Trải nghiệm quản trị viên
Quản trị viên có thể Cấu hình Đặt trước không gian làm việc bằng cách thiết lập tích hợp lịch, phân cấp Vị trí, sơ đồ tầng và hơn thế nữa.
Phần này bao gồm trải nghiệm của quản trị viên trong Đặt trước không gian làm việc, bao gồm việc xác định quyền truy cập vai trò, thiết lập cấu trúc tòa nhà, tạo sơ đồ tầng, chọn cài đặt tính năng và thực hiện các chức năng quản trị viên khác.
Định nghĩa quyền truy cập vai trò cho Đặt trước không gian làm việc
Tất cả quản trị viên đều có quyền truy cập vào Cài đặt tài khoản của Đặt trước không gian làm việc theo mặc định. Tuy nhiên, họ cũng có thể tạo các vai trò tùy chỉnh với quyền truy cập được chỉ định rõ ràng.
Với tư cách là chủ sở hữu Tài khoản Zoom hoặc quản trị viên được ủy quyền chỉnh sửa vai trò, hãy chuyển đến Quản lý vai trò trang trên cổng web.
Bạn phải có quyền truy cập quản trị viên để xem trang Quản lý vai trò. Nếu liên kết ở trên hiển thị một Truy cập bị hạn chế (200) lỗi, hãy liên hệ với quản trị viên Zoom của bạn để được cấp quyền truy cập Tính năng Vai trò.
Nhấp vào biểu tượng bút chì bên cạnh Vai trò bạn đang chỉnh sửa.
Đi tới Quản lý không gian làm việc mục phụ và xác định quyền Truy cập của Vai trò theo ý muốn.
Lặp lại cho bất kỳ Vai trò bổ sung nào.
Cấu hình Đặt trước không gian làm việc
Phần này cung cấp các bước để cấu hình Đặt trước không gian làm việc từ đầu đến cuối.
Hướng dẫn sau đây cung cấp trải nghiệm cấu hình tuần tự cho các quản trị viên Đặt trước không gian làm việc mới. Mặc dù có thể có các phương pháp cấu hình thay thế, Zoom khuyến nghị làm theo các hướng dẫn này theo đúng thứ tự được cung cấp để làm quen với các khái niệm và cấu trúc cốt lõi của dịch vụ.
Bước Một: Tích hợp dịch vụ lịch của bạn
Để duy trì việc đặt chỗ và tình trạng sẵn có chính xác, Đặt trước không gian làm việc cần tích hợp với nhà cung cấp dịch vụ lịch của bạn. Mỗi không gian làm việc có thể đặt trước cần một tài nguyên lịch liên kết, được quản lý bởi một tài khoản dịch vụ lịch.
Nếu tài khoản của bạn đã có một tích hợp lịch hiện có được cấu hình trong Tài khoản Zoom của bạn, chuyển sang bước Tiếp theo. Nếu tài khoản của bạn không có một dịch vụ lịch được cấu hình, hoặc nếu bạn chưa quen với việc cấu hình một tài khoản tài nguyên lịch và các tài nguyên lịch, hãy tham khảo một trong các hướng dẫn tích hợp lịch của chúng tôi dành cho Office 365, Exchange, hoặc Google để hoàn tất quy trình này. Zoom Rooms cũng hỗ trợ Dịch vụ Zoom Calendar.
Các hướng dẫn tích hợp lịch ở trên đề cập đến các tích hợp lịch của Zoom Rooms. Đặt trước không gian làm việc sử dụng cùng chức năng lịch như Zoom Rooms và yêu cầu cùng các cấu hình. Người dùng có thể làm theo tất cả hướng dẫn như đã cung cấp, hoặc dừng lại ở phần Cách Thêm dịch vụ lịch vào Zoom và hoàn thành các bước đó thông qua Quản lý không gian làm việc: trang tích hợp lịch thay vào đó nếu muốn.
Bước Hai: Tạo cấu trúc phân cấp Vị trí của bạn
Cấu hình Đặt trước không gian làm việc được xây dựng dựa trên hệ thống phân cấp Vị trí của một tài khoản. Bạn phải cấu hình chúng trước khi tạo sơ đồ mặt bằng hoặc chỉ định các vị trí không gian làm việc.
Nếu tài khoản của bạn có một hệ thống phân cấp Vị trí hiện có, chuyển sang bước Tiếp theo. Nếu tài khoản của bạn không có hệ thống phân cấp hiện có, hãy thực hiện các bước sau:
Đăng nhập vào Cổng thông tin web của Zoom với tư cách là quản trị viên có Quyền chỉnh sửa Cài đặt tài khoản.
Nhấp vào Quản lý không gian làm việc menu thả xuống, sau đó Chọn Các không gian làm việc.
Nhấp + Thêm Vị trí. Một Thêm Vị trícửa sổ bật lên sẽ xuất hiện.
Trong cửa sổ bật lên, hãy tùy chỉnh môi trường không gian làm việc của bạn bằng cách tạo bố cục hệ thống phân cấp và chọn các Vị trí bạn cần cho Tổ chức của bạn.
Nhấp Hoàn tất khi cấu trúc của bạn xuất hiện đúng.
Mục không gian làm việctrang hiện sẽ hiển thị một ngăn thư mục, bao gồm một bộ thẻ cho Tầng, Tòa nhà, Khuôn viên, Thành phố, Bang, và Quốc gia/Khu vực, tùy thuộc vào cấu hình của bạn.
Khi thực hiện hành động này lần đầu, mỗi cấp sẽ tự động được thêm một Vị trí mặc định. Bạn có thể đổi tên hoặc xóa các Vị trí này bất cứ lúc nào thông qua Chỉnh sửa chức năng.
Đối với mỗi cấp Vị trí trong hệ thống phân cấp của bạn, chọn thẻ tương ứng và nhấp vào + Thêm Tầng/Tòa nhà/Thành phố/v.v. để xây dựng cơ sở hạ tầng văn phòng của bạn.
Cấp tầng là cần thiết để Đặt trước không gian làm việc được cấu hình. Đừng tiếp tục nếu hệ thống phân cấp của bạn không bao gồm cấp tầng.
Để biết thêm thông tin, hãy tham khảo tài liệu Hỗ trợ của chúng tôi về quản lý hệ thống phân cấp Vị trí của Đặt trước không gian làm việc.
(Tùy chọn) Cấu hình các khu vực lân cận cho Truy cập được kiểm soát
Để cân bằng tính linh hoạt mà hot-desking mang lại, các khu vực lân cận cũng tính đến nhu cầu duy trì sự gần gũi của nhóm và cách Tổ chức theo phòng ban.
Sau khi thiết lập hệ thống phân cấp Vị trí của bạn, bạn có thể chỉ định các khu vực cụ thể của mỗi tầng là các khu vực lân cận với các quy tắc Truy cập được kiểm soát. Tính năng này cho phép các Tổ chức duy trì sự gắn kết của nhóm trong khi vẫn tối đa hóa hiệu quả sử dụng không gian tổng thể.
Mỗi khu vực lân cận nhận một tên mô tả và có thể được gán cho các nhóm người dùng hoặc cá nhân cụ thể. Sức mạnh thực sự của các khu vực lân cận nằm ở tính linh hoạt theo thời gian của chúng. Quản trị viên có thể để một khu vực lân cận chỉ Đang rảnh cho nhóm Tài chính từ Thứ Hai đến Thứ Tư, sau đó mở cho tất cả nhân viên vào Thứ Năm và Thứ Sáu. Cách tiếp cận này cung cấp cho các nhóm không gian được dành riêng khi họ cần làm việc cùng nhau, đồng thời ngăn chặn việc sử dụng chưa hiệu quả trong các giai đoạn nhu cầu thấp hơn.
Hỗ trợ múi giờ trong các khu vực lân cận đáp ứng các Tổ chức hoạt động trên nhiều khu vực. Mỗi khu vực lân cận có thể hoạt động theo Cài đặt múi giờ riêng của nó, vì vậy các quy tắc Truy cập được áp dụng chính xác bất kể quản trị viên hay người dùng ở đâu.
Bước ba: Thêm các tầng
Sau khi bạn đã thiết lập cấu trúc cấp cao cho các văn phòng của mình, mỗi Vị trí yêu cầu ít nhất một cấp tầng để sử dụng Đặt trước không gian làm việc. Thêm các cấp tầng cho từng tòa nhà/khuôn viên/thành phố/v.v. trong hệ thống phân cấp của bạn bằng cách thực hiện các bước sau:
Truy cập Quản lý không gian làm việc.
