Trải nghiệm người dùng
Người dùng có thể đặt trước thông qua ứng dụng dành cho máy tính, cổng web, ứng dụng di động, hoặc các tích hợp lịch, sau đó nhận phòng bằng mã QR, phát hiện WiFi tự động hoặc kết nối USB-C.
Phần này bao gồm trải nghiệm người dùng của Đặt trước không gian làm việc, bao gồm đọc sơ đồ tầng, đặt trước một không gian làm việc và xác nhận có mặt cho một lượt đặt trước.
Đặt trước một không gian làm việc
Các phần sau trình bày chi tiết những cách khác nhau để người dùng có thể truy cập Đặt trước không gian làm việc và thực hiện đặt trước trên các ứng dụng Zoom khác nhau.
Tạo đặt trước từ ứng dụng desktop Zoom Workplace
Mở ứng dụng Zoom Workplace.
Nhấp vào Không gian làm việc biểu tượng trên thanh điều hướng ở phía trên cùng của cửa sổ.\
(Tùy chọn) Nếu biểu tượng Không gian làm việc không hiển thị, hãy bấm vào …Thêm biểu tượng và chọn biểu tượng Không gian làm việc.
Nhấp vào + Đặt trước nút ở phía trên cùng của cửa sổ để tạo đặt trước.\
(Tùy chọn) Bấm Đặt trước của tôi ở góc trên bên phải của cửa sổ nếu bạn đã có một lượt đặt trước.
(Tùy chọn) Bấm menu thả xuống sơ đồ tầng văn phòng hiện tại để chọn một sơ đồ tầng văn phòng khác nhằm tạo thêm lượt đặt trước.
Tạo đặt trước bằng Cổng thông tin web của Zoom
Duyệt đến zoom.com.
Nhấp vào đăng nhập.
Nhấp vào Không gian làm việc menu thả xuống ở phía bên trái màn hình.\
Nhấp vào Đặt trước không gian làm việc để tạo đặt trước hoặc xem các lượt đặt trước hiện có của bạn.
Nhấp vào + Đặt trước nút ở phía trên cùng của màn hình để tạo đặt trước.\
(Tùy chọn) Bấm Đặt trước của tôi ở góc trên bên phải của màn hình nếu bạn đã có một lượt đặt trước.
(Tùy chọn) Bấm menu thả xuống sơ đồ tầng văn phòng hiện tại để chọn một sơ đồ tầng văn phòng khác nhằm tạo thêm lượt đặt trước.\
Tạo đặt trước từ ứng dụng di động Zoom
Mở ứng dụng di động Zoom.
Nhấn vào … Thêm biểu tượng và chọn Không gian làm việc biểu tượng.\
(Tùy chọn) Nhấn Sắp xếp lại liên kết và di chuyển biểu tượng Không gian làm việc vào ngăn ứng dụng chính của bạn. Điều này giúp tiết kiệm một bước vào lần sau khi bạn cần đặt trước bàn hoặc phòng.
Nhấn vào biểu tượng + ở phía bên phải màn hình để tạo đặt trước.\
(Tùy chọn) Nhấn Đặt trước của tôi thẻ ở phía trên cùng của ứng dụng nếu bạn đã có một lượt đặt trước.
(Tùy chọn) Nhấn menu thả xuống sơ đồ tầng văn phòng hiện tại để chọn một sơ đồ tầng văn phòng khác nhằm tạo thêm lượt đặt trước.
(Tùy chọn) Tạo đặt trước bằng tiện ích bổ sung Zoom dành cho Outlook hoặc tiện ích mở rộng Zoom Chrome
Người dùng cũng có thể đặt trước bàn trực tiếp từ Outlook hoặc Chrome bằng tiện ích bổ sung Zoom dành cho Outlook hoặc tiện ích mở rộng Zoom Chrome. Bàn hiển thị như các tùy chọn cùng với phòng họp, và sau khi được đặt, lượt đặt trước sẽ xuất hiện trong sự kiện lịch.
