Konfiguration

Det här avsnittet behandlar centrala processer och funktioner som ingår i att konfigurera Zoom Phone:s PBX för ditt konto, inklusive Platser, verktyg för samtalsdirigering, kontorstider, enheter för gemensamt utrymme, sms med mera. Information om att konfigurera användare, IP-telefoner och andra delar av Zoom Phone finns i Adminupplevelse avsnittet.

Konfigurera ett konto

När ett konto har etablerats med Zoom Phone-licenser måste en kontoadmin slutföra en första konfiguration innan tjänsten används. Den här processen innebär att välja ett huvudsakligt företagsnummer, en startanknytning och att definiera en nödadress. Den här processen skapar i praktiken den första Plats för ett konto, och all konfigurerad information kan uppdateras senare vid behov.

Se Zooms supportcenter för mer information om Kom igång med Zoom Phone, som innehåller anvisningar för den första konfigurationsprocessen.

Zoom-rekommendation

Om ditt konto inte har fler än 150 Zoom Phone-licenser kan du schemalägga en session med en Zoom Phone Enablement Specialist som kan hjälpa till att konfigurera ditt konto. För mer information, kontakta ditt kontoteam.

Platser

En Plats är en specifik term som används i Zoom Phone för att gruppera användare med gemensamma egenskaper – som en gemensam åtkomstkod, fysisk adress, byggnad, SIP-zon, avdelning eller policyer – i en enda hanterbar grupp i Zoom-webbportal. För vissa kunder kan en enda plats representera alla användare i deras verksamhet och omfatta flera byggnader inom ett campus eller en plats; för andra kan flera Platser krävas beroende på verksamhetens behov, detaljnivå i kontrollen, global närvaro osv.

Zoom-rekommendation

För små företag på en enda plats som inte kräver detaljerade nivåer av inställningskontroller är en design med en enda plats förmodligen tillräcklig för dina behov. Om du däremot behöver styra användarinställningar efter plats, våning, avdelning eller byggnad kan en modell med flera platser vara bäst för dig.

Se Zooms supportcenter för mer information om Platshantering.

huvudsakligt företagsnummer

I Zoom Phone är huvudsakligt företagsnummer det telefonnummer som tilldelas varje plats huvudsakliga automatisk receptionist, som tilldelas platsen automatiskt när den skapas. Om ditt konto använder flera platser kommer du att ha flera huvudsakliga automatiska receptionister, var och en med ett unikt huvudsakligt företagsnummer som är specifikt för varje plats.

Platsers policyer, inställningar och nödtjänster

Inom varje plats är följande policyer, inställningar och nödtjänster tillgängliga för konfigurering. Eftersom Zoom Phone-teamet kontinuerligt förnyar sig kan tillgängligheten för funktioner ändras, och ytterligare funktioner som inte listas kan också vara tillgängliga. Om en funktion som är viktig för din organisation inte finns med i listan, kontakta ditt kontoteam för mer information.

Zoom Phone-platsers policyer

• Livetranskription för samtal

• Spela upp meddelandeprompt

• Externa samtal i Zoom Rooms gemensamt utrymme

• Lokal överlevnadsläge

• Välj utgående uppringar-ID

  • Dölj utgående uppringar-ID

• Personligt ljudbibliotek

  • Tillåt anpassning av musik vid paus

  • Tillåt anpassning av röstbrevlåda och meddelandehälsning

• Personlig röstbrevlåda och videopost

  • Tillåt videopost

  • Tillåt användare att ladda ner sin egen videopost / röstbrevlåda

  • Tillåt användare att ta bort sin egen videopost / röstbrevlåda

  • Tillåt användare att dela sin egen röstbrevlåda

  • Tillåt virtuell bakgrund för videopost / videohälsning

• Transkription av röstbrevlåda / videopost

• Avisering om röstbrevlåda / videopost via e-post

  • Inkludera fil för röstbrevlåda / videopost

  • Inkludera transkription av röstbrevlåda / videopost

  • Vidarebefordra röstbrevlåda till e-post

• Avisering om delad röstbrevlåda / videopost via e-post

• Begränsade tider för samtal / sms

• Tillåtna platser för samtal / sms

• Kontrollera röstbrevlådor via telefon

• nces för omdirigerade samtal

• Visa enkät för Feedback om upplevelsen efter samtalets slut

• Fördunkla känsliga uppgifter under ett samtal

• Alternativ för avisering om inkommande samtal

• Automatisk samtalsinspelning

  • Access medlemslista

• Ad-hoc-samtalsinspelning

  • Access medlemslista

  • Tillåt användare att Access sin egen inspelning

    • Ladda ner

    • Ta bort

  • Tillåt transkription av samtalsinspelning

• Internationella samtal

  • Hantera land / region

• Åsidosättning av samtalsdirigering för samtalskö

• Svarskod för samtalskö

  • Undantagslista

• Zoom Phone på mobil

  • Tillåt samtals- och sms / MMS-funktioner på mobil

  • Dölj telefonsamtal i enhetshistoriken (iOS)

