Hướng dẫn thực địa ứng dụng di chuyển Zoom cuộc trò chuyện

Giới thiệu

Cẩm nang Field Guide của Ứng dụng Di chuyển Zoom cuộc trò chuyện là một tài nguyên toàn diện dành cho các quản trị viên CNTT, cung cấp hướng dẫn từng bước để chuyển các không gian làm việc Slack sang Zoom cuộc trò chuyện. Tài liệu này bao quát các quy trình thiết yếu để di chuyển các kênh công khai, kênh riêng tư và tin nhắn trực tiếp, đồng thời duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu và lịch sử trao đổi của người dùng.

Mục Ứng dụng Di chuyển Zoom cuộc trò chuyện triển khai kiến trúc hai động cơ để chuyển dữ liệu không gian làm việc Slack sang các môi trường Zoom cuộc trò chuyện. Các quản trị viên hệ thống có Truy cập vào một số phương thức di chuyển.

Tổng quan về di chuyển

Có nhiều cách để di chuyển dữ liệu Slack của bạn bằng Ứng dụng Di chuyển Zoom cuộc trò chuyện, tùy thuộc vào quy mô của Tổ chức bạn, gói Slack và các yêu cầu bảo mật.

Ngoài ra, bạn phải đáp ứng một số điều kiện tiên quyết của Slack và Zoom, lập kế hoạch di chuyển và Hợp nhất các không gian làm việc Slack của bạn. Phần này cung cấp tổng quan về các điều kiện tiên quyết và cân nhắc này.

Tùy chọn di chuyển

Bảng sau nêu chi tiết các phương pháp di chuyển phổ biến nhất:

Các giới hạn của hệ thống

Quá trình di chuyển chịu các giới hạn cụ thể:

• dung lượng tối đa của một công việc đơn lẻ: 12 tháng dữ liệu lịch sử

• Khung thời gian di chuyển tổng cộng: 60 tháng (5 năm)

• Tính đồng thời của công việc: Chỉ một công việc được phép chạy tại một thời điểm

Kiến trúc kỹ thuật này cho phép di chuyển có hệ thống dữ liệu giao tiếp của Doanh nghiệp lớn trong khi vẫn duy trì các giao thức bảo mật và tính toàn vẹn của dữ liệu.

Ánh xạ dữ liệu Slack sang Zoom cuộc trò chuyện

Bảng chi tiết ánh xạ sau đây có thể giúp bạn hiểu mối liên hệ giữa Slack và Zoom cuộc trò chuyện trước khi di chuyển:

Các điều kiện tiên quyết về tài khoản và quyền

Bạn phải kiểm tra cả cấp độ tài khoản Slack và tài khoản Zoom cũng như quyền của quản trị viên trước khi tiếp tục.

• Một Chuyên nghiệp, Kinh doanh, Doanh nghiệp lớn, hoặc Giáo dục Yêu cầu có Tài khoản Zoom.

• Slack và Zoom quyền của quản trị viên là cần thiết để ủy quyền di chuyển.

• Cần bật Lưu trữ trên đám mây cho lưu giữ tin nhắn/tệp.

API Slack: Phạm vi, Quyền, và giới hạn tốc độ

API Slack được dùng để lấy dữ liệu người dùng, kênh và tin nhắn Slack của bạn. Những loại dữ liệu này có giới hạn tốc độ, chỉ cho phép một số lượng yêu cầu nhất định mỗi phút đối với một không gian làm việc Slack. Đây là một cân nhắc quan trọng khi lập kế hoạch thời gian di chuyển của bạn.

Các tiêu chuẩn hiệu năng cho tác vụ di chuyển Slack

Các bảng sau cung cấp ước tính cho các lần di chuyển Slack.

