Cài đặt tiện ích bổ sung Zoom dành cho Outlook

Các phần sau cung cấp thông tin chi tiết về các tùy chọn triển khai hàng loạt, cài đặt và cấu hình cho tiện ích bổ sung Zoom dành cho Outlook. Mỗi phần bao gồm các liên kết đến các bài viết Hỗ trợ Zoom cung cấp hướng dẫn từng bước.

Sử dụng Phần bổ trợ trên Outlook Zoom dành cho Outlook cũ

Tổ chức sử dụng plugin Zoom dành cho Outlook cũ nên chuyển sang tiện ích bổ sung Zoom dành cho Outlook để có hỗ trợ và chức năng tốt nhất.

Để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người dùng của chúng tôi đồng thời tuân thủ các chính sách và nguyên tắc do Apple và Microsoft đặt ra, Zoom rất khuyến nghị triển khai và sử dụng tiện ích bổ sung Zoom dành cho Outlook. Tiện ích bổ sung này cung cấp cho bạn việc triển khai dễ dàng hơn và các giải pháp quản lý quản trị mạnh mẽ hơn, được Microsoft hỗ trợ tích cực và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu bảo mật mới được nâng cao của các nhà cung cấp như Apple.

Cảnh báo

Các cải tiến Tính năng mới sẽ không được triển khai cho Plugin Zoom dành cho Outlook. Bạn nên chuyển sang phần bổ trợ Zoom dành cho Outlook.

Cấu hình tiện ích bổ sung Zoom dành cho Outlook

Tiện ích bổ sung Zoom dành cho Outlook có thể được cấu hình và triển khai hàng loạt bởi quản trị viên và được cài đặt bởi từng người dùng.

Quản trị viên có thể bật các tính năng trong tệp kê khai cho tiện ích bổ sung Zoom dành cho Outlook trước khi triển khai thông qua cổng thông tin quản trị Microsoft 365. Tùy thuộc vào các cài đặt được quản trị viên chọn khi triển khai tệp kê khai, từng người dùng sau đó có thể cài đặt tiện ích bổ sung này như một phần của các ứng dụng Microsoft Outlook trên máy tính, thiết bị di động hoặc dựa trên web của họ. Xem Cài đặt tiện ích bổ sung Zoom dành cho Outlook bài viết Hỗ trợ để biết các điều kiện tiên quyết và hướng dẫn từng bước để triển khai hàng loạt và cài đặt tiện ích bổ sung cho Windows, macOS, Outlook trên web, Android và iOS.

Cài đặt tiện ích bổ sung Zoom dành cho Outlook cho phép truy cập để chỉnh sửa nội dung của các sự kiện lịch của bạn trong Outlook, giúp người dùng dễ dàng thêm thông tin cuộc họp Zoom vào các sự kiện. Định dạng và nội dung của lời mời cuộc họp được xác định bởi mẫu lịch cuộc họp do quản trị viên của bạn cấu hình.

Quản trị viên có ba tùy chọn về cách tiện ích bổ sung Zoom dành cho Outlook được triển khai và sử dụng trong Tổ chức của họ.

Các tùy chọn sau đây có thể được chọn khi triển khai tiện ích bổ sung; hoặc bắt buộc sử dụng tiện ích bổ sung hoặc cho phép người dùng của bạn tùy chọn cài đặt nó.

Tùy chọn, được bật mặc định

• Tiện ích bổ sung Zoom dành cho Outlook sẽ được Thêm cho tất cả người dùng của bạn, nhưng họ có thể loại bỏ nó.

Tùy chọn, bị Tắt mặc định

• Tất cả người dùng sẽ có tùy chọn Thêm Zoom dành cho Outlook, nhưng nó sẽ không được Thêm vào Outlook của họ theo mặc định.

Bắt buộc

• Tiện ích bổ sung Zoom dành cho Outlook sẽ được Thêm cho tất cả người dùng của bạn và họ sẽ không thể Tắt nó.

Tùy chỉnh mẫu email cuộc họp

Quản trị viên có thể tùy chỉnh mẫu email cuộc họp để Thay đổi dòng tiêu đề và nội dung của email được gửi khi một Sự kiện Outlook được tạo.

Một email Tiêu chuẩn với thông tin cuộc họp được gửi đến Người tham gia cuộc họp sau khi người chủ trì lên lịch một cuộc họp, nhưng các tổ chức có thể tùy chỉnh mẫu email cuộc họp để Thay đổi cả dòng tiêu đề và nội dung của email. Xem của chúng tôi Tùy chỉnh mẫu email cuộc họp bài viết hỗ trợ về các điều kiện tiên quyết để tùy chỉnh mẫu email, hướng dẫn cách truy cập mẫu và các thuộc tính HTML và CSS được hỗ trợ.

Lưu ý

Chủ sở hữu tài khoản và quản trị viên có thể buộc các tài khoản con sử dụng cùng cài đặt Quảng bá thương hiệu như tài khoản mẹ. Các tài khoản con này sẽ không thể thay đổi cài đặt Quảng bá thương hiệu trong tài khoản của riêng họ.