• Zoom Phone i Progressive Web App (Google Chrome-webbapp)

• sms

  • Anpassade teckengränser för sms

  • Virusskanning av inkommande sms

  • Kontroller för sms-emoji

  • Blockera inkommande sms-bilagor

  • Inaktivera grupp-sms och hyperlänkar i sms

• SMS-mallar

• totalsträckskryptering

• Samtalshantering och vidarekoppling

  • Begränsningar

• Tillåt användare att redigera inställningar för samtalshantering

• Samtalsöverspill

  • Begränsningar

• Aktivera så att användare kan tillåta att deras samtal når en operatör

• Tillåt användare att vidarebefordra sina samtal utanför sin egen plats

• Vidarekoppling av samtal

  • Begränsningar

• ta vidare ett samtal till ett möte

• Samtalsparkering

  • Giltighetsperiod

  • När ett parkerat samtal inte besvaras

  • Tilldelning av plats för samtalsparkering

  • Musik vid parkering

• Överlämna till rum

• Mobil växla till operatör

• Delegering

• snabbtelefonljud

• Samtalsscreening

• Blockera samtal utan uppringar-ID

• Blockera externa samtal

• Avancerad kryptering

• Orsak till att välja bort samtalskö

• Ta bort data automatiskt efter lagringsperiodens längd

  • Samtalsloggar

  • Ad hoc-inspelningar

  • Automatiska samtalsinspelningar

  • röstbrevlåda

  • Videopost

  • sms / MMS

  • Efter lagringsperiodens längd

    • Mjuk borttagning av data

    • Ta bort data permanent

• Ange visningsinställning för uppringar-ID

• Inledning och avslutning för röstbrevlåda

• Använd alltid CallKit för iOS

• Tryck för att tala

• Visning av uppringar-ID från tredje part (CNAM)

Inställningar för Zoom Phone-plats:

• Dirigeringsregler

• Zoom Phone Local Survivability

• Standardkontorstider

• Standardöverspill för kontorstider

• Standardöverspill för stängda tider

• Standardhelgtider

• Standardöverspill för helgtider

• AES-256-kryptering för enheter som stöds

• Språk för ljudprompt

• Standardljudprompt

• Tidsgräns för session för kontorsdelning

• Mallar

• namnkatalog för uppringning

• Privat katalog

• Ytterligare utgående uppringar-ID för användar- och telefoner för gemensamt utrymme

  • Nummer för samtalskö (för medlemmar)

  • Nummer för grupp med delad linje (för medlemmar)

  • Nummer för automatisk receptionist (alla användare och telefoner för gemensamt utrymme)

  • Anpassade nummer

• Visa utgående uppringar-ID för interna samtal

• Allmänna inställningar för bordstelefon

  • Webbgränssnitt

  • Adminlösenord

• Regler för uppdatering av firmware för bordstelefon

Nödtjänster för Zoom Phone-plats:

• Dirigera nödsamtal till larmcentral (PSAP)

  • För en anknytning utan ett lokalt telefonnummer

    • Dirigera nödsamtal till PSAP

    • Dirigera inte nödsamtal till PSAP

• Dirigera nödsamtal till internt säkerhetsrespons-team

  • Till PSAP och internt säkerhetsrespons-team samtidigt

  • Till internt säkerhetsrespons-team först, sedan till PSAP efter maximal väntetid

• Nomadiska nödtjänster

• Nödadress

• Hantering av nödadress

  • Tillåt användare att hantera sin egen nödadress

• Platshantering

• GPS-koordinater

• Anpassad samtalshantering för nummer till nödtjänster

Verktyg för samtalsdirigering och distribution

Följande avsnitt beskriver olika verktyg för samtalsdirigering som är tillgängliga inom Zoom Phone PBX.

