Configuratie

Dit gedeelte bespreekt de kernprocessen en functies die betrokken zijn bij het configureren van de PBX van Zoom Phone voor uw account, waaronder Sites, oproeprouteringstools, kantooruren, apparaten voor gemeenschappelijke ruimte, sms en meer. Raadpleeg voor informatie over het configureren van gebruikers, IP-telefoons en andere elementen van Zoom Phone de Beheerderservaring gedeelte.

Een account instellen

Zodra een account is voorzien van Zoom Phone-licenties, moet een accountbeheerder een eerste installatie voltooien voordat de service kan worden gebruikt. Dit proces omvat het kiezen van een Hoofdbedrijfsnummer, een begintoestelnummer en het definiëren van een adres voor noodgevallen. Dit proces creëert feitelijk de eerste Locatie voor een account, en alle geconfigureerde informatie kan indien nodig later worden bijgewerkt.

Raadpleeg het Ondersteuningscentrum van Zoom voor meer informatie over Aan de slag met Zoom Phone, met instructies voor het eerste installatieproces.

Zoom-aanbeveling

Als uw account niet meer dan 150 Zoom Phone-licenties heeft, kunt u een sessie plannen met een Zoom Phone Enablement Specialist die u kan helpen bij het instellen van uw account. Neem voor meer informatie contact op met uw accountteam.

Sites

Een Locatie is een specifieke term die binnen Zoom Phone wordt gebruikt om gebruikers met gedeelde kenmerken—zoals een gemeenschappelijke toegangscode, fysiek adres, gebouw, SIP-zone, afdeling of beleid—te groeperen in één beheersbare Groep binnen de Zoom-webportal. Voor sommige Klanten kan een enkele locatie alle gebruikers binnen hun bedrijf vertegenwoordigen en zich uitstrekken over meerdere gebouwen binnen een campus of locatie; voor anderen kunnen Meerdere sites vereist zijn, afhankelijk van uw zakelijke behoeften, de fijnmazigheid van de controle, wereldwijde aanwezigheid, enz.

Zoom-aanbeveling

Voor kleine bedrijven op één locatie die geen fijnmazige niveaus van Instellingenbeheer vereisen, is een ontwerp met één locatie waarschijnlijk voldoende voor uw behoeften. Als alternatief, als u de Instellingen van gebruikers wilt beheren per locatie, verdieping, afdeling of gebouw, is een model met Meerdere sites wellicht het beste voor u.

Raadpleeg het Ondersteuningscentrum van Zoom voor meer informatie over Locatiebeheer.

Hoofdbedrijfsnummer

Binnen Zoom Phone, de Hoofdbedrijfsnummer is het telefoonnummer dat is toegewezen aan de hoofd automatische receptionist, die automatisch aan de locatie wordt toegewezen bij het maken ervan. Als uw account Meerdere sites gebruikt, hebt u meerdere hoofdautomatische receptionisten, elk met een uniek Hoofdbedrijfsnummer dat specifiek is voor elke locatie.

Beleidsregels voor locatie, Instellingen en nooddiensten

Binnen elke locatie zijn de volgende beleidsregels, Instellingen en nooddiensten beschikbaar voor configuratie. Omdat het Zoom Phone-team voortdurend innoveert, kan de beschikbaarheid van Functie(s) Wijzigen en kunnen er ook aanvullende, niet-vermelde Functie(s) beschikbaar zijn. Als een Functie(s) die belangrijk is voor uw Organisatie niet wordt vermeld, neem dan contactpersoon op met uw accountteam voor meer informatie.

Beleidsregels voor Zoom Phone-locatie

• bellen met livetranscriptie

• Meldingsprompt afspelen

• Extern bellen in Zoom Rooms gemeenschappelijke ruimte

• Lokale overlevingsmodus

• Selecteer Uitgaand beller-ID

  • Verbergen Uitgaand beller-ID

• persoonlijke audiobibliotheek

  • Aanpassing van muziek In de wacht toestaan

  • Aanpassing van voicemail en berichtbegroeting toestaan

• Persoonlijke voicemail & videomail

  • Videomail toestaan

  • De gebruiker toestaan om hun eigen videomail / voicemail te downloaden

  • De gebruiker toestaan om hun eigen videomail / voicemail te verwijderen

  • De gebruiker toestaan om hun eigen voicemail te delen

  • Virtuele achtergrond toestaan voor videomail / videogroet

• Transcriptie van voicemail / videomail

• Melding van voicemail / videomail via E-mail

  • Voicemail / videomailbestand opnemen

  • Voicemail / videomailtranscriptie opnemen

  • Voicemail doorsturen naar E-mail

• Gedeelde voicemail / videomail Melding via E-mail

• Beperkte uren voor bellen / sms

• Toegestane locaties voor bellen / sms

• Voicemails controleren via telefoon

• nces voor doorgestuurde bellen

• weergeven van Feedback-enquête over de ervaring na het bellen

• Verberg gevoelige gegevens tijdens het bellen

• Opties voor meldingen bij inkomende bellen

• Automatische gespreksopname

  • Access Lid/ledenlijst

• Ad-hoc gespreksopname

  • Access Lid/ledenlijst

  • Toestaan dat de gebruiker toegang heeft tot zijn eigen gespreksopname

    • Download

    • Verwijderen

  • Transcriptie van gespreksopname toestaan

• Internationaal bellen

  • Land / regio beheren

• Routeringsoverschrijving voor oproepwachtrij

• beantwoordingscode voor oproepen in de wachtrij

  • Uitzonderingslijst

• Zoom Phone op mobiel

  • Toestaan dat bellen- en sms-/MMS-functies op mobiel worden gebruikt

  • Telefoongesprekken verbergen in Apparaatgeschiedenis (iOS)

