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# 管理员体验
本节介绍工作区预约中的管理员体验，包括定义角色访问、建立楼层层级、创建平面图、选择功能/特性设置以及执行其他管理员功能。
### 定义工作区预约的角色访问权限
所有管理员默认都可访问工作区预约账户设置。不过，他们也可以创建具有明确访问权限的自定义角色。
1. 作为 Zoom 账户所有者或被授权编辑角色的管理员，请前往 [角色管理](https://zoom.us/role#/) 网页门户中的该页面。
{% hint style="info" %}
您必须具有管理员访问权限才能看到角色管理页面。如果上述链接显示 `访问受限 (200)` 错误，请联系你的 Zoom 管理员以获取角色功能/特性访问权限。
{% endhint %}
2. 单击 **铅笔图标** 在您正在编辑的角色旁边。
3. 导航到 **工作区管理** 子部分并根据需要定义角色访问权限。
4. 对任何其他角色重复此操作。
### 配置工作区预约
本节提供从头到尾配置工作区预约的步骤。
{% hint style="warning" %}
以下说明为新的工作区预约管理员提供线性的配置体验。尽管也可以采用其他配置方法，但 Zoom 建议按所提供的顺序遵循这些说明，以熟悉该服务的核心概念和结构。
{% endhint %}
#### 第一步：集成您的日历服务
为了保持预约和可用性的准确性，工作区预约需要与您的日历服务提供商集成。每个可预订工作区都需要一个关联的日历资源，由日历服务账户管理。
如果您的 Zoom 账户中已配置现有的日历集成， [请进入下一步](#_52wj26umcu9g)。如果您的账户 *不* 已配置日历服务，或者如果您不熟悉如何配置日历资源账户和日历资源，请参阅我们的某一份日历集成指南，以了解 [Office 365](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/203847179-Setting-Up-Zoom-Rooms-with-Office-365), [交换](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/203847339-Using-Exchange-2013-and-above-with-Zoom-Rooms)，或 [Google](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/206905656-Setting-up-Zoom-Rooms-with-Google-Calendar) 以完成此流程。Zoom Rooms 也支持 Zoom Calendar 服务。
{% hint style="info" %}
上方的日历集成指南指的是 Zoom Rooms 日历集成。工作区预约使用与 Zoom Rooms 相同的日历功能，并需要相同的配置。用户可以按提供的说明全部操作，或在该部分停止。 *如何将日历服务添加到 Zoom* 并通过 **工作区管理：** [日历集成页面](https://zoom.us/workspaces/management/calendar) 如有需要，可改为。
{% endhint %}
#### 第二步：创建您的位置层级
工作区预约配置建立在账户的位置层级之上。您 **必须** 在创建楼层平面图或指定工作区位置之前配置它们。
如果您的账户已有现有的位置层级， [请进入下一步](#_rwxseqwi2v5r)。如果您的账户没有现有层级，请执行以下步骤：
1. 以具有编辑账户设置权限的管理员身份登录 Zoom Web门户。
2. 单击 **工作区管理** 下拉，然后选择 **工作区。**
3. 单击 **+ 添加位置**。一个 **添加位置**弹出窗口将出现。
4. 在弹出窗口中，通过创建分层系统布局并选择您的组织所需的位置来自定义您的 Workspaces 环境。
5. 单击 **完成** 当您的结构正确显示时。
6. 该 **Workspaces**页面现在将显示一个目录窗格，其中包括以下标签页： **楼层**, **建筑物**, **园区**, **城市**, **州**，以及 **国家/地区**，具体取决于你的配置。
{% hint style="info" %}
当最初执行此操作时，每个级别都会自动添加一个默认位置。你可以随时通过 **编辑** 功能。
{% endhint %}
7. 对于层级中的每个位置级别，选择相应的选项卡并点击 **+ 添加楼层/建筑/城市等。** 以构建你的办公基础设施。
{% hint style="danger" %}
楼层级别是配置工作区预约所必需的。如果你的层级中不包含楼层级别，请不要继续。
{% endhint %}
更多信息请参阅我们关于以下内容的支持文档： [管理工作区预约位置层级](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7879334587021-Managing-Workspace-Reservation-location-hierarchy).
