Quản lý các công cụ tự động và Người tham gia trong Zoom Meetings của bạn

Các tính năng bảo mật sau cho phép người chủ trì cuộc họp xem và quản lý Người tham gia đã tham gia hoặc đang cố gắng tham gia cuộc họp. Những Người tham gia này có thể đang tham gia dưới dạng công cụ họp tự động hoặc người dùng Quay số truy cập, hoặc thông qua thiết bị phòng của bên thứ ba, Zoom Rooms hoặc ứng dụng Zoom. Không giống như các ứng dụng sử dụng Zoom Realtime Media Streams, các công cụ họp tự động của bên thứ ba tham gia với tư cách Người tham gia cũng sẽ hiển thị trong các tính năng bảo mật sau.

Bật Phòng chờ

Phòng chờ là một khu vực chờ ảo ngăn Người tham gia tham gia cuộc họp cho đến khi bạn, người chủ trì cuộc họp, sẵn sàng bắt đầu cuộc họp. Phòng chờ là một cách hiệu quả để sàng lọc những ai đang cố gắng vào cuộc họp của bạn và giữ các công cụ họp tự động không được mời, người dùng Quay số truy cập hoặc hệ thống phòng của bên thứ ba ở ngoài. Người tham gia không được mời có thể được xác định trong Phòng chờ và bị loại bỏ trước khi họ tham gia cuộc họp.

Có thể xem Phòng chờ bằng cách nhấp vào Người tham gia biểu tượng trong khi đang ở trong một Cuộc họp Zoom. Danh sách này sẽ hiển thị Người tham gia nào đang ở trong Phòng chờ và Người tham gia nào đã được chấp nhận vào cuộc họp. người chủ trì hoặc đồng chủ trì có thể chấp nhận người dùng từng người một hoặc nhấp vào Chấp nhận tất cả để cho phép tất cả người dùng trong Phòng chờ vào cuộc họp. Nếu người chủ trì xác định được một Người tham gia không được mời trong Phòng chờ, họ có thể loại bỏ và chặn họ không cho cố gắng đi vào lại Phòng chờ.

Khi ở trong một cuộc họp với Phòng chờ được bật, người chủ trì sẽ nhận được biểu ngữ Thông báo trên màn hình khi Người tham gia mới đi vào Phòng chờ.

Nếu Phòng chờ được bật trong Cài đặt cuộc họp của bạn, thì Tham gia trước người chủ trì cài đặt này chỉ hoạt động đối với những Người tham gia mà bạn đã Cấu hình để bỏ qua Phòng chờ.

Cho phép một số người dùng bỏ qua Phòng chờ

Bạn có thể Cấu hình Tùy chọn Phòng chờ trong Cổng thông tin web của Zoom để cho phép người dùng từ tài khoản của bạn bỏ qua Phòng chờ. Cũng có thể chỉ định toàn bộ miền, điều này cũng cho phép Người tham gia từ các miền đã chỉ định này bỏ qua Phòng chờ. Bằng cách cho phép người dùng từ các tài khoản và miền đáng tin cậy đi thẳng vào cuộc họp, người chủ trì sẽ có số lượng Người tham gia trong Phòng chờ ít hơn để xem xét và chấp nhận.

Cho phép thiết bị phòng của bên thứ ba đã được phê duyệt bỏ qua Phòng chờ

Các thiết bị phòng của bên thứ ba đã được phê duyệt (các hệ thống hội nghị video dựa trên SIP/H.323) cũng có thể được phê duyệt trước để bỏ qua Phòng chờ. Cài đặt này nằm trong phần Tùy chọn Phòng chờ phần của cổng thông tin web. Danh sách các thiết bị phòng của bên thứ ba đã được phê duyệt trong tài khoản của bạn sẽ bỏ qua Phòng chờ khi Thiết bị SIP/H.323 đã được phê duyệt ô chọn được chọn trong phần Tùy chọn Phòng chờ.

Các tùy chọn phê duyệt trước sau đây cho phép thiết bị phòng của bên thứ ba bỏ qua Phòng chờ:

• Phòng SIP/H.323 được quản lý bởi Trình kết nối Zoom Các thiết bị được quản lý sẽ được phê duyệt trước để bỏ qua Phòng chờ.

• Thiết bị SIP/H.323 theo Địa chỉ IP Các thiết bị sử dụng các Địa chỉ IP được chỉ định hoặc các địa chỉ trong phạm vi được chỉ định sẽ được phê duyệt trước khi Tham gia Phòng chờ.