• Zoom Phone op Progressive Web App (Google Chrome-webapp)

• sms

  • Aangepaste tekenslimieten voor sms

  • Viruscontrole voor inkomende sms

  • emoji-instellingen voor sms

  • Bijlagen in inkomende sms blokkeren

  • Groeps-sms en hyperlinks in sms uitschakelen

• sms-sjablonen

• End-to-end-encryptie

• Afhandeling van oproepen en doorsturen

  • Beperkingen

• Gebruikers toestaan de instellingen voor afhandeling van oproepen te bewerken

• Overloop van oproepen

  • Beperkingen

• Gebruikers inschakelen om toe te staan dat hun oproepen een operator bereiken

• Gebruikers toestaan hun oproepen door te sturen buiten hun eigen locatie

• Doorverbinden van oproepen

  • Beperkingen

• Een telefoongesprek omzetten in een vergadering

• gesprek parkeren

  • Verloopperiode

  • Wanneer een geparkeerd gesprek niet wordt opgenomen

  • Toewijzing van locatie voor gesprek parkeren

  • Muziek tijdens parkeren

• Overdragen aan een ruimte

• Mobiele overschakeling naar provider

• Delegatie

• audio-intercom

• Gespreksscreening

• Oproepen zonder beller-ID blokkeren

• Externe oproepen blokkeren

• Geavanceerde encryptie

• Reden voor afmelding uit oproepwachtrij

• Gegevens automatisch verwijderen na de bewaartermijn

  • Oproeplogboeken

  • Ad-hoc-gespreksopnames

  • Automatische gespreksopnames

  • Voicemail

  • Videovoicemail

  • sms / MMS

  • Na de bewaartermijn

    • Gegevens voorlopig verwijderen

    • Gegevens permanent verwijderen

• Weergavevoorkeur voor beller-ID instellen

• Voicemail-voor- en achtertekst

• Gebruik altijd Callkit voor iOS

• Push-to-Talk

• Weergave van beller-ID (CNAM) van derden

Zoom Phone-locatie-instellingen:

• Routeringsregels

• Lokale overlevingsfunctie van Zoom Phone

• Standaard kantooruren

• Standaard-overloop voor kantooruren

• Standaard-overloop voor gesloten uren

• Standaard feestdagenuren

• Standaard-overloop voor feestdagenuren

• AES-256-encryptie voor ondersteunde apparaten

• Taal van audioprompt

• Standaard audioprompt

• Time-out van Hotdesking-sessie

• Sjablonen

• Directory voor bellen op naam

• Privédirectory

• Extra uitgaande beller-ID voor gebruiker en telefoons in gemeenschappelijke ruimte

  • Oproepwachtrijnummers (voor leden)

  • Nummers van groepen met gedeelde lijn (voor leden)

  • Nummers van automatische receptionist (alle gebruikers en telefoons in gemeenschappelijke ruimte)

  • Aangepaste nummers

• Uitgaande beller-ID weergeven voor interne gesprekken

• Algemene instellingen voor bureautelefoon

  • Webinterface

  • Beheerderswachtwoord

• Regels voor firmware-updates van bureautelefoon

Zoom Phone-locatie nooddiensten:

• Routeer noodoproepen naar Public Safety Answering Point (PSAP)

  • Voor een toestel zonder lokaal telefoonnummer

    • Routeer noodoproepen naar PSAP

    • Routeer noodoproepen niet naar PSAP

• Routeer noodoproepen naar intern veiligheidsteam

  • Naar PSAP en het interne veiligheidsteam tegelijkertijd

  • Eerst naar het interne veiligheidsteam, daarna naar PSAP na maximale wachttijd

• Nomadische nooddiensten

• adres voor noodgevallen

• Beheer van adres voor noodgevallen

  • Gebruiker toestaan zijn eigen adres voor noodgevallen te beheren

• Locatiebeheer

• GPS-coördinaten

• Aangepaste afhandeling van oproepen voor nummers van nooddiensten

Hulpmiddelen voor oproeproutering en distributie

De volgende secties geven een overzicht van verschillende hulpmiddelen voor oproeproutering die beschikbaar zijn binnen de Zoom Phone PBX.

Automatische receptionisten

Een automatische receptionist is een functie voor oproeproutering die is ontworpen om de afhandeling van oproepen binnen het Zoom Phone-systeem te vereenvoudigen. Omdat een automatische receptionist automatisch wordt gemaakt en gekoppeld aan elke nieuwe locatie, worden automatische receptionists vaak gebruikt als eerste contactpersoon voor de meeste inkomende bellers en fungeren ze als virtuele receptionist, met taken zoals het begroeten van bellers met aanpasbare, opgenomen berichten en het bieden van opties om hun gewenste contactpersoon of afdeling te bereiken.

