Användarupplevelse

Det här avsnittet beskriver användarupplevelsen för att komma igång med och bekanta sig med Zoom Phone, inklusive webbportalen och Zoom Workplace-appen. Efter att ha läst det här avsnittet kan du förvänta dig att vara bekant med vanliga inställningar och funktioner i appen och på webben, som är centrala för att använda Zoom Phone som standardanvändare.

Obs

Vissa funktioner i det här avsnittet kan vara begränsade eller otillgängliga på grund av konto-, grupp- eller användarinställningar, enligt konfiguration av en Zoom-admin.

Konfigurera en användarprofil

När en användare tilldelas en Zoom Phone-licens finns det en kort konto-uppsättning på webben som användaren måste utföra på Phone sidan innan ytterligare Zoom Phone-inställningar konfigureras. Den här processen upprättar baslinjeinformation för användarprofilen, till exempel användarens land, standard riktnummer, tidszon och PIN-kod som används för funktioner som kontorsdelning och röstbrevlåda.

Land och riktnummer

Den valda landet och riktnumret för användaren kommer att påverka användarens standardnummersträng för lokala samtal. Om en användare till exempel väljer USA och ett riktnummer på 669, kommer användarens nummersträng, om inget annat anges, att ha standardvärdet +1 669, och alla samtal utan angivet riktnummer kommer att dirigeras lokalt. Om man till exempel ringer 555-5555 översätts det automatiskt till +1 669-555-5555. Detta åsidosätts om användaren börjar en nummersträng med ett annat riktnummer, till exempel genom att ringa 212-555-5555.

Tidszon

Användarens standardtidszon avgör hur Zoom Phone tolkar deras tidskänsliga inställningar, som kontorstider. Om en användare till exempel är konfigurerad för USA:s Stillahavstid (UTC -7) men faktiskt bor i USA:s Centrala tid (UTC -5), och deras kontorstider är konfigurerade från 8–17 Pacific, kommer användaren att uppleva sina kontorstider som 10–19 lokalt.

Om det behövs kan användare ändra sin tidszon när som helst från sin profilsida på Zoom-webbportal.

PIN-kod

Användarens valda PIN-kod krävs för att de ska kunna komma åt sin röstbrevlåda via telefonsamtal, låsa upp sin bordstelefon eller använda en plats för kontorsdelning.

När en användares PIN-kod har ställts in kan de ändra den när som helst från sin Telefoninställningar skärmen på Zoom-webbportalen.

Zoom Phone på Zoom-webbportalen

Efter att ha slutfört den inledande konfigurationsprocessen kan användare komma åt de flesta av sina Zoom Phone-inställningar och funktioner från Phone fliken i webportalens. Som standard öppnas skärmen Inställningar när man klickar på fliken Phone; användare kan dock också växla till flikarna Historik, Röstbrevlåda och Inspelning, som också finns tillgängliga i Zoom Workplace-appen. Följ länken nedan för mer information.

Zoom Phone i webbportalen

Zoom Phone i Zoom Workplace-appen

Phone-fliken i Zoom Workplace-appen fungerar som den huvudsakliga platsen för att använda Zoom Phone för både mobila och stationära användare. Från Phone-fliken kan användare ringa och ta emot samtal, visa samtalshistorik, komma åt röstbrevlåda, visa delade linjer och skicka sms/MMS-meddelanden. Följ länken nedan för mer information.

Zoom Phone i Zoom Workplace app

Zoom AI Companion

Zoom Phone har inbyggda AI Companion-funktioner som kan förenkla användarnas arbetsflöden och hjälpa dig att spara tid. Dessa funktioner beskrivs i följande avsnitt.

Obs

Zoom använder inte någon kunds ljud, video, chatt, skärmdelning, bilagor eller annat kommunikationsliknande innehåll (såsom omröstningsresultat, whiteboard och reaktioner) för att träna Zooms eller dess tredje parts AI-modeller.

Vi utvärderar och uppdaterar våra modeller regelbundet och de som används för att stödja Zoom AI Companion kan ändras från tid till annan. För funktioner i AI Companion som använder tredjepartsleverantörer av AI-modeller kommer vi att dela relevant data med dessa tredje parter när du använder funktionen. Data kan bearbetas i datacenter baserade i USA.

läs mer om hur Zoom använder data för att tillhandahålla funktioner i Zoom AI Companion, eller visa Zoom AI Companion Säkerhets- och integritetsvitbok.

