Beheerderscontroles

Contactgroepen maken binnen de bedrijvengids

Beheerders kunnen contactgroepen binnen de bedrijvengids maken door bestaande gebruikersgroepen te importeren (handmatig gedefinieerd of via geavanceerde SAML-mapping) of door aangepaste contactgroepen te maken. Contactgroepen zijn handig voor het identificeren van verschillende teams of afdelingen binnen uw Organisatie, zoals Facturering, IT en ondersteuning.

Een bestaande gebruikersgroep importeren als contactgroep

Gebruikersgroepen stellen beheerders in staat om Instellingen voor specifieke groepen gebruikers te beheren via de Zoom-webportal. Contactgroepen daarentegen worden gebruikt om te ordenen hoe gebruikers zijn gegroepeerd in de bedrijvengids. U kunt bestaande gebruikersgroepen koppelen aan contactgroepen en bepalen hoe deze contactgroepen worden weergegeven in de desktop- en mobiele apps van Zoom Workplace (weergegeven in de sectie Alle contactpersonen op het Tabblad Contacten). Geselecteerde groepen worden een eigen, afzonderlijke contactgroep. De naam van elke contactgroep is hetzelfde als de naam van de bijbehorende gebruikersgroep.

1. Aanmelden bij de Zoom-webportal als beheerder.

2. Klik in het navigatiemenu op Gebruikersbeheer dan Contacten.

3. Klik Selecteer Groepen om bestaande gebruikergroepen te importeren.

Zelfs als u meerdere Groepen selecteert, wordt elke Groep als een eigen contactpersoon Groep aangemaakt.

1. Zoek naar Groepen om te importeren en Selecteer ze, en Selecteer vervolgens een privacy-instelling:

1. Klik Importeren.

U kunt ook de instructies in de volgende sectie volgen om handmatig contactpersoon Groepen aan te maken en een naam te geven (door afzonderlijke gebruikers toe te voegen, of op basis van een of meer gebruikergroepen). Wijzigingen in de gebruikergroep, inclusief toevoegingen of verwijderingen, werken de bijbehorende contactpersoon Groep automatisch bij.

Een aangepaste contactpersoon Groep maken

Sommige gebruikers passen mogelijk niet in één bepaalde Groep, omdat hun verantwoordelijkheden meerdere teams bestrijken of omdat hun team is opgesplitst in onofficiële subteams. Wat de reden ook is, u kunt een aangepaste contactpersoon Groep maken met andere zichtbaarheid en andere Groepsleden dan beschikbaar zijn via de importmethode.

1. Aanmelden bij de Zoom-webportal.

2. Klik in het navigatiemenu op Gebruikersbeheer dan Contacten.

3. Klik Contactpersoon Groep Toevoegen.

1. Voer een Naam van contactpersoon Groep en Optioneel Beschrijving.

2. Gebruik de zoekbalk om gebruikers te vinden en te Selecteer op basis van hun naam of E-mailadres. U kunt ook zoeken naar en een bestaande gebruikergroep Selecteer om op te nemen in deze contactpersoon Groep.

3. Selecteer een privacy-instelling voor deze groep. Klik vervolgens Opslaan om de nieuwe groep te bevestigen.

Bepaal hoe gebruikers en groepen worden weergegeven in de directory

Volg deze stappen om de gebruikers en groepen van het account weer te geven in de Zoom Workplace desktop- en mobiele app. Deze gebruikers worden weergegeven in de sectie Alle contacten op het tabblad Contacten van de desktop- en mobiele clients.

1. Aanmelden bij de Zoom-webportal.

2. Klik in het navigatiemenu op Gebruikersbeheer dan Contacten.

3. Schakel bovenaan de pagina de Weergeven gebruikers, groepen en Zoom Rooms onder ‘Contacts’ in de desktop-, mobiele en Zoom Room-clients In-/uitschakelen.

1. (Optioneel) Selecteer de volgende selectievakjes:

• Maak een lijst van alle accountgebruikers onder Alle contacten: Alle gebruikers worden weergegeven onder Bedrijfscontacten (weergegeven in de Alle contacten sectie over de Contacten Tabblad).

