# Oproepdelegatie en Zoom Assistent

### Overzicht

**Oproepdelegering** maakt het mogelijk dat één telefoongebruiker (de **delegerende partij**) een andere gebruiker toewijst (de **gedelegeerde**) om namens hen oproepen te voeren en te ontvangen. Dit wordt vaak gebruikt in workflows van directieassistenten, administratieve ondersteuning voor druk personeel, gedeelde-telefoonbronnen of gebruiksscenario's van contactcenter/gedeelde-lijn. Wanneer gekoppeld met **Zoom Assistant** (de "widget"/paneel), wordt delegatie naadlozer. Gedelegeerden kunnen oproepen direct vanaf hun desktop beheren, gedeelde lijnen bekijken, oproepen overdragen/in de wacht zetten en meer.

### Vereisten & Voorwaarden

Om oproepdelegering te gebruiken met **Zoom Assistant**, moeten zowel de delegerende partij als de gedelegeerde een **Zoom Phone** licentie hebben met een passend belplan (**Per minuut**, **Onbeperkt**, of **Pro**). Oproepdelegering moet ingeschakeld zijn in het Zoom-webportaal en niet door de beheerder vergrendeld. **Zoom Assistant** moet voor de gebruiker zijn ingeschakeld en de gebruiker moet een ondersteunde versie van de Zoom-desktopapp (Windows of macOS) gebruiken die gelijk aan of hoger is dan de minimumversie. Voor scenario's met gedeelde-lijn/groep/wachtrij, zoals telefoons in gemeenschappelijke ruimten of gebruik in contactcenters, kunnen aanvullende licentie-add-ons zoals **Power Pack** vereist zijn.

Voor meer informatie over Zoom Phone-licenties en belplannen, raadpleeg het Zoom-artikel over [Zoom Phone-licenties, belplannen en add-ons](https://library.zoom.com/zoom-workplace/zoom-phone/zoom-phone-bluepaper/overview/licenses-calling-plans-and-add-ons).

### Rollen & Terminologie

| Rol/Term                      | Definitie/Opmerkingen                                                                                                                                                            |
| ----------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Delegerende partij**        | De telefoongebruiker die de directe(n) telefoonnummer(s) bezit en een andere gebruiker toestemming geeft om namens hen op te treden.                                             |
| **Gedelegeerde**              | De gebruiker (of telefoon voor gemeenschappelijke ruimte) die is toegewezen om namens de delegerende partij oproepen te voeren en te ontvangen.                                  |
| **Gedeelde lijnen**           | De directe telefoonnummers van de delegerende partij die toegankelijk zijn voor de gedelegeerde(n).                                                                              |
| **VIP-delegatie (optioneel)** | Een modus waarbij oproepen van een VIP-contactenlijst speciaal kunnen worden gerouteerd of behandeld, waarbij de gedelegeerde verantwoordelijk is voor de afhandeling van VIP's. |

Een delegerende partij kan *tot* standaard maximaal 15 gedelegeerden hebben, en een gedelegeerde kan aan meerdere delegerende partijen worden toegewezen (symmetrisch: standaard tot 15 delegerende partijen per gedelegeerde). Elk direct telefoonnummer (gedeelde lijn) kan door zowel de delegerende partij als de gedelegeerde worden gebruikt, afhankelijk van wie het selecteert.

### Hoe delegatie in te stellen (webportaal)

1. Meld je aan bij de [Zoom-webportal](https://zoom.us/signin) als beheerder (of als telefoongebruiker, afhankelijk van instellingen) en navigeer naar **Phone System Management**, vervolgens **Gebruikers & Ruimtes** (of **Telefoon** → **Settings** voor gebruikersniveau).
2. Selecteer een gebruiker of telefoon voor gemeenschappelijke ruimte, ga naar **Gebruikersinstellingen → Delegatie & Assistent → Instellen/Toevoegen**.
3. Kies de gedelegeerde (gebruiker of gemeenschappelijke ruimte), klik vervolgens op **Uitnodigen**.
4. Selecteer delegatieprivileges door de juiste vakjes aan te vinken. 
   1. Belangrijke bevoegdheden zijn onder andere: 
      1. **Oproepen plaatsen** (gedelegeerde kan uitbellen met het nummer van de delegerende partij)
      2. **Oproepen beantwoorden** (gedelegeerde ontvangt inkomende oproepen naar de gedeelde lijn)
      3. **Gehouden oproepen oppakken** (overdracht door in de wacht te zetten en de gedelegeerde het te laten oppakken)

{% hint style="info" %}
**Opmerking**

U kunt optioneel een overschrijving voor kantooruren configureren, VIP-contactroutering, privacy-/vergrendelopties, deelnemen/samenvoegen van oproepen en meer.
{% endhint %}

5. Indien vereist moet de gedelegeerde de uitnodiging accepteren om delegatie te activeren (tenzij door de beheerder afgedwongen).

#### <mark style="color:blauw;">Hoe delegatie in de praktijk werkt: dagelijks gebruik (desktop/mobiel + Zoom Assistent)</mark>

Zodra het correct is ingesteld, kunnen beide **delegerende partij** en **gedelegeerde** gedeelde lijnen selecteren in het Caller ID/Lijnen-menu voordat ze een oproep plaatsen. De **delegerende partij** ziet hun nummer terwijl de **gedelegeerde** de naam en het gedeelde nummer van de delegerende partij ziet.