Automatiska receptionister

En automatisk receptionist är en funktion för samtalsdirigering som är utformad för att förenkla samtalshantering inom Zoom Phone-systemet. Eftersom en automatisk receptionist skapas automatiskt och kopplas till varje ny plats används automatiska receptionister ofta som en första kontaktpunkt för de flesta inkommande uppringare och fungerar som en virtuell receptionist som utför roller som att hälsa uppringare med anpassningsbara inspelade meddelanden och ge dem alternativ för att nå sin avsedda kontakt eller avdelning.

När den huvudsakliga automatiska receptionisten som är kopplad till en plats konfigureras (eller en sekundär automatisk receptionist) bör admin konfigurera den med de funktioner och den dirigeringslogik som passar deras behov bäst. För vissa kunder kan detta inkludera att ansluta deras automatiska receptionist till andra funktioner för samtalsdirigering (som beskrivs i följande avsnitt) som en meny för interaktivt röstsvar (talsvar) eller en samtalskö. För andra kan den helt enkelt dirigera till användare eller en inkorg för röstbrevlåda. Sammantaget finns det många olika sätt att konfigurera en automatisk receptionist, men vilken konfiguration som är bäst för dig beror på dina mål för samtalsdirigering och verksamhetens behov.

Diagram över möjliga flöden för automatisk receptionist.

Inställningar som är tillgängliga för en automatisk receptionist inkluderar:

Automatisk receptionist kan dirigera till:	Anpassningsbara inställningar för automatisk receptionist:
röstbrevlåda Spela upp ett meddelande och koppla sedan från Användare Zoom Room Telefon för gemensamt utrymme Cisco/Poly-rum automatisk receptionist Samtalskö Grupp med delad linje Meny för interaktivt röstsvar (talsvar) Externa kontakter Telefonnummer	Åtkomst till röstbrevlåda Transkription av röstbrevlåda Avisering om röstbrevlåda via e-post sms SMS-mallar Samtalsscreening Blockera samtal utan uppringar-ID Anpassningsbar hälsningsprompt kontorstider Helgtider Tidszon Lagringsplats för kommunikationsinnehåll Prompt för ljudspråk anknytningsnummer röstbrevlåda Tilldelning av kostnadsställe

Se Zooms supportcenter för mer information om hantera eller ändra inställningar för automatisk receptionist.

System för interaktivt röstsvar (talsvar)

Ett system för interaktivt röstsvar (talsvar) är ett kraftfullt verktyg för samtalsdirigering som dirigerar uppringare genom en meny med alternativ med hjälp av deras knappsats eller röstkommandon. När det kombineras med andra funktioner för samtalsdirigering, som automatiska receptionister och samtalsköer, kan ett talsvar avsevärt förenkla samtalsdirigering för din verksamhet.

När ett talsvar är helt konfigurerat erbjuder det en meny med alternativ som uppringare kan välja mellan, vilket kopplar dem till rätt avdelning, individ, samtalskö, grupp med delad linje eller automatisk receptionist osv. baserat på deras val. Detta förbättrar effektiviteten genom att snabbt koppla användare till rätt resurs utifrån deras svar, och minskar samtidigt behovet av manuell samtalshantering av en mänsklig agent.

För att ett talsvar ska fungera effektivt måste kunder dock tillhandahålla en inspelning som instruerar användaren om vilken knapp på knappsatsen som måste tryckas för att nå sitt avsedda mål, till exempel "Press 0 för att nå operatören. Press 1 för att nå Försäljning."

Diagram över möjligt talsvarsflöde.

För att ge ett funktionellt perspektiv på talsvar gäller att om en automatisk receptionist är den vanligaste första kontaktpunkten för en inkommande uppringare, är ett talsvar troligen den andra vanligaste kontaktpunkten, eftersom det tillhandahåller den underliggande logik som dirigerar en användare till sitt avsedda mål. För din bekvämlighet har vi tillhandahållit ett funktionellt exempel på hur man kopplar ihop ett talsvar med en automatisk receptionist längre fram i detta dokument.

Inställningar som är tillgängliga för ett talsvar inkluderar:

• Anpassningsbar ljudprompt för hälsning i talsvar

• Alternativ för tidsgräns

Vidarebefordra samtal till:	Lämna röstbrevlåda till:
Användare Zoom Room Telefon för gemensamt utrymme Cisco/Poly-rum automatisk receptionist Samtalskö Grupp med delad linje Extern kontakt Telefonnummer	Nuvarande anknytning Användare automatisk receptionist Samtalskö Grupp med delad linje

Se Zooms supportcenter för mer information om skapa ett talsvar.

