Integritet, säkerhet och efterlevnad

Datahemvist

För datahemvist som är specifik för Zoom Phone finns det två distinkta kategorier av data som täcker olika komponenter av tjänsten: Diagnostiska data och Kundinnehållsdata. Var och en av dessa datatyper har olika regler som styr deras datahemvist, vilka diskuteras i följande avsnitt.

Diagnostiska data

Diagnostiska data är data som automatiskt genereras eller samlas in av Zoom genom användning av Zoom-tjänsten. För Zoom Phone omfattar diagnostiska data metadata för telefonsamtal, SMS/MMS, röstbrevlåda, videomail och röstinspelningar, telemetridata (t.ex. produktanvändning och systemkonfiguration) samt annan tjänstgenererad data (t.ex. information för att tillhandahålla en tjänst som begärts av slutanvändaren).

Detaljer om hur diagnostiska data och dess underkategorier samlas in och hanteras finns i Zoom kontaktcenters integritetsdatablad för data och Zooms integritetsmeddelande. Kunder som har utestående frågor uppmanas att tala med sitt Zoom-kontoteam för mer information.

Kundinnehållsdata

Zoom Phone Customer Content Data är de data som dina användare spelar in eller delar under ett telefonsamtal, inklusive ljud/video, transkriptioner, inspelningar, röstbrevlåda, videomail och SMS/MMS.

Var dessa data lagras kan bero på flera faktorer och kan variera beroende på konto-, grupp- och användarinställningar eller inställningar som är specifika för samtalsdirigeringsverktyget. Det är dock viktigt att notera att alla samtalsinspelningar tillfälligt lagras och bearbetas i SIP-zonens region där användarens enhet är registrerad innan de flyttas till sin permanenta lagringsplats för data. Om en användares tillämpliga innehållslagring är inställd på Tyskland men de är registrerade i en SIP-zon i USA, kommer samtalet att spelas in och bearbetas i datacentralen i USA innan det överförs till långtidslagring i Tyskland.

Följande tabell beskriver vilka datadelar i Zoom Phone som kan anpassas för datahemvist och vilka som finns i kontots tilldelade kluster.

Styrs av inställningen för kundinnehållslagring	Lagras i den region där kontot etablerades
Samtalsinspelningar	samtal loggar
Samtalstranskriptioner	sms/MMS-loggar
Röstbrevlådor
Transkriptioner av röstbrevlåda
Anpassade hälsningsmeddelanden
sms-/MMS-meddelanden
MMS-mediefiler

Obs!

Zoom Workplace app-versioner under 6.7 lagrar fortfarande sms-filer i USA oavsett lagringsinställningar. Om datahemvist är viktigt för din organisation, se till att användarna har version 6.7 eller senare.

Definiera inställningar för lagringsplats

Zoom erbjuder alla betalande kunder regional datalagring för tillämpliga typer av kundinnehåll, vilket kan konfigureras på konto-, grupp- och användarnivå, samt för varje unik automatisk receptionist, samtalskö och grupp med delad linje.

För dessa olika grupper och samtalsdirigeringsverktyg kan kunder välja att lagra tillämpligt Zoom Phone-kundinnehåll på följande platser:

• USA

• Australien

• Brasilien

• Kanada

• Indien

• Tyskland

• Japan

• Singapore

• Schweiz

Obs!

För konton som använder Zoom Phone India-tjänsten ställer systemet automatiskt in Indien som standardlagringsplats för alla Zoom Phone India-användare och rum, oavsett konfiguration i gränssnittet för användarhantering. Detta möjliggör kundernas efterlevnad (beroende på kundkontroller) av indiska krav på datalokalisering.

Se Zooms supportcenter för mer information om hantering av lagringsplatser för kundinnehåll.