Samtalsöversikt

Funktionen Samtalssammanfattning låter användare generera sammanfattningar efter samtal av Zoom Phone-konversationer. Om den aktiveras under ett samtal får utvalda konversationer en AI-genererad sammanfattning efter samtalet i Zoom Workplace app, med viktiga detaljer som datum, namn, viktiga diskussionspunkter och nästa steg. Användare har möjlighet att redigera, e-post eller dela konversationssammanfattningen vid behov. Användare kan också dela samtalssammanfattningen vid överföring. Mottagaren får en Visa sammanfattning länk som öppnar ett nytt fönster med Snabb sammanfattning, nästa steg, och Sammanfattning av samtalet.

Användare har också möjlighet att manuellt eller automatiskt skapa ett Zoom-dokument som innehåller en automatiskt genererad samtalsammanfattning, nästa steg och andra avsnitt baserade på valda mallar. Dokumentet innehåller automatiskt samtalsammanfattningen och nästa steg som genererats av AI Companion.

Se Zooms supportcenter för mer information om aktivering och användning av samtalssammanfattning med AI Companion.

Anpassningsbara mallar för samtalsöversikt

Administratörer kan bygga anpassade mallar för samtalsöversikt i AI Studio med naturligt språk, utan någon teknisk installation. Välj bland fem fördefinierade format eller börja från början, lägg till en anpassad ordbok för att förbättra transkriptionens noggrannhet för branschspecifika termer och testa mot syntetiska samtalsdata innan publicering. Mallarna kan omfatta hela kontot eller specifika samarbetspartners. Användare med Zoom Workplace Pro-planen eller högre kan välja en mall för varje samtalstyp, baserat på sammanhanget. Du hittar dessa inställningar under AI Studio > AI Companion > Anpassade mallar > Mallar för samtalsöversikt.

Se Zooms supportcenter för mer information om hur du aktiverar och hanterar mallar för sammanfattningar.

Ställ frågor under samtal

Öppna AI Companion-panelen under aktiva telefonsamtal för att ställa frågor och få hjälp i realtid baserat på live-transkription av samtal. Markera bland förbyggda promptar eller skriv anpassade frågor. Funktionen ger kontextuella insikter utan att störa samtalsflödet. Deltagare ser visuella indikatorer när samtal transkriberas, med separata kontroller för transkription och samtalssammanfattningar.

Se Zooms supportcenter för mer information om att ställa frågor under telefonsamtal.

Få AI Companion-svar på samtal på dina mobila enheter

Användare på språng kan nu få snabba svar på sina samtalsfrågor utan att växla till Zoom Workplace-skrivbordsappen. När Samtalsöversikt med AI Companion är aktiverat, låter ett popup-fönster i Zoom Workplace mobilapp på iOS, iPadOS och Android användare ställa frågor till AI Companion mitt under samtalet eller efteråt, så att arbetsflödena fortsätter var du än arbetar.

Röstbrevlåda

Zoom Phone's AI Companion förbättrar hanteringen av röstbrevlåda genom intelligent automatisering och prioriteringsverktyg som är utformade för att effektivisera kommunikationsarbetsflöden och förbättra svarseffektiviteten.

Uppgifter

När användare visar en röstbrevlåda kan de be Zoom AI Companion att analysera och automatiskt föreslå uppgifter baserat på innehåll i röstbrevlåda, vilket hjälper användare att komma ikapp snabbare när inkorgen är full och att hålla fokus på uppgiften när de besvarar meddelanden.

Se Zooms supportcenter för mer information om aktivering och användning av samtalssammanfattning med AI Companion.

Prioritering av röstbrevlåda

Med funktioner för prioritering av röstbrevlåda kan AI Companion automatiskt prioritera röstmeddelanden när meddelandeinnehållet matchar en användares personligt definierade ämnes- eller avsiktslista. Detta kan hjälpa användare att svara snabbare på sina viktigaste, mest tidskänsliga eller kritiska röstbrevlåda-meddelanden när meddelandet annars kanske skulle hamna sist i kön.

