تفويض المكالمات وZoom Assistant
نظرة عامة
تفويض المكالمة يتيح لمستخدم الهاتف الواحد (الـ المفوِّض) أن يعيّن مستخدمًا آخر (الـ المفوَّض إليه) لإجراء المكالمات واستقبالها نيابةً عنه. يُستخدم هذا غالبًا في سير عمل المساعد التنفيذي، ودعم مسؤول للموظفين المشغولين، أو الهواتف ذات الموارد المشتركة، أو حالات استخدام مركز الاتصال/الخطوط المشتركة. وعند إقرانه مع Zoom Assistant (الـ"widget"/اللجنة)، يصبح التفويض أكثر سلاسة. يمكن للمفوَّض إليهم إدارة المكالمات مباشرةً من سطح المكتب، وعرض الخطوط المشتركة، وتحويل/تعليق المكالمات، والمزيد.
المتطلبات والمتطلبات الأساسية
لاستخدام تفويض المكالمة مع Zoom Assistant، يجب أن يكون لدى كلٍّ من المفوِّض والوكيل Zoom Phone ترخيص مع خطة مكالمات مناسبة (مُقنَّن, غير محدود، أو خطة اشتراك Pro). يجب تمكين تفويض المكالمة في بوابة Zoom على الويب وألا يكون مقفلاً بواسطة مسؤول. Zoom Assistant يجب تمكينه للمستخدم، ويجب أن يكون المستخدم قيد تشغيل إصدار مدعوم من تطبيق Zoom لأجهزة سطح المكتب (Windows أو macOS) عند الإصدار الأدنى أو أعلى منه. بالنسبة لسيناريوهات الخط المشترك/مجموعة/الطابور مثل هواتف منطقة مشتركة أو حالات استخدام مركز الاتصال، فإن الإضافات الإضافية للترخيص مثل حزمة تفاعل العملاء قد يكون مطلوبًا.
لمزيد من المعلومات حول تراخيص Zoom Phone وخطط الاتصال، يُرجى الرجوع إلى مقال Zoom حول تراخيص Zoom Phone، وخطط الاتصال، والإضافات.
الأدوار والمصطلحات
المفوِّض
مستخدم الهاتف الذي يملك رقم مباشر ويمنح مستخدمًا آخر إذنًا للتصرف نيابةً عنه.
المفوَّض إليه
المستخدم (أو هاتف منطقة مشتركة) المعيَّن لإجراء المكالمات واستقبالها نيابةً عن المفوِّض.
الخطوط المشتركة
رقم مباشر الخاص بالمفوِّض الذي يمكن للمفوَّض إليه الوصول إليه.
تفويض VIP (اختياري)
وضع يمكن فيه توجيه المكالمات من قائمة جهات اتصال VIP أو التعامل معها بشكل خاص، مع كون المفوض إليه مسؤولًا عن التعامل مع VIP.
يمكن للمفوِّض أن يكون لديه حتى 15 مفوضًا إليه افتراضيًا، ويمكن تعيين مفوضٍ إليه لعدة مفوِّضين (بشكل متماثل: حتى 15 مفوِّضًا لكل مفوضٍ إليه افتراضيًا). يمكن استخدام كل رقم هاتف مباشر (خط مشترك) من قبل المفوِّض أو المفوض إليه حسب من يختاره.
كيفية إعداد التفويض (بوابة الويب)
تسجيل الدخول إلى بوابة ويب زوم كمسؤول (أو كمستخدم الهاتف، اعتمادًا على الإعدادات) وانتقل إلى إدارة نظام الهاتف، ثم المستخدمون والغرف (أو الهاتف → الإعدادات على مستوى المستخدم).
يحدد مستخدمًا أو هاتف منطقة مشتركة، انتقل إلى إعدادات المستخدم → التفويض والمساعد → تعيين/إضافة.
اختر المفوض له (مستخدم أو منطقة مشتركة)، ثم انقر دعوة.
يحدد امتيازات التفويض من خلال تحديد المربعات المناسبة.
تشمل الامتيازات الرئيسية:
إجراء مكالمات (يمكن للمفوَّض دعوة للانضمام باستخدام رقم المفوِّض)
الرد على المكالمات (يتلقى المفوَّض مكالمات واردة إلى الخط المشترك)
التقاط المكالمات قيد الانتظار (النقل من خلال وضعها قيد الانتظار وجعل المفوَّض يلتقطها)
ملاحظة
يمكنك، اختياريًا، كوَّن تجاوز ساعات العمل وخيارات توجيه جهات الاتصال من فئة VIP وخيارات الخصوصية/القفل وانضمام/دمج المكالمات، والمزيد.
إذا لزم الأمر، يجب على المفوَّض قبول الدعوة لتفعيل التفويض (ما لم يفرض ذلك المسؤول).
كيف يعمل التفويض عمليًا: الاستخدام اليومي (سطح المكتب/الجوال + Zoom Assistant)
بمجرد إعدادهما بشكل صحيح، يمكن لكلاهما المفوِّض و المفوَّض إليه أن يحدد خطوطًا مشتركة من قائمة معرّف المتصل/الخطوط قبل إجراء مكالمة. الـ المفوِّض يرى رقمه بينما الـ المفوَّض إليه يرى اسم المفوِّض والرقم المشترك.
