管理者向けエクスペリエンス
管理者は、カレンダー連携、位置情報階層、フロアプランなどを設定して、ワークスペース予約を設定することができます。
このセクションでは、ロールのアクセス権の定義、建物階層の確立、フロアプランの作成、機能の設定の選択、その他の管理者機能の実行を含む、ワークスペース予約における管理者エクスペリエンスについて説明します。
ワークスペース予約のロールアクセスの定義
すべての管理者は、デフォルトでワークスペース予約のアカウント設定にアクセスできます。ただし、明示的なアクセス権限を持つカスタムロールを作成することもできます。
ロールを編集する権限を付与されたZoomアカウントのアカウントオーナーまたは管理者として、次の場所に移動します ロール管理 ウェブポータルのページ。
ロール管理ページを表示するには管理者アクセス権が必要です。上記のリンクに アクセス制限あり (200) エラーが表示される場合は、ロール機能へのアクセス権についてZoom管理者にお問い合わせください。
次をクリックします 鉛筆アイコン 編集しているロールの横にある。
次の場所に移動します ワークスペース管理 サブセクションに移動し、必要に応じてロールアクセスを定義します。
追加のロールについても繰り返します。
ワークスペース予約を設定する
このセクションでは、最初から最後までワークスペース予約を設定するための手順を紹介します。
以下の手順は、新しいワークスペース予約管理者向けに、順を追った設定手順を提供します。別の設定方法も可能ですが、Zoomでは、サービスの中核となる概念と構造に慣れるために、記載されている順序でこれらの手順に従うことを推奨しています。
ステップ1: カレンダーサービスを連携する
正確な予約と空き状況を維持するために、ワークスペース予約はお使いのカレンダーサービスプロバイダーと連携する必要があります。予約可能な各ワークスペースには、カレンダーサービスアカウントによって管理される関連付けられたカレンダーリソースが必要です。
アカウントのZoomアカウントですでにカレンダー連携が設定されている場合は、 次のステップに進んでください。アカウントに ない カレンダーサービスが設定されていない場合、またはカレンダーリソースアカウントとカレンダーリソースの設定に不慣れな場合は、次のいずれかのカレンダー連携ガイドを参照してください Office 365, Exchange、または Google を使用してこのプロセスを完了してください。Zoom RoomsはZoom Calendarサービスにも対応しています。
上記のカレンダー連携ガイドは、Zoom Roomsのカレンダー連携を参照しています。ワークスペース予約はZoom Roomsと同じカレンダー機能を使用し、同じ設定が必要です。ユーザーは、記載されているすべての手順に従うことも、セクション Zoomにカレンダーサービスを追加する方法 で止めて、次の ワークスペース管理: カレンダー連携ページ からこれらの手順を完了することもできます。
ステップ2: 位置情報階層を作成する
ワークスペース予約の設定は、アカウントの位置情報階層に基づいて構築されます。フロアプランを作成したり、ワークスペースの位置情報を指定したりする前に、これらを 必ず 設定する必要があります。
アカウントに既存の位置情報階層がある場合は、 次のステップに進んでください。アカウントに既存の階層がない場合は、以下の手順を実行します。
アカウント設定を編集する特権を持つ管理者としてZoomウェブポータルにサインインします。
次をクリックします ワークスペース管理 ドロップダウンし、次に ワークスペース
をクリックします + 位置情報を追加。 位置情報を追加ポップアップウィンドウが表示されます。
ポップアップウィンドウで、階層システムレイアウトを作成し、組織に必要な位置情報を選択して、ワークスペース環境をカスタマイズします。
をクリックします 完了 構造が正しく表示されたら。
これで ワークスペースページには、次のタブ一式を含むディレクトリペインが表示されます フロア, 建物, キャンパス, 市区町村, 都道府県、および 国/地域。設定によって異なります。
この操作を初めて実行すると、各レベルにデフォルトの位置情報が自動的に追加されます。これらの位置情報は、いつでも 編集 機能から名前変更または削除できます。
階層内の各位置情報レベルについて、対応するタブを選択して次をクリックします + フロア/建物/市区町村などを追加 して、オフィスのインフラストラクチャを構築します。
ワークスペース予約を設定するにはフロアレベルが必要です。階層にフロアレベルが含まれていない場合は先に進まないでください。
詳細については、次に関するサポートドキュメントを参照してください ワークスペース予約の位置情報階層の管理.
