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# 管理員體驗

本節涵蓋 Workspace Reservation 中的管理員體驗，包括定義角色存取權、建立建築階層、建立樓層平面圖、選擇功能設定，以及執行其他管理員功能。

### 定義 Workspace Reservation 的角色存取權

所有管理員預設都可存取 Workspace Reservation 帳戶設定。不過，他們也可以建立具有明確存取權限的自訂角色。

1. 身為可編輯角色的 Zoom 帳戶擁有者或管理員，請前往 [角色管理](https://zoom.us/role#/) 網頁入口網站頁面。

{% hint style="info" %}
您必須具有管理員存取權才能看到角色管理頁面。如果上述連結顯示 `存取受限（200）` 錯誤，請聯絡您的 Zoom 管理員以取得 Roles 功能的存取權。
{% endhint %}

2. 按一下 **鉛筆圖示** 在您正在編輯的角色旁。
3. 前往 **工作區管理** 子區段，並依需求定義角色存取權限。
4. 對任何其他角色重複上述步驟。

### 設定 Workspace Reservation

本節提供從頭到尾設定 Workspace Reservation 的步驟。

{% hint style="warning" %}
以下說明為新的 Workspace Reservation 管理員提供線性設定流程。雖然也可採用其他設定方式，但 Zoom 建議依照所提供的順序進行這些說明，以便熟悉此服務的核心概念與結構。
{% endhint %}

#### 步驟一：整合您的行事曆服務

為了維持準確的預約與可用性，Workspace Reservation 需要與您的行事曆服務提供者整合。每個可預約的工作區都需要一個相關聯的行事曆資源，由行事曆服務帳戶管理。

如果您的帳戶已在 Zoom 帳戶中設定現有的行事曆整合， [前往下一步](#_52wj26umcu9g)。如果您的帳戶 *不* 已設定行事曆服務，或您不熟悉如何設定行事曆資源帳戶與行事曆資源，請參考我們的行事曆整合指南，以便 [Office 365](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/203847179-Setting-Up-Zoom-Rooms-with-Office-365), [Exchange](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/203847339-Using-Exchange-2013-and-above-with-Zoom-Rooms)，或 [Google](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/206905656-Setting-up-Zoom-Rooms-with-Google-Calendar) 完成此流程。Zoom Rooms 也支援 Zoom Calendar 服務。

{% hint style="info" %}
上述行事曆整合指南指的是 Zoom Rooms 的行事曆整合。Workspace Reservation 使用與 Zoom Rooms 相同的行事曆功能，且需要相同的設定。使用者可以依照提供的所有說明操作，或停在以下區段 *如何將行事曆服務新增至 Zoom* 並透過 **工作區管理：** [行事曆整合頁面](https://zoom.us/workspaces/management/calendar) 來完成這些步驟（如有需要）。
{% endhint %}

#### 步驟二：建立您的位置階層

Workspace Reservation 設定是建構在帳戶的位置階層之上。您 **必須** 應先進行設定，再建立樓層平面圖或指定工作區位置。

如果您的帳戶已有現有的位置階層， [前往下一步](#_rwxseqwi2v5r)。如果您的帳戶沒有現有的階層，請執行下列步驟：

1. 以具有編輯帳戶設定權限的管理員身分登入 Zoom 網頁入口網站。
2. 按一下 **工作區管理** 下拉，然後選取 **工作區。**
3. 按一下 **+ 新增位置**。會出現一個 **新增位置**彈出視窗。
4. 在彈出視窗中，透過建立階層式系統佈局並選擇組織所需的位置，自訂您的工作區環境。
5. 按一下 **完成** 當您的結構正確顯示時。
6. 此 **工作區**頁面現在會顯示一個目錄窗格，其中包含一組分頁，分別為 **樓層**, **大樓**, **校區**, **城市**, **州/省**，以及 **國家/地區**，視您的設定而定。

