Användarupplevelse

Åtkomst till din företagskatalog

Som standard innehåller din Zoom-kontaktkatalog användare på samma Zoom-konto och organisation i Alla kontakter avsnittet. Du kan komma åt företagskatalogen genom att följa dessa steg:

1. Öppna applikationen Zoom Workplace på en kompatibel dator eller mobil enhet.

2. Klicka eller tryck på Kontakter fliken i menyn.

3. Visa Alla kontakter avsnittet för att se kontakter i företagskatalogen.

Lägga till externa användare som Zoom-kontakter

Du kan lägga till vilken extern Zoom-användare som helst som kontakt genom att ange den e-postadress som är kopplad till deras Zoom-konto. När de har godkänt din kontaktförfrågan kan ni chatta, dela bilder och filer samt mötas direkt. Om du har en Zoom Phone-licens kan du också ringa kontakten. Om du lägger till en e-postadress som inte är kopplad till ett Zoom-konto får de en inbjudan att gå med i Zoom.

Den här metoden kan vara användbar om du ofta har kontakter med andra Zoom-användare som inte ingår i ditt Zoom-konto.

Lägg till en kontakt

Följ stegen nedan för att lägga till en enskild ny kontakt i Zoom:

1. Logga in i Zoom Workplace-applikationen på datorn eller mobilen.

2. Markera Kontakter fliken.

3. Markera plusikonen och välj Bjud in ny kontakt.

4. Ange e-postadressen för kontakten du vill lägga till och klicka sedan på Skicka. På mobilen väljer du Lägg till i stället.

Inbjudna kontakter som redan har ett Zoom-konto får en kontaktförfrågan i Zoom Workplace-skrivbordsappen. Inbjudna kontakter som inte har ett befintligt Zoom-konto får ett e-postmeddelande som uppmanar dem att registrera sig hos Zoom. När deras Zoom-konto har skapats måste de klicka på länken i inbjudningsmejlet för att bekräfta kontaktförfrågan.

Acceptera eller avvisa kontaktförfrågningar

Som Zoom-användare kan du kontrollera dina kontaktförfrågningar i Zoom Workplace-skrivbords- eller mobilapplikationen. Se stegen nedan för att visa kontaktförfrågningar:

1. Markera Chatt fliken i Zoom Workplace-skrivbords- eller mobilapplikationen. På datorn visas en vertikal meny på vänster sida. På en mobil enhet visas en horisontell meny ovanför dina chattkonversationer.

2. Markera Extern fliken i menyn och välj sedan Kontaktförfrågningar. Du kan sedan acceptera eller avvisa enskilda förfrågningar.

De kontakter du accepterar visas under Externa kontakter i dina Zoom Workplace-applikationer.

Kontaktintegreringar

Du kan synkronisera dina Zoom-kontakter med Google, Office 365 eller Exchange, vilket gör att du kan ringa dina kontakter med Zoom om du har en Zoom Phone-licens. Du kan fortfarande synkronisera dina kontakter med Zoom utan en Zoom Phone-licens, men du kommer inte att kunna ringa dem med Zoom.

Synkroniserade kontakter är inte tillgängliga i Zoom Workplace-mobilappen eller bordstelefoner.

1. Logga in på den Zoom-webbportal.

2. Markera Profil fliken på vänster sida och rulla sedan till Övriga avsnittet.

3. Under Kalender- och kontaktintegrering, välj Konfigurera kalender- och kontaktintegrering. Du uppmanas att välja Google, Office365 eller Exchange.

1. Klicka på Nästa och följ instruktionerna på skärmen för att ge Zoom åtkomst till din kontakt- och kalendertjänst.

• Google: Du kommer att dirigeras till Googles inloggningssida. Logga in på ditt Google-konto. Klicka på Tillåt för att låta Zoom få åtkomst till dina kontakter och Google Kalender.

• Office 365:

  • Auktorisera med OAuth 2.0: Se till att detta alternativ är markerat.

  • Välj dina behörigheter.

  • Konfigurera typ av Office 365-tjänst.

• Exchange:

  • Användarnamn eller UPN för Exchange-inloggning: Ange användarnamnet eller UPN som är kopplat till ditt Exchange-konto.

  • Lösenord för Exchange-inloggning: Ange lösenordet som är kopplat till ditt Exchange-konto.

  • Exchange-version: Välj versionen av Exchange. Om du är osäker på Exchange-versionen, kontakta ditt interna IT-team för mer information.

  • EWS-URL: Ange din organisations EWS-URL. Kontakta ditt interna IT-team om du inte känner till EWS-URL:en.

• Efter att du har tillåtit åtkomst kommer du att omdirigeras tillbaka till Zoom-webbportalen, som visar behörigheterna för kalender- och kontaktintegreringen.

Så här använder du kontaktintegreringen

Efter att du har synkroniserat dina kontakter kan du:

• Få åtkomst till synkroniserade kontakter i Zoom-skrivbordsappen (de visas i Molnkontakter avsnittet i Kontakter fliken).

• Visa synkroniserade kontakter i samma mappstruktur som anges i din kontaktjänst från tredje part.

• Ring synkroniserade kontakter med Zoom Phone om de har ett telefonnummer kopplat till sin profil.

• Skapa en ny synkroniserad kontakt med hjälp av din samtalshistorik, inkorgen för röstbrevlåda eller direkt via Kontakter avsnittet i Zoom Workplace-applikationerna.

Kontakter synkroniseras i båda riktningarna när du använder metoderna som nämndes i föregående steg.