（オプション）制御されたアクセスのために近隣エリアを設定する
ホットデスキングがもたらす適応性とのバランスを取るために、近隣エリアでは、チームの近接性と部門構成を維持する必要性も考慮されます。
位置情報階層を確立した後、各フロアの特定のエリアを 近隣エリア として、制御されたアクセスルール付きで指定できます。この機能により、組織は全体のスペース効率を最大化しながら、チームの一体感を維持できます。
各近隣エリアには説明的な名前が付けられ、特定のユーザーグループまたは個人に割り当てることができます。近隣エリアの真の強みは、時間ベースの柔軟性にあります。管理者は、近隣エリアを月曜日から水曜日までは金融機関チーム専用にし、その後木曜日と金曜日には全従業員に開放できます。このアプローチにより、チームが一緒に働く必要があるときには予約済みスペースを提供しつつ、需要の低い期間の未活用を防ぐことができます。
近隣エリア内のタイムゾーン対応は、複数の地域にまたがる組織に対応します。各近隣エリアは独自のタイムゾーン設定で運用できるため、管理者やユーザーの所在地に関係なくアクセスルールが正しく適用されます。
ステップ3: フロアを追加する
オフィスの上位構造を確立した後、各位置情報は 必要です ワークスペース予約を使用するには少なくとも1つのフロアレベルが必要です。以下の手順を実行して、階層内の各建物/キャンパス/市区町村などにフロアレベルを追加します。
アクセス ワークスペース管理。
次をクリックします フロア タブ。
次をクリックします + フロアを追加 ボタンを右上隅でクリックすると、 新しいフロアを追加 パネルが表示されます。
パネルで、次の情報を入力します フロア名。
（オプション）次の情報を入力します 説明。
階層内でフロアを配置したい位置情報を選択します。
をクリックします 保存してさらに追加 をクリックして、各位置情報にさらにフロアを追加します。
をクリックします 完了 完了したら。
ステップ4: 各フロアの予約可能ワークスペースを作成する
フロアが作成されると、管理者または権限を付与されたユーザーは、その後のプロセスで割り当てられるフロア用の予約可能ワークスペースを作成できます。
フロアのワークスペースを作成するには:
アクセス ワークスペース管理。
既存のフロアを次からクリックします フロア タブ。
フロアを選択したら、次をクリックします + ワークスペースを追加すると、画面の右側にサイドパネルが表示されます。
次の ワークスペースタイプで、 デスク または 予約専用ルーム.
すべてのZoom Roomsは、 Zoom Roomsインターフェース を通じて、管理者または権限を付与されたユーザーが作成する必要があります。追加情報については、ワークスペース予約向けに Zoom Phone Appliances と Zoom Rooms を有効にする手順に関するサポートドキュメントを参照してください。
次を入力します デスク名 または ルーム名.
次の カレンダー。デスクまたはルームに接続するカレンダーリソースを選択します（予約機能に必須）。
（オプション）次の アセット（オプション）で、デスクに関連付けられたアセット（デュアルモニター、昇降デスクなど）を手動で追加または選択します。
をクリックします 保存してさらに追加 をクリックして、完了するまで別のワークスペースを追加します。
をクリックします 完了 をクリックして変更を保存します。
（オプション）恒久的なデスク割り当てを作成し、需要の高いワークスペースに承認ワークフローを使用する
管理者は、特定のユーザーに対して恒久的な割り当ても作成できます。詳細については、Zoomサポート記事 特定のワークスペースを予約する単一または複数のユーザーを指定する.
需要の高いワークスペースや特殊なワークスペース向けの承認ワークフローは、プレミアム位置情報、役員エリア、または特別な設備を備えたスペースに対して、正式な申請および審査プロセスを提供します。ワークスペースで「承認が必要」を有効にすると、すべての予約リクエストは指定された承認者に送られ、承認者はWorkspace Management AdminまたはReservation Adminにできます。
承認ワークフローの詳細については、Zoomサポート記事を参照してください ワークスペース予約承認フローの紹介.
