# Trải nghiệm quản trị
Phần này bao gồm trải nghiệm quản trị viên trong Đặt trước Không gian làm việc, bao gồm xác định quyền truy cập theo vai trò, thiết lập hệ thống phân cấp tòa nhà, tạo sơ đồ tầng, chọn cài đặt tính năng và thực hiện các chức năng quản trị khác.
### Xác định Quyền truy cập theo Vai trò cho Đặt trước Không gian làm việc
Mặc định tất cả quản trị viên đều có quyền truy cập vào cài đặt tài khoản Đặt trước Không gian làm việc. Tuy nhiên, họ cũng có thể tạo các vai trò tùy chỉnh với quyền truy cập rõ ràng.
1. Với tư cách là chủ tài khoản Zoom hoặc quản trị viên được ủy quyền chỉnh sửa vai trò, điều hướng đến [Quản lý vai trò](https://zoom.us/role#/) trang trên cổng web.
{% hint style="info" %}
Bạn phải có quyền truy cập quản trị để xem trang Quản lý Vai trò. Nếu liên kết trên hiển thị `Truy cập bị hạn chế (200)` lỗi, hãy liên hệ với quản trị viên Zoom của bạn để được cấp quyền tính năng Vai trò.
{% endhint %}
2. Nhấp vào **biểu tượng bút chì** bên cạnh vai trò bạn đang chỉnh sửa.
3. Đi đến **Quản lý Không gian làm việc** phần phụ và xác định quyền truy cập theo vai trò theo mong muốn.
4. Lặp lại cho bất kỳ vai trò bổ sung nào.
### Cấu hình Đặt trước Không gian làm việc
Phần này cung cấp các bước để cấu hình Đặt trước Không gian làm việc từ đầu đến cuối.
{% hint style="warning" %}
Các hướng dẫn sau cung cấp trải nghiệm cấu hình tuần tự cho các quản trị viên Đặt trước Không gian làm việc mới. Mặc dù có thể có các phương pháp cấu hình thay thế, Zoom khuyến nghị làm theo các hướng dẫn này theo thứ tự được cung cấp để làm quen với các khái niệm cốt lõi và cấu trúc của dịch vụ.
{% endhint %}
#### Bước Một: Tích hợp Dịch vụ Lịch của bạn
Để duy trì việc đặt chỗ và tình trạng sẵn có chính xác, Đặt trước Không gian làm việc cần tích hợp với nhà cung cấp dịch vụ lịch của bạn. Mỗi không gian có thể đặt trước yêu cầu một tài nguyên lịch liên kết, được quản lý bởi một tài khoản dịch vụ lịch.
Nếu tài khoản của bạn đã có tích hợp lịch được cấu hình trong tài khoản Zoom của bạn, [tiến tới bước tiếp theo](#_52wj26umcu9g). Nếu tài khoản của bạn *hỗ trợ,* không có dịch vụ lịch được cấu hình, hoặc nếu bạn chưa quen với việc cấu hình tài khoản tài nguyên lịch và các tài nguyên lịch, hãy tham khảo một trong các hướng dẫn tích hợp lịch của chúng tôi cho [Office 365](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/203847179-Setting-Up-Zoom-Rooms-with-Office-365), [Exchange](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/203847339-Using-Exchange-2013-and-above-with-Zoom-Rooms), hoặc [Google](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/206905656-Setting-up-Zoom-Rooms-with-Google-Calendar) để hoàn thành quy trình này. Zoom Rooms cũng hỗ trợ dịch vụ Lịch Zoom.
{% hint style="info" %}
Các hướng dẫn tích hợp lịch ở trên đề cập đến các tích hợp lịch cho Zoom Rooms. Đặt trước Không gian làm việc sử dụng cùng chức năng lịch như Zoom Rooms và yêu cầu các cấu hình tương tự. Người dùng có thể làm theo tất cả hướng dẫn như đã cung cấp, hoặc dừng lại ở phần *Cách thêm dịch vụ lịch vào Zoom* và hoàn thành những bước đó thông qua **Quản lý Không gian làm việc:** [trang Tích hợp Lịch](https://zoom.us/workspaces/management/calendar) thay vào đó nếu muốn.
