Présentation de Zoom Scheduler
Ce document donne un aperçu de Zoom Scheduler et de ses capacités.
Présentation de Zoom Scheduler
Ce document fournit un aperçu technique de Zoom Scheduler, couvrant son architecture, ses pratiques de gestion des données et ses capacités d’intégration. Cet explicatif est conçu pour les administrateurs informatiques, les équipes de sécurité et les décideurs techniques qui évaluent ou mettent en œuvre Scheduler au sein de leurs organisations.
Zoom Scheduler est un produit de prise de rendez‑vous conçu pour les professionnels qui doivent proposer des créneaux horaires réservables
Zoom Scheduler est un produit de prise de rendez‑vous qui simplifie l’expérience de réservation en permettant aux utilisateurs de partager leurs disponibilités avec des personnes extérieures à leur organisation. Il est conçu pour les professionnels qui doivent proposer des créneaux horaires réservables, qu’il s’agisse d’équipes commerciales, de recruteurs, de consultants ou de responsables de la réussite client. Zoom Scheduler évite les allers‑retours pour trouver un moment disponible.
Scheduler fonctionne avec votre service de calendrier compatible pour afficher vos disponibilités et créer des événements lorsque des rendez‑vous sont réservés. Il prend en charge plusieurs modalités de réunion, y compris les réunions en tête‑à‑tête, les plannings d’équipe et les sondages de disponibilité afin que les participants externes puissent sélectionner un horaire qui leur convient.
Le schéma suivant présente un aperçu du fonctionnement de Zoom Scheduler :
Zoom Scheduler et l’intégration de calendrier Zoom servent des objectifs différents malgré l’usage parfois interchangeable des termes
Scheduler et l’intégration de calendrier servent des objectifs différents et sont parfois confondus par des clients qui emploient les termes de manière interchangeable.
Intégration de calendrier Zoom synchronise les données de calendrier sur les points de terminaison Zoom. L’intégration des services de calendrier avec Zoom peut être aussi simple ou aussi impliquée que nécessaire pour votre organisation. Dans le cas de l’intégration des services de calendrier d’entreprise avec Zoom Workplace, cela nécessite un accès et des autorisations spéciaux. Mais avec Zoom Scheduler, le niveau d’accès est limité.
Zoom Scheduler vous permet de créer des plannings consultables et réservables publiquement avec d’autres personnes au sein et en dehors de votre organisation. Il peut s’intégrer à votre calendrier pour synchroniser les rendez‑vous réservés et vérifier les conflits dans votre calendrier. Il lit les statuts libre/occupé de votre calendrier à la demande et écrit de nouveaux événements lorsque des rendez‑vous sont réservés. C’est une couche supplémentaire par‑dessus votre calendrier existant plutôt qu’un remplacement.
Vous n’avez pas besoin d’activer l’intégration de calendrier Zoom pour que Scheduler fonctionne. Scheduler se connecte directement à votre fournisseur de calendrier via sa propre autorisation OAuth.
Zoom Scheduler est licencié pour Zoom Workplace Business, mais peut également être acheté en tant qu’add‑on
Zoom Scheduler est un produit sous licence. Il est inclus avec Zoom Workplace au niveau Business et supérieur, ou disponible en tant qu’add‑on autonome pour d’autres forfaits.
Quels sont les avantages d’activer Zoom Scheduler ?
Partager la disponibilité à l’externe sans exposer les détails du calendrier : les invités voient les créneaux disponibles, pas les titres ou descriptions de vos événements
Réduire les frictions de planification en éliminant les échanges d’e‑mails pour trouver des horaires de réunion
Détection automatique des conflits aide à prévenir les doubles réservations
Événements de calendrier créés automatiquement lorsqu’une personne réserve un créneau, avec les détails de la réunion inclus sur plusieurs plateformes et emplacements, y compris Zoom, Microsoft Teams, Google Meet et en présentiel
Prend en charge plusieurs types de réservation tels que « Tous les hôtes disponibles » et « N’importe quel hôte disponible » pour une planification coordonnée entre équipes
Aide à réduire les absences et à engager vos clients avec des automatisations par e‑mail et SMS telles que des rappels et des e‑mails de suivi
Quels fournisseurs de calendrier sont pris en charge ?