ステップ5: フロアマップをアップロードする
フロアのワークスペースが作成されたら、フロアマップ画像（これはスペース選択時にユーザーに表示されます）をアップロードして、予約可能ワークスペースの位置情報を指定できるよう準備します。フロアプランをアップロードするには:
アクセス ワークスペース管理.
画面左側の階層メニューで、アップロードする対応するフロアマップのある階層を選択します。
次をクリックします 編集 目的のフロアの横にあるボタン。
をクリックします + フロアマップを追加 ボタンをクリックして、選択したフロアのマップを画像ファイルとしてアップロードします。
画像がアップロードされたら、次をクリックします 閉じる 右上隅で。
該当するすべてのフロアについて繰り返すか、次のステップに進んでワークスペースの位置情報を割り当てます。
詳細については、次に関するサポートドキュメントを参照してください ワークスペース予約のフロアマップの管理.
ステップ6: ワークスペースをフロアプランに割り当てる
前のステップがすべて実行されていれば、ワークスペースをフロアプランに割り当てることができます。ワークスペースを割り当てるには:
アクセス ワークスペース管理.
画面左側の階層で位置情報をクリックし、ワークスペースを割り当てるフロアを選択します。
フロアマップがすでにアップロードされている場合は、次をクリックします フロアマップを編集。フロアマップがない場合は、次をクリックします + フロアマップを追加して、選択したフロアのマップをアップロードします。
次の画面には、ページ左側にメニューパネルがあるアップロード済みフロアマップが表示され、 マップにワークスペースを追加、デスク、ルーム, キオスク、および デジタルサイネージ専用 ワークスペースが利用可能です。\
マップ上に配置するワークスペースを選択します（例:、カンファレンスルーム）。
左側パネルから対象ワークスペースの名前をフロアプラン上の位置情報へドラッグアンドドロップします。
該当する場合は、フロアプランに合わせてワークスペースの寸法を調整します。
デスクアイコンのサイズは、フロアプランの下にあるスライダーで調整できます。
フロアプランにキオスクおよびデジタルサイネージを割り当てると、デバイスからフロアプランを表示した際に「現在地」マーカーが表示されます。
まだ割り当てられていない場合は、カレンダーリソースを割り当てます。
該当するアセットがワークスペースに適用されていることを確認し、次をクリックします 保存 完了したら。
必要に応じて手順5〜8を繰り返し、すべてのワークスペース、キオスク、およびデジタルサイネージをフロアプランに適用します。
完了したら、次をクリックします 保存 と 閉じる 画面右上隅の
すべてのフロアプランが設定されるまで必要に応じて繰り返します。
（オプション）ステップ7: 屋内ナビゲーション用のウェイファインディングを設定する
ウェイファインディングは、大規模または不慣れなオフィスで予約済みワークスペースを探す際のしばしば煩わしい体験を、ユーザーがモバイルデバイスでたどれるガイド付きの移動に変えます。この機能は、建物の入口から特定のデスクやミーティングルームまでのターンバイターン方式の案内を提供し、従業員が予約済みスペースを探すのに費やす時間を大幅に削減します。
ウェイファインディングを設定するには、Zoomサポート記事を参照してください ワークスペース予約のウェイファインディングを設定する.
