# Adminupplevelse
Denna sektion täcker administratörsupplevelsen i Workspace Reservation, inklusive att definiera rollåtkomst, etablera byggnadshierarkin, skapa våningsplan, välja funktionsinställningar och utföra andra administratörsfunktioner.
### Definiera rollåtkomst för Workspace Reservation
Alla administratörer har som standard åtkomst till Workspace Reservation-kontoinställningarna. De kan dock också skapa anpassade roller med uttryckliga åtkomsträttigheter.
1. Som Zoom-kontoägare eller administratör med behörighet att redigera roller, navigera till [Rollhantering](https://zoom.us/role#/) sidan i webbportalen.
{% hint style="info" %}
Du måste ha administratörsåtkomst för att se sidan Rollhantering. Om ovanstående länk visar ett `Åtkomst begränsad (200)` fel, kontakta din Zoom-administratör för åtkomst till Rollen-funktionen.
{% endhint %}
2. Klicka på **pennikon** bredvid rollen du redigerar.
3. Navigera till **Hantera Workspaces** underrubrik och definiera rollåtkomsten enligt önskemål.
4. Upprepa för eventuella ytterligare roller.
### Konfigurera Workspace Reservation
Denna sektion erbjuder steg för att konfigurera Workspace Reservation från början till slut.
{% hint style="warning" %}
Följande instruktioner ger en linjär konfigurationsupplevelse för nya administratörer av Workspace Reservation. Även om alternativa konfigurationsmetoder är möjliga rekommenderar Zoom att följa dessa instruktioner i den ordning de ges för att etablera bekantskap med kärnkoncepten och strukturen i tjänsten.
{% endhint %}
#### Steg ett: Integrera din kalenderfunktion
För att upprätthålla korrekta reservationer och tillgänglighet behöver Workspace Reservation integreras med din kalenderleverantör. Varje bokningsbart arbetsutrymme kräver en associerad kalenderresurs som hanteras av ett kalenderkonto.
Om ditt konto redan har en kalenderintegration konfigurerad i ditt Zoom-konto, [gå vidare till nästa steg](#_52wj26umcu9g). Om ditt konto *inte* inte har en kalenderfunktion konfigurerad, eller om du är obekant med att konfigurera ett kalenderresurskonto och kalenderresurser, hänvisa till en av våra guider för kalenderintegration för [Office 365](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/203847179-Setting-Up-Zoom-Rooms-with-Office-365), [Exchange](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/203847339-Using-Exchange-2013-and-above-with-Zoom-Rooms), eller [Google](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/206905656-Setting-up-Zoom-Rooms-with-Google-Calendar) för att slutföra denna process. Zoom Rooms stöder också Zoom Calendar-tjänsten.
{% hint style="info" %}
Ovanstående guider för kalenderintegration hänvisar till Zoom Rooms kalenderintegrationer. Workspace Reservation använder samma kalenderfunktionalitet som Zoom Rooms och kräver samma konfigurationer. Användare kan följa alla instruktioner som anges, eller stanna vid avsnittet *Hur man lägger till kalenderfunktionen i Zoom* och slutföra dessa steg istället via **Workspaces-hantering:** [sidan Kalenderintegration](https://zoom.us/workspaces/management/calendar) om så önskas.
{% endhint %}
#### Steg två: Skapa din plats-hierarki
Workspace Reservation-konfigurationer bygger på ett kontos plats-hierarki. Du **måste** konfigurerar dem innan du skapar ett våningsplan eller anger arbetsplatsplatser.
Om ditt konto redan har en befintlig plats-hierarki, [gå vidare till nästa steg](#_rwxseqwi2v5r). Om ditt konto inte har en befintlig hierarki, utför följande steg:
1. Logga in i Zooms webbportal som administratör med behörighet att redigera kontoinställningar.
2. Klicka på **Hantera Workspaces** rullgardinsmenyn, välj sedan **Workspaces.**
3. Klicka **+ Lägg till plats**. Ett **Lägg till plats**popupruta kommer att visas.
4. I popuprutan anpassar du din Workspaces-miljö genom att skapa en hierarkisk systemlayout och välja de platser du behöver för din organisation.
