Configurazione

Questa sezione illustra i processi principali e le funzionalità coinvolte nella configurazione del PBX di Zoom Phone per il tuo account, inclusi Siti, strumenti di inoltro chiamate, orario lavorativo, dispositivi area comune, SMS e altro ancora. Per informazioni sulla configurazione di utenti, telefoni IP e altri elementi di Zoom Phone, consulta la sezione Esperienza admin .

Configurazione di un account

Una volta che a un account vengono assegnate licenze Zoom Phone, un admin dell'account deve completare una configurazione iniziale prima di utilizzare il servizio. Questo processo comporta la scelta di un numero aziendale principale, di un numero interno iniziale e la definizione di un indirizzo di emergenza. Questo processo crea di fatto il primo Sito per un account, e qualsiasi informazione configurata può essere aggiornata in un secondo momento, se necessario.

Consulta il Centro assistenza di Zoom per ulteriori informazioni su introduzione a Zoom Phone, che include istruzioni per il processo di configurazione iniziale.

Raccomandazione di Zoom

Se il tuo account non ha più di 150 licenze Zoom Phone, puoi Pianificare una sessione con uno specialista di abilitazione Zoom Phone che può assisterti nella configurazione del tuo account. Per ulteriori informazioni, contatta il team del tuo account.

Siti

Un Sito è un termine specifico utilizzato in Zoom Phone che raggruppa gli utenti con caratteristiche condivise, come un codice di accesso comune, un indirizzo fisico, un edificio, una zona SIP, un reparto o criteri, in un unico gruppo gestibile all'interno di Zoom web portal. Per alcuni Clienti, un singolo Sito può rappresentare tutti gli utenti della propria attività e può estendersi su più edifici all'interno di un campus o di una Posizione; per altri, potrebbero essere necessari Siti multipli a seconda delle esigenze aziendali, del livello di granularità del controllo, della presenza globale, ecc.

Raccomandazione di Zoom

Per le piccole imprese in un'unica Posizione che non richiedono livelli granulari di controllo delle impostazioni, una progettazione con un solo Sito è probabilmente sufficiente per le tue esigenze. In alternativa, se hai bisogno di controllare le impostazioni utente per Posizione, piano, reparto o edificio, un modello multi-Sito potrebbe essere l'ideale per te.

Consulta il Centro assistenza di Zoom per ulteriori informazioni su Gestione del sito.

numero aziendale principale

All'interno di Zoom Phone, il numero aziendale principale è il numero di telefono assegnato al centralinista automatico principale di ciascun Sito centralinista automatico, che viene assegnato automaticamente al Sito al momento della creazione. Se il tuo account utilizza Siti multipli, avrai più centralinisti automatici principali, ciascuno con un numero aziendale principale univoco specifico per ogni Sito.

Criteri, Impostazioni e servizi di emergenza del Sito

All'interno di ciascun Sito, i seguenti Criteri, Impostazioni e servizi di emergenza sono disponibili per la configurazione. Poiché il team di Zoom Phone continua a innovare, la disponibilità delle funzionalità può cambiare e potrebbero essere disponibili anche ulteriori funzionalità non elencate. Se una Funzionalità importante per la tua Organizzazione non è elencata, contatta il team del tuo account per ulteriori informazioni.

Criteri del Sito di Zoom Phone

• trascrizione automatica delle chiamate in tempo reale

• Riproduci prompt di notifica

• Chiamate esterne su area comune di Zoom Rooms

• Modalità di sopravvivenza locale

• Seleziona ID chiamante In uscita

  • Nascondi ID chiamante In uscita

• libreria audio personale

  • Consenti la personalizzazione della musica In attesa

  • Consenti la personalizzazione della segreteria telefonica e del messaggio di saluto

• Segreteria telefonica personale e videomail

  • Consenti videomail

  • Consenti all'utente di scaricare il proprio videomail / la propria segreteria telefonica

  • Consenti all'utente di eliminare il proprio videomail / la propria segreteria telefonica

  • Consenti all'utente di condividere la propria segreteria telefonica

  • Consenti sfondo virtuale per videomail / saluto video

• trascrizione della segreteria telefonica / del videomail

• Notifica della segreteria telefonica / del videomail tramite e-mail

  • Includi file della segreteria telefonica / del videomail

  • Includi trascrizione della segreteria telefonica / del videomail

  • Inoltra la segreteria telefonica all'e-mail

• Notifica della segreteria telefonica condivisa / del videomail tramite e-mail

• Orari limitati per chiamare / SMS

• Posizioni consentite per chiamare / SMS

• Controlla i messaggi vocali tramite telefono

• enze per le chiamate reindirizzate

• Mostra il sondaggio di feedback sull'esperienza di fine chiamata

• Offusca i dati sensibili durante una chiamata

• Opzioni di Notifica delle chiamate in arrivo

• registrazione chiamata automatica

  • Access all'elenco Membri

• registrazione chiamata ad hoc

  • Access all'elenco Membri

  • Consenti all'utente di accedere alla propria registrazione

    • Scarica

    • Elimina

  • Consenti trascrizione della registrazione chiamata

• Chiamate internazionali

  • Gestisci Paese / Regione

• Sostituzione dell'Instradamento della coda delle chiamate

• codice di ricezione coda delle chiamate

  • Elenco esenti

• Zoom Phone su dispositivo mobile

  • Consenti funzioni di chiamata e SMS / MMS su dispositivo mobile

  • Nascondi le chiamate telefoniche nella cronologia del Dispositivo (iOS)