ウェイファインディングシステムは、ユーザーがどのようにアクセスするかに応じて適応します。予約後にモバイルデバイスからウェイファインディングを使用する場合、入口ポイントを選択してワークスペースへのカスタマイズされた案内を受け取ることができます。
これでワークスペース予約の設定プロセスは完了です。
Zoom RoomsとZoom Phone Appliancesは予約可能なデスクスペースとして割り当てることができます
管理者は、チェックイン用のQRコードを含めて、予約用にZoom RoomsとZoom Phone Appliancesをデスクに割り当てることができます。このプロセスでは、フロア割り当てを有効にするための追加のバックエンド設定が必要です。
有効にする手順については、サポートドキュメントを参照してください Zoom Phone Appliances と Zoom Rooms を有効にする手順に関するサポートドキュメントを参照してください。
Zoomサービスに接続するデバイスのないワークスペースでは、チェックイン用に印刷可能なQRコードを使用できます
Zoom RoomsおよびZoom Phone Appliancesでは、画面上にチェックイン用QRコードを表示できますが、デスクのような一部の予約可能ワークスペース位置情報には、チェックイン用QRコードを表示できるZoom対応アプライアンスがない場合があります。その代わりに、管理者または権限を付与されたユーザーは、各ワークスペース固有のQRコードを印刷して配置し、ユーザーがチェックインできるようにできます。これらのワークスペースのQRコードを印刷するには:
次を確認します すべてのワークスペースが割り当てられている QRコードを印刷するフロア上で。
ウェブポータルのナビゲーションメニューで、次をクリックします ワークスペース管理、 次に ワークスペース.
QRコードを印刷するフロアを見つけてクリックします 編集.
次の設定を見つけます ワークスペースQRコード.
ダウンロード または 印刷 QRコードを印刷し、対応する各ワークスペースに1つずつ取り付けます。
ユーザーはこれで QRコードを使用してチェックインする.
一般的なワークスペース予約の設定は、アカウントまたは位置情報レベルで設定できます
管理者または権限のあるユーザーは、アカウントまたは位置情報レベルのいずれかで、一般的なワークスペース予約の設定を設定できます。これらの設定には、予約用または事前チェックイン用のアンケート、ワークスペース予約へのアクセス権を持つ特定のユーザーグループの指定、予約に対するユーザー認証の必須化などが含まれます。
これらの設定は、位置情報階層のより上位で設定が固定されていない場合、フロアごとに異なる設定を含め、位置情報レベルで継続的に調整できます。
いずれかのレベルで設定を固定すると、下位のすべてのレベルの設定も固定されます。フロアや位置情報ごとにカスタマイズする予定の設定は、アカウントレベル以下で固定しないでください。
アカウントレベル
アカウントレベルの設定を変更するには:
アカウント設定を編集する権限を持つ管理者または権限のあるユーザーとして、Zoomウェブポータルにサインインします。
ナビゲーションメニューで、をクリックします ワークスペース管理、 次に ワークスペース.
ページ上部で、をクリックします アカウント設定 の横にある ワークスペース.
必要に応じて設定を有効にするか無効にします。
位置情報レベル
ユーザーグループ内で設定できることが多い他のZoomサービスの設定とは異なり、ワークスペース予約のグループまたは位置情報固有の設定は、位置情報レベルで設定されます。
位置情報レベルの設定を変更するには:
アカウント設定を編集する権限を持つ管理者または権限のあるユーザーとして、Zoomウェブポータルにサインインします。
ナビゲーションメニューで、をクリックします ワークスペース管理、 次に ワークスペース.
編集する位置情報レベルに移動し、フロアから国までの該当箇所で、をクリックします 編集.
必要に応じて設定を有効にするか無効にします。
高度な予約制御と制限
このセクションでは、組織がワークスペースをより細かく制御・制限するための高度なオプションを提供します。
営業時間と予約可能時間
営業時間の設定は、アカウント全体の設定から個々のワークスペースのスケジュールまで、複数の階層レベルで動作します。このきめ細かな制御により、本社は延長営業時間で運用し、支社は標準的なスケジュールを維持するといった多様なシナリオや、特定の部屋を通常の営業時間外に特別プロジェクト向けに利用可能にするといったケースに対応できます。
祝日スケジュールは通常の営業時間と連動し、手動介入なしで休業期間中の予約を自動的にブロックします。管理者は数か月前から祝日スケジュールを定義でき、部分休業日の異なる営業時間を指定したり、全社休業日に予約を完全にブロックしたりできます。システムは、すべての予約インターフェースでこれらのスケジュールを尊重し、施設が閉鎖されているときにユーザーが誤ってスペースを予約するのを防ぎます。