**（可选）配置用于受控访问的区域**
为了平衡流动办公所带来的灵活性，区域也会考虑保持团队邻近性和部门组织的必要性。
在建立好你的位置层级后，你可以将每层的特定区域指定为 **区域** 并设置受控访问规则。此功能使组织能够保持团队凝聚力，同时仍最大化整体空间效率。
每个区域都会获得一个描述性名称，并可分配给特定用户组或个人。区域的真正优势在于其基于时间的灵活性。管理员可以让某个区域在周一至周三仅对金融团队在线开放，然后在周四和周五向所有员工开放。这种方法可在团队需要协作时为其提供专用空间，同时防止在需求较低的时段空间利用不足。
区域内的时区支持可满足跨多个地区的组织需求。每个区域都可以使用自己的时区设置，因此无论管理员或用户位于何处，访问规则都能正确生效。
#### 第三步：添加楼层
在为你的办公室建立高层结构后，每个位置 **都需要** 至少一个楼层级别才能使用工作区预约。请通过以下步骤为层级中的每个建筑/园区/城市等添加楼层级别：
1. 访问 **工作区管理。**
2. 单击 **楼层** 选项卡中看到它。
3. 单击 **+ 添加楼层** 按钮（位于右上角），然后一个 **添加新楼层** 讨论小组/面板将出现。
4. 在讨论小组/面板中，输入以下信息： **楼层名称。**
5. （可选）输入以下信息： **描述。**
6. 选择你要在层级中放置楼层的位置。
7. 单击 **保存并添加另一个** 以便为你的每个位置添加更多楼层。
8. 单击 **完成** 完成后。
#### 第四步：创建每层可预订的工作区
在楼层创建完成后，管理员或授权用户可以为该楼层创建可预订的工作区，这些工作区将在流程后续分配。
要为某一楼层创建工作区：
1. 访问 **工作区管理。**
2. 点击现有楼层中的 **楼层** 选项卡中看到它。
3. 选中楼层后，点击 **+ 添加工作区**，右侧将出现一个侧边讨论小组/面板。
4. 下方 **工作区类型**，选择一个 **工位** 或 **仅预订会议室**.
{% hint style="info" %}
所有 Zoom Rooms 都必须通过以下方式创建： [Zoom Rooms 界面](https://zoom.us/location) 由管理员或授权用户创建。更多信息请参阅我们的支持文档，了解如何启用 [Zoom Phone 设备](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7879620713613-Using-Workspace-Reservation-for-Zoom-Phone-Appliance) 和 [Zoom Rooms](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7875816579597-Configuring-Workspace-Reservation-features-on-Zoom-Room-devices-) 用于工作区预约。
{% endhint %}
5. 输入 **工位名称** 或 **会议室名称**.
6. 下方 **日历**，选择一个日历资源以连接到工位或会议室（这是实现预约功能所必需的）。
7. （可选）在 **资产（可选）**，手动添加或选择与工位相关联的资产（例如双显示器、站立办公桌等）。
8. 单击 **保存并添加另一个** 以添加另一个工作区，直至完成。
9. 单击 **完成** 以保存更改。
**（可选）创建永久工位分配，并对高需求工作区使用审批流程**
管理员还可以为特定用户创建永久分配。有关更多信息，请参阅 Zoom 支持文章 [指定单个或多个用户以预约特定工作区](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0057911).
高需求或专业化工作区的审批工作流为高端位置、行政区域或配有特殊设备的空间提供正式的请求和审核流程。启用工作区的“需要审批”后，所有预约请求都会流转至指定审批人，这些审批人可以是工作区管理管理员或预约管理员。
要了解更多有关审批工作流的信息，请参阅 Zoom 支持文章 [工作区预约审批流程简介](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0080815).
#### 第五步：上传楼层平面图
在创建楼层的工作区后，上传楼层平面图图片——在用户选择空间时会显示该图片——以便为可预约的工作区位置做好标注准备。要上传楼层平面图：
1. 访问 **工作区管理**.
2. 在屏幕左侧的层级菜单中，选择与您要上传的楼层平面图对应的层级。
3. 单击 **编辑** 位于所需楼层旁边的按钮。
4. 单击 **+ 添加楼层平面图** 用于将所选楼层的平面图作为图像文件上传的按钮。
5. 图片上传后，单击 **关闭** 右上角。
6. 对所有适用楼层重复此操作，或继续下一步以分配工作区位置。
更多信息请参阅我们关于以下内容的支持文档： [管理工作区预约楼层平面图](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7877521130893-Managing-Workspace-Reservation-floor-maps).
#### 第六步：将工作区分配到您的楼层平面图
如果已完成前面的所有步骤，现在可以将工作区分配到楼层平面图。要分配工作区：
1. 访问 **工作区管理**.
