Utiliser des outils de réunion automatisés de manière sécurisée et efficace

Améliorez votre expérience de réunion Zoom grâce à des outils automatisés

Les outils de réunion automatisés (par exemple, des applications — y compris des bots, des intégrations et des services tiers) peuvent améliorer l’expérience de la réunion Zoom et aider les utilisateurs dans plusieurs tâches, telles que la prise de notes de réunion, la synthèse, la transcription et l’enregistrement. Les professionnels de l’Entreprise peuvent utiliser des outils de réunion automatisés pour enregistrer leurs sessions de collaboration à des fins de coaching, et les enseignants ainsi que les étudiants peuvent les utiliser pour résumer des cours à revoir pendant les sessions d’étude. Les outils de réunion automatisés peuvent être ajoutés à marketplace.zoom.us ou depuis l’icône Applications trouvée dans l’application Zoom Workplace. Vos développeurs peuvent également créer des outils automatisés de réunion non publiés ou internes pour servir des fonctions spécifiques au sein de votre organisation.

Processus d'approbation de l'application

Tous les outils de réunion automatisés qui utilisent le SDK Zoom réunion doivent se conformer à la Exigences de l'application SDK Zoom afin qu’ils déclenchent les notifications appropriées lorsque le contenu de la réunion est consulté.

Tous les outils de réunion automatisés qui sont destinés à être publiés sur le Zoom App Marketplace font l’objet d’une processus de révision. Une fois qu’un outil de réunion automatisé est soumis, l’équipe du Zoom App Marketplace examine la proposition et soit l’approuve, soit fournit des Commentaires au développeur sur tout travail correctif requis pour qu’elle puisse être approuvée.

Les objectifs principaux du processus d’examen sont les suivants :

• Confirmez que l'outil de réunion automatisée est prêt à être utilisé par les utilisateurs finaux.

• Confirmez que l’outil de réunion automatisé suit les meilleures pratiques en matière de Confidentialité et sécurité afin de réduire les risques pour les utilisateurs.

Outils automatisés de réunion à usage privé et en version bêta qui ne sont pas publiés sur Zoom App Marketplace ne nécessitent pas d’examen.

À compter du 16 juillet 2023, tous les outils automatisés de réunion nouvellement soumis doivent être approuvés par l’équipe Marketplace de l’application afin de participer aux réunions hébergées par d’autres comptes Zoom. Les outils automatisés de réunion qui ne sont pas approuvés par l’équipe Marketplace de l’application ne pourront participer qu’aux réunions hébergées par le compte dans lequel ils ont été développés après cette date.

Meilleures pratiques pour créer des outils de réunion automatisés

de Zoom site web du développeur est votre guide pour créer, concevoir et tester de nouveaux outils de réunion automatisés. Le site contient des informations de bonne pratique, notamment sur la façon d’utiliser le kit de développement logiciel de réunion (SDK). Il existe également des implémentations de référence disponibles pour SDK de réunion pour Windows ou le SDK de réunion pour le Web.

Politiques de confidentialité et Assistance pour les outils de réunion automatisés

Accédez à Ressources pour les développeurs section pour chaque application, Intégrations ou service Disponible dans Application Marketplace pour afficher sa politique de confidentialité et d’autres ressources d’Assistance.

La CAPTCHA automatique empêche les outils de réunion automatisés non invités de rejoindre les réunions

Les utilisateurs peuvent rejoindre une réunion Zoom sans un compte Zoom ou depuis le Web s’ils ne peuvent pas télécharger le client de bureau Zoom ou l’application mobile. Ces participants peuvent rejoindre en tant qu’Invité en accédant à zoom.us et en cliquant sur Participer puis Participer par nº de réunion. L’Invité de la réunion peut alors entrer le nº de réunion et le code secret (le cas échéant) pour rejoindre la réunion.

Certains utilisateurs peuvent également participer à des réunions ou en démarrer via leur navigateur web en saisissant ces URL :

• https://zoom.us/wc/join/meetingID

• https://zoom.us/wc/meetingID/start

CAPTCHA aide à empêcher des outils automatisés de réunion non invités de rejoindre des réunions depuis le web

Zoom utilise automatiquement CAPTCHA v3 pour les Participants à la réunion, qui s’exécute de manière invisible en arrière-plan pour aider à garantir que les outils automatisés de réunion non invités ne peuvent pas Participer aux réunions depuis le web. L’exigence CAPTCHA est activée par défaut pour tous les comptes et ne peut pas être désactivée.