Bij het configureren van de hoofdautomatische receptionist die aan een locatie is gekoppeld (of van een secundaire automatische receptionist), moet de beheerder deze configureren met de functies en routeringslogica die het best aansluiten op hun behoeften. Voor sommige klanten kan dit inhouden dat hun automatische receptionist wordt verbonden met andere oproeprouteringsfuncties (besproken in de volgende secties), zoals een Interactive Voice Response (IVR)-menu of een oproepwachtrij. Voor anderen kan het eenvoudigweg doorverwijzen naar gebruikers of naar een voicemailinbox. Over het algemeen zijn er veel verschillende manieren om een automatische receptionist te configureren, maar welke configuratie het beste voor u is, hangt af van uw oproeprouteringsdoelen en zakelijke behoeften.

Diagram van mogelijke stromen van automatische receptionists.

Beschikbare instellingen voor een automatische receptionist zijn onder meer:

Een automatische receptionist kan doorverwijzen naar:	Aanpasbare Instellingen voor automatische receptionist:
Voicemail Speel een bericht af en verbreek vervolgens de verbinding Gebruiker Zoom Room Telefoon in gemeenschappelijke ruimte Cisco/Poly Room automatische receptionist Oproepwachtrij Groep voor gedeelde lijn Interactive Voice Response-menu (IVR) Externe contactpersonen Telefoonnummer	Voicemail Access Voicemailtranscriptie Voicemail Melding per e-mail sms sms-sjablonen Gespreksscreening Oproepen zonder beller-ID blokkeren Aanpasbare welkomstprompt kantooruren Feestdaguren Tijdzone Locatie voor opslag van communicatie-inhoud Audioprompt voor Taal toestelnummer Voicemail Toewijzing van kostenplaats

Raadpleeg het Ondersteuningscentrum van Zoom voor meer informatie over beheren of wijzigen Instellingen voor automatische receptionist.

Interactive Voice Response-systemen (IVR's)

Een Interactive Voice Response-systeem (IVR) is een krachtig hulpmiddel voor oproeproutering dat bellers via een menu met opties leidt met behulp van hun toetsenblok of spraakopdrachten. In combinatie met andere functies voor oproeproutering, zoals automatische receptionisten en oproepwachtrijen, kan een IVR de oproeproutering voor uw bedrijf aanzienlijk vereenvoudigen.

Zodra een IVR volledig is geconfigureerd, biedt deze bellers een menu met opties waaruit ze kunnen Kies, waarbij ze worden verbonden met de juiste afdeling, persoon, oproepwachtrij, groep voor gedeelde lijn of automatische receptionist enzovoort, op basis van hun selectie. Dit verhoogt de efficiëntie door gebruikers snel met de juiste bron te verbinden op basis van hun reactie, en vermindert tegelijkertijd de noodzaak van handmatige afhandeling van oproepen door een menselijke medewerker.

Voor een effectieve werking van een IVR moeten Klanten echter een opname aanleveren die de gebruiker instrueert op welke toets van het toetsenblok deze moet drukken om de beoogde bestemming te bereiken, zoals "In de pers 0 om de telefonist te bereiken. In de pers 1 om Verkoop te bereiken."

Diagram van mogelijke IVR-stromen.

Om een functioneel perspectief van IVR's te bieden: als een automatische receptionist de meest voorkomende eerste contactpersoon is voor een Inkomend beller, is een IVR waarschijnlijk de tweede meest voorkomende contactpersoon, aangezien deze de onderliggende logica biedt die een gebruiker naar de beoogde bestemming routeert. Voor uw gemak hebben we een functioneel voorbeeld gegeven van hoe u een IVR kunt koppelen aan een automatische receptionist verderop in dit document.

Beschikbare Instellingen voor een IVR zijn:

• Aanpasbare audio-welkomstprompt voor IVR

• Time-outopties

Oproepen doorschakelen naar:	Voicemail achterlaten voor:
Gebruiker Zoom Room Telefoon in gemeenschappelijke ruimte Cisco/Poly Room automatische receptionist Oproepwachtrij Groep voor gedeelde lijn Externe contactpersoon Telefoonnummer	Huidig toestelnummer Gebruiker automatische receptionist Oproepwachtrij Groep voor gedeelde lijn

Raadpleeg het Ondersteuningscentrum van Zoom voor meer informatie over een IVR maken.

bellenwachtrijen

Een oproepwachtrij is een Functie(s) voor oproeproutering die het volume van inkomende oproepen efficiënt beheert door bellers in een virtuele wachtrij te plaatsen totdat een medewerker kan helpen. Zodra de beller in de wachtrij staat, kan deze onmiddellijk worden begroet met aanpasbare berichten en/of muziek totdat de volgende medewerker de oproep beantwoordt. Voor de meeste bedrijven zijn oproepwachtrijen een bestemming voor oproeproutering bestemming en worden ze gebruikt om bellers te verbinden met een specifieke afdeling of Groep gebruikers met een specialiteit, zoals Verkoop, IT-ondersteuning of klantenservice. Oproepwachtrijen zijn doorgaans niet bedoeld om oproepen door te schakelen naar een andere service voor oproeproutering, zoals een IVR of automatische receptionist, behalve bij overloop of wanneer niet wordt opgenomen.