Se Zooms supportcenter för mer information om aktivering och användning av samtalssammanfattning med AI Companion.

Automatisk språkidentifiering

Med funktionen för automatisk språkidentifiering och översättningsfunktioner minskar språkbarriären för röstbrevlådor, sms och sammanfattningar av samtal. Användare kan ställa in sitt önskade översättningsspråk i appen Zoom Workplace för att automatiskt konvertera allt transkriberat innehåll och innehåll i meddelanden, med ytterligare översättning på begäran tillgänglig via kontextmenyer.

Kontoinnehavare och administratörer styr Access till dessa översättningstjänster via en särskild policyinställning som hanterar distributionen över alla stödda funktioner.

Sammanfattning av Team SMS-trådar

Med funktionen Sammanfatta Team SMS-trådar kan medlemmar i samtalsköer och Auto Receptionists med Power Pack tillägg använda AI Companion för att generera en sammanfattning av Team SMS-trådar för att snabbt förstå konversationen och formulera sitt svar. Detta är särskilt fördelaktigt när en användare följer upp en befintlig konversation med flera meddelandeutbyten, eller när en SMS-konversation överförs till en annan agent för Support.

Obs

Denna funktion kräver Zoom Power Pack tillägg.

Se Zooms supportcenter för mer information om sammanfattar SMS-trådar med AI Companion.

Användarrapporter

Zoom Phone-användare utan en förhöjd roll (dvs. en "standardanvändare") har inte åtkomst till Zoom Phone-användningsrapporter. Användare kan dock komma åt och exportera sin samtalshistorik via webbportalen.

Alternativt kan användare med ett Power Pack-tillägg och tillräckliga rollbehörigheter ha åtkomst till ytterligare instrumentpaneler och rapporter för samtalskö. Se Zooms supportcenter för mer information om Power Pack-rapportering och funktioner.

Power Pack

Zoom Phone Power Pack är ett valfritt tillägg som är utformat för att ge licensierade (dvs. icke-Basic) Zoom Phone-användare fler möjligheter genom att ge åtkomst till ytterligare funktioner och rapporteringsverktyg, vilket stärker kundsupport och användarförmågor liknande en "kontaktcenter-lite"-upplevelse.

Med Power Pack-tillägget har användare och administratörer med tillräckliga behörigheter åtkomst till ytterligare funktioner, inklusive:

Analyser

Användarupplevelse

Analys i realtid för samtalskö
Historiska rapporter för samtalskö
Historiska rapporter för automatisk receptionist
Historiska rapporter för team-sms
Användarprestandarapporter
Rapporter om funktioner, behörighet och medlemskap
Inspelningsrapporter
Accessrapporter
Rapport om medlemmars tillgänglighet
Rapport om medlemmars prestanda
AI Companion kontrollpanel

Opt-Out-skälkod
Admin-användare-samtalskö-Opt-In
Automatisk svar i samtalskö
VIP-delegering
sms-mallar
Teamets sms-funktioner
Teamets sms-sammanfattning
Schemalagda sms-meddelanden
Automatiskt sms-svar
sms-delegering för grupper med delad linje
Röstbrevlådeutsläpp
Spårning av debiterbara timmar

Obs

Vissa Power Pack-funktioner kräver utökade Zoom Phone-roller för att få åtkomst till dem. Läsare uppmanas att granska kraven för varje funktion via de länkade supportartiklarna för ytterligare information.

Analyser och rapportering

Följande avsnitt behandlar analyser som är tillgängliga med tillägget Power Pack. Även om följande beskrivningar ger allmänna sammanfattningar av varje rapport kan vissa rapporter och tillhörande data kräva utökade (dvs. admin-) behörigheter för att visa all data. Läsare uppmanas att hänvisa till varje länkad supportartikel för att förstå kraven för varje rapport.

