Beheercontroles

Contactpersoon-groepen maken in de bedrijfsdirectory

Beheerders kunnen contactpersoon-groepen maken in de bedrijfsdirectory door bestaande gebruikersgroepen te importeren (handmatig gedefinieerd of via geavanceerde SAML-toewijzing) of door aangepaste contactpersoon-groepen te maken. Contactpersoon-groepen zijn handig om verschillende teams of afdelingen binnen uw Organisatie te identificeren, zoals Facturering, IT en ondersteuning.

Een bestaande gebruikersgroep importeren als contactpersoon-groep

Gebruikersgroepen bieden beheerders de mogelijkheid om Instellingen voor specifieke groepen gebruikers te beheren via het Zoom-webportal. Contactpersoon-groepen worden daarentegen gebruikt om te organiseren hoe gebruikers in de bedrijfsdirectory worden gegroepeerd. U kunt bestaande gebruikersgroepen koppelen aan contactpersoon-groepen en bepalen hoe deze contactpersoon-groepen worden weergegeven in de desktop- en mobiele apps van Zoom Workplace (weergegeven in de sectie Alle contacten op het Tabblad Contacten). Geselecteerde groepen worden elk een eigen, afzonderlijke contactpersoon-groep. Elke naam van een contactpersoon-groep is dezelfde als de naam van de bijbehorende gebruikersgroep.

1. Aanmelden bij de Zoom-webportal als beheerder.

2. Klik in het navigatiemenu op Gebruikersbeheer dan Contacten.

3. Klik Groepen selecteren om bestaande gebruikersgroepen te importeren.

Zelfs als u meerdere groepen selecteert, wordt elke Groep als een eigen contactpersoon-groep gemaakt.

1. Zoek naar en selecteer groepen om te importeren en selecteer vervolgens een privacy-instelling:

1. Klik Importeren.

U kunt ook de instructies in de volgende sectie volgen om handmatig contactpersoon-groepen te maken en een naam te geven (door afzonderlijke gebruikers toe te voegen of op basis van een of meer gebruikersgroepen). Wijzigingen in de gebruikersgroep, inclusief toevoegingen of verwijderingen, werken de gekoppelde contactpersoon-groep automatisch bij.

Een aangepaste contactpersoon-groep maken

Sommige gebruikers passen mogelijk niet in één bepaalde Groep, omdat hun verantwoordelijkheden meerdere teams omvatten of omdat hun team is opgesplitst in onofficiële subteams. Om welke reden dan ook kunt u een aangepaste contactpersoon-groep maken, met andere zichtbaarheid en groepsleden dan beschikbaar via de importmethode.

1. Aanmelden bij de Zoom-webportal.

2. Klik in het navigatiemenu op Gebruikersbeheer dan Contacten.

3. Klik Contactpersoon-groep toevoegen.

1. Voer een Naam van contactpersoon-groep en Optioneel Beschrijving.

2. Gebruik de zoekbalk om gebruikers te vinden en te selecteren op basis van hun naam of E-mailadres. U kunt ook een bestaande gebruikersgroep zoeken en selecteren om op te nemen in deze contactpersoon-groep.

3. Selecteer een privacy-instelling voor deze Groep. Klik vervolgens op Opslaan om de nieuwe Groep te bevestigen.

Bepalen hoe gebruikers en groepen worden weergegeven in de directory

Volg deze stappen om de gebruikers en groepen van het account weer te geven in de desktop- en mobiele app van Zoom Workplace. Deze gebruikers worden weergegeven in de sectie Alle contacten op het Tabblad Contacten van de desktop- en mobiele clients.

1. Aanmelden bij de Zoom-webportal.

2. Klik in het navigatiemenu op Gebruikersbeheer dan Contacten.

3. Schakel bovenaan de pagina de optie Gebruikers, groepen en Zoom Rooms weergeven onder ‘Contacten’ in de desktop-, mobiele en Zoom Room-clients In-/uitschakelen.

1. (Optioneel) Selecteer de volgende selectievakjes:

• Alle accountgebruikers vermelden onder Alle contacten: Alle gebruikers worden weergegeven onder Bedrijfscontacten (weergegeven in de Alle contacten sectie op het Contacten Tabblad).