<figure><img src="/files/3e0ba42228001f996cfdaf3f45be65b7bdbe38a3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
第一次執行此動作時，每個層級都會自動新增一個預設位置。您可以隨時透過 **編輯** 功能重新命名或刪除這些位置。
{% endhint %}

7. 針對階層中的每個位置層級，選取對應的分頁並按一下 **+ 新增樓層/大樓/城市等** 來建立您的辦公室基礎架構。

{% hint style="danger" %}
樓層層級是設定 Workspace Reservation 所必需的。如果您的階層不包含樓層層級，請勿繼續。
{% endhint %}

如需更多資訊，請參閱我們關於 [管理 Workspace Reservation 位置階層](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7879334587021-Managing-Workspace-Reservation-location-hierarchy).

**（選用）設定受控存取的鄰區**

為了平衡熱座位所帶來的彈性，鄰區也會考量維持團隊鄰近性與部門組織的必要性。

在建立位置階層之後，您可以將每一樓層的特定區域指定為 **鄰區** ，並套用受控存取規則。此功能可讓組織在最大化整體空間效率的同時，仍維持團隊凝聚力。

每個鄰區都會獲得一個描述性名稱，並可指派給特定使用者群組或個人。鄰區的真正強大之處在於其以時間為基礎的彈性。管理員可讓某個鄰區僅在週一至週三供財務團隊使用，然後在週四與週五向所有員工開放。這種方法可在團隊需要一起工作時提供保留空間，同時避免在需求較低的時段閒置。

鄰區內的時區支援可因應橫跨多個地區的組織。每個鄰區都可以依照自己的時區設定運作，因此無論管理員或使用者位於何處，存取規則都能正確套用。

#### 步驟三：新增樓層

在您建立好辦公室的高階結構後，每個位置 **需要** 都至少需要一個樓層層級才能使用 Workspace Reservation。請依照下列步驟，為階層中的每個大樓/校區/城市等新增樓層層級：

1. 存取 **工作區管理。**
2. 按一下 **樓層** 分頁。
3. 按一下 **+ 新增樓層** 按鈕在右上角，接著會出現 **新增樓層** 面板。
4. 在面板中，輸入 **樓層名稱。**
5. （選用）輸入 **描述。**
6. 選取您要在階層中放置樓層的位置。
7. 按一下 **儲存並新增另一個** ，以便為每個位置新增更多樓層。
8. 按一下 **完成** 當您完成時。

#### 步驟四：建立每個樓層可預約的工作區

樓層建立完成後，管理員或授權使用者即可建立該樓層可預約的工作區，並在後續流程中進行指派。

若要為樓層建立工作區：

1. 存取 **工作區管理。**
2. 從 **樓層** 分頁。
3. 中按一下現有樓層。選取樓層後，按一下 **+ 新增工作區**，畫面右側就會出現側邊面板。
4. 在 **工作區類型**，請選取一個 **辦公桌** 或 **僅限預約的會議室**.

{% hint style="info" %}
所有 Zoom Rooms 都必須透過 [Zoom Rooms 介面](https://zoom.us/location) 由管理員或授權使用者建立。如需更多資訊，請參閱我們的支援文件以取得啟用 [Zoom Phone 專用設備](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7879620713613-Using-Workspace-Reservation-for-Zoom-Phone-Appliance) 與 [Zoom Rooms](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7875816579597-Configuring-Workspace-Reservation-features-on-Zoom-Room-devices-) 以供 Workspace Reservation 使用的說明。
{% endhint %}

5. 輸入 **辦公桌名稱** 或 **會議室名稱**.
6. 在 **行事曆**，請選取一個行事曆資源以連接到辦公桌或會議室（預約功能必需）。
7. （選用）在 **資產（選用）**，手動新增或選取與辦公桌相關聯的資產（例如雙螢幕、站立式辦公桌等）。
8. 按一下 **儲存並新增另一個** 以新增另一個工作區，直到完成。
9. 按一下 **完成** 以儲存您的變更。

**（選用）步驟五：建立永久辦公桌指派，並為高需求工作區使用核准流程**

管理員也可以為特定使用者建立永久指派。如需更多資訊，請參閱 Zoom Support 文章 [指定單一或多位使用者預約特定工作區](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0057911).

