Các kiểm soát quản trị

Tạo các nhóm người liên hệ trong Danh bạ Công ty

Các quản trị viên có thể tạo các nhóm người liên hệ trong Danh bạ Công ty bằng cách nhập các nhóm người dùng hiện có (được xác định thủ công hoặc thông qua ánh xạ nâng cao Ngôn ngữ đánh dấu bảo đảm an toàn) hoặc bằng cách tạo các nhóm người liên hệ tùy chỉnh. Các nhóm người liên hệ hữu ích cho việc xác định các nhóm hoặc phòng ban khác nhau trong Tổ chức của bạn, chẳng hạn như Thanh toán, CNTT và Hỗ trợ.

Nhập một nhóm người dùng hiện có làm nhóm người liên hệ

Các nhóm người dùng Cho phép quản trị viên kiểm soát Cài đặt cho các nhóm người dùng cụ thể thông qua Cổng thông tin web của Zoom. Mặt khác, các nhóm người liên hệ được dùng để sắp xếp cách người dùng được nhóm trong Danh bạ Công ty. Bạn có thể liên kết các nhóm người dùng hiện có với các nhóm người liên hệ và kiểm soát cách các nhóm người liên hệ này xuất hiện trong các ứng dụng Zoom Workplace trên máy tính và thiết bị di động (được hiển thị trong phần Tất cả người liên hệ trên thẻ Danh bạ). Các nhóm được chọn sẽ trở thành nhóm người liên hệ riêng biệt của chính chúng. Mỗi tên nhóm người liên hệ sẽ giống với tên nhóm người dùng tương ứng của nó.

1. Đăng nhập vào Cổng thông tin web của Zoom với tư cách là quản trị viên.

2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Quản lý người dùng sau đó Danh bạ.

3. Nhấp vào Chọn nhóm để nhập các nhóm người dùng hiện có.

Ngay cả khi bạn Chọn nhiều nhóm, mỗi nhóm sẽ được tạo thành một nhóm người liên hệ riêng.

1. Tìm kiếm và Chọn các nhóm để nhập, sau đó Chọn một cài đặt quyền riêng tư:

1. Nhấp vào Nhập.

Ngoài ra, hãy làm theo hướng dẫn ở phần tiếp theo để tạo thủ công và đặt tên cho các nhóm người liên hệ (bằng cách thêm từng người dùng, hoặc dựa trên một hoặc nhiều nhóm người dùng). Các thay đổi đối với nhóm người dùng, bao gồm cả việc thêm hoặc xóa, sẽ tự động cập nhật nhóm người liên hệ liên quan.

Tạo một Nhóm người liên hệ tùy chỉnh

Một số người dùng có thể không phù hợp với một nhóm cụ thể nào đó, vì trách nhiệm của họ trải rộng trên nhiều nhóm hoặc đội của họ bị chia thành các nhóm nhỏ không chính thức. Vì bất kỳ lý do gì, bạn có thể tạo một nhóm người liên hệ tùy chỉnh, với khả năng hiển thị và thành viên nhóm khác với những gì có sẵn thông qua phương thức nhập.

1. Đăng nhập vào Cổng thông tin web của Zoom.

2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Quản lý người dùng sau đó Danh bạ.

3. Nhấp vào Thêm Nhóm người liên hệ.

1. Đi vào một Tên Nhóm người liên hệ và Tùy chọn Mô tả.

2. Sử dụng thanh tìm kiếm để tìm và Chọn người dùng dựa trên tên hoặc địa chỉ email của họ. Bạn cũng có thể tìm kiếm và Chọn một nhóm người dùng hiện có để đưa vào nhóm người liên hệ này.

3. Chọn một thiết lập quyền riêng tư cho nhóm này. Sau đó nhấp vào Lưu để xác nhận nhóm mới.

Xác định Cách Người dùng và Nhóm được Hiển thị trong Danh bạ

Thực hiện các bước sau để hiển thị người dùng và nhóm của tài khoản trong ứng dụng Zoom Workplace trên máy tính để bàn và ứng dụng di động. Những người dùng này được hiển thị trong phần Tất cả Danh bạ trên thẻ Danh bạ của ứng dụng máy tính để bàn và ứng dụng di động.

1. Đăng nhập vào Cổng thông tin web của Zoom.

2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Quản lý người dùng sau đó Danh bạ.

3. Ở đầu trang, Bật Hiển thị người dùng, nhóm và Zoom Rooms trong ‘Contacts’ trên ứng dụng máy tính để bàn, di động và Zoom Room Bật/tắt.

1. (Tùy chọn) Chọn các hộp kiểm sau:

• Liệt kê tất cả người dùng của tài khoản trong Tất cả Danh bạ: Tất cả người dùng sẽ xuất hiện trong Người liên hệ công ty (được hiển thị trong Tất cả người liên hệ phần trên Danh bạ thẻ).