Samtalsköer

En samtalskö är en funktion för samtalsdirigering som effektivt hanterar volymen av inkommande samtal genom att placera uppringare i en virtuell väntelinje tills en agent kan hjälpa till. När uppringaren befinner sig i kön kan personen omedelbart hälsas med anpassningsbara meddelanden och/eller musik tills nästa agent besvarar samtalet. För de flesta verksamheter är samtalsköer ett mål för samtalsdirigering mål och används för att koppla uppringare till en specifik avdelning eller grupp av användare med en specialitet, som Försäljning, IT-support eller kundtjänst. Samtalsköer är vanligtvis inte avsedda att vidarebefordra samtal till en annan tjänst för samtalsdirigering, som ett talsvar eller en automatisk receptionist, förutom vid överspill eller uteblivet svar.

Administratörer kan skapa flera köer för olika avdelningar eller ändamål och tilldela agenter till specifika köer utifrån deras expertis. Dessutom stöder samtalsköer flera alternativ för ringsignalordning, inklusive sekventiell, samtidig, roterande, med mera, vilket ger organisationer flexibilitet för hantering av inkommande samtal.

Diagram över möjliga flöden för samtalskö.

Med den Power Pack-tillägg, kan samtalsköer också tillhandahålla realtids- och historisk information för övervakning och rapportering, vilket gör att chefer och medarbetare kan följa samtalsvolym, väntetider och köprestanda. Med dessa data kan organisationer optimera sin kundtjänstverksamhet, minska andelen samtal som avbryts och snabbt och effektivt hantera inkommande samtal.

Inställningar som finns tillgängliga för en samtalskö inkluderar:

Inställningar för samtalskö

Anpassningsbara policyinställningar

Samtalsfördelning samtidig sekventiell roterande Grupproterande Längst inaktiv Överflöde—dirigera till: röstbrevlåda Spela upp ett meddelande och koppla sedan från Användare Zoom Room Telefon för gemensamt utrymme Cisco/Poly-rum automatisk receptionist Samtalskö Grupp med delad linje Meny för interaktivt röstsvar (talsvar) Externa kontakter Telefonnummer Koppla från Anpassningsbar hälsningsprompt Ljud medan ansluter Väntemusik kontorstider Helgtider Tidszon Lagringsplats för kommunikationsinnehåll Prompt för ljudspråk anknytningsnummer röstbrevlåda Tilldelning av kostnadsställe Ta emot samtal medan du är i ett samtal Max väntetid Avslutningstid Max antal samtal i kön Alternativ för återuppringning Automatisk svarsfunktion för samtalskö* Åsidosättning av samtalsdirigering för samtalskö

Åtkomst till röstbrevlåda Transkription av röstbrevlåda Avisering om röstbrevlåda via e-post Automatisk samtalsinspelning Tillåt ad hoc-samtalsinspelning Svarskod för samtalskö sms SMS-mallar Samtalsscreening Blockera samtal utan uppringar-ID Orsak till att välja bort samtalskö Chattkanal

*Kräver Power Pack-tillägg

Se Zooms supportcenter för mer information om hantera en samtalskö eller ändra dess inställningar.

Delade linjegrupper

Delade linjegrupper (SLG) är en samtalsdirigeringsfunktion som gör det möjligt för upp till 10 användare att gemensamt besvara och hantera inkommande samtal för upp till 10 olika telefonnummer. Dessa grupper är idealiska för team, avdelningar eller arbetsgrupper som behöver hantera inkommande samtal kollektivt, utan de extra nivåerna av infrastruktur, inställningar eller hantering som är förknippade med en samtalskö.

I en SLG ringer det alltid samtidigt för alla medlemmar, och varje gång ett tillhörande telefonnummer rings kommer varje gruppmedlems telefon att ringa. Om en SLG till exempel har 10 tillhörande telefonnummer, kommer alla aktiva SLG-användares telefoner att ringa varje gång något av numren rings, tills samtalet besvaras, går till överflöde eller kopplas från.

Diagram över en konfiguration för en delad linjegrupp.

Precis som en samtalskö används en SLG ofta som en samtalsdirigerings mål och är inte avsedd att vidarebefordra samtal till en annan samtalsdirigeringstjänst som talsvar eller automatisk receptionist, förutom vid överflöde eller om ingen svarar.

