Trải nghiệm người dùng

Truy cập Danh bạ Công ty của bạn

Theo mặc định, danh bạ liên hệ Zoom của bạn chứa những người dùng thuộc cùng Tài khoản Zoom và Tổ chức trong Tất cả liên hệ phần. Bạn có thể Truy cập danh bạ công ty bằng cách thực hiện các bước sau:

1. Mở ứng dụng Zoom Workplace trên Thiết bị máy tính hoặc thiết bị di động được hỗ trợ.

2. Nhấp hoặc chạm vào người liên hệ thẻ trong menu.

3. Xem Tất cả liên hệ phần để xem người liên hệ trong danh bạ công ty.

Thêm người dùng bên ngoài làm Người liên hệ Zoom

Bạn có thể Thêm bất kỳ người dùng Zoom bên ngoài nào làm người liên hệ bằng cách chỉ định địa chỉ email được liên kết với Tài khoản Zoom của họ. Sau khi họ chấp thuận yêu cầu liên hệ của bạn, bạn có thể trò chuyện, chia sẻ hình ảnh và tệp, cũng như họp ngay lập tức. Nếu bạn có giấy phép Zoom Phone, bạn cũng có thể gọi cho người liên hệ. Nếu bạn Thêm một địa chỉ email không được liên kết với Tài khoản Zoom, họ sẽ nhận được lời mời tham gia Zoom.

Phương pháp này có thể hữu ích nếu bạn thường xuyên tương tác với những người dùng Zoom khác không thuộc Tài khoản Zoom của bạn.

Thêm người liên hệ

Làm theo các bước bên dưới để Thêm một người liên hệ mới vào Zoom:

1. Đăng nhập trên ứng dụng Zoom Workplace dành cho máy tính hoặc thiết bị di động.

2. Chọn người liên hệ thẻ.

3. Chọn biểu tượng Thêm và Chọn Mời người liên hệ mới.

4. Đi vào địa chỉ email của người liên hệ bạn muốn Thêm, sau đó nhấp vào Gửi. Trên thiết bị di động, bạn sẽ Chọn Thêm thay vào đó.

Những người liên hệ được mời đã có Tài khoản Zoom sẽ nhận được yêu cầu liên hệ trong Ứng dụng Zoom trên máy tính Zoom Workplace. Những người liên hệ được mời chưa có Tài khoản Zoom sẽ nhận được email nhắc họ đăng ký Zoom. Sau khi Tài khoản Zoom của họ được tạo, họ phải nhấp vào liên kết trong email lời mời để xác nhận yêu cầu liên hệ.

Chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu liên hệ

Là người dùng Zoom, bạn có thể kiểm tra các yêu cầu liên hệ trong ứng dụng Zoom Workplace dành cho máy tính hoặc thiết bị di động. Vui lòng tham khảo các bước bên dưới để xem yêu cầu liên hệ:

1. Chọn Cuộc trò chuyện thẻ trong ứng dụng Zoom Workplace dành cho máy tính hoặc thiết bị di động. Trên máy tính, một menu dọc sẽ hiển thị ở bên trái. Trên Thiết bị di động, một menu ngang sẽ hiển thị phía trên các cuộc trò chuyện của bạn.

2. Chọn Bên ngoài thẻ trong menu, sau đó Chọn Yêu cầu liên hệ. Sau đó, bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối từng yêu cầu.

Những người liên hệ bạn chấp nhận sẽ hiển thị trong Người liên hệ bên ngoài trong các ứng dụng Zoom Workplace của bạn.

Thành phần tích hợp danh bạ

Bạn có thể Đồng bộ danh bạ Zoom của mình với Google, Office 365 hoặc Exchange, cho phép bạn gọi cho những người liên hệ bằng Zoom nếu có giấy phép Zoom Phone. Bạn vẫn có thể Đồng bộ danh bạ với Zoom khi không có giấy phép Zoom Phone, nhưng sẽ không thể gọi cho họ bằng Zoom.

Người liên hệ đã Đồng bộ không dùng được trên ứng dụng di động Zoom Workplace hoặc điện thoại bàn.

1. Đăng nhập vào Cổng thông tin web của Zoom.

2. Chọn Hồ sơ thẻ ở bên trái, sau đó cuộn đến Khác phần.

3. Bên dưới Thành phần tích hợp Lịch và Danh bạ, Chọn Cấu hình Thành phần tích hợp Lịch và Danh bạ. Bạn sẽ được nhắc Chọn Google, Office365 hoặc Exchange.