Les outils de réunion automatisés peuvent participer et enregistrer des réunions

Les outils de réunion automatisés sont gérés par l’utilisateur qui les installe, et c’est à la demande de cet utilisateur que l’outil de réunion automatisé rejoint une réunion et enregistre du contenu en son nom.

Les outils automatisés de réunion peuvent être lancés manuellement après le début d’une réunion

Vous pouvez lancer manuellement un outil de réunion automatisée et le faire participer à une réunion active en cliquant sur le menu Apps trouvé dans le client Zoom ou via l’interface Web respective de l’outil de réunion automatisée. L’outil de réunion automatisée rejoindra la réunion, commencera à enregistrer le contenu spécifique pour lequel il a été conçu et apparaîtra dans l’Alerte d'applications actives. L’outil de réunion automatisée déclenchera également une Notification d’enregistrement, informant tous les participants de sa présence et de sa fonction dans la réunion.

Certains outils de réunion automatisés peuvent participer aux réunions automatiquement

De nombreux outils de réunion automatisés peuvent être synchronisés avec le calendrier d’un utilisateur et son compte Zoom. Cela permet à l’outil d’accéder aux invitations du calendrier qui peuvent inclure une invitation à une réunion Zoom et de participer automatiquement à ces réunions si l’utilisateur l’indique. Vous pouvez Activer ou Désactiver la capacité d’un outil de réunion automatisé à rejoindre automatiquement les réunions de votre calendrier.

Les outils de réunion automatisés qui ont accès aux événements de votre calendrier se référeront automatiquement à l’nº de réunion unique ou Nº personnel de réunion et au code secret de chaque événement de calendrier contenant une invitation à une réunion Zoom et utiliseront ces informations pour participer automatiquement à la réunion.

Passez en revue vos réunions à venir pour confirmer s’il est approprié que votre outil de réunion automatisé rejoigne automatiquement une réunion. Désactivez l’outil pour qu’il ne rejoigne pas automatiquement une réunion programmée si le contenu de la réunion ne doit pas être enregistré.

Les outils de réunion automatisés apparaissent comme Participants

Les outils de réunion automatisés rejoignent généralement les réunions en tant que Participants et apparaissent d’une manière similaire aux personnes participant à la réunion. Cela signifie qu’ils ont leur propre vignette de la vidéo qui apparaît à côté des autres Participants à la réunion et qui est étiquetée avec le nom de l’utilisateur qui l’a lancée et sa fonction (par exemple, « l’application de prise de notes de Steve Miller »). Pendant une réunion, la liste des Participants et la fonctionnalité salle d'attente (lorsqu’elle est activée) répertorieront tous les outils de réunion automatisés ainsi que tous les autres utilisateurs, permettant aux hôtes et aux Participants d’identifier et de gérer les outils de réunion automatisés au sein de leurs réunions.

Les outils de réunion automatisés peuvent accéder à certains contenus de la réunion

Les outils de réunion automatisés sont conçus pour accéder à certains contenus de la réunion tels que la vidéo en temps réel, l’audio, le partage de l’écran ou du tableau blanc, le chat ou les fichiers partagés dans la réunion, qui sont ensuite utilisés pour améliorer des flux de travail tels que le résumé de réunion, la transcription ou d’autres fonctions.

Une invite d’autorisation informera les utilisateurs des données spécifiques de la réunion auxquelles l’outil de réunion automatisé aura accès

L’invite d’autorisation explique quels types de médias et de données l’outil de réunion automatisé accédera pendant une réunion. Cette invite décrira également les types de données utilisateur auxquels l’outil aura accès, ce qui peut inclure les informations de profil, la synchronisation du calendrier ou les Paramètres du compte.

Certains outils de réunion automatisés disposent d’une fonction d’enregistrement local qui accédera à la vidéo de la caméra et à l’audio du micro en dehors des réunions

Il est important de noter qu’en plus des outils de réunion automatisés qui rejoignent les réunions en tant qu’apps ou Participants, il existe une autre catégorie connexe d’outils qui fonctionnent sur les Appareil locaux des Participants. Ces outils sont téléchargés par des individus pour enregistrer l’audio et la vidéo du système de leur Appareil depuis l’extérieur de la plateforme Zoom Workplace. Étant donné que ces outils fonctionnent localement et non dans Zoom Meetings, les options pour en atténuer l’utilisation sont limitées et dépassent le cadre de ce document.