# Experiência do administrador
Esta seção aborda a experiência do administrador em Reserva de local de trabalho, incluindo a definição do acesso da função, o estabelecimento da hierarquia do edifício, a criação de plantas baixas, a seleção das Configurações de Recursos e a execução de outras funções de administrador.
### Definindo o acesso da função para Reserva de local de trabalho
Todos os administradores têm acesso às Configurações da conta da Reserva de local de trabalho por padrão. No entanto, eles também podem criar funções personalizadas com permissões de acesso explícitas.
1. Como proprietário da conta Zoom ou administrador autorizado a editar funções, navegue até a [Gerenciamento de função](https://zoom.us/role#/) página no portal da web.
{% hint style="info" %}
Você deve ter acesso de administrador para ver a página Gerenciamento de função. Se o link acima exibir um `Acesso restrito (200)` erro, entre em contato com o seu administrador do Zoom para obter acesso ao recurso Função.
{% endhint %}
2. Clique em **ícone de lápis** ao lado da Função que você está editando.
3. Navegue até a **Gestão de Locais de trabalho** subseção e defina o acesso da Função conforme desejado.
4. Repita para quaisquer Funções adicionais.
### Configurando a Reserva de local de trabalho
Esta seção oferece etapas para configurar a Reserva de local de trabalho do início ao fim.
{% hint style="warning" %}
As instruções a seguir fornecem uma experiência de configuração linear para novos administradores da Reserva de local de trabalho. Embora outros métodos de configuração sejam possíveis, o Zoom recomenda seguir estas instruções na ordem apresentada para desenvolver familiaridade com os conceitos e a estrutura principais do serviço.
{% endhint %}
#### Etapa Um: Integre o Seu Serviço de Calendário
Para manter reservas e disponibilidade precisas, a Reserva de local de trabalho precisa integrar-se com o provedor de serviço de calendário. Cada local de trabalho reservável requer um recurso de calendário associado, gerenciado por uma conta de serviço de calendário.
Se a sua conta já tiver uma integração de calendário configurada na sua conta Zoom, [avance para a próxima etapa](#_52wj26umcu9g). Se a sua conta *não* tiver um serviço de calendário configurado, ou se você não estiver familiarizado com a configuração de uma conta de recurso de calendário e de recursos de calendário, consulte um dos nossos guias de integração de calendário para [Office 365](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/203847179-Setting-Up-Zoom-Rooms-with-Office-365), [Exchange](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/203847339-Using-Exchange-2013-and-above-with-Zoom-Rooms), ou [Google](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/206905656-Setting-up-Zoom-Rooms-with-Google-Calendar) para concluir este processo. O Zoom Rooms também oferece suporte ao Serviço Zoom Calendar.
{% hint style="info" %}
Os guias de integração de calendário acima referem-se às integrações de calendário do Zoom Rooms. A Reserva de local de trabalho usa a mesma funcionalidade de calendário que o Zoom Rooms e requer as mesmas configurações. Os usuários podem seguir todas as instruções conforme fornecidas ou parar na seção *Como Adicionar o serviço de calendário ao Zoom* e conclua essas etapas por meio do **Gestão de espaços de trabalho:** [Página de integração de calendário](https://zoom.us/workspaces/management/calendar) em vez disso, se desejar.
{% endhint %}
#### Etapa Dois: Crie sua Hierarquia de Localização
As configurações de Reserva de local de trabalho são baseadas na hierarquia de Localização de uma conta. Você **deve** Configurar isso antes de criar uma planta baixa ou designar localizações de local de trabalho.
Se a sua conta tiver uma hierarquia de Localização existente, [avance para a próxima etapa](#_rwxseqwi2v5r). Se a sua conta não tiver uma hierarquia existente, siga os passos abaixo:
1. Iniciar sessão no Portal web do Zoom como um administrador com o Privilégio para editar as Configurações da conta.
2. Clique em **Gestão de Locais de trabalho** menu suspenso, depois Selecionar **Locais de trabalho.**
3. Clique **+ Adicionar Localização**. Uma **Adicionar Localização**janela pop-up será exibida.
4. No pop-up, personalize o seu ambiente de Workspaces criando uma estrutura hierárquica do sistema e escolhendo as localizações de que precisa para a sua Organização.