Zoom Scheduler est compatible avec ces services de calendrier* :
Microsoft 365: calendriers Exchange Online hébergés dans le cloud
**Google Workspace :** Google Calendar
Zoom Mail & Calendar
La prise en charge du calendrier iCloud par Zoom Scheduler est actuellement en version bêta et hors du périmètre de cet article
Zoom Scheduler est accessible via le web, Zoom Workplace et l’application mobile Zoom
Les utilisateurs peuvent accéder à Zoom Scheduler via :
Navigateur Web via le portail web Zoom
Application Zoom Workplace sur ordinateur de bureau
Application mobile Zoom sur iOS et Android (prend actuellement en charge un ensemble limité de fonctionnalités en lecture)
Sécurité mobile :
La version mobile utilise le même flux de données que l’application de bureau. L’application mobile charge la page Scheduler dans une webview authentifiée. La webview effectue toutes les requêtes vers les serveurs Zoom via HTTPS. Lorsque la webview doit appeler des fonctions natives de l’appareil, elle utilise postMessage, et la couche native vérifie l’origine du message avant d’exécuter toute action.
Accès pour les participants externes :
Les participants externes accèdent à Scheduler via des liens de page de réservation partagés par l’hôte. Ces liens s’ouvrent dans un navigateur web et n’exigent pas que le participant dispose d’un compte Zoom ou de l’application Zoom Workplace installée.
Gestion des données et sécurité
Zoom Scheduler utilise OAuth 2.0 et des API backend pour accéder aux données de calendrier
Zoom Scheduler accède aux données de calendrier via l’autorisation OAuth 2.0 :
L’utilisateur accède à Zoom Scheduler via le portail web ou l’application Zoom.
Les services internes de Zoom récupèrent un jeton d’accès auprès du fournisseur de calendrier de l’hôte.
Avec l’autorisation accordée, Scheduler peut voir la disponibilité du calendrier de l’hôte et créer ou modifier des événements.
Lorsqu’une action de planification se produit, Scheduler effectue une requête API pour actualiser la disponibilité en direct auprès du fournisseur de calendrier.
L’application Zoom Scheduler ne se connecte pas directement aux services de calendrier. Toutes les requêtes de calendrier transitent par les services backend de Zoom via des API.
Les jetons OAuth sont chiffrés pendant le stockage, expirent après une heure et peuvent être révoqués par les utilisateurs
Scheduler utilise OAuth 2.0 standard pour l’intégration de calendrier avec Microsoft et Google.
Stockage des jetons :
Les jetons d’accès sont stockés dans un cache Redis
Les jetons d’actualisation sont chiffrés et stockés dans MongoDB
Les jetons sont stockés en utilisant le chiffrement AES‑GCM 256 bits
Actualisation des jetons :
Les jetons d’accès expirent au bout d’environ une heure. Lorsqu’un jeton expire et que l’utilisateur effectue une action nécessitant l’accès au calendrier, Zoom actualise automatiquement le jeton d’accès en utilisant le jeton d’actualisation stocké. Ce processus est automatique et ne nécessite pas d’intervention de l’utilisateur.
Révocation des jetons :
Les utilisateurs peuvent déconnecter leur calendrier de Scheduler à tout moment via le portail web Zoom, ce qui révoque l’accès de Scheduler. Les administrateurs du fournisseur de calendrier peuvent également révoquer l’accès via leurs consoles d’administration respectives (Entra ID pour Microsoft, Google Workspace Admin pour Google).
Quelles informations de calendrier Zoom Scheduler consulte‑t‑il ?