2. 在屏幕左侧的层级中，单击一个位置并选择您要为其分配工作区的楼层。
3. 如果已上传楼层平面图，请单击 **编辑楼层平面图**。如果没有可用的楼层平面图，请单击 **+ 添加楼层平面图**，然后上传所选楼层的平面图。
4. 下一个屏幕将显示已上传的楼层平面图，页面左侧会有一个讨论小组/面板，其中包含 **将工作区添加到地图、工位、会议室**, **自助终端**，以及 **仅数字标牌** 在线工作区。\\
5. 选择要放置到地图上的工作区（*例如*，例如会议室）。
6. 从左侧讨论小组/面板中将所需工作区的名称拖放到楼层平面图上的位置。
1. 如适用，请调整工作区的尺寸以适配楼层平面图。
2. 可使用楼层平面图下方的滑块调整工位图标大小。
3. 将自助终端和数字标牌分配到楼层平面图后，当从设备查看楼层平面图时，会显示“您在此处”标记。
7. 如果尚未分配日历资源，请分配一个。
8. 确认任何适用的资产已应用于工作区，然后单击 **保存** 完成时。
9. 根据需要重复步骤 5-8，以将所有工作区、自助终端和数字标牌应用到楼层平面图。
10. 完成后，点击 **保存** 和 **关闭** 位于屏幕右上角。
11. 根据需要重复上述步骤，直到所有平面图均已配置。
#### （可选）第七步：为室内导航配置路径指引
路径指引将用户在大型或陌生办公室中寻找已预约工作区时常常令人沮丧的体验，转变为可在其移动设备上跟随的引导式行程。该功能/特性可提供从楼宇入口到特定桌位或会议室的逐向导航，大幅减少员工寻找其已预约空间所花费的时间。
要设置路径指引，请参阅 Zoom 支持文章 [为工作区预约配置路径指引](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0074751).
路径指引系统会根据用户的访问方式进行调整。当有人在完成预约后通过其移动设备使用路径指引时，他们可以选择入口点，并接收前往其工作区的定制路线。
至此，工作区预约配置流程完成。
### Zoom Rooms 和 Zoom Phone 设备可被分配为可预约的桌位空间
管理员可以将 Zoom Rooms 和 Zoom Phone 设备分配给桌位用于预约，包括用于签到的二维码。此过程需要额外的后端配置以启用楼层分配。
请参阅我们的支持文档，了解启用的说明 [Zoom Phone 设备](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7879620713613-Using-Workspace-Reservation-for-Zoom-Phone-Appliance) 和 [Zoom Rooms](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7875816579597-Configuring-Workspace-Reservation-features-on-Zoom-Room-devices-) 用于工作区预约。
### 未连接到 Zoom 服务设备的工作区可使用可打印的二维码进行签到
虽然 Zoom Rooms 和 Zoom Phone 设备可以在屏幕上显示用于签到的二维码，但某些可预约的工作区位置（如桌位）可能没有启用 Zoom 且能够显示用于签到二维码的设备。此时，管理员或授权用户可以打印并放置特定于每个工作区的二维码，供用户签到。要为这些工作区打印二维码：
1. 确认 [所有工作区均已分配](#_n1qubqxpwd03) 到您要为其打印二维码的楼层。
2. 在 Web 门户的导航菜单中，单击 **工作区管理，** 然后 **Workspaces**.
3. 找到您要打印二维码的楼层，然后单击 **编辑**.
4. 找到以下设置： **工作区二维码**.
5. **下载** 或 **打印** 这些二维码，并将每个二维码贴到相应的工作区。
6. 用户现在可以 [使用二维码签到](#_jftdnos6xjfr).
### 常规工作区预约设置可在账户或位置级别进行配置
管理员或授权用户可以在账户级别或位置级别配置常规工作区预约设置。这些设置包括用于预约或预签到的问卷、指定特定用户群组对工作区预约的访问权限、要求用户在预约时进行身份验证等。
如果某项设置未被位置层级中更高一级锁定，则可持续按位置级别细化这些设置，包括在不同楼层之间采用不同设置。
{% hint style="info" %}
在任何级别锁定设置，都会锁定其下所有级别的设置。对于您打算按楼层或位置自定义的任何设置，请勿在账户级别或更低级别锁定。
{% endhint %}
#### 账户级别
要修改账户级别的设置：
1. 以具有编辑账户设置权限的管理员或授权用户身份登录 Zoom Web门户。
2. 在导航菜单中，单击 **工作区管理，** 然后 **Workspaces**.
3. 在页面顶部，单击 **账户设置** 旁边的 **Workspaces**.
