Delegatie van bellen en Zoom Assistent

Overzicht

Delegatie voor bellen staat één Telefoongebruiker (de delegator) toe een andere gebruiker (de gedelegeerde) toe om namens hen oproepen te plaatsen en te ontvangen. Dit wordt vaak gebruikt in workflows voor directiesecretaresses, beheerderondersteuning voor druk personeel, telefoons voor gedeelde resources of gebruiksscenario's voor contactcenter/gedeelde lijn. In combinatie met Zoom Assistent (de "widget"/panel) verloopt delegatie naadlozer. Gedelegeerden kunnen oproepen rechtstreeks vanaf hun desktop beheren, gedeelde lijnen bekijken, oproepen doorverbinden/in de wacht zetten en meer.

Vereisten en voorwaarden

Om delegatie voor bellen te gebruiken met Zoom Assistent, moeten zowel de delegator als de gedelegeerde beschikken over een Zoom Phone licentie met een passend belabonnement (Op basis van verbruik, Onbeperkt, of Pro). Delegatie voor bellen moet zijn ingeschakeld in het Zoom-webportal en niet zijn vergrendeld door de beheerder. Zoom Assistent moet zijn ingeschakeld voor de gebruiker en de gebruiker moet een ondersteunde versie van de Zoom-desktopapp (Windows of macOS) gebruiken die minimaal de vereiste versie heeft. Voor scenario's met gedeelde lijn/Groep/wachtrij, zoals telefoons in gemeenschappelijke ruimte of gebruiksscenario's voor contactcenter, kunnen aanvullende licentie-uitbreidingen zoals Customer Engagement Pack vereist zijn.

Raadpleeg voor meer informatie over Zoom Phone-licenties en belabonnementen het artikel van Zoom over Zoom Phone-licenties, belabonnementen en uitbreidingen.

Rollen en terminologie

Rol/term	Definitie/opmerkingen
Delegator	De Telefoongebruiker die eigenaar is van het/de rechtstreekse nummer(s) en een andere gebruiker Toestemming geeft om namens hen te handelen.
Gedelegeerde	De gebruiker (of telefoon in gemeenschappelijke ruimte) die is Toegewezen om namens de delegator oproepen te plaatsen en te ontvangen.
Gedeelde lijnen	Het/de rechtstreekse telefoonnummer(s) van de delegator dat/die toegankelijk is/zijn voor de gedelegeerde(n).
VIP-delegatie (Optioneel)	Een modus waarin oproepen vanuit een lijst met VIP-contactpersonen kunnen worden gerouteerd of speciaal behandeld, waarbij de gedelegeerde verantwoordelijk is voor de afhandeling van VIP's.

Een delegator kan maximaal standaard 15 gedelegeerden hebben, en een gedelegeerde kan aan meerdere delegators worden Toegewezen (symmetrisch: standaard maximaal 15 delegators per gedelegeerde). Elk rechtstreeks telefoonnummer (gedeelde lijn) kan worden gebruikt door de delegator of de gedelegeerde, afhankelijk van wie het selecteert.

Delegatie instellen (webportal)

1. Aanmelden bij de Zoom-webportal als beheerder (of als Telefoongebruiker, afhankelijk van de Instellingen) en navigeer naar Telefoonsysteembeheer, vervolgens Gebruikers en ruimtes (of Phone → Instellingen voor gebruikersniveau).

2. Selecteer een gebruiker of telefoon in gemeenschappelijke ruimte en ga naar Gebruikersinstellingen → Delegatie en Assistent → Instellen/Toevoegen.

3. Kies de gedelegeerde (gebruiker of gemeenschappelijke ruimte) en klik vervolgens op Uitnodigen.

4. Selecteer delegatierechten door de juiste vakjes aan te vinken.

   1. Belangrijke rechten zijn onder meer:

      1. Bellen plaatsen (de gemachtigde kan een uitgaande oproep doen met het nummer van de volmachtgever)

      2. Bellen beantwoorden (de gemachtigde ontvangt inkomende oproepen naar de gedeelde lijn)

      3. Bellen oppakken die in de wacht staan (overdragen door ze in de wacht te zetten en de gemachtigde ze te laten oppakken)

Opmerking

Je kunt desgewenst zakelijke-urenoverschrijving, routering van VIP-contactpersonen, privacy-/vergrendelopties, deelnemen aan/samenvoegen van bellen en meer configureren.

1. Indien vereist, moet de gemachtigde de uitnodiging accepteren om de delegatie te activeren (tenzij geforceerd door de beheerder).

