Cẩm nang quản trị được ủy quyền cho Đối tác

Tổng quan

Tính năng Truy cập tài khoản được ủy quyền của Zoom cho phép Đối tác truy cập và quản trị Tài khoản Zoom của Khách hàng mà không cần thông tin đăng nhập dùng chung hoặc mối quan hệ tài khoản chính/tài khoản phụ. Đối tác và Khách hàng hoạt động như các tài khoản độc lập, trong đó Đối tác nhận được Truy cập có kiểm soát, giới hạn theo Quyền vào môi trường của từng Khách hàng.

Hướng dẫn này đề cập đến quy trình thiết lập toàn diện được đề xuất, việc Quản lý tài khoản liên tục và các giới hạn Tính năng hiện tại mà Đối tác cần hiểu trước khi bắt đầu.

Yêu cầu Truy cập do Đối tác khởi tạo

Trước đây, Truy cập được ủy quyền chỉ có thể do khách hàng khởi tạo — quản trị viên tài khoản của họ sẽ chuyển đến Vai trò và Mời một người dùng bên ngoài (đối tác) vào tài khoản của họ. Quy trình này yêu cầu Khách hàng tự xác định Vai trò và Quyền. Xem Hướng dẫn thực địa về quản trị được ủy quyền để biết chi tiết về quy trình đó.

Một luồng mới do đối tác khởi tạo cho phép Đối tác gửi yêu cầu Truy cập trực tiếp đến khách hàng, sau đó khách hàng xem xét và phê duyệt yêu cầu đó.

Cả hai luồng (do khách hàng khởi tạo và do đối tác khởi tạo) vẫn được Hỗ trợ.

Trước khi bắt đầu

Trước khi Cấu hình Truy cập tài khoản được ủy quyền, hãy xác nhận rằng Tài khoản Zoom của bạn đã Bật Tính năng này.

Để Xác minh, hãy thực hiện các bước sau:

1. Đăng nhập vào Cổng thông tin web của Zoom. Trong phần điều hướng bên trái, cuộn đến Quản trị viên mục rồi nhấp vào Quản lý người dùng, Vai trò.

   
2. Trong Tên Vai trò cột, Chọn Vai trò được sử dụng bởi các Quản trị viên sẽ tạo mối quan hệ khách hàng. Ví dụ: Quản trị viên hoặc một Vai trò tùy chỉnh.

3. Trên màn hình Vai trò xuất hiện, hãy chuyển đến Quản lý tài khoản phần. Đảm bảo trường Tài khoản bên ngoài được chọn. Lưu ý: Theo mặc định, Vai trò này bị tắt cho tất cả mọi người, ngoại trừ Chủ sở hữu Vai trò hoặc Vai trò Quản trị viên mặc định chưa được sửa đổi.

   
4. Xác định hành động phù hợp:

   • Nếu Quyền không hiển thị, hãy liên hệ với người quản lý Tài khoản Zoom kênh của bạn để yêu cầu Tính năng này.

   • Nếu Quyền được hiển thị và Bật, hãy nhấp vào Quản trị viên, Quản lý tài khoản, Tài khoản bên ngoài. Nút Thêm nút tài khoản sẽ khả dụng.

   

Bạn cũng sẽ cần những điều sau trước khi bắt đầu:

• Một Được cấp giấy phép Tài khoản Zoom cho người dùng sẽ quản lý tất cả mối quan hệ khách hàng.

• Những Thành viên nhóm nào (MS, PSO, Hỗ trợ) sẽ cần Truy cập vào từng tài khoản khách hàng.

• Phạm vi Quyền phù hợp cho từng loại hình hợp tác với khách hàng. Xem Gửi yêu cầu Truy cập đến từng khách hàng bên dưới.

Thiết lập: Phía Đối tác

Chỉ định người phụ trách Truy cập tài khoản được ủy quyền

Chỉ định một người dùng duy nhất — hoặc một tài khoản bí danh chuyên dụng, nếu được Tổ chức của bạn Cho phép — để làm Người phụ trách. Người dùng này sẽ khởi tạo và sở hữu tất cả mối quan hệ Truy cập khách hàng từ Quản lý tài khoản, Tài khoản bên ngoài trang.

Điều này quan trọng vì chỉ người dùng khởi tạo mối quan hệ khách hàng ("người tạo") mới có đầy đủ khả năng hiển thị về mối quan hệ cụ thể đó. Người tạo thứ hai không thể xem các mối quan hệ do người tạo đầu tiên tạo ra trừ khi họ được thêm rõ ràng. Việc tập trung tạo mối quan hệ trong một tài khoản đảm bảo Tổ chức của bạn duy trì cái nhìn đầy đủ về tất cả Khách hàng được Hỗ trợ.