عند إجراء المكالمات، يمكن للـ المفوَّض إليه إجراء مكالمات نيابةً عن الـ المفوِّض من خلال أن يحدد خطًا مشتركًا. أثناء تلك المكالمة، يظهر الخط المشترك مشغولًا للمفوِّض. ولتلقي المكالمات، ترن المكالمات الواردة إلى الخط المشترك لدى كلٍّ من المفوِّض والمفوَّض (إذا كانت الامتيازات مضبوطة)، ويمكن لأيٍّ منهما الرد.
بالنسبة إلى عمليات النقل والتعامل مع المكالمات، يمكن للـ المفوِّض و المفوَّض إليه وضع المكالمات قيد الانتظار، أو النقل بينهما، أو الدمج/النقل وفقًا للامتيازات. ويتشارك المفوَّض والمفوِّض صندوق بريد صوتي وسجل المكالمات الخاص بالخطوط المشتركة. وتقوم رسائل البريد الصوتي وعناصر السجل بعرض التسميات المناسبة «تم الرد بواسطة/تمت المكالمة بواسطة» حتى تعرف من تعامل مع المكالمة.
باستخدام الـ Zoom Assistant القطعة، يمكن لمفوَّضك إدارة الاتصال السريع وإجراء المكالمات واستقبالها ونقل المكالمات وتسجيل المكالمات وعرض البريد الصوتي والسجل، وتنفيذ إجراءات أخرى للتحكم في المكالمات، وكل ذلك دون مغادرة سطح المكتب.
لمزيد من المعلومات حول Zoom Assistant، يُرجى الرجوع إلى مقالة Zoom حول الـ Zoom Assistant.
وضع التفويض الاختياري لجهات الاتصال VIP
إذا كانت خطتك تدعم تفويض كبار الشخصيات (يلزم مكون إضافي لمجموعة تفاعل العملاء)، يمكنك تحديد قائمة بجهات اتصال VIP التي يمكنها الحصول على توجيه ومعالجة ذات أولوية للمكالمات. ويمكن منح المفوَّضين إذنًا لإدارة جهات اتصال VIP والحصول على امتيازات المكالمات الواردة خصيصًا لجهات اتصال VIP. وهذا مفيد لدعم المعالجة المناسبة للمتصلين ذوي القيمة العالية، على سبيل المثال، توجيههم إلى مفوَّض أحد التنفيذيين أو تصعيدهم.
أفضل الممارسات والتوصيات
يعمل تفويض الخط المشترك على أفضل وجه عندما يحتاج شخص آخر إلى مسؤوليات التعامل الكامل مع المكالمات، مثل مسؤول أو موظف استقبال أو مساعد.
لتجنب الالتباس وتبسيط التتبع، حدِّد عدد المفوضين وقيِّده منذ البداية.
استخدم تسميات وأسماء واضحة للخطوط المشتركة، ودرِّب المفوَّضين على أن يحددوا الخط الصحيح قبل إجراء المكالمات—فهذا يحافظ على دقة سجل المكالمات ومعرّف المتصل.
إذا كنت تستخدم تفويض كبار الشخصيات، فحافظ على قائمة جهات اتصال VIP نظيفة وراجعها دوريًا للتأكد من توجيه المتصلين ذوي الأولوية بشكل صحيح.
استفد من Zoom Assistant لتبسيط هذه سير العمل لأنه يقلل التبديل بين التطبيقات، ويوحِّد عناصر التحكم في المكالمات، ويجمع سجل المكالمات والبريد الصوتي في مكان واحد.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها والمشكلات الشائعة
إذا لم يكن المفوَّض يتلقى مكالمات، فتحقّق من أن الـ الرد على المكالمات امتياز مفعَّل وتأكد من أن المفوَّض قبل الدعوة. عندما تظهر الخطوط المشتركة مشغولة أو غير متاحة، تحقّق مرة أخرى من تحديد خط مشترك الصحيح وأنه لا توجد جلسات مكالمات متعارضة نشط.
للمشكلات المتعلقة بـ Zoom Assistant عدم الظهور أو الهاتف عدم إمكانية أن يحدد، فتأكد من أن المستخدم لديه الترخيص المناسب (بما في ذلك حزمة تفاعل العملاء إذا لزم الأمر، فتحقق من تمكين الميزة في بوابة الويب، و تأكد من أن الـ Zoom Workplace التطبيق محدَّث ومسموح به من قِبل المسؤول.
فيما يتعلق بتسجيلات المكالمات أو رسائل البريد الصوتي التي تبدو مفقودة، ضع في اعتبارك أن التسجيلات لا تكون مرئية إلا للمستخدم الذي أنشأها. ومع ذلك، فإن عناصر سجل المكالمات ورسائل البريد الصوتي مشتركة بين المفوَّض والمفوِّض.
لمزيد من المعلومات حول تفويض المكالمات، يُرجى الرجوع إلى مقالة الدعم من Zoom حول استخدام تفويض المكالمات.
آخر تحديث
هل كان هذا مفيدا؟