Hoe delegatie in de praktijk werkt: dagelijks gebruik (desktop/mobiel + Zoom Assistent)

Zodra het correct is ingesteld, beide delegator en gedelegeerde Selecteer gedeelde lijnen in het menu Beller-ID/Lijnen voordat u gaat bellen. De delegator ziet hun nummer terwijl de gedelegeerde ziet de naam van de delegator en het gedeelde nummer.

Bij het bellen, de gedelegeerde kan bellen namens de delegator door een gedeelde lijn te selecteren. Tijdens dat gesprek is de gedeelde lijn voor de delegator Bezet. Voor het ontvangen van oproepen gaan inkomende oproepen naar de gedeelde lijn over naar zowel delegator als gedelegeerde (als de rechten zijn ingesteld), en beide kunnen antwoorden.

Voor overdrachten en afhandeling van oproepen, de delegator en gedelegeerde kan oproepen In de wacht zetten, onderling doorverbinden of Samenvoegen/doorverbinden, afhankelijk van de rechten. De gedelegeerde en delegator delen een voicemail-inbox en belgeschiedenis voor gedeelde lijnen. Voicemails en geschiedenisitems kunnen de juiste labels "beantwoord door/gemaakt door" weergeven, zodat u weet wie de oproep heeft afgehandeld.

Met de Zoom Assistent widget kan uw gedelegeerde snelkiezen beheren, bellen en ontvangen, oproepen doorverbinden, oproepen opnemen, voicemail en geschiedenis weergeven, en andere acties voor belbediening uitvoeren, allemaal zonder van het bureaublad weg te schakelen.

Raadpleeg voor meer informatie over de Zoom Assistent het artikel van Zoom over de Zoom Assistent.

Optioneel: VIP-delegatiemodus

Als je abonnement ondersteunt VIP-delegatie (Customer Engagement Pack Add-on(s) vereist), u kunt een lijst met VIP-contactpersonen definiëren die voorrang krijgen bij oproeproutering en afhandeling. Gemachtigden kunnen Toestemming krijgen om VIP-contactpersonen te beheren en hebben Inkomend bellen-rechten die specifiek gelden voor VIP-contactpersonen. Dit is handig om een passende afhandeling van waardevolle bellers te ondersteunen, bijvoorbeeld doorgestuurd naar de gemachtigde van een leidinggevende of geëscaleerd.

Best practices & aanbevelingen

• Delegatie van de gedeelde lijn werkt beste wanneer iemand anders volledige verantwoordelijkheden voor het afhandelen van bellen nodig heeft, zoals een beheerder, receptionist of assistent.

• Om verwarring te voorkomen en het bijhouden te vereenvoudigen, definieer en beperk het aantal afgevaardigden vanaf het begin.

• Gebruik duidelijke naamgeving en etikettering voor gedeelde lijnen, en train gedelegeerden om de juiste lijn te Selecteer voordat ze gaan bellen—dit houdt de belgeschiedenis en beller-ID accuraat.

• Als je gebruikmaakt van VIP-delegatie, houd dan een schone VIP-contactenlijst bij en bekijk die periodiek om ervoor te zorgen dat prioriteitsbellers correct worden doorgeleid.

• Maak gebruik van Zoom Assistent om deze workflows te stroomlijnen, omdat dit het wisselen tussen apps vermindert, de belbediening centraliseert en de belgeschiedenis en voicemail samenbrengt op één plek.

Probleemoplossing & Veelvoorkomende problemen

Als een gedelegeerde geen oproepen ontvangt, controleer dan of de Bellen beantwoorden Bevoegdheid is ingeschakeld en bevestig dat de gedelegeerde de uitnodiging heeft geaccepteerd. Wanneer gedeelde lijnen Bezet lijken of niet beschikbaar zijn, controleer dan nogmaals of de juiste gedeelde lijn is geselecteerd en geen conflicterende sessies voor bellen Actief zijn.

Voor problemen met Zoom Assistent niet verschijnen of Phone Als iets niet selecteerbaar is, bevestig dan dat de gebruiker over de juiste licentie beschikt (inclusief Customer Engagement Pack indien nodig), controleer of de Functie(s) is ingeschakeld in het webportaal, en zorg ervoor dat de Zoom Workplace app is bijgewerkt en toegestaan door uw beheerder.

Wat ontbrekende opnamen van bellen of voicemails betreft, houd er rekening mee dat opnamen alleen zichtbaar zijn voor de gebruiker die ze heeft gemaakt. De belgeschiedenis en voicemail-items worden echter gedeeld tussen gemachtigde en gemachtigdegever.

Raadpleeg voor meer informatie over bellen-delegatie het ondersteuningsartikel van Zoom over het gebruik van bellen-delegatie.