Các tác vụ di chuyển gặp phải hai nút thắt cổ chai cơ bản ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ triển khai và việc lập kế hoạch nguồn lực. Các giới hạn xử lý truyền tệp ảnh hưởng đến cả phương pháp di chuyển bằng nhập lẫn dựa trên API, tạo ra các ràng buộc hiệu năng đòi hỏi phân bổ băng thông đầy đủ và các chiến lược tối ưu hóa truyền dữ liệu trong quá trình lập kế hoạch triển khai. Các tác vụ di chuyển dựa trên API còn gặp thêm các hạn chế hiệu năng do cơ chế giới hạn tốc độ API gốc của Slack. Những ràng buộc này không ảnh hưởng đến các lần di chuyển bằng nhập, nhưng tác động đáng kể đến các triển khai dựa trên API, đòi hỏi kéo dài khoảng thời gian xử lý và lập lịch tác vụ cẩn thận để tối ưu thông lượng đồng thời vẫn tuân thủ các giới hạn của nền tảng.

Mặc dù không gian làm việc Slack của bạn có thể chứa hàng trăm hoặc hàng nghìn kênh, việc phân bố hoạt động của kênh tuân theo các mô hình có thể dự đoán, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu năng di chuyển và yêu cầu phân bổ nguồn lực. Các kênh có hoạt động cao với lịch sử tin nhắn phong phú, tệp đính kèm và tương tác người dùng sẽ cần toàn bộ thời gian xử lý chuẩn được nêu ở trên. Tuy nhiên, phần lớn các kênh trong không gian làm việc thường có mức hoạt động tối thiểu—chỉ gồm các cuộc trò chuyện ngắn, thông báo hoặc các cuộc thảo luận đã lưu trữ, và chúng di chuyển nhanh hơn đáng kể so với ước tính chuẩn.

Các quyền và phạm vi bắt buộc của quản trị viên

Zoom App Marketplace requires the following quản trị viên permissions and scopes within the Zoom tenant:

• Quản lý cuộc trò chuyện > Kênh cuộc trò chuyện = Chỉnh sửa

• Tin nhắn cuộc trò chuyện = Chỉnh sửa

Công cụ Di chuyển Zoom sử dụng các API nội bộ yêu cầu các phạm vi ứng dụng Zoom sau:

• cuộc trò chuyện_tin nhắn:ghi:quản trị viên

• imchat:bot

• cuộc trò chuyện_kênh:write:quản trị viên

• người dùng:ghi:quản trị viên

Zoom XMPP bao gồm một trường chứa Slack Message ID để xác thực và theo dõi lịch sử.

Ứng dụng Slack do Zoom xây dựng sẽ tự động được cài đặt vào tenant Slack khi một quản trị viên kết nối với một không gian làm việc thông qua công cụ di chuyển. Ứng dụng Slack sử dụng xác thực OAuth2 để kết nối với Zoom, cung cấp mã thông báo ủy quyền cho việc di chuyển dữ liệu. Người dùng phải Cho phép di chuyển các cuộc trò chuyện riêng tư (DM, nhóm chat và các kênh riêng tư).

Bạn cũng phải đặt tùy chọn cho Chỉ Cho phép ứng dụng từ thư mục Slack đến TẮT, điều này Cho phép ứng dụng Slack cài đặt sau khi kết nối không gian làm việc đã được tạo. Các phạm vi Slack sau cũng được yêu cầu:

• files:read

• channels:history

• channels:read

• nhóm:lịch sử

• nhóm:đọc

• im:lịch sử

• im:đọc

• mpim:lịch sử

• mpim:đọc

• ghim:đọc

• sao:đọc

• người dùng:đọc

• người dùng:đọc.email

Các lưu ý về di chuyển

Xem xét trước một chiến lược di chuyển sẽ tiết kiệm công sức và đảm bảo quá trình chuyển đổi mượt mà giữa các nền tảng. Là một ví dụ tổng quan, Zoom cung cấp dàn ý chiến lược sau:

1. Quyết định những Không gian làm việc Slack nào cần di chuyển (một hoặc nhiều)

2. Chọn dữ liệu cần di chuyển:

   1. Kênh công khai (di chuyển tự động)

   2. Kênh riêng tư và tin nhắn trực tiếp (DM) (yêu cầu ủy quyền người dùng)

   3. Tin nhắn của bot và/hoặc ứng dụng

3. Quyết định phương thức di chuyển nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn

4. Thiết lập khung thời gian cho việc di chuyển (tối đa một năm cho mỗi tác vụ)

5. Trao đổi với người dùng về phê duyệt tin nhắn riêng tư

Hợp nhất không gian làm việc Slack

Đối với các tổ chức sử dụng nhiều không gian làm việc Slack, chẳng hạn như người dùng Doanh nghiệp lớn Grid, việc di chuyển sang cuộc trò chuyện Zoom hợp nhất tất cả các không gian làm việc vào một tài khoản duy nhất.

Để phân biệt giữa các không gian làm việc, Zoom sẽ thêm tên không gian làm việc gốc vào cả tên kênh và tên cuộc trò chuyện. Ví dụ:

• Kênh Slack gốc:

  • #engineering (với một không gian làm việc là "US Team")

• Kênh Zoom đã được di chuyển:

  • #engineering: US Team

Việc hợp nhất này đảm bảo tất cả dữ liệu được di chuyển sang một tài khoản cuộc trò chuyện Zoom duy nhất trong khi vẫn giữ nguyên bối cảnh không gian làm việc gốc. Không gian dùng chung có thể cung cấp thêm cấu trúc cho các nhóm hoặc phòng ban cụ thể, giúp việc sắp xếp và truy cập nội dung dễ dàng hơn.

Hợp nhất dữ liệu cuộc trò chuyện

Các không gian làm việc có hơn 100 người dùng có thể có hàng chục nghìn cuộc trò chuyện nhóm riêng tư và tin nhắn trực tiếp chưa từng được lưu trữ hoặc xóa, ngay cả sau khi người dùng đã bị xóa khỏi công ty. Điều này khiến các công việc di chuyển riêng tư mất nhiều thời gian hơn đáng kể so với các công việc công khai.

Các quản trị viên nên dọn dẹp dữ liệu cũ bằng cách lưu trữ thủ công các cuộc trò chuyện cũ này hoặc cập nhật thời gian lưu giữ Slack để tự động xóa chúng.

Zoom khuyến nghị xác minh dữ liệu nào cần được giữ lại dưới dạng dữ liệu đang hoạt động trong Zoom cuộc trò chuyện và dữ liệu nào có thể được lưu trữ cho bất kỳ mục đích pháp lý, tuân thủ, giảm thiểu rủi ro, nhân sự hoặc mục đích khác trong tương lai.

Ngoài ra, điều quan trọng là phải xem xét liệu dữ liệu hiện đang nằm trong Slack hay được tích hợp với các dịch vụ bên thứ ba cho DLP, e-Discovery hoặc lưu trữ.

Lưu giữ lịch sử cuộc trò chuyện

Có một số cân nhắc liên quan đến lưu giữ khi di chuyển từ Slack sang Zoom, vì Slack hoàn toàn dựa trên đám mây trong khi Zoom cung cấp các tùy chọn lưu giữ chi tiết hơn:

• Zoom cung cấp cả lưu trữ trên thiết bị cục bộ và Lưu trữ trên đám mây. Lưu trữ trên thiết bị cục bộ có thể dao động từ một (1) ngày đến bảy (7) năm. Lưu trữ trên đám mây có thể bị tắt hoặc được thiết lập với thời gian lưu giữ 7 năm.

• Chính sách lưu giữ có thể được Cấu hình ở cả cấp tài khoản và cấp nhóm cho người dùng.

• Quản trị viên có thể đặt thời gian lưu giữ cụ thể cho từng kênh riêng lẻ khi cần.

• Quản trị viên có thể chỉ định một chính sách lưu giữ cho tin nhắn trực tiếp hoặc cuộc trò chuyện nhóm và đặt một chính sách khác cho các kênh cuộc trò chuyện.