{% endhint %}
#### Bước Hai: Tạo Hệ thống Phân cấp Vị trí của bạn
Cấu hình Đặt trước Không gian làm việc được xây dựng trên hệ thống phân cấp vị trí của một tài khoản. Bạn **phải** cần cấu hình chúng trước khi tạo sơ đồ tầng hoặc chỉ định vị trí không gian làm việc.
Nếu tài khoản của bạn đã có hệ thống phân cấp vị trí hiện có, [tiến tới bước tiếp theo](#_rwxseqwi2v5r). Nếu tài khoản của bạn chưa có hệ thống phân cấp, hãy thực hiện các bước sau:
1. Đăng nhập vào cổng web Zoom bằng tài khoản quản trị viên có quyền chỉnh sửa cài đặt tài khoản.
2. Nhấp vào **Quản lý Không gian làm việc** mở menu thả xuống, sau đó chọn **Không gian làm việc.**
3. Nhấp **+ Thêm Vị trí**. Một **Thêm Vị trí**cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện.
4. Trong cửa sổ bật lên, tùy chỉnh môi trường Không gian làm việc của bạn bằng cách tạo cấu trúc hệ thống phân cấp và chọn các vị trí bạn cần cho tổ chức.
5. Nhấp **Hoàn tất** khi cấu trúc của bạn xuất hiện chính xác.
6. Cái **Không gian làm việc**trang sẽ hiển thị một ngăn danh mục, bao gồm một tập hợp các tab cho **Tầng**, **Tòa nhà**, **Cơ sở (Campus)**, **Thành phố**, **Tiểu bang**, và **Quốc gia/Vùng**, tùy thuộc vào cấu hình của bạn.
{% hint style="info" %}
Khi thực hiện hành động này lần đầu, mỗi cấp độ sẽ có một vị trí mặc định được thêm tự động. Bạn có thể đổi tên hoặc xóa các vị trí này bất cứ lúc nào thông qua **Chỉnh sửa** chức năng.
{% endhint %}
7. Đối với mỗi cấp vị trí trong hệ thống phân cấp của bạn, chọn tab tương ứng và nhấp **+ Thêm Tầng/Tòa nhà/Thành phố/etc.** để xây dựng cơ sở hạ tầng văn phòng của bạn.
{% hint style="danger" %}
Cấp độ tầng là cần thiết để Đặt trước Không gian làm việc được cấu hình. Không tiếp tục nếu hệ thống phân cấp của bạn không bao gồm cấp tầng.
{% endhint %}
Để biết thêm thông tin, hãy tham khảo tài liệu hỗ trợ của chúng tôi về [quản lý hệ thống phân cấp vị trí Đặt trước Không gian làm việc](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7879334587021-Managing-Workspace-Reservation-location-hierarchy).
**(Tùy chọn) Cấu hình khu vực lân cận để kiểm soát quyền truy cập**
Để cân bằng tính linh hoạt mà việc đặt bàn nóng mang lại, các khu vực lân cận cũng tính đến nhu cầu duy trì sự gần nhau của nhóm và tổ chức theo phòng ban.
Sau khi thiết lập hệ thống phân cấp vị trí, bạn có thể chỉ định các khu vực cụ thể của mỗi tầng làm **khu vực lân cận** với các quy tắc kiểm soát truy cập. Tính năng này cho phép các tổ chức duy trì sự gắn kết đội nhóm đồng thời tối đa hóa hiệu quả sử dụng không gian tổng thể.
Mỗi khu vực lân cận nhận tên mô tả và có thể được gán cho các nhóm người dùng cụ thể hoặc cá nhân. Sức mạnh thực sự của các khu vực lân cận nằm ở tính linh hoạt theo thời gian. Quản trị viên có thể thiết lập một khu vực lân cận chỉ dành cho nhóm tài chính từ thứ Hai đến thứ Tư, sau đó mở cho tất cả nhân viên vào thứ Năm và thứ Sáu. Cách tiếp cận này cung cấp không gian dành riêng cho các nhóm khi họ cần làm việc cùng nhau trong khi ngăn ngừa việc sử dụng không hiệu quả trong các thời kỳ nhu cầu thấp hơn.
Hỗ trợ múi giờ trong các khu vực lân cận phù hợp với các tổ chức trải rộng nhiều vùng. Mỗi khu vực lân cận có thể hoạt động theo cài đặt múi giờ riêng, vì vậy quy tắc truy cập sẽ áp dụng chính xác bất kể quản trị viên hoặc người dùng ở đâu.