• Zoom Phone su Progressive Web App (Google Chrome Web App)

• SMS

  • Limiti personalizzati dei caratteri SMS

  • Controllo antivirus per SMS In entrata

  • Controlli Emoji SMS

  • Blocca allegati SMS In entrata

  • Disabilita SMS di gruppo e collegamenti ipertestuali negli SMS

• Modelli SMS

• Crittografia end-to-end

• Gestione chiamata e inoltro

  • Restrizioni

• Consenti agli utenti di modificare le Impostazioni di gestione chiamata

• Overflow chiamate

  • Restrizioni

• Abilita gli utenti a consentire che le proprie chiamate raggiungano un operatore

• Consenti agli utenti di inoltrare le proprie chiamate al di fuori del proprio Sito

• Trasferimento di chiamata

  • Restrizioni

• Trasformare una chiamata in una riunione

• chiamata in attesa

  • Periodo di scadenza

  • Quando una chiamata in attesa non viene presa in carico

  • Assegnazione della Posizione per chiamata in attesa

  • Musica durante l'attesa

• Passa alla Room

• Passaggio da mobile a operatore

• Delega

• interfono audio

• Filtro chiamate

• Blocca le chiamate senza ID chiamante

• Blocca chiamate esterne

• Crittografia avanzata

• Motivo di rinuncia della coda delle chiamate

• Elimina automaticamente i dati dopo la durata di conservazione

  • Registri chiamate

  • Registrazioni ad hoc

  • Registrazioni automatiche delle chiamate

  • segreteria telefonica

  • Videomail

  • SMS / MMS

  • Dopo la durata di conservazione

    • eliminare temporaneamente i dati

    • Elimina definitivamente i dati

• Imposta la preferenza di visualizzazione dell'ID chiamante

• Preambolo e postambolo della segreteria telefonica

• Usa sempre CallKit per iOS

• Push-to-Talk

• Visualizzazione ID chiamante di terze parti (CNAM)

Impostazioni del Sito Zoom Phone:

• Regole di Instradamento

• Sopravvivenza locale di Zoom Phone

• orario lavorativo predefinito

• Overflow predefinito per l'orario lavorativo

• Overflow predefinito per le ore di chiusura

• Orari festivi predefiniti

• Overflow predefinito per gli orari festivi

• crittografia AES-256 per i dispositivi supportati

• Lingua del prompt audio

• Prompt audio predefinito

• Timeout della sessione di postazione condivisa

• Modelli

• Rubrica con composizione per nome

• Rubrica privata

• ID chiamante In uscita aggiuntivo per utente e telefoni area comune

  • Numeri della coda delle chiamate (per i Membri)

  • Numeri del gruppo linea condivisa (per i Membri)

  • Numeri del centralinista automatico (tutti gli utenti e telefoni area comune)

  • Numeri personalizzati

• Mostra ID chiamante In uscita per le chiamate interne

• Impostazioni generali del telefono da scrivania

  • Interfaccia web

  • Password admin

• Regole di aggiornamento del firmware del telefono da scrivania

Servizi di emergenza del Sito Zoom Phone:

• Instrada le chiamate di emergenza al centro di raccolta delle chiamate di emergenza

  • Per un numero interno senza un numero di telefono locale

    • Instrada le chiamate di emergenza al centro di raccolta delle chiamate di emergenza

    • Non instradare le chiamate di emergenza al centro di raccolta delle chiamate di emergenza

• Instrada le chiamate di emergenza al team interno di risposta alla sicurezza

  • Al centro di raccolta delle chiamate di emergenza e al team interno di risposta alla sicurezza contemporaneamente

  • Prima al team interno di risposta alla sicurezza, poi al centro di raccolta delle chiamate di emergenza dopo il tempo massimo di attesa

• Servizi di emergenza nomadici

• indirizzo di emergenza

• Gestione dell'indirizzo di emergenza

  • Consenti all'utente di gestire il proprio indirizzo di emergenza

• Gestione della Posizione

• Coordinate GPS

• Gestione chiamata personalizzata per i numeri dei servizi di emergenza

Strumenti di inoltro chiamate e distribuzione

Le sezioni seguenti descrivono vari strumenti di inoltro chiamate disponibili all'interno del PBX di Zoom Phone.

