Delegatie van bellen en Zoom Assistent

Overzicht

Bellen-delegatie stelt één Telefoongebruiker (de delegeerder) om een andere gebruiker Toewijzen (de gedelegeerde) om namens hen te bellen en oproepen te ontvangen. Dit wordt vaak gebruikt in workflows voor executive assistants, beheerderondersteuning voor Bezet personeel, telefoons met gedeelde resources of use-cases voor contactcenter/gedeelde lijnen. In combinatie met Zoom Assistent (de "widget"/panel), wordt delegatie naadlozer. Gedelegeerden kunnen bellen direct vanaf hun desktop beheren, gedeelde lijnen bekijken, bellen doorverbinden/in de wacht zetten, en meer.

Vereisten & voorwaarden

Om bellen-delegatie te gebruiken met Zoom Assistent, zowel de delegerende als de gemachtigde moeten een Zoom Phone licentie met een passend belabonnement (Naar gebruik, Onbeperkt, of Pro). Oproepdelegatie moet zijn ingeschakeld in het Zoom-webportal en niet zijn vergrendeld door de beheerder. Zoom Assistent moet zijn ingeschakeld voor de gebruiker, en de gebruiker moet een ondersteunde versie van de Zoom-desktopapp (Windows of macOS) gebruiken met de minimumversie of hoger. Voor scenario's met gedeelde lijn/Groep/wachtrij, zoals telefoons in een gemeenschappelijke ruimte of gebruikssituaties van contactcenter, kunnen aanvullende licentie-Toevoegen-ons zoals Klantbetrokkenheidspakket mogelijk vereist zijn.

Voor meer informatie over Zoom Phone licentie(s) en belabonnement(en), raadpleeg het artikel van Zoom over Zoom Phone-licenties, belplannen en Toevoegen-opties.

Rollen & Terminologie

Rol/Term	Definitie/Opmerkingen
Delegeerder	De Telefoongebruiker die eigenaar is van de rechtstreeks nummer(s) en een andere gebruiker Toestemming geeft om namens hen op te treden.
Afgevaardigde	De gebruiker (of telefoon in gemeenschappelijke ruimte) die is toegewezen om namens de delegeerder oproepen te plaatsen en te ontvangen.
Gedeelde lijnen	De directe telefoonnummers van de delegator die toegankelijk zijn voor de gedelegeerde(n).
VIP-delegatie (Optioneel)	Een modus waarbij oproepen van een VIP-contactenlijst speciaal kunnen worden gerouteerd of behandeld, waarbij de gedelegeerde verantwoordelijk is voor de VIP-afhandeling.

Een delegeerder kan tot Standaard kan een delegeerder 15 gedelegeerden hebben, en een gedelegeerde kan aan meerdere delegeerders worden toegewezen (symmetrisch: maximaal 15 delegeerders per gedelegeerde). Elk direct telefoonnummer (gedeelde lijn) kan worden gebruikt door de delegeerder of de gedelegeerde, afhankelijk van wie het selecteert.

Hoe delegatie instellen (Webportaal)

1. Aanmelden bij het Zoom-webportal als beheerder (of als Telefoongebruiker, afhankelijk van Instellingen) en ga naar Telefoonsysteembeheer, dan Gebruikers & Ruimtes (of Telefoon → Instellingen voor gebruikersniveau).

2. Selecteer een gebruiker of telefoon in gemeenschappelijke ruimte, ga naar Gebruikersinstellingen → Delegatie & Assistent → Instellen/Toevoegen.

3. Kies de gedelegeerde (gebruiker of gemeenschappelijke ruimte), klik dan op Uitnodigen.

4. Selecteer delegatierechten door de juiste vakjes aan te vinken.

   1. Belangrijke rechten zijn:

      1. Bellen plaatsen (de gemachtigde kan een uitgaande oproep doen met het nummer van de persoon die de delegatie verleent)

      2. Oproepen beantwoorden (de gemachtigde ontvangt inkomende oproepen op de gedeelde lijn)

      3. Oproepen in de wacht oppakken (overdragen door ze in de wacht te zetten en de gemachtigde ze op te laten pakken)

Opmerking

U kunt optioneel zaken configureren voor Zakelijk-urenoverride, Routering voor VIP-contactpersonen, privacy-/vergrendelingsopties, Deelnemen/Samenvoegen van oproepen en meer.

1. Indien vereist, moet de gemachtigde de uitnodiging accepteren om delegatie te activeren (tenzij afgedwongen door de beheerder).

