Förklaring av konsolidering av konton och användare
Författad av Jakob Ganschow
Introduktion
Komplexa scenarier kan uppstå när man skapar ett nytt Zoom-konto för ett företag, särskilt när befintliga betal- eller gratisanvändare redan har konton under företagets domän men utanför det nya huvudkontot. Detta dokument förklarar hur man hanterar och konsoliderar dessa konton till det huvudsakliga företagskontot och hur man förhindrar att användare skapar konton utanför det. Det beskriver också möjliga konsekvenser för användardata under hela integreringsprocessen.
Fem verktyg för att hantera och konsolidera isolerade konton och användare
Zoom erbjuder fem verktyg för att konsolidera användare till ditt konto: organisationer, underkonton, kopplade domäner, Data Domain Release Form och manuella användarinbjudningar. I det här avsnittet går vi igenom varje verktyg.
Organisationer
Organisationer: Ansluter medlemmar mellan två separata konton
En Zoom-organisation gör det möjligt att koppla samman flera Zoom-konton så att deras användare enklare kan kommunicera, samtidigt som varje konto förblir helt oberoende. Varje Zoom-konto kan endast tillhöra en organisation, och endast kontoägare eller administratörer kan skapa dessa länkar. Denna modell är idealisk för scenarier där två separata företag – eller affärsenheter under gemensamt ägande – behöver samarbeta nära utan att konsolideras till ett enda Zoom-konto.
När konton kopplas samman i en organisation får användarna smidigare åtkomst till varandra. Medlemmar kan söka efter kontakter över länkade konton, se närvaro, chatta, mötas och – om båda kontona är aktiverade för Zoom Phone – ringa telefonsamtal eller till och med använda anknytningsuppringning. Användare behöver inte manuellt lägga till kontakter från ett annat konto; delad kontakt- och närvaroinformation gör att kommunikation mellan konton fungerar direkt. Ogrupperade användare kan också söka efter kontakter inom samma konto eller den bredare organisationen, beroende på administratörens konfiguration.
Organisationer stöder också delad användning av konfigurationer för reservering av arbetsplats, resurser i Zoom Rooms och uppsättningar för Besökshantering mellan länkade konton.
Se Zooms supportcenter för mer information om att länka konton till en organisation, att aktivera reservering av arbetsplats mellan länkade konton, och att konfigurera anknytningsuppringning mellan länkade konton.
Organisationer slår inte samman konton eller data i någon form
Det är viktigt att notera vad en organisation inte gör. Att länka konton slår inte samman användare, blandar inte kontodata och ändrar inte interna inställningar. Varje konto behåller full kontroll över sina egna konfigurationer, licenser och administration. Användarna förblir också ”externa” för varandra när det gäller mötesprinciper, även när kontona är länkade.
Underkonton
Underkonton: Ett unikt, separat konto som finns inom ett annat konto
Ett underkonto är ett helt oberoende Zoom-konto som tillhandahålls under ett huvudkonto (föräldrakonto). Medan föräldrakontot hostar och övervakar strukturen, behåller varje underkonto full autonomi över sina egna användare, inställningar, konfigurationer och integreringar. Underkonton används ofta för att separera dotterbolag, affärsenheter eller systerorganisationer som behöver egna Zoom-miljöer men ändå drar nytta av central övervakning.
Underkonton kan licensieras och faktureras separat eller ingå i huvudkontots faktura, vilket ger flexibilitet för organisationer med varierande ekonomiska eller administrativa modeller.
Varför organisationer använder underkonton
Underkonton ger flera operativa fördelar och fördelar för styrning:
Tydlig separering av användare, grupper och organisationsstrukturer.
Individuell konfiguration av integreringar, säkerhetsstandarder och administrativa policyer.
Effektiviserad hantering för Zoom-administratörer som övervakar flera relaterade enheter.
Oberoende varumärkesanpassning, ägarskap och faktureringsuppgifter för varje konto.
En skalbar modell för företag med dotterbolag, förvärvade enheter, franchisenätverk eller separata verksamhetsgrupper.
Den här strukturen gör att varje underkonto kan fungera som sin egen miljö samtidigt som det fortfarande ingår i ett centralt ramverk för insyn och styrning.