5. Clique **Concluir** quando a sua estrutura aparecer corretamente.
6. A **Workspaces**página exibirá agora um painel de diretório, incluindo um conjunto de abas para **Andares**, **Edifícios**, **Campi**, **Cidades**, **Estados**, e **Países/Regiões**, dependendo da sua configuração.
{% hint style="info" %}
Quando esta ação é executada inicialmente, cada nível terá uma localização padrão adicionada automaticamente. Pode renomear ou eliminar estas localizações a qualquer momento através da função **Editar** .
{% endhint %}
7. Para cada nível de localização na sua hierarquia, selecione a aba correspondente e clique em **+ Adicionar Andar/Edifício/Cidade/etc.** para construir a infraestrutura do seu escritório.
{% hint style="danger" %}
O nível de andar é necessário para que a Reserva de local de trabalho seja configurada. Não avance se a sua hierarquia não incluir o nível de andar.
{% endhint %}
Para mais informações, consulte a nossa documentação de suporte sobre [a gestão da hierarquia de localizações da Reserva de local de trabalho](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7879334587021-Managing-Workspace-Reservation-location-hierarchy).
**(Opcional) Configurar bairros para acesso controlado**
Para equilibrar a adaptabilidade proporcionada pelo hot-desking, os bairros também têm em conta a necessidade de manter a proximidade da equipa e a Organização departamental.
Depois de estabelecer a sua hierarquia de localização, pode designar áreas específicas de cada andar como **bairros** com regras de acesso controlado. Esta funcionalidade permite que as organizações mantenham a coesão da equipa ao mesmo tempo que maximizam a eficiência global do espaço.
Cada bairro recebe um nome descritivo e pode ser atribuído a grupos de usuários ou indivíduos específicos. O verdadeiro poder dos bairros reside na sua flexibilidade baseada no tempo. Os administradores poderiam tornar um bairro exclusivamente Disponível para a equipa de finanças de segunda-feira a quarta-feira e depois abri-lo a todos os funcionários na quinta e na sexta-feira. Esta abordagem fornece às equipas um espaço reservado quando precisam de trabalhar em conjunto, ao mesmo tempo que evita a subutilização durante períodos de menor procura.
O suporte de fuso horário nos bairros acomoda organizações que abrangem várias regiões. Cada bairro pode funcionar com as suas próprias configurações de fuso horário, para que as regras de acesso sejam aplicadas corretamente, independentemente de onde os administradores ou usuários estejam localizados.
#### Passo Três: Adicionar Andares
Depois de ter estabelecido a estrutura de alto nível para os seus escritórios, cada localização **requer** pelo menos um nível de andar para usar a Reserva de local de trabalho. Adicione níveis de andar a cada edifício/campus/cidade/etc. dentro da sua hierarquia, seguindo os passos abaixo:
1. Acessar **Gestão de Workspaces.**
2. Clique em **Andares** aba.
3. Clique em **+ Adicionar Andar** no canto superior direito, e um **Adicionar Novo Andar** painel aparecerá.
4. No painel, insira informações para o **Nome do Andar.**
5. (Opcional) Insira informações para a **Descrição.**
6. Selecione a localização onde pretende colocar o seu andar dentro da sua hierarquia.
7. Clique **Guardar e adicionar outro** para adicionar mais andares para cada uma das suas localizações.
8. Clique **Concluir** quando terminar.
#### Passo Quatro: Criar os Espaços de trabalho Reserváveis de Cada Andar
Depois que seus andares forem criados, um administrador ou usuário autorizado pode criar locais de trabalho reserváveis para o andar, que serão atribuídos mais tarde no processo.
Para criar locais de trabalho para um andar:
1. Acessar **Gestão de Workspaces.**
2. Clique em um andar existente no **Andar** aba.
3. Depois que o andar for selecionado, clique em **+ Adicionar locais de trabalho**e um painel lateral aparecerá no lado direito da sua tela.