Inställningar som finns tillgängliga för en delad linjegrupp inkluderar:	Anpassningsbara policyinställningar:
anknytningsnummer Avdelningstilldelning Tilldelning av kostnadsställe Språk för ljudprompt kontorstider Helgtider Tidszon röstbrevlåda PIN-kod Plats för lagring av kommunikationsinnehåll Tillåt medlemmar att förhindra andra från att ta upp ett parkerat samtal och använda viska, intervenera eller ta över (om konfigurerat)	Åtkomst till röstbrevlåda Transkription av röstbrevlåda Avisering om röstbrevlåda via e-post Kontrollera röstbrevlådor via telefon Samtalsscreening Blockera samtal utan uppringar-ID Personlig PIN-kodsåtkomst

Se Zooms supportcenter för mer information om ställer in eller användning delade linjegrupper.

Notera

Om ditt företag behöver stöd för fler än 10 användare i en delad linjegrupp samtidigt, prata med ditt Zoom-kontoteam om ytterligare alternativ.

Dessutom bör en delad linjegrupp inte förväxlas med en liknande funktion för linjedelning som kallas samtalsdelegering, ibland även kallad Delad linjeåtkomst.

Gruppsamtalsupptagning

Gruppsamtalshämtning är ett verktyg för samtalsfördelning som liknar en delad linjegrupp (SLG). I stället för att ringa alla användare i en grupp omedelbart som en SLG, får användarna bara en uppmaning att hämta samtalet om den uppringda användaren inte svarar inom en viss tid.

Om till exempel en användare och medlem i en kö för gruppsamtalshämtning inte svarar på ett direkt samtal inom 10 sekunder, får alla andra gruppmedlemmar en avisering om att acceptera eller avvisa samtalet, vilket hjälper till att förhindra missade kontaktmöjligheter eller att samtal avbryts.

Diagram över flödet för gruppsamtalshämtning.

Se Zooms supportcenter för mer information om konfigurera och använda Gruppsamtalshämtning.

Ytterligare överväganden för samtalsdirigering

Jämförelsetabell för verktyg för samtalsdirigering

Automatiska receptionister, samtalsköer och delade linjegrupper erbjuder ett antal samtalsdirigeringsfunktioner för olika miljöer, och att veta vilket samtalsdirigeringsverktyg som ska användas kan ha betydelse för din organisation. För att hjälpa till att klargöra dessa verktyg och deras begränsningar uppmanas läsarna att hänvisa till Zooms supportcenter för en sammanställd och förenklad jämförelse av dessa tre metoder för samtalsdirigering.

Användningsfall för delade linjegrupper och samtalsköer (exempel)

Delade linjegrupper och samtalsköer har många likheter, och att veta vilken man ska använda, eller när man ska använda den ena framför den andra, kan ibland vara förvirrande. Enkelt uttryckt är en delad linjegrupp en förenklad version av en samtalskö, men i ett försök att hjälpa till att klargöra de praktiska användningarna av var och en, beskriver följande tabell några av de största viktiga skillnaderna mellan de två, följt av ett exempel på användningsfall:

funktioner	Samtalskö	Grupp med delad linje
Samtalsfördelning	samtidig, sekventiell, roterande, inaktiv	samtidig
Väntkö	Kö tills överflöde eller maximal väntetid	Överflöde när full
Rapportering	Stödd	Inte stödd
Anpassningsbar hälsningsprompt	Stödd	Inte stödd
Väntmusik	Stödd	Inte stödd
Avslutningstid	Stödd	Inte stödd

Exempel på användningsfall

Advokatfirman Omzo, Omzo, & Omzo konfigurerar Zoom Phone för sin Business. På grund av det stora antalet dagliga samtal till deras huvudtelefonnummer försöker de bestämma sig mellan en grupp för delad linje och en samtalskö.

Med SLG, kan flera receptionister eller administrativ personal dela ansvaret för att besvara inkommande samtal till firmans huvudtelefonlinje. Tillsammans kan de gemensamt hantera samtalsvolymen under högtrafik, vilket säkerställer att uppringare får snabb hjälp och att inga samtal missas. På grund av SLG:s relativa enkelhet kommer uppringare inte att få en anpassad hälsningsprompt, väntmusik eller tid i en kö. Och om all personal inom SLG är upptagen kommer inkommande samtal omedelbart att överflöda till den tilldelade destinationen, till exempel röstbrevlåda eller ett annat verktyg för samtalsdirigering.

Alternativt, med en samtalskö, finns det flera alternativ för att konfigurera hur samtal ska hanteras. Användare som ringer in till huvudlinjen kan välkomnas med en anpassad inspelning, höra väntmusik medan de väntar och fortsätta att vänta i kön under en bestämd tid tills en medarbetare är tillgänglig eller tills Max väntetid har passerat. För personalen kan samtal fördelas på fler sätt, inklusive samtidig ringning, sekventiell ringning, roterande i en specifik ordning eller ringning till den som har varit ledig längst. Dessutom kan samtalskön optimeras över tid, med tilldelad avslutningstid för personalen att slutföra anteckningar eller datainmatning i ett system för kundrelationshantering (CRM), tillsammans med rapportering som visar högsta samtalstid och genomsnittliga väntetider under hela dagen.

