Utiliser les outils de réunion automatisés de manière sécurisée et efficace

Améliorez votre expérience de réunion Zoom avec des outils automatisés

Les outils automatisés de réunion (par ex., les applications — y compris les bots, les intégrations et les services tiers) peuvent améliorer l’expérience de la réunion Zoom et aider les utilisateurs dans plusieurs tâches, comme la prise de notes de réunion, la synthèse, la transcription et enregistrer. Les professionnels de l’Entreprise peuvent utiliser des outils automatisés de réunion pour enregistrer leurs sessions de collaboration à des fins de coaching, et les enseignants et les étudiants peuvent les utiliser pour synthétiser des cours à revoir pendant les sessions d’étude. Des outils automatisés de réunion peuvent être ajoutés à marketplace.zoom.us ou depuis l’icône Apps trouvée dans l’application Zoom Workplace. Vos développeurs peuvent également créer des outils automatisés de réunion non publiés ou internes pour répondre à des fonctions spécifiques au sein de votre organisation.

Processus d’approbation de l’application

Tous les outils de réunion automatisés qui utilisent le SDK de réunion Zoom doivent se conformer au Exigences de l'application SDK Zoom afin qu'ils déclenchent les notifications appropriées lorsque le contenu de la réunion est consulté.

Tous les outils de réunion automatisés qui sont destinés à être publiés sur Zoom App Marketplace font l’objet d’une procédure dédiée processus de révision. Une fois qu’un outil de réunion automatisé est soumis, l’équipe de Zoom App Marketplace l’examine et soit l’approuve, soit fournit des Commentaires au développeur sur tout travail de remédiation nécessaire pour qu’il soit approuvé.

Les principaux objectifs du processus de révision sont de :

• Confirmez que l’outil de réunion automatisé est prêt à être utilisé par les utilisateurs finaux.

• Confirmez que l’outil de réunion automatisé suit les meilleures pratiques en matière de Confidentialité et sécurité afin de réduire les risques pour les utilisateurs.

Outils automatisés de réunion à usage privé et en version bêta Ceux qui ne sont pas publiés sur le Zoom App Marketplace ne nécessitent pas d’examen.

À compter du 16 juillet 2023, tous les outils de réunion automatisés nouvellement soumis doivent être approuvés par l’équipe Marketplace de l’application afin de rejoindre les réunions hébergées par d’autres comptes Zoom. Les outils de réunion automatisés qui ne sont pas approuvés par l’équipe Marketplace de l’application ne pourront rejoindre que les réunions hébergées par le compte dans lequel ils ont été développés après cette date.

Bonnes pratiques pour créer des outils de réunion automatisés

de Zoom site web du développeur est votre guide pour créer, concevoir et tester de nouveaux outils de réunion automatisés. Le site contient des informations de bonne pratique, notamment sur la manière d’utiliser les outils de Zoom Kit de développement logiciel de réunion (SDK). Il existe également des implémentations de référence disponibles pour SDK de réunion pour Windows ou du SDK de réunion pour le Web.

Politiques de confidentialité et assistance pour les outils de réunion automatisés

Accédez à la Ressources pour les développeurs section pour chaque application, Intégrations ou service disponible dans Marketplace d’applications pour consulter sa politique de confidentialité et d’autres ressources d’assistance.

Le CAPTCHA automatique empêche les outils automatisés de réunion non invités de rejoindre les réunions

Les utilisateurs peuvent Participer à une réunion Zoom sans un compte Zoom ou depuis le web s'ils ne peuvent pas télécharger le client de bureau Zoom ou l'application mobile. Ces participants peuvent Participer en tant qu'Invité en accédant à zoom.us et en cliquant Participer puis Participer par nº de réunion. L'Invité de la réunion peut alors entrer le nº de réunion et le code secret (si applicable) pour Participer à la réunion.

Certains utilisateurs peuvent également rejoindre ou démarrer des réunions via leur navigateur Web en saisissant ces URL :

• https://zoom.us/wc/Participer/meetingID

• https://zoom.us/wc/meetingID/start

CAPTCHA aide à empêcher des outils automatisés de réunion non invités de rejoindre des réunions depuis le web

Zoom utilise automatiquement CAPTCHA v3 pour les participants à la réunion, qui s’exécute de manière invisible en arrière-plan afin de garantir que les outils de réunion automatisés non invités ne puissent pas rejoindre les réunions depuis le web. L’exigence CAPTCHA est activée par défaut pour tous les comptes et ne peut pas être désactivée.

Les outils de réunion automatisés peuvent participer aux réunions et les enregistrer

Les outils de réunion automatisés sont gérés par l’utilisateur qui les installe, et c’est à la demande de cet utilisateur que l’outil de réunion automatisé rejoint une réunion et enregistre du contenu en son nom.

Les outils de réunion automatisés peuvent être lancés manuellement après le début d’une réunion

Vous pouvez lancer manuellement un outil de réunion automatisé et le faire Participer à une réunion Actif en cliquant sur le menu Applications trouvé dans le client Zoom ou via l’interface web respective de l’outil de réunion automatisé. L’outil de réunion automatisé participera à la réunion, commencera à enregistrer le contenu spécifique pour lequel il a été conçu et figurera dