Surveiller la préparation des services d'urgence avec Zoom Phone

Pour récapituler les étapes effectuées jusqu'à présent :

1. Tout d'abord, nous avons mis en place une solution statique. Nous avons défini des adresses par défaut pour les actifs de l'entreprise comme les téléphones des espaces communs, et nous avons encouragé nos utilisateurs à définir leurs adresses personnelles d'urgence.

2. Ensuite, nous avons activé des services nomades pour une équipe de « test de fonctionnalité ». Nous avons collecté nos données réseau et défini les emplacements de l'entreprise. Et, lorsque pertinent, notre équipe de test a « parcouru le site » pour tester et valider ces emplacements avec le mode Bootstrap activé.

3. Ensuite, nous avons activé la détection et le signalement des emplacements pour une population plus large d'utilisateurs des applications Zoom Workplace. Si nécessaire, nous avons encouragé les utilisateurs à activer le partage de localisation pour leurs applications Zoom Workplace, ou imposé ce paramètre côté administrateur. Le cas échéant, nous avons également demandé (ou aidé) les utilisateurs Mac à télécharger l'application d'aide à la localisation pour la détection des changements de réseau.

4. Chaque fois que cela était pertinent, nous avons permis aux utilisateurs de créer des emplacements personnels et les avons encouragés à définir une adresse et un emplacement personnel d'urgence.

Il est essentiel de suivre la manière dont votre organisation gère la préparation aux appels d'urgence—surtout lorsque les utilisateurs travaillent sur plusieurs emplacements. Le tableau de bord des services d'urgence Zoom Phone aide les administrateurs à évaluer dans quelle mesure les utilisateurs et les appareils sont prêts à prendre en charge le suivi des emplacements pour les urgences. Qu'il s'agisse de vérifier qui a accepté le partage de localisation, de gérer les services nomades ou de revoir l'exactitude des adresses, ce tableau de bord vous fournit les outils pour maintenir la conformité en matière de sécurité dans le déploiement de Zoom Phone.

Un exemple concret : une équipe RH mondiale supervisant du personnel hybride peut avoir besoin de vérifier que les utilisateurs ont confirmé leur adresse personnelle d'urgence et ont accepté le suivi de localisation. Le tableau de bord offre un moyen rapide de vérifier ces données et d'effectuer des relances si nécessaire.

Les données du tableau de bord peuvent ne pas refléter instantanément les mises à jour les plus récentes. Prévoyez un court délai—surtout après des modifications de paramètres ou le déploiement de mises à jour.

Exigences d'accès au tableau de bord

Avant d'accéder aux tableaux de bord, assurez-vous de répondre aux prérequis suivants :

• Vous êtes administrateur ou propriétaire du compte avec des licences Zoom Phone.

• Les services d'urgence nomades sont configurés et activés.

• Les adresses d'urgence sont déjà configurées.

• Vos utilisateurs utilisent des systèmes d'exploitation pris en charge par l'application de bureau Zoom Workplace (Windows, macOS ou Linux).

Une fois confirmé, rendez-vous sur le portail web Zoom et naviguez vers : Dashboard > Phone > Emergency ServicesSi votre configuration inclut plusieurs sites, utilisez le sélecteur de site en haut pour filtrer les données en conséquence.

Ce que vous pouvez suivre

Le tableau de bord comprend plusieurs sections riches en informations, chacune conçue pour vous aider à garder le contrôle des principaux indicateurs de préparation aux urgences.

• Statut de localisation des utilisateurs Montre la proportion d'utilisateurs actuellement situés à des adresses reconnues. Vous pouvez approfondir en consultant des listes d'utilisateurs par emplacements d'entreprise, personnels ou inconnus pour enquêter plus avant.

• Visibilité de l'emplacement des téléphones IP Comme pour les utilisateurs, cette section indique quels téléphones de bureau sont activement cartographiés à des emplacements connus.

• Statut du service d'urgence nomade Affiche le nombre d'utilisateurs ayant activé les services nomades. Si vous gérez des équipes à distance en priorité, cet indicateur est particulièrement important.

• Configuration des adresses d'urgence Vous aide à suivre quels utilisateurs ont configuré une adresse d'urgence personnelle. Cela importe lorsque les valeurs par défaut au niveau du site ou du compte peuvent ne pas s'appliquer—par exemple dans les bureaux à domicile ou les espaces de coworking.

• Autorisations de partage de localisation Indique combien d'utilisateurs ont accepté l'invite de Zoom pour partager leur localisation pour les appels d'urgence. Si une grande partie a refusé, vous voudrez probablement les relancer.

• Emplacements personnels détectables Révèle combien d'utilisateurs ont un emplacement confirmé lié à des données réseau identifiables—un élément essentiel pour un routage d'urgence précis.

Gérer les autorisations et les données d'adresses

Si vous constatez que certains utilisateurs ont refusé le partage de localisation, vous pouvez relancer la demande d'autorisation directement depuis le tableau de bord. Dans la section Partage de localisation, trouvez les utilisateurs qui ne se sont pas inscrits et choisissez de relancer l'invite pour tous les utilisateurs ou pour un groupe ou plusieurs groupes sélectionnés. Cela leur envoie une notification via l'application de bureau Zoom Workplace avec les étapes pour activer le partage de localisation.

Si un utilisateur ou un appareil est indiqué dans un « emplacement inconnu », vous pouvez l'associer à une adresse d'urgence. Sélectionnez la section Emplacement en temps réel, trouvez l'utilisateur et assignez soit une adresse existante, soit créez-en une nouvelle qui corresponde à son emplacement actuel. Une fois soumise, cet appareil ou cet utilisateur devient traçable à des fins d'urgence.

Exportation et examen des données

Pour les organisations qui ont besoin de flexibilité dans leurs rapports, le tableau de bord propose une fonction d'exportation CSV. Vous pouvez exporter des données depuis des sections individuelles—comme un instantané des emplacements des utilisateurs—ou télécharger une vue historique montrant où les utilisateurs ont enregistré des adresses d'urgence au fil du temps.

Que ce soit pour des audits internes, des contrôles de conformité ou des rapports opérationnels, cette option d'exportation permet à vos données de préparation aux urgences de rester transportables et examinables.