5. Klicka **Finish** när din struktur visas korrekt.
6. Den **Workspaces**sidan kommer nu att visa ett katalogfönster, inklusive en uppsättning flikar för **Våningar**, **Byggnader**, **Campus**, **Städer**, **Stater**, och **Länder/Regioner**, beroende på din konfiguration.
{% hint style="info" %}
När du utför denna åtgärd första gången kommer varje nivå automatiskt att få en standardplats tillagd. Du kan byta namn på eller ta bort dessa platser när som helst via **Redigera** funktionen.
{% endhint %}
7. För varje platsnivå i din hierarki, välj motsvarande flik och klicka **+ Lägg till våning/byggnad/stad/etc.** för att bygga din kontorsinfrastruktur.
{% hint style="danger" %}
Våningsnivån är nödvändig för att Workspace Reservation ska kunna konfigureras. Fortsätt inte om din hierarki inte inkluderar våningsnivån.
{% endhint %}
För mer information, se vår supportdokumentation om [hantering av Workspace Reservation-plats-hierarkin](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7879334587021-Managing-Workspace-Reservation-location-hierarchy).
**(Valfritt) Konfigurera områden för kontrollerad åtkomst**
För att balansera den anpassningsbarhet som hot-desking ger tar områden även hänsyn till behovet av att upprätthålla teamnärhet och avdelningsorganisation.
Efter att du har etablerat din plats-hierarki kan du utse specifika områden på varje våning som **områden** med regler för kontrollerad åtkomst. Denna funktion gör det möjligt för organisationer att behålla teamkänsla samtidigt som den maximerar den övergripande utrymmeseffektiviteten.
Varje område får ett beskrivande namn och kan tilldelas specifika användargrupper eller individer. Den verkliga kraften i områden är deras tidsbaserade flexibilitet. Administratörer kan göra ett område exklusivt tillgängligt för ekonomiavdelningen måndag till onsdag och sedan öppna det för alla anställda torsdag och fredag. Detta tillvägagångssätt ger teamen reserverat utrymme när de behöver arbeta tillsammans samtidigt som det förhindrar underutnyttjande under perioder med lägre efterfrågan.
Stöd för tidszoner inom områden tillgodoser organisationer som verkar i flera regioner. Varje område kan använda sina egna tidszonsinställningar, så åtregsreglerna tillämpas korrekt oavsett var administratörer eller användare befinner sig.
#### Steg tre: Lägg till våningar
Efter att du har etablerat strukturen på hög nivå för dina kontor kräver varje plats **minst** en våningsnivå för att kunna använda Workspace Reservation. Lägg till våningsnivåer för varje byggnad/campus/stad/etc. inom din hierarki genom att utföra följande steg:
1. Gå till **Workspaces-hantering.**
2. Klicka på **Våningar** flik.
3. Klicka på **+ Lägg till våning** knappen i det övre högra hörnet, och en **Lägg till ny våning** panel kommer att visas.
4. I panelen, ange information för **Våningsnamn.**
5. (Valfritt) Ange information för **Beskrivning.**
6. Välj den plats där du vill placera din våning inom din hierarki.
7. Klicka **Spara & lägg till en till** för att lägga till fler våningar för varje av dina platser.
8. Klicka **Finish** när du är klar.
#### Steg fyra: Skapa varje vånings bokningsbara arbetsytor
Efter att dina våningar har skapats kan en administratör eller auktoriserad användare skapa bokningsbara arbetsytor för våningen som senare kommer att tilldelas i processen.