Centralinisti automatici

Un centralinista automatico è una Funzionalità di inoltro chiamate progettata per semplificare la gestione chiamata all'interno del sistema telefonico di Zoom Phone. Poiché un centralinista automatico viene creato automaticamente e associato a ogni nuovo Sito, i centralinisti automatici sono comunemente utilizzati come primo punto di riferimento per la maggior parte di chi chiama in entrata e agiscono come receptionist virtuali, svolgendo ruoli come salutare chi chiama con messaggi registrati personalizzabili e fornire loro opzioni per raggiungere il contatto o il reparto desiderato.

Quando si configura il centralinista automatico principale associato a un Sito (o un centralinista automatico secondario), l'admin deve configurarlo con le funzionalità e la logica di Instradamento più adatte alle proprie esigenze. Per alcuni Clienti, questo può includere il collegamento del proprio centralinista automatico con altre funzionalità di inoltro chiamate (discusse nelle sezioni seguenti), come un menu Risposta vocale interattiva (IVR) o una coda delle chiamate. Per altri, può semplicemente instradare verso utenti o una casella di segreteria telefonica. Nel complesso, esistono molti modi diversi per Configura un centralinista automatico, ma quale configurazione sia la migliore per te dipenderà dai tuoi obiettivi di inoltro chiamate e dalle esigenze aziendali.

Diagramma dei possibili flussi dei centralinisti automatici.

Le Impostazioni disponibili per un centralinista automatico includono:

Il centralinista automatico può instradare verso:

Impostazioni personalizzabili del centralinista automatico:

segreteria telefonica Riproduci un messaggio, poi disconnetti Utente Zoom Room telefono area comune Room Cisco/Poly centralinista automatico coda delle chiamate Gruppo linea condivisa Menu Risposta vocale interattiva (IVR) Contatti esterni Numero di telefono

Accesso alla segreteria telefonica Trascrizione della segreteria telefonica Notifica della segreteria telefonica tramite e-mail SMS Modelli SMS Filtro chiamate Blocca le chiamate senza ID chiamante Prompt di saluto personalizzabile orario lavorativo Orari festivi Fuso orario Posizione di archiviazione del contenuto delle comunicazioni Prompt della Lingua audio numero interno segreteria telefonica Assegnazione del centro di costo

Consulta il Centro assistenza di Zoom per ulteriori informazioni su gestione o modifica Impostazioni del centralinista automatico.

Sistemi Risposta vocale interattiva (IVR)

Un sistema Risposta vocale interattiva (IVR) è un potente strumento di inoltro chiamate che instrada chi chiama attraverso un menu di opzioni utilizzando la tastiera o i comandi vocali. Se abbinato ad altre funzionalità di inoltro chiamate come centralinisti automatici e code delle chiamate, un IVR può semplificare drasticamente l'inoltro chiamate per la tua attività.

Una volta completamente configurato, un IVR offre un menu di opzioni tra cui chi chiama può scegliere, collegandolo al reparto appropriato, alla persona, alla coda delle chiamate, al gruppo linea condivisa o al centralinista automatico, ecc. in base alla selezione effettuata. Questo migliora l'efficienza collegando rapidamente gli utenti alla risorsa giusta in base alla loro risposta e, allo stesso tempo, riduce la necessità di gestione chiamata manuale da parte di un operatore umano.

Tuttavia, affinché un IVR funzioni efficacemente, i Clienti devono fornire una registrazione che istruisca l'utente su quale tasto del tastierino deve premere per raggiungere la destinazione desiderata, ad esempio "Premi 0 per raggiungere l'operatore. Premi 1 per raggiungere il Reparto vendite."

Diagramma del possibile flusso IVR.

Per fornire una prospettiva funzionale degli IVR, se un centralinista automatico è il più comune primo punto di riferimento per un chiamante in entrata, un IVR è molto probabilmente il secondo punto di contatto più comune, poiché fornisce la logica sottostante che indirizza un utente alla destinazione prevista. Per comodità, abbiamo fornito un esempio funzionale di come associare un IVR a un centralinista automatico più avanti in questo documento.

Le Impostazioni disponibili per un IVR includono:

• Prompt audio di saluto IVR personalizzabile

• Opzioni di timeout

Inoltra chiamate a:	Lascia segreteria telefonica a:
Utente Zoom Room telefono area comune Room Cisco/Poly centralinista automatico coda delle chiamate Gruppo linea condivisa Contatto esterno Numero di telefono	Interno corrente Utente centralinista automatico coda delle chiamate Gruppo linea condivisa

Consulta il Centro assistenza di Zoom per ulteriori informazioni su creazione di un IVR.

coda delle chiamate

Una coda delle chiamate è una Funzionalità di inoltro chiamate che gestisce in modo efficiente il volume delle chiamate in entrata inserendo i chiamanti in una linea virtuale di attesa finché un agente non può assisterli. Una volta che il chiamante è in coda, può essere accolto immediatamente con messaggi personalizzabili e/o musica fino a quando il successivo agente risponde alla sua chiamata. Per la maggior parte delle aziende, le coda delle chiamate sono una destinazione e vengono utilizzate per mettere in contatto i chiamanti con un reparto specifico o un gruppo di utenti con una specializzazione, come Reparto vendite, supporto IT o assistenza clienti. Le code delle chiamate in genere non sono destinate a inoltrare le chiamate a un altro servizio di inoltro chiamate, come un IVR o un centralinista automatico, tranne in caso di sovraccarico o mancata risposta.