高需求或專用工作區的核准流程，為高級位置、主管區域或具有特殊設備的空間提供正式的申請與審核流程。啟用工作區的「需要核准」後，所有預約申請都會路由到指定核准者，而核准者可以是工作區管理員或預約管理員。

若要進一步了解核准流程，請參閱 Zoom Support 文章 [工作區預約核准流程介紹](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0080815).

#### 步驟五：上傳樓層地圖

在樓層工作區建立完成後，請上傳樓層地圖影像——使用者選取空間時會顯示該影像——以便準備指派可預約工作區位置。若要上傳樓層平面圖：

1. 存取 **工作區管理**.
2. 在畫面左側的階層選單中，選取您要上傳相應樓層地圖的階層。
3. 按一下 **編輯** 按鈕位於所需樓層旁。
4. 按一下 **+ 新增樓層地圖** 按鈕，以將所選樓層的地圖作為圖片檔上傳。
5. 影像上傳後，按一下 **關閉** 在右上角。
6. 針對所有適用樓層重複此步驟，或前往下一步以指派工作區位置。

如需更多資訊，請參閱我們關於 [管理 Workspace Reservation 樓層地圖](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7877521130893-Managing-Workspace-Reservation-floor-maps).

#### 步驟六：將工作區指派到您的平面圖

如果先前所有步驟都已執行，現在即可將工作區指派到平面圖。若要指派工作區：

1. 存取 **工作區管理**.
2. 在畫面左側的階層中，按一下某個位置，並選取您要指派工作區的樓層。
3. 如果已上傳樓層地圖，請按一下 **編輯樓層地圖**。如果沒有可用的樓層地圖，請按一下 **+ 新增樓層地圖**，並上傳所選樓層的地圖。
4. 下一個畫面會顯示已上傳的樓層地圖，頁面左側有一個選單面板，其中包含 **將工作區新增至地圖、辦公桌、會議室**, **自助服務機**，以及 **僅限數位看板** 可用工作區。\\

   <figure><img src="/files/96aa5e6bc38bec722ad6239e6a7e2b8d7f792424" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
5. 選取要放置在地圖上的工作區（*例如*，一間會議室）。
6. 將左側面板中的目標工作區名稱拖曳至平面圖上的相應位置。
   1. 如有需要，請調整工作區尺寸以符合平面圖。
   2. 可使用平面圖下方的滑桿調整辦公桌圖示大小。
   3. 將自助服務機與數位看板指派到平面圖時，從裝置檢視平面圖會顯示「您在這裡」標記。
7. 如果尚未指派，請指派一個行事曆資源。
8. 確認任何適用的資產都已套用至工作區，然後按一下 **儲存** 完成。
9. 視需要重複步驟 5-8，將所有工作區、自助服務機與數位看板套用到平面圖。
10. 完成後，按一下 **儲存** 與 **關閉** 在畫面右上角。
11. 視需要重複，直到所有平面圖都已設定完成。

#### （選用）步驟七：設定室內導航路線指引

路線指引可將在大型或不熟悉的辦公室中尋找已預約工作區時常令人挫折的體驗，轉化為使用者可在行動裝置上遵循的導引旅程。此功能可從建築入口提供逐步路線，前往特定辦公桌或會議室，顯著減少員工搜尋預約空間所花費的時間。

若要設定路線指引，請參閱 Zoom Support 文章 [設定 Workspace Reservation 的路線指引](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0074751).

