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# 管理员体验
本节涵盖工作区预约中的管理员体验，包括定义角色访问权限、建立楼宇层级、创建平面图、选择功能/特性设置，以及执行其他管理员功能。
### 定义工作区预约的角色访问权限
默认情况下，所有管理员都可以访问工作区预约账户设置。不过，他们也可以创建具有明确访问权限的自定义角色。
1. 作为 Zoom 账户所有者或被授权编辑角色的管理员，请前往 [角色管理](https://zoom.us/role#/) 页面上的 Web 门户。
{% hint style="info" %}
您必须具有管理员访问权限才能看到角色管理页面。如果上述链接显示 `访问受限 (200)` 错误，请联系您的 Zoom 管理员以获取角色功能访问权限。
{% endhint %}
2. 单击 **铅笔图标** 位于您正在编辑的角色旁边。
3. 转到 **工作区管理** 小节并按需定义该角色的访问权限。
4. 对任何其他角色重复此操作。
### 配置工作区预约
本节提供从头到尾配置工作区预约的步骤。
{% hint style="warning" %}
以下说明为新的工作区预约管理员提供循序渐进的配置体验。尽管也可以采用其他配置方法，Zoom 建议按照提供的顺序进行这些说明，以熟悉该服务的核心概念和结构。
{% endhint %}
#### 第一步：集成您的日历服务
为保持预约和可用性准确，工作区预约需要与您的日历服务提供商集成。每个可预订工作区都需要一个关联的日历资源，由日历服务账户管理。
如果您的账户在您的 Zoom 账户中已配置现有的日历集成， [进入下一步](#_52wj26umcu9g)。如果您的账户这样做 *不* 已配置日历服务，或者如果您不熟悉配置日历资源账户和日历资源，请参阅我们的某一份日历集成指南以了解 [Office 365](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/203847179-Setting-Up-Zoom-Rooms-with-Office-365), [兑换](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/203847339-Using-Exchange-2013-and-above-with-Zoom-Rooms)，或 [Google](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/206905656-Setting-up-Zoom-Rooms-with-Google-Calendar) 以完成此流程。Zoom Rooms 还支持 Zoom Calendar 服务。
{% hint style="info" %}
上方的日历集成指南指的是 Zoom Rooms 的日历集成。工作区预约使用与 Zoom Rooms 相同的日历功能，并需要相同的配置。用户可以按照提供的所有说明进行操作，或者停在该章节 *如何将日历服务添加到 Zoom* 并通过……完成这些步骤 **工作区管理：** [日历集成页面](https://zoom.us/workspaces/management/calendar) 如果需要，则改为此方式。
{% endhint %}
#### 第二步：创建您的位置层级
工作区预约配置建立在账户的位置层级之上。您 **必须** 在创建平面图或指定工作区位置之前配置它们。
如果您的账户已有现有的位置层级， [进入下一步](#_rwxseqwi2v5r)。如果您的账户没有现有层级，请执行以下步骤：
1. 以具有编辑账户设置权限的管理员身份登录 Zoom Web门户。
2. 单击 **工作区管理** 下拉，然后选择 **工作区。**
3. 点击 **+ 添加位置**。一个 **添加位置**弹出窗口将出现。
4. 在弹出窗口中，通过创建分层系统布局并选择您的组织所需的位置，自定义您的 Workspaces 环境。
5. 点击 **完成** 当您的结构正确显示时。
6. 该 **Workspaces**页面现在将显示一个目录窗格，其中包括一组用于以下内容的选项卡： **楼层**, **建筑物**, **园区**, **城市**, **州**，以及 **国家/地区**，取决于您的配置。
{% hint style="info" %}
在最初执行此操作时，每个级别都会自动添加一个默认位置。您可以随时通过 **编辑** 功能。
{% endhint %}
7. 对于层级中的每个位置级别，选择相应的选项卡并点击 **+ 添加楼层/建筑/城市等** 以构建您的办公基础设施。
{% hint style="danger" %}
要配置工作区预约，楼层级别是必需的。如果您的层级结构不包含楼层级别，请不要继续。
{% endhint %}
有关更多信息，请参阅我们的支持文档，了解 [管理工作区预约位置层级](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7879334587021-Managing-Workspace-Reservation-location-hierarchy).