Gli amministratori possono configurare più code per reparti o scopi diversi e Assegna agenti a code specifiche in base alla loro esperienza. Inoltre, le code delle chiamate supportano più opzioni per l'ordine di squillo, tra cui sequenziale, simultaneo, a rotazione, e altro ancora, offrendo alle organizzazioni flessibilità per gestire le chiamate In entrata.

Diagramma dei possibili flussi della coda delle chiamate.

Con il Power Pack add-on, Le code di chiamata possono inoltre fornire informazioni in tempo reale e storiche per il monitoraggio e la reportistica, consentendo a supervisori e agenti di tenere traccia del volume delle chiamate, dei tempi di attesa e delle prestazioni della coda. Con questi dati, le organizzazioni possono ottimizzare le proprie operazioni di assistenza clienti, ridurre i tassi di abbandono delle chiamate e gestire prontamente ed efficacemente le chiamate in arrivo.

Le impostazioni disponibili per una coda delle chiamate includono:

Impostazioni della coda delle chiamate

Impostazioni dei criteri personalizzabili

Distribuzione delle chiamate Simultaneo Sequenziale A rotazione Gruppo a rotazione Tempo di inattività più lungo Overflow—Instradare a: segreteria telefonica Riproduci un messaggio, poi disconnetti Utente Zoom Room telefono area comune Room Cisco/Poly centralinista automatico coda delle chiamate Gruppo linea condivisa Menu Risposta vocale interattiva (IVR) Contatti esterni Numero di telefono Disconnettere Prompt di saluto personalizzabile audio durante la Connessione Musica in attesa orario lavorativo Orari festivi Fuso orario Posizione di archiviazione del contenuto delle comunicazioni Prompt della Lingua audio numero interno segreteria telefonica Assegnazione del centro di costo Ricevere chiamate mentre sei in una chiamare Tempo massimo di attesa Tempo di riepilogo Chiamate massime in coda Opzioni di callback Risposta automatica della coda delle chiamate* Sostituzione dell'Instradamento della coda delle chiamate

Accesso alla segreteria telefonica Trascrizione della segreteria telefonica Notifica della segreteria telefonica tramite e-mail registrazione chiamata automatica Consentire la registrazione chiamata ad hoc codice di ricezione coda delle chiamate SMS Modelli SMS Filtro chiamate Blocca le chiamate senza ID chiamante Motivo di rinuncia della coda delle chiamate canale chat

*Richiede l'add-on Power Pack

Consulta il Centro assistenza di Zoom per ulteriori informazioni su gestione una Coda delle chiamate o modifica le relative Impostazioni.

Gruppi di linee condivise

I Gruppi di linee condivise (SLG) sono una funzionalità di Instradamento chiamate che consente fino a 10 utenti di rispondere e gestire in modo collaborativo le chiamate in arrivo per un massimo di 10 Numeri telefonici diversi. Questi gruppi sono ideali per team, reparti o gruppi di lavoro che devono gestire insieme le chiamate in arrivo, senza i livelli aggiuntivi di infrastruttura, Impostazioni o gestione associati a una Coda delle chiamate.

In uno SLG, la suoneria è sempre Simultaneo per tutti i Membri e, ogni volta che viene composto un numero di telefono associato, il telefono di ciascun membro del gruppo squillerà. Ad esempio, se uno SLG ha 10 Numeri telefonici associati, ogni volta che viene composto uno qualsiasi dei numeri, tutti i telefoni degli utenti SLG attivi squilleranno finché la chiamata non viene risposta, deviata in overflow o disconnessa.

Diagramma di una configurazione di Gruppo di linee condivise.

Come una Coda delle chiamate, uno SLG è spesso usato come un servizio di Instradamento chiamate destinazione e non è destinato a inoltrare le chiamate a un altro servizio di Instradamento chiamate come un IVR o un centralinista automatico, tranne nei casi di overflow o mancata risposta.

Le Impostazioni disponibili per un Gruppo di linee condivise includono:	Impostazioni di criterio personalizzabili:
numero interno Assegnazione del reparto Assegnazione del centro di costo Lingua del prompt audio orario lavorativo Orari festivi Fuso orario segreteria telefonica Codice PIN Posizione di archiviazione dei contenuti delle comunicazioni consentire ai Membri di bloccare altri utenti dal recupero di una chiamata in attesa e di utilizzare Parla sottovoce, Intervieni o Subentra (se configurato)	Accesso alla segreteria telefonica Trascrizione della segreteria telefonica Notifica della segreteria telefonica tramite e-mail Controlla i messaggi vocali tramite telefono Filtro chiamate Blocca le chiamate senza ID chiamante Accesso con PIN personale

Consulta il Centro assistenza di Zoom per ulteriori informazioni su configurazione o utilizzo dei gruppi di linee condivise.