För att skapa arbetsytor för en våning:
1. Gå till **Workspaces-hantering.**
2. Klicka på en befintlig våning från **Våning** flik.
3. När våningen är vald, klicka **+ Lägg till arbetsytor**, och en sidopanel visas på höger sida av din skärm.
4. Under **Arbetsytans typ**, välj en **Skrivbord** eller **Endast bokningsbar rum**.
{% hint style="info" %}
Alla Zoom Rooms måste skapas genom [Zoom Rooms-gränssnittet](https://zoom.us/location) av en administratör eller auktoriserad användare. För ytterligare information, se vår supportdokumentation för instruktioner om att aktivera [Zoom Phone-apparater](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7879620713613-Using-Workspace-Reservation-for-Zoom-Phone-Appliance) och [Zoom Rooms](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7875816579597-Configuring-Workspace-Reservation-features-on-Zoom-Room-devices-) för Workspace Reservation.
{% endhint %}
5. Ange **Skrivbordsnamn** eller **Rumsnamn**.
6. Under **Kalender**, välj en kalenderresurs att koppla till skrivbordet eller rummet (krävs för bokningsfunktionalitet).
7. (Valfritt) Under **Tillgångar (valfritt)**, lägg till manuellt eller välj tillgångar som är kopplade till skrivbordet (såsom en dubbel skärm, höj- och sänkbart skrivbord osv.).
8. Klicka **Spara & lägg till en till** för att lägga till ytterligare en arbetsyta tills du är klar.
9. Klicka **Finish** för att spara dina ändringar.
**(Valfritt) Skapa permanenta skrivbordstilldelningar och använd godkännandearbetsflöden för eftertraktade arbetsytor**
Administratörer kan också skapa permanenta tilldelningar för specifika användare. För mer information, se Zoom Support-artikeln [Ange en eller flera användare att reservera specifika arbetsytor](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0057911).
Godkännandearbetsflöden för eftertraktade eller specialiserade arbetsytor ger en formell begäran- och granskningsprocess för premiumplatser, exekutiva områden eller utrymmen med specialutrustning. När "Godkännande krävs" aktiveras för en arbetsyta riktas alla bokningsförfrågningar till utsedda godkännare som kan vara Workspace Management-administratörer eller Reservationsadministratörer.
För att lära dig mer om godkännandearbetsflöden, se Zoom Support-artikeln [Introduktion av godkännandeflöde för workspace reservation](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0080815).
#### Steg fem: Ladda upp en våningskarta
Efter att arbetsytorna på din våning skapats, ladda upp bildfilen för våningskartan — denna kommer att visas för användare när de väljer ett utrymme — för att förbereda bokningsbara arbetsplatsers platser för tilldelning. För att ladda upp ett våningsplan:
1. Gå till **Hantera Workspaces**.
2. I hierarkimenyn på vänster sida av din skärm, välj den hierarki med motsvarande våningskarta som du tänker ladda upp.
3. Klicka på **Redigera** knappen bredvid önskad våning.
4. Klicka **+ Lägg till våningskarta** knappen för att ladda upp vald våningskarta som en bildfil.
5. Efter att bilden har laddats upp, klicka **Stäng** i det övre högra hörnet.
6. Upprepa för alla tillämpliga våningar eller gå vidare till nästa steg för att tilldela arbetsytors platser.
För mer information, se vår supportdokumentation om [hantera Workspace Reservation-våningskartor](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7877521130893-Managing-Workspace-Reservation-floor-maps).
#### Steg sex: Tilldela arbetsytor till ditt våningsplan
Om alla föregående steg har utförts kan arbetsytor nu tilldelas till våningsplanet. För att tilldela arbetsytor:
1. Gå till **Hantera Workspaces**.
2. I hierarkin på vänster sida av din skärm, klicka en plats och välj den våning du tilldelar arbetsytor till.
3. Om en våningskarta redan är uppladdad, klicka **Redigera våningskarta**. Om ingen våningskarta är tillgänglig, klicka **+ Lägg till våningskarta**, och ladda upp vald våningskarta.
