# Ủy quyền cuộc gọi và Trợ lý Zoom

### Tổng quan

**Ủy quyền cuộc gọi** cho phép một người dùng điện thoại (người **người ủy quyền**) chỉ định người dùng khác (người **người được ủy quyền**) thực hiện và nhận cuộc gọi thay họ. Điều này thường được sử dụng trong quy trình trợ lý điều hành, hỗ trợ quản trị cho nhân viên bận rộn, điện thoại nguồn chia sẻ, hoặc các trường hợp sử dụng trung tâm liên hệ/đường dây chia sẻ. Khi kết hợp với **Trợ lý Zoom** ("widget"/bảng điều khiển), việc ủy quyền trở nên liền mạch hơn. Người được ủy quyền có thể quản lý cuộc gọi trực tiếp từ máy tính để bàn của họ, xem các đường dây chia sẻ, chuyển/giữ cuộc gọi và nhiều hơn nữa.

### Yêu cầu & Điều kiện tiên quyết

Để sử dụng ủy quyền cuộc gọi với **Trợ lý Zoom**cả người ủy quyền và người được ủy quyền phải có một **Zoom Phone** giấy phép với gói cuộc gọi phù hợp (**Tính phí theo mức sử dụng (Metered)**, **Không giới hạn**, hoặc **Chuyên nghiệp**). Ủy quyền cuộc gọi phải được bật trong cổng web Zoom và không bị khóa bởi quản trị viên. **Trợ lý Zoom** phải được bật cho người dùng, và người dùng phải đang chạy phiên bản ứng dụng Zoom cho máy tính để bàn được hỗ trợ (Windows hoặc macOS) bằng hoặc cao hơn phiên bản tối thiểu. Đối với các kịch bản đường dây chia sẻ/nhóm/hàng đợi như điện thoại khu vực chung hoặc trường hợp sử dụng trung tâm liên hệ, có thể cần các tiện ích mở rộng giấy phép bổ sung như **tiện ích Power Pack** có thể được yêu cầu.

Để biết thêm thông tin về giấy phép Zoom Phone và các gói cuộc gọi, tham khảo bài viết của Zoom về [Giấy phép Zoom Phone, Gói Cuộc Gọi và Tiện ích mở rộng](https://library.zoom.com/zoom-workplace/zoom-phone/zoom-phone-bluepaper/overview/licenses-calling-plans-and-add-ons).

### Vai trò & Thuật ngữ

| Vai trò/Thuật ngữ           | Định nghĩa/Ghi chú                                                                                                                                   |
| --------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Người ủy quyền**          | Người dùng điện thoại sở hữu số trực tiếp và cho người dùng khác quyền hành động thay họ.                                                            |
| **Người được ủy quyền**     | Người dùng (hoặc điện thoại khu vực chung) được chỉ định để thực hiện và nhận cuộc gọi thay cho người ủy quyền.                                      |
| **Đường dây chia sẻ**       | Số điện thoại trực tiếp của người ủy quyền có thể được người được ủy quyền truy cập.                                                                 |
| **Ủy quyền VIP (tùy chọn)** | Một chế độ nơi các cuộc gọi từ danh sách liên hệ VIP có thể được định tuyến hoặc xử lý đặc biệt, với người được ủy quyền chịu trách nhiệm xử lý VIP. |

Một người ủy quyền có thể có *tối đa* 15 người được ủy quyền theo mặc định, và một người được ủy quyền có thể được chỉ định cho nhiều người ủy quyền (đối xứng: tối đa 15 người ủy quyền cho mỗi người được ủy quyền theo mặc định). Mỗi số điện thoại trực tiếp (đường dây chia sẻ) có thể được sử dụng bởi người ủy quyền hoặc người được ủy quyền tùy theo ai chọn nó.