Nota

Se le esigenze della tua Organizzazione richiedono il supporto di più di 10 utenti in un Gruppo di linee condivise contemporaneamente, contatta il team del tuo account Zoom per ulteriori opzioni.

Inoltre, un Gruppo di linee condivise non deve essere confuso con una funzione simile di condivisione della linea nota come delega chiamate, talvolta anche definita Accesso alla linea condivisa.

Ritiro chiamata di gruppo

Ritiro chiamata di gruppo è uno strumento di distribuzione delle chiamate simile a un Gruppo di linee condivise (SLG). Tuttavia, invece di far squillare immediatamente tutti gli utenti di un gruppo come uno SLG, gli utenti riceveranno solo un prompt per prendere la chiamata se l'utente chiamato non risponde entro un intervallo di tempo specificato.

Ad esempio, se un utente e membro di una coda di Ritiro chiamata di gruppo non risponde a una chiamata diretta entro 10 secondi, tutti gli altri membri del gruppo riceveranno una Notifica per accettare o rifiutare la chiamata, contribuendo a evitare opportunità di contatto mancate o l'abbandono della chiamata.

Diagramma del flusso di Ritiro chiamata di gruppo.

Consulta il Centro assistenza di Zoom per ulteriori informazioni su configurazione e utilizzo di Ritiro chiamata di gruppo.

Considerazioni aggiuntive sull'Instradamento chiamate

Tabella di confronto degli strumenti di Instradamento chiamate

I centralinista automatico, le Code delle chiamate e i Gruppi di linee condivise offrono una gamma di funzionalità di Instradamento chiamate per ambienti diversi, e sapere quale strumento di Instradamento chiamate utilizzare potrebbe essere importante per la tua Organizzazione. Per aiutare a chiarire questi strumenti e i loro limiti, si invita i lettori a consultare il Centro assistenza di Zoom per una confronto di questi tre metodi di Instradamento chiamate.

Casi d'uso di Gruppi di linee condivise e Code delle chiamate (esempio)

I Gruppi di linee condivise e le Code delle chiamate condividono molte somiglianze e sapere quale usare, o quando usare l'uno invece dell'altro, a volte può creare confusione. In parole semplici, un Gruppo di linee condivise è una versione semplificata di una Coda delle chiamate, ma nel tentativo di chiarire gli usi pratici di ciascuno, la tabella seguente illustra alcune delle principali differenze tra i due, seguite da un esempio di caso d'uso:

Funzionalità	coda delle chiamate	Gruppo linea condivisa
Distribuzione delle chiamate	Simultaneo, Sequenziale, A rotazione, Inattivo	Simultaneo
Coda di attesa	Coda fino a overflow o tempo massimo di attesa	Overflow quando piena
Reportistica	Supportato	Non supportato
Prompt di saluto personalizzabile	Supportato	Non supportato
Musica di attesa	Supportato	Non supportato
Tempo di chiusura	Supportato	Non supportato

Esempio di caso d'uso

Lo studio legale Omzo, Omzo, & Omzo sta configurando Zoom Phone per la propria attività. A causa dell'elevato numero di chiamate giornaliere al loro numero di telefono principale, stanno cercando di decidere tra un Gruppo di linee condivise e una Coda delle chiamate.

Con lo SLG, più receptionist o membri del personale amministrativo possono condividere la responsabilità di rispondere alle chiamate in arrivo sulla linea telefonica principale dello studio. Insieme, possono gestire collettivamente il volume delle chiamate nei momenti di picco, assicurando che i chiamanti ricevano assistenza tempestiva e che nessuna chiamata venga persa. A causa della relativa semplicità dello SLG, i chiamanti non riceveranno un messaggio di benvenuto personalizzato, musica di attesa o tempo trascorso in coda. E se tutto il personale all'interno dello SLG è occupato, le chiamate in arrivo andranno immediatamente in overflow alla destinazione assegnata, come la segreteria telefonica o un altro strumento di Instradamento chiamate.

In alternativa, con una coda delle chiamate, esistono molteplici opzioni per configurare come gestire le chiamate. Gli utenti che chiamano il numero principale possono essere accolti con una registrazione personalizzata, ascoltare musica di attesa mentre aspettano e continuare ad aspettare nella coda per un periodo di tempo designato fino a quando un membro dello staff è Disponibile o fino allo scadere del tempo massimo di attesa. Per lo staff, le chiamate possono essere distribuite con maggiore varietà, inclusi squilli Simultaneo, squilli Sequenziale, A rotazione in un ordine specifico o squillando chi è stato inattivo più a lungo. Inoltre, la coda delle chiamate può essere ottimizzata nel tempo, con un tempo di chiusura fornito per consentire al personale di completare la presa di appunti o l'inserimento dei dati in un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), insieme a report che mostrano il picco di chiamate e i tempi medi di attesa durante la giornata.