Nhấp vào Tầng thẻ.
Nhấp vào + Thêm Tầng nút ở góc trên bên phải, và một Thêm tầng mới nhóm tham luận sẽ xuất hiện.
Trong nhóm tham luận, nhập thông tin cho Tên tầng.
(Tùy chọn) Nhập thông tin cho Mô tả.
Chọn Vị trí nơi bạn muốn đặt tầng của mình trong hệ thống phân cấp của bạn.
Nhấp Lưu & thêm một mục khác để thêm nhiều tầng hơn cho từng Vị trí của bạn.
Nhấp Hoàn tất khi bạn hoàn tất.
Bước bốn: Tạo các không gian làm việc có thể đặt trước cho từng tầng
Sau khi các tầng của bạn được tạo, quản trị viên hoặc người dùng được ủy quyền có thể tạo các không gian làm việc có thể đặt trước cho tầng đó, và chúng sẽ được chỉ định sau trong quy trình.
Để tạo không gian làm việc cho một tầng:
Truy cập Quản lý không gian làm việc.
Nhấp vào một tầng hiện có từ Tầng thẻ.
Sau khi tầng được chọn, nhấp + Thêm không gian làm việc, và một nhóm tham luận bên sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình của bạn.
Bên dưới Loại không gian làm việc, chọn một Bàn làm việc hoặc Phòng chỉ dành cho đặt chỗ.
Tất cả Zoom Rooms phải được tạo thông qua giao diện Zoom Rooms bởi quản trị viên hoặc người dùng được ủy quyền. Để biết thêm thông tin, hãy tham khảo tài liệu Hỗ trợ của chúng tôi để biết hướng dẫn bật các thiết bị Zoom Phone và Zoom Rooms cho Đặt trước không gian làm việc.
Nhập Tên bàn làm việc hoặc Tên phòng.
Bên dưới Lịch, chọn một tài nguyên lịch để kết nối với bàn làm việc hoặc phòng (bắt buộc để có chức năng đặt chỗ).
(Tùy chọn) Bên dưới Tài sản (Tùy chọn), hãy thêm thủ công hoặc chọn các tài sản liên quan đến bàn làm việc (chẳng hạn như màn hình đôi, bàn đứng, v.v.).
Nhấp Lưu & thêm một mục khác để Thêm một không gian làm việc khác cho đến khi hoàn tất.
Nhấp Hoàn tất để lưu các thay đổi của bạn.
(Tùy chọn) Tạo các chỉ định bàn làm việc cố định và sử dụng quy trình phê duyệt cho các không gian làm việc có nhu cầu cao
Quản trị viên cũng có thể tạo các chỉ định cố định cho những người dùng cụ thể. Để biết thêm thông tin, xem bài viết Hỗ trợ Zoom Chỉ định một hoặc nhiều người dùng để đặt trước các không gian làm việc cụ thể.
Quy trình phê duyệt cho các không gian làm việc có nhu cầu cao hoặc chuyên biệt cung cấp một quy trình yêu cầu và xem xét chính thức cho các vị trí cao cấp, khu vực điều hành hoặc không gian có thiết bị đặc biệt. Khi bật "Yêu cầu phê duyệt" cho một không gian làm việc, tất cả yêu cầu đặt chỗ sẽ được chuyển tới những người phê duyệt được chỉ định, có thể là các quản trị viên quản lý không gian làm việc hoặc quản trị viên đặt chỗ.
Để tìm hiểu thêm về quy trình phê duyệt, xem bài viết Hỗ trợ Zoom Giới thiệu luồng phê duyệt Đặt trước không gian làm việc.
Bước năm: Tải lên bản đồ tầng
Sau khi các không gian làm việc của tầng được tạo, hãy tải lên hình ảnh bản đồ tầng — hình này sẽ được hiển thị cho người dùng khi Chọn một không gian — để chuẩn bị các vị trí không gian làm việc có thể đặt trước cho việc chỉ định. Để tải lên bản vẽ mặt bằng:
Truy cập Quản lý không gian làm việc.