4. Em **Tipo de local de trabalho**, selecione um **Mesa** ou **Sala somente para reserva**.
{% hint style="info" %}
Todos os Zoom Rooms devem ser criados por meio da [interface do Zoom Rooms](https://zoom.us/location) por um administrador ou usuário autorizado. Para obter informações adicionais, consulte nossa documentação de suporte para instruções sobre como ativar [Dispositivos do Zoom Phone](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7879620713613-Using-Workspace-Reservation-for-Zoom-Phone-Appliance) e [Zoom Rooms](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7875816579597-Configuring-Workspace-Reservation-features-on-Zoom-Room-devices-) para Reserva de local de trabalho.
{% endhint %}
5. Insira o **Nome da Mesa** ou **Nome da sala**.
6. Em **Calendário**, selecione um recurso de calendário para conectar à mesa ou sala (necessário para a funcionalidade de reserva).
7. (Opcional) Em **Recursos (opcional)**, adicione manualmente ou selecione recursos associados à mesa (como um monitor duplo, mesa de trabalho em pé etc.).
8. Clique **Guardar e adicionar outro** para adicionar outro local de trabalho até concluir.
9. Clique **Concluir** para salvar suas alterações.
**(Opcional) Crie atribuições permanentes de mesas e use fluxos de aprovação para locais de trabalho de alta demanda**
Os administradores também podem criar atribuições permanentes para usuários específicos. Para obter mais informações, consulte o artigo do Suporte do Zoom [Designar um único usuário ou vários usuários para reservar locais de trabalho específicos](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0057911).
Fluxos de aprovação para locais de trabalho de alta demanda ou especializados fornecem um processo formal de solicitação e revisão para locais premium, áreas executivas ou espaços com equipamento especial. Ao ativar "Aprovação obrigatória" para um local de trabalho, todas as solicitações de reserva serão encaminhadas aos aprovadores designados, que podem ser Administradores de Gerenciamento de locais de trabalho ou Administradores de Reserva.
Para saber mais sobre fluxos de aprovação, consulte o artigo do Suporte do Zoom [Introdução ao fluxo de aprovação de reserva de local de trabalho](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0080815).
#### Etapa cinco: carregue um mapa do andar
Depois que os locais de trabalho do seu andar forem criados, carregue a imagem do mapa do andar — ela será exibida aos usuários quando selecionarem um espaço — para preparar os locais de trabalho reserváveis para designação. Para carregar a planta do andar:
1. Acessar **Gestão de Locais de trabalho**.
2. No menu de hierarquia no lado esquerdo da sua tela, selecione a hierarquia com o mapa do andar correspondente que você pretende carregar.
3. Clique em **Editar** botão ao lado do andar desejado.
4. Clique **+ Adicionar mapa do andar** botão para carregar o mapa do andar selecionado como um arquivo de imagem.
5. Depois que a imagem for carregada, clique em **Fechar** no canto superior direito.
6. Repita para todos os andares aplicáveis ou avance para a próxima etapa para atribuir locais de trabalho.
Para mais informações, consulte a nossa documentação de suporte sobre [gerenciando mapas de andar da Reserva de local de trabalho](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7877521130893-Managing-Workspace-Reservation-floor-maps).
#### Etapa seis: atribua locais de trabalho à sua planta do andar
Se todas as etapas anteriores tiverem sido realizadas, os locais de trabalho agora podem ser atribuídos à planta do andar. Para atribuir locais de trabalho:
1. Acessar **Gestão de Locais de trabalho**.
2. Na hierarquia no lado esquerdo da sua tela, clique em uma Localização e selecione o andar ao qual você está atribuindo locais de trabalho.
3. Se um mapa do andar já estiver carregado, clique em **Editar mapa do andar**. Se nenhum mapa do andar estiver disponível, clique **+ Adicionar Mapa do Andar**, e envie o mapa do andar selecionado.