**（可选）为受控访问配置社区**
为了平衡流动办公带来的灵活性，社区也考虑到了保持团队邻近性和部门组织的必要性。
在建立好您的位置层级后，您可以将每层的特定区域指定为 **社区** 并应用受控访问规则。此功能/特性使组织能够保持团队凝聚力，同时仍能最大限度地提高整体空间效率。
每个社区都会获得一个描述性名称，并可分配给特定用户组或个人。社区的真正优势在于其基于时间的灵活性。管理员可以让某个社区在周一至周三仅对金融团队在线，然后在周四和周五向所有员工开放。这种方式能在团队需要协同工作时提供预留空间，同时防止在需求较低时段的闲置。
社区中的时区支持适用于跨多个地区的组织。每个社区都可以使用自己的时区设置，因此无论管理员或用户位于何处，访问规则都能正确应用。
#### 第三步：添加楼层
在您为办公室建立了高层结构后，每个位置 **需要** 至少一个楼层级别才能使用工作区预约。请通过以下步骤为层级中的每个建筑/园区/城市等添加楼层级别：
1. 访问 **工作区管理。**
2. 单击 **楼层** 选项卡。
3. 单击 **+ 添加楼层** 右上角的按钮，并且会出现一个 **添加新楼层** 讨论小组/面板将出现。
4. 在讨论小组/面板中，输入以下内容的信息： **楼层名称。**
5. （可选）输入以下内容的信息： **描述。**
6. 选择您希望在层级中放置楼层的位置。
7. 点击 **保存并添加另一个** 以便为每个位置添加更多楼层。
8. 点击 **完成** 完成后。
#### 第四步：创建每层可预订的工作区
楼层创建后，管理员或授权用户可以为该楼层创建可预订工作区，这些工作区将在流程后续步骤中分配。
要为楼层创建工作区：
1. 访问 **工作区管理。**
2. 点击以下内容中的现有楼层： **楼层** 选项卡。
3. 选择楼层后，点击 **+ 添加工作区**，右侧会出现一个侧边讨论小组/面板。
4. 在 **工作区类型**，选择一个 **办公桌** 或 **仅预订房间**.
{% hint style="info" %}
所有 Zoom Rooms 必须通过 [Zoom Rooms 界面](https://zoom.us/location) 由管理员或授权用户创建。有关更多信息，请参阅我们的支持文档，了解如何启用 [Zoom Phone 设备](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7879620713613-Using-Workspace-Reservation-for-Zoom-Phone-Appliance) 和 [Zoom Rooms](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7875816579597-Configuring-Workspace-Reservation-features-on-Zoom-Room-devices-) 用于工作区预约。
{% endhint %}
5. 输入 **工位名称** 或 **房间名称**.
6. 在 **日历**，选择一个日历资源以连接到工位或房间（预订功能必需）。
7. （可选）在 **资产（可选）**，手动添加或选择与工位关联的资产（例如双显示器、站立式办公桌等）。
8. 点击 **保存并添加另一个** 以添加另一个工作区，直至完成。
9. 点击 **完成** 以保存您的更改。
**（可选）创建永久工位分配，并为高需求工作区使用审批工作流**
管理员也可以为特定用户创建永久分配。有关更多信息，请参见 Zoom 支持文章 [指定单个或多个用户来预订特定工作区](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0057911).
高需求或专用工作区的审批工作流为高端位置、高管区域或配备特殊设备的空间提供正式的申请和审核流程。为工作区启用“需要审批”时，所有预订请求都会路由到指定审批人，这些审批人可以是工作区管理管理员或预订管理员。
若要了解更多关于审批工作流的信息，请参见 Zoom 支持文章 [工作区预约审批流程简介](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0080815).
#### 第五步：上传楼层地图
在创建完您楼层的工作区后，请上传楼层地图图片——当用户选择空间时会向其显示该图片——以便为可预订工作区位置做好指定准备。要上传楼层平面图：
1. 访问 **工作区管理**.
2. 在屏幕左侧的层级菜单中，选择与您要上传的楼层地图相对应的层级。
3. 单击 **编辑** 位于所需楼层旁边的按钮。
4. 点击 **+ 添加楼层地图** 用于将所选楼层的地图作为图像文件上传的按钮。
5. 图像上传后，单击 **关闭** 右上角。
6. 对所有适用楼层重复此操作，或继续下一步以分配工作区位置。
有关更多信息，请参阅我们的支持文档，了解 [管理工作区预约楼层地图](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7877521130893-Managing-Workspace-Reservation-floor-maps).
#### 第六步：将工作区分配到您的平面图
如果已完成前面的所有步骤，现在就可以将工作区分配到平面图中。要分配工作区：
1. 访问 **工作区管理**.