### Cách thiết lập ủy quyền (Cổng Web)

1. Đăng nhập vào [Cổng thông tin web của Zoom](https://zoom.us/signin) đăng nhập với tư cách quản trị viên (hoặc là người dùng điện thoại, tùy theo cài đặt) và điều hướng đến **Quản lý Hệ thống Điện thoại**, sau đó **Người dùng & Phòng** (hoặc **Điện thoại** → **tab Cài đặt** cho cấp người dùng).
2. Chọn một người dùng hoặc điện thoại khu vực chung, chuyển đến **Cài đặt Người Dùng → Ủy quyền & Trợ lý → Thiết lập/Thêm**.
3. Chọn người được ủy quyền (người dùng hoặc khu vực chung), sau đó nhấp **Mời**.
4. Chọn quyền ủy quyền bằng cách đánh dấu các ô thích hợp. 
   1. Các quyền chính bao gồm: 
      1. **Thực hiện Cuộc gọi** (người được ủy quyền có thể gọi đi bằng số của người ủy quyền)
      2. **Trả lời Cuộc gọi** (người được ủy quyền nhận các cuộc gọi đến đường dây chia sẻ)
      3. **Nhận Cuộc gọi Đang giữ** (chuyển bằng cách đặt giữ và để người được ủy quyền nhấc máy)

{% hint style="info" %}
**Ghi chú**

Bạn có thể cấu hình tùy chọn ghi đè giờ làm việc, định tuyến liên hệ VIP, tùy chọn riêng tư/khóa, tham gia/hợp nhất cuộc gọi, và nhiều hơn nữa.
{% endhint %}

5. Nếu cần, người được ủy quyền phải chấp nhận lời mời để kích hoạt ủy quyền (trừ khi bị bắt buộc bởi quản trị viên).

#### <mark style="color:xanh dương;">Cách ủy quyền hoạt động trong thực tế: Sử dụng hàng ngày (Máy tính/Mobile + Trợ lý Zoom)</mark>

Khi được thiết lập đúng, cả hai **người ủy quyền** và **người được ủy quyền** có thể chọn đường dây chia sẻ từ menu Caller ID/Lines trước khi thực hiện cuộc gọi. Người **người ủy quyền** thấy số của họ trong khi người **người được ủy quyền** thấy tên người ủy quyền và số chia sẻ.

Khi thực hiện cuộc gọi, người **người được ủy quyền** có thể thực hiện cuộc gọi thay cho người **người ủy quyền** bằng cách chọn một đường dây chia sẻ. Trong cuộc gọi đó, đường dây chia sẻ hiển thị bận đối với người ủy quyền. Khi nhận cuộc gọi, các cuộc gọi đến đường dây chia sẻ đổ chuông cả người ủy quyền và người được ủy quyền (nếu quyền được thiết lập), và bất kỳ ai cũng có thể trả lời.

<div data-with-frame="true"><figure><img src="https://2441790884-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FctBXUMeBy4rtLMmMkKRG%2Fuploads%2FaXXJrQU3ITfPZsfLEplU%2Funknown.png?alt=media&#x26;token=1bc17ed5-8e07-42c6-a69c-1add5aa654ed" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Đối với chuyển cuộc gọi và xử lý cuộc gọi, người **người ủy quyền** và **người được ủy quyền** có thể đặt cuộc gọi ở chế độ giữ, chuyển giữa nhau, hoặc hợp nhất/chuyển tùy theo quyền. Người được ủy quyền và người ủy quyền chia sẻ hộp thư thoại và lịch sử cuộc gọi cho các đường dây chia sẻ. Tin nhắn hộp thư thoại và mục lịch sử hiển thị nhãn "đã trả lời bởi/đã thực hiện bởi" thích hợp để bạn biết ai đã xử lý cuộc gọi.