1. Nhấp vào Tiếp và làm theo hướng dẫn trên màn hình để cấp cho Zoom Truy cập vào danh bạ và dịch vụ lịch của bạn.

• Google: Bạn sẽ được chuyển đến trang Đăng nhập của Google. Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn. Nhấp vào Cho phép để Zoom Truy cập danh bạ và Lịch Google của bạn.

• Office 365:

  • Ủy quyền bằng OAuth 2.0: Đảm bảo tùy chọn này được chọn.

  • Chọn quyền của bạn.

  • Cấu hình loại dịch vụ Office 365.

• Exchange:

  • Tên người dùng hoặc UPN đăng nhập Exchange: Đi vào Tên người dùng hoặc UPN được liên kết với tài khoản Exchange của bạn.

  • Mật khẩu đăng nhập Exchange: Đi vào mật khẩu được liên kết với tài khoản Exchange của bạn.

  • Phiên bản Exchange: Chọn phiên bản Exchange. Nếu không chắc về Phiên bản Exchange, vui lòng liên hệ với nhóm CNTT nội bộ của bạn để biết thêm thông tin.

  • URL EWS: Đi vào URL EWS của Tổ chức bạn. Liên hệ với nhóm CNTT nội bộ nếu bạn không biết URL EWS.

• Sau khi Cho phép Truy cập, bạn sẽ được chuyển hướng trở lại Cổng thông tin web của Zoom, nơi sẽ hiển thị các quyền đối với Thành phần tích hợp lịch và danh bạ.

Cách sử dụng Thành phần tích hợp Danh bạ

Sau khi Đồng bộ danh bạ, bạn có thể:

• Truy cập người liên hệ đã Đồng bộ trong Ứng dụng Zoom trên máy tính (những người liên hệ này xuất hiện trong Danh bạ đám mây phần của người liên hệ thẻ).

• Xem người liên hệ đã Đồng bộ theo cùng cấu trúc thư mục như được chỉ định trong dịch vụ danh bạ bên thứ ba của bạn.

• Gọi cho những người liên hệ đã Đồng bộ bằng Zoom Phone nếu họ có Số điện thoại được đính kèm vào hồ sơ.

• Tạo một người liên hệ đã Đồng bộ mới bằng lịch sử cuộc gọi, hộp thư đến thư thoại hoặc trực tiếp thông qua người liên hệ phần trong các ứng dụng Zoom Workplace.

Danh bạ sẽ Đồng bộ hai chiều khi sử dụng các phương pháp được đề cập ở bước trước.

• Thêm một Số điện thoại vào người liên hệ đã Đồng bộ hiện có bằng lịch sử cuộc gọi hoặc hộp thư đến thư thoại của bạn.

Người liên hệ cá nhân

Quản trị viên có thể Bật cài đặt Danh bạ cá nhân để Cho phép người dùng lưu tên người liên hệ cá nhân, Số điện thoại và địa chỉ email trong Zoom bằng cách tải lên tệp CSV.

Tính năng này hữu ích nếu Tổ chức của bạn không sử dụng Outlook hoặc Google để quản lý danh bạ, hoặc quản trị viên Zoom đã hạn chế khả năng sử dụng Thành phần tích hợp lịch/danh bạ để Đồng bộ danh bạ với Outlook hoặc Google của bạn.

Các người liên hệ có trong tệp CSV bạn tải lên sẽ được Đồng bộ với các ứng dụng Zoom Workplace dành cho máy tính và thiết bị di động của bạn trong thẻ Danh bạ, dưới mục Liên hệ của tôi.

Nhập hàng loạt danh bạ cá nhân bằng tệp CSV

Để nhập danh bạ cá nhân, bạn có thể tải xuống tệp CSV mẫu từ Cổng thông tin web của Zoom, sau đó chỉnh sửa tệp để điền thông tin danh bạ.

1. Đăng nhập vào Cổng thông tin web của Zoom.

2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Người liên hệ cá nhân.

3. Nhấp Nhập từ tệp CSV.

4. Nhấp Tải xuống mẫu CSV.

5. Mở tệp mẫu CSV bằng phần mềm bảng tính như Microsoft Excel.

6. Chỉ định thông tin sau cho mỗi người liên hệ:

Tất cả Số điện thoại phải ở định dạng E.164. Nếu không sử dụng định dạng E.164, bạn sẽ nhận được lỗi khi tải tệp CSV lên. Bạn chỉ có thể chỉ định một Số điện thoại trong mỗi trường có liên quan trong số 5 trường.

• Tên (bắt buộc): Tên hiển thị của người liên hệ.