• Đối với báo cáo lịch sử cuộc trò chuyện, Zoom khuyến nghị lưu trữ các bản sửa đổi và xóa của tin nhắn đã chỉnh sửa.

Xem bài viết Hỗ trợ Zoom Lưu trữ lịch sử tin nhắn Zoom cuộc trò chuyện để tìm hiểu thêm về việc lưu giữ lịch sử cuộc trò chuyện.

Các phương pháp hay nhất

Các phương pháp hay nhất trước khi di chuyển

Hãy làm theo các khuyến nghị sau để quá trình trước khi di chuyển dễ dàng hơn:

• Đảm bảo rằng người dùng đã tạo tài khoản trên Zoom và đã xác thực ít nhất một lần.

• Quản trị viên đã thêm ứng dụng Slack Migration vào tài khoản Zoom của họ.

• Quản trị viên thực hiện di chuyển phải có quyền cho cả hai nền tảng (Slack và Zoom cuộc trò chuyện), và email của họ phải trùng khớp giữa tài khoản Zoom và Slack.

• Quản trị viên phải sử dụng ứng dụng di chuyển Zoom cuộc trò chuyện để Cấu hình các công việc di chuyển nhằm chạy và chuyển dữ liệu từ Slack sang Zoom cuộc trò chuyện. Lưu ý: Quy trình này yêu cầu tối thiểu 2 công việc vì ít nhất 1 công việc sẽ chuyển các cuộc trò chuyện riêng tư và 1 công việc sẽ chuyển các kênh công khai.

• Quản trị viên nên lưu trữ hoặc xóa mọi dữ liệu Slack không cần thiết mà họ không muốn di chuyển sang cuộc trò chuyện để giúp tăng tốc các lần di chuyển.

• Nếu bạn đang sử dụng các công việc di chuyển API để di chuyển dữ liệu riêng tư, hãy đảm bảo người dùng biết khi nào và bằng cách nào họ sẽ cấp quyền cho Slack để chuyển dữ liệu của họ sang cuộc trò chuyện.

• Nếu dự định sử dụng các công việc di chuyển nhập, hãy làm theo hướng dẫn của Slack về việc xuất dữ liệu cuộc trò chuyện của không gian làm việc của bạn dưới dạng tệp .zip.

  • Yêu cầu đối với tệp:

    • Tên của tệp .zip không được thay đổi so với định dạng xuất gốc của Slack

    • Kích thước của tệp .zip không được vượt quá 10 GB

Các phương pháp hay nhất khi di chuyển

Quy trình sau đây cung cấp tổng quan cấp cao về quá trình di chuyển:

1. Trước khi di chuyển, hãy đảm bảo người dùng được tạo trong Zoom và đã xác thực ít nhất một lần.

2. Quản trị viên nên chuẩn bị và thêm ứng dụng Slack Migration vào tài khoản Zoom của họ.

3. Quản trị viên thực hiện di chuyển phải có quyền phù hợp cho cả hai nền tảng và địa chỉ email trùng khớp giữa tài khoản Zoom và Slack của họ.

4. Quản trị viên phải cài đặt ứng dụng riêng tư trong Slack để kết nối với Zoom và thực hiện xác thực OAuth.

5. Quản trị viên sử dụng ứng dụng di chuyển Zoom cuộc trò chuyện để Cấu hình các công việc di chuyển nhằm chuyển dữ liệu từ Slack sang Zoom cuộc trò chuyện. Điều này yêu cầu tối thiểu 2 công việc - một cho các cuộc trò chuyện riêng tư và một cho các kênh công khai.

Khi di chuyển, hãy làm theo các bước khuyến nghị sau:

1. Di chuyển dữ liệu từ một kênh bằng cách chọn loại cuộc trò chuyện Kênh Công khai và chọn một kênh cụ thể. Chọn dữ liệu của một tuần từ một số kênh cũ nhất của bạn.

2. Tạo các công việc để chuyển tất cả các kênh công khai từ hơn một năm trước, sau đó xác minh rằng tất cả các kênh đã được tạo cùng với người dùng.