• Lägg till ett telefonnummer till en befintlig synkroniserad kontakt med hjälp av din samtalshistorik eller inkorgen för röstbrevlåda.

Personliga kontakter

Admin kan aktivera inställningen Personliga kontakter för att låta användare lagra personliga kontaktnamn, telefonnummer och e-postadresser i Zoom genom att ladda upp en CSV-fil.

Den här funktionen är användbar om din organisation inte använder Outlook eller Google för att hantera kontakter, eller om din Zoom-admin har begränsat din möjlighet att använda kalender-/kontaktintegrering för att synkronisera dina kontakter med Outlook eller Google.

Kontakterna som ingår i din CSV-uppladdning kommer att synkroniseras med dina Zoom Workplace-skrivbords- och mobilappar i fliken Kontakter under Mina kontakter.

Importera personliga kontakter i bulk med en CSV-fil

För att importera dina personliga kontakter kan du ladda ner en CSV-exempelfil från Zoom-webbportalen och sedan redigera den för att fylla i dina kontakter.

1. Logga in på den Zoom-webbportal.

2. I navigeringsmenyn klickar du på Personliga kontakter.

3. Klicka på Importera från CSV-fil.

4. Klicka på Ladda ner CSV-exempel.

5. Öppna CSV-exemplet med kalkylprogram som Microsoft Excel.

6. Ange följande information för varje kontakt:

Alla telefonnummer måste vara i E.164-format. Om du inte använder E.164-format får du ett felmeddelande när du laddar upp din CSV-fil. Du kan bara ange ett telefonnummer i vart och ett av de 5 relevanta fälten.

• Namn (obligatoriskt): Kontaktens visningsnamn.

• E-postadress: Kontaktens e-postadress.

• Kontor: Kontaktens kontorsnummer.

• Hem: Kontaktens hemnummer.

• Mobil: Kontaktens mobilnummer.

• Fax: Kontaktens faxnummer.

• Telefon: Kontaktens huvudnummer.

• Företag: Kontaktens företag.

1. Spara filen.

2. Gå tillbaka till Zoom-webbportalen.

3. I navigeringsmenyn klickar du på Personliga kontakter.

4. Klicka på Importera.

5. Ange ett visningsnamn för den här kontaktgruppen.

Detta visningsnamn kommer att visas i klienten och appen i Kontakter fliken > Mina kontakter avsnittet.

1. Klicka på Välj CSV-fil och ladda upp CSV-filen du vill importera. Du kan ha upp till 1000 kontaktposter i din CSV-fil.

2. Klicka på Ladda upp. Om CSV-importen lyckas ser du en lista över dina personliga kontakter.

Telefonnummerformat

Alla telefonnummer i CSV-filen måste innehålla följande (känt som E.164-format):

• Plustecken (+)

• Landskod

Om du redigerar CSV-filen i Excel ska du placera ett enkelt citattecken (‘) före plustecknet så att plustecknet läggs till när du sparar CSV-filen. Till exempel ‘[phone].

• Riktnummer

• Telefonnummer

Så här lägger du till enskilda personliga kontakter

Om du vill lägga till enskilda kontakter som inte ingick i din första CSV-import kan du göra det genom att följa dessa steg:

1. Logga in på den Zoom-webbportal.

2. I navigeringsmenyn klickar du på Personliga kontakter.

3. Klicka på Lägg till kontakt.

4. Ange kontaktens namn och kontaktuppgifter.

5. Klicka på Spara.

Du kan också lägga till en enskild personlig kontakt via Zoom Workplace-applikationen genom att följa stegen nedan:

1. Logga in i Zoom Workplace-mobil- eller skrivbordsapplikationen.

2. Navigera till Kontakter fliken i menyn.

3. Klicka eller tryck på plusikonen.

4. Markera Skapa en personlig kontakt i rullgardinsmenyn.

5. Ange kontaktens namn och kontaktuppgifter.

6. Klicka på Skapa.

Så här ersätter du aktuella personliga kontakter

Om du tidigare har importerat dina personliga kontakter kan du ladda upp en ny CSV-fil för att ersätta din befintliga lista över personliga kontakter. Detta kan vara en hjälpsam process för dem som kan ha roterande personliga kunder.

Genom att följa dessa steg ersätts alla befintliga personliga kontakter. Om du bara behöver uppdatera uppgifterna för en enskild kontakt bör du redigera kontakten i Zoom Workplace-appen.

1. Logga in på den Zoom-webbportal.

2. I navigeringsmenyn klickar du på Personliga kontakter.

3. Längst upp på sidan klickar du på Ersätt med ny CSV-fil.

4. Ange ett namn för den här kontaktgruppen.

5. Klicka på Välj CSV-fil och ladda upp CSV-filen du vill importera.

6. Klicka på Ladda upp.

Om CSV-importen lyckas ser du en lista över telefonkontakter. Importen skriver över dina tidigare personliga kontakter.

Så här redigerar eller tar du bort en personlig kontakt

Du kan redigera befintliga personliga kontakter genom att följa stegen nedan:

1. Logga in på den Zoom-webbportal.

2. I navigeringsmenyn klickar du på Personliga kontakter.

3. Klicka på Redigera över den kontakt du vill uppdatera och gör sedan nödvändiga ändringar. Om du vill ta bort kontakten klickar du på Ta bort i stället.

4. Klicka på Spara. Om du vill ta bort kontakten klickar du på Ta bort i stället för Redigera i föregående steg.