Trong menu phân cấp ở bên trái màn hình của bạn, Chọn phân cấp có bản đồ tầng tương ứng mà bạn dự định tải lên.
Nhấp vào Chỉnh sửa nút bên cạnh tầng mong muốn.
Nhấp + Thêm bản đồ tầng nút để tải lên bản đồ của tầng đã chọn dưới dạng tệp hình ảnh.
Sau khi hình ảnh được tải lên, nhấp Đóng ở góc trên bên phải.
Lặp lại cho tất cả các tầng áp dụng hoặc tiếp tục sang bước tiếp theo để chỉ định vị trí không gian làm việc.
Để biết thêm thông tin, hãy tham khảo tài liệu Hỗ trợ của chúng tôi về quản lý bản đồ tầng của Đặt trước không gian làm việc.
Bước sáu: Chỉ định các không gian làm việc cho bản đồ tầng của bạn
Nếu tất cả các bước trước đó đã được thực hiện, giờ đây có thể chỉ định các không gian làm việc cho bản đồ tầng. Để chỉ định không gian làm việc:
Truy cập Quản lý không gian làm việc.
Trong hệ thống phân cấp ở bên trái màn hình, nhấp vào một Vị trí và Chọn tầng mà bạn đang Chỉ định không gian làm việc cho.
Nếu bản đồ tầng đã được tải lên, nhấp Chỉnh sửa Bản đồ tầng. Nếu không có bản đồ tầng Đang rảnh, nhấp + Thêm Bản đồ tầng, và tải lên bản đồ của tầng đã Chọn.
Màn hình sau sẽ hiển thị bản đồ tầng đã tải lên với một nhóm tham luận menu ở bên trái trang, với Thêm không gian làm việc vào bản đồ, bàn làm việc, phòng, Ki-ốt, và Chỉ có Bảng điện tử không gian làm việc Đang rảnh.\
Chọn một không gian làm việc để đặt lên bản đồ (ví dụ, một phòng hội nghị).
Kéo và thả tên của không gian làm việc dự định từ nhóm tham luận bên trái vào vị trí của nó trên sơ đồ tầng.
Nếu áp dụng được, điều chỉnh kích thước của không gian làm việc để phù hợp với sơ đồ tầng.
Kích thước biểu tượng bàn làm việc có thể được điều chỉnh bằng thanh trượt bên dưới sơ đồ tầng.
Việc Chỉ định Ki-ốt và Bảng điện tử vào sơ đồ tầng sẽ hiển thị một dấu “Bạn đang ở đây” khi xem sơ đồ tầng từ Thiết bị.
Chỉ định một tài nguyên lịch nếu chưa có tài nguyên nào được Chỉ định.
Xác nhận rằng mọi tài sản áp dụng đều đã được áp dụng cho không gian làm việc và nhấp Lưu khi hoàn tất.
Lặp lại các bước 5-8 khi cần để áp dụng tất cả không gian làm việc, Ki-ốt và Bảng điện tử vào sơ đồ tầng.
Khi hoàn tất, nhấp Lưu và Đóng ở góc trên bên phải của màn hình.
Lặp lại khi cần cho đến khi tất cả sơ đồ tầng được Cấu hình.
(Tùy chọn) Bước bảy: Cấu hình wayfinding cho điều hướng trong nhà
Wayfinding biến trải nghiệm thường gây bực bội khi tìm một không gian làm việc đã đặt trước trong các văn phòng lớn hoặc xa lạ thành một hành trình có hướng dẫn mà người dùng có thể theo trên thiết bị di động của họ. Tính năng này cung cấp chỉ dẫn từng chặng từ lối vào tòa nhà đến các bàn làm việc hoặc phòng cuộc họp cụ thể, giúp giảm đáng kể thời gian nhân viên phải dành để tìm kiếm các không gian đã đặt trước của họ.
Để thiết lập wayfinding, xem bài viết Hỗ trợ Zoom Cấu hình wayfinding cho Đặt trước không gian làm việc.
Hệ thống wayfinding thích ứng dựa trên cách người dùng Truy cập nó. Khi ai đó sử dụng wayfinding từ thiết bị di động của họ sau khi đặt chỗ, họ có thể Chọn điểm vào và nhận chỉ dẫn tùy chỉnh đến không gian làm việc của mình.
Điều này hoàn tất quy trình Cấu hình Đặt trước không gian làm việc.