4. Följande skärm visar den uppladdade våningskartan med en menypanel på vänster sida av sidan, med **Lägg till arbetsytor på karta, Skrivbord, Rum**, **Kiosker**, och **Endast digital skyltning** arbetsytor tillgängliga.\\
5. Välj en arbetsyta att placera på kartan (*t.ex.*, ett konferensrum).
6. Dra och släpp namnet på avsedd arbetsyta från panelen till vänster till dess plats på våningsplanen.
1. Om tillämpligt, justera arbetsytans dimensioner för att passa våningsplanen.
2. Storleken på skrivbordsikoner kan justeras med en reglage under våningsplanen.
3. Tilldelning av kiosker och digital skyltning till våningsplanen visar en "Du är här"-markör när man tittar på våningsplanen från enheten.
7. Tilldela en kalenderresurs om en sådan inte redan är tilldelad.
8. Bekräfta att eventuella tillämpliga tillgångar har tillämpats på arbetsytan och klicka **Spara** när du är klar.
9. Upprepa steg 5–8 efter behov för att tillämpa alla arbetsytor, kiosker och digital skyltning på våningsplanen.
10. När du är klar, klicka på **Spara** och **Stäng** i det övre högra hörnet av skärmen.
11. Upprepa vid behov tills alla våningsplan är konfigurerade.
#### (Valfritt) Steg sju: Konfigurera vägvisning för inomhusnavigering
Vägvisning förvandlar den ofta frustrerande upplevelsen av att hitta en reserverad arbetsplats i stora eller obekanta kontor till en guidad resa som användare kan följa på sina mobila enheter. Denna funktion ger steg-för-steg-vägbeskrivningar från byggnadsentréer till specifika skrivbord eller mötesrum, vilket avsevärt minskar den tid anställda spenderar på att leta efter sina reserverade platser.
För att ställa in vägvisning, se Zoom Support-artikeln [Konfigurera vägvisning för Workspace Reservation](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0074751).
Vägvisningssystemet anpassar sig beroende på hur användare får tillgång till det. När någon använder vägvisning från sin mobila enhet efter att ha gjort en reservation kan de välja sin ingångspunkt och få anpassade vägbeskrivningar till sin arbetsyta.
Detta slutför konfigurationsprocessen för Workspace Reservation.
### Zoom Rooms och Zoom Phone-apparater kan tilldelas som bokningsbara skrivbordsplatser
Administratörer kan tilldela Zoom Rooms och Zoom Phone-apparater till ett skrivbord för bokningar, inklusive en QR-kod för incheckning. Denna process kräver ytterligare backendkonfigurationer för att möjliggöra våningstilldelning.
Se vår supportdokumentation för instruktioner om att aktivera [Zoom Phone-apparater](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7879620713613-Using-Workspace-Reservation-for-Zoom-Phone-Appliance) och [Zoom Rooms](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7875816579597-Configuring-Workspace-Reservation-features-on-Zoom-Room-devices-) för Workspace Reservation.
### Workspaces utan enheter som ansluter till Zoom-tjänster kan använda en utskrivbar QR-kod för incheckning
Även om Zoom Rooms och Zoom Phone-apparater kan visa en QR-kod för incheckning på skärmen, kanske vissa bokningsbara arbetsytor, som skrivbord, inte har en Zoom-aktiverad enhet som kan visa en QR-kod för incheckning. Istället kan en administratör eller auktoriserad användare skriva ut och placera en QR-kod specifik för varje arbetsyta för användarincheckning. För att skriva ut QR-koder för dessa arbetsytor:
1. Bekräfta att [alla arbetsytor är tilldelade](#_n1qubqxpwd03) på den våning du skriver ut QR-koder för.
2. I navigeringsmenyn i webbportalen klicka **Workspaces-hantering,** sedan **Workspaces**.
3. Hitta den våning du skriver ut QR-koder för och klicka **Redigera**.
4. Hitta inställningen för **Workspace QR-koder**.
5. **Ladda ner** eller **Skriv ut** QR-koderna och fäst en vid varje motsvarande arbetsyta.