予約時間と頻度の管理
予約の増分設定は、1分、5分、15分、または30分単位に調整でき、組織は実際の利用パターンに合わせて予約できます。
たとえば、研究施設では機器室に30分単位を使用し、コンサルティング会社では電話ブースに15分単位を好む場合があります。深夜をまたぐ予約を可能にする強化により、最大予約時間は24時間に拡張され、シフト勤務者、夜間プロジェクト、従来の営業時間をまたぐ国際的な共同作業セッションに対応できます。
複雑なイベント向けの複数部屋予約
複数部屋予約機能は、複雑な集まりを管理するイベントコーディネーターにとって長年の課題に対処します。グリッド表示を使用すると、コーディネーターは1つの予約IDの下で、異なる建物や位置情報にまたがる複数の部屋を予約できます。この統合されたアプローチは、参加者数超過用の部屋を伴う全体会議、分科会用スペースを必要とするトレーニング セッション、複数会場にまたがる会議などのイベントに不可欠です。
ワークスペース予約の承認ワークフロー
この設定により、プレミアムスペースが先着順で予約されるのを防ぎます。代わりに、ユーザーが予約をリクエストし、管理者が手動で予約を承認します。
ユーザーが管理対象のワークスペースで予約をリクエストすると、そのリクエストは承認プロセスに進み、指定された承認者に通知が届き、メモ付きで承認または却下できます。ユーザーはリクエストのステータスを確認し、承認者を表示できます。アカウント所有者と管理者も承認者を設定できます。
詳細については、Zoomサポートの記事を参照してください ワークスペース予約承認フローの紹介.
ユーザーに予約前および/または事前チェックインのアンケートへの記入を求めることができます
管理者または権限のあるユーザーは、ユーザーに予約前および/または事前チェックインのアンケートへの記入を求めることができます。これらのアンケートは、単一選択、複数選択、短文回答でカスタマイズできます。
予約前アンケートは、ユーザーが予約を行う際に表示されます。事前チェックインのアンケートはチェックイン時刻の2時間前から72時間前までの間に送信でき、ユーザーが指定時刻までにアンケートに記入しない場合、予約は自動的にキャンセルされます。
詳細については、サポートドキュメントの ワークスペース予約アンケート.
シームレスな予約のためにカレンダー連携を設定する
ワークスペース予約が主要なカレンダープラットフォームに拡張されたことで、ユーザーが予約システムとやり取りする方法は根本的に変わりました。アプリケーションを切り替える必要がなくなり、これらの連携によりワークスペース予約が、従業員が日々のスケジュールを管理するツールに直接組み込まれます。
Microsoft Outlook 連携
Outlookアドオンは、多くのユーザーが業務時間を過ごすOutlookインターフェース内に、ワークスペース予約の機能を直接組み込みます。会議招待を作成または編集する際、ユーザーはOutlookを離れることなく、写真、定員情報、アセットの詳細を含む利用可能なワークスペースを確認できます。
この連携は、承認要件、予約制限、近隣割り当てなど、既存の管理設定を尊重し、予約方法にかかわらず一貫したポリシー適用を実現します。
Google WorkspaceとZoom Calendarのサポート
同様の機能は、Zoom for Google Workspaceアドオンを通じてGoogle Workspaceユーザーにも拡張されます。この連携により、Googleカレンダー内で同じ豊富なワークスペース情報と予約機能が提供され、プラットフォーム間の機能差をなくします。
Zoomのネイティブ カレンダー ソリューションを使用している組織では、ワークスペース予約のサポートにより、サードパーティのカレンダー サービスを必要としない完全に統合された体験を提供します。
チーム コラボレーション プラットフォーム向けの通知
Microsoft TeamsとSlackとの連携は、単なる通知を超えて、チームのコミュニケーション ツール内でインタラクティブなワークスペース管理体験を実現します。
ユーザーは、予約リマインダー、チェックインアラート、来訪者到着通知を、チームのチャネルまたはダイレクトメッセージで直接受け取ります。Zoomチャットボットは各プラットフォームで利用でき、アプリケーションを切り替えることなく、予約へのチェックイン、予約時間の延長、ワークスペースの空き状況の確認ができます。
管理者はアカウントレベルで通知設定を管理し、ユーザーが受信するアラートとその配信チャネルを決定して、通知の過剰受信を防ぎつつ重要なメッセージが対象の受信者に届くようにします。
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