Beheerders kunnen meerdere wachtrijen instellen voor verschillende afdelingen of doeleinden en agenten Toewijzen aan specifieke wachtrijen op basis van hun expertise. Daarnaast ondersteunen oproepwachtrijen meerdere opties voor de belvolgorde, waaronder sequentieel, simultaan, roterend, en meer, waardoor organisaties flexibiliteit krijgen voor het afhandelen van Inkomend oproepen.

Diagram van mogelijke stromen voor oproepwachtrijen.

Met de Pakket voor klantbetrokkenheid Add-on(s), kunnen oproepwachtrijen ook realtime en historische informatie bieden voor bewaking en rapportage, zodat supervisors en agenten het oproepvolume, de wachttijden en de prestaties van de wachtrij kunnen volgen. Met deze gegevens kunnen organisaties hun klantenserviceactiviteiten optimaliseren, het aantal afgebroken oproepen verminderen en inkomende oproepen snel en effectief afhandelen.

Beschikbare Instellingen voor een oproepwachtrij zijn:

Instellingen voor oproepwachtrij

Aanpasbare beleidsinstellingen

oproepverdeling Simultaan Sequentieel Roterend Groep Roterend Langst inactief Overloop—Routeer naar: Voicemail Speel een bericht af en verbreek vervolgens de verbinding Gebruiker Zoom Room Telefoon in gemeenschappelijke ruimte Cisco/Poly Room automatische receptionist Oproepwachtrij Groep voor gedeelde lijn Interactive Voice Response-menu (IVR) Externe contactpersonen Telefoonnummer Verbreken Aanpasbare welkomstprompt audio tijdens Verbinden muziek In de wacht kantooruren Feestdaguren Tijdzone Locatie voor opslag van communicatie-inhoud Audioprompt voor Taal toestelnummer Voicemail Toewijzing van kostenplaats Oproepen ontvangen terwijl u aan het bellen bent Maximale wachttijd Afhandelingstijd Maximaal aantal bellen in oproepwachtrij Terugbelopties oproepwachtrij automatisch beantwoorden* Routeringsoverschrijving voor oproepwachtrij

Voicemail Access Voicemailtranscriptie Voicemail Melding per e-mail Automatische gespreksopname Toestaan ad-hoc gespreksopname beantwoordingscode voor oproepen in de wachtrij sms sms-sjablonen Gespreksscreening Oproepen zonder beller-ID blokkeren Reden voor afmelding uit oproepwachtrij chatbericht-kanaal

*Vereist Customer Engagement Pack Add-on(s)

Raadpleeg het Ondersteuningscentrum van Zoom voor meer informatie over beheren een oproepwachtrij of wijzigen zijn Instellingen.

Groepen voor gedeelde lijnen

Groepen voor gedeelde lijn (SLGs) zijn een oproeproutering Functie(s) die Toestaan dat tot 10 gebruikers inkomende bellen gezamenlijk kunnen beantwoorden en beheren voor maximaal 10 verschillende Telefoonnummers. Deze groepen zijn ideaal voor teams, afdelingen of werkgroepen die inkomende bellen gezamenlijk moeten afhandelen, zonder de extra lagen van infrastructuur, Instellingen of beheer die horen bij een oproepwachtrij.

In een SLG is het rinkelen altijd Simultaan voor alle Lid/leden van de Groep, en telkens wanneer een gekoppeld Telefoonnummer wordt gebeld, zal de telefoon van elk Lid/leden van de Groep overgaan. Als een SLG bijvoorbeeld 10 gekoppelde Telefoonnummers heeft, zullen telkens wanneer een van de nummers wordt gebeld, alle telefoons van de Actief SLG gebruiker overgaan totdat het bellen wordt beantwoord, overloopt of wordt verbroken.

Diagram van een configuratie van een gedeelde lijn Groep.

Net als een oproepwachtrij wordt een SLG vaak gebruikt als een oproeproutering bestemming en is niet bedoeld om oproepen door te verbinden naar een andere oproeprouteringsdienst zoals een IVR of automatische receptionist, behalve in gevallen van overflow of geen antwoord.

Instellingen Beschikbaar voor een gedeelde lijn Groep omvatten:	Aanpasbare beleidsInstellingen:
toestelnummer Afdelingstoewijzing Toewijzing van kostenplaats Taal van audioprompt kantooruren Feestdaguren Tijdzone Voicemail PIN-code Locatie voor opslag van communicatiecontent Toestaan dat leden voorkomen dat anderen een in de wacht gezet bellen opnemen, en Fluisteren, Ingrijpen of Overnemen gebruiken (indien geconfigureerd)	Voicemail Access Voicemailtranscriptie Voicemail Melding per e-mail Voicemails controleren via telefoon Gespreksscreening Oproepen zonder beller-ID blokkeren Persoonlijke PIN Access

Raadpleeg het Ondersteuningscentrum van Zoom voor meer informatie over instellen of het gebruik van gedeelde lijn Groepen.

Opmerking

Als uw Zakelijk ondersteuning moet bieden aan meer dan 10 gebruikers tegelijk in een gedeelde lijn Groep, neem dan contact op met uw Zoom-accountteam voor aanvullende opties.