4. A tela seguinte irá Exibir o mapa do andar enviado com um painel de menu no lado esquerdo da página, com **Adicionar locais de trabalho ao mapa, mesas, salas**, **Quiosques**, e **Apenas Sinalização digital** locais de trabalho Disponível.\\
5. Selecionar um local de trabalho para colocar no mapa (*ex.*, uma sala de conferência).
6. Arraste e largue o nome do local de trabalho pretendido do painel lateral esquerdo para a sua Localização na planta do piso.
1. Se aplicável, ajuste as dimensões do local de trabalho para caber na planta do piso.
2. Os tamanhos dos ícones da secretária podem ser ajustados através de um controlo deslizante abaixo da planta do piso.
3. A atribuição de quiosques e Sinalização digital à planta do piso irá Exibir um marcador “Você está aqui” ao ver a planta do piso a partir do Dispositivo.
7. Atribuir um recurso de calendário se ainda não tiver um atribuído.
8. Confirme que quaisquer ativos aplicáveis estão aplicados ao local de trabalho e clique em **Guardar** quando terminar.
9. Repita os passos 5-8 conforme necessário para aplicar todos os locais de trabalho, quiosques e Sinalização digital à planta do piso.
10. Uma vez concluído, clique **Guardar** e **Fechar** no canto superior direito da tela.
11. Repita conforme necessário até que todos os plantas estejam configuradas.
#### (Opcional) Etapa Sete: Configurar orientação para navegação interna
A orientação transforma a experiência frequentemente frustrante de encontrar um local de trabalho reservado em escritórios grandes ou desconhecidos em uma jornada guiada que os usuários podem seguir em seus dispositivos móveis. Os Recursos fornecem instruções passo a passo desde as entradas do edifício até mesas específicas ou salas de reunião, reduzindo significativamente o tempo que os funcionários passam procurando seus espaços reservados.
Para configurar a orientação, consulte o artigo do Suporte do Zoom [Configurando a orientação para Reserva de local de trabalho](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0074751).
O sistema de orientação se adapta com base em como os usuários o acessam. Quando alguém usa a orientação em seu dispositivo móvel depois de fazer uma reserva, pode selecionar seu ponto de entrada e receber instruções personalizadas para seu local de trabalho.
Isso conclui o processo de configuração da Reserva de local de trabalho.
### Zoom Rooms e dispositivos do Zoom Phone podem ser atribuídos como espaços de mesa reserváveis
Os administradores podem Atribuir Zoom Rooms e dispositivos Zoom Phone a uma mesa para reservas, incluindo um código QR para fazer check-in. Esse processo requer configurações adicionais de backend para Habilitar a atribuição de andar.
Consulte nossa documentação de Suporte para instruções sobre como ativar [Dispositivos do Zoom Phone](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7879620713613-Using-Workspace-Reservation-for-Zoom-Phone-Appliance) e [Zoom Rooms](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7875816579597-Configuring-Workspace-Reservation-features-on-Zoom-Room-devices-) para Reserva de local de trabalho.
### Espaços de trabalho sem dispositivos que se conectam aos Serviços Zoom podem usar um código QR imprimível para fazer o check-in
Embora Zoom Rooms e dispositivos Zoom Phone Appliances possam Exibir um código QR para fazer check-in na tela, alguns locais de local de trabalho reserváveis, como mesas, podem não ter um dispositivo habilitado para Zoom capaz de Exibir um código QR para check-in. Em vez disso, um administrador ou um usuário autorizado pode imprimir e colocar um código QR específico para cada local de trabalho para check-in do usuário. Para imprimir códigos QR para esses locais de trabalho:
1. Confirme que [todos os espaços de trabalho estão atribuídos](#_n1qubqxpwd03) no chão para o qual você está imprimindo códigos QR.
2. No menu de navegação do portal web, clique **Gestão de espaços de trabalho,** então **Workspaces**.
3. Localize o andar para o qual você está imprimindo códigos QR e clique **Editar**.
4. Localize a Configuração de **Códigos QR de local de trabalho**.
5. **Baixar** ou **Imprimir** os códigos QR e fixe um em cada local de trabalho correspondente.