Zoom Scheduler accède au statut libre/occupé du calendrier pour déterminer la disponibilité. Il utilise ces informations pour afficher aux participants les créneaux réservables.
Pour les événements de calendrier que Scheduler n’a pas créés, Scheduler n’accède pas et ne lit pas :
Titres des événements
Descriptions des événements ou contenu du corps
Listes de participants
Pièces jointes
Lorsqu’un participant réserve un créneau, Scheduler crée un nouvel événement de calendrier. Lorsqu’un participant modifie une réservation, Scheduler met à jour l’événement qu’il a créé. Scheduler ne gère que les événements qu’il a créés. Il ne modifie pas vos autres événements de calendrier.
Quelles données Zoom Scheduler stocke‑t‑il ?
Le stockage des données de Scheduler est limité et spécifique.
Nom de la page de réservation, lien, description, emplacement, rappels, invitations de calendrier, politique d’annulation, participants et questions aux participants.
Réponses de réservation des participants.
Sondages de disponibilité et descriptions.
Noms de formulaires de routage de Scheduler, descriptions et questions des formulaires.
Photo de profil utilisateur Scheduler, logo de marque téléchargé et contenu des notifications.
Informations de gestion des délégations de Scheduler.
Informations d’intégration de paiement de Scheduler.
Actuellement, Zoom Scheduler ne prend pas en charge la Clé gérée par le client (CMK)
Scheduler ne prend actuellement pas en charge la clé gérée par le client de Zoom pour chiffrer les données stockées. Les organisations ayant des exigences CMK doivent en tenir compte dans leurs décisions de déploiement.
Comment Zoom Scheduler protège‑t‑il la vie privée des utilisateurs ?
Scheduler ne peut fonctionner que si un hôte accorde à Scheduler l’accès à un calendrier connecté via l’autorisation OAuth.
Par exemple, si un PDG n’a pas connecté son calendrier à Scheduler, sa disponibilité n’apparaîtra pas dans les scénarios de planification d’équipe. Chaque utilisateur doit autoriser individuellement Scheduler à accéder à son calendrier.
Cela signifie :
Les utilisateurs contrôlent si leur disponibilité est visible via Scheduler
Les contrôles d’autorisation existants du calendrier restent inchangés
Aucune donnée de calendrier n’est accessible tant que l’utilisateur n’a pas explicitement connecté son calendrier
Visibilité de la page de réservation :
Les pages de réservation sont accessibles publiquement via leur URL unique. Les utilisateurs peuvent modifier la visibilité des pages de réservation pour une confidentialité accrue. Par exemple, en les marquant Actives ou Inactives. De plus, chaque page de réservation individuelle dispose d’une option supplémentaire « Masquer de la page de réservation publique » pour offrir un contrôle granulaire sur les pages qui apparaissent ou non en externe.
La disponibilité du calendrier (statut libre/occupé) n’est récupérée en temps réel que lorsque:
Un utilisateur crée une réunion ponctuelle ou un sondage de disponibilité
Un participant ouvre un lien de réservation pour voir les horaires disponibles
Un participant réserve ou modifie un horaire
Comment les données sont‑elles protégées en transit ?
Toutes les communications entre les services Zoom et les fournisseurs de calendrier sont chiffrées en utilisant TLS 1.2.
Zoom Scheduler utilise la connexion standard Zoom sur le port 443 et n’a pas d’autres exigences réseau particulières
Scheduler n’a pas d’exigences spéciales de pare‑feu ou de réseau au‑delà de l’accès standard à Zoom. Toutes les connexions utilisent HTTPS sur le port 443. Reportez‑vous à la documentation réseau et pare‑feu pour les exigences de base.
Détails spécifiques au fournisseur
Zoom Scheduler est compatible avec les services et intégrations de calendrier suivants.