Bovendien moet een gedeelde lijn Groep niet worden verward met een vergelijkbare functie voor het delen van een lijn die bekendstaat als bellen-delegatie, ook wel eens aangeduid als gedeelde lijn Access.

Groep bellen opnemen

Groepsoproepopname is een tool voor oproepverdeling die vergelijkbaar is met een Groep voor gedeelde lijn (SLG). Maar in plaats van dat alle gebruikers binnen een Groep onmiddellijk overgaan zoals bij een SLG, krijgen gebruikers alleen een melding om de oproep op te nemen als de gebelde gebruiker de oproep niet beantwoordt binnen een bepaalde tijd.

Bijvoorbeeld, als een gebruiker en Lid/leden van een Groepsoproepopname-wachtrij een directe oproep niet binnen 10 seconden beantwoordt, ontvangen alle andere groepsleden een Melding om de oproep te accepteren of te weigeren, wat helpt om gemiste contactpersoonmogelijkheden of het afbreken van oproepen te Voorkomen.

Diagram van de flow van Groepsoproepopname.

Raadpleeg het Ondersteuningscentrum van Zoom voor meer informatie over instellen en gebruiken Groepsoproepopname.

Aanvullende overwegingen bij oproeproutering

Vergelijkingstabel voor oproeprouteringstools

Automatische receptionisten, wachtrijen voor bellen en Groepen voor gedeelde lijn bieden een reeks oproeprouteringsfunctionaliteiten voor diverse omgevingen, en weten welke oproeprouteringstool u moet gebruiken, kan van belang zijn voor uw Organisatie. Om deze tools en hun beperkingen te verduidelijken, worden lezers aangemoedigd om het Ondersteuningscentrum van Zoom te raadplegen voor een samengevoegde en vereenvoudigde vergelijking van deze drie methoden voor oproeproutering.

Gebruiksscenario's voor Groepen voor gedeelde lijn en wachtrijen voor bellen (voorbeeld)

Groepen met gedeelde lijn en oproepwachtrijen hebben veel overeenkomsten, en weten welke te gebruiken, of wanneer je de ene boven de andere gebruikt, kan soms verwarrend zijn. Simpel gezegd is een Groep met gedeelde lijn een vereenvoudigde versie van een oproepwachtrij, maar om de praktische toepassingen van elk te helpen verduidelijken, schetst de volgende tabel enkele van de belangrijkste verschillen tussen de twee, gevolgd door een voorbeeld van een gebruiksscenario:

Functie(s)	Oproepwachtrij	Groep voor gedeelde lijn
oproepverdeling	Simultaan, Sequentieel, Roterend, Inactief	Simultaan
Wachtrij	Wachtrij tot overloop of maximale wachttijd	Overloop wanneer vol
Rapportage	Ondersteund	Niet ondersteund
Aanpasbare welkomstprompt	Ondersteund	Niet ondersteund
Wachtmuziek	Ondersteund	Niet ondersteund
Afrondingstijd	Ondersteund	Niet ondersteund

Voorbeeld van een gebruiksscenario

Het advocatenkantoor Omzo, Omzo en Omzo configureert Zoom Phone voor hun Zakelijk gebruik. Vanwege het grote aantal dagelijkse bellen naar hun hoofdnummer proberen ze te kiezen tussen een Groep met gedeelde lijn en een oproepwachtrij.

Met de SLG, kunnen meerdere receptionisten of administratieve medewerkers de verantwoordelijkheid voor het beantwoorden van inkomende bellen naar de hoofdtelefoonlijn van het kantoor delen. Samen kunnen ze het belvolume tijdens piekmomenten gezamenlijk beheren, zodat bellers snel worden geholpen en er geen bellen worden gemist. Vanwege de relatieve eenvoud van de SLG ontvangen bellers geen aangepaste begroetingsprompt, wachtmuziek of tijd in een wachtrij. En als alle medewerkers binnen de SLG bezig zijn, zullen inkomende bellen onmiddellijk worden doorgestuurd naar de toegewezen bestemming, zoals voicemail of een andere tool voor oproeproutering.

Als alternatief, met een oproepwachtrij, zijn er meerdere opties voor het configureren van hoe bellen moeten worden afgehandeld. Gebruikers die het hoofdnummer bellen, kunnen worden begroet met een aangepaste opname, wachtmuziek horen terwijl ze wachten, en Doorgaan met wachten in de oproepwachtrij gedurende een bepaalde tijd totdat een medewerker Beschikbaar is of totdat de maximale wachttijd is verstreken. Voor het personeel kunnen bellen op meer manieren worden verdeeld, waaronder Simultaan rinkelen, Sequentieel rinkelen, Roterend in een specifieke volgorde, of het laten rinkelen van degene die het langst inactief is geweest. Verder kan de oproepwachtrij in de loop van de tijd worden geoptimaliseerd, met toegewezen afhandeltijd voor personeel om notities te maken of gegevens in te voeren in een customer relationship management (CRM)-systeem, samen met rapportage die de piektijd van bellen en de gemiddelde wachttijden gedurende de dag laat zien.