Gemaakte contactpersoon-groepen worden niet weergegeven in de desktop- of mobiele app wanneer deze optie is ingeschakeld. Als u deze instelling inschakelt, worden Instellingen op groepsniveau voor Zoom chatbericht niet van kracht.

• Alle Zoom Rooms vermelden onder Alle contacten: Selecteer dit als u niet wilt dat Zoom Rooms worden georganiseerd zoals gedefinieerd in het Contacten pagina > Zoom Rooms Tabblad. In plaats daarvan worden alle Zoom Rooms weergegeven onder Zoom Rooms (weergegeven in de Alle contacten sectie op het Contacten Tabblad).

• Alle Zoom Phone-entiteiten (oproepwachtrij, gedeelde lijn-groep, automatische receptionist) vermelden onder Alle contacten: Selecteer dit als u wilt dat Zoom Phone-entiteiten worden weergegeven onder de Zoom Phone sectie binnen uw contactpersoon-groepen.

1. Klik Doorgaan om te bevestigen.

Agenda- en contacten-Integratie(s) inschakelen

Beheerders kunnen ervoor kiezen om de Agenda- en contacten-Integratie(s) in te schakelen, waarmee gebruikers Zoom kunnen Synchroniseren met contactpersonen van Google, Office365 of Exchange. Met de onderstaande stappen wordt de Functie(s) voor agenda- en contacten-Integratie(s) beschikbaar gemaakt voor uw gebruikers:

1. Aanmelden bij de Zoom-webportal.

2. Klik in het navigatiemenu op Accountbeheer dan account Instellingen.

3. Klik op de Mail en agenda Tabblad. Onder Integraties, schakelt u de optie Agenda- en contacten-Integratie(s) In-/uitschakelen.

Indien ingeschakeld, kunnen gebruikers de Integratie(s) instellen op het Tabblad Profiel in het Zoom-webportal.

Gedeelde externe contactpersonen voor Zoom Phone

Naast de andere methoden die in dit document worden besproken, kunnen accounteigenaren en beheerders ook een gedeelde directory met externe contactpersonen maken, die beschikbaar wordt gesteld aan Zoom Phone-gebruikers in de desktop- of mobiele Zoom Workplace-app.

Deze Functie(s) kan nuttig zijn in deze scenario's:

• Wanneer u een groot aantal gebruikers van uw oude provider naar Zoom Phone migreert, kunt u een deel van uw gebruikers migreren en vervolgens de contactpersonen importeren die nog op migratie wachten.

• Uw Organisatie heeft telefooncontactpersonen nodig die een service van derden gebruiken. Als uw Organisatie bijvoorbeeld een bellencentrum van derden heeft, kunt u contactpersonen importeren zodat uw medewerkers de medewerkers van derden eenvoudig kunnen bereiken.

Gedeelde contactpersonen toevoegen met een CSV-bestand

U kunt veel contactpersonen tegelijk toevoegen met een CSV-bestand.

1. Aanmelden bij de Zoom-webportal.

2. Selecteer in het menu aan de linkerkant Telefoonsysteembeheer en klik vervolgens op Bedrijfsinfo.

3. Klik bovenaan de pagina op account Instellingen. Selecteer vervolgens de optie Externe contactpersonen tabblad.

1. Selecteer de Importeren optie. De optie om Contactpersonen toevoegen of Contactpersonen bijwerken wordt weergegeven.

1. Selecteer op het Tabblad Contactpersonen toevoegen CSV-voorbeeld en vervolgens Downloaden. U kunt uw CSV-bestand maken met deze sjabloon.

Elk bestand mag minder dan 9999 contactpersonen bevatten, maar u kunt meerdere bestanden uploaden — er is geen limiet voor het totale aantal contactpersonen.

1. Zodra uw CSV gereed is, klikt u op CSV uploaden om de lijst met contactpersonen toe te voegen.

Als u de informatie van een bestaande contactpersoon moet bijwerken, Wijzigen dan de benodigde velden in uw CSV-bestand en gebruik vervolgens de Contactpersonen bijwerken optie in plaats van de Contactpersonen toevoegen tabblad.