Zoom Scheduler fonctionne avec divers fournisseurs de services de calendrier courants
Comme indiqué ci‑dessus, Zoom Scheduler peut se connecter aux services suivants pour lire les disponibilités et créer des événements :
Microsoft 365: calendriers Exchange Online hébergés dans le cloud, comme Outlook Calendar
Google Workspace: Google Calendar
Zoom Mail & Calendar
La prise en charge du calendrier iCloud par Zoom Scheduler est actuellement en version bêta et hors du périmètre de cet article.
Exchange Server sur site n’est pas pris en charge.
Zoom Scheduler s’intègre à Microsoft 365 en utilisant une application Microsoft Graph
Scheduler utilise une application Microsoft Graph appelée ZOOM‑GRAPH pour se connecter aux calendriers des utilisateurs. Il s’agit d’une intégration au niveau utilisateur utilisant OAuth 2.0 avec des autorisations déléguées, ce qui signifie que chaque utilisateur autorise individuellement l’accès à son propre calendrier.
Scheduler n’utilise pas les autorisations d’application ni un modèle de compte de service. Il n’existe pas de déploiement au niveau administrateur accordant l’accès au calendrier au nom des utilisateurs.
Quelles autorisations Scheduler requiert‑il ?
L’ application ZOOM‑GRAPH demande les autorisations Microsoft Graph API suivantes :
offline_access
Maintenir l’accès aux données auxquelles vous lui avez accordé l’accès, même lorsque les utilisateurs n’utilisent pas actuellement l’application
Permet l’accès aux jetons d’actualisation lorsque l’utilisateur n’utilise pas activement Scheduler
openid
Connecter les utilisateurs
Authentifier l’utilisateur et émettre un jeton d’accès (connexion uniquement, pas d’accès en temps réel)
Calendars.ReadWrite
Accès complet aux calendriers des utilisateurs
Créer, lire, mettre à jour et supprimer des événements de calendrier
Calendars.Read
Lire les événements dans tous les calendriers auxquels l’utilisateur a accès, y compris les calendriers délégués et partagés
Synchroniser la disponibilité des calendriers partagés
Comment puis‑je identifier l’application ZOOM‑GRAPH ?
L’ application ZOOM‑GRAPH L’application apparaît dans votre annuaire Applications d’entreprise Entra ID après qu’un utilisateur a autorisé Scheduler. Vous pouvez la localiser en recherchant « ZOOM‑GRAPH » dans la liste des Applications d’entreprise.
Zoom Scheduler s’intègre à Google Calendar en utilisant OAuth 2.0
Scheduler se connecte à Google Calendar en utilisant OAuth 2.0 avec une autorisation au niveau utilisateur.
Pour les utilisateurs de calendrier Google Workspace, les autorisations suivantes sont requises :
Calendars.Read
Renvoie les informations libre/occupé pour un ensemble de calendriers.
Vérifier le statut libre/occupé
Afficher les événements occupés de l’utilisateur
Calendars.Read
Renvoie les événements du calendrier spécifié.
Vérifier si l’événement planifié actuel chevauche un événement du calendrier
Calendars.Read
Renvoie les métadonnées d’un calendrier.
Paramètre d’intégration
Vérifier l’autorisation
Calendars.Read
Renvoie les calendriers de la liste de calendriers de l’utilisateur.
Paramètre d’intégration
Calendars.Read
Surveiller les modifications des ressources Events.
Démarrer la synchronisation des annulations d’événements du calendrier vers Scheduler
Calendars.Read
Arrêter de surveiller les ressources via ce canal.
Arrêter la synchronisation des annulations d’événements du calendrier vers Scheduler
Calendars.ReadWrite
Crée un événement.
Ajouter des événements à un calendrier spécifique
Calendars.ReadWrite
Met à jour un événement. Cette méthode prend en charge la sémantique patch.
Modifier des événements dans un calendrier spécifique
Calendars.ReadWrite
Supprime un événement.