Để biết thêm thông tin, xem bài viết Hỗ trợ Zoom Lên lịch bàn không gian làm việc bằng tiện ích bổ sung Zoom dành cho Outlook và tiện ích mở rộng Zoom Chrome.
Các tính năng đặt trước nâng cao dành cho người dùng
Phần này cung cấp thêm thông tin về các công cụ đặt trước nâng cao dành cho người dùng Đặt trước không gian làm việc.
Quản lý lượt đặt trước định kỳ
Tính năng đặt trước định kỳ thừa nhận rằng nhiều người dùng có nhu cầu không gian làm việc có thể dự đoán trước. Thay vì tạo từng lượt đặt riêng lẻ mỗi ngày hoặc mỗi tuần, người dùng có thể thiết lập các mẫu tự động đặt trước những không gian họ ưu tiên. Hệ thống hỗ trợ các mẫu hằng ngày cho người dùng thường xuyên đến văn phòng, các mẫu hằng tuần cho những người có ngày làm việc cố định tại văn phòng, và các mẫu hằng tháng cho sự kiện hoặc cuộc họp định kỳ.
Để biết thêm thông tin về lượt đặt trước định kỳ, xem bài viết Hỗ trợ Zoom Tạo lượt đặt trước không gian làm việc định kỳ.
Người dùng có thể chỉnh sửa lượt đặt trước định kỳ theo từng lần riêng lẻ hoặc theo cả chuỗi. Tính linh hoạt này đáp ứng cả thay đổi lịch làm việc lâu dài lẫn các ngoại lệ một lần. Hệ thống duy trì mối quan hệ giữa các lần, nên các thay đổi đối với chuỗi sẽ không ảnh hưởng đến các lần riêng lẻ đã được chỉnh sửa trước đó. Giới hạn đặt trước trước giúp cân bằng giữa nhu cầu lập kế hoạch và tình trạng sẵn có của không gian; do đó, nó ngăn người dùng chiếm dụng không gian trong thời gian dài đồng thời vẫn cho phép mức độ lên lịch trước thực tế.
Chế độ xem dòng thời gian để lập kế hoạch không gian trực quan
Chế độ xem dòng thời gian cải thiện cách người dùng hình dung tình trạng sẵn có của không gian làm việc bằng chế độ xem theo trình tự thời gian của tất cả các lượt đặt trước và không gian trên một tầng. Người dùng có thể ngay lập tức xác định các khung thời gian, xem ai đã đặt các không gian liền kề và hiểu rõ hơn các mô hình di chuyển ở những khu vực khác nhau.
Tạo đặt trước từ chế độ xem dòng thời gian chỉ cần bấm và kéo qua khoảng thời gian mong muốn cho một không gian còn trống. Giao diện thao tác trực tiếp này loại bỏ quy trình nhiều bước của các biểu mẫu đặt chỗ truyền thống, cho phép người dùng đặt trước không gian nhanh như cách họ hình dung nhu cầu của mình.
Gợi ý phòng thông minh
Tính năng gợi ý phòng áp dụng phân tích thông minh để giúp người dùng nhanh chóng tìm thấy không gian mà không cần tìm kiếm thủ công. Khi bắt đầu tạo đặt trước, hệ thống đánh giá nhiều yếu tố để tạo ra các đề xuất. Các yếu tố này bao gồm:
Đáp ứng yêu cầu dung lượng cuộc họp, đề xuất phòng có thể chứa tất cả Người tham gia
Vị trí gần các lượt đặt trước khác của người dùng trong ngày, giảm thiểu thời gian di chuyển giữa các cuộc họp
Mẫu sử dụng lịch sử ưu tiên những phòng thường xuyên được dùng
Thuật toán gợi ý liên tục học hỏi từ các mẫu đặt chỗ, cải thiện các đề xuất của nó. Ví dụ, nếu một nhóm thường xuyên đặt những phòng có bảng trắng cho các buổi động não, hệ thống sẽ ưu tiên các phòng tương tự cho các lượt đặt chỗ trong tương lai của nhóm đó.
