlerini gözden geçirin. Bu konular için Bilgi Bankası içeriğini basitleştirin: daha kısa cümleler, sade dil ve somut örnekler kullanın. Temsilci karmaşık belgelerden okuyorsa, arayan dostu bir dille ayrı bir SSS belgesi oluşturmayı ve bunu bir Bilgi Bankası kaynağı olarak eklemeyi düşünün.
#### **Birçok arayan belirli bir konuda yönlendiriliyor**
Bilgi Bankası'nıza o konuyu ayrıntılı olarak kapsayan özel bir bölüm ekleyin. Yönlendirme, temsilci görevi tamamlayamadığı için gerçekleşiyorsa (yalnızca arayan bir kişiyle konuşmayı tercih ettiği için değil), bir becerinin eklenmesi veya yeniden yapılandırılması gerekip gerekmediğini gözden geçirin. Bu senaryo için yönlendirmenin ne zaman uygun olduğunu netleştirmek üzere Temsilci Rehberliği'ni güncelleyin.
#### **Temsilcinin niyet tanıması, arayanların söyledikleriyle eşleşmiyor**
Arayanlarınızın gerçekten kullandığı belirli ifadeleri, eş anlamlıları ve varyasyonları içerecek şekilde Yönlendirme veya planlama becerisi tetikleyici açıklamalarını güncelleyin. Arayanların kullandığı tam dili belirlemek için görüşme dökümlerini gözden geçirin ve bu ifadeleri tetikleyici açıklamalara dahil edin. Arayanlar tutarlı şekilde gündelik dil kullanıyorsa, tetikleyiciyi buna göre ayarlayın.
---
# Agent Instructions: Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.
Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:
```
GET https://library.zoom.com/technical-library/tr/zoom-workplace/zoom-phone/expert-insights/zoom-virtual-agent-receptionist-start-guide.md?ask=
```
The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.
Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.