Hoe delegatie in de praktijk werkt: dagelijks gebruik (desktop/mobiel + Zoom Assistent)

Zodra ze correct zijn ingesteld, kunnen beide delegeerder en gedelegeerde kunnen gedeelde lijnen selecteren in het menu Beller-ID/Lijnen voordat ze bellen. De delegeerder ziet hun nummer terwijl de gedelegeerde ziet de naam van de delegator en het gedeelde nummer.

Wanneer er wordt gebeld, kan de gedelegeerde bellen namens de delegeerder door een gedeelde lijn te selecteren. Tijdens dat bellen verschijnt de gedeelde lijn als Bezet voor de delegator. Voor het ontvangen van bellen gaan inkomende bellen naar de gedeelde lijn over naar zowel delegator als gedelegeerde (als de bevoegdheden zijn ingesteld), en beiden kunnen antwoorden.

Voor overdrachten en afhandeling van oproepen kan de delegeerder en gedelegeerde kan bellen in de wacht zetten, onderling doorverbinden of Samenvoegen/doorverbinden, afhankelijk van de bevoegdheden. De gedelegeerde en delegator delen een voicemail-inbox en geschiedenis van bellen voor gedeelde lijnen. Voicemailberichten en geschiedenisitems worden weergegeven met de juiste labels 'beantwoord door/gemaakt door', zodat je weet wie de oproep heeft afgehandeld.

Met de Zoom Assistent widget, je gedelegeerde kan snelkiezen beheren, bellen plaatsen en ontvangen, oproepen doorverbinden, oproepen opnemen, voicemail bekijken en de geschiedenis bekijken, en andere acties voor bellen uitvoeren, allemaal zonder van het bureaublad weg te schakelen.

Voor meer informatie over de Zoom Assistent, raadpleegt u het artikel van Zoom over de Zoom Assistent.

Optioneel: VIP-delegatiemodus

Als uw abonnement ondersteunt VIP-delegatie (Customer Engagement Pack Add-on(s) vereist), kunt u een lijst definiëren van VIP-contactpersonen die prioriteit kunnen krijgen bij oproeproutering en afhandeling. Gedelegeerden kunnen Toestemming krijgen om VIP-contactpersonen te beheren en hebben machtigingen voor inkomende oproep, specifiek voor VIP-contactpersonen. Dit is nuttig om een passende afhandeling van bellers met veel waarde te ondersteunen, bijvoorbeeld doorgeleid naar de gedelegeerde van een leidinggevende of geëscaleerd.

Best practices & aanbevelingen

• Delegatie van de gedeelde lijn werkt beste wanneer iemand anders volledige verantwoordelijkheden voor het afhandelen van bellen nodig heeft, zoals een beheerder, receptionist of assistent.

• Om verwarring te voorkomen en het bijhouden te vereenvoudigen, definieer en beperk je vanaf het begin het aantal gedelegeerden.

• Gebruik duidelijke namen en labels voor gedeelde lijnen, en train gedelegeerden om de juiste lijn te Selecteer voordat ze bellen—dit houdt de gespreksgeschiedenis en beller-ID nauwkeurig.

• Als je gebruikmaakt van VIP-delegatie, houd een schone VIP-contactenlijst bij en controleer deze regelmatig om ervoor te zorgen dat prioriteitsbellers correct worden doorverbonden.

• Maak gebruik van Zoom Assistent om deze workflows te stroomlijnen, omdat het app-wisselen vermindert, de bediening voor bellen centraliseert en gespreksgeschiedenis en voicemail samenbrengt op één plek.

Probleemoplossing & veelvoorkomende problemen

Als een gedelegeerde geen bellen ontvangt, controleer dan of de Oproepen beantwoorden Bevoegdheid is ingeschakeld en bevestig dat de gedelegeerde de uitnodiging heeft geaccepteerd. Wanneer gedeelde lijnen Bezet of niet beschikbaar lijken, controleer dan nogmaals of de juiste gedeelde lijn is geselecteerd en Selecteer opnieuw als dat nodig is en er geen conflicterende bellen-sessies actief zijn.

Voor problemen met Zoom Assistent niet zichtbaar of Telefoon niet selecteerbaar is, controleer dan of de gebruiker de juiste licentie heeft (inclusief Klantbetrokkenheidspakket indien nodig), controleer of de Functie(s) is ingeschakeld in het webportaal en zorg ervoor dat de Zoom Workplace app is bijgewerkt en is toegestaan door je beheerder.

Wat betreft bellen-opnamen of voicemails die lijken te ontbreken, houd er rekening mee dat opnamen alleen zichtbaar zijn voor de gebruiker die ze heeft gemaakt. De bellenhistorie en voicemailitems worden echter gedeeld tussen de gemachtigde en de machtigende.

Raadpleeg voor meer informatie over bellen-delegatie Zoom’s ondersteuningsartikel over het gebruik van bellen-delegatie.