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# 管理員體驗

本節涵蓋 Workspace Reservation 中的管理員體驗，包括定義角色存取權、建立建築階層、建立平面圖、選取功能設定，以及執行其他管理員功能。

### 定義 Workspace Reservation 的角色存取權

所有管理員預設都可存取 Workspace Reservation 帳戶設定。不過，他們也可以建立具有明確存取權限的自訂角色。

1. 作為 Zoom 帳戶擁有者或獲授權編輯角色的管理員，請前往 [角色管理](https://zoom.us/role#/) 網頁入口網站上的頁面。

{% hint style="info" %}
您必須具有管理員存取權才能查看角色管理頁面。若上述連結顯示 `存取受限 (200)` 錯誤，請聯絡您的 Zoom 管理員以取得 Roles 功能存取權。
{% endhint %}

2. 按一下 **鉛筆圖示** 位於您正在編輯的角色旁邊。
3. 前往 **Workspaces Management** 子區段，並依需求定義角色存取權。
4. 對任何其他角色重複上述步驟。

### 設定 Workspace Reservation

本節提供從頭到尾設定 Workspace Reservation 的步驟。

{% hint style="warning" %}
以下指示為新的 Workspace Reservation 管理員提供線性的設定體驗。雖然也可採用其他設定方法，Zoom 仍建議依照提供的順序執行這些指示，以熟悉此服務的核心概念與結構。
{% endhint %}

#### 步驟一：整合您的行事曆服務

為了維持準確的預約與可用性，Workspace Reservation 需要與您的行事曆服務供應商整合。每個可預約工作區都需要一個相關聯的行事曆資源，且由行事曆服務帳戶管理。

如果您的帳戶在 Zoom 帳戶中已設定現有的行事曆整合， [請前往下一步](#_52wj26umcu9g)。如果您的帳戶 *不* 沒有設定行事曆服務，或您不熟悉如何設定行事曆資源帳戶與行事曆資源，請參閱我們的行事曆整合指南以 [Office 365](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/203847179-Setting-Up-Zoom-Rooms-with-Office-365), [Exchange](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/203847339-Using-Exchange-2013-and-above-with-Zoom-Rooms)，或 [Google](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/206905656-Setting-up-Zoom-Rooms-with-Google-Calendar) 完成此程序。Zoom Rooms 也支援 Zoom Calendar 服務。

{% hint style="info" %}
上述行事曆整合指南是針對 Zoom Rooms 行事曆整合。Workspace Reservation 使用與 Zoom Rooms 相同的行事曆功能，並需要相同的設定。使用者可以依照提供的所有指示操作，或在 *如何將行事曆服務新增至 Zoom* 區段停止，並透過 **Workspaces Management：** [行事曆整合頁面](https://zoom.us/workspaces/management/calendar) 完成這些步驟（如有需要）。
{% endhint %}

#### 步驟二：建立您的位置階層

Workspace Reservation 的設定建立在帳戶的位置階層之上。您 **必須** 應先進行設定，再建立平面圖或指定工作區位置。

如果您的帳戶已有現有的位置階層， [請前往下一步](#_rwxseqwi2v5r)。如果您的帳戶沒有現有階層，請執行以下步驟：

1. 以具備編輯帳戶設定權限的管理員身分登入 Zoom 網路入口網站。
2. 按一下 **Workspaces Management** 下拉式選單，然後選取 **Workspaces。**
3. 按一下 **+ 新增位置**。將會顯示 **新增位置**彈出式視窗。
4. 在彈出式視窗中，透過建立階層式系統版面配置並選擇您組織所需的位置，來自訂您的 Workspaces 環境。
5. 按一下 **完成** 當您的結構顯示正確時。
6. 這項 **Workspaces**頁面現在將顯示目錄窗格，其中包含以下分頁： **樓層**, **建築物**, **校區**, **城市**, **州/省**，以及 **國家/地區**，視您的設定而定。