2. 在屏幕左侧的层级中，单击一个位置并选择要为其分配工作区的楼层。
3. 如果楼层地图已上传，请单击 **编辑楼层地图**。如果没有可用的楼层地图，请单击 **+ 添加楼层地图**，并上传所选楼层的地图。
4. 接下来的屏幕将显示已上传的楼层地图，页面左侧带有一个菜单讨论小组/面板，其中包含 **将工作区添加到地图、工位、房间**, **自助终端**，以及 **仅数字标牌** 可用的工作区。\\
5. 选择要放置到地图上的工作区（*例如*，如会议室）。
6. 将目标工作区的名称从左侧讨论小组/面板拖放到平面图上的位置。
1. 如果适用，请调整工作区的尺寸以适配平面图。
2. 可使用平面图下方的滑块调整工位图标大小。
3. 将自助终端和数字标牌分配到平面图后，从设备查看平面图时会显示“您在这里”标记。
7. 如果尚未分配，请分配一个日历资源。
8. 确认任何适用的资产已应用到工作区，然后单击 **保存** 完成后。
9. 根据需要重复步骤 5-8，将所有工作区、自助终端和数字标牌应用到平面图。
10. 完成后，单击 **保存** 和 **关闭** 在屏幕右上角。
11. 根据需要重复，直到所有平面图都已配置。
#### (可选) 第七步：为室内导航配置路径引导
路径引导将人们在大型或陌生办公室中寻找已预约工作区时常常令人沮丧的体验，转变为用户可在移动设备上跟随的导航旅程。此功能可从建筑入口为用户提供前往特定办公桌或会议室的逐步路线指引，显著减少员工寻找其预约空间所花费的时间。
如需设置路径引导，请参阅 Zoom 支持文章 [为工作区预约配置路径引导](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0074751).
路径引导系统会根据用户的访问方式进行适配。当有人在预约后通过移动设备使用路径引导时，他们可以选择入口点并获得前往其工作区的自定义路线指引。
至此，工作区预约配置过程已完成。
### Zoom Rooms 和 Zoom Phone 设备可分配为可预约的办公桌空间
管理员可以将 Zoom Rooms 和 Zoom Phone 设备分配到办公桌以供预约，包括用于签到的二维码。此过程需要额外的后端配置以启用楼层分配。
请参阅我们的支持文档以了解如何启用 [Zoom Phone 设备](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7879620713613-Using-Workspace-Reservation-for-Zoom-Phone-Appliance) 和 [Zoom Rooms](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7875816579597-Configuring-Workspace-Reservation-features-on-Zoom-Room-devices-) 用于工作区预约。
### 没有连接到 Zoom 服务的设备的工作区可使用可打印二维码进行签到
虽然 Zoom Rooms 和 Zoom Phone 设备可以在屏幕上显示用于签到的二维码，但某些可预约的工作区位置（如办公桌）可能没有可显示签到二维码的 Zoom 设备。此时，管理员或授权用户可以打印并放置每个工作区专属的二维码供用户签到。要打印这些工作区的二维码：
1. 确认 [所有工作区都已分配](#_n1qubqxpwd03) 位于您正在为其打印二维码的楼层。
2. 在 Web 门户的导航菜单中，单击 **工作区管理，** 然后 **Workspaces**.
3. 找到您正在为其打印二维码的楼层，然后单击 **编辑**.
4. 找到以下设置： **工作区二维码**.
5. **下载** 或 **打印** 二维码，并将其贴到每个对应的工作区上。
6. 用户现在可以 [使用二维码签到](#_jftdnos6xjfr).
### 通用工作区预约设置可在账户或位置级别进行配置
管理员或授权用户可以在账户级别或位置级别配置通用工作区预约设置。这些设置包括预约或预先签到问卷、指定特定用户群组以访问工作区预约、要求用户进行身份验证以进行预约等。
这些设置可按位置级别持续细化；如果该设置未被位置层级中更高级别锁定，则楼层之间也可以使用不同设置。
{% hint style="info" %}
在任何级别锁定设置都会锁定所有下级级别的设置。不要在账户级别或更低级别锁定任何你打算按楼层或位置自定义的设置。
{% endhint %}
#### 账户级别
要修改账户级别的设置：
1. 以管理员或具有编辑账户设置权限的授权用户身份登录 Zoom Web门户。
2. 在导航菜单中，单击 **工作区管理，** 然后 **Workspaces**.
3. 在页面顶部，单击 **账户设置** 旁边的 **Workspaces**.
4. 根据需要启用或禁用设置。
#### 位置级别
与其他 Zoom 服务的设置通常可以在用户群组中配置不同，工作区预约的群组或特定位置设置是在位置级别配置的。
要修改位置级别的设置：
1. 以管理员或具有编辑账户设置权限的授权用户身份登录 Zoom Web门户。
2. 在导航菜单中，单击 **工作区管理，** 然后 **Workspaces**.