In dit voorbeeld kunnen zowel een SLG als een oproepwachtrij aan de behoeften van de vergadering van het kantoor voldoen, maar het is aan het kantoor om te beslissen welke van de twee het beste aansluit bij hun beoogde doelen voor hun bellers en Zakelijk gebruik.

Tips voor het opbouwen van ontwerpen voor oproeproutering (een voorbeeld)

Met een verscheidenheid aan beschikbare tools voor oproeproutering kan het opstellen van een logisch en efficiënt ontwerp voor oproeproutering een uitdagende taak zijn voor mensen die nieuw zijn in dit proces. Om hierbij te helpen, kunt u de volgende tips overwegen terwijl u configuraties voor oproeproutering plant en ontwerpt voor uw Zakelijk gebruik. Als bonus hebben we ook een voorbeeld en een referentiediagram toegevoegd voor een veelgebruikte hoofd automatische receptionist, die door veel bedrijven wordt gebruikt en gemakkelijk verder kan worden uitgebreid:

1. Automatische receptionisten zijn een uitstekend startpunt. Als je nieuw bent met het ontwerpen van oproeproutes voor bellen binnen Zakelijk gebruik, is een automatische receptionist bijna altijd een veilige plek om te beginnen. Elke locatie krijgt automatisch een automatische receptionist, waardoor dit de ideale startplek is; het ondersteunt ook aangepaste begroetingen en kan natuurlijk doorstromen naar een IVR om gebruikers te Verbinden met hun volgende of uiteindelijke bestemming.

2. Interactive Voice Response-menu's (IVR's) zijn je vriend. Een IVR biedt gebruikers tot 12 verschillende invoeropties om verbinding te maken met een andere bestemming voor oproeproutering; dit betekent dat gebruikers waarschijnlijk met één druk op de knop op hun beoogde bestemming of afdeling kunnen komen. In sommige gevallen kan het echter ook zinvol zijn om een IVR te gebruiken om door te routeren naar een andere IVR. Bijvoorbeeld: op 1 drukken om te routeren naar Klantenondersteuning en vervolgens Verbinden met een andere IVR die hen kan verbinden met verschillende soorten technische ondersteuning. Wees niet bang om ze te gebruiken om gebruikers op de juiste plek te krijgen.

3. Teken het uit in potlood of op een Zoom Whiteboard. Voordat je je ertoe verbindt om je Zoom Phone-oproeprouteringsflows daadwerkelijk te bouwen, kan het helpen om ze eerst uit te tekenen, zodat je kunt zien wat je bouwt. Dit kan later ook dienen als leidraad om te bevestigen dat je je oproeprouteringsflows correct bouwt. Bekijk het volgende diagram dat laat zien hoe een hoofdautomatische receptionist kan verbinden met een IVR, en gebruik het als een eerste referentiepunt voor hoe je die van jou zou kunnen bouwen.

Voorbeeldontwerp voor oproeproutering.

kantooruren

De functie kantooruren is een Functie(s) voor oproepbeheer waarmee beheerders en gebruikers specifieke uren en dagen van de week kunnen instellen waaraan oproepen zich moeten houden voor "Standaard" afhandelingsprocedures of alternatieve afhandelingsprotocollen, zoals wanneer Zakelijk gesloten is. Kantooruren zijn van toepassing op veel Functie(s), waaronder oproepwachtrijen, gedeelde lijn-groepen, automatische receptionist(en) en locaties, en kunnen ook op gebruikersniveau worden gedefinieerd.

Tijdens de kantooruren van een gebruiker of tool worden oproepen gerouteerd volgens de gedefinieerde regels, zoals doorsturen naar Beschikbaar zijnde agenten of het afspelen van aangepaste berichten. Buiten kantooruren kunnen organisaties ervoor kiezen om oproepen anders te routeren, bijvoorbeeld door ze naar voicemail, een oproepwachtrij, een automatische receptionist of door te sturen naar een extern nummer.

Raadpleeg het Ondersteuningscentrum van Zoom voor meer informatie over kantooruren configureren voor een locatie; echter, om kantooruren voor een specifieke oproeproutering-Functie(s) te bewerken, zoals een oproepwachtrij of automatische receptionist, zoek en bewerk je het specifieke oproeprouteringstool binnen het Zoom-webportal.

Feestdaguren

Holiday Hours is een aanvullende functie op kantooruren, ontworpen om inkomende oproepen te beheren tijdens feestdagen of speciale gelegenheden wanneer de Zakelijke activiteiten anders kunnen zijn dan tijdens de normale uren. Organisaties kunnen vooraf specifieke vakantieroosters instellen, zodat duidelijk is wanneer ze gesloten zijn of beperkte beschikbaarheid hebben. Tijdens deze vastgestelde Holiday Hours worden oproepen gerouteerd volgens gedefinieerde regels die specifiek zijn voor de Holiday Hours-configuratie, zoals doorsturen naar voicemail, aangepaste berichten afspelen of routeren naar een externe contactpersoon.

Korte berichtenverkeer-service (sms)

Zoom Phone ondersteunt Short Message Service (sms) (d.w.z. sms-berichten) en Multimedia berichtenverkeer-service (MMS) (d.w.z. fotoberichten) met de Zoom Phone Native-service en BYOC-abonnementen voor gebruikers met de nodige rechten.