Dataretention

Zoom Phone Customer Content Data sparas som standard i molnet på obestämd tid. Kunder kan dock anpassa sina inställningar för datalagring till mellan 1 och 4 000 dagar (ungefär 11 år) för följande objekt:

• Samtalsloggar

• Ad hoc-inspelningar

• Automatiska samtalsinspelningar

• Röstbrevlåda

• Videomail

• SMS/MMS

Principer för bevarande på flera nivåer

Kontoinnehavare och administratörer kan ange anpassade bevarandeprinciper på konto-, grupp- och anknytningsnivå för att avgöra när röstbrevlådor, inspelningar och loggar automatiskt tas bort. När konto-baserade bevarandeprinciper införs förblir befintliga platsnivåprinciper oförändrade och fortsätter att tillämpas på nuvarande användare. Systemet migrerar automatiskt platsbaserade bevarandeprinciper och tillämpar dem på användare under datamigreringen.

Granskningsloggning

Administratörer kan övervaka aktiviteter i bevarandeprinciperna via detaljerade granskningsloggar som spårar när röstbrevlådor, inspelningar, sms-meddelanden och andra objekt automatiskt tas bort från systemet. Ändringar av bevarandeprinciper och automatiska borttagningar spåras i webbens granskningsloggar för heltäckande övervakning.

Jurisdiktionsstyrt bevarandebeteende

För länder där Zoom erbjuder inbyggd telefonitjänst behålls samtalsloggar automatiskt enligt jurisdiktionens krav på minsta bevarandetid (upp till 90 dagar eller 2 år, beroende på jurisdiktion), även när kortare bevarandetider är konfigurerade. Administratörer kan se den faktiska borttagningstidslinjen i telefonsystemet.

Mjuk borttagning kontra permanent borttagning

Kunder kan definiera borttagningsbeteendet, med möjlighet att inledningsvis "mjuk borttagning" av data, vilket lämnar det i ett återställningsbart tillstånd i upp till 30 dagar innan det tas bort permanent. Alternativt kan kunder ange att det ska tas bort permanent efter den angivna tiden utan en period för "mjuk borttagning".

Se Zooms supportcenter för mer information om hur du anpassar Automatisk radering av data efter bevarandetid Zoom Phone-policyn.

Se Zooms supportcenter för mer information om hur du anpassar "Automatisk radering av data efter bevarandetid" Zoom Phone-policyn.

Informationsbarriärer

Zoom Phone tillhandahåller funktioner för informationsbarriärer som hjälper kunder att hantera användarkommunikationspolicyer och uppfylla regulatoriska skyldigheter. Detta inkluderar att förhindra att specifika grupper av användare med känslig information kommunicerar med andra som inte är behöriga att få åtkomst till dessa data.

I Zoom Phone kan användare som blockeras av informationsbarriärer inte söka, ringa eller skicka sms till andra medlemmar i berörda grupper. Om de försöker göra detta visas ett felmeddelande som anger att kommunikationen mellan vissa grupper och användare är begränsad. Dessutom kan blockerade användare inte bjuda in andra medlemmar i den berörda gruppen till ett möte via Zoom Phone.

Se Zooms supportcenter för mer information om Informationsbarriärer.

Samtal med totalsträckskryptering

Zoom Phone har stöd för totalsträckskrypterade (E2E-krypterade) samtal mellan två Zoom Phone-användare inom samma konto, så länge båda användarna uppfyller specifika krav. Detta ger användarna ett extra lager av integritet och konfidentialitet i sina Zoom Phone-samtal och kan snabbt aktiveras så länge båda användarna ringer från en Zoom-app eller en enhet som stöds av Zoom.

Se Zooms supportcenter för mer information om aktivering och med hjälp av totalsträckskrypterade samtal. För mer information om Zoom Phones metoder för totalsträckskryptering, se Zooms vitbok om kryptografi.

Zoom Phone-integritetsdatablad

Zoom har tillhandahållit Zoom Phone-integritetsdatablad, som beskriver Zooms process för hantering av personuppgifter och andra rutiner för datahantering. Läsare uppmanas också att se Zooms integritetsmeddelande.

Certifieringar, intyg och standarder

Zoom upprätthåller en lista över certifieringar, intyganden och standarder inom vår Center för juridisk efterlevnad.