Kopplade domäner
Kopplade domäner: Konsoliderar användare automatiskt över tid
Funktionen kopplade domäner ger Zoom-administratörer insyn och automatiserade möjligheter att konsolidera tidigare registrerade Zoom-konton under företagsdomänen (t.ex. @yourcompany.com) till företagskontot.
Obs!
Kopplade domäner används ofta för att konsolidera redan existerande användarkonton till ett nytt företags-/organisationkonto.
I webbportalen kan Zoom-administratörer visa en sammanfattande rapport över kvarvarande användare, konfigurera inställningar i backend för att uppmana användare att ändra sin e-post eller konsolidera till det huvudsakliga företagskontot, och tillämpa säkerhetsalternativ som enkel inloggning (SSO). Kunder måste verifiera ägarskapet av domänen innan de får tillgång till funktionerna för kopplade domäner, enligt beskrivningen i denna supportartikel.
Kunder som avser att använda kopplade domäner bör bekräfta informationen på sidan för kontoprofil . Kontonamn bör matcha namnet på ditt företag så som dina anställda känner igen det. Under Kontots supportinformation, ska en support Namn och E-post också anges som referens för användarna.
Kopplade domäner kan visa hur många befintliga Zoom-konton som använder din företagsdomän
När en kopplad domän har verifierats har Zoom-administratörer tillgång till en Användarsammanfattning för domänen som är tillgänglig på kontoprofil sidan. Denna sammanfattning anger hur många användare med din företagsdomän som är medlemmar i det huvudsakliga företagskontot, och hur många användare som återstår att konsolidera. Denna funktion gör inte tillhandahåller någon information om användarna, som namn eller e-postadress — den visar endast ett antal användare.
kopplade domäner förenklar och automatiserar kontokonsolidering
kopplade domäner möjliggör också automatiserade funktioner för kontokonsolidering så att Zoom-administratörer kan uppmana användare att antingen gå med i kontot eller ändra sin e-postadress:
Hantera användare med samma domän utan några ytterligare alternativ valda kommer användarna att behöva ändra sin e-postadress för att fortsätta använda Zoom.
Tillåt användare med samma domän att konsolidera till kontot erbjuder alla användare chansen att ändra sin e-postadress eller konsolidera till det huvudsakliga företagskontot.
Tillåt användare med samma domän att registrera sig för Zoom gör det möjligt för användare att skapa sina egna konton som automatiskt läggs till i det huvudsakliga företagskontot.
Obs!
Användare som går med i ditt konto via kopplade domäner kommer inte att använda SSO som standard. Se till att dirigera användare till inloggningssidan hos din identitetsleverantör när du påbörjar medarbetarkommunikation om kommande ändringar
När inställningar för kopplade domäner har implementerats loggas berörda användare automatiskt ut från sina aktiva sessioner en gång var 24:e timme. Vid autentisering kommer användarna att uppmanas att antingen ändra sin e-postadress eller konsolidera till det huvudsakliga företagskontot vid varje inloggning, upp till ett maximum av tre gånger. Om en användare inte väljer ett alternativ inom tre försök kommer de inte att kunna få Access till sin profil förrän ett val har gjorts av användaren. Observera att användare inte kan tvingas att konsolidera konton och kan alltid ändra sin e-post utan att konsolidera.
Dessutom kan Zoom-administratörer skicka ett automatiserat e-postmeddelande till alla användare utanför kontot från skärmen Användarsammanfattning. Det här e-postmeddelandet uppmanar alla okonsoliderade användare att ändra sin e-post eller konsolidera till kontot, beroende på konfigurerade alternativ för domänhantering.
Kopplade domäner är en förutsättning för att framtvinga SSO och använda SCIM
När en domän har kopplats kan en Zoom-administratör framtvinga SSO för alla konton som matchar domänen från kontot säkerhet sida. Om du aktiverar den här funktioner omdirigeras alla användare som loggar in med företagets domän automatiskt till inloggningssidan för din SSO-identitetsleverantör (IdP). Om den här funktioner är inaktiverad kommer användare att kunna autentisera med ett användarnamn och lösenord och kan kringgå SSO- och SAML-mappning.