I det här exemplet kan både en SLG och en samtalskö uppfylla företagets behov, men det är upp till företaget att avgöra vilken av de två som bäst överensstämmer med deras avsedda mål för deras uppringare och verksamhet.

Tips för att bygga designer för samtalsdirigering (ett exempel)

Med en mängd olika verktyg för samtalsdirigering tillgängliga kan det vara en utmanande uppgift för dem som är nya i processen att skapa en logisk och effektiv design för samtalsdirigering. För att underlätta den här upplevelsen bör du överväga följande tips när du planerar och utformar konfigurationer för samtalsdirigering för ditt företag. Som en bonus har vi också tillhandahållit ett exempel och ett referensdiagram för en vanlig huvudfunktion för automatisk receptionist som används av många företag och som enkelt kan byggas ut vidare:

1. Automatisk receptionist är en utmärkt utgångspunkt. Om du är ny när det gäller att utforma samtalsflöden för ett företag är en automatisk receptionist nästan alltid en trygg plats att börja på. Varje plats får automatiskt en automatisk receptionist, vilket gör den till den idealiska startpunkten; den stöder också anpassade hälsningar, och den kan naturligt flöda vidare till ett talsvar och ansluter användare till deras nästa eller slutliga destination.

2. Menyer för interaktivt röstsvar (talsvar) är din vän. Ett talsvar erbjuder användare upp till 12 olika inmatningsalternativ för att ansluta till en annan destination för samtalsdirigering; detta innebär att användare förmodligen kan komma till sin avsedda destination eller avdelning med ett enda knapptryck. I vissa fall kan det dock också vara meningsfullt att använda ett talsvar för att dirigera till ett annat talsvar. Till exempel att trycka på 1 för att dirigera till kundsupport och sedan ansluter till ett annat talsvar som kan ansluta dem till olika typer av teknisk support. Var inte rädd för att använda dem för att ansluta användare till rätt plats.

3. Rita upp det med blyerts eller på en Zoom Whiteboard. Innan du bestämmer dig för att faktiskt bygga dina flöden för samtalsdirigering i Zoom Phone kan det vara till hjälp att försöka rita upp dem så att du kan se vad du bygger. Detta kan också senare fungera som en vägledning för att bekräfta att du bygger dina flöden för samtalsdirigering korrekt. Titta på följande diagram som illustrerar hur en automatisk receptionist för huvudnumret kan ansluta till ett talsvar, och använd det som en första referenspunkt för hur du kanske vill bygga ditt eget.

Exempel på design för samtalsdirigering.

kontorstider

Kontorstider är en funktioner för samtalshantering som låter administratörer och användare ange specifika tider och veckodagar då samtal ska följa "standard"-hanteringsprocedurer eller alternativa hanteringsprotokoll, till exempel när verksamheten är stängd. Kontorstider gäller för många funktioner, inklusive samtalsköer, delad linje grupper, Auto Receptionists och webbplatser, och kan också definieras på användare-specifik nivå.

Under en användares eller ett verktygs angivna kontorstider kommer samtal att routas enligt de definierade reglerna, till exempel vidarekopplas till tillgängliga agenter eller spela upp anpassade meddelanden. Utanför kontorstider kan organisationer välja att routa samtal på annat sätt, till exempel skicka dem till röstbrevlåda, en samtalskö, en automatisk receptionist eller vidarekoppla till ett externt nummer.

Se Zooms supportcenter för mer information om konfigurering av kontorstider för en plats; men om du vill redigera kontorstider för en specifik samtalsdirigering, som en samtalskö eller automatisk receptionist, letar du upp och redigerar det specifika verktyget för samtalsdirigering i Zoom-webbportalen.

Helgtider

Holiday Hours är en kompletterande funktioner till Business kontorstider som är utformad för att hantera inkommande samtal under helgdagar eller särskilda tillfällen när verksamheten kan ha andra tider än under de vanliga kontorstiderna. Organisationer kan i förväg ställa in specifika helgscheman och ange när de kommer att vara stängda eller ha begränsad tillgänglighet. Under dessa fastställda helgtider kommer samtalen att dirigering enligt definierade regler som är specifika för konfigurationen Holiday Hours, till exempel vidarekoppling till röstbrevlåda, uppspelning av anpassade meddelanden eller dirigering till en extern kontakt.