<figure><img src="/files/3e0ba42228001f996cfdaf3f45be65b7bdbe38a3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
在最初執行此動作時，每個層級都會自動新增預設位置。您可以隨時透過 **編輯** 功能重新命名或刪除這些位置。
{% endhint %}

7. 對階層中的每個位置層級，選取對應的分頁並按一下 **+ 新增樓層/建築物/城市等** 以建立您的辦公室基礎設施。

{% hint style="danger" %}
Workspace Reservation 的設定需要樓層層級。若您的階層不包含樓層層級，請勿繼續。
{% endhint %}

如需更多資訊，請參閱我們關於以下主題的支援文件： [管理 Workspace Reservation 位置階層](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7879334587021-Managing-Workspace-Reservation-location-hierarchy).

**（選用）設定受控存取的鄰里區域**

為了在熱桌位所提供的彈性與維持團隊鄰近性及部門組織的必要性之間取得平衡，鄰里區域也將這些因素納入考量。

建立位置階層後，您可以將每一樓層的特定區域指定為 **鄰里區域** ，並套用受控存取規則。此功能可讓組織維持團隊凝聚力，同時最大化整體空間效率。

每個鄰里區域都會獲得一個描述性名稱，並可指派給特定使用者群組或個人。鄰里區域真正的強大之處在於其以時間為基礎的彈性。管理員可讓某個鄰里區域在週一至週三僅供財務團隊使用，然後在週四與週五開放給所有員工。這種做法可在團隊需要共同工作的時候提供保留空間，同時避免在需求較低時段造成空間閒置。

鄰里區域中的時區支援可因應跨多個地區的組織。每個鄰里區域都可在其自己的時區設定下運作，因此無論管理員或使用者位於何處，存取規則都會正確套用。

#### 步驟三：新增樓層

在您建立辦公室的高階結構之後，每個位置 **都需要** 至少一個樓層層級才能使用 Workspace Reservation。請依照以下步驟，將樓層層級新增至階層中的每個建築物/校區/城市等：

1. 存取 **Workspaces Management。**
2. 按一下 **樓層** 分頁。
3. 按一下 **+ 新增樓層** 按鈕，位於右上角，接著會顯示 **新增樓層** 面板。
4. 在面板中，輸入以下項目的資訊： **樓層名稱。**
5. （選用）輸入以下項目的資訊： **說明。**
6. 選取您要在階層中放置樓層的位置。
7. 按一下 **儲存並新增另一個** 以為您的每個位置新增更多樓層。
8. 按一下 **完成** 完成後。

#### 步驟四：為每一樓層建立可預約工作區

建立樓層後，管理員或獲授權使用者現在可以為稍後在程序中指派的樓層建立可預約工作區。

若要為樓層建立工作區：

1. 存取 **Workspaces Management。**
2. 從 **樓層** 分頁。
3. 選取樓層後，按一下 **+ 新增工作區**，右側會顯示側邊面板。
4. 在 **工作區類型**，請選取一個 **桌位** 或 **僅供預約的會議室**.

{% hint style="info" %}
所有 Zoom Rooms 都必須透過 [Zoom Rooms 介面](https://zoom.us/location) 由管理員或獲授權使用者建立。如需其他資訊，請參閱我們的支援文件以了解如何啟用 [Zoom Phone Appliances](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7879620713613-Using-Workspace-Reservation-for-Zoom-Phone-Appliance) 與 [Zoom Rooms](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7875816579597-Configuring-Workspace-Reservation-features-on-Zoom-Room-devices-) 以供 Workspace Reservation 使用。
{% endhint %}

5. 輸入 **桌位名稱** 或 **會議室名稱**.
6. 在 **行事曆**，請選取要連結至桌位或會議室的行事曆資源（預約功能所需）。
7. （選用）在 **資產（選用）**，手動新增或選取與桌位相關聯的資產（例如雙螢幕、站立式桌子等）。
8. 按一下 **儲存並新增另一個** 以新增另一個工作區，直到完成。
9. 按一下 **完成** 以儲存您的變更。

**（選用）建立永久桌位指派並對高需求工作區使用核准工作流程**

管理員也可以為特定使用者建立永久指派。如需更多資訊，請參閱 Zoom 支援文章 [指定單一或多個使用者預約特定工作區](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0057911).

