Administrativa kontroller

Skapa kontaktgrupper i företagskatalogen

Admin kan skapa kontaktgrupper i företagskatalogen genom att importera befintliga användargrupper (definierade manuellt eller via avancerad SAML-mappning) eller genom att skapa anpassade kontaktgrupper. Kontaktgrupper är användbara för att identifiera olika team eller avdelningar inom din organisation, till exempel Fakturering, IT och Support.

Importera en befintlig användargrupp som en kontaktgrupp

Användargrupper tillåter admin att styra inställningar för specifika grupper av användare via Zoom-webbportal. Kontaktgrupper används å andra sidan för att organisera hur användare grupperas i företagskatalogen. Du kan länka befintliga användargrupper till kontaktgrupper och styra hur dessa kontaktgrupper visas i Zoom Workplace-skrivbords- och mobilapparna (visas i avsnittet Alla kontakter på fliken Kontakter). Markerade grupper blir sin egen, enskilda kontaktgrupp. Varje kontaktgrupps namn kommer att vara detsamma som namnet på motsvarande användargrupp.

1. Logga in i Zoom-webbportal som admin.

2. I navigeringsmenyn klickar du på användarhantering sedan Kontakter.

3. Klicka på Markera grupper för att importera befintliga användargrupper.

Även om du markerar flera grupper, kommer varje grupp att skapas som sin egen kontaktgrupp.

1. Sök efter och markera grupper att importera, och markera sedan en integritetsinställning:

1. Klicka på Importera.

Alternativt kan du följa instruktionerna i nästa avsnitt för att manuellt skapa och namnge kontaktgrupper (genom att lägga till enskilda användare, eller baserat på en eller flera användargrupper). Ändringar i användargruppen, inklusive tillägg eller borttagningar, uppdaterar automatiskt den associerade kontaktgruppen.

Skapa en anpassad kontaktgrupp

Vissa användare kanske inte passar in i en särskild grupp, på grund av att deras ansvar sträcker sig över flera team eller att deras team är uppdelat i informella underteam. Av vilken anledning som helst kan du skapa en anpassad kontaktgrupp, med annan synlighet och andra gruppmedlemmar än de som finns tillgängliga via importmetoden.

1. Logga in i Zoom-webbportal.

2. I navigeringsmenyn klickar du på användarhantering sedan Kontakter.

3. Klicka på Lägg till kontaktgrupp.

1. Ange ett Namn på kontaktgrupp och valfri Beskrivning.

2. Använd sökfältet för att hitta och markera användare baserat på deras namn eller e-postadress. Du kan också söka efter och markera en befintlig användargrupp att inkludera i denna kontaktgrupp.

3. Markera en integritetsinställning för den här gruppen. Klicka sedan Spara för att bekräfta den nya gruppen.

Bestäm hur användare och grupper visas i katalogen

Följ dessa steg för att visa kontots användare och grupper i Zoom Workplace-skrivbordsappen och mobilappen. Dessa användare visas i avsnittet Alla kontakter på fliken Kontakter i skrivbords- och mobilklienterna.

1. Logga in i Zoom-webbportal.

2. I navigeringsmenyn klickar du på användarhantering sedan Kontakter.

3. Aktivera längst upp på sidan Visa användare, grupper och Zoom Rooms under ”Kontakter” i skrivbords-, mobil- och Zoom Room-klienterna växla.

1. (Valfritt) Markera följande kryssrutor:

• Lista alla användare i kontot under Alla kontakter: Alla användare visas under Företagskontakter (visas i Alla kontakter avsnittet på Kontakter fliken).

Eventuella kontaktgrupper som skapas kommer inte att visas i skrivbords- eller mobilappen när det här alternativet är aktiverat. Om du aktiverar den här inställningen kommer inställningar på gruppnivå i Zoom Chatt inte att träda i kraft.

• Visa alla Zoom Rooms under Alla kontakter: Markera detta om du inte vill att Zoom Rooms ska organiseras enligt det som definieras i Kontakter sidan > Zoom Rooms flik. I stället kommer alla Zoom Rooms att visas under Zoom Rooms (visas i Alla kontakter avsnittet på Kontakter fliken).

• Lista alla Zoom Phone-entiteter (samtalskö, delad linje-grupp, automatisk receptionist) under Alla kontakter: Markera detta om du vill att Zoom Phone-entiteter ska visas under Zoom Phone avsnittet i dina kontaktgrupper.

1. Klicka på fortsätt för att bekräfta.

Aktivera kalender- och kontaktintegreringar

Administratörer kan välja att aktivera kalender- och kontaktintegreringar, vilket gör att användare kan synkronisera Zoom med Google-, Office365- eller Exchange-kontakter. Stegen nedan gör att funktionen för kalender- och kontaktintegreringar blir tillgänglig för dina användare:

1. Logga in i Zoom-webbportal.

2. I navigeringsmenyn klickar du på Kontohantering sedan Kontoinställningar.

3. Klicka på Post och kalender flik. Under Integrationer, aktivera Kalender- och kontaktintegreringar växla.

Om den är aktiverad kan användare konfigurera integreringen på fliken Profil i Zoom-webbportal.

Delade externa kontakter för Zoom Phone

Separat från de andra metoderna som diskuteras i det här dokumentet kan kontoägare och administratörer också skapa en delad katalog med externa kontakter, som görs tillgänglig för Zoom Phone-användare i appen Zoom Workplace på dator eller mobil.

Den här funktionen kan vara användbar i följande scenarier:

• När du migrerar ett stort antal användare till Zoom Phone från din gamla operatör kan du migrera en del av dina användare och sedan importera de kontakter som väntar på att migreras.

• Din organisation kräver telefonkontakter som använder en tredjepartstjänst. Om din organisation till exempel har ett tredjeparts callcenter kan du importera kontakter så att dina anställda enkelt kan nå tredjepartsagenterna.

Lägg till delade kontakter med en CSV-fil

Du kan lägga till många kontakter samtidigt med hjälp av en CSV-fil.

1. Logga in i Zoom-webbportal.

2. I menyn till vänster, markera telefonsystemhantering och klicka sedan på Företagsinformation.

3. Längst upp på sidan klickar du på Kontoinställningar. Markera sedan Externa kontakter flik.

1. Markera Importera alternativet. Alternativet att Lägg till kontakter eller Uppdatera kontakter visas.

1. På fliken Lägg till kontakter markerar du CSV-exempel och sedan Ladda ner. Du kan skapa din CSV-fil med hjälp av den här mallen.

Varje fil måste innehålla färre än 9999 kontakter, men du kan ladda upp flera filer – det finns ingen gräns för det totala antalet kontakter.

1. När din CSV är klar klickar du på Ladda upp CSV för att lägga till kontaktlistan.

Om du behöver uppdatera informationen för en befintlig kontakt, ändra de nödvändiga fälten i din CSV-fil och använd sedan Uppdatera kontakter alternativet i stället för Lägg till kontakter flik.