Để Cấu hình Quyền của người dùng này:

1. Đăng nhập vào Cổng thông tin web của Zoom với vai trò chủ sở hữu tài khoản hoặc quản trị viên.

2. Đi tới Quản trị người dùng, Vai trò và tạo một Vai trò mới. Đặt tên tương tự như Người phụ trách Truy cập tài khoản được ủy quyền Zoom.

   
3. Trong Quản lý tài khoản, Bật Quyền Chỉnh sửa cho Tài khoản bên ngoài.

4. Chỉ định Vai trò này cho người dùng phụ trách được chỉ định của bạn.

Tạo nhóm đại diện cho từng khách hàng

Tạo (các) nhóm người dùng sẽ đại diện cho các Thành viên nhóm của bạn cho từng hoạt động hợp tác.

1. Đi tới Quản lý người dùng, Nhóm và tạo một nhóm mới. Đặt tên để phản ánh khách hàng và/hoặc loại dịch vụ (ví dụ: Acme Corp – Nhóm Dịch vụ được quản lý).

2. Tùy chọn: Bật xác thực đa yếu tố (MFA) để hợp lý hóa việc Truy cập tài khoản khách hàng.

   Xem các bài viết sau để biết thêm thông tin.

   • Quản lý Xác minh hai bước

   • Xác minh tài khoản của bạn qua mật mã dùng một lần (OTP)

3. Thêm các Thành viên nhóm MS, PSO hoặc Hỗ trợ có liên quan vào nhóm.

Các giới hạn hiện tại cần lưu ý:

• Chỉ một nhóm cho mỗi mối quan hệ khách hàng được Hỗ trợ. Nếu bạn cung cấp nhiều loại dịch vụ (ví dụ: cả Dịch vụ được quản lý và Hỗ trợ khắc phục sự cố) cho một khách hàng, hãy tạo một nhóm duy nhất bao gồm tất cả Thành viên nhóm liên quan và áp dụng bộ Quyền cần thiết rộng nhất.

• Tư cách Thành viên nhóm trong Zoom có thể được Đồng bộ động qua Ngôn ngữ đánh dấu bảo đảm an toàn/SCIM. Các nhóm được Chỉ định làm đại diện được quản lý cho các mối quan hệ khách hàng sẽ tự động Đồng bộ để cập nhật tư cách Thành viên đại diện khi Thành viên nhóm Thay đổi (được Thêm hoặc xóa). Để biết thêm thông tin về Ngôn ngữ đánh dấu bảo đảm an toàn, xem:

  • Thiết lập ánh xạ Ngôn ngữ đánh dấu bảo đảm an toàn nâng cao

  • Thông tin cần cân nhắc cho ánh xạ Ngôn ngữ đánh dấu bảo đảm an toàn nâng cao

  • Thiết lập ánh xạ tự động Ngôn ngữ đánh dấu bảo đảm an toàn

• Chúng tôi khuyến nghị tận dụng Nhóm để quản lý đại diện trên các mối quan hệ khách hàng nhằm dễ dàng điều chỉnh Thành viên tập trung hơn.

Gửi yêu cầu Truy cập đến từng khách hàng

Người phụ trách Truy cập tài khoản được ủy quyền thực hiện bước này cho từng khách hàng.

1. Đi tới Quản lý tài khoản, Tài khoản bên ngoài và nhấp vào Thêm một tài khoản.

   
2. Nhập thông tin tài khoản của khách hàng và Cấu hình các Tùy chọn sau:

   • Người liên hệ tài khoản: Nếu có thể, hãy sử dụng email của chủ sở hữu tài khoản để đảm bảo họ nhận được yêu cầu. Nếu người liên hệ của bạn không phải là Chủ sở hữu, hãy đảm bảo Vai trò quản trị viên của họ đã Bật Quyền chỉnh sửa cho Quản lý vai trò, nếu không họ sẽ không nhận được yêu cầu.

   • Ngày hết hạn: Đặt ngày kết thúc nếu hoạt động hợp tác có thời hạn xác định. Để trống nếu là các mối quan hệ Hỗ trợ liên tục.

   • Cho phép tôi Thêm đại diện để quản lý tài khoản: Bật tùy chọn này để Cho phép Thêm các Thành viên nhóm của bạn vào trong mối quan hệ này.

   • Tôi sẽ đóng vai trò là Đầu mối liên hệ và giữ kín thông tin về các đại diện của mình: Bật tùy chọn này nếu bạn không muốn tên của từng Thành viên nhóm hiển thị trong Vai trò, Tài khoản bên ngoài chế độ xem.