Analys i realtid för samtalskö

Kontrollpanelen för realtidsanalyser för samtalskö ger behöriga användare viktiga detaljer om ett kontos prestanda för samtalskö som kan hjälpa till att fatta effektiva datadrivna beslut. Data som finns tillgänglig i denna rapport inkluderar:

Målvärden för servicenivå i procent
Genomsnittlig samtalshanteringstid
Samtalsvolym
Genomsnittlig samtalshanteringstid
Genomsnittlig väntetid
Längsta väntetid

Antal slutförda samtal
Antal övergivna samtal
Antal vidarekopplade samtal
Missade samtal
Opt-Out-skäl
Och mer

Se Zooms supportcenter för mer information om visning av kontrollpanelen för realtidsanalyser för samtalskö.

Historiska rapporter för samtalskö

Liknande kontrollpanelen för realtidsanalyser för samtalskö kan behöriga användare generera samtalskö Historisk kontrollpanelsrapporter för att hjälpa till att fatta effektiva datadrivna beslut om prestanda för samtalskö.

Se Zooms supportcenter för mer information om visning av kontrollpanelen för historiska analyser för samtalskö.

Historiska rapporter för automatisk receptionist

Den historiska rapporten för automatisk receptionist ger behöriga användare insiktsfulla analyser för samtal som kommer in till deras automatiska receptionister. Data i denna rapport inkluderar:

Genomsnittlig varaktighet för talsvar
Inkommande samtal inom kontorstider
Inkommande samtal efter kontorstid
Utgående externa samtal

Dirigeringsfrekvenser för automatisk receptionist
Procentandel av talsvarssvar
Prestandatavla för de 25 bästa automatiska receptionisterna

Se Zooms supportcenter för mer information om visning av kontrollpanelen för historiska rapporter för automatisk receptionist.

Historiska rapporter för team-sms

Den historiska rapporten för Teamets sms ger behöriga användare insiktsfulla analyser för sms-interaktioner för automatisk receptionist och samtalskö, inklusive viktiga indikatorer för volym och svarstid. Data i denna rapport inkluderar:

Distribuerade sms
- Antal manuellt frigjorda
- Antal timeout-frisläppningar
Första svarstid
- Längsta svarstid
- Genomsnittlig svarstid
Total sms-volym
- Inkommande
- Utgående

Genomsnittlig sms-volym per användare
- Inkommande
- Utgående
Sms-volym per avslutat samtal
- Genomsnittlig inkommande
- Genomsnittlig utgående
Svarstid per avslutat samtal
- Genomsnittlig tid till första svar
- Genomsnittlig hanteringstid
Samtalskö sms / automatisk receptionist-resultattavla

Se Zooms supportcenter för mer information om konfigurera eller använda sms med automatiska receptionist och/eller samtalsköer.

Användarprestandarapporter

Användarprestandarapporten gör det möjligt för behöriga användare att se prestandadata för Zoom Phone-användare, jämföra deras statistik och visa en topplista över användare inom en plats. Data som ingår i denna rapport omfattar:

Totalt antal samtal
Totalt antal inkommande samtal
Totalt antal unika inkommande samtal
Totalt antal utgående samtal
Totalt antal unika utgående samtal
Besvarade samtal (utgående)
Slutförda samtal (inkommande)
Samtal vidarekopplade till röstbrevlåda
Samtal besvarade av annan

Procentandel missade samtal
Genomsnittlig samtalstid
Total samtalstid
Total samtalstid (inkommande)
Total samtalstid (utgående)
Total väntetid
Total parkerad tid
Användarens primära grupp
Användarens plats

Se Zooms supportcenter för mer information om visning av användarprestandarapporter.

Rapport om funktionerättigheter och medlemskap

Rapporten om funktionerättigheter och medlemskap ger behöriga användare en enkel översiktsvy av en Zoom Phone-användares profil. Data som finns i denna rapport omfattar:

Namn
Anknytning
Samtalspaket
Avdelning
Kostnadsställe
Plats
Tidszon
Telefonnummer
Utgående uppringar-ID
Enhetstyper
Medlemskap i samtalskö
Medlemskap i delad linje
Medlemskap i grupp för gruppsamtalssvar
Ringläge för samtalshantering

Assistent för
Kan anpassa röstbrevlåda
Kan anpassa meddelandehälsning
På/av-inställningar för:
- Röstbrevlåda / videobrevlåda
- Automatisk samtalsinspelning
- Ad hoc-samtalsinspelning
- Samtalsöverspill
- Vidarekoppling av samtal
- Samtalshantering och vidarekoppling
- Eskalera samtal till möte
- Överlämna samtal till rum
- Mobilväxling till operatör
- Samtalsdelegering
- SMS/MMS

Se Zooms supportcenter för mer information om att visa rapporten för funktioner och medlemskap.