OBS
Tvinga inte fram SSO-autentisering förrän de flesta (cirka 75 %) av dina användare har konsoliderats till ditt konto och det inte finns några utestående VIP:ar. Detta är för att förhindra att aktiva användare låses ute från sitt konto innan de kan konsolidera.
Dessutom gör kopplade domäner det möjligt för kontoadministratörer att lägga till användare med den matchande domänen till kontot via ett system för hantering av identiteter över domäner (SCIM). Om en användares domän inte är kopplad kommer konton som skapas via SCIM att kräva en e-postaktivering för att kunna användas.
Se våra Supportartiklar för mer information om kontokonsolidering med kopplade domäner.
Data Domain Release Certification
Data Domain Release Certification: Begär en lista över användare som använder din domän
Konton på en Business-, Enterprise- eller utbildning-plan kan begära att Zoom lämnar ut e-postadressen och namnet på användarkonton som använder en ägd domän via Data Domain Release Certification. Zoom kommer endast att lämna ut denna information till den organisation som äger den eller de tillhörande domänerna i syfte att konsolidera konto, och endast om alla följande kriterier är uppfyllda:
Kunden är en betalande, ej prospektiv kund.
Parten som begär listan över e-postadresser och namn betalar för en Business- (50+ licenser), Enterprise- eller utbildning-prenumerationsplan.
Den som begär är admin/ägare på den betalda planen.
Den som begär har signerat Domain Data Release Certification via Docusign för varje begärd domän.
Den Certifiering för släpp av domändata kommer att bekräfta följande punkter:
Organisationen är den nuvarande lagliga registranten för den angivna domänen.
Organisationen upprätthåller och tillämpar skriftliga policyer för acceptabel användning som informerar alla användare om att de informationssystemresurser (inklusive e-post) som görs tillgängliga för dem tillhör organisationen och att de inte har någon förväntan om integritet när de använder dessa resurser.
Begäran görs för ett lagligt syfte.
När processen är slutförd kommer Zoom att tillhandahålla en lista över användare för den angivna domänen (eller domänerna) som kan följas upp för konsolidering av konto. Observera att Zoom Support inte kan tvångsflytta eller konsolidera användarkonton baserat på denna lista. Avsikten är att begärande part ska arbeta för att meddela och migrera personerna på listan.
Inbjudningar till användare
Inbjudningar till användare: Begär kända e-postadresser för att gå med i ditt konto
Zoom-administratörer kan manuellt bjuda in användare till sitt konto i bulk med en CSV-fil eller individuellt från webbportalen om de har en lista med kända e-postadresser. Denna metod liknar alternativet för inbjudan i användarsammanfattningen som erbjuds via kopplade domäner, men ger administratörer specifik kontroll över vem som bjuds in och när.
Inbjudna användare kommer att få ett e-postmeddelande som erbjuder dem möjligheten att konsolidera till det huvudsakliga företagskontot, men om domänen inte är associerad kan användarna välja att ignorera inbjudan och kommer då inte att konsolideras.
Se Zooms supportcenter för mer information om att lägga till användare i bulk eller individuellt.
Överväganden vid konsolidering av konto
Det finns många faktorer som kan påverka ett kontos förmåga att enkelt konsolideras till ett företagskonto. Pro- eller Basic-konton för en enskild användare utan ytterligare användare, prenumerationer eller tillägg kan enkelt acceptera och konsolideras till företagskontot. Däremot kräver Business-konton, konton med tillägg som Zoom Phone och Zoom Rooms samt konton med fler än en användare noggrann planering för att konsolideras utan att påverka befintliga verksamheter.
Tidigare köpta licenser överförs inte vid konsolidering av konto
Eventuella tidigare köpta licenser kommer inte att överföras och kommer att återbetalas (om tillämpligt) till kontot med ett proportionellt belopp när konsolideringen är slutförd.
Att konsolidera ett konto med fler än en användare kan föra med sig icke-företagsanvändare till företagskontot
Kontoägare med fler än en användare på kontot har möjlighet att konsolidera alla underliggande användare – inklusive potentiella externa, icke-företagsanvändare – när de bjuds in att gå med i ett nytt konto. För att förhindra att externa användare konsolideras måste ägaren koppla bort alla externa användare innan konsolidering, eller etablera en ny kontoägare och sedan acceptera kontoinbjudan.