• Thiết bị SIP/H.323 với chứng chỉ công khai cụ thể Điều này cho phép tải lên một chứng chỉ sẽ được dùng để xác minh xem một thiết bị đã được phê duyệt trước hay chưa.

Tùy chỉnh giao diện và thông điệp của Phòng chờ

Người dùng trên các gói Zoom trả phí có thể đăng nhập vào Cổng thông tin web của Zoom và tùy chỉnh thông điệp và tiêu đề của Phòng chờ của họ. Đây là một khu vực tuyệt vời để đăng các quy tắc, hướng dẫn hoặc chương trình nghị sự cho cuộc họp của bạn. Bạn cũng có thể thêm logo, hình ảnh hoặc video (trong giới hạn kích thước). Những tùy chỉnh này giúp Người tham gia biết rằng họ đang ở đúng cuộc họp và sẽ mong đợi điều gì cho phiên sau khi họ được chấp nhận.

Bật Phòng chờ bất kỳ lúc nào

Phòng chờ có thể được bật chủ động cho toàn bộ tài khoản hoặc nhóm bởi quản trị viên hoặc chủ sở hữu tài khoản. người chủ trì cuộc họp có thể chọn bật Phòng chờ khi đang lên lịch từng cuộc họp riêng lẻ hoặc bật chủ động trong cài đặt cá nhân của họ trong Cổng thông tin web của Zoom. Phòng chờ cũng có thể được bật trong một cuộc họp trực tiếp để cho phép người chủ trì loại bỏ những Người tham gia gây gián đoạn, bao gồm cả các công cụ họp tự động không được mời, khỏi cuộc họp.

Xác định Khách trong Cuộc họp và hội thảo trực tuyến

Mục Xác định Khách trong cuộc họp/hội thảo trực tuyến Cài đặt xác định Khách trong cuộc họp/hội thảo trực tuyến cho phép bạn và những Người tham gia là người dùng trên tài khoản của bạn thấy rằng một Khách đang tham gia một cuộc họp hoặc hội thảo trực tuyến. Một Khách được xác định là người hoặc là chưa đăng nhập vào Tài khoản Zoom hoặc là đã đăng nhập bằng một địa chỉ email không thuộc cùng tài khoản với người chủ trì. Khi cài đặt này được bật, các công cụ họp tự động không được mời, người dùng Quay số truy cập hoặc thiết bị phòng của bên thứ ba sẽ được liệt kê là Khách.

Người tham gia cuộc họp sẽ được xác định bằng văn bản mô tả trong cả Phòng chờ (nếu được bật) và danh sách Người tham gia cho cuộc họp đang hoạt động.

Mục Xác định Khách trong cuộc họp/hội thảo trực tuyến cài đặt này có thể được bật bởi quản trị viên ở cấp tài khoản và nhóm, đồng thời trong cài đặt của từng người dùng.

Sử dụng Trình thông báo ứng dụng đang hoạt động trong cuộc họp để xem khi nào công cụ họp tự động đang hoạt động

Trình thông báo ứng dụng đang hoạt động là một Thông báo trong cuộc họp cho người dùng biết khi người chủ trì hoặc Người tham gia khác đang sử dụng một công cụ họp tự động đang truy cập nội dung cuộc họp hoặc hội thảo trực tuyến, chẳng hạn như video thời gian thực, âm thanh, chia sẻ màn hình hoặc bảng trắng, cuộc trò chuyện hoặc tệp được chia sẻ trong cuộc họp. Những Thông báo này được thiết kế để trao quyền cho người dùng biết rằng Người tham gia đang chia sẻ nội dung với các ứng dụng của bên thứ ba và đưa ra quyết định sáng suốt về việc có tham gia vào một phiên Zoom hay không và bằng cách nào.

Sử dụng Trình thông báo ứng dụng đang hoạt động

Biểu tượng Trình thông báo ứng dụng đang hoạt động sẽ xuất hiện ở góc trên bên phải của cửa sổ cuộc họp khi một công cụ họp tự động bắt đầu truy cập nội dung cuộc họp hoặc hội thảo trực tuyến. Người dùng có thể nhấp vào biểu tượng để hiển thị danh sách các công cụ họp tự động đang truy cập nội dung trong phiên đó, cùng với loại nội dung mà chúng có quyền truy cập và những người dùng nào đang sử dụng chúng.

người chủ trì cuộc họp có thể cho phép công cụ họp tự động ở lại trong cuộc họp, hoặc người chủ trì có thể loại bỏ và/hoặc báo cáo công cụ đó nếu công cụ họp tự động không được mời.