Standaard kunnen alle gebruikers op hetzelfde Zoom Phone account sms/MMS-berichten naar elkaar sturen; om echter een sms naar een telefoonnummer buiten het Zoom Phone account (d.w.z. een extern nummer), moet het bedrijf voldoen aan vereisten voor naleving van 10-cijferige lange code (10DLC). Voor meer informatie over dit proces, zie de 10DLC FAQ.

Raadpleeg het Ondersteuningscentrum van Zoom voor meer informatie over het configureren van sms voor uw account, hoe sms te gebruiken, of BYOC-nummers voor sms activeren.

Telefoons in gemeenschappelijke ruimte

Telefoons in gemeenschappelijke ruimte zijn speciale apparaten voor gedeeld gebruik in gemeenschappelijke ruimtes binnen een Organisatie, zoals lobby's, pauzeruimtes of vergaderzalen. Deze telefoons bieden Basis belmogelijkheden voor werknemers of bezoekers zonder persoonlijke belabonnementen of rechten, en zijn doorgaans geconfigureerd met essentiële Functie(s) zoals bellen en oproepen ontvangen, waardoor ze ideaal zijn voor algemeen gebruik door iedereen binnen de Organisatie.

Raadpleeg het Ondersteuningscentrum van Zoom voor meer informatie over Telefoons in gemeenschappelijke ruimte beheren of De Instellingen van de telefoon in gemeenschappelijke ruimte wijzigen.

Zoom Phone voor Zoom Rooms of vergaderzalen

Zoom Phone gebruiken met Zoom Rooms of een ondersteund systeem voor vergaderzaal van een derde partij stelt gebruikers in staat om naadloos over te schakelen tussen spraakoproepen en videoconferenties binnen de vergaderzaalomgeving. Met deze Functie(s) kunnen Zoom Rooms en vergaderzalen van derden het aantal vereiste Hardware-apparaten verminderen door gebruik te maken van de microfoons en luidsprekers die al in de ruimte aanwezig zijn om te presenteren.

Raadpleeg het Ondersteuningscentrum van Zoom voor meer informatie over het toewijzen van een Zoom Phone-licentie aan een Zoom Room of een vergaderzaal van een derde partij, bellen met Zoom Phone vanuit een Zoom Room, of Zoom Phone gebruiken op apparaten in vergaderzalen van derden.

noodoproep & Verbeterde 911

De 911-service van Zoom Phone werkt anders dan traditionele noodoproep-opstellingen. Bij traditionele noodoproep routeert een telefoonprovider gesprekken naar een lokale noodhulpverlener of Public Safety Answering Point (PSAP) op basis van het telefoonnummer van de beller. Als alternatief, met Zoom Phone's verbeterde 911 (E911)-service gaan we een stap verder. Met Zoom Phone stuurt de service, wanneer een gebruiker 911 belt, automatisch het adres van de gebruiker (als dat is opgegeven) en het telefoonnummer naar het juiste PSAP op basis van hun huidige Locatie, en Verbinden gebruikers met noodhulpbronnen met de beste Beschikbaar informatie.

Verder, omdat Zoom Phone Klanten en hun gebruikers in staat stelt de service overal te gebruiken waar internettoegang is en nummers te verkrijgen die niet noodzakelijk aan hun huidige Locatie zijn gebonden, biedt Zoom Phone twee extra functies die geschikt zijn voor moderne werkplekken: Nomadische noodservices en Noodoproep Routering. Elk van deze functies wordt beschreven in de volgende secties.

Nomadische nooddiensten

In de hybride werkomgeving van vandaag bieden Nomadische noodservices de mogelijkheid om dynamisch de Locatie van een Zoom Phone-gebruiker te detecteren en te rapporteren bij het maken van een noodoproep.

Onder normale omstandigheden, zoals wanneer een gebruiker een noodoproep doet vanuit het kantoor, wordt het bijbehorende adres voor noodgevallen voor de toegewezen locatie of Locatie van de gebruiker (geconfigureerd door een beheerder in de webportal) verzonden naar noodhulpverleners. Met Nomadisch Noodhulpdiensten: wanneer een gebruiker op een Locatie buiten hun kantoor wordt geïdentificeerd, kunnen ze een nieuw adres voor noodgevallen definiëren dat specifiek is voor hun huidige Locatie. Daardoor, als een gebruiker een noodoproep doet terwijl hij nomadisch werkt, bijvoorbeeld thuis, in een hotel of in een coffeeshop, zal Zoom Phone het nomadische adres voor noodgevallen automatisch doorgeven aan hulpdiensten.

Raadpleeg het Ondersteuningscentrum van Zoom voor meer informatie over Nomadische Noodhulpdiensten instellen en de Identificatieproces voor Nomadische Noodhulpdiensten.

Routering van noodoproepen

Met aanpassing van Routering voor noodoproepen kunnen bedrijven kiezen om noodoproepen door te sturen naar een alarmcentrale (PSAP) en/of een intern veiligheidshulppteam dat noodgevallen afhandelt. Voor bedrijven die zich over grote geografische gebieden uitstrekken, zoals campussen met meerdere gebouwen, helpt deze mogelijkheid teams ter plaatse om noodgevallen binnen hun faciliteiten snel aan te pakken, of samen te werken met hulpdiensten om de Locatie van het noodgeval snel te bepalen.