3. Sau khi xác minh rằng ứng dụng hoạt động như mong đợi, hãy tạo và chạy ít công việc hơn với phạm vi thời gian lớn hơn thay vì nhiều công việc hơn với phạm vi thời gian nhỏ hơn. Mỗi công việc chứa cùng số bước để di chuyển.

4. (Tùy chọn) Lặp lại các bước này cho các lần di chuyển công việc riêng tư.

Sau khi di chuyển dữ liệu, dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện như sau:

• Tên kênh công khai/riêng tư và cuộc trò chuyện nhóm sẽ xuất hiện dưới dạng: #tên-kênh: tên-không-gian-làm-việc

• Các tin nhắn do người dùng Slack có các tài khoản Zoom Đang hoạt động gửi sẽ Hiển thị bình thường như thể chúng được gửi bởi những người dùng Zoom đó

• Các tin nhắn do người dùng Slack không có các tài khoản Zoom Đang hoạt động gửi sẽ Hiển thị là được gửi bởi một người dùng Zoom đã bị vô hiệu hóa với tên của người gửi tin nhắn Slack

• Các tin nhắn hệ thống sẽ được di chuyển (ví dụ: "@Một người dùng nào đó đã tham gia kênh")

• Tất cả tin nhắn sẽ được di chuyển dưới dạng đã đọc, bất kể trạng thái của chúng trong Slack

• Một thông báo Hoàn tất di chuyển sẽ được gửi đến từng kênh công khai và riêng tư khi hoàn tất, Hiển thị dưới dạng "Tin nhắn được gửi từ Ứng dụng di chuyển cuộc trò chuyện, Ngày Tháng Giờ"

Xóa ứng dụng di chuyển

Ứng dụng di chuyển duy trì các ánh xạ 1:1 giữa các cuộc trò chuyện Slack và Zoom sau khi di chuyển.

Cài đặt

Để cài đặt ứng dụng:

1. Đăng nhập vào Zoom App Marketplace.

2. Tìm kiếm di chuyển cuộc trò chuyện và nhấp Thêm.

3. Xem xét và phê duyệt các quyền cần thiết.

Xem bài viết Hỗ trợ Zoom Sử dụng ứng dụng Di chuyển cuộc trò chuyện (công cụ di chuyển Slack) để biết thêm hướng dẫn cài đặt chi tiết.

Quản trị viên phải cấp Quyền để cài đặt ứng dụng Di chuyển cuộc trò chuyện trong Tài khoản Zoom của họ cùng với hai Quyền Quản lý cuộc trò chuyện trong Vai trò quản trị viên.

Tùy chọn cho Chỉ Cho phép các ứng dụng từ Thư mục ứng dụng Slack cài đặt phải được vô hiệu hóa.

Kết nối không gian làm việc Slack của bạn cho các công việc di chuyển API

Nếu bạn không sử dụng phương thức Nhập tệp, những hướng dẫn này sẽ giúp bạn kết nối cho các lần di chuyển API.

Để kết nối một không gian làm việc:

1. Mở ứng dụng di chuyển cuộc trò chuyện trong Zoom.

2. Nhấp Tạo kết nối > Đăng nhập vào Slack và cấp quyền.

3. Xác nhận kết nối không gian làm việc trong Bảng điều khiển Zoom.

Thực hiện tác vụ Đồng bộ người dùng

Tác vụ Đồng bộ người dùng sẽ lấy tất cả các thành viên đầy đủ, đang hoạt động trong không gian làm việc Slack của bạn và tạo ánh xạ 1:1 tới Tài khoản Zoom tương ứng của họ bằng cách sử dụng địa chỉ email của họ.

Nếu địa chỉ email của một người dùng Slack đang hoạt động không được tìm thấy ở phía Zoom, một người dùng mới, đã bị vô hiệu hóa sẽ được tạo trong Zoom cho địa chỉ email đó.