Xác nhận có mặt cho một lượt đặt trước
Người dùng có thể xác nhận có mặt đối với không gian làm việc đã đặt trước trên máy tính của họ thông qua ứng dụng Zoom, bằng thiết bị di động hoặc qua trình duyệt và Cổng thông tin web của Zoom. Đối với bàn và không gian phòng chỉ đặt trước, bạn có thể in mã QR và đặt chúng tại các không gian làm việc để xác nhận có mặt dễ dàng. Và, như đã đề cập trước đó, khi bật Đặt trước tự động cho thiết bị USB-C, người dùng có thể kết nối laptop của họ qua USB-C với thiết bị đặt chỗ để xác nhận có mặt tự động.
Xem bài viết Hỗ trợ Zoom Xác nhận có mặt và trả phòng đối với một lượt đặt trước không gian làm việc để biết thêm thông tin.
Xác nhận có mặt bằng ứng dụng desktop Zoom Workplace
Mở ứng dụng Zoom Workplace.
Nhấp vào Không gian làm việc của cơ sở.
Truy cập và xác nhận có mặt cho lượt đặt trước của bạn theo những cách sau:
Sử dụng Đặt trước của tôi:
Ở góc trên bên phải, bấm Đặt trước của tôi.
Bên dưới lượt đặt trước mà bạn muốn xác nhận có mặt, bấm Xác nhận có mặt.
Sử dụng ảnh hồ sơ trên bản đồ tầng:
Bấm vào biểu tượng ảnh hồ sơ của bạn trên bản đồ tầng.
Nhấp vào Xác nhận có mặt.
Nếu hộp thoại xác minh hiển thị, bấm Xác nhận có mặt.
Xác nhận có mặt bằng Cổng thông tin web của Zoom
Bạn có thể truy cập và xác nhận có mặt cho lượt đặt trước của mình theo những cách sau:
Truy cập Đặt trước của tôi:
Tìm và chọn lượt đặt trước sắp tới mà bạn muốn xác nhận có mặt.
Nhấp vào Xác nhận có mặt.
Truy cập ảnh hồ sơ của bạn trên bản đồ tầng:
Đăng nhập vào Cổng thông tin web của Zoom.
Trong menu điều hướng, bấm Đặt trước không gian làm việc.
Nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn.
Nhấp vào Xác nhận có mặt.
Nếu hộp thoại xác minh hiển thị, bấm Xác nhận có mặt để xác nhận.
Xác nhận có mặt bằng ứng dụng di động Zoom
Mở ứng dụng di động Zoom.
Nhấn vào … Thêm biểu tượng và chọn Không gian làm việc biểu tượng.\
Nhấn vào Đặt trước của tôi thẻ ở phía trên cùng của màn hình để xem các lượt đặt trước của bạn.
Nhấn vào Xác nhận có mặt nút để kích hoạt lượt đặt trước của bạn.
Nếu hộp thoại xác minh hiển thị, nhấn Xác nhận có mặt để xác minh.
Xác nhận có mặt bằng mã QR
Mở ứng dụng di động Zoom.
Nhấn ảnh hồ sơ ở góc trên bên trái của màn hình.
Nhấn vào biểu tượng mã QR ở góc trên bên phải của màn hình.\
Quét mã QR được đặt tại không gian làm việc bạn đã đặt trước.
Người dùng cũng có thể dùng camera mặc định của họ để quét mã QR, và thao tác này sẽ chuyển hướng họ đến Ứng dụng di động Zoom để xác nhận có mặt.
Các phương thức xác nhận có mặt bổ sung
Phần này trình bày chi tiết các phương thức xác nhận có mặt bổ sung có thể thiết lập ngoài mã QR.