• Địa chỉ email: Địa chỉ email của người liên hệ.

• Văn phòng: Số điện thoại văn phòng của người liên hệ.

• Nhà riêng: Số điện thoại nhà riêng của người liên hệ.

• Di động: Số điện thoại di động của người liên hệ.

• Fax: Số fax của người liên hệ.

• Điện thoại: Số điện thoại chính của người liên hệ.

• Công ty: Công ty của người liên hệ.

1. Lưu tệp.

2. Quay lại Cổng thông tin web của Zoom.

3. Trong menu điều hướng, nhấp vào Người liên hệ cá nhân.

4. Nhấp Nhập.

5. Đi vào tên hiển thị cho nhóm liên hệ này.

Tên hiển thị này sẽ xuất hiện trong máy khách và ứng dụng trong người liên hệ thẻ > Liên hệ của tôi phần.

1. Nhấp Chọn tệp CSV và tải lên tệp CSV bạn muốn nhập. Bạn có thể có tối đa 1000 mục người liên hệ trong tệp CSV của mình.

2. Nhấp Tải lên. Nếu CSV được nhập thành công, bạn sẽ thấy danh sách các người liên hệ cá nhân của mình.

Định dạng Số điện thoại

Tất cả Số điện thoại trong CSV phải chứa các thành phần sau (được gọi là định dạng E.164):

• Dấu cộng (+)

• Mã quốc gia

Nếu đang chỉnh sửa tệp CSV trong Excel, hãy đặt một dấu nháy đơn (‘) trước dấu cộng để dấu cộng được thêm vào khi bạn lưu tệp CSV. Ví dụ: ‘[phone].

• Mã vùng

• Số điện thoại

Cách thêm từng người liên hệ cá nhân

Nếu muốn Thêm từng người liên hệ không được đưa vào lần nhập CSV ban đầu, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

1. Đăng nhập vào Cổng thông tin web của Zoom.

2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Người liên hệ cá nhân.

3. Nhấp Thêm người liên hệ.

4. Đi vào tên và chi tiết liên hệ của người liên hệ.

5. Nhấp Lưu.

Bạn cũng có thể Thêm một người liên hệ cá nhân riêng lẻ thông qua ứng dụng Zoom Workplace bằng các bước sau:

1. Đăng nhập vào ứng dụng Zoom Workplace dành cho thiết bị di động hoặc máy tính.

2. Đi tới người liên hệ thẻ trong menu.

3. Nhấp hoặc chạm vào biểu tượng dấu cộng.

4. Chọn Tạo liên hệ cá nhân từ danh sách thả xuống.

5. Đi vào tên và chi tiết liên hệ của người liên hệ.

6. Nhấp Tạo.

Cách thay thế danh bạ cá nhân hiện tại

Nếu đã nhập danh bạ cá nhân trước đây, bạn có thể tải lên một tệp CSV mới để thay thế danh sách danh bạ cá nhân hiện có. Đây có thể là quy trình hữu ích cho những người có khách hàng cá nhân Luân phiên.

Thực hiện các bước này sẽ thay thế tất cả danh bạ cá nhân hiện có. Nếu chỉ cần cập nhật chi tiết của một người liên hệ, bạn nên chỉnh sửa người liên hệ đó trong ứng dụng Zoom Workplace.

1. Đăng nhập vào Cổng thông tin web của Zoom.

2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Người liên hệ cá nhân.

3. Ở đầu trang, nhấp vào Thay thế bằng tệp CSV mới.

4. Đi vào tên cho nhóm liên hệ này.

5. Nhấp Chọn tệp CSV và tải lên tệp CSV bạn muốn nhập.

6. Nhấp Tải lên.

Nếu CSV được nhập thành công, bạn sẽ thấy danh sách các liên hệ điện thoại. Việc nhập sẽ ghi đè danh bạ cá nhân trước đó của bạn.

Cách chỉnh sửa hoặc xóa liên hệ cá nhân

Bạn có thể chỉnh sửa danh bạ cá nhân hiện có theo các bước bên dưới:

1. Đăng nhập vào Cổng thông tin web của Zoom.

2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Người liên hệ cá nhân.

3. Nhấp Chỉnh sửa trên người liên hệ bạn muốn cập nhật, sau đó thực hiện các thay đổi cần thiết. Nếu muốn xóa người liên hệ, hãy nhấp vào Xóa thay vào đó.

4. Nhấp Lưu. Nếu muốn xóa người liên hệ, hãy nhấp vào Xóa thay vì Chỉnh sửa ở bước trước.