Nếu địa chỉ email của một người dùng Slack đang hoạt động được tìm thấy trong một Tài khoản Zoom khác, chẳng hạn như một tài khoản cá nhân, thì người dùng đó sẽ được ánh xạ tới hồ sơ "người dùng giả". Trong Tài khoản Zoom của bạn, người dùng này sẽ có tên là TeamChatMigration AppUser và sẽ có mặt để đảm bảo tất cả dữ liệu tin nhắn được di chuyển cho không gian làm việc của bạn.

Thực hiện các tác vụ di chuyển

Phần sau sẽ giúp bạn bắt đầu các tác vụ cần thiết để di chuyển.

Tạo tác vụ di chuyển nhập

Để tạo một tác vụ di chuyển mới:

1. Nhấp Tải tệp lên, Chọn tệp Slack Export của bạn, rồi nhấp vào Tải lên.

2. Hãy đợi tệp của bạn được tải lên Zoom.

   1. Lưu ý: Vui lòng không thoát hoặc làm mới trang, vì điều này sẽ làm dừng việc tải tệp lên và tác vụ sẽ bị kẹt ở trạng thái "Đang tải lên". Nếu điều này xảy ra, bạn có thể xóa tác vụ "Đang tải lên" và khởi động lại quá trình này

3. Sau khi quá trình tải tệp ban đầu hoàn tất, một cửa sổ chi tiết di chuyển sẽ bật lên trong khi ứng dụng di chuyển chuẩn bị tệp cho quá trình di chuyển. Lúc này, bạn có thể đóng, thoát hoặc làm mới trang trong khi chờ tác vụ sẵn sàng chạy.

4. Sau khi công cụ hoàn tất việc chuẩn bị tệp cho quá trình di chuyển, bạn sẽ có thể chọn các loại cuộc trò chuyện để di chuyển.

5. Sau khi bạn đã chọn các loại cuộc trò chuyện, hãy nhấp vào Chạy để bắt đầu tác vụ di chuyển.

Tạo một tác vụ di chuyển API

Để tạo một tác vụ di chuyển mới:

1. Nhấp Tác vụ di chuyển mới và chọn không gian làm việc Slack.

2. Chọn phạm vi dữ liệu:

   • Các kênh công khai (được di chuyển tự động).

   • Các kênh riêng tư & DMs (cần người dùng ủy quyền).

   • Khoảng ngày cụ thể cho tin nhắn.

3. Sau khi bạn đã chọn phạm vi và khoảng dữ liệu của mình và đã nhận được sự ủy quyền từ người dùng, hãy chọn Chạy để bắt đầu tác vụ di chuyển.

Chạy và theo dõi các tác vụ di chuyển

Bắt đầu một tác vụ di chuyển mới

Để bắt đầu chạy một tác vụ di chuyển:

1. Nhấp Chạy di chuyển để bắt đầu quá trình.

2. Thời gian di chuyển khác nhau (các không gian làm việc lớn có thể mất 12+ giờ).

3. Theo dõi tiến độ trong Bảng điều khiển di chuyển.

Khắc phục sự cố các tác vụ di chuyển

Đôi khi, một tác vụ di chuyển có thể không cho kết quả như mong muốn. Bảng sau đây cung cấp các giải pháp cho những sự cố có thể gặp trong quá trình di chuyển:

Đánh giá sau di chuyển

Sau khi hoàn tất một quá trình di chuyển, Zoom khuyến nghị thực hiện một đánh giá sau di chuyển kỹ lưỡng và xác minh rằng nội dung Slack của bạn đã được chuyển sang cuộc trò chuyện như mong đợi.

Bảng sau đây cung cấp các tác vụ được khuyến nghị để xác minh các lần di chuyển cuộc trò chuyện của bạn:

Danh sách kiểm tra khắc phục sự cố bổ sung

Nếu bạn phát hiện thêm vấn đề sau khi di chuyển, danh sách kiểm tra này có thể cung cấp các bước và hành động bổ sung để thực hiện cho Xác minh.