Administratörer uppmuntras att arbeta med kontoägare för att förhindra obehörig åtkomst till Zoom-konto från externa parter under en kontokonsolidering.
Alla Zoom Rooms måste tas bort innan ett konto konsolideras
Kontoägare med Zoom Rooms och ytterligare användare på kontot kan inte migrera till ett annat konto utan att först helt radera alla Zoom Rooms. När alla Zoom Rooms har tagits bort kan kontoägaren migrera till det nya kontot, om det inte finns några andra användare på kontot. Användare som har problem med att ta bort Zoom Rooms från sitt konto bör kontakta Zoom Support för ytterligare hjälp.
Zoom Phone-konfigurationer och data överförs inte vid konsolidering av konton
Som standard överförs inte Zoom Phone-data och -konfigurationer, inklusive telefonnummer, samtalsplaner, samtalsköer, samtalsloggar och automatiska receptionister, mellan två konsoliderande konton. Innan ett konto med en Zoom Phone-prenumeration konsolideras bör den nuvarande kontoägaren beskriva vilka konfigurationer och inställningar som kräver dokumentation för att kunna implementeras på nytt i det nya kontot. Användare kan ladda ner kopior av relevanta samtalsloggar och Zoom Phone-rapporter innan konsolidering via rapporteringsverktyg.
Kontoägare som konsoliderar uppmanas starkt att samordna sin kontokonsolidering med en medlem av sitt Zoom-kontoteam för att säkerställa minimal påverkan under övergången.
Zoom Phone-nummer kan överföras till det huvudsakliga företagskontot
Kunder som behöver överföra specifika telefonnummer mellan två konton kan skicka in en begäran till Zoom Phone Porting Team för att överföra nummer till det nya kontot om kontot har tillräckligt många tillgängliga licenser. Om nummer inte överförs direkt eller om konton konsolideras innan numren kan överföras kan det leda till en permanent förlust av åtkomst till telefonnummer.
För att överföra nummer mellan två konton följer du instruktionerna som beskrivs i Zooms supportcenter.
När telefonnumren har överförts, dokumentation har noterats och alla relevanta uppgifter har lagrats externt är kontot redo att konsolideras.
Övergång till ett underkonto är ovanligt och ska endast göras av Zoom
Om ett konto övergår till en relation med ett underkonto måste processen genomföras via ditt Zoom-kontoteam. Försök inte att manuellt konvertera eller konsolidera ett befintligt konto till ett underkonto utan hjälp från ditt kontoteam. (Detta är en ovanlig metod och gäller inte de flesta kontokonsolideringar.)
Vissa konton kräver migreringar på backend
Utöver tidigare överväganden krävs, om ett inbjudet användarkonto lagras i en annan serverkluster än huvudkontot, en migrering av backend-data innan användarkontot konsolideras till huvudkontot. Denna process är automatisk, och användarna kommer att få ett meddelande som informerar om en kommande kontomigrering innan konsolideringen är klar. Denna migreringsperiod påverkar inte några Zoom-tjänster men kan fördröja slutförandet av kontokonsolideringen.
Kontodelning kräver Zoom Support
Befintliga konton som kräver en kontodelning eller en omfattande användaravknoppning vid en partiell sammanslagning ska skicka in ett ärende med en projektsammanfattning till Zoom Support för hjälp.
Förstå användarkonsolideringsupplevelsen
Konsolidering av användare kommer inte att behålla alla data
När en användare byter konto följer inte all data och alla inställningar med användaren. Följande tabell visar vad användare kan förvänta sig när de konsolideras till ett annat konto. Information och inställningar under Omfattas av nytt konto kan åsidosättas om det nya kontot eller inställningarna för användargruppen står i konflikt med tidigare konfigurationer som angetts av användaren. Användare som vill behålla kopior av kontorapporter kan exportera data som inte överförs genom rapporteringsverktyg.