In questo esempio, sia un SLG sia una coda delle chiamate sono in grado di soddisfare le esigenze dell'azienda, ma spetta all'azienda decidere quale dei due sia meglio allineato con i propri obiettivi previsti per i chiamanti e per il Business.

Suggerimenti per creare progetti di inoltro chiamate (Un esempio)

Con una varietà di strumenti di inoltro chiamate disponibili, creare un progetto di inoltro chiamate logico ed efficiente può essere un compito impegnativo per chi è nuovo al processo. Per facilitare questa esperienza, considera i seguenti suggerimenti mentre pianifichi e progetti le configurazioni di inoltro chiamate per il tuo Business. Come bonus, abbiamo anche fornito un esempio e un diagramma di riferimento per un comune centralinista automatico principale, utilizzato da molte aziende e facilmente ampliabile:

1. I centralinisti automatici sono un ottimo punto di partenza. Se sei nuovo alla progettazione dei percorsi di chiamata per un Business, un centralinista automatico è quasi sempre un luogo sicuro da cui iniziare. Ogni sede riceve automaticamente un centralinista automatico, rendendolo il punto di partenza ideale; supporta anche saluti personalizzati e può passare naturalmente a un IVR, Connessione gli utenti alla loro destinazione successiva o finale.

2. I menu di Risposta vocale interattiva (IVR) sono tuoi amici. Un IVR offre agli utenti fino a 12 diverse opzioni di input per collegarsi a un'altra destinazione di inoltro chiamate; ciò significa che gli utenti possono probabilmente raggiungere la destinazione o il reparto previsto con un solo Premi del pulsante. Tuttavia, in alcuni casi, potrebbe avere senso usare un IVR anche per inoltrare a un altro IVR. Ad esempio, Premi 1 per inoltrare ad Assistenza clienti e poi collegarsi a un altro IVR che possa connetterli a diversi tipi di assistenza tecnica. Non aver paura di usarli per collegare gli utenti al posto giusto.

3. Disegnalo a matita o su un Zoom Whiteboard. Prima di impegnarti a costruire davvero i tuoi flussi di inoltro chiamate di Zoom Phone, può essere utile provare a schematizzarli, così puoi vedere cosa stai costruendo. Questo può anche servire in seguito come guida per confermare che stai costruendo correttamente i tuoi flussi di inoltro chiamate. Osserva il seguente diagramma che illustra come un centralinista automatico principale può connettersi a un IVR e usalo come punto di riferimento iniziale per capire come potresti voler costruire il tuo.

Esempio di design dell'inoltro chiamate.

orario lavorativo

orario lavorativo è una Funzionalità di gestione delle chiamate che consente ad amministratori e utenti di impostare ore e giorni specifici della settimana affinché le chiamate seguano procedure di gestione "Standard" oppure protocolli di gestione alternativi, ad esempio quando l'attività è chiusa. L'orario lavorativo è applicabile a molte Funzionalità, tra cui Code di chiamata, Gruppi di linea condivisa, Auto Receptionist e Siti, e può anche essere definito a livello di utente specifico.

Durante l'orario lavorativo designato di un utente o di uno strumento, le chiamate verranno instradate in base alle regole definite, ad esempio inoltrandole agli agenti Disponibile o riproducendo messaggi personalizzati. Al di fuori dell'orario lavorativo, le organizzazioni possono Scegli di instradare le chiamate in modo diverso, ad esempio inviandole alla segreteria telefonica, a una coda delle chiamate, a un centralinista automatico o inoltrandole a un numero esterno.

Consulta il Centro assistenza di Zoom per ulteriori informazioni su configurazione dell'orario lavorativo per una sede; tuttavia, per modificare l'orario lavorativo per una specifica funzionalità di inoltro chiamate, come una coda delle chiamate o un centralinista automatico, individua e modifica lo strumento di inoltro chiamate specifico all'interno del Zoom web portal.

Orari festivi

Holiday Hours è una Funzionalità complementare a orario lavorativo, progettata per gestire le chiamate in arrivo durante le festività o occasioni speciali in cui le attività aziendali possono differire dall'orario abituale. Le organizzazioni possono configurare in anticipo programmi festivi specifici, indicando quando saranno chiuse o avranno disponibilità limitata. Durante queste ore festive designate, le chiamate verranno Instradamento in base a regole definite specifiche della configurazione di Holiday Hours, come l'inoltro alla segreteria telefonica, la riproduzione di messaggi personalizzati o l'Instradamento verso un contatto esterno.

Servizio di messaggistica breve (SMS)

Zoom Phone supporta il servizio di messaggistica Short Message Service (SMS) (cioè messaggi di testo) e il servizio di messaggistica Multimedia Messaging Service (MMS) (cioè messaggi fotografici) con il servizio Zoom Phone Native e i piani BYOC per gli utenti con le autorizzazioni necessarie.

