Ủy quyền cuộc gọi và Trợ lý Zoom

Tổng quan

Ủy quyền cuộc gọi cho phép một người dùng điện thoại (người ủy quyền) để Chỉ định một người dùng khác (người được ủy quyền) để thực hiện và nhận cuộc gọi thay mặt họ. Tính năng này thường được dùng trong quy trình làm việc của trợ lý điều hành, hỗ trợ hành chính cho nhân sự bận rộn, điện thoại dùng chung tài nguyên, hoặc các trường hợp sử dụng trung tâm liên hệ/đường dây được chia sẻ. Khi kết hợp với Trợ lý Zoom (tiện ích/nhóm tham luận), việc ủy quyền trở nên liền mạch hơn. Người được ủy quyền có thể quản lý cuộc gọi trực tiếp từ máy tính để bàn của họ, xem các đường dây được chia sẻ, chuyển tiếp/đặt chờ cuộc gọi, và hơn thế nữa.

Yêu cầu & Điều kiện tiên quyết

Để sử dụng ủy quyền cuộc gọi với Trợ lý ZoomZoom Workplace, cả người ủy quyền và người được ủy quyền đều phải có Zoom Phone giấy phép với một gói cuộc gọi phù hợp (Tính cước theo mức dùng, Không giới hạn, hoặc Chuyên nghiệp). Ủy quyền cuộc gọi phải được bật trong Cổng thông tin web của Zoom và không bị quản trị viên khóa. Trợ lý Zoom phải được bật cho người dùng, và người dùng phải đang chạy phiên bản được hỗ trợ của ứng dụng Zoom trên máy tính (Windows hoặc macOS) ở hoặc cao hơn phiên bản tối thiểu. Đối với các trường hợp đường dây được chia sẻ/nhóm/hàng đợi như điện thoại trong khu vực chung hoặc các trường hợp sử dụng trung tâm liên hệ, các tiện ích mở rộng giấy phép bổ sung như Customer Engagement Pack có thể được yêu cầu.

Để biết thêm thông tin về giấy phép Zoom Phone và gói cuộc gọi, hãy tham khảo bài viết của Zoom về Giấy phép Zoom Phone, gói cuộc gọi và tiện ích mở rộng.

Vai trò & Thuật ngữ

Vai trò/Thuật ngữ	Định nghĩa/Ghi chú
Người ủy quyền	Người dùng điện thoại sở hữu (các) số trực tiếp và cấp Quyền cho người dùng khác hành động thay mặt họ.
Người được ủy quyền	Người dùng (hoặc điện thoại trong khu vực chung) được Chỉ định để thực hiện và nhận cuộc gọi thay mặt cho người ủy quyền.
Các đường dây được chia sẻ	(Các) số trực tiếp của người ủy quyền mà (các) người được ủy quyền có thể truy cập.
Ủy quyền VIP (tùy chọn)	Một chế độ trong đó các cuộc gọi từ danh sách các người liên hệ VIP có thể được Định tuyến hoặc xử lý đặc biệt, với người được ủy quyền chịu trách nhiệm xử lý VIP.

Một người ủy quyền có thể có tối đa 15 người được ủy quyền theo mặc định, và một người được ủy quyền có thể được Chỉ định cho nhiều người ủy quyền (đối xứng: tối đa 15 người ủy quyền cho mỗi người được ủy quyền theo mặc định). Mỗi số điện thoại trực tiếp (đường dây được chia sẻ) có thể được dùng bởi người ủy quyền hoặc người được ủy quyền tùy theo ai Chọn nó.

Cách thiết lập ủy quyền (Cổng thông tin web)

1. Đăng nhập vào Cổng thông tin web của Zoom với tư cách quản trị viên (hoặc với tư cách người dùng điện thoại, tùy theo Cài đặt) và điều hướng đến Quản lý hệ thống điện thoại, sau đó Người dùng & Phòng (hoặc Điện thoại → Cài đặt cho cấp người dùng).

2. Chọn một người dùng hoặc điện thoại trong khu vực chung, đi tới Cài đặt người dùng → Ủy quyền & Trợ lý → Thiết lập/Thêm.

3. Chọn người được ủy quyền (người dùng hoặc khu vực chung), rồi bấm Mời.

4. Chọn các quyền ủy quyền bằng cách đánh dấu vào các ô thích hợp.

   1. Các quyền chính bao gồm:

      1. Thực hiện cuộc gọi (người được ủy quyền có thể thực hiện cuộc gọi ra bằng số của người ủy quyền)

      2. Trả lời cuộc gọi (người được ủy quyền nhận các cuộc gọi ra mạng điện thoại thông thường đến đường dây được chia sẻ)

      3. Nhận cuộc gọi đang chờ (chuyển bằng cách đặt chờ và để người được ủy quyền nhận)

Lưu ý

Bạn có thể tùy chọn cấu hình ghi đè giờ làm việc, định tuyến người liên hệ VIP, các tùy chọn quyền riêng tư/khóa, tham gia/hợp nhất cuộc gọi, và hơn thế nữa.

1. Nếu cần, người được ủy quyền phải chấp nhận lời mời để kích hoạt ủy quyền (trừ khi bị quản trị viên buộc).

Cách ủy quyền hoạt động trong thực tế: sử dụng hằng ngày (máy tính để bàn/di động + Trợ lý Zoom)

Sau khi thiết lập đúng, cả ủy quyền và được ủy quyền có thể Chọn các đường dây được chia sẻ từ menu ID người gọi/Đường dây trước khi thực hiện cuộc gọi. The ủy quyền thấy số của họ trong khi the được ủy quyền thấy tên của người ủy quyền và số được chia sẻ.

Khi thực hiện cuộc gọi, người được ủy quyền được ủy quyền có thể thực hiện cuộc gọi thay mặt cho ủy quyền bằng cách Chọn một đường dây được chia sẻ. Trong cuộc gọi đó, đường dây được chia sẻ hiển thị Bận đối với người ủy quyền. Khi nhận cuộc gọi, các cuộc gọi đến đường dây được chia sẻ sẽ đổ chuông cho cả người ủy quyền và người được ủy quyền (nếu các quyền được đặt), và cả hai đều có thể trả lời.

Đối với việc chuyển tiếp và xử lý cuộc gọi, người ủy quyền và được ủy quyền có thể đặt cuộc gọi Chờ, chuyển tiếp cho nhau hoặc hợp nhất/chuyển tiếp tùy theo quyền. Người được ủy quyền và người ủy quyền dùng chung hộp thư thư thoại và lịch sử cuộc gọi cho các đường dây được chia sẻ. Thư thoại và các mục lịch sử hiển thị các nhãn "được trả lời bởi/được thực hiện bởi" phù hợp để bạn biết ai đã xử lý cuộc gọi.

Sử dụng Trợ lý Zoom tiện ích, người được ủy quyền của bạn có thể quản lý quay số nhanh, thực hiện và nhận cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi, ghi cuộc gọi, xem thư thoại và lịch sử, và thực hiện các thao tác điều khiển cuộc gọi khác mà không cần rời khỏi máy tính để bàn.

Để biết thêm thông tin về Trợ lý Zoom, hãy tham khảo bài viết của Zoom về Trợ lý Zoom.

Tùy chọn: Chế độ ủy quyền VIP

Nếu gói của bạn hỗ trợ Ủy quyền VIP (yêu cầu tiện ích mở rộng Customer Engagement Pack), bạn có thể xác định một danh sách các người liên hệ VIP có thể được Định tuyến cuộc gọi ưu tiên và xử lý đặc biệt. Người được ủy quyền có thể được cấp Quyền quản lý các người liên hệ VIP và có Quyền cuộc gọi ra mạng điện thoại thông thường cụ thể cho các người liên hệ VIP. Điều này hữu ích để hỗ trợ xử lý phù hợp các người gọi có giá trị cao, ví dụ như được định tuyến đến người được ủy quyền của một giám đốc điều hành hoặc được chuyển cấp.

Thực hành tốt nhất & Khuyến nghị

• Ủy quyền đường dây được chia sẻ hoạt động tốt nhất khi người khác cần toàn bộ trách nhiệm xử lý cuộc gọi, chẳng hạn như quản trị viên, lễ tân hoặc trợ lý.

• Để tránh nhầm lẫn và đơn giản hóa việc theo dõi, hãy xác định và giới hạn số lượng người được ủy quyền ngay từ đầu.

• Sử dụng tên và nhãn rõ ràng cho các đường dây được chia sẻ, và đào tạo người được ủy quyền Chọn đúng đường dây trước khi thực hiện cuộc gọi—điều này giúp lịch sử cuộc gọi và ID người gọi chính xác.

• Nếu bạn đang sử dụng Ủy quyền VIP, hãy duy trì danh sách các người liên hệ VIP gọn gàng và xem lại định kỳ để đảm bảo các người gọi ưu tiên được định tuyến đúng.

• Tận dụng Trợ lý Zoom để tinh gọn các quy trình làm việc này vì nó giảm việc chuyển đổi ứng dụng, tập trung các điều khiển cuộc gọi, và gom lịch sử cuộc gọi cùng thư thoại vào một nơi.

Khắc phục sự cố & Vấn đề thường gặp

Nếu người được ủy quyền không nhận được cuộc gọi, hãy xác minh rằng Trả lời cuộc gọi Quyền đã được bật và xác nhận người được ủy quyền đã chấp nhận lời mời. Khi các đường dây được chia sẻ hiển thị Bận hoặc không khả dụng, hãy kiểm tra lại rằng đường dây được chia sẻ đúng đã được Chọn và không có phiên cuộc gọi xung đột nào đang hoạt động.

Đối với các vấn đề với Trợ lý Zoom không hiển thị hoặc Điện thoại không thể chọn, xác nhận người dùng có giấy phép phù hợp (bao gồm Customer Engagement Pack nếu cần), xác minh Tính năng đã được bật trong Cổng thông tin web, và đảm bảo rằng Zoom Workplace ứng dụng được cập nhật và được quản trị viên của bạn cho phép.

Đối với các bản ghi cuộc gọi hoặc thư thoại có vẻ bị thiếu, hãy nhớ rằng bản ghi chỉ hiển thị với người dùng đã tạo ra chúng. Tuy nhiên, lịch sử cuộc gọi và các mục thư thoại được chia sẻ giữa người được ủy quyền và người ủy quyền.

Để biết thêm thông tin về ủy quyền cuộc gọi, hãy tham khảo bài viết Hỗ trợ của Zoom về sử dụng ủy quyền cuộc gọi.