#### Bước Ba: Thêm Tầng
Sau khi bạn đã thiết lập cấu trúc tổng quan cho văn phòng, mỗi vị trí **yêu cầu** ít nhất một cấp độ tầng để sử dụng Đặt trước Không gian làm việc. Thêm cấp tầng cho mỗi tòa nhà/cơ sở/thành phố/etc. trong hệ thống phân cấp của bạn bằng cách thực hiện các bước sau:
1. Truy cập **Quản lý Không gian làm việc.**
2. Nhấp vào **Tầng** của site.
3. Nhấp vào **nút + Thêm Tầng** ở góc trên cùng bên phải, và một **Thêm Tầng Mới** bảng sẽ xuất hiện.
4. Trong bảng, nhập thông tin cho **Tên Tầng.**
5. (Tùy chọn) Nhập thông tin cho **Mô tả.**
6. Chọn vị trí nơi bạn muốn đặt tầng trong hệ thống phân cấp của mình.
7. Nhấp **Lưu & thêm nữa** để thêm nhiều tầng cho từng vị trí của bạn.
8. Nhấp **Hoàn tất** khi bạn hoàn tất.
#### Bước Bốn: Tạo Các Không gian có thể Đặt trước cho Mỗi Tầng
Sau khi các tầng được tạo, quản trị viên hoặc người dùng được ủy quyền có thể tạo các không gian có thể đặt trước cho tầng, những không gian này sẽ được gán sau trong quy trình.
Để tạo không gian cho một tầng:
1. Truy cập **Quản lý Không gian làm việc.**
2. Nhấp vào một tầng hiện có từ **Tầng** của site.
3. Khi tầng được chọn, nhấp **+ Thêm Không gian**, và một bảng bên sẽ xuất hiện ở phía bên phải màn hình của bạn.
4. Dưới **Loại Không gian**, chọn một **Bàn** hoặc **Chỉ Phòng Đặt trước**.
{% hint style="info" %}
Tất cả Zoom Rooms phải được tạo thông qua [giao diện Zoom Rooms](https://zoom.us/location) bởi một quản trị viên hoặc người dùng được ủy quyền. Để biết thêm thông tin, hãy tham khảo tài liệu hỗ trợ của chúng tôi về hướng dẫn bật [Thiết bị Zoom Phone](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7879620713613-Using-Workspace-Reservation-for-Zoom-Phone-Appliance) và [Zoom Rooms](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7875816579597-Configuring-Workspace-Reservation-features-on-Zoom-Room-devices-) cho Đặt trước Không gian làm việc.
{% endhint %}
5. Nhập **Tên Bàn** hoặc **Tên Phòng**.
6. Dưới **Lịch**, chọn một tài nguyên lịch để kết nối với bàn hoặc phòng (yêu cầu cho chức năng đặt trước).
7. (Tùy chọn) Dưới **Tài sản (tùy chọn)**, thêm thủ công hoặc chọn các tài sản liên quan đến bàn (chẳng hạn như màn hình kép, bàn đứng, v.v.).
8. Nhấp **Lưu & thêm nữa** để thêm không gian khác cho đến khi hoàn tất.
9. Nhấp **Hoàn tất** để lưu các thay đổi của bạn.
**(Tùy chọn) Tạo phân công bàn cố định và sử dụng quy trình phê duyệt cho các không gian có nhu cầu cao**
Quản trị viên cũng có thể tạo phân công cố định cho người dùng cụ thể. Để biết thêm thông tin, xem bài viết Hỗ trợ Zoom [Chỉ định một hoặc nhiều người dùng để đặt trước các không gian cụ thể](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0057911).
Quy trình phê duyệt cho các không gian có nhu cầu cao hoặc chuyên biệt cung cấp quy trình yêu cầu và xem xét chính thức cho các vị trí cao cấp, khu vực điều hành hoặc không gian có thiết bị đặc biệt. Khi bật "Yêu cầu phê duyệt" cho một không gian, tất cả yêu cầu đặt chỗ sẽ được chuyển đến những người phê duyệt được chỉ định, những người này có thể là Quản trị viên Quản lý Không gian hoặc Quản trị viên Đặt trước.
Để tìm hiểu thêm về quy trình phê duyệt, xem bài viết Hỗ trợ Zoom [Giới thiệu về luồng phê duyệt đặt trước không gian](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0080815).