Kort meddelanden-tjänst (sms)

Zoom Phone stöder Short Message Service (SMS) (dvs. textmeddelanden) och Multimedia meddelanden Service (MMS) (dvs. fotomeddelanden) med tjänsten Zoom Phone Native och BYOC-planer för användare med nödvändiga behörigheter.

Som standard kan alla användare på samma Zoom Phone-konto skicka sms/MMS-meddelanden till varandra; men för att skicka ett sms till ett telefonnummer utanför Zoom Phone-kontot (dvs. ett externt nummer) måste Business uppfylla efterlevnadskrav för 10-siffrigt Long Code (10DLC). För mer information om denna process, se 10DLC vanliga frågor.

Se Zooms supportcenter för mer information om konfigurera sms för ditt konto, hur du använder sms, eller aktivera BYOC-nummer för sms.

telefoner för gemensamt utrymme

Telefoner för gemensamt utrymme är avsedda enheter för delad användning i gemensamt utrymme inom en organisation, till exempel entréer, pausrum eller konferensrum. Dessa telefoner erbjuder grundläggande samtalsfunktioner för anställda eller besökare utan personliga samtalsabonnemang eller behörigheter, och är vanligtvis konfigurerade med nödvändiga funktioner som att ringa och ta emot samtal, vilket gör dem idealiska för allmän användning av alla inom organisationen.

Se Zooms supportcenter för mer information om hantera telefoner för gemensamt utrymme eller ändra inställningar för telefon för gemensamt utrymme.

Zoom Phone för Zoom Rooms eller konferensrum

Användning av Zoom Phone med Zoom Rooms eller ett konferensrumssystem från tredje part som stöds gör det möjligt för användare att sömlöst växla mellan röstsamtal och videokonferenser i konferensrumsmiljön. Med den här funktionen kan Zoom Rooms och konferensrum från tredje part minska mängden hårdvara som krävs genom att använda de mikrofoner och högtalare som redan finns i rummet.

Se Zooms supportcenter för mer information om tilldela en Zoom Phone-licens till ett Zoom Room eller konferensrum från tredje part, ringa ett Zoom Phone-samtal från ett Zoom Room, eller använda Zoom Phone från konferensrumsenheter från tredje part.

Nödsamtal och förbättrat 911

Zoom Phones 911-tjänst fungerar annorlunda än traditionella konfigurationer för nödsamtal. Med traditionella nödsamtal dirigerar en telefonleverantör samtal till en lokal räddningstjänst eller larmcentral (PSAP) baserat på uppringarens telefonnummer. Alternativt, med Zoom Phones förbättrade 911-tjänst (E911) tar vi det ett steg längre. Med Zoom Phone skickar tjänsten automatiskt användarens adress (om den har angetts) och telefonnummer till rätt PSAP baserat på användarens aktuella plats, ansluter användare till nödresurser med bästa tillgängliga information.

Eftersom Zoom Phone dessutom gör det möjligt för Kunder och deras användare att använda tjänsten varhelst det finns internetåtkomst och att skaffa nummer som inte nödvändigtvis är kopplade till deras aktuella plats, erbjuder Zoom Phone två extra funktioner som passar moderna arbetsplatser: Nomadiska nödtjänster och dirigering av nödsamtal. Var och en av dessa funktioner beskrivs i följande avsnitt.

Nomadiska nödtjänster

I dagens hybrida arbetsvärld ger Nomadiska nödtjänster möjlighet att dynamiskt upptäcka och rapportera platsen för en Zoom Phone-användare när ett nödsamtal görs.

Under normala omständigheter, till exempel när en användare ringer ett nödsamtal från kontoret, skickas motsvarande nödadress för användarens tilldelade plats eller plats (konfigurerad av en admin i webbportalen) till larmtjänster. Men med Nomadiska nödtjänster kan en användare, när den identifieras på en plats utanför sitt kontor, definiera en ny nödadress som är specifik för den aktuella platsen. Om en användare därför ringer ett nödsamtal när den arbetar nomadiskt, till exempel hemma, på ett hotell eller ett kafé, överför Zoom Phone automatiskt den nomadiska nödadressen till larmtjänster.

Se Zooms supportcenter för mer information om konfigurera Nomadiska nödtjänster och identifieringsprocess för Nomadiska nödtjänster.