高需求或專門工作區的核准工作流程，為高級地點、主管區域或配備特殊設備的空間提供正式的請求與審核流程。啟用工作區的「需要核准」時，所有預約請求都會路由至指定核准者，而核准者可以是 Workspaces Management 管理員或預約管理員。

如需進一步了解核准工作流程，請參閱 Zoom 支援文章 [工作區預約核准流程簡介](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0080815).

#### 步驟五：上傳樓層平面圖

建立樓層的工作區後，請上傳樓層平面圖影像檔——當使用者選取空間時，會顯示給使用者看——以準備將可預約工作區位置指定下來。若要上傳樓層平面圖：

1. 存取 **Workspaces Management**.
2. 在螢幕左側的階層選單中，選取您要上傳對應樓層平面圖的階層。
3. 按一下 **編輯** 按鈕，位於目標樓層旁邊。
4. 按一下 **+ 新增樓層平面圖** 按鈕，以上傳所選樓層的平面圖影像檔。
5. 影像上傳後，按一下 **關閉** 位於右上角。
6. 對所有適用的樓層重複此步驟，或前往下一步以指派工作區位置。

如需更多資訊，請參閱我們關於以下主題的支援文件： [管理 Workspace Reservation 樓層平面圖](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7877521130893-Managing-Workspace-Reservation-floor-maps).

#### 步驟六：將工作區指派到您的平面圖

如果已完成前述所有步驟，現在即可將工作區指派到平面圖。若要指派工作區：

1. 存取 **Workspaces Management**.
2. 在螢幕左側的階層中，按一下位置並選取您要指派工作區的樓層。
3. 如果樓層平面圖已上傳，請按一下 **編輯樓層平面圖**。如果沒有可用的樓層平面圖，請按一下 **+ 新增樓層平面圖**，並上傳所選樓層的平面圖。
4. 接下來的畫面會顯示已上傳的樓層平面圖，頁面左側有一個選單面板，其中包含 **將工作區新增至地圖、桌位、會議室**, **自助服務機**，以及 **僅供數位看板** 可用工作區。\\

   <figure><img src="/files/96aa5e6bc38bec722ad6239e6a7e2b8d7f792424" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
5. 選取要放置在地圖上的工作區（*例如*，會議室）。
6. 將左側面板中預定的工作區名稱拖放到平面圖上的對應位置。
   1. 如有需要，請調整工作區尺寸以符合平面圖。
   2. 可使用平面圖下方的滑桿調整桌位圖示大小。
   3. 將自助服務機與數位看板指派到平面圖時，從裝置檢視平面圖會顯示「您在這裡」標記。
7. 如果尚未指派行事曆資源，請予以指派。
8. 確認任何適用的資產已套用至工作區，然後按一下 **儲存** 完成後。
9. 視需要重複步驟 5-8，將所有工作區、自助服務機與數位看板套用至平面圖。
10. 完成後，點選 **儲存** 與 **關閉** 位於畫面右上角。
11. 視需要重複，直到所有平面圖都完成設定。

#### （選用）步驟七：設定室內導航路徑指引

路徑指引將在大型或不熟悉的辦公室中尋找已預約工作區時常帶來的挫折，轉化為使用者可在行動裝置上依循的導引旅程。此功能可提供從建築物入口到特定桌位或會議室的逐步路線，大幅減少員工尋找已預約空間所花費的時間。

若要設定路徑指引，請參閱 Zoom 支援文章 [為 Workspace Reservation 設定路徑指引](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0074751).