Xác nhận có mặt tự động dựa trên WiFi
Khi thiết bị của người dùng kết nối với mạng WiFi văn phòng đã được cấu hình, ứng dụng Zoom phát hiện kết nối này và tự động xử lý việc xác nhận có mặt cho bất kỳ lượt đặt bàn đang hoạt động nào. Quy trình liền mạch này không yêu cầu người dùng thực hiện hành động nào ngoài thói quen thông thường là kết nối với mạng văn phòng.
Để biết thêm thông tin về thiết lập xác nhận có mặt qua WiFi, xem bài viết Hỗ trợ Zoom Bật hoặc tắt Xác nhận có mặt tự động.
Ngoài ra, quản trị viên có thể cấu hình hệ thống để yêu cầu xác nhận trước khi tự động xác nhận có mặt, cân bằng giữa sự tiện lợi và sở thích của người dùng.
Tính năng xác nhận có mặt qua WiFi chỉ áp dụng cho lượt đặt bàn, vì kiểu sử dụng phòng họp khác với nhu cầu không gian làm việc cá nhân. Phòng họp vẫn yêu cầu xác nhận có mặt thủ công hoặc phát hiện hiện diện thông qua cảm biến phòng để hỗ trợ theo dõi chính xác hơn cho các tài nguyên dùng chung này.
Đặt trước tự động qua USB
Khi được bật bởi quản trị viên hoặc chủ sở hữu tài khoản, tính năng này cho phép người dùng xác nhận ngay lập tức vào hoặc đặt trước một không gian làm việc chỉ bằng cách cắm laptop của họ vào thiết bị xác nhận có mặt bằng kết nối USB-C. Nếu không gian làm việc còn trống, kết nối sẽ vừa tạo vừa xác nhận lượt đặt trước; nếu đã có người đặt không gian đó, người dùng sẽ nhận được thông báo rằng không gian đang được sử dụng. Điều này giảm sự phụ thuộc vào mã QR hoặc việc tìm bàn thủ công, giúp hợp lý hóa quy trình đặt trước.
Để sử dụng tính năng này, Tổ chức phải có tài khoản Zoom Chuyên nghiệp, Kinh doanh, Giáo dục hoặc Doanh nghiệp lớn và sở hữu một gói đăng ký Đặt trước không gian làm việc, Zoom Rooms hoặc điện thoại khu vực chung. Tại thời điểm này, chức năng này chỉ được hỗ trợ trên Logi Dock Flex, một thiết bị được chứng nhận bởi Zoom.
Các tùy chọn xác nhận có mặt và gia hạn linh hoạt
Tính năng xác nhận có mặt chồng lấp cho phép người dùng xác nhận có mặt cho lượt đặt trước của họ ngay cả khi người ở trước đó chưa chính thức trả phòng. Tính năng này ngăn tình trạng tắc nghẽn trong các giai đoạn chuyển tiếp bận rộn, chẳng hạn như thời điểm đổi phiên họp buổi trưa thường gặp, đồng thời vẫn duy trì hồ sơ chiếm dụng.
Khi người dùng cần thêm thời gian tại không gian làm việc của mình, họ có thể gia hạn trực tiếp từ các màn hình đang lên lịch mà không cần điều hướng qua nhiều lời nhắc hoặc xác nhận. Các mã QR được cập nhật hỗ trợ nhiều chức năng ngoài xác nhận có mặt đơn giản, cho phép người dùng trả phòng sớm khi rời đi trước khi lượt đặt trước kết thúc, gia hạn lượt đặt hiện tại khi họ cần thêm thời gian, hoặc thậm chí tạo lượt đặt trước mới cho các không gian còn trống.
Khi được quản trị viên bật, khả năng xác nhận có mặt từ xa cho phép người dùng xác nhận lượt đặt trước của họ từ lời mời lịch hoặc thông báo trò chuyện.
Cập nhật lần cuối
Nội dung này có hữu ích không?