Zoom Rooms và Zoom Phone có thể được Chỉ định làm không gian bàn làm việc có thể đặt trước
Quản trị viên có thể Chỉ định Zoom Rooms và thiết bị Zoom Phone cho một bàn để đặt trước, bao gồm mã QR để xác nhận có mặt. Quy trình này yêu cầu các cấu hình phụ trợ bổ sung để Bật phân công tầng.
Tham khảo tài liệu Hỗ trợ của chúng tôi để biết hướng dẫn về việc Bật các thiết bị Zoom Phone và Zoom Rooms cho Đặt trước không gian làm việc.
Các không gian làm việc không có Thiết bị kết nối với Dịch vụ Zoom có thể dùng mã QR có thể in để xác nhận có mặt
Mặc dù Zoom Rooms và thiết bị Zoom Phone có thể hiển thị mã QR để xác nhận có mặt trên màn hình, một số Vị trí không gian làm việc có thể đặt trước, như bàn làm việc, có thể không có thiết bị hỗ trợ Zoom nào có khả năng hiển thị mã QR để xác nhận có mặt. Thay vào đó, một quản trị viên hoặc người dùng được ủy quyền có thể in và đặt một mã QR riêng cho từng không gian làm việc để người dùng xác nhận có mặt. Để in mã QR cho các không gian làm việc này:
Xác nhận rằng tất cả không gian làm việc đã được Chỉ định trên tầng mà bạn đang in mã QR cho.
Trong menu điều hướng của cổng web, nhấp Quản lý không gian làm việc, sau đó không gian làm việc.
Tìm tầng mà bạn đang in mã QR cho và nhấp Chỉnh sửa.
Tìm cài đặt cho Mã QR không gian làm việc.
Tải xuống hoặc In các mã QR và gắn một mã cho mỗi không gian làm việc tương ứng.
Người dùng giờ có thể check-in bằng mã QR.
Cài đặt chung của Đặt trước không gian làm việc có thể được cấu hình ở cấp tài khoản hoặc Vị trí
Quản trị viên hoặc người dùng được ủy quyền có thể cấu hình cài đặt chung của Đặt trước không gian làm việc ở cấp tài khoản hoặc Vị trí. Các cài đặt này bao gồm bảng câu hỏi cho đặt chỗ hoặc pre-check-in, chỉ định các nhóm người dùng cụ thể cho quyền truy cập Đặt trước không gian làm việc, yêu cầu xác thực người dùng cho các đặt chỗ, và nhiều hơn nữa.
Các cài đặt này có thể được tinh chỉnh liên tục theo cấp Vị trí, bao gồm các cài đặt khác nhau giữa các tầng nếu cài đặt đó không bị khóa bởi một cấp cao hơn trong hệ thống phân cấp vị trí.
Khóa cài đặt ở bất kỳ cấp nào sẽ khóa cài đặt cho tất cả các cấp bên dưới. Không khóa bất kỳ cài đặt nào ở cấp tài khoản hoặc thấp hơn mà bạn dự định tùy chỉnh theo tầng hoặc Vị trí.
Cấp tài khoản
Để sửa đổi cài đặt ở cấp tài khoản:
Đăng nhập vào Cổng thông tin web của Zoom với tư cách là quản trị viên hoặc người dùng được ủy quyền có Quyền chỉnh sửa cài đặt tài khoản.
Trong menu điều hướng, nhấp vào Quản lý không gian làm việc, sau đó không gian làm việc.
Ở đầu trang, nhấp vào Cài đặt tài khoản bên cạnh không gian làm việc.
Bật hoặc Tắt Cài đặt theo ý muốn.
Cấp độ Vị trí
Không giống như Cài đặt cho các dịch vụ Zoom khác, vốn thường có thể được cấu hình trong nhóm người dùng, Cài đặt theo nhóm hoặc theo Vị trí dành riêng cho Đặt trước không gian làm việc được cấu hình ở cấp độ Vị trí.
Để chỉnh sửa Cài đặt ở cấp độ Vị trí:
Đăng nhập vào Cổng thông tin web của Zoom với tư cách là quản trị viên hoặc người dùng được ủy quyền có Quyền chỉnh sửa cài đặt tài khoản.