Supprimer un événement réservé sur un calendrier spécifique
Zoom Scheduler peut créer les réunions pour diverses plateformes de réunion
Lorsqu’un rendez‑vous est réservé, Scheduler peut créer des réunions sur ces plateformes :
Zoom Meetings
Google Meet
Microsoft Teams
Des intégrations tierces offrent des fonctionnalités de planification supplémentaires
Scheduler peut se connecter aux services suivants pour des fonctionnalités étendues :
Stripe: collecte de paiements pour les réservations
Zapier: automatisation des flux de travail
Salesforce: synchronise les événements planifiés vers Salesforce
Annexe
Zoom Scheduler envoie des notifications SMS via Twilio avec des protections de contenu intégrées
Zoom Scheduler utilise Twilio, une plateforme tierce de communications cloud, pour livrer des notifications SMS aux participants. Les messages sont envoyés depuis un pool de numéros de téléphone géré par Zoom.
Traitement des messages et protections
Avant la livraison, Zoom traite toutes les notifications SMS via des filtres internes de sécurité, de spam et d’hameçonnage. De plus, Zoom utilise une détection basée sur l’IA pour empêcher les utilisateurs d’ajouter des informations sensibles aux modèles de notifications SMS. Twilio peut appliquer des filtrages supplémentaires et bloquer les messages qu’il considère comme du spam. Zoom peut désactiver la fonctionnalité SMS pour les comptes présentant des taux élevés de spam détecté ou des violations de politique.
Consentement et contrôles des participants
Les participants doivent accepter de recevoir des notifications SMS au moment de la réservation. Les participants peuvent gérer leurs préférences SMS en répondant à n’importe quel message SMS de Scheduler :
STOP — Se désinscrire des messages texte
START — Se réinscrire aux messages texte
HELP — Recevoir des informations d’aide
Les réponses doivent être envoyées au même numéro depuis lequel le participant a reçu le message.
Les notifications Zoom Scheduler sont proposées par e‑mail ou push via l’application mobile Zoom
Scheduler envoie les confirmations de réservation et les rappels via :
E‑mail: e‑mails de confirmation et de rappel aux hôtes et aux participants
Notifications push: notifications de l’application mobile pour les hôtes ayant installé l’application mobile Zoom
SMS via Twilio.
Zoom Scheduler est disponible via des clusters américains et européens
Zoom Scheduler est actuellement généralement disponible pour les clients Zoom hébergés sur le cluster basé aux États‑Unis de Zoom et régionalement au sein du cluster basé en Europe de Zoom.
Les organisations hébergées sur d’autres clusters doivent confirmer la disponibilité auprès de leur équipe commerciale Zoom.
Limitations actuelles
Les fonctionnalités suivantes ne sont pas actuellement prises en charge :
SSO ou protection par mot de passe pour les pages de réservation: les pages de réservation sont accessibles publiquement via leur URL unique
Pièces jointes sur les invitations de réservation: il n’est pas possible d’ajouter des pièces jointes aux invitations de la page de réservation
Clé gérée par le client (CMK): Scheduler ne prend pas en charge CMK pour chiffrer les données stockées
Déploiement de calendrier au niveau administrateur: chaque utilisateur doit connecter individuellement son calendrier ; les administrateurs ne peuvent pas accorder l’accès au nom des utilisateurs
Prise en charge d’Exchange Server sur site: seuls les fournisseurs de calendrier hébergés dans le cloud sont pris en charge
Longueur des messages SMS : Les messages texte sont limités à 180 caractères
Pas d’URL dans les SMS : Les messages contenant des liens sont bloqués et ne seront pas livrés
SMS désactivés pour les grands événements : Les workflows SMS ne sont pas envoyés pour les événements comptant plus de 100 participants inscrits
Livraison internationale des SMS : Certains opérateurs téléphoniques dans certains pays appliquent des filtres stricts pouvant bloquer les messages
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