Bất kỳ nhóm người liên hệ nào được tạo sẽ không được hiển thị trong ứng dụng dành cho máy tính hoặc ứng dụng di động khi tùy chọn này được Bật. Nếu bạn Bật Cài đặt này, các Cài đặt cấp nhóm của Zoom cuộc trò chuyện sẽ không có hiệu lực.

• Liệt kê tất cả Zoom Rooms trong Tất cả người liên hệ: Chọn mục này nếu bạn không muốn Zoom Rooms được sắp xếp như được định nghĩa trong Danh bạ trang > Zoom Rooms thẻ. Thay vào đó, tất cả Zoom Rooms sẽ xuất hiện bên dưới Zoom Rooms (được hiển thị trong thẻ Tất cả người liên hệ phần trên Danh bạ thẻ).

• Liệt kê tất cả các thực thể Zoom Phone (hàng đợi cuộc gọi, nhóm đường dây được chia sẻ, tổng đài tự động) bên dưới Tất cả người liên hệ: Chọn mục này nếu bạn muốn các thực thể Zoom Phone hiển thị bên dưới Zoom Phone phần trong các nhóm người liên hệ của bạn.

1. Nhấp vào Tiếp tục để xác nhận.

Bật Thành phần tích hợp Lịch và Người liên hệ

Quản trị viên có thể chọn bật Thành phần tích hợp Lịch và Người liên hệ, cho phép người dùng đồng bộ Zoom với Google, Office365 hoặc danh bạ Exchange. Các bước bên dưới sẽ làm cho tính năng tích hợp lịch và người liên hệ khả dụng cho người dùng của bạn:

1. Đăng nhập vào Cổng thông tin web của Zoom.

2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Quản lý tài khoản sau đó Cài đặt tài khoản.

3. Nhấp vào Thư và lịch thẻ. Bên dưới Tích hợp, bật Tích hợp lịch và người liên hệ Bật/tắt.

Nếu được bật, người dùng sẽ có thể thiết lập Thành phần tích hợp trong thẻ Hồ sơ của họ trên Cổng thông tin web của Zoom.

Người liên hệ bên ngoài được chia sẻ cho Zoom Phone

Tách biệt với các phương pháp khác được thảo luận trong tài liệu này, chủ tài khoản và quản trị viên cũng có thể tạo một danh bạ dùng chung các người liên hệ bên ngoài, danh bạ này được cung cấp cho người dùng Zoom Phone trên ứng dụng Zoom Workplace dành cho máy tính để bàn hoặc thiết bị di động.

Tính năng này có thể hữu ích trong các trường hợp sau:

• Khi di chuyển số lượng lớn người dùng sang Zoom Phone từ nhà cung cấp cũ của bạn, bạn có thể di chuyển một phần người dùng của mình, sau đó nhập các người liên hệ đang chờ được di chuyển.

• Tổ chức của bạn yêu cầu các người liên hệ điện thoại sử dụng dịch vụ của bên thứ ba. Ví dụ: nếu tổ chức của bạn có một trung tâm cuộc gọi của bên thứ ba, bạn có thể nhập người liên hệ để nhân viên của bạn có thể dễ dàng liên hệ với các nhân viên của bên thứ ba.

Thêm người liên hệ được chia sẻ bằng tệp CSV

Bạn có thể thêm nhiều người liên hệ cùng lúc bằng cách sử dụng tệp CSV.

1. Đăng nhập vào Cổng thông tin web của Zoom.

2. Trong menu ở bên trái, Chọn Quản lý hệ thống điện thoại rồi nhấp vào Thông tin công ty.

3. Ở đầu trang, nhấp vào Cài đặt tài khoản. Sau đó Chọn Người liên hệ bên ngoài thẻ của cơ sở.

1. Chọn Nhập tùy chọn. Tùy chọn để Thêm người liên hệ hoặc Cập nhật người liên hệ xuất hiện.

1. Từ thẻ Thêm người liên hệ, Chọn Mẫu CSV rồi tải xuống. Bạn có thể tạo tệp CSV của mình bằng cách sử dụng mẫu này.

Mỗi tệp phải chứa ít hơn 9999 người liên hệ, nhưng bạn có thể tải lên nhiều tệp—không có giới hạn về tổng số người liên hệ.

1. Sau khi CSV của bạn hoàn tất, nhấp vào Tải lên CSV để thêm danh sách người liên hệ.

Nếu bạn cần cập nhật thông tin của một người liên hệ hiện có, hãy thay đổi các trường cần thiết trong tệp CSV của bạn, sau đó sử dụng Cập nhật người liên hệ tùy chọn thay vì Thêm người liên hệ thẻ của cơ sở.