Utiliser des outils de réunion automatisés de manière sûre et efficace

Améliorez votre expérience de réunion Zoom avec des outils automatisés

Les outils de réunion automatisés (par ex., applications — y compris les bots, intégrations et services tiers) peuvent améliorer l'expérience de réunion Zoom et aider les utilisateurs pour plusieurs tâches, telles que la prise de notes de réunion, la synthèse, la transcription et l'enregistrement. Les professionnels d'entreprise peuvent utiliser des outils de réunion automatisés pour enregistrer leurs sessions de collaboration à des fins de coaching, et les enseignants et étudiants peuvent les utiliser pour résumer des cours à revoir lors des sessions d'étude. Des outils de réunion automatisés peuvent être ajoutés sur marketplace.zoom.us ou depuis l'icône Apps trouvée dans l'application Zoom Workplace. Vos développeurs peuvent également créer des outils de réunion automatisés non publiés ou internes pour remplir des fonctions spécifiques au sein de votre organisation.

Processus d'approbation des applications

Tous les outils de réunion automatisés qui utilisent le Zoom Meeting SDK doivent se conformer au Exigences de l'application Zoom SDK afin qu'ils déclenchent les notifications appropriées lorsque le contenu de la réunion est consulté.

Tous les outils de réunion automatisés destinés à être publiés sur le Zoom App Marketplace font l'objet d'un processus d'examen. Une fois qu'un outil de réunion automatisé est soumis, l'équipe du Zoom App Marketplace l'examine et l'approuve ou fournit des retours au développeur sur les travaux de remédiation nécessaires pour qu'il soit approuvé.

Les objectifs principaux du processus d'examen sont les suivants :

• Confirmer que l'outil de réunion automatisé est prêt à être utilisé par les utilisateurs finaux.

• Confirmer que l'outil de réunion automatisé respecte les bonnes pratiques en matière de confidentialité et de sécurité afin de réduire les risques pour les utilisateurs.

Outils de réunion automatisés à usage privé et en version bêta qui ne sont pas publiés sur le Zoom App Marketplace ne nécessitent pas d'examen.

À compter du 16 juillet 2023, tous les nouveaux outils de réunion automatisés soumis doivent être approuvés par l'équipe du App Marketplace pour rejoindre des réunions hébergées par d'autres comptes Zoom. Les outils de réunion automatisés qui ne sont pas approuvés par l'équipe du App Marketplace ne pourront rejoindre que les réunions hébergées par le compte dans lequel ils ont été développés après cette date.

Bonnes pratiques pour la création d'outils de réunion automatisés

Le site développeur de Zoom est votre guide pour créer, concevoir et tester de nouveaux outils de réunion automatisés. Le site contient des informations sur les meilleures pratiques, y compris comment utiliser le kit de développement logiciel (SDK) Meeting. Il existe également des implémentations de référence disponibles pour le Meeting SDK pour Windows ou le Meeting SDK pour le Web.

Politiques de confidentialité et assistance pour les outils de réunion automatisés

Accédez à la Ressources pour les développeurs section pour chaque application, intégration ou service disponible dans App Marketplace pour consulter sa politique de confidentialité et autres ressources d'assistance.

Le CAPTCHA automatique empêche les outils de réunion automatisés non invités de rejoindre les réunions

Les utilisateurs peuvent rejoindre une réunion Zoom sans un compte Zoom ou depuis le web s'ils ne peuvent pas télécharger le client de bureau Zoom ou l'application mobile. Ces participants peuvent rejoindre en tant qu'invité en se rendant sur zoom.us et en cliquant sur Rejoindre puis Participer par ID de réunion. L'invité de la réunion peut alors saisir l'ID de réunion et le code secret (le cas échéant) pour rejoindre la réunion.

Certains utilisateurs peuvent également rejoindre ou démarrer des réunions via leur navigateur web en saisissant ces URL :

• https://zoom.us/wc/join/meetingID

• https://zoom.us/wc/meetingID/start

Le CAPTCHA aide à empêcher les outils de réunion automatisés non invités de rejoindre les réunions depuis le web

Zoom utilise automatiquement le CAPTCHA v3 pour les participants aux réunions, qui s'exécute de manière invisible en arrière-plan afin d'aider à garantir que les outils de réunion automatisés non invités ne puissent pas rejoindre les réunions depuis le web. L'exigence du CAPTCHA est activée par défaut pour tous les comptes et ne peut pas être désactivée.