Cấu hình Đăng nhập một lần hoặc đăng nhập tự động

Cấu hình xác thực Đăng nhập một lần hoặc bật đăng nhập tự động sẽ giúp đơn giản hóa quy trình đăng nhập cho người dùng của bạn.

Bạn phải đăng nhập vào tiện ích bổ sung Zoom dành cho Outlook trước khi có thể thêm hoặc chỉnh sửa Zoom Meetings trong các sự kiện lịch Outlook. Bạn có thể chọn một trong hai tùy chọn sau để tăng tính dễ sử dụng khi đăng nhập vào tiện ích bổ sung:

1. Cấu hình sẵn URL Đăng nhập một lần

2. Bật đăng nhập tự động

Quản trị viên có thể cấu hình sẵn URL Đăng nhập một lần của họ vào tệp kê khai của tiện ích bổ sung để xác thực tự động khi sử dụng tiện ích bổ sung Zoom dành cho Outlook.

Quản trị viên có thể tùy chọn triển khai tiện ích bổ sung Zoom dành cho Outlook với URL Đăng nhập một lần (SSO) được cấu hình sẵn. Thực hiện bước này cho phép người dùng tự động sử dụng SSO để xác thực khi họ tương tác với tiện ích bổ sung, chẳng hạn như bằng cách nhấp vào Thêm một cuộc họp Zoom hoặc Cài đặt các tùy chọn trong tiện ích Thêm-in.

Quản trị viên có thể Thêm các chức năng xác thực SSO vào các sự kiện lịch Outlook bằng cách cấu hình tệp kê khai tiện ích bổ sung Zoom dành cho Outlook. Xem của chúng tôi Cấu hình sẵn tiện ích bổ sung Outlook bài viết hỗ trợ về các điều kiện tiên quyết và hướng dẫn tải xuống tệp kê khai phần Thêm-in của Zoom dành cho Outlook và cấu hình trước tệp đó cho xác thực SSO.

Bật tính năng tự động đăng nhập giúp đơn giản hóa việc đăng nhập vào tiện ích bổ sung Zoom dành cho Outlook cho ứng dụng khách Outlook trên máy tính để bàn và Outlook web Truy cập.

Ngoài ra, tiện ích bổ sung Zoom dành cho Outlook có thể liên kết thông tin đăng nhập Microsoft và thông tin đăng nhập Zoom của bạn miễn là các địa chỉ email được dùng cho cả hai dịch vụ là giống nhau, khiến quá trình đăng nhập vào tiện ích bổ sung trông như tự động. Xem của chúng tôi Bật đăng nhập tự động bài viết Hỗ trợ về các điều kiện tiên quyết, hạn chế và hướng dẫn cách liên kết loại đăng nhập Microsoft của bạn với Tài khoản Zoom để xác thực nhanh hơn.

Lưu ý

Tự động đăng nhập không được hỗ trợ cho tiện ích bổ sung Zoom dành cho Outlook trên iOS và Android.

Thêm và cập nhật Zoom Meetings

Các phần sau giải thích cách sử dụng tiện ích bổ sung Zoom dành cho Outlook để Thêm lời mời Zoom cuộc họp vào các Sự kiện lịch Outlook mới được tạo và cách cập nhật lời mời Zoom cuộc họp khi một Sự kiện lịch Outlook hiện có được chỉnh sửa hoặc cập nhật.

Thêm hoặc cập nhật thông tin cuộc họp Zoom trong các sự kiện lịch Outlook là một quy trình thủ công, trừ khi bạn đang sử dụng Tính năng Gửi tự động Đồng bộ.

Tiện ích bổ trợ Zoom dành cho Outlook phải được mở và phải nhấp vào các nút điều khiển cụ thể để Thêm hoặc cập nhật Zoom Meetings là một phần của các sự kiện lịch Outlook. Các bước thủ công này được mô tả trong các phần sau.

Người dùng đang sử dụng các phiên bản được hỗ trợ của Microsoft Outlook có thể có tùy chọn sử dụng Tính năng tự động Đồng bộ khi gửi, tính năng này tự động cập nhật thông tin cuộc họp Zoom bằng cách nhấp vào Gửi nút trong các sự kiện lịch Outlook.

Lưu ý

Send auto-Đồng bộ chỉ được hỗ trợ bởi một số phiên bản Outlook cụ thể và phải được Tổ chức của bạn bật và triển khai bởi quản trị viên Outlook của Tổ chức. Vui lòng xem phần Send auto-Đồng bộ để biết thêm thông tin.

Sau khi tạo một Sự kiện lịch Outlook mới, Thêm một cuộc họp Zoom bằng tiện ích bổ trợ Zoom dành cho Outlook

Một khi bạn đã tạo một Sự kiện mới trong lịch Outlook của mình và điền đầy đủ tất cả chi tiết cần thiết như thời gian, ngày, người tham dự và tính lặp lại, hãy sử dụng tiện ích bổ sung Zoom dành cho Outlook để tạo một lời mời Cuộc họp Zoom sẽ tự động điền các chi tiết Sự kiện hiện có từ Sự kiện Outlook của bạn.