#### Bước Năm: Tải Lên Bản đồ Tầng
Sau khi các không gian của tầng được tạo, tải lên hình ảnh bản đồ tầng — hình ảnh này sẽ hiển thị cho người dùng khi chọn một không gian — để chuẩn bị các vị trí không gian có thể đặt trước cho việc chỉ định. Để tải lên sơ đồ tầng:
1. Truy cập **Quản lý Không gian làm việc**.
2. Trong menu hệ thống phân cấp ở phía bên trái màn hình của bạn, chọn hệ thống phân cấp có sơ đồ tầng tương ứng mà bạn dự định tải lên.
3. Nhấp vào **Chỉnh sửa** nút bên cạnh tầng mong muốn.
4. Nhấp **+ Thêm bản đồ tầng** nút để tải lên bản đồ của tầng được chọn dưới dạng tệp hình ảnh.
5. Sau khi hình ảnh được tải lên, nhấp **Đóng** ở góc trên cùng bên phải.
6. Lặp lại cho tất cả các tầng áp dụng hoặc tiến tới bước tiếp theo để gán vị trí không gian.
Để biết thêm thông tin, hãy tham khảo tài liệu hỗ trợ của chúng tôi về [quản lý bản đồ tầng Đặt trước Không gian làm việc](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7877521130893-Managing-Workspace-Reservation-floor-maps).
#### Bước Sáu: Gán Không gian vào Sơ đồ Tầng của Bạn
Nếu tất cả các bước trước đã được thực hiện, giờ đây có thể gán không gian cho sơ đồ tầng. Để gán không gian:
1. Truy cập **Quản lý Không gian làm việc**.
2. Trong hệ thống phân cấp ở phía bên trái màn hình của bạn, nhấp vào một vị trí và chọn tầng bạn đang gán không gian cho.
3. Nếu bản đồ tầng đã được tải lên, nhấp **Chỉnh sửa Bản đồ Tầng**. Nếu không có bản đồ tầng nào, nhấp **+ Thêm Bản đồ Tầng**, và tải lên bản đồ của tầng được chọn.
4. Màn hình sau đây sẽ hiển thị bản đồ tầng đã tải lên với một bảng menu ở phía bên trái của trang, với **Thêm Không gian vào Bản đồ, Bàn, Phòng**, **Quầy Kiosk**, và **Chỉ Bảng điện tử** không gian khả dụng.\\
5. Chọn một không gian để đặt trên bản đồ (*ví dụ*, một phòng họp).
6. Kéo và thả tên của không gian dự định từ bảng bên trái vào vị trí tương ứng trên sơ đồ tầng.
1. Nếu có thể, điều chỉnh kích thước của không gian để phù hợp với sơ đồ tầng.
2. Kích thước biểu tượng bàn có thể được điều chỉnh bằng thanh trượt bên dưới sơ đồ tầng.
3. Việc gán Quầy Kiosk và Bảng điện tử cho sơ đồ tầng sẽ hiển thị một dấu “Bạn đang ở đây” khi xem sơ đồ tầng từ thiết bị.
7. Gán một tài nguyên lịch nếu chưa được gán.
8. Xác nhận rằng bất kỳ tài sản áp dụng nào đã được gán cho không gian và nhấp **Lưu** khi hoàn tất.
9. Lặp lại các bước 5-8 khi cần để áp dụng tất cả các không gian, Quầy Kiosk và Bảng điện tử cho sơ đồ tầng.
10. Khi hoàn tất, nhấp **Lưu** và **Đóng** ở góc trên cùng bên phải của màn hình.
11. Lặp lại theo nhu cầu cho đến khi tất cả sơ đồ tầng được cấu hình.
#### (Tùy chọn) Bước Bảy: Cấu hình chỉ dẫn đường cho điều hướng trong nhà
Tính năng chỉ dẫn đường biến trải nghiệm thường gây khó chịu khi tìm một không gian đã đặt trước trong các văn phòng lớn hoặc không quen thuộc thành một hành trình được hướng dẫn mà người dùng có thể theo dõi trên thiết bị di động của họ. Tính năng này cung cấp hướng dẫn từng bước từ lối vào tòa nhà đến các bàn hoặc phòng họp cụ thể, giảm đáng kể thời gian nhân viên mất để tìm không gian đã đặt trước.
Để thiết lập chỉ dẫn đường, xem bài viết Hỗ trợ Zoom [Cấu hình chỉ dẫn đường cho Đặt trước Không gian làm việc](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0074751).