   • Cho phép đại diện mở phiếu Hỗ trợ thay mặt cho tài khoản này: Bật tùy chọn này nếu bạn muốn mở Phiếu Hỗ trợ kỹ thuật với Hỗ trợ Zoom cho tài khoản này. Nếu được chấp nhận, bạn sẽ trở thành người liên hệ độc quyền của họ với Hỗ trợ Zoom và khách hàng sẽ không có thể trực tiếp mở Phiếu Hỗ trợ kỹ thuật với Hỗ trợ Zoom.

   
3. Xác định phạm vi Quyền cho mối quan hệ khách hàng này. Hiện chỉ Hỗ trợ một Vai trò cho mỗi mối quan hệ đối tác-khách hàng, vì vậy hãy Cấu hình tập hợp bao hàm các Quyền mà nhóm của bạn sẽ cần trên tất cả loại dịch vụ cho khách hàng này. Có hơn 230 Tùy chọn chi tiết, với các biện pháp kiểm soát Xem và Chỉnh sửa riêng biệt. Các điểm khởi đầu được đề xuất:

   Loại hình hợp tác

   Phương pháp được đề xuất

   Hỗ trợ / khắc phục sự cố chỉ đọc

   Chỉ có Quyền xem đối với các khu vực liên quan

   Quản trị viên đầy đủ / dịch vụ được quản lý

   Quyền chỉnh sửa trên các khu vực cần thiết

   Dành riêng cho sản phẩm (ví dụ: chỉ Zoom Phone)

   Giới hạn phạm vi ở khu vực sản phẩm đó

   Phương pháp tốt nhất: Tránh cấp Truy cập vào các khu vực nội dung người dùng nhạy cảm (ví dụ: lịch sử cuộc trò chuyện, bản ghi, Thanh toán) trừ khi thực sự cần thiết cho hoạt động hợp tác.

   
4. Nhấp Gửi yêu cầu Thêm tài khoản. Thông báo cho khách hàng rằng họ sẽ nhận được email phê duyệt hoặc hướng dẫn họ đến Quản trị viên, Quản lý người dùng, Vai trò để phê duyệt từ Thông báo biểu ngữ trong cổng thông tin web.

   

   

Thêm đại diện sau khi khách hàng phê duyệt

Sau khi khách hàng phê duyệt yêu cầu, tài khoản sẽ xuất hiện trong thẻ Đã phê duyệt trên trang Tài khoản bên ngoài của bạn.

1. Nhấp vào Cột đại diện trong hàng của khách hàng, hãy nhấp vào số lượng đại diện để Thêm đại diện.

2. Thêm từng người dùng theo tên hoặc email, và/hoặc Chọn nhóm đã tạo trong Tạo nhóm đại diện cho từng khách hàng phần bên trên.

Quản lý các Thay đổi liên tục

Trong trường hợp mối quan hệ khách hàng kết thúc, bạn có hai Tùy chọn:

• Trên Tài khoản bên ngoài trang, hãy nhấp vào … menu trên hàng của khách hàng và Chọn Xóa Truy cập.

• Yêu cầu khách hàng xóa mối quan hệ khách hàng khỏi Quản trị viên, Quản lý người dùng, Vai trò.

Thiết lập: Phía khách hàng (Tham khảo)

Khách hàng không cần khởi tạo bất cứ điều gì khi sử dụng luồng do đối tác khởi tạo. Sau khi phê duyệt yêu cầu Truy cập của đối tác (qua email hoặc biểu ngữ trong Quản trị viên, Quản lý người dùng, Vai trò), mối quan hệ sẽ Đang hoạt động.

Khách hàng có thể xem lại các mối quan hệ được ủy quyền Đang hoạt động bất cứ lúc nào trong Quản trị viên, Quản lý người dùng, Vai trò (với người dùng bên ngoài).

Hướng dẫn nhập môn đại diện: Hành động của Thành viên nhóm

Mỗi Thành viên nhóm được Thêm làm đại diện phải tự hoàn thành các bước sau.

1. Đăng nhập vào zoom.us. Trong phần điều hướng bên trái, cuộn đến Quản trị viên phần, sau đó nhấp vào Quản lý tài khoản, Tài khoản bên ngoài.

2. Trang sẽ liệt kê một hàng cho mỗi khách hàng. Nhấp vào Quản lý tài khoản trong Hành động cột dành cho khách hàng mong muốn.

3. Trên Xác minh để Tiếp tục lời nhắc (Tùy chọn, hiển thị nếu MFA không được Bật cho những người dùng này):

   • Nhấp Gửi để nhận mã Xác minh dùng một lần qua email.

   • Nhập mã và nhấp vào Xác minh. Kiểm tra thư rác nếu email không đến ngay.

   • Sau khi Xác minh thành công, bạn sẽ Đi vào tài khoản của khách hàng ở chế độ quản trị viên được ủy quyền, với các Quyền do người phụ trách của Tổ chức bạn Cấu hình.