6. Användare kan nu [checka in med QR-koder](#_jftdnos6xjfr).
### Allmänna inställningar för Workspace Reservation kan konfigureras på konto- eller platsnivå
Administratörer eller auktoriserade användare kan konfigurera allmänna inställningar för Workspace Reservation antingen på konto- eller platsnivå. Dessa inställningar inkluderar enkäter för reservationer eller förincheckning, att utse specifika användargrupper för åtkomst till Workspace Reservation, kräva användarautentisering för reservationer och mer.
Dessa inställningar kan ständigt förfinas per platsnivå, inklusive olika inställningar mellan våningar om inställningen inte är låst av en högre nivå inom plats-hierarkin.
{% hint style="info" %}
Att låsa inställningar på någon nivå kommer att låsa inställningarna för alla underliggande nivåer. Lås inte några inställningar på kontonivån eller lägre som du tänker anpassa per våning eller plats.
{% endhint %}
#### Kontonivå
För att ändra inställningar på kontonivå:
1. Logga in på Zoom-webbportalen som administratör eller auktoriserad användare med behörighet att redigera kontoinställningar.
2. I navigationsmenyn klickar du på **Workspaces-hantering,** sedan **Workspaces**.
3. Överst på sidan klickar du på **Account Settings** bredvid **Workspaces**.
4. Aktivera eller inaktivera inställningar enligt önskemål.
#### Platsnivå
Till skillnad från inställningar för andra Zoom-tjänster som ofta kan konfigureras inom användargrupper, konfigureras grupp- eller plats-specifika inställningar för Workspace Reservation på platsnivån.
För att ändra inställningar på platsnivå:
1. Logga in på Zoom-webbportalen som administratör eller auktoriserad användare med behörighet att redigera kontoinställningar.
2. I navigationsmenyn klickar du på **Workspaces-hantering,** sedan **Workspaces**.
3. Navigera till den platsnivå du redigerar, från våning till land, och klicka **Redigera**.
4. Aktivera eller inaktivera inställningar enligt önskemål.
### Avancerade reservationskontroller och restriktioner
Denna sektion erbjuder avancerade alternativ för organisationer att mer noggrant kontrollera och begränsa Workspaces.
#### Kontorstider och bokningsfönster
Konfiguration av kontorstider fungerar på flera hierarkiska nivåer, från kontoövergripande inställningar till individuella arbetsytors scheman. Denna granulära kontroll tillgodoser olika scenarier, såsom att huvudkontoret har utökade öppettider medan satellitkontor har standardtider, eller att specifika rum är tillgängliga utanför normala kontorstider för särskilda projekt.
Helgdagsscheman fungerar i samverkan med ordinarie kontorstider för att automatiskt blockera reservationer under stängningar utan att kräva manuell inblandning. Administratörer kan definiera helgdagsscheman månader i förväg och ange olika tider för delvis stängda dagar eller helt blockera reservationer för företagsomfattande nedstängningar. Systemet respekterar dessa scheman i alla bokningsgränssnitt och förhindrar att användare av misstag reserverar platser när anläggningarna är stängda.
#### Hantering av reservationslängd och frekvens
Inställningen för reservationsintervall, justerbar till 1, 5, 15 eller 30-minuters block, tillåter organisationer att anpassa sina bokningar efter verkliga användningsmönster.
Till exempel kan en forskningsanläggning använda 30-minutersintervall för utrustningsrum, medan ett konsultföretag kanske föredrar 15-minutersintervall för telefonbås. Förbättringen som möjliggör reservationer över midnatt utökar maximal bokningslängd till 24 timmar, vilket tillgodoser skiftarbetare, nattprojekt och internationella samarbeten som sträcker sig över traditionella kontorstider.