Hệ thống chỉ dẫn đường thích ứng dựa trên cách người dùng truy cập nó. Khi ai đó sử dụng chỉ dẫn đường từ thiết bị di động sau khi đặt chỗ, họ có thể chọn điểm lối vào và nhận chỉ dẫn tùy chỉnh đến không gian của họ.
Điều này hoàn tất quy trình cấu hình Đặt trước Không gian làm việc.
### Zoom Rooms và Thiết bị Zoom Phone có thể được gán làm các không gian bàn có thể đặt trước
Quản trị viên có thể gán Zoom Rooms và Thiết bị Zoom Phone cho một bàn để đặt trước, bao gồm mã QR để làm thủ tục điểm danh. Quy trình này yêu cầu các cấu hình backend bổ sung để cho phép gán tầng.
Tham khảo tài liệu hỗ trợ của chúng tôi để biết hướng dẫn về việc bật [Thiết bị Zoom Phone](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7879620713613-Using-Workspace-Reservation-for-Zoom-Phone-Appliance) và [Zoom Rooms](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7875816579597-Configuring-Workspace-Reservation-features-on-Zoom-Room-devices-) cho Đặt trước Không gian làm việc.
### Không gian làm việc không có thiết bị kết nối với dịch vụ Zoom có thể sử dụng mã QR có thể in để điểm danh
Mặc dù Zoom Rooms và Thiết bị Zoom Phone có thể hiển thị mã QR để điểm danh trên màn hình, một số vị trí không gian có thể đặt trước, như bàn, có thể không có thiết bị hỗ trợ Zoom có khả năng hiển thị mã QR để điểm danh. Thay vào đó, quản trị viên hoặc người dùng được ủy quyền có thể in và đặt một mã QR dành riêng cho từng không gian để người dùng điểm danh. Để in mã QR cho các không gian này:
1. Xác nhận rằng [tất cả không gian đã được gán](#_n1qubqxpwd03) trên tầng mà bạn đang in mã QR.
2. Trong menu điều hướng của cổng web, nhấp **Quản lý Không gian làm việc,** sau đó **Không gian làm việc**.
3. Xác định vị trí tầng mà bạn đang in mã QR và nhấp **Chỉnh sửa**.
4. Tìm cài đặt cho **Mã QR Không gian làm việc**.
5. **Tải xuống** hoặc **In** mã QR và gắn một mã cho từng không gian tương ứng.
6. Người dùng bây giờ có thể [điểm danh bằng mã QR](#_jftdnos6xjfr).
### Cài đặt chung cho Đặt trước Không gian làm việc có thể được cấu hình ở cấp tài khoản hoặc cấp vị trí
Quản trị viên hoặc người dùng được ủy quyền có thể cấu hình cài đặt chung cho Đặt trước Không gian làm việc ở cấp tài khoản hoặc cấp vị trí. Các cài đặt này bao gồm bảng câu hỏi cho việc đặt trước hoặc điểm danh trước, chỉ định các nhóm người dùng cụ thể để truy cập Đặt trước Không gian làm việc, yêu cầu xác thực người dùng cho việc đặt trước, và nhiều hơn nữa.
Những cài đặt này có thể được tinh chỉnh liên tục theo cấp vị trí, bao gồm các cài đặt khác nhau giữa các tầng nếu cài đặt không bị khóa bởi cấp cao hơn trong hệ thống phân cấp vị trí.
{% hint style="info" %}
Khóa cài đặt ở bất kỳ cấp nào sẽ khóa cài đặt cho tất cả các cấp bên dưới. Không khóa bất kỳ cài đặt nào ở cấp tài khoản hoặc thấp hơn nếu bạn dự định tùy chỉnh theo tầng hoặc vị trí.
{% endhint %}
#### Cấp Tài khoản
Để sửa đổi cài đặt ở cấp tài khoản:
1. Đăng nhập vào cổng web Zoom với tư cách quản trị viên hoặc người dùng được ủy quyền có quyền chỉnh sửa cài đặt tài khoản.
2. Trong menu điều hướng, nhấp **Quản lý Không gian làm việc,** sau đó **Không gian làm việc**.
3. Ở đầu trang, nhấp **Cài đặt Tài khoản** bên cạnh **Không gian làm việc**.