Les outils de réunion automatisés peuvent rejoindre et enregistrer des réunions

Les outils de réunion automatisés sont gérés par l'utilisateur qui les installe, et c'est sous la direction de cet utilisateur que l'outil de réunion automatisé rejoint une réunion et enregistre du contenu en leur nom.

Les outils de réunion automatisés peuvent être lancés manuellement après le début d'une réunion

Vous pouvez lancer manuellement un outil de réunion automatisé et le faire rejoindre une réunion active en cliquant sur le menu Apps dans le client Zoom ou via l'interface web respective de l'outil de réunion automatisé. L'outil de réunion automatisé rejoindra la réunion, commencera à enregistrer le contenu spécifique pour lequel il a été conçu, et sera listé dans l'Alerte d'applications actives (Active Apps Notifier). L'outil de réunion automatisé déclenchera également une notification d'enregistrement, informant tous les participants de sa présence et de sa fonction dans la réunion.

Certains outils de réunion automatisés peuvent rejoindre les réunions automatiquement

De nombreux outils de réunion automatisés peuvent être synchronisés avec le calendrier d'un utilisateur et leur compte Zoom. Cela permet à l'outil d'accéder aux invitations de calendrier qui peuvent inclure une invitation à une réunion Zoom et de rejoindre automatiquement ces réunions si son utilisateur l'en instruit. Vous pouvez activer ou désactiver la capacité d'un outil de réunion automatisé à rejoindre automatiquement les réunions de votre calendrier.

Les outils de réunion automatisés qui ont accès à vos événements de calendrier référenceront automatiquement l'ID de réunion unique ou personnel et le code secret pour chaque événement de calendrier contenant une invitation à une réunion Zoom et utiliseront ces informations pour rejoindre automatiquement la réunion.

Examinez vos réunions à venir pour confirmer s'il est approprié que votre outil de réunion automatisé rejoigne automatiquement une réunion. Désactivez l'auto‑rejoindre de l'outil pour une réunion programmée si le contenu de la réunion ne doit pas être enregistré.

Les outils de réunion automatisés apparaissent comme des participants

Les outils de réunion automatisés rejoignent couramment les réunions en tant que participants et apparaissent de manière similaire aux personnes assistant à la réunion. Cela signifie qu'ils ont leur propre vignette vidéo qui apparaît à côté des autres participants à la réunion et étiquetée avec le nom de l'utilisateur qui l'a lancé et sa fonction (par ex., « l'application de prise de notes de Steve Miller »). Lors d'une réunion, la liste des Participants et la fonctionnalité de salle d'attente (Waiting Room) (lorsqu'elle est activée) listeront tout outil de réunion automatisé ainsi que tous les autres utilisateurs, permettant aux organisateurs et participants d'identifier et de gérer les outils de réunion automatisés au sein de leurs réunions.

Les outils de réunion automatisés peuvent accéder à certains contenus en réunion

Les outils de réunion automatisés sont développés pour accéder à certains contenus en réunion tels que la vidéo en temps réel, l'audio, le partage d'écran ou de tableau blanc, le chat, ou les fichiers partagés dans la réunion, qui sont ensuite utilisés pour améliorer des flux de travail tels que la synthèse de réunion, la transcription ou d'autres fonctions.

Une invite d'autorisation informera les utilisateurs des données de réunion spécifiques auxquelles l'outil de réunion automatisé accédera

L'invite d'autorisation explique quels types de médias et de données l'outil de réunion automatisé accédera pendant une réunion. Cette invite décrira également les types de données utilisateur auxquels l'outil aura accès, ce qui peut inclure des informations de profil, la synchronisation du calendrier ou les paramètres du compte.

Certains outils de réunion automatisés disposent d'une fonction d'enregistrement local qui accédera à la vidéo de la caméra et à l'audio du microphone en dehors des réunions

Il est important de noter qu'en plus des outils de réunion automatisés qui rejoignent les réunions en tant qu'applications ou participants, il existe une autre catégorie d'outils apparentés qui fonctionnent sur les appareils locaux des participants. Ces outils sont téléchargés par des individus pour enregistrer l'audio et la vidéo système de leur appareil depuis l'extérieur de la plateforme Zoom Workplace. Parce que ces outils fonctionnent localement et non au sein des réunions Zoom, les options pour atténuer leur utilisation sont limitées et dépassent le cadre de ce document.