Funktioner åtkomst Användare Grupp Användarlicens tilldelningar Användarroll Zoom Funktioner Access Zoom Funktioner inställningar
Chatt Kontakter Chatthistorik i appen Clips Moln Kontakter Molninspelningar Dokument Mötessammanfattningar (Docs) Anteckningar Profildetaljer (Namn, e-post, etc.) Schemalagda möten Schemalagda webbinarier Whiteboards Arbetsflöden
Historisk rapportering av enkätdata, närvarodata, registreringsdata, schemaläggning, befogenhet, tidigare möteshistorik, anslutningsprogram för rum, Zoom Rooms, Zoom Phone-konfigurationer, moln, chatt, historik för chatt, Integrations, Marketplace, Marketplace-program, anslutningsprogram för rum, konfigurationer för anslutningsprogram för rum, köpta licenser / Add Ons, Zoom Revenue Accelerator-data, Zoom Revenue Accelerator-inspelningar, Zoom Events, Zoom Mail-tjänst-data, Zoom Calendar-tjänst-data, Zoom Tasks
Se Zooms supportcenter för en ytterligare lista över överförbara data.
Användare måste acceptera konto- och datändringar innan de konsoliderar
Användare som får en inbjudan att konsolidera till företagskontot måste acceptera och bekräfta ändringarna av konto och data (som beskrivs ovan) för att slutföra konsolideringsprocessen. Ett exempel på detta finns på följande sida.
Användare med tidigare vanity-URL:er bör uppdatera sina kalenderhändelser
Om en användare tidigare tillhörde ett konto med en anpassad URL (t.ex., framgång.zoom.us) och har överförts till ett ny konto med en annan anpassad URL (t.ex. **newcompany.**zoom.us)– kommer alla användare som går med i ett möte med den tidigare anpassade URL:en att få ett säkerhetsvarningsmeddelande. Denna varning är utformad som en säkerhetsfunktioner för att varna användare om att mötet inte tillhör kontot som anges i URL:en och att länken kan vara misstänkt.
Användare med kalenderhändelser som återspeglar deras tidigare kontots anpassade URL bör manuellt uppdatera sina inbjudningar så att de återspeglar den uppdaterade anpassade URL:en och skicka om bekräftelsemejl för registrering om tillämpligt.
Obs!
Zoom-underdomäner som us02.zoom.us eller us03.zoom.us kvalificerar sig inte som anpassade URL:er och behöver inte uppdateras.
Om ett konto nyligen ändrade sin anpassade URL, till exempel efter en namnändring eller en sammanslagning, och användarna inte bytte konto, behöver de anpassade URL:erna inte uppdateras om en omdirigering finns på plats. Kunder kan verifiera om en omdirigering finns på plats genom att testa sin tidigare anpassade URL och bekräfta att den omdirigerar till den nuvarande. Om en omdirigering för den anpassade URL:en inte finns på plats kan kunder kontakta Zoom Support för ytterligare hjälp.
Planering av kontokonsolideringar
När man förbereder sig för att konsolidera ett stort antal användare eller slå samman två stora konton finns det flera viktiga planerings- och implementeringsfaser på både användar- och administrationsnivå.
Obs!
Denna process är utformad för att hjälpa medelstora till små företag med att konsolidera sin användarbas. Om du konsoliderar två eller fler konton med erbjudanden från Zoom Business Services som Zoom kontaktcenter, Zoom Virtual Agent, Zoom Revenue Accelerator eller andra liknande produkter, vänligen samordna din kontokonsolidering med ditt Zoom-konto-team.
Fas 1: Informationsinhämtning
Börja förberedelserna genom att förstå projektets fulla omfattning och identifiera de domäner som ska konsolideras.
Kunder kan använda kopplade domäner utan att aktivera några konsolideringsalternativ för att få insikt i hur många användare med domänen som redan finns i systemet. Om mer information behövs kan Kunder begära listan över befintliga användare under domänen via Samtyckesformulär för företagsdomän processen.
När ett konto har en omfattande förståelse för den redan befintliga användarbasen kan kontot förbereda en plan för att genomföra konsolideringsprocessen.
Fas 2: Planering av konsolideringen
För att förhindra avbrott i tjänsten för befintliga konton rekommenderas ett stegvis tillvägagångssätt för att konsolidera användarkonton.
Särskilda fall
Samordna för att manuellt bjuda in och konsolidera eventuella konton i avvikande specialfall, till exempel konton som kan innehålla chefer, Zoom Rooms, Zoom Phone eller konton som har fler än en användare.
Kopplade domäner
Efter att ha hanterat särskilda konsolideringsfall ska du avgöra om ditt konto planerar att använda kopplade domäner. Om du går vidare, bestäm om du vill tillåta användare att konsolidera till ditt konto eller kräva att de ändrar sitt kontos e-postadress. När du har aktiverat detta rekommenderar Zoom att du väntar minst 2–4 veckor på att återstående användare naturligt ska konsolideras.
SSO-implementering och verkställighet
Kunder kan aktivera enkel inloggning (SSO) när som helst i implementeringsprocessen. Det rekommenderas dock inte att kräva dess användning förrän en betydande majoritet av användarna (cirka 75 % för företagskonton) har konsoliderats via direkt inbjudan eller konsolidering av kopplade domäner.
I de tidiga stadierna av att konsolidera konton med SSO aktiverat rekommenderar Zoom att aktivera Tillhandahåll vid inloggning för SSO för att hjälpa till med skapandet av SSO-inloggningstypen. Förhandsprovisionering fungerar inte för befintliga externa Zoom-konton och låser användare ute från sina konton.
Zoom-rekommendation En konsolideringsgrad på 75 % av utestående användare för ett företagskonto är vanligtvis möjlig tack vare det mindre antalet utestående användarkonton. För utbildningskonton kan detta målvärde för konsolidering vara avsevärt lägre på grund av antalet möjliga elevkonton, som ofta uppgår till tusentals. Prioritera först manuell konsolidering av VIP-användare och konton med särskilda omständigheter. Aktivera sedan kopplade domäner och ge tillräckligt med tid för att naturligt konsolidera användare för att förhindra betydande störningar i tjänsten. Tvinga endast fram autentisering med enkel inloggning när du med rimlig säkerhet vet att det inte finns några större utestående konton eller användare.
Fas 3: Tekniska överväganden
Tekniska administratörer uppmanas att meddela användare om den kommande konsolideringsprocessen. En användares standardinställningar från det tidigare kontot kommer att följa med till det nya kontot om inte de allmänna konto- eller gruppinställningar de tilldelats åsidosätter deras tidigare inställningar.
Vanliga exempel på ändringar som användare kan uppleva är bland annat:
Ingen åtkomst till möte via telefoni Inget personligt mötes-ID (PMI) Ingen regel om att gå med före värd Krav på lösenkoder/väntrum Restriktioner för delat innehåll Förlust av Marketplace-integrationer Restriktioner för Zoom Apps
Ingen filöverföring Ingen Zoom-chatt Endast autentisering med enkel inloggning Ändring av anpassad URL (om tillämpligt) Inspelningsrestriktioner Begränsade inställningar för applikation (MSI, grupprincip, PLIST) Förlust av befintlig API-funktionalitet
Fas 4: Medarbetarkommunikation
Avancerad och löpande medarbetarkommunikation om kommande konsolideringar förenklar de tidigaste stadierna av processen för kontokonsolidering. Rekommenderade kommunikationsdetaljer omfattar:
Bakgrund: Varför en ändring kommer att genomföras
Omfattning: Vem som ingår och inte ingår i de kommande ändringarna
Tidpunkt: När ändringen kommer att ske
Förväntade åtgärder och uppgifter
Vad som kommer att ske (t.ex. inbjudningar att förvänta sig, uppsökande kontakt för konsolidering i specialfall)
Vilka åtgärder som ska vidtas (t.ex. öppna e-post, godkänn, återbetalning, ny IDP osv.)
Framgång: Hur du kontrollerar att din konsolidering lyckats (t.ex. bekräfta kontonummer från webbportalen)
Support: Vem användare ska kontakta för mer information (t.ex. lokal IT, kontaktpunkt)
Fas 5: Genomför enligt planen
När konsoliderings- och kommunikationsplanerna har förberetts och bekräftats, genomför planen och övervaka för att möjliggöra lämplig användning och konsolideringsgrad. Konton uppmuntras att hålla kontakt med sitt Zoom-kontoteam för hjälp eller frågor under hela processen.
Senast uppdaterad
Var detta till hjälp?