4. Bật hoặc tắt các cài đặt theo mong muốn.
#### Cấp Vị trí
Không giống như cài đặt cho các dịch vụ Zoom khác thường có thể được cấu hình trong Nhóm Người dùng, cài đặt theo nhóm hoặc theo vị trí cho Đặt trước Không gian làm việc được cấu hình ở cấp vị trí.
Để sửa đổi cài đặt ở cấp vị trí:
1. Đăng nhập vào cổng web Zoom với tư cách quản trị viên hoặc người dùng được ủy quyền có quyền chỉnh sửa cài đặt tài khoản.
2. Trong menu điều hướng, nhấp **Quản lý Không gian làm việc,** sau đó **Không gian làm việc**.
3. Đi tới cấp vị trí bạn đang chỉnh sửa, từ tầng đến quốc gia, và nhấp **Chỉnh sửa**.
4. Bật hoặc tắt các cài đặt theo mong muốn.
### Các điều khiển và hạn chế đặt trước nâng cao
Phần này cung cấp các tùy chọn nâng cao để các tổ chức kiểm soát và hạn chế Không gian làm việc một cách chặt chẽ hơn.
#### Giờ làm việc và cửa sổ đặt chỗ
Cấu hình giờ làm việc hoạt động ở nhiều cấp độ phân cấp, từ cài đặt trên toàn tài khoản đến lịch trình từng không gian. Kiểm soát chi tiết này phù hợp với các kịch bản đa dạng, chẳng hạn như trụ sở chính hoạt động giờ mở rộng trong khi văn phòng vệ tinh duy trì lịch trình tiêu chuẩn, hoặc các phòng cụ thể có sẵn ngoài giờ làm việc bình thường cho các dự án đặc biệt.
Lịch nghỉ lễ hoạt động kết hợp với giờ làm việc thông thường để tự động chặn các đặt chỗ trong thời gian đóng cửa mà không cần can thiệp thủ công. Quản trị viên có thể định nghĩa lịch nghỉ lễ trước nhiều tháng, chỉ định giờ khác nhau cho các ngày đóng cửa một phần hoặc hoàn toàn chặn đặt chỗ cho việc đóng cửa toàn công ty. Hệ thống tôn trọng các lịch này trên tất cả giao diện đặt chỗ, ngăn người dùng vô tình đặt không gian khi cơ sở đóng cửa.
#### Quản lý thời lượng và tần suất đặt chỗ
Cài đặt gia tăng đặt trước, có thể điều chỉnh theo khối 1, 5, 15 hoặc 30 phút, cho phép tổ chức điều chỉnh các đặt chỗ phù hợp với mô hình sử dụng thực tế.
Ví dụ, một cơ sở nghiên cứu có thể sử dụng gia tăng 30 phút cho các phòng thiết bị, trong khi một công ty tư vấn có thể ưu tiên gia tăng 15 phút cho buồng điện thoại. Tính năng mở rộng cho phép đặt chỗ qua đêm kéo dài thời lượng đặt tối đa lên 24 giờ, phù hợp cho công nhân ca, dự án qua đêm và các phiên hợp tác quốc tế kéo dài ngoài giờ làm việc truyền thống.
#### Đặt chỗ nhiều phòng cho các sự kiện phức tạp
Khả năng đặt chỗ nhiều phòng giải quyết thách thức lâu nay của người điều phối sự kiện khi quản lý các buổi tụ họp phức tạp. Sử dụng chế độ xem Lưới, người điều phối có thể đặt chỗ nhiều phòng ở các tòa nhà và vị trí khác nhau dưới cùng một ID đặt chỗ. Cách tiếp cận thống nhất này là điều cần thiết cho các sự kiện như cuộc họp toàn thể có phòng dự phòng, buổi đào tạo cần không gian theo nhóm, hoặc hội nghị diễn ra tại nhiều địa điểm.
#### Quy trình phê duyệt cho đặt chỗ không gian
Cài đặt này ngăn các không gian cao cấp bị đặt theo nguyên tắc đến trước được phục vụ trước. Thay vào đó, người dùng gửi yêu cầu đặt chỗ và một quản trị viên sẽ phê duyệt thủ công yêu cầu đó.