路徑指引系統會依據使用者存取方式進行調整。當有人在完成預約後從行動裝置使用路徑指引時，他們可以選擇入口點，並接收前往工作區的自訂路線指示。

Workspace Reservation 設定程序至此完成。

### Zoom Rooms 與 Zoom Phone Appliances 可指定為可預約桌位空間

管理員可將 Zoom Rooms 與 Zoom Phone Appliances 指派給桌位以供預約使用，包括可供報到的 QR code。此程序需要額外的後端設定才能啟用樓層指派。

請參閱我們的支援文件，以了解如何啟用 [Zoom Phone Appliances](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7879620713613-Using-Workspace-Reservation-for-Zoom-Phone-Appliance) 與 [Zoom Rooms](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7875816579597-Configuring-Workspace-Reservation-features-on-Zoom-Room-devices-) 以供 Workspace Reservation 使用。

### 沒有連線至 Zoom 服務之裝置的工作區可使用可列印的 QR code 進行報到

雖然 Zoom Rooms 與 Zoom Phone Appliances 可以在螢幕上顯示 QR code 供報到使用，但某些可預約工作區位置，例如桌位，可能沒有可顯示 QR code 以供報到的 Zoom 裝置。因此，管理員或獲授權使用者可以為每個工作區列印並放置專用 QR code，供使用者報到。若要列印這些工作區的 QR code：

1. 確認 [所有工作區都已指派](#_n1qubqxpwd03) 在您要列印 QR code 的樓層上。
2. 在網頁入口網站的導覽選單中，按一下 **Workspaces Management，** 然後 **Workspaces**.
3. 找出您要列印 QR code 的樓層並按一下 **編輯**.
4. 找出以下設定： **Workspace QR Codes**.
5. **下載** 或 **列印** 這些 QR code，並將一個附在每個對應的工作區上。
6. 使用者現在可以 [使用 QR code 報到](#_jftdnos6xjfr).

### 一般 Workspace Reservation 設定可在帳戶或位置層級進行設定

管理員或獲授權使用者可以在帳戶或位置層級設定一般 Workspace Reservation 設定。這些設定包括預約或預先報到問卷、指定 Workspace Reservation 存取權的特定使用者群組、要求預約使用者驗證等。

這些設定可依位置層級持續調整，包括在不同樓層之間採用不同設定，前提是該設定未被位置階層中更高層級鎖定。

{% hint style="info" %}
鎖定任何層級的設定都會鎖定所有下層級的設定。請勿鎖定您打算依樓層或位置自訂的帳戶層級或更低層級設定。
{% endhint %}

#### 帳戶層級

若要修改帳戶層級設定：

1. 以具有編輯帳戶設定權限的管理員或獲授權使用者身分登入 Zoom 網頁入口網站。
2. 在導覽選單中，按一下 **Workspaces Management，** 然後 **Workspaces**.
3. 在頁面頂端，按一下 **帳戶設定** 旁邊的 **Workspaces**.
4. 依需求啟用或停用設定。

#### 位置層級

不同於其他 Zoom 服務的設定通常可在使用者群組中設定，Workspace Reservation 的群組或位置特定設定是在位置層級設定。

若要修改位置層級設定：

1. 以具有編輯帳戶設定權限的管理員或獲授權使用者身分登入 Zoom 網頁入口網站。
2. 在導覽選單中，按一下 **Workspaces Management，** 然後 **Workspaces**.
3. 導覽至您正在編輯的位置層級，從樓層到國家，然後按一下 **編輯**.
4. 依需求啟用或停用設定。

### 進階預約控制與限制

本節提供讓組織更精細控制與限制 Workspaces 的進階選項。

#### 營業時間與預約時段

營業時間設定可在多個階層層級運作，從整個帳戶的設定到個別工作區排程皆可。這種細緻控制可因應各種情境，例如總部採延長營業時間，而分公司維持標準時間，或特定會議室在一般營業時間外仍可供特殊專案使用。

