Các điều khiển của quản trị viên

Zoom Phone SMS bao gồm nhiều quyền quản trị cho phép chủ tài khoản và quản trị viên kiểm soát Cài đặt SMS dựa trên nhu cầu tổ chức. Phần này phác thảo cách Bật SMS ở các cấp độ khác nhau và quản lý các tính năng Đang rảnh, bao gồm các tùy chọn yêu cầu tiện ích mở rộng Customer Engagement Pack.

Bật SMS

SMS có thể được bật bởi quản trị viên ở cấp tài khoản, cấp nhóm, cấp cơ sở hoặc cấp người dùng. SMS cũng có thể được bật cho SMS nhóm của hàng đợi cuộc gọi và tổng đài tự động nếu các giấy phép tiện ích mở rộng Customer Engagement Pack được triển khai. Để xem hướng dẫn từng bước về cách bật SMS ở các cấp độ khác nhau, vui lòng xem Thiết lập SMS bài viết Hỗ trợ.

Cài đặt SMS của Zoom Phone

Dưới đây là các Cài đặt SMS mà quản trị viên có thể bật/tắt:

SMS quốc tế

Để chỉ định các quốc gia/khu vực được phép cho SMS:

1. Đăng nhập vào Cổng thông tin web của Zoom bằng vai trò quản trị viên có Quyền chỉnh sửa Cài đặt tài khoản.

2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Quản lý tài khoản rồi đến Thanh toán.

3. Trong hàng Zoom Phone, nhấp vào Xem tất cả các gói.

4. Nhấp vào Xem/Chỉnh sửa Quốc gia/Khu vực.

5. Trong hộp thoại, chọn thẻ SMS.

6. Tìm kiếm hoặc chọn các quốc gia/khu vực nơi người dùng có thể gửi SMS.

7. Nhấp vào Lưu.

Để cho phép SMS quốc tế:

1. Đảm bảo SMS được Bật ở cấp độ mà bạn muốn quản lý.

2. Trong Cài đặt SMS, chọn Cho phép SMS quốc tế.

3. Nhấp vào Quản lý Quốc gia/Khu vực.

4. Trong hộp thoại, chọn các quốc gia/khu vực mà người dùng điện thoại có thể gửi tin nhắn SMS đến, rồi nhấp vào Lưu.

Sử dụng biểu tượng cảm xúc và/hoặc tệp đính kèm

Chủ tài khoản và quản trị viên có thể quản lý việc sử dụng biểu tượng cảm xúc và tệp đính kèm trong các tin nhắn SMS được gửi qua Zoom Phone. Họ có tùy chọn Bật hoặc Tắt hoàn toàn tất cả biểu tượng cảm xúc, hoặc chọn một bộ biểu tượng cảm xúc cụ thể mà người dùng có thể dùng. Ngoài ra, quản trị viên có thể chọn Bật hoặc Tắt tệp đính kèm trong tin nhắn SMS. Cài đặt Cho phép Tệp đính kèm và Cho phép Biểu tượng cảm xúc chỉ Đang rảnh với phiên bản ứng dụng Zoom Workplace 6.1.10 trở lên.

1. Đảm bảo rằng Tính năng SMS được Bật ở cấp độ mà bạn muốn quản lý.

2. Trong Tính năng SMS, Bật hoặc Tắt các tính năng bạn muốn:

   1. Chọn hộp kiểm Cho phép Biểu tượng cảm xúc để Bật nó.

   2. Khi hộp kiểm Cho phép Biểu tượng cảm xúc được Bật, chọn từ các tùy chọn sau:

      1. Tất cả biểu tượng cảm xúc: Tất cả biểu tượng cảm xúc sẽ được Bật và Đang rảnh cho người dùng gửi qua tin nhắn SMS.

      2. Biểu tượng cảm xúc đã chọn: Biểu tượng cảm xúc đã chọn sẽ được Bật và Đang rảnh cho người dùng gửi qua tin nhắn SMS.

   3. Chọn hộp kiểm Cho phép Tệp đính kèm để Bật nó.

3. Nhấp vào Lưu.

Ẩn Dữ liệu cá nhân và nhạy cảm (PII)

Để sử dụng phản ứng dữ liệu cá nhân và nhạy cảm với SMS của Zoom Phone, thực hiện các bước sau:

1. Đảm bảo rằng Tính năng SMS được Bật ở cấp độ mà bạn muốn quản lý.

