Samtalsdelegering och Zoom Assistant
Översikt
Samtalsdelegering gör det möjligt för en telefonanvändare ( delegeraren) att tilldela en annan användare ( delegaten) att ringa och ta emot samtal för deras räkning. Detta används ofta i arbetsflöden för chefsassistenter, administrativt stöd för upptagen personal, telefoner för delade resurser eller användningsfall för kontaktcenter/delad linje. När det kombineras med Zoom Assistant ("widgeten"/panelen) blir delegeringen mer sömlös. Delegater kan hantera samtal direkt från sina skrivbord, visa delade linjer, överföra/pausa samtal och mer.
Krav och förutsättningar
För att använda samtalsdelegering med Zoom Assistant, måste både delegeraren och delegaten ha en Zoom Phone licens med en lämplig samtalsplan (Debiterad, Obegränsad, eller Pro). Samtalsdelegering måste vara aktiverad i Zoom-webbportalen och inte låst av admin. Zoom Assistant måste vara aktiverad för användaren, och användaren måste köra en stödd version av Zoom-skrivbordsappen (Windows eller macOS) som är på eller över minimiversionen. För scenarier med delad linje/grupp/kö, till exempel telefoner för gemensamt utrymme eller användningsfall för kontaktcenter, kan ytterligare licenstillägg som Customer Engagement Pack krävas.
För mer information om Zoom Phone-licenser och samtalsplaner, se Zooms artikel om Zoom Phone-licenser, samtalsplaner och tillägg.
Roller och terminologi
Delegerare
Telefonanvändaren som äger direktnumren och ger en annan användare behörighet att agera för deras räkning.
Delegat
Användaren (eller telefon för gemensamt utrymme) som tilldelats att ringa och ta emot samtal för delegerarens räkning.
Delade linjer
Delegerarens direktnummer som är tillgängliga för delegaterna.
VIP-delegering (valfri)
Ett läge där samtal från en VIP-kontaktlista kan dirigeras eller hanteras särskilt, där delegaten ansvarar för VIP-hanteringen.
En delegerare kan ha upp till 15 delegater som standard, och en delegat kan tilldelas flera delegerare (symmetriskt: upp till 15 delegerare per delegat som standard). Varje direktnummer (delad linje) kan användas av antingen delegeraren eller delegaten beroende på vem som väljer det.
Så här konfigurerar du delegering (webbportalen)
Logga in i Zoom-webbportal som admin (eller som telefonanvändare, beroende på inställningar) och gå till Hantering av telefonsystem, sedan Användare och rum (eller Telefon → inställningar för användarnivå).
Markera en användare eller en telefon för gemensamt utrymme, gå till Användarinställningar → Delegering och Assistant → Ställ in/Lägg till.
Välj delegaten (användare eller gemensamt utrymme), klicka sedan på bjuda in.
Välj delegeringsbehörigheter genom att markera lämpliga kryssrutor.
Viktiga behörigheter inkluderar:
Ringa samtal (delegaten kan ringa ut med delegerarens nummer)
Besvara samtal (delegaten tar emot inkommande samtal till den delade linjen)
Hämta pausade samtal (överför genom att lägga på paus och låta delegaten hämta det)
Om det krävs måste delegaten acceptera inbjudan för att aktivera delegeringen (om det inte tvingas av admin).
Hur delegering fungerar i praktiken: daglig användning (skrivbord/mobil + Zoom Assistant)
När det är korrekt konfigurerat kan båda delegeraren och delegaten välja delade linjer från menyn Uppringar-ID/Linjer innan de ringer ett samtal. Den delegeraren ser sitt nummer medan den delegaten ser delegerarens namn och delade nummer.
När det gäller utgående samtal kan delegaten ringa delegaten på delegeraren delegerarens vägnar genom att välja en delad linje. Under det samtalet visas den delade linjen som upptagen för delegeraren. För inkommande samtal ringer inkommande samtal till den delade linjen både delegeraren och delegaten (om behörigheterna är inställda), och båda kan svara.
För överföringar och samtalshantering kan delegaten delegeraren och delegaten lägga samtal på paus, överföra dem mellan varandra eller slå samman/överföra beroende på behörigheter. Delegaten och delegeraren delar en röstbrevlåda och samtalshistorik för delade linjer. Röstmeddelanden och historikposter visar lämpliga etiketter för "besvarat av/gjort av" så att du vet vem som hanterade samtalet.
Genom att använda Zoom Assistant widgeten kan delegaten hantera snabbval, ringa och ta emot samtal, överföra samtal, spela in samtal, visa röstbrevlåda och historik samt utföra andra samtalskontrollåtgärder utan att lämna skrivbordet.
För mer information om Zoom Assistant, se Zooms artikel om Zoom Assistant.
Valfritt: VIP-delegeringsläge
Om din plan stöder VIP-delegering (Customer Engagement Pack-tillägg krävs) kan du definiera en lista över VIP-kontakter som kan få prioriterad samtalsdirigering och hantering. Delegater kan få behörighet att hantera VIP-kontakter och ha behörighet för inkommande samtal specifikt för VIP-kontakter. Detta är användbart för att stödja lämplig hantering av högvärdiga uppringare, till exempel dirigerade till en chefsdelegat eller upptrappade.
Bästa praxis och rekommendationer
Delad linje-delegering fungerar bäst när någon annan behöver fullt ansvar för samtalshantering, till exempel en admin, receptionist eller assistent.
För att undvika förvirring och förenkla spårning, definiera och begränsa antalet delegater från början.
Använd tydliga namn och etiketter för delade linjer, och utbilda delegaterna att välja rätt linje innan de ringer samtal — detta håller samtalshistoriken och uppringar-ID korrekta.
Om du använder VIP-delegeringVIP-delegering, håll en ren VIP-kontaktlista och granska den regelbundet för att säkerställa att prioriterade uppringare dirigeras korrekt.
Utnyttja Zoom Assistant för att effektivisera dessa arbetsflöden eftersom det minskar växling mellan appar, centraliserar samtalskontroller och samlar samtalshistorik och röstbrevlåda på ett ställe.
Felsökning och vanliga problem
Om en delegat inte tar emot samtal, kontrollera att Besvara samtal behörigheten är aktiverad och bekräfta att delegaten accepterade inbjudan. När delade linjer visas som upptagna eller otillgängliga, dubbelkolla att rätt delad linje är vald och att inga motstridiga samtalssessioner är aktiva.
För problem med Zoom Assistant att inte visas eller Telefon att inte kunna markeras, bekräfta att användaren har rätt licens (inklusive Customer Engagement Pack om det behövs), kontrollera att funktionen är aktiverad i webbportalen, och se till att Zoom Workplace appen är uppdaterad och tillåten av din admin.
När det gäller samtalsinspelningar eller röstmeddelanden som verkar saknas, tänk på att inspelningar endast är synliga för användaren som skapade dem. Däremot delas samtalshistorik och röstbrevlådeposter mellan delegaten och delegeraren.
För mer information om samtalsdelegering, se Zooms supportartikel om att använda samtalsdelegering.
Senast uppdaterad
Var detta till hjälp?