路線指引系統會依使用者的存取方式而調整。當使用者在預約後從行動裝置使用路線指引時，可以選取入口點並接收前往工作區的自訂路線。

這就完成了 Workspace Reservation 的設定流程。

### Zoom Rooms 與 Zoom Phone Appliances 可指派為可預約的辦公桌空間

管理員可以將 Zoom Rooms 和 Zoom Phone Appliances 指派到辦公桌進行預約，包括用於報到的 QR Code。此流程需要額外的後端設定才能啟用樓層指派。

請參閱我們的支援文件，以取得啟用 [Zoom Phone 專用設備](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7879620713613-Using-Workspace-Reservation-for-Zoom-Phone-Appliance) 與 [Zoom Rooms](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7875816579597-Configuring-Workspace-Reservation-features-on-Zoom-Room-devices-) 以供 Workspace Reservation 使用的說明。

### 沒有可連接 Zoom 服務裝置的工作區可使用可列印的 QR Code 進行報到

雖然 Zoom Rooms 與 Zoom Phone Appliances 可以在畫面上顯示 QR Code 以便報到，但某些可預約工作區位置，例如辦公桌，可能沒有具備顯示 QR Code 報到功能的 Zoom 裝置。因此，管理員或授權使用者可以為每個工作區列印並放置專屬 QR Code，供使用者報到。若要列印這些工作區的 QR Code：

1. 確認 [所有工作區都已指派](#_n1qubqxpwd03) 到您要列印 QR Code 的樓層上。
2. 在 Web 入口網站的導覽選單中，按一下 **工作區管理，** 然後 **工作區**.
3. 找出您要列印 QR Code 的樓層，然後按一下 **編輯**.
4. 找出 **工作區 QR Code**.
5. **下載** 或 **列印** 這些 QR Code，並將一個貼到每個對應的工作區。
6. 使用者現在可以 [使用 QR Code 報到](#_jftdnos6xjfr).

### 一般 Workspace Reservation 設定可在帳戶層級或位置層級進行設定

管理員或授權使用者可在帳戶層級或位置層級設定一般 Workspace Reservation 設定。這些設定包括預約或預先報到問卷、指定特定使用者群組以存取 Workspace Reservation、要求使用者進行預約驗證等。

如果設定未被位置階層中較高層級鎖定，則可依位置層級持續細化這些設定，包括樓層之間的不同設定。

{% hint style="info" %}
在任何層級鎖定設定都會鎖定所有下層級的設定。請勿在帳戶層級或更低層級鎖定您打算依樓層或位置自訂的任何設定。
{% endhint %}

#### 帳戶層級

若要修改帳戶層級的設定：

1. 以具有編輯帳戶設定權限的管理員或授權使用者身分登入 Zoom Web 入口網站。
2. 在導覽選單中，按一下 **工作區管理，** 然後 **工作區**.
3. 在頁面頂端，按一下 **帳戶設定** 位於 **工作區**.
4. 依需要啟用或停用設定。

#### 位置層級

與其他 Zoom 服務中常可在使用者群組內設定的設定不同，Workspace Reservation 的群組或特定位置設定是在位置層級設定。

若要修改位置層級的設定：

1. 以具有編輯帳戶設定權限的管理員或授權使用者身分登入 Zoom Web 入口網站。
2. 在導覽選單中，按一下 **工作區管理，** 然後 **工作區**.
3. 瀏覽至您正在編輯的位置層級，從樓層到國家/地區，然後按一下 **編輯**.
4. 依需要啟用或停用設定。

### 進階預約控制與限制

本節提供讓組織更精確控制與限制工作區的進階選項。

#### 營業時間與預約時段

營業時間設定可在多個階層層級運作，從整個帳戶的設定到個別工作區的排程皆可管理。這種細緻的控制可因應各種情境，例如總部採延長營業時間，而分支辦公室維持標準時段，或特定會議室可在一般營業時間外供特殊專案使用。