Sử dụng **Trợ lý Zoom** widget, người được ủy quyền của bạn có thể quản lý quay số nhanh, thực hiện và nhận cuộc gọi, chuyển cuộc gọi, ghi cuộc gọi, xem hộp thư thoại và lịch sử, và thực hiện các hành động điều khiển cuộc gọi khác mà không cần chuyển đổi ra khỏi máy tính để bàn.&#x20;

<div data-with-frame="true"><figure><img src="https://2441790884-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FctBXUMeBy4rtLMmMkKRG%2Fuploads%2Fe5mbry1MivPIEY2duyWB%2Funknown.png?alt=media&#x26;token=5a660b61-4103-4f26-8461-30b4b4211d20" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Để biết thêm thông tin về Trợ lý Zoom, tham khảo bài viết của Zoom về [Trợ lý Zoom](https://library.zoom.com/zoom-workplace/zoom-phone/zoom-phone-bluepaper/user-experience/the-zoom-assistant).&#x20;

#### <mark style="color:xanh dương;">Tùy chọn: Chế độ Ủy quyền VIP</mark>

Nếu gói của bạn hỗ trợ **Ủy quyền cho VIP** (yêu cầu tiện ích mở rộng Power Pack), bạn có thể định nghĩa danh sách liên hệ VIP để nhận định tuyến và xử lý cuộc gọi ưu tiên. Người được ủy quyền có thể được cấp quyền quản lý liên hệ VIP và có quyền nhận cuộc gọi đến dành riêng cho liên hệ VIP. Điều này hữu ích để hỗ trợ xử lý phù hợp với người gọi giá trị cao, ví dụ, định tuyến đến người được ủy quyền của một lãnh đạo hoặc nâng cấp.

### Thực hành tốt & Khuyến nghị

* Ủy quyền đường dây chia sẻ hoạt động **tốt nhất** khi người khác cần đảm nhiệm toàn bộ trách nhiệm xử lý cuộc gọi, chẳng hạn như quản trị viên, lễ tân hoặc trợ lý.
* Để tránh nhầm lẫn và đơn giản hóa theo dõi, hãy xác định và giới hạn số lượng người được ủy quyền từ đầu.
* Sử dụng đặt tên và dán nhãn rõ ràng cho các đường dây chia sẻ, và huấn luyện người được ủy quyền chọn đúng đường dây trước khi thực hiện cuộc gọi—điều này giữ lịch sử cuộc gọi và Caller ID chính xác.
* Nếu bạn đang sử dụng **Ủy quyền cho VIP** , duy trì danh sách liên hệ VIP sạch sẽ và xem xét định kỳ để đảm bảo người gọi ưu tiên được định tuyến đúng.
* Tận dụng **Trợ lý Zoom** để hợp lý hóa các quy trình làm việc này vì nó giảm việc chuyển đổi ứng dụng, tập trung điều khiển cuộc gọi và gom lịch sử cuộc gọi cũng như hộp thư thoại vào một nơi.

### Khắc phục sự cố & Các vấn đề thường gặp

Nếu người được ủy quyền không nhận được cuộc gọi, hãy xác minh rằng quyền **Trả lời Cuộc gọi** được bật và xác nhận người được ủy quyền đã chấp nhận lời mời. Khi đường dây chia sẻ hiển thị bận hoặc không khả dụng, kiểm tra lại rằng đường dây chia sẻ đúng được chọn và không có phiên cuộc gọi xung đột đang hoạt động.

Đối với các sự cố với **Trợ lý Zoom** không xuất hiện hoặc **Điện thoại** không thể chọn được, xác nhận người dùng có giấy phép phù hợp (bao gồm **tiện ích Power Pack** nếu cần), xác minh tính năng đã được bật trong cổng web, và **đảm bảo** ứng dụng **Zoom Workplace** đã được cập nhật và được quản trị viên cho phép.

Về các bản ghi cuộc gọi hoặc hộp thư thoại có vẻ bị thiếu, hãy nhớ rằng các bản ghi chỉ hiển thị cho người đã tạo chúng. Tuy nhiên, lịch sử cuộc gọi và mục hộp thư thoại được chia sẻ giữa người được ủy quyền và người ủy quyền.

Để biết thêm thông tin về ủy quyền cuộc gọi, tham khảo bài viết hỗ trợ của Zoom về [sử dụng ủy quyền cuộc gọi](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0067912).&#x20;

<br>