#### Fler-rumsbokningar för komplexa evenemang
Funktionen för fler-rumsbokningar hanterar en långvarig utmaning för evenemangskoordinatorer som planerar komplexa sammankomster. Med Grid-vyn kan koordinatorer reservera flera rum i olika byggnader och platser under ett enda reservations-ID. Detta enhetliga tillvägagångssätt är avgörande för evenemang som företagsmöten med överfyllnadsrum, utbildningar som kräver grupprum eller konferenser som sträcker sig över flera arenor.
#### Godkännandearbetsflöde för arbetsytorsbokningar
Denna inställning förhindrar att premiumutrymmen bokas enligt principen först till kvarn. Istället begär användare en bokning och en administratör godkänner bokningen manuellt.
När en användare begär en reservation i ett kontrollerat arbetsutrymme går begäran igenom en godkännandeprocess med utsedda godkännare som får aviseringar och kan godkänna eller avvisa dem tillsammans med anteckningar. Användare kan granska begärans status och se godkännare. Kontoägare och administratörer kan också konfigurera godkännare.
För mer information, se Zoom Support-artikeln [Introduktion av godkännandeflöde för workspace reservation](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0080815).
### Användare kan krävas att fylla i en för-reservations- och/eller en för-incheckningsenkät
En administratör eller auktoriserad användare kan kräva att användare fyller i en för-reservations- och/eller en för-incheckningsenkät. Dessa enkäter är anpassningsbara med enkla val, flerval och korta svar.
En för-reservationsenkät visas när en användare gör en reservation. För-incheckningsenkäter kan skickas mellan 2 och 72 timmar före incheckningstid, och reservationen kommer automatiskt att avbokas om användaren inte fyller i enkäten före en angiven tid.
Se vår supportdokumentation för mer information om [Workspace Reservation-enkäter](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/5547090029581-Workspace-Reservation-questionnaire).
### Konfigurera kalenderintegrationer för sömlös bokning
Utvidgningen av Workspace Reservation till stora kalenderplattformar representerar ett grundläggande skifte i hur användare interagerar med bokningssystemet. Istället för att kräva att användare växlar mellan applikationer för inbringar dessa integrationer Workspace Reservation direkt i de verktyg där anställda hanterar sina dagliga scheman.
#### Microsoft Outlook-integration
Outlook-tillägget bäddar in Workspace Reservation-funktionalitet direkt i Outlook-gränssnittet där många användare spenderar sin arbetsdag. När användare skapar eller redigerar mötesinbjudningar ser de tillgängliga arbetsytor med fotografier, kapacitetsinformation och tillgångsdetaljer utan att lämna Outlook.
Integrationen respekterar befintliga administrativa inställningar, inklusive godkännande-krav, bokningsbegränsningar och områdestilldelningar, för att ge konsekvent policys efterlevnad oavsett bokningsmetod.
#### Google Workspace- och Zoom Calendar-stöd
Liknande funktionalitet finns för Google Workspace-användare via Zoom för Google Workspace-tillägget. Integrationen erbjuder samma rika arbetsytainformation och bokningsmöjligheter i Google Calendar för att säkerställa funktionsparitet mellan plattformar.
För organisationer som använder Zooms inbyggda kalenderlösning ger Workspace Reservation-stöd en fullt integrerad upplevelse utan att kräva tredjepartskalendertjänster.
#### Aviseringar för team-samarbetsplattformar
Integration med Microsoft Teams och Slack sträcker sig bortom enkla aviseringar för att skapa en interaktiv arbetsplatshanteringsupplevelse inom teamets kommunikationsverktyg.
Användare får påminnelser om reservationer, incheckningsaviseringar och besöksankomstaviseringar direkt i sina teamkanaler eller privata meddelanden. Zoom-chatboten är tillgänglig över plattformar och tillåter användare att checka in i reservationer, förlänga bokningar eller fråga om arbetsytors tillgänglighet utan att behöva växla applikation.
Administratörer kontrollerar aviseringspreferenser på kontonivå, bestämmer vilka aviseringar användare får och via vilka kanaler, för att förhindra aviseringströtthet samtidigt som viktiga meddelanden når sina avsedda mottagare.