Dirigering av nödsamtal

Med anpassning av dirigering av nödsamtal kan företag välja att dirigera nödsamtal till en larmcentral (PSAP) och/eller ett internt säkerhetsresponsteam som hanterar nödsituationer. För företag som sträcker sig över stora geografiska områden, som campus med flera byggnader, hjälper den här möjligheten team på plats att snabbt hantera nödsituationer inom sina anläggningar eller samarbeta med larmtjänster för att snabbt fastställa nödsituationens plats.

Alternativt kan företag också inaktivera nödsamtal för telefonanvändare, vilket kan vara användbart när telefonanvändare inte befinner sig i det land som är kopplat till deras telefonnummer på grund av resor eller är permanent placerade i ett annat land.

Se Zooms supportcenter för mer information om konfigurera dirigering för nödsamtal.

Pooler med nödnummer

För företag som inte behöver tilldela varje användare ett dedikerat telefonnummer eller en samtalsplan upprätthåller pooler med nödnummer en lista över dedikerade nödtelefonnummer som är tillgängliga för deras användare.

Med en pool med nödnummer kommer, när en Zoom Phone-användare utan ett dedikerat telefonnummer (dvs. endast anknytning) ringer ett nödsamtal, ett nummer från poolen att väljas som anknytningens tillfälliga uppringar-ID. Detta gör det möjligt för larmtjänster att kontakta användaren tillbaka, eftersom de annars inte skulle ha tillgång till användarens anknytning och inte skulle kunna nå dem. Därför kommer under de följande två timmarna alla ytterligare inkommande samtal som görs till det uppringar-ID:t att dirigeras till den ursprungliga anknytning som ringde nödsamtalet.

Notera

Kunder kan behöva köpa ytterligare DID-tilläggslicenser (direct inward dial) för att stödja poolen med nödnummer.

Dedikerade nummer

Dedikerade nummer gör det möjligt för användare med endast anknytning att ringa utgående nödsamtal med ett direkt telefonnummer som tillhör en samtalskö eller automatisk receptionist. Till skillnad från pooler med nödnummer måste vara kopplade till en samtalskö eller automatisk receptionist och kan inte vänta i beredskap.

Med dedikerade nummer, när en användare med endast anknytning ringer nödtjänster, kommer samtalsköns eller den automatiska receptionistens telefonnummer att presenteras som uppringar-ID för PSAP. Därför kommer alla återuppringningar från nödtjänster att dirigeras till den associerade samtalskön eller automatiska receptionisten och måste hitta tillbaka till användaren organiskt.

Varning

Den här metoden bör endast användas när en samtalskö eller automatisk receptionist är den bästa metoden för att hantera återuppringningar från nödtjänster i din miljö.

Nödsamtal med ZPLS

Att upprätthålla anslutning till nödtjänster under ett internetavbrott eller en tjänstepåverkande händelse är kritiskt för många företag. För att proaktivt hantera dessa scenarier kan Kunder upprätthålla överlevnadsanslutning med tjänstemodulen Zoom Phone Local Survivability (ZPLS), som använder plattform och operativsystem som tillhandahålls av Zoom Node för att ge reservanslutning till PSTN via en lokal SBC med en integrerad operatör.

För mer information, se avsnittet om Zoom Phone Local Survivability tillgänglig senare i detta dokument.

Personsökning

Zoom Phone stöder molnbaserad personsökning med markera enheter som stöds, vilket gör det möjligt för behöriga användare att sända enkelriktade meddelanden eller varningar till enheter som stöds på flera platser. Den här funktionen är särskilt användbar i miljöer som lager, skolor, sjukhus, butiker eller stora kontorsbyggnader där omedelbar kommunikation och nödmeddelanden är avgörande för standard Business-verksamhet.

Se Zooms supportcenter för mer information om konfigurera molnbaserad personsökning för ditt konto.

Konfigurationsmallar

Konfigurationsmallar förenklar processen att konfigurera och ställa in IP-bordstelefoner i Zoom Phone-systemet. Med Konfigurationsmallar kan Zoom Phone-admins skapa anpassade inställningar för IP-telefoner som kan tillämpas på användare från flera nivåer, från hela kontot till individuella eller flera platser, en grupp bordstelefoner eller en enskild bordstelefon.

Se Zooms supportcenter för mer information om konfigurera konfigurationsmallar.

Notera

Den här processen rekommenderas endast för admins som är bekanta med parametrar för konfigurationsmall. Admins tar fullt ansvar för resultaten av att skapa och tilldela konfigurationsmallar. Zoom tillhandahåller inte Support för parametrar för konfigurationsmall.