Lưu ý

Thiết lập chu kỳ lặp lại, ngày và giờ của cuộc họp cho Sự kiện lịch Outlook của bạn trước khi Thêm một cuộc họp Zoom vào Sự kiện. Nếu bạn Thêm cuộc họp Zoom trước khi thiết lập đúng ngày và giờ của Sự kiện, cuộc họp Zoom sẽ được lên lịch theo ngày/giờ mặc định khi Sự kiện được tạo, điều này có thể vô tình khiến cuộc họp hết hạn trước ngày bắt đầu dự kiến.

Đối với ứng dụng máy tính để bàn Outlook, bạn sẽ cần mở tiện ích bổ sung Zoom dành cho Outlook bằng cách Chọn biểu tượng Zoom nằm trong các điều khiển ở thanh menu trên cùng của Sự kiện lịch Outlook, sau đó Chọn Thêm cuộc họp Zoom nút như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới. Lời Mời lịch sẽ điền chủ đề, Vị trí và nội dung thư với thông tin Zoom Meetings của bạn.

Xem Đang lên lịch cuộc họp bằng phần bổ trợ Outlook bài viết Hỗ trợ của chúng tôi để biết thêm các bước về cách Thêm Zoom Meetings bằng phần bổ trợ Zoom dành cho Outlook cho Android, iOS và Outlook trên web.

Nếu chi tiết được thay đổi trong một Sự kiện lịch Outlook sau khi một cuộc họp Zoom đã được thêm vào đó, hãy nhấp vào nút Cập nhật trong phần bổ trợ Zoom dành cho Outlook để Đồng bộ các thay đổi.

Cảnh báo

Nếu bạn thay đổi các mục như chu kỳ lặp lại của cuộc họp, ngày, giờ hoặc các chi tiết khác trong một Sự kiện lịch Outlook đã được thêm cuộc họp Zoom vào, thông tin đã cập nhật sẽ không tự động được phản ánh trong chi tiết cuộc họp Zoom.

Để cập nhật thông tin cuộc họp Zoom trong một Sự kiện lịch đã chỉnh sửa trên ứng dụng khách Outlook trên máy tính, bạn sẽ cần mở Cài đặt của phần bổ trợ Zoom dành cho Outlook bằng cách chọn Cài đặt tùy chọn nằm trong các điều khiển ở đầu Sự kiện lịch Outlook. Sau đó nhấp vào Cập nhật nút như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình.

Ngoài ra, nếu bạn xóa một Sự kiện lịch Outlook, Xóa nút cần được nhấp trong phần bổ trợ để xóa thủ công cuộc họp Zoom được liên kết với Sự kiện lịch Outlook đã bị xóa. Zoom Meetings không được xóa thủ công vẫn sẽ được liệt kê là các cuộc họp sắp tới trong các ứng dụng Zoom của bạn.

Tự động thêm cuộc họp Zoom vào các Sự kiện lịch

Outlook có thể được cấu hình để tự động thêm Zoom Meetings vào tất cả các Sự kiện Outlook mới được tạo, nhưng chi tiết Zoom Meetings phải được cập nhật thủ công.

Cài đặt Outlook có thể được cấu hình để tự động thêm một cuộc họp Zoom vào mọi Sự kiện lịch Outlook khi chúng được tạo. Các chi tiết Sự kiện như chu kỳ lặp lại cuộc họp, ngày, giờ và người tham gia phải được thêm vào Sự kiện lịch Outlook rồi cuộc họp Zoom được tự động thêm phải được cập nhật bằng phần bổ trợ Zoom dành cho Outlook.

Cảnh báo

Nếu người dùng thay đổi các thuộc tính của Sự kiện lịch Outlook như ngày, giờ hoặc chu kỳ lặp lại mà không nhấn nút Cập nhật trong phần bổ trợ Zoom dành cho Outlook sau đó, cuộc họp Zoom được tự động thêm vẫn được lên lịch cho ngày/giờ ban đầu khi Sự kiện lịch Outlook được tạo, điều này có thể vô tình khiến cuộc họp Zoom hết hạn trước ngày bắt đầu dự kiến.

Xem phần trước để biết hướng dẫn về cách cập nhật một cuộc họp Zoom bằng phần bổ trợ.

Các phần bổ trợ Zoom dành cho Outlook đã được triển khai bằng tệp manifest tùy chỉnh sẽ không có tùy chọn tự động thêm Zoom Meetings vào các Sự kiện lịch Outlook.

Chỉ phần bổ trợ Zoom dành cho Outlook từ thư viện ứng dụng Microsoft Entra (trước đây là Azure) mới cung cấp tùy chọn tự động thêm Zoom Meetings. Nếu phần bổ trợ của bạn được quản trị viên triển khai bằng tệp manifest tùy chỉnh tùy chọn này sẽ không khả dụng.