Contrôles admin

Zoom Phone SMS comprend une variété de contrôles administratifs qui permettent aux propriétaires de compte et aux administrateurs de contrôler les paramètres SMS en fonction des besoins de l'organisation. Cette section décrit comment activer les SMS à différents niveaux et gérer les fonctionnalités disponibles, y compris les options nécessitant le module complémentaire Power Pack.

Activer les SMS

Les administrateurs peuvent activer les SMS au niveau du compte, du groupe, du site ou de l'utilisateur. Les SMS peuvent également être activés pour les SMS de file d'attente d'appels et de réceptionniste automatique si des licences du module complémentaire Power Pack sont mises en œuvre. Pour consulter les instructions étape par étape sur la façon d'activer les SMS à différents niveaux, veuillez voir le Configuration des SMS article d’assistance.

Paramètres SMS de Zoom Phone

Voici les paramètres SMS qui peuvent être activés/désactivés par les administrateurs :

SMS internationaux

Pour spécifier les pays/régions autorisés pour les SMS :

1. Connectez‑vous au portail web Zoom en tant qu’administrateur disposant du privilège de modifier les paramètres du compte.

2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion du compte puis Facturation.

3. Dans la ligne Zoom Phone, cliquez sur Voir tous les forfaits.

4. Cliquez sur Voir/Modifier les pays/régions.

5. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez l'onglet SMS.

6. Recherchez ou cochez les pays/régions où les utilisateurs peuvent envoyer des SMS.

7. Cliquez sur Enregistrer.

Pour autoriser les SMS internationaux :

1. Assurez-vous que la fonctionnalité SMS est activée au niveau que vous souhaitez gérer.

2. Sous le paramètre SMS, sélectionnez Autoriser les SMS internationaux.

3. Cliquez sur Gérer les pays/régions.

4. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez les pays/régions vers lesquels les utilisateurs téléphoniques peuvent envoyer des messages SMS, puis cliquez sur Enregistrer.

Utilisation des emojis et/ou des pièces jointes

Les propriétaires de compte et les administrateurs peuvent gérer l'utilisation des emojis et des pièces jointes dans les messages SMS envoyés via Zoom Phone. Ils ont la possibilité d'activer ou de désactiver tous les emojis complètement, ou de sélectionner un ensemble spécifique d'emojis que les utilisateurs peuvent utiliser. De plus, les administrateurs peuvent choisir d'activer ou de désactiver les pièces jointes dans les messages SMS. Le paramètre Autoriser les pièces jointes et Autoriser les emojis n'est disponible qu'avec la version 6.1.10 ou ultérieure de l'application Zoom Workplace.

1. Assurez-vous que la fonctionnalité SMS est activée au niveau que vous souhaitez gérer.

2. Sous la fonctionnalité SMS, activez ou désactivez les fonctionnalités que vous souhaitez :

   1. Cochez la case Autoriser les emojis pour l'activer.

   2. Lorsque la case Autoriser les emojis est activée, sélectionnez parmi les options suivantes :

      1. Tous les emojis : Tous les emojis seront activés et disponibles pour que les utilisateurs les envoient via des messages SMS.

      2. Emojis sélectionnés : Les emojis sélectionnés seront activés et disponibles pour que les utilisateurs les envoient via des messages SMS.

   3. Cochez la case Autoriser les pièces jointes pour l'activer.

3. Cliquez sur Enregistrer.

Rédaction des données personnelles et sensibles (DPI)

Pour utiliser la fonctionnalité de traitement des données personnelles et sensibles avec Zoom Phone SMS, effectuez les étapes suivantes :

1. Assurez-vous que la fonctionnalité SMS est activée au niveau que vous souhaitez gérer.

2. Sous la fonctionnalité SMS, cochez la case Rédiger les données personnelles et sensibles pour activer ou désactiver la fonctionnalité.

3. Lorsque la case Rédiger les données personnelles et sensibles est activée, cliquez sur Modifier pour sélectionner un groupe de données personnelles et sensibles qui sera appliqué aux enregistrements, puis cliquez sur Enregistrer.

4. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer.

Réponse programmée

Les utilisateurs disposant d'une licence Power Pack et d'une version 6.3.0 ou ultérieure de l'application Zoom Workplace peuvent programmer l'envoi de messages SMS à une date, une heure et un fuseau horaire spécifiques dans le futur. Ils peuvent gérer les messages programmés en les affichant, en les modifiant et en les supprimant. En tant que membre d'un fil de conversation, les utilisateurs peuvent également voir les messages programmés et qui a programmé le message.

Cette fonctionnalité aide les utilisateurs à communiquer plus efficacement avec des destinataires situés dans des fuseaux horaires différents. Pour activer cette fonctionnalité :

1. Assurez-vous que la fonctionnalité SMS est activée au niveau que vous souhaitez gérer.

2. Sous la fonctionnalité SMS, activez ou désactivez la case de réponse programmée SMS.

   1. Si elle est activée, les utilisateurs SMS pourront envoyer des messages à une heure programmée.

3. Cliquez sur Enregistrer.

Conservation des données

La politique de conservation permet aux propriétaires de compte et aux administrateurs de configurer des règles concernant les données conservées, la durée de la période de conservation et la manière de supprimer les données après la durée de conservation. Les propriétaires de compte et les administrateurs peuvent autoriser Zoom à supprimer automatiquement les données après la durée de conservation. Veuillez vous référer au Gestion de la politique de conservation pour Zoom Phone pour plus d'informations.

Modèles

En tant qu'administrateur, vous pouvez maximiser l'efficacité des messages SMS avec la fonctionnalité de modèle SMS pour permettre à vos utilisateurs de file d'attente d'appels ou de réceptionniste automatique, ou à un utilisateur disposant de la licence Power Pack, de générer ou de répondre rapidement à plusieurs messages. Après avoir configuré vos modèles SMS, vos utilisateurs peuvent y accéder directement depuis leur application Zoom Workplace. Veuillez vous référer au Gestion des modèles SMS article pour activer les modèles au niveau d'un site, d'un groupe ou d'un utilisateur individuel.

Outil d'étiquette pour SMS

Les administrateurs peuvent utiliser l'outil d'étiquette SMS pour créer des politiques qui identifient des mots-clés et des modèles de texte afin d'empêcher les utilisateurs de partager involontairement des SMS indésirables. Lorsqu'un utilisateur envoie un message qui déclenche une politique, le message sera bloqué ou une invite d'avertissement s'affichera pour que l'utilisateur confirme qu'il souhaite envoyer le SMS, en fonction de ce que l'administrateur configure. Veuillez vous référer au Gestion de l'outil d'étiquette SMS de Zoom Phone article pour activer cette fonctionnalité.

Réponse automatique

Les propriétaires de compte et les administrateurs peuvent activer ou désactiver les réponses automatiques SMS et définir des réponses automatiques pour les files d'attente d'appels et les réceptionnistes automatiques lorsque aucun utilisateur n'est disponible dans la file d'attente d'appels ou pendant les heures de fermeture.

De plus, les utilisateurs disposant du module complémentaire Power Pack peuvent configurer un répondeur automatique SMS pour répondre automatiquement aux messages SMS entrants dans des conditions spécifiées comme les heures d'absence du bureau ou le mode Ne pas déranger (DND). Le répondeur automatique peut être configuré pour envoyer une réponse prédéfinie de jusqu'à 500 caractères. Veuillez consulter l'article d'assistance Gestion des réponses automatiques SMS pour savoir comment activer cette fonctionnalité.