Administrativa kontroller

Skapa kontaktgrupper i företagskatalogen

Administratörer kan skapa kontaktgrupper i företagskatalogen genom att importera befintliga användargrupper (definierade manuellt eller genom avancerad SAML-mappning) eller genom att skapa anpassade kontaktgrupper. Kontaktgrupper är användbara för att identifiera olika team eller avdelningar inom din organisation, till exempel Fakturering, IT och Support.

Importera en befintlig användargrupp som en kontaktgrupp

Användargrupper gör det möjligt för administratörer att kontrollera inställningar för specifika grupper av användare via Zoom-webbportal. Kontaktgrupper används däremot för att organisera hur användare grupperas i företagskatalogen. Du kan länka befintliga användargrupper till kontaktgrupper och styra hur dessa kontaktgrupper visas i Zoom Workplace-dator- och mobilapparna (visas i avsnittet Alla kontakter på fliken Kontakter). Markerade grupper blir egna, enskilda kontaktgrupper. Varje kontaktgrupps namn är detsamma som namnet på motsvarande användargrupp.

1. logga in på Zoom-webbportal som administratör.

2. I navigeringsmenyn klickar du på användarhantering sedan Kontakter.

3. Klicka på Markera grupper för att importera befintliga användargrupper.

Även om du markerar flera grupper skapas varje grupp som en egen kontaktgrupp.

1. Sök efter och markera grupper att importera och välj sedan en integritetsinställning:

1. Klicka på Importera.

Du kan också följa instruktionerna i nästa avsnitt för att manuellt skapa och namnge kontaktgrupper (genom att lägga till enskilda användare eller baserat på en eller flera användargrupper). Ändringar i användargruppen, inklusive tillägg eller borttagningar, uppdaterar automatiskt den associerade kontaktgruppen.

Skapa en anpassad kontaktgrupp

Vissa användare kanske inte passar in i en särskild grupp eftersom deras ansvarsområden sträcker sig över flera team eller eftersom deras team är uppdelat i inofficiella underteam. Oavsett anledning kan du skapa en anpassad kontaktgrupp med annan synlighet och andra gruppmedlemmar än de som är tillgängliga via importmetoden.

1. logga in på Zoom-webbportal.

2. I navigeringsmenyn klickar du på användarhantering sedan Kontakter.

3. Klicka på Lägg till kontaktgrupp.

1. Ange ett Namn på kontaktgrupp och valfri Beskrivning.

2. Använd sökfältet för att hitta och markera användare baserat på deras namn eller e-postadress. Du kan även söka efter och markera en befintlig användargrupp som ska inkluderas i denna kontaktgrupp.

3. Välj en integritetsinställning för denna grupp. Klicka sedan på Spara för att bekräfta den nya gruppen.

Bestäm hur användare och grupper visas i katalogen

Följ dessa steg för att visa kontots användare och grupper i Zoom Workplace-dator- och mobilappen. Dessa användare visas i avsnittet Alla kontakter på fliken Kontakter i dator- och mobilklienterna.

1. logga in på Zoom-webbportal.

2. I navigeringsmenyn klickar du på användarhantering sedan Kontakter.

3. Aktivera högst upp på sidan Visa användare, grupper och Zoom Rooms under ”Kontakter” i dator-, mobil- och Zoom Room-klienterna växla.

1. (Valfritt) Markera följande kryssrutor:

• Lista alla kontoanvändare under Alla kontakter: Alla användare visas under Företagskontakter (visas i Alla kontakter avsnittet på Kontakter fliken).

Eventuella kontaktgrupper som skapas visas inte i dator- eller mobilappen när detta alternativ är aktiverat. Om du aktiverar denna inställning träder inte inställningar på gruppnivå för Zoom chatt i kraft.

• Lista alla Zoom Rooms under Alla kontakter: Markera detta om du inte vill att Zoom Rooms ska organiseras enligt definitionen i Kontakter sidan > Zoom Rooms fliken. I stället visas alla Zoom Rooms under Zoom Rooms (visas i Alla kontakter avsnittet på Kontakter fliken).

• Lista alla Zoom Phone-entiteter (samtalskö, delad linje-grupp, automatisk receptionist) under Alla kontakter: Markera detta om du vill att Zoom Phone-entiteter ska visas under Zoom Phone avsnittet i dina kontaktgrupper.

1. Klicka på fortsätt för att bekräfta.

Aktivera integreringar av kalender och kontakter

Administratörer kan välja att aktivera integreringar av kalender och kontakter, vilket gör det möjligt för användare att synkronisera Zoom med kontakter från Google, Office365 eller Exchange. Stegen nedan gör funktionen för integreringar av kalender och kontakter tillgänglig för dina användare:

1. logga in på Zoom-webbportal.

2. I navigeringsmenyn klickar du på Kontohantering sedan Kontoinställningar.

3. Klicka på Post och kalender fliken. Under Integreringar, aktivera Integreringar av kalender och kontakter växla.

Om funktionen är aktiverad kan användare konfigurera integreringar på sin profilflik i Zoom-webbportal.

Delade externa kontakter för Zoom Phone

Utöver de andra metoderna som beskrivs i detta dokument kan kontoägare och administratörer även skapa en delad katalog med externa kontakter, som görs tillgänglig för Zoom Phone-användare i Zoom Workplace-appen för dator eller mobil.

Denna funktioner kan vara användbar i följande scenarier:

• När du migrerar ett stort antal användare till Zoom Phone från din gamla operatör kan du migrera en del av dina användare och sedan importera kontakterna som väntar på att migreras.

• Din organisation behöver telefonkontakter som använder en tredjepartstjänst. Om din organisation till exempel har ett samtalscenter från tredje part kan du importera kontakter så att dina anställda enkelt kan nå tredjepartsagenterna.

Lägg till delade kontakter med en CSV-fil

Du kan lägga till många kontakter samtidigt med en CSV-fil.

1. logga in på Zoom-webbportal.

2. I menyn till vänster markerar du Hantering av telefonsystem och klickar sedan på Företagsinformation.

3. Längst upp på sidan klickar du på Kontoinställningar. Välj sedan alternativet Externa kontakter flik.

1. Markera Importera alternativet. Alternativet att Lägg till kontakter eller Uppdatera kontakter visas.

1. På fliken Lägg till kontakter väljer du CSV-exempel och sedan Ladda ned. Du kan skapa din CSV-fil med hjälp av denna mall.

Varje fil måste innehålla färre än 9 999 kontakter, men du kan överföra flera filer – det finns ingen gräns för det totala antalet kontakter.

1. När din CSV är klar klickar du på Överför CSV för att lägga till kontaktlistan.

Om du behöver uppdatera informationen för en befintlig kontakt ändrar du de nödvändiga fälten i din CSV-fil och använder sedan alternativet Uppdatera kontakter i stället för Lägg till kontakter flik.