Trong menu điều hướng, nhấp vào Quản lý không gian làm việc, sau đó không gian làm việc.
Đi tới cấp độ Vị trí bạn đang chỉnh sửa, từ tầng đến quốc gia, và nhấp Chỉnh sửa.
Bật hoặc Tắt Cài đặt theo ý muốn.
Các tùy chọn kiểm soát và hạn chế đặt trước nâng cao
Phần này cung cấp các tùy chọn nâng cao để các tổ chức kiểm soát và hạn chế các không gian làm việc chặt chẽ hơn.
Giờ làm việc và khung thời gian đặt chỗ
Cấu hình giờ làm việc hoạt động ở nhiều cấp độ phân cấp, từ Cài đặt trên toàn tài khoản xuống đến lịch của từng không gian làm việc. Quyền kiểm soát chi tiết này đáp ứng nhiều tình huống khác nhau, chẳng hạn như trụ sở chính hoạt động theo giờ kéo dài trong khi các văn phòng vệ tinh duy trì lịch Tiêu chuẩn, hoặc các phòng cụ thể Đang rảnh ngoài giờ làm việc bình thường cho các dự án đặc biệt.
Lịch nghỉ lễ hoạt động kết hợp với giờ làm việc thông thường để tự động chặn đặt chỗ trong thời gian đóng cửa mà không cần can thiệp thủ công. quản trị viên có thể xác định lịch nghỉ lễ trước nhiều tháng, chỉ định giờ khác nhau cho các ngày đóng cửa một phần hoặc chặn hoàn toàn việc đặt chỗ khi công ty ngừng hoạt động trên toàn bộ hệ thống. Hệ thống tuân thủ các lịch này trên mọi giao diện đặt chỗ, ngăn người dùng vô tình đặt không gian khi cơ sở đang đóng cửa.
Quản lý thời lượng và tần suất đặt chỗ
Cài đặt khoảng tăng của đặt chỗ, có thể điều chỉnh thành các khối 1, 5, 15 hoặc 30 phút, cho phép các tổ chức khớp lượt đặt chỗ của mình với các mẫu sử dụng thực tế.
Ví dụ, một cơ sở nghiên cứu có thể sử dụng các khoảng 30 phút cho phòng thiết bị, trong khi một công ty tư vấn có thể thích các khoảng 15 phút cho phòng điện thoại. Tính năng nâng cấp cho phép đặt chỗ qua nửa đêm kéo dài thời lượng đặt chỗ tối đa lên 24 giờ, đáp ứng nhân viên làm theo ca, các dự án qua đêm và các phiên hợp tác quốc tế kéo dài qua giờ làm việc truyền thống.
Đặt chỗ nhiều phòng cho Sự kiện phức tạp
Khả năng đặt chỗ nhiều phòng giải quyết một thách thức lâu dài cho các điều phối viên Sự kiện khi quản lý những buổi họp phức tạp. Sử dụng chế độ xem Lưới, điều phối viên có thể đặt nhiều phòng ở các tòa nhà và địa điểm khác nhau dưới một mã đặt chỗ duy nhất. Cách tiếp cận thống nhất này rất cần thiết cho các Sự kiện như cuộc họp toàn công ty có phòng dự phòng, các buổi đào tạo cần không gian tách nhóm, hoặc các hội nghị diễn ra tại nhiều địa điểm.
Quy trình phê duyệt cho đặt chỗ không gian làm việc
Cài đặt này ngăn các không gian cao cấp được đặt theo nguyên tắc đến trước phục vụ trước. Thay vào đó, người dùng gửi yêu cầu đặt chỗ và quản trị viên sẽ phê duyệt đặt chỗ theo cách thủ công.
Khi một người dùng yêu cầu đặt chỗ trong một không gian làm việc được kiểm soát, yêu cầu sẽ đi qua quy trình phê duyệt với những người phê duyệt được chỉ định, họ sẽ nhận thông báo và có thể phê duyệt hoặc từ chối cùng với ghi chú. Người dùng có thể xem lại trạng thái yêu cầu và xem người phê duyệt. Chủ tài khoản và quản trị viên cũng có thể Cấu hình người phê duyệt.
Để biết thêm thông tin, xem bài viết Hỗ trợ Zoom Giới thiệu luồng phê duyệt Đặt trước không gian làm việc.