Zoom Phone inspelningsrapport

Zoom Phone inspelningsrapporten låter behöriga användare visa historiken för inspelningsloggar och hur Zoom Phone-inspelningar används, lagras och tas bort inom ett konto. Dessa rapporter låter admin övervaka inspelningar och förstå inspelningsanvändningen i en omfattande rapport. Data som finns tillgänglig i rapporten inkluderar:

Användare konfigurerade för automatisk inspelning
Användare konfigurerade för ad hoc-inspelning
Antal/procent av inspelade samtal
Antal/procent av icke-inspelade samtal
Antal/procent av inspelningar som inte markerats för borttagning
Uppdelning av användarinformation för
- Namn
- Anknytning
- Antal ad hoc-inspelningar
- Antal automatiska inspelningar
- Totalt antal samtal
- Totalt antal inspelningar
- Plats
- Grupp

Uppdelning av samtals-/inspelningsinformation för
- Riktning
- Uppringarens nummer
- Mottagarens nummer
- Tid för samtalsstart
- Inkommande/utgående riktning
- Samtalsresultat
- Samtalslängd
- Samtalsplats
- Samtalsväg
Uppdelning av inspelningsinformation för
- Riktning
- Uppringare
- Mottagare
- Inspelningsägarens användare
- Ägarens användartyp
- Tid
- Inspelningstyp
- Plats

Se Zooms supportcenter för mer information om visning av Zoom Phone inspelningsrapporten.

Accessrapporter

Zoom Phone Access-rapporten låter behöriga användare generera en lista över användare som har åtkomst till delade resurser, inklusive:

Delade röstbrevlådeinkorgar
Delade samtalsinspelningar
Samtalsdelegering (läge med delade linjer)

Röstbrevlådor för:
- Samtalsköer
- Automatisk receptionist
- Grupper för delad linje

Se Zooms supportcenter för mer information om visning av Zoom Phone Access-rapporter.

Användarfunktioner

När användare förses med ett tillägg i form av Power Pack får de åtkomst till följande funktioner:

Opt-Out-skälkod

Användare som tillhör en samtalskö kan ange en orsakskod för att välja bort när de lämnar kön. Detta ger chefer för samtalsköer insikt i användarstatus, till exempel att ta rast eller lunchpaus, och synkroniseras även med kontrollpanelen för samtalskö-analyser i realtid.

Admin-användare-samtalskö-Opt-In

Användare med tillräcklig rollbaserad behörighet, till exempel en admin för samtalskö, kan lägga till användare i en samtalskö via Kontrollpanelen för samtalskö i realtid. Detta kan vara användbart i situationer där en samtalskö kan ha användare som väntar i kön och agenter har glömt att återgå till kön efter en paus.

Automatisk svar i samtalskö

Kontoinnehavare och admin kan aktivera funktion för automatiskt svar för samtalsköer via policinställningar på konto-, plats-, grupp- och användarnivå. När den har aktiverats kan agenter i samtalskön välja fördröjning för automatiskt svar för kö-samtal som presenteras för dem.

Se Zooms supportcenter för mer information om automatiskt svar för samtalsköer.

VIP-delegering

VIP-delegering låter en användare definiera vem som kan och inte kan ringa dem direkt. Den här funktionen är särskilt användbar för chefer som inte vill vara direkt tillgängliga för alla utan uttryckligt tillstånd.

För att konfigurera VIP-delegering definierar användare först en VIP-kontaktlista över vilka som kan ringa dem direkt; efter att listan har konfigurerats kan användaren definiera om obesvarade samtal ska vidarekopplas till en samtalsdelegat eller inte.