Eventuele contactpersoongroepen die zijn gemaakt, worden niet weergegeven in de desktop- of mobiele app wanneer deze optie is Inschakelen. Als u deze Instellingen Inschakelen, zijn de Zoom chatbericht-instellingen op groepsniveau niet van kracht.

• Geef alle Zoom Rooms weer onder Alle contacten: Selecteer dit als u niet wilt dat Zoom Rooms worden georganiseerd zoals gedefinieerd in de Contacten pagina > Zoom Rooms Tabblad. In plaats daarvan verschijnen alle Zoom Rooms onder Zoom Rooms (weergegeven in de Alle contacten sectie over de Contacten Tabblad).

• Lijst alle Zoom Phone-entiteiten (oproepwachtrij, groep gedeelde lijn, automatische receptionist) onder Alle contactpersonen: Selecteer dit als u wilt dat Zoom Phone-entiteiten worden weergegeven onder de Zoom Phone sectie binnen uw contactgroepen.

1. Klik Doorgaan om te bevestigen.

Agenda en contactpersonen Integratie(s) inschakelen

Beheerders kunnen ervoor Kies om de agenda- en contactpersonen-Integratie(s) te Inschakelen, waardoor gebruikers Zoom met Google-, Office365- of Exchange-contactpersonen kunnen Synchroniseren. Met de onderstaande stappen wordt de agenda- en contactpersonen-Integratie(s) Functie(s) beschikbaar voor uw gebruikers:

1. Aanmelden bij de Zoom-webportal.

2. Klik in het navigatiemenu op Accountbeheer dan Accountinstellingen.

3. Klik op de Mail en agenda Tabblad. Onder Integraties, inschakelen de agenda- en contactpersoon Integratie(s) In-/uitschakelen.

Als deze is ingeschakeld, kunnen gebruikers de integratie instellen in hun Tabblad Profiel in de Zoom-webportal.

Gedeelde externe contactpersonen voor Zoom Phone

Los van de andere methoden die in dit document worden besproken, kunnen accountowners en beheerders ook een gedeelde map met externe contactpersonen maken, die Beschikbaar wordt gesteld aan Zoom Phone-gebruikers op de desktop- of mobiele Zoom Workplace-app.

Deze Functie(s) kan nuttig zijn in deze scenario's:

• Wanneer u een groot aantal gebruikers van uw oude provider migreert naar Zoom Phone, kunt u een deel van uw gebruikers migreren en vervolgens de contactpersonen importeren die nog moeten worden gemigreerd.

• Uw Organisatie heeft telefooncontactpersonen nodig die gebruikmaken van een externe service. Als uw Organisatie bijvoorbeeld een extern callcenter heeft, kunt u contactpersonen importeren zodat uw werknemers de externe agenten eenvoudig kunnen bereiken.

Gedeelde contactpersonen toevoegen met een CSV-bestand

U kunt veel contactpersonen tegelijk toevoegen met een CSV-bestand.

1. Aanmelden bij de Zoom-webportal.

2. Selecteer in het menu aan de linkerkant Telefoonsysteembeheer en klik vervolgens op Bedrijfsinformatie.

3. Bovenaan de pagina, klik Accountinstellingen. Selecteer vervolgens de Externe contactpersonen tabblad van de locatie.

1. Selecteer de Importeren optie. De optie om Contactpersonen toevoegen of Contactpersonen bijwerken wordt weergegeven.

1. Selecteer op het Tabblad Contactpersonen toevoegen CSV-voorbeeld en vervolgens Downloaden. U kunt uw CSV-bestand maken met behulp van deze sjabloon.

Elk bestand mag minder dan 9999 contactpersonen bevatten, maar u kunt meerdere bestanden uploaden—er is geen limiet aan het totale aantal contactpersonen.

1. Zodra uw CSV-bestand compleet is, klikt u op CSV uploaden om de contactenlijst toe te voegen.

Als u de informatie van een bestaande contactpersoon moet bijwerken, wijzig dan de benodigde velden in uw CSV-bestand en gebruik vervolgens de Contactpersonen bijwerken optie in plaats van de Contactpersonen toevoegen tabblad van de locatie.