Als alternatief kunnen bedrijven noodoproepen ook Uitschakelen voor telefoongebruikers, wat handig kan zijn wanneer telefoongebruikers zich door reizen niet in het land bevinden dat aan hun telefoonnummer is gekoppeld, of permanent in een ander land zijn gevestigd.

Raadpleeg het Ondersteuningscentrum van Zoom voor meer informatie over Routering voor noodoproepen configureren.

Noodnummerpools

Voor bedrijven die niet vereisen dat aan elke gebruiker een toegewijd telefoonnummer of belabonnement wordt toegewezen, houden Emergency Number Pools een lijst bij van toegewijde nood Telefoonnummers Beschikbaar voor hun gebruikers.

Met een Emergency Number Pool, wanneer een Zoom Phone gebruiker zonder een toegewijd telefoonnummer (d.w.z. alleen extensie) een noodbellen plaatst, wordt een nummer uit de pool gekozen als de tijdelijke beller-ID van de extensie. Dit stelt noodhulpverleners in staat om contactpersoon op te nemen met de gebruiker, omdat zij anders geen Access zouden hebben tot de extensie van de gebruiker en hen niet zouden kunnen bereiken. Als gevolg daarvan worden gedurende de Volgende twee uur alle extra inkomende bellen die naar die beller-ID worden gedaan, doorgestuurd naar de oorspronkelijke extensie die het noodbellen heeft geplaatst.

Opmerking

Klanten kunnen worden gevraagd om Kopen extra direct inward dial (DID) Add-on(s) licenses voor ondersteuning van het noodnummer-pool.

Gereserveerde nummers

Toegewezen nummers maken het mogelijk voor gebruikers met alleen een toestelnummer om Uitgaand noodbellen te plaatsen met behulp van een direct telefoonnummer dat toebehoort aan een oproepwachtrij of automatische receptionist. In tegenstelling tot Emergency Number Pools, toegewezen nummers moet gekoppeld zijn aan een oproepwachtrij of automatische receptionist en niet in stand-by kunnen wachten.

Met speciale nummers, wanneer een toestel alleen hulpdiensten belt, wordt het telefoonnummer van de oproepwachtrij of automatische receptionist weergegeven als de beller-ID aan de PSAP. Daardoor worden eventuele terugbelverzoeken van de hulpdiensten doorgestuurd naar de bijbehorende oproepwachtrij of automatische receptionist, en moeten ze vervolgens op natuurlijke wijze terug naar de gebruiker worden gerouteerd.

Waarschuwing

Deze methode mag alleen worden gebruikt wanneer een oproepwachtrij of automatische receptionist de beste methode is voor het afhandelen van noodterugbellen in uw omgeving.

Noodoproep met ZPLS

Het behouden van connectiviteit met noodhulpdiensten tijdens een internetstoring of een dienstverstorend Evenement is van cruciaal belang voor veel bedrijven. Om deze scenario's proactief aan te pakken, kunnen Klanten survivability-connectiviteit behouden met de Zoom Phone Local Survivability (ZPLS)-servicemodule, die gebruikmaakt van het Platform en het Besturingssysteem dat wordt geleverd door Zoom Node om back-up PSTN-connectiviteit te bieden via een on-premises SBC met een geïntegreerde carrier.

Raadpleeg voor meer informatie de sectie over Lokale overlevingsfunctie van Zoom Phone Beschikbaar later in dit document.

Omroep

Zoom Phone ondersteunt Cloud paging met Selecteer ondersteunde apparaten, waardoor geautoriseerde gebruikers eenrichtingsaankondigingen of waarschuwingen kunnen Uitzenden naar ondersteunde apparaten op meerdere locaties. Deze Functie(s) is vooral nuttig in omgevingen zoals magazijnen, scholen, ziekenhuizen, winkels of grote kantoorgebouwen, waar directe communicatie en noodmeldingen essentieel zijn voor Standaard Zakelijk gebruik.

Raadpleeg het Ondersteuningscentrum van Zoom voor meer informatie over het instellen van Cloud paging voor uw account.

Provisioning-sjablonen

Provisioning-sjablonen vereenvoudigen het proces van het instellen en configureren van IP-bureautelefoons binnen het Zoom Phone Telefoonsysteem. Met Provisioning-sjablonen kunnen Zoom Phone-beheerders aangepaste Instellingen voor IP-telefoons maken die kunnen worden toegepast op gebruikers op meerdere niveaus, variërend van het hele account tot individuele of Meerdere sites, een Groep bureautelefoons of een enkele bureautelefoon.

Raadpleeg het Ondersteuningscentrum van Zoom voor meer informatie over inrichten van inrichtingssjablonen.

Opmerking

Dit proces wordt alleen aanbevolen voor beheerders die vertrouwd zijn met parameters van Inrichtingssjabloon. Beheerders dragen de volledige verantwoordelijkheid voor de gevolgen van het maken en toewijzen van inrichtingssjablonen. Zoom biedt geen ondersteuning voor parameters van Inrichtingssjabloon.