假日排程會與一般營業時間搭配運作，以便在關閉期間自動封鎖預約，而無需人工介入。管理員可以提前數月定義假日排程，為部分關閉日指定不同時段，或在公司整體停工期間完全封鎖預約。系統會在所有預約介面中遵循這些排程，避免使用者在設施關閉時誤預約空間。

#### 預約持續時間與頻率管理

可調整為 1、5、15 或 30 分鐘區段的預約增量設定，可讓組織依據實際使用模式來安排預約。

例如，研究設施可能對設備室使用 30 分鐘增量，而顧問公司可能偏好電話亭使用 15 分鐘增量。啟用跨午夜預約的功能將最長預約時間延長至 24 小時，可滿足輪班人員、過夜專案，以及跨越傳統營業時間的國際協作會議。

#### 複雜活動的多房間預約

多房間預約功能可解決活動協調者長期面臨的難題，適用於管理複雜聚會。使用格狀檢視時，協調者可在單一預約 ID 下預約不同大樓與地點中的多個房間。這種整合方式對於全員會議搭配溢出會議室、需要分組空間的訓練課程，或跨多個場地的會議等活動而言至關重要。

#### 工作區預約的核准流程

此設定可防止高級空間以先到先得的方式被預約。使用者改為提出預約申請，再由管理員手動核准該預約。

當使用者在受控工作區提出預約時，申請會經過核准流程，由指定核准者接收通知，並可連同註記一起核准或拒絕。使用者可以查看申請狀態並看到核准者。帳戶擁有者與管理員也可以設定核准者。

如需更多資訊，請參閱 Zoom Support 文章 [工作區預約核准流程介紹](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0080815).

### 可要求使用者填寫預約前和/或預先報到問卷

管理員或授權使用者可要求使用者填寫預約前和/或預先報到問卷。這些問卷可自訂單選、多選與簡答回覆。

預約前問卷會在使用者建立預約時顯示。預先報到問卷可在報到時間前 2 到 72 小時發送，若使用者未在指定時間前填寫問卷，預約將自動取消。

如需更多資訊，請參閱我們的支援文件，了解 [Workspace Reservation 問卷](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/5547090029581-Workspace-Reservation-questionnaire).

### 設定行事曆整合以實現無縫預約

Workspace Reservation 擴展至主要行事曆平台，代表使用者與預約系統互動方式的根本轉變。這些整合不再要求使用者在應用程式之間切換，而是將 Workspace Reservation 直接帶入員工管理日常行程的工具中。

#### Microsoft Outlook 整合

Outlook 增益集將 Workspace Reservation 功能直接嵌入許多使用者工作日所在的 Outlook 介面中。當建立或編輯會議邀請時，使用者無需離開 Outlook 就能看到可用工作區，以及照片、容量資訊與資產詳細資料。

此整合會尊重既有的管理員設定，包括核准需求、預約限制與鄰區指派，無論使用何種預約方式，都能一致地執行政策。

#### Google Workspace 與 Zoom Calendar 支援

透過 Zoom for Google Workspace 增益集，類似功能也可延伸至 Google Workspace 使用者。此整合可在 Google Calendar 中提供相同豐富的工作區資訊與預約功能，讓各平台具備一致的功能。

對於使用 Zoom 原生行事曆解決方案的組織，Workspace Reservation 支援可在不需要第三方行事曆服務的情況下提供完全整合的體驗。

#### 團隊協作平台通知

與 Microsoft Teams 和 Slack 的整合不僅止於簡單通知，而是在團隊通訊工具內建立互動式的工作區管理體驗。

使用者會直接在其團隊頻道或私人訊息中收到預約提醒、報到警示與訪客到達通知。Zoom 聊天機器人在各平台均可使用，可讓使用者在不切換應用程式的情況下報到預約、延長預約或查詢工作區可用性。

管理員可在帳戶層級控制通知偏好，決定使用者會收到哪些警示以及透過哪些管道傳送，避免通知過多，同時協助重要訊息傳達給預定收件者。


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