2. Trong Tính năng SMS, chọn hộp kiểm Ẩn Dữ liệu cá nhân và nhạy cảm để Bật hoặc Tắt tính năng.

3. Khi hộp kiểm Ẩn Dữ liệu cá nhân và nhạy cảm được Bật, nhấp vào Chỉnh sửa để chọn nhóm dữ liệu cá nhân và nhạy cảm sẽ được áp dụng cho bản ghi, rồi nhấp vào Lưu.

4. Khi hoàn tất, nhấp vào Lưu.

Phản hồi theo lịch

Người dùng có giấy phép Customer Engagement Pack và phiên bản ứng dụng Zoom Workplace 6.3.0 trở lên có thể Lên lịch gửi tin nhắn SMS vào một ngày, giờ và múi giờ cụ thể trong tương lai. Họ có thể quản lý các tin nhắn đã lên lịch bằng cách xem, chỉnh sửa và xóa chúng. Là Thành viên trong một chuỗi hội thoại, người dùng cũng có thể xem các tin nhắn đã lên lịch và ai đã lên lịch tin nhắn đó.

Tính năng này giúp người dùng giao tiếp hiệu quả hơn với người nhận ở các múi giờ khác nhau. Để Bật tính năng này:

1. Đảm bảo rằng Tính năng SMS được Bật ở cấp độ mà bạn muốn quản lý.

2. Trong Tính năng SMS, Bật/tắt hộp kiểm phản hồi SMS theo lịch để Bật hoặc Tắt tính năng.

   1. Nếu được Bật, người dùng SMS sẽ có thể gửi tin nhắn vào thời gian đã lên lịch.

3. Nhấp vào Lưu.

Lưu giữ dữ liệu

Chính sách lưu giữ cho phép chủ tài khoản và quản trị viên Cấu hình các quy tắc về dữ liệu nào được lưu giữ, thời lượng của thời gian lưu giữ và cách xóa dữ liệu sau thời gian lưu giữ. Chủ tài khoản và quản trị viên có thể Cho phép Zoom tự động xóa dữ liệu sau thời gian lưu giữ. Vui lòng tham khảo Quản lý chính sách lưu giữ cho Zoom Phone để biết thêm thông tin.

Mẫu

Là quản trị viên, bạn có thể tối đa hóa hiệu quả tin nhắn SMS với tính năng mẫu SMS để hỗ trợ người dùng hàng đợi cuộc gọi hoặc tổng đài tự động, hoặc người dùng có giấy phép Customer Engagement Pack, tạo hoặc trả lời nhiều tin nhắn nhanh chóng. Sau khi thiết lập các mẫu SMS, người dùng của bạn có thể Truy cập chúng trực tiếp từ ứng dụng Zoom Workplace của họ. Vui lòng tham khảo Quản lý mẫu SMS bài viết để Bật mẫu ở cấp cơ sở, nhóm hoặc người dùng cá nhân.

Công cụ nghi thức SMS

Quản trị viên có thể dùng Công cụ nghi thức SMS để tạo các chính sách xác định từ khóa và mẫu văn bản nhằm ngăn người dùng vô tình chia sẻ SMS không mong muốn. Khi người dùng gửi một tin nhắn kích hoạt một chính sách, tin nhắn đó sẽ bị chặn, hoặc một lời nhắc cảnh báo sẽ được hiển thị để người dùng xác nhận rằng họ muốn gửi SMS, tùy theo thiết lập của quản trị viên. Vui lòng tham khảo Quản lý công cụ nghi thức SMS của Zoom Phone bài viết để Bật tính năng này.

Phản hồi tự động

Chủ tài khoản và quản trị viên có thể Bật hoặc Tắt các phản hồi tự động SMS và đặt phản hồi tự động cho hàng đợi cuộc gọi và tổng đài tự động khi không có người dùng Đang rảnh trong hàng đợi cuộc gọi hoặc trong giờ đóng cửa.

Ngoài ra, người dùng có tiện ích mở rộng Customer Engagement Pack có thể thiết lập bộ trả lời tự động SMS để tự động phản hồi các tin nhắn SMS đến trong các điều kiện được chỉ định như ngoài giờ làm việc hoặc chế độ Không làm phiền (DND). Bộ trả lời tự động có thể được Cấu hình để gửi một phản hồi được định sẵn dài tối đa 500 ký tự. Vui lòng tham khảo Quản lý Phản hồi tự động SMS bài viết Hỗ trợ về cách Bật tính năng này.