假日排程會與一般營業時間搭配運作，以便在關閉期間自動阻止預約，而無需手動介入。管理員可提前數個月定義假日排程，為部分關閉日指定不同的時間，或完全封鎖公司全面停業期間的預約。系統會在所有預約介面中遵循這些排程，防止使用者在設施關閉時意外預約空間。

#### 預約時長與頻率管理

預約間隔設定可調整為 1、5、15 或 30 分鐘區塊，讓組織能將預約安排與實際使用模式相符。

例如，研究設施可能會將設備室設定為 30 分鐘間隔，而顧問公司則可能偏好電話亭採用 15 分鐘間隔。啟用跨午夜預約的增強功能，將最長預約時長延長至 24 小時，可因應輪班工作者、過夜專案，以及跨越傳統營業時間的國際協作會議。

#### 複雜活動的多會議室預約

多會議室預約功能解決了活動協調人員在管理複雜聚會時長期面臨的難題。透過格狀檢視，協調人員可在單一預約 ID 下預約不同建築物與位置中的多個會議室。這種整合式做法對於如全體會議搭配溢出會議室、需要分組空間的訓練課程，或跨多個場地的會議等活動至關重要。

#### 工作區預約的核准工作流程

此設定可防止高級空間以先到先得方式被預約。相反地，使用者會提出預約請求，然後由管理員手動核准該預約。

當使用者在受控工作區提出預約請求時，請求會經過核准流程，由指定核准者接收通知，並可加上註解進行核准或拒絕。使用者可以檢視請求狀態並查看核准者。帳戶擁有者與管理員也可以設定核准者。

如需更多資訊，請參閱 Zoom 支援文章 [工作區預約核准流程簡介](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0080815).

### 可要求使用者填寫預約前和/或預先報到問卷

管理員或獲授權使用者可以要求使用者填寫預約前和/或預先報到問卷。這些問卷可自訂為單選、多選與簡答回覆。

預約前問卷會在使用者進行預約時顯示。預先報到問卷可在報到時間前 2 到 72 小時傳送，若使用者未在指定時間前填寫問卷，該預約將自動取消。

如需更多資訊，請參閱我們的支援文件： [Workspace Reservation 問卷](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/5547090029581-Workspace-Reservation-questionnaire).

### 設定行事曆整合以實現無縫預訂

Workspace Reservation 擴展到主要行事曆平台，代表使用者與預約系統互動方式的根本轉變。這些整合不再要求使用者在應用程式之間切換，而是將 Workspace Reservation 直接帶入員工管理日常排程的工具中。

#### Microsoft Outlook 整合

Outlook 增益集將 Workspace Reservation 功能直接嵌入許多使用者整個工作日都在使用的 Outlook 介面中。在建立或編輯會議邀請時，使用者可在不離開 Outlook 的情況下看到可用工作區、照片、容量資訊與資產詳細資料。

此整合會遵循既有的管理設定，包括核准需求、預約限制與鄰里區域指派，無論使用何種預約方式，都能提供一致的政策執行。

#### Google Workspace 與 Zoom Calendar 支援

透過 Zoom for Google Workspace 增益集，Google Workspace 使用者也可享有類似功能。此整合可在 Google Calendar 中提供相同豐富的工作區資訊與預約功能，以在各平台間提供一致的功能。

對於使用 Zoom 原生行事曆解決方案的組織，Workspace Reservation 支援可提供完整整合的體驗，而無需第三方行事曆服務。

#### 團隊協作平台的通知

與 Microsoft Teams 和 Slack 的整合不僅限於簡單通知，而是在團隊的溝通工具中建立互動式的工作區管理體驗。

使用者會直接在其團隊頻道或私訊中收到預約提醒、報到警示與訪客抵達通知。Zoom 聊天機器人可跨平台使用，讓使用者無需切換應用程式即可報到、延長預約或查詢工作區可用性。

管理員在帳戶層級控制通知偏好，決定使用者會收到哪些警示以及透過哪些管道傳送，避免通知過多，同時協助重要訊息送達預期收件者。


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