Per impostazione predefinita, tutti gli utenti sullo stesso account Zoom Phone possono inviare messaggi SMS/MMS tra loro; tuttavia, per inviare un SMS a un numero di telefono esterno all'account Zoom Phone (ovvero, un numero esterno), il Business deve soddisfare i requisiti di conformità 10 Digit Long Code (10DLC). Per ulteriori informazioni su questo processo, consulta la FAQ 10DLC.

Consulta il Centro assistenza di Zoom per ulteriori informazioni su la configurazione di SMS per il tuo account, come usare SMS, o l'attivazione dei numeri BYOC per SMS.

Telefoni area comune

I Telefoni area comune sono dispositivi dedicati destinati all'uso condiviso nelle aree comuni all'interno di un'Organizzazione, come hall, sale pausa o sale conferenze. Questi telefoni offrono funzionalità di chiamata di base per dipendenti o visitatori senza piani di chiamata personali o diritti di utilizzo, e sono in genere configurati con Funzionalità essenziali come la composizione e la ricezione delle chiamate, rendendoli ideali per l'uso generale da parte di chiunque all'interno dell'Organizzazione.

Consulta il Centro assistenza di Zoom per ulteriori informazioni su gestione dei Telefoni area comune o modifica delle Impostazioni del Telefono area comune.

Zoom Phone per Zoom Rooms o sale conferenze

L'uso di Zoom Phone con Zoom Rooms o una sala conferenze di terze parti supportata consente agli utenti di passare senza problemi dalle chiamate vocali alle videoconferenze all'interno dell'ambiente della sala conferenze. Con questa Funzionalità, Zoom Rooms e le sale conferenze di terze parti possono ridurre la quantità di dispositivi hardware necessari sfruttando i microfoni e gli altoparlanti già presenti nella stanza.

Consulta il Centro assistenza di Zoom per ulteriori informazioni su assegnare una licenza Zoom Phone a una Zoom Room o a una sala conferenze di terze parti, effettuare una chiamata Zoom Phone da una Zoom Room, o utilizzando Zoom Phone da dispositivi di sala conferenze di terze parti.

Chiamata di emergenza e 911 avanzato

Il servizio 911 di Zoom Phone funziona in modo diverso dalle configurazioni tradizionali di chiamata di emergenza. Con la chiamata di emergenza tradizionale, un provider telefonico instrada le chiamate a un soccorritore di emergenza locale o a un Public Safety Answering Point (centro di raccolta delle chiamate di emergenza) in base al numero di telefono del chiamante. In alternativa, con il servizio 911 di Zoom Phone avanzato servizio 911 (E911), facciamo un passo in più. Con Zoom Phone, quando un utente chiama il 911, il servizio invierà automaticamente l'indirizzo dell'utente (se lo ha fornito) e il numero di telefono al centro di raccolta delle chiamate di emergenza appropriato in base alla Posizione attuale, effettuando la Connessione degli utenti alle risorse di emergenza con le migliori informazioni disponibili.

Inoltre, poiché Zoom Phone consente ai clienti e ai loro utenti di utilizzare il servizio ovunque ci sia accesso a Internet e di acquisire numeri non necessariamente legati alla loro Posizione attuale, Zoom Phone offre due funzionalità aggiuntive adatte ai luoghi di lavoro moderni: Servizi di Emergenza Nomadici e Inoltro chiamate di emergenza. Ciascuna di queste funzionalità è descritta nelle sezioni seguenti.

Servizi di emergenza nomadici

Nel mondo del lavoro ibrido di oggi, i Servizi di Emergenza Nomadici offrono la possibilità di rilevare e segnalare dinamicamente la Posizione di un utente di Zoom Phone quando effettua una chiamata di emergenza.

In circostanze normali, ad esempio quando un utente effettua una chiamata di emergenza dall'interno dell'ufficio, l'indirizzo di emergenza corrispondente alla sede o Posizione assegnata all'utente (configurata da un admin nel portale web) viene inviato ai soccorritori di emergenza. Tuttavia, con Nomadici i Servizi di Emergenza, ogni volta che un utente viene identificato in una Posizione al di fuori del proprio ufficio, può definire un nuovo indirizzo di emergenza specifico per la sua Posizione attuale. Di conseguenza, se un utente effettua una chiamata di emergenza mentre lavora in modo nomadico, ad esempio da casa, in hotel o in un bar, Zoom Phone trasmetterà automaticamente l'indirizzo di emergenza nomadico ai soccorritori di emergenza.

Consulta il Centro assistenza di Zoom per ulteriori informazioni su configurazione di Nomadic Emergency Services e il processo di identificazione di Nomadic Emergency Services.