Người dùng có thể được yêu cầu điền vào bảng câu hỏi trước khi đặt trước và/hoặc trước khi xác nhận có mặt
Một quản trị viên hoặc người dùng được ủy quyền có thể yêu cầu người dùng điền vào bảng câu hỏi trước khi đặt trước và/hoặc trước khi xác nhận có mặt. Các bảng câu hỏi này có thể tùy chỉnh với các câu trả lời lựa chọn đơn, nhiều lựa chọn và trả lời ngắn.
Bảng câu hỏi trước khi đặt trước được hiển thị vào thời điểm người dùng tạo một đặt chỗ. Các bảng câu hỏi trước khi xác nhận có mặt có thể được gửi từ 2 đến 72 giờ trước thời điểm xác nhận có mặt, và đặt chỗ sẽ tự động bị hủy nếu người dùng không điền bảng câu hỏi trước thời điểm được chỉ định.
Tham khảo tài liệu Hỗ trợ của chúng tôi để biết thêm thông tin về Bảng câu hỏi Đặt trước không gian làm việc.
Cấu hình các thành phần tích hợp lịch để đặt chỗ liền mạch
Sự mở rộng của Đặt trước không gian làm việc sang các nền tảng lịch lớn đại diện cho một sự thay đổi cơ bản trong cách người dùng tương tác với hệ thống đặt chỗ. Thay vì yêu cầu người dùng chuyển đổi giữa các ứng dụng, những thành phần tích hợp này đưa Đặt trước không gian làm việc trực tiếp vào các công cụ mà nhân viên quản lý lịch trình hằng ngày của họ.
Thành phần tích hợp Microsoft Outlook
Tiện ích Thêm của Outlook nhúng chức năng Đặt trước không gian làm việc trực tiếp vào giao diện Outlook, nơi nhiều người dùng dành cả ngày làm việc của họ. Khi tạo hoặc chỉnh sửa lời mời cuộc họp, người dùng thấy các không gian làm việc đang rảnh với ảnh, thông tin dung lượng và chi tiết tài sản mà không cần rời khỏi Outlook.
Thành phần tích hợp tuân thủ các Cài đặt quản trị hiện có, bao gồm các yêu cầu phê duyệt, các hạn chế đặt chỗ và phân công khu vực lân cận, để bảo đảm thực thi chính sách nhất quán bất kể phương thức đặt chỗ.
Google không gian làm việc và Zoom Calendar hỗ trợ
Chức năng tương tự cũng mở rộng cho người dùng không gian làm việc của Google thông qua tiện ích mở rộng Zoom cho không gian làm việc của Google. Thành phần tích hợp cung cấp cùng thông tin phong phú về không gian làm việc và các khả năng đặt lịch trong Lịch Google, nhằm mang lại sự tương đương về Tính năng trên các nền tảng.
Đối với các tổ chức sử dụng giải pháp lịch gốc của Zoom, Hỗ trợ Đặt trước không gian làm việc mang đến trải nghiệm tích hợp hoàn toàn mà không cần các dịch vụ lịch của bên thứ ba.
Thông báo cho các nền tảng cộng tác nhóm
Thành phần tích hợp với Microsoft Teams và Slack mở rộng vượt ra ngoài các thông báo đơn giản để tạo ra trải nghiệm quản lý không gian làm việc tương tác ngay trong các công cụ giao tiếp của nhóm.
Người dùng nhận được nhắc nhở đặt chỗ, cảnh báo xác nhận có mặt và thông báo về khách đến trực tiếp trong các kênh nhóm hoặc tin nhắn trực tiếp của họ. Chatbot Zoom Đang rảnh trên nhiều nền tảng và cho phép người dùng xác nhận có mặt cho các đặt chỗ, gia hạn đặt chỗ hoặc truy vấn tình trạng không gian làm việc mà không cần chuyển đổi ứng dụng.
Quản trị viên kiểm soát tùy chọn Thông báo ở cấp tài khoản, xác định những cảnh báo nào người dùng nhận được và qua những kênh nào, ngăn chặn tình trạng quá tải Thông báo đồng thời giúp các tin nhắn quan trọng đến đúng người nhận dự định.
Cập nhật lần cuối
Nội dung này có hữu ích không?