3. 导航到您正在编辑的位置级别，从楼层到国家/地区，然后单击 **编辑**.
4. 根据需要启用或禁用设置。
### 高级预约控制和限制
本节为组织提供高级选项，以更严格地控制和限制工作区。
#### 工作时间和预约窗口
工作时间配置可在多个层级运行，从整个账户级别设置到单个工作区日程。此类精细控制可适应各种场景，例如总部延长工作时间，而分支办公室保持标准日程，或者特定会议室可在正常工作时间之外用于特殊项目。
假日日程与常规工作时间配合使用，可在停业期间自动阻止预约，无需人工干预。管理员可提前数月定义假日日程，为部分关闭日期指定不同的时间，或在公司统一停业期间完全阻止预约。系统会在所有预约界面中遵循这些日程，防止用户在设施关闭时误预约空间。
#### 预约时长和频率管理
预订增量设置可调整为 1、5、15 或 30 分钟的区块，允许组织使其预订与实际使用模式相匹配。
例如，研究机构可能会对设备间使用 30 分钟的增量，而咨询公司可能更喜欢对电话亭使用 15 分钟的增量。支持跨午夜预订的增强功能将最大预订时长延长至 24 小时，以适应轮班工人、通宵项目以及跨越传统工作时间的国际协作会议。
#### 用于复杂 事件 & 活动 &直播的多房间预订
多房间预订功能解决了事件 & 活动 &直播协调员在管理复杂聚会时长期面临的挑战。使用网格视图，协调员可以在不同建筑和地点预订多个房间，并将其归入同一个预订 ID。这种统一方法对于诸如带溢出房间的全员会议、需要分组讨论空间的培训，或跨多个场地的会议等 事件 & 活动 &直播至关重要。
#### 工作区预订的审批工作流
此设置可防止高级空间按先到先得的方式被预订。相反，用户会请求预订，然后由管理员手动批准该预订。
当用户在受控工作区中请求预订时，请求会进入审批流程，由指定审批人接收通知，并可以连同备注一起批准或拒绝。用户可以查看请求状态并查看审批人。账户所有者和管理员也可以配置审批人。
有关更多信息，请参阅 Zoom 支持文章 [工作区预约审批流程简介](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0080815).
### 可要求用户填写预订前和/或签到前问卷
管理员或授权用户可以要求用户填写预订前和/或签到前问卷。这些问卷可自定义为单选、多选和简答回复。
在用户进行预订时，会显示一份预订前问卷。签到前问卷可在签到时间前 2 到 72 小时之间发送，如果用户未在指定时间前填写问卷，预订将自动取消。
请参阅我们的支持文档以获取更多有关 [工作区预约问卷](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/5547090029581-Workspace-Reservation-questionnaire).
### 配置日历集成以实现无缝预订
将工作区预约扩展到主要日历平台，代表着用户与预订系统交互方式的根本性转变。通过这些集成，用户不必在不同应用之间切换，而是可以直接在员工管理日常日程的工具中使用工作区预约。
#### Microsoft Outlook 集成
Outlook 添加-in 将工作区预约功能直接嵌入到 Outlook 界面中，许多用户都在这里度过工作日。在创建或编辑会议邀请时，用户无需离开 Outlook，就能看到在线 工作区，以及照片、容量信息和资产详情。
该集成尊重现有的管理设置，包括审批要求、预订限制和社区分配，以便无论采用哪种预订方式，都能保持一致的政策执行。
#### Google 工作区和 Zoom Calendar 支持
类似功能可通过适用于 Google 工作区的 Zoom 附加组件扩展到 Google 工作区用户。该集成在 Google 日历 中提供相同的丰富工作区信息和预订功能，以在各个平台上实现功能/特性对等。
对于使用 Zoom 原生日历解决方案的组织，工作区预约支持提供了完全集成的体验，无需第三方日历服务。
#### 面向团队协作平台的通知
与 Microsoft Teams 和 Slack 的集成不止于简单通知，而是在团队的沟通工具中打造交互式工作区管理体验。
用户会直接在其团队频道或直接消息中收到预约提醒、签到提醒和访客到达通知。Zoom 聊天机器人可在各个平台上在线，并允许用户对预约进行签到、延长预订，或查询工作区在线情况，而无需切换应用。
管理员在账户级别控制通知偏好，决定用户接收哪些提醒以及通过哪些渠道接收，在避免通知过载的同时，帮助重要消息送达目标收件人。
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# Agent Instructions
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