Bij het bellen kan de **gedelegeerde** oproepen doen namens de **delegerende partij** door een gedeelde lijn te selecteren. Tijdens die oproep verschijnt de gedeelde lijn als bezet voor de delegerende partij. Voor het ontvangen van oproepen bellen inkomende oproepen naar de gedeelde lijn zowel bij de delegerende partij als de gedelegeerde (als de bevoegdheden zijn ingesteld), en een van beiden kan beantwoorden.

<div data-with-frame="true"><figure><img src="https://3901650588-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FctBXUMeBy4rtLMmMkKRG%2Fuploads%2FaXXJrQU3ITfPZsfLEplU%2Funknown.png?alt=media&#x26;token=1bc17ed5-8e07-42c6-a69c-1add5aa654ed" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Voor overdrachten en oproepafhandeling kan de **delegerende partij** en **gedelegeerde** oproepen in de wacht zetten, onderling overdragen of samenvoegen/overdragen afhankelijk van bevoegdheden. De gedelegeerde en delegerende partij delen een voicemailinbox en oproephistorie voor gedeelde lijnen. Voicemails en historische vermeldingen tonen de juiste labels "beantwoord door/gemaakt door" zodat u weet wie de oproep heeft afgehandeld.

Met de **Zoom Assistant** widget kan uw gedelegeerde snelkeuze beheren, oproepen voeren en ontvangen, oproepen overdragen, oproepen opnemen, voicemail en geschiedenis bekijken en andere oproepbedieningsacties uitvoeren zonder van de desktop te wisselen.&#x20;

<div data-with-frame="true"><figure><img src="https://3901650588-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FctBXUMeBy4rtLMmMkKRG%2Fuploads%2Fe5mbry1MivPIEY2duyWB%2Funknown.png?alt=media&#x26;token=5a660b61-4103-4f26-8461-30b4b4211d20" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Voor meer informatie over de Zoom Assistent, raadpleeg het Zoom-artikel over de [Zoom Assistant](https://library.zoom.com/zoom-workplace/zoom-phone/zoom-phone-bluepaper/user-experience/the-zoom-assistant).&#x20;

#### <mark style="color:blauw;">Optioneel: VIP-delegatiemodus</mark>

Als uw plan **VIP-delegatie** ondersteunt (Power Pack-add-on vereist), kunt u een lijst met VIP-contacten definiëren die prioriteitsroutering en -afhandeling voor oproepen kunnen krijgen. Gedelegeerden kunnen toestemming krijgen om VIP-contacten te beheren en specifieke inkomende oproepbevoegdheden voor VIP-contacten te hebben. Dit is handig om passende afhandeling van waardevolle bellers te ondersteunen, bijvoorbeeld gericht naar de gedelegeerde van een leidinggevende of geëscaleerd.

### Best practices & aanbevelingen

* Delegatie van gedeelde lijnen werkt **het** beste
* wanneer iemand anders volledige verantwoordelijkheid voor oproepafhandeling nodig heeft, zoals een beheerder, receptionist of assistent.
* Om verwarring te voorkomen en het bijhouden te vereenvoudigen, definieer en beperk vanaf het begin het aantal gedelegeerden.
* Als je **VIP-delegatie**Gebruik duidelijke naamgeving en labeling voor gedeelde lijnen en train gedelegeerden om de juiste lijn te selecteren voordat ze oproepen plaatsen—dit houdt de oproephistorie en beller-ID nauwkeurig.
* , houd een schone VIP-contactenlijst bij en controleer deze periodiek om ervoor te zorgen dat prioriteitsbellers correct worden gerouteerd. **Zoom Assistant** Maak gebruik van

### Problemen oplossen & veelvoorkomende problemen

Als een gedelegeerde geen oproepen ontvangt, controleer dan of de **Oproepen beantwoorden** bevoegdheid is ingeschakeld en bevestig dat de gedelegeerde de uitnodiging heeft geaccepteerd. Wanneer gedeelde lijnen als bezet of niet beschikbaar verschijnen, controleer dan of de juiste gedeelde lijn is geselecteerd en dat er geen conflicterende gesprekssessies actief zijn.

Voor problemen met **Zoom Assistant** niet verschijnen of **Telefoon** onselecteerbaar zijn, bevestig dat de gebruiker de juiste licentie heeft (inclusief **Power Pack** indien nodig), verifieer dat de functie is ingeschakeld in het webportaal, en **zorg ervoor dat** de **Zoom Workplace** app is bijgewerkt en toegestaan door uw beheerder.

Wat betreft oproepopnames of voicemails die ontbreken, houd er rekening mee dat opnames alleen zichtbaar zijn voor de gebruiker die ze heeft gemaakt. Oproephistorie en voicemailitems worden echter gedeeld tussen gedelegeerde en delegerende partij.

Voor meer informatie over oproepdelegering, raadpleeg het ondersteuningsartikel van Zoom over [het gebruik van oproepdelegering](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0067912).&#x20;

<br>