Khi người dùng yêu cầu đặt chỗ trong một không gian được kiểm soát, yêu cầu sẽ trải qua quy trình phê duyệt với những người phê duyệt được chỉ định, những người nhận thông báo và có thể phê duyệt hoặc từ chối kèm ghi chú. Người dùng có thể xem trạng thái yêu cầu và thấy những người phê duyệt. Chủ sở hữu tài khoản và quản trị viên cũng có thể cấu hình người phê duyệt.
Để biết thêm thông tin, xem bài viết Hỗ trợ Zoom [Giới thiệu về luồng phê duyệt đặt trước không gian](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0080815).
### Người dùng có thể được yêu cầu trả lời bảng câu hỏi trước khi đặt chỗ và/hoặc trước khi điểm danh
Quản trị viên hoặc người dùng được ủy quyền có thể yêu cầu người dùng trả lời bảng câu hỏi trước khi đặt chỗ và/hoặc trước khi điểm danh. Các bảng câu hỏi này có thể tùy chỉnh với câu trả lời lựa chọn đơn, lựa chọn nhiều và trả lời ngắn.
Bảng câu hỏi trước khi đặt chỗ được hiển thị khi người dùng thực hiện đặt chỗ. Bảng câu hỏi trước khi điểm danh có thể được gửi trong khoảng từ 2 đến 72 giờ trước thời gian điểm danh, và đặt chỗ sẽ tự động bị hủy nếu người dùng không trả lời bảng câu hỏi trước thời hạn được chỉ định.
Tham khảo tài liệu hỗ trợ của chúng tôi để biết thêm thông tin về [Bảng câu hỏi Đặt trước Không gian làm việc](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/5547090029581-Workspace-Reservation-questionnaire).
### Cấu hình tích hợp lịch để đặt chỗ liền mạch
Việc mở rộng Đặt trước Không gian làm việc vào các nền tảng lịch lớn đại diện cho một sự thay đổi cơ bản trong cách người dùng tương tác với hệ thống đặt chỗ. Thay vì yêu cầu người dùng chuyển đổi giữa các ứng dụng, những tích hợp này đưa Đặt trước Không gian làm việc trực tiếp vào các công cụ nơi nhân viên quản lý lịch trình hàng ngày của họ.
#### Tích hợp Microsoft Outlook
Tiện ích bổ sung Outlook nhúng chức năng Đặt trước Không gian làm việc trực tiếp trong giao diện Outlook nơi nhiều người dùng làm việc mỗi ngày. Khi tạo hoặc chỉnh sửa lời mời họp, người dùng sẽ thấy các không gian khả dụng kèm hình ảnh, thông tin sức chứa và chi tiết tài sản mà không cần rời Outlook.
Tích hợp tôn trọng các cài đặt quản trị hiện có, bao gồm yêu cầu phê duyệt, hạn chế đặt chỗ và phân công khu vực lân cận, để đảm bảo thực thi chính sách nhất quán bất kể phương thức đặt chỗ.
#### Hỗ trợ Google Workspace và Lịch Zoom
Chức năng tương tự mở rộng cho người dùng Google Workspace thông qua tiện ích Zoom cho Google Workspace. Tích hợp cung cấp cùng thông tin không gian phong phú và khả năng đặt chỗ trong Google Calendar để cung cấp tính năng tương đương giữa các nền tảng.
Đối với các tổ chức sử dụng giải pháp lịch gốc của Zoom, hỗ trợ Đặt trước Không gian làm việc cung cấp trải nghiệm tích hợp đầy đủ mà không cần dịch vụ lịch bên thứ ba.
#### Thông báo cho các nền tảng cộng tác nhóm
Tích hợp với Microsoft Teams và Slack vượt ra ngoài các thông báo đơn giản để tạo trải nghiệm quản lý không gian tương tác trong công cụ giao tiếp của nhóm.
Người dùng nhận được nhắc nhở đặt chỗ, cảnh báo điểm danh và thông báo khi khách đến trực tiếp trong kênh nhóm hoặc tin nhắn trực tiếp của họ. Chatbot của Zoom có sẵn trên nhiều nền tảng và cho phép người dùng điểm danh vào đặt chỗ, gia hạn đặt chỗ hoặc truy vấn tình trạng sẵn có của không gian mà không cần chuyển ứng dụng.
Quản trị viên kiểm soát sở thích thông báo ở cấp tài khoản, xác định cảnh báo nào người dùng nhận và qua kênh nào, ngăn ngừa quá tải thông báo trong khi giúp các tin nhắn quan trọng tiếp cận đúng người nhận.