För det andra kan användaren definiera vad som händer när någon utanför deras VIP-kontaktlista ringer dem, med alternativ för att:

Ringa både dem och deras delegat(er) samtidigt: Personer som inte finns på VIP-listan kan ringa både användaren och deras delegat(er).
Ringa delegat(er) först och dem själva sedan: Personer som inte finns på VIP-listan kan ringa delegat(er) och därefter huvudanvändaren.
Ringa dem själva först och deras delegat(er) sedan: Personer som inte finns på VIP-listan kan ringa huvudanvändaren först och därefter deras delegat(er).
Ringa endast deras delegat(er): Personer som inte finns på VIP-listan kan endast ringa delegat(er).
Ringa endast dem själva: Personer som inte finns på VIP-listan kan endast ringa huvudanvändaren.
Skicka till röstbrevlåda/videobrevlåda: Personer som inte finns på VIP-listan skickas till röstbrevlåda/videobrevlåda om röstbrevlåda/videobrevlåda är aktiverat.

Se Zooms supportcenter för mer information om aktivering och användning VIP-delegering.

Röstbrevlådeutsläpp

Kontoinnehavare och admin kan konfigurera policyn för röstbrevlådeavlämning via adminportal för användare med licenser för Power Pack. Denna funktion låter användare automatiskt lämna ett förinspelat meddelande i en mottagares röstbrevlåda utan att vänta i linjen. Denna funktion är inaktiverad som standard men kan aktiveras på kontonivå.

Se Zooms supportcenter för mer information om röstbrevlådeavlämning.

sms-mallar

Med SMS-mallar kan användare öka effektiviteten genom att snabbt infoga förberedda meddelanden, definierade av administratörer, när de svarar på eller skickar sms via en automatisk receptionist eller samtalskö. Dessa mallar underlättar anpassning med fält som kan justeras för att personanpassa meddelanden för mottagare och erbjuder kontrollerade åtkomstnivåer på olika konto-, grupp-, användar- och platsspecifika nivåer.

Se Zooms supportcenter för mer information om hantering av SMS-mallar.

Teamets sms-funktioner

Med Team SMS-funktionalitet kan användare svara på och skicka textmeddelanden för en automatisk receptionist eller samtalskö om de är medlemmar i gruppen. Detta låter slutanvändare (dvs. ditt företags kunder) skicka sms till en samtalskö eller automatisk receptionist, som kan besvaras av gruppmedlemmar gemensamt, vilket erbjuder ytterligare kontaktkanaler för att kommunicera med din kundbas.

Se Zooms supportcenter för mer information om att använda samtalsköer eller automatiska receptionister med sms.

Teamets sms-sammanfattning

Den här funktionen diskuterades tidigare i avsnittet AI Companion.

Automatiskt sms-svar

Användare kan ställa in ett automatiskt SMS-svar för att automatiskt svara på inkommande sms under angivna förhållanden som kontorets stängningstid eller läget Stör ej.

Se Zooms supportcenter för mer information om automatiskt SMS-svar.

Schemalagda sms-meddelanden

Användare kan schemalägga SMS-meddelanden så att de skickas vid ett specifikt datum, en specifik tid och tidszon i framtiden. Den här funktionen hjälper användare att kommunicera mer effektivt med mottagare i olika tidszoner.

Se Zooms supportcenter för mer information om schemaläggning av SMS-meddelanden.

Spårning av debiterbara timmar

Användare kan manuellt följa fakturerbara timmar under telefonsamtal för kundfakturering och debitering.

Nyckelfunktioner:

Manuell start/stopp-spårning av fakturerbar tid under samtal
Lägg till kundkoder och anteckningar till interaktioner
Associera kontakter med poster för fakturerbar tid
Visa aktivitetshistorik i kontaktprofiler
Redigera fakturerbara timmar efter samtal
Generera rapporter för specifika kontakter eller kundkoder
Ladda ner omfattande rapporter över fakturerbara timmar

Kontoinnehavare och admin kan kontrollera spårning av fakturerbara timmar på konto-, plats-, grupp- och användarnivå genom hierarkisk hantering med låsningsmekanismer.

Se Zooms supportcenter för mer information om hantering och användning av spårning av fakturerbara timmar.

Zoom Assistant

Zoom Assistant är en lätt widget som körs på en användares skrivbord som ett tillägg till appen Zoom Workplace och erbjuder användare av Zoom Phone Pro och licensierade användare ett samlat telefongränssnitt. Följ länken nedan för mer information.

Zoom Assistant

Senast uppdaterad för 1 månad sedan

Var detta till hjälp?