Inoltro chiamate di emergenza

Con la personalizzazione di Inoltro chiamate di emergenza, le aziende possono Scegli di instradare le chiamate di emergenza verso un punto di risposta di pubblica sicurezza (centro di raccolta delle chiamate di emergenza) e/o un team interno di risposta alla sicurezza che gestisce le emergenze. Per le aziende che coprono ampie aree geografiche, come campus con più edifici, questa funzionalità aiuta i team in loco ad affrontare rapidamente le emergenze all'interno delle loro strutture, o a collaborare con i soccorritori per individuare rapidamente la Posizione dell'emergenza.

In alternativa, le aziende possono anche Disabilita la chiamata di emergenza per gli utenti del telefono, il che può essere utile quando gli utenti del telefono non si trovano nel Paese associato al loro numero di telefono a causa di un viaggio o risiedono permanentemente in un altro Paese.

Consulta il Centro assistenza di Zoom per ulteriori informazioni su configurazione dell'Instradamento per le chiamate di emergenza.

Pool di numeri di emergenza

Per le aziende che non richiedono di assegnare a ogni utente un Numero telefonico dedicato o un piano di chiamate, i pool di numeri di emergenza mantengono un elenco di Numeri telefonici di emergenza dedicati Disponibile per i loro utenti.

Con un pool di numeri di emergenza, quando un utente Zoom Phone senza un numero di telefono dedicato (ossia solo estensione) effettua una chiamata di emergenza, un numero del pool verrà scelto come ID chiamante temporaneo dell'estensione. Questo consente ai soccorritori di ricontattare l'utente, poiché altrimenti non avrebbero accesso all'estensione dell'utente e non sarebbero in grado di raggiungerlo. Di conseguenza, per le due ore successive, eventuali chiamate in arrivo aggiuntive effettuate a quell'ID chiamante verranno indirizzate all'estensione originale che ha effettuato la chiamata di emergenza.

Nota

Clienti potrebbero dover acquistare licenze add-on aggiuntive di direct inward dial (DID) per Assistenza al pool dei numeri di emergenza.

Numeri dedicati

I numeri dedicati Abilita gli utenti con solo interno a effettuare chiamate di emergenza In uscita utilizzando un numero di telefono diretto appartenente a una coda delle chiamate o a un centralinista automatico. A differenza dei pool di numeri di emergenza, i numeri dedicati deve essere associato a una coda delle chiamate o a un centralinista automatico e non può essere in attesa in standby.

Con numeri dedicati, quando un interno effettua una chiamata ai servizi di emergenza, il numero di telefono della coda delle chiamate o del centralinista automatico verrà presentato come ID chiamante al centro di raccolta delle chiamate di emergenza. Di conseguenza, eventuali chiamate di ritorno dai servizi di emergenza verranno instradate alla coda delle chiamate o al centralinista automatico associati e dovranno essere reindirizzate organicamente all’utente.

Avviso

Questo metodo dovrebbe essere utilizzato solo quando una coda delle chiamate o un centralinista automatico rappresenta il metodo migliore per gestire i callback di emergenza nel vostro ambiente.

chiamata di emergenza con ZPLS

Mantenere la connettività dei servizi di emergenza durante un'interruzione di Internet o un evento che incide sul servizio è fondamentale per molte aziende. Per affrontare in modo proattivo questi scenari, i Clienti possono mantenere la connettività di survivability con il modulo di servizio Zoom Phone Local Survivability (ZPLS), che sfrutta la piattaforma e il sistema operativo forniti da Zoom Node per offrire una connettività PSTN di backup tramite un SBC on-premises con un carrier integrato.

Per ulteriori informazioni, fare riferimento alla sezione su Sopravvivenza locale di Zoom Phone Disponibile più avanti in questo documento.

Paging

Zoom Phone supporta il cloud paging con Seleziona dispositivi supportati, consentendo agli utenti autorizzati di Trasmetti annunci o avvisi unidirezionali ai dispositivi supportati in più sedi. Questa Funzionalità è particolarmente utile in ambienti come magazzini, scuole, ospedali, negozi al dettaglio o grandi edifici per uffici, dove la comunicazione immediata e le notifiche di emergenza sono essenziali per le operazioni Standard Business.

Consulta il Centro assistenza di Zoom per ulteriori informazioni su impostazione del cloud paging per il tuo account.

Modelli di provisioning

I Modelli di provisioning semplificano il processo di configurazione e impostazione dei telefoni IP da scrivania all'interno del sistema telefonico Zoom Phone. Con i Modelli di provisioning, gli amministratori di Zoom Phone possono creare impostazioni personalizzate per i telefoni IP che possono essere applicate agli utenti da più livelli, che vanno dall'intero account a Siti multipli o singoli, a un gruppo di telefoni da scrivania o a un singolo telefono da scrivania.

Consulta il Centro assistenza di Zoom per ulteriori informazioni su configurazione dei modelli di provisioning.

Nota

Questo processo è consigliato solo agli amministratori che hanno familiarità con i parametri del Modello di provisioning. Gli amministratori si assumono la piena responsabilità dei risultati della creazione e dell'assegnazione dei Modelli di provisioning. Zoom non fornisce Assistenza per i parametri del Modello di provisioning.