4. 根据需要启用或禁用设置。
#### 位置级别
不同于其他通常可在用户群组内配置的 Zoom 服务设置，工作区预约的群组或位置专属设置是在位置级别上配置的。
要修改位置级别的设置：
1. 以具有编辑账户设置权限的管理员或授权用户身份登录 Zoom Web门户。
2. 在导航菜单中，单击 **工作区管理，** 然后 **Workspaces**.
3. 导航到您正在编辑的位置级别（从楼层到国家），然后单击 **编辑**.
4. 根据需要启用或禁用设置。
### 高级预约控制和限制
本节为组织提供高级选项，以更严格地控制和限制工作区。
#### 办公时间和预约时间窗口
工作时间配置可在多个层级上运行，从全账户设置一直到单个工作区日程。这种精细控制可适应多种场景，例如总部采用延长工作时间，而卫星办公室保持标准日程，或者特定房间在正常工作时间之外仍可用于特殊项目。
节假日日程会与常规工作时间配合使用，在关闭期间自动阻止预约，而无需人工干预。管理员可以提前数月定义节假日日程，为部分关闭日期指定不同的时间，或在全公司停工期间完全阻止预约。系统会在所有预约界面中遵循这些日程，防止用户在设施关闭时意外预约空间。
#### 预约时长和频率管理
预约增量设置可调整为 1、5、15 或 30 分钟区块，使组织能够让其预约与实际使用模式相匹配。
例如，研究设施可能对设备房使用 30 分钟增量，而咨询公司可能更倾向于对电话亭使用 15 分钟增量。支持跨午夜预约的增强功能将最长预约时长扩展到 24 小时，可满足轮班员工、通宵项目以及跨越传统工作时间的国际协作会议。
#### 复杂活动的多房间预约
多房间预约功能解决了活动协调员在管理复杂聚会时长期面临的一项挑战。使用网格视图，协调员可以在不同建筑和位置中以单个预约 ID 预订多个房间。这种统一方式对于全员会议及其溢出房间、需要分组空间的培训课程或跨多个场地举办的会议等活动至关重要。
#### 工作区预订的审批工作流
此设置可防止高级空间以先到先得的方式被预订。相反，用户会请求预订，然后由管理员手动批准该预订。
当用户在受控工作区中请求预约时，请求会进入审批流程，由指定审批人处理；这些审批人会收到通知，并可以连同备注一起批准或拒绝。用户可以查看请求状态并看到审批人。账户所有者和管理员也可以配置审批人。
有关更多信息，请参阅 Zoom 支持文章 [工作区预约审批流程简介](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0080815).
### 可以要求用户填写预约前和/或签到前问卷
管理员或授权用户可以要求用户填写预约前和/或签到前问卷。这些问卷可自定义为单选、多选和简答题。
用户进行预约时会显示预约前问卷。签到前问卷可在签到时间前 2 到 72 小时发送，如果用户未在指定时间前填写问卷，预约将自动取消。
有关更多信息，请参阅我们的支持文档，了解 [工作区预约问卷](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/5547090029581-Workspace-Reservation-questionnaire).
### 配置日历集成，实现无缝预订
将工作区预约扩展到主要日历平台，代表着用户与预订系统交互方式的根本转变。通过这些集成，无需用户在应用之间切换，工作区预约可直接进入员工管理日常日程的工具中。
#### Microsoft Outlook 集成
Outlook 插件将工作区预约功能直接嵌入到 Outlook 界面中，许多用户的一天都在这里度过。在创建或编辑会议邀请时，用户无需离开 Outlook，即可看到带有照片、容量信息和资产详情的在线工作区。
该集成遵循现有的管理设置，包括审批要求、预订限制和社区分配，以提供一致的政策执行，无论预订方式如何。
#### Google 工作区和 Zoom Calendar 支持
类似功能可通过 Zoom for Google 工作区 附加组件扩展到 Google 工作区用户。该集成在 Google 日历中提供同样丰富的工作区信息和预订功能，以在各平台之间实现功能对等。
对于使用 Zoom 原生日历解决方案的组织，工作区预约支持可提供完全一体化的体验，无需依赖第三方日历服务。
#### 团队协作平台的通知
与 Microsoft Teams 和 Slack 的集成超越了简单的通知，在团队的通信工具中创造了互动式工作区管理体验。
用户会直接在他们的团队频道或私信中收到预订提醒、签到提醒和访客到达通知。Zoom 聊天机器人可在各个平台在线使用，用户无需切换应用即可为预订签到、延长预订时间或查询工作区可用性。
管理员在账户级别控制通知偏好，确定用户接收哪些提醒以及通过哪些渠道接收，从而防止通知过载，同时帮助重要消息送达其预定收件人。
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