6. Os usuários agora podem [fazer check-in usando códigos QR](#_jftdnos6xjfr).
### As Configurações gerais de Reserva de local de trabalho podem ser configuradas no nível da conta ou da Localização
Administradores ou usuários autorizados podem Configurar Configurações gerais de Reserva de local de trabalho no nível da conta ou da Localização. Essas Configurações incluem questionários para reservas ou pré-check-in, designação de grupos específicos de usuários para Acessar Reserva de local de trabalho, exigência de autenticação do usuário para reservas e muito mais.
Estas Configurações podem ser continuamente refinadas por nível de Localização, incluindo diferentes configurações entre andares se a configuração não estiver bloqueada por um nível superior dentro da hierarquia da Localização.
{% hint style="info" %}
Bloquear Configurações em qualquer nível bloqueará Configurações para todos os níveis subjacentes. Não bloqueie nenhuma Configuração no nível da conta ou inferior que você pretenda personalizar por andar ou Localização.
{% endhint %}
#### Nível da conta
Para modificar Configurações no nível da conta:
1. Iniciar sessão no Portal web do Zoom como um administrador ou usuário autorizado com o Privilégio de editar Configurações da conta.
2. No menu de navegação, clique **Gestão de espaços de trabalho,** então **Workspaces**.
3. Na parte superior da página, clique **Configurações da conta** ao lado de **Workspaces**.
4. Habilitar ou Desabilitar Configurações conforme desejado.
#### Nível de Localização
Ao contrário das configurações de outros Serviços Zoom que muitas vezes podem ser configuradas dentro de Grupos de usuários, as configurações específicas de grupo ou de Localização da Reserva de local de trabalho são configuradas no nível da Localização.
Para modificar as configurações no nível da Localização:
1. Iniciar sessão no Portal web do Zoom como um administrador ou usuário autorizado com o Privilégio de editar Configurações da conta.
2. No menu de navegação, clique **Gestão de espaços de trabalho,** então **Workspaces**.
3. Navegue até o nível de Localização que está editando, do andar ao país, e clique **Editar**.
4. Habilitar ou Desabilitar Configurações conforme desejado.
### Controles e restrições avançados de reserva
Esta seção oferece opções avançadas para que as organizações controlem e restrinjam os locais de trabalho com mais precisão.
#### Horário comercial e janelas de reserva
A configuração do horário comercial opera em vários níveis hierárquicos, desde as configurações em toda a conta até os horários de locais de trabalho individuais. Esse controle granular acomoda diversos cenários, como sedes operando em horários estendidos enquanto escritórios satélites mantêm horários padrão, ou salas específicas disponíveis fora do horário comercial normal para projetos especiais.
Os horários de feriados funcionam em conjunto com o horário comercial regular para bloquear automaticamente reservas durante os períodos de fechamento, sem necessidade de intervenção manual. Os administradores podem definir horários de feriados com meses de antecedência, especificando horários diferentes para dias de fechamento parcial ou bloqueando completamente as reservas durante paralisações da empresa. O sistema respeita esses horários em todas as interfaces de reserva, impedindo que os usuários reservem espaços por engano quando as instalações estiverem fechadas.
#### Gerenciamento da duração e da frequência da reserva
A configuração de incremento da reserva, ajustável para blocos de 1, 5, 15 ou 30 minutos, permite que as organizações alinhem suas reservas aos padrões reais de uso.
Por exemplo, uma instalação de pesquisa pode usar incrementos de 30 minutos para salas de equipamentos, enquanto uma empresa de consultoria pode preferir incrementos de 15 minutos para cabines telefônicas. O aprimoramento que permite reservas que atravessam a meia-noite estende a duração máxima da reserva para 24 horas, acomodando trabalhadores em turnos, projetos noturnos e sessões de colaboração internacional que se estendem além do horário comercial tradicional.
#### Reservas de vários ambientes para Eventos complexos
O recurso de reserva de vários ambientes resolve um desafio de longa data para coordenadores de Evento que gerenciam reuniões complexas. Usando a exibição em grade, os coordenadores podem reservar vários ambientes em diferentes edifícios e locais sob um único ID de reserva. Essa abordagem unificada é essencial para eventos como reuniões gerais com salas de excesso, sessões de treinamento que exigem espaços de breakout ou conferências que abrangem vários locais.
#### Fluxo de trabalho de aprovação para reservas de local de trabalho
Essa configuração impede que espaços premium sejam reservados por ordem de chegada. Em vez disso, os usuários solicitam uma reserva, e um administrador aprova manualmente a reserva.
Quando um usuário solicita uma reserva em um local de trabalho controlado, a solicitação passa por um processo de aprovação com aprovadores designados que recebem notificações e podem aprová-la ou rejeitá-la, juntamente com notas. Os usuários podem revisar o status da solicitação e ver os aprovadores. Os proprietários da conta e os administradores também podem configurar aprovadores.
Para obter mais informações, consulte o artigo da Suporte do Zoom [Introdução ao fluxo de aprovação de reserva de local de trabalho](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0080815).
### Os usuários podem ser obrigados a preencher um questionário de pré-reserva e/ou de pré-check-in
Um administrador ou usuário autorizado pode exigir que os usuários preencham um questionário de pré-reserva e/ou de pré-check-in. Esses questionários são personalizáveis com respostas de escolha única, múltipla e resposta curta.
Um questionário de pré-reserva é apresentado no momento em que um usuário faz uma reserva. Os questionários de pré-fazer check-in podem ser enviados entre 2 e 72 horas antes do horário do fazer check-in, e a reserva será automaticamente cancelada se o usuário não preencher o questionário antes de um horário especificado.
Consulte nossa documentação de Suporte para mais informações sobre [Questionários de Reserva de local de trabalho](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/5547090029581-Workspace-Reservation-questionnaire).
### Configurar integrações de calendário para reservas sem interrupções
A expansão da Reserva de local de trabalho para as principais plataformas de calendário representa uma mudança fundamental na forma como os usuários interagem com o sistema de reservas. Em vez de exigir que os usuários alternem entre aplicativos, essas integrações trazem a Reserva de local de trabalho diretamente para as ferramentas em que os funcionários gerenciam suas agendas diárias.
#### Integrações do Microsoft Outlook
O complemento do Outlook incorpora a funcionalidade de Reserva de local de trabalho diretamente na interface do Outlook, onde muitos utilizadores passam o seu dia de trabalho. Ao criar ou editar convites de reunião, os utilizadores veem locais de trabalho Disponível com fotografias, informação de capacidade e detalhes dos recursos sem sair do Outlook.
As Integrações respeitam as Configurações administrativas existentes, incluindo requisitos de aprovação, restrições de reserva e atribuições de bairro, para fornecer uma aplicação consistente das políticas, independentemente do método de reserva.
#### Suporte do Google local de trabalho e Zoom Calendar
A funcionalidade semelhante se estende aos usuários do local de trabalho do Google Agenda por meio do add-on Zoom para Google Agenda. A Integrações fornece as mesmas informações ricas do local de trabalho e recursos de reserva no Google Agenda para fornecer paridade de Recursos entre plataformas.
Para organizações que usam a solução de calendário nativa do Zoom, o Suporte de Reserva de local de trabalho oferece uma experiência totalmente integrada sem exigir serviços de calendário de terceiros.
#### Notificações para plataformas de colaboração em equipe
Integrações com Microsoft Teams e Slack vão além de simples notificações para criar uma experiência interativa de gerenciamento do local de trabalho dentro das ferramentas de comunicação de uma equipe.
Os utilizadores recebem lembretes de reservas, alertas de fazer check-in e notificações de chegada de visitantes diretamente nos seus canais de equipa ou em mensagens diretas. O chatbot do Zoom está Disponível em várias plataformas e permite que os utilizadores façam check-in em reservas, estendam marcações ou consultem a disponibilidade do local de trabalho sem a necessidade de alternar entre aplicações.
Os administradores controlam as preferências de notificação ao nível da conta, determinando quais alertas os usuários recebem e por quais canais, evitando sobrecarga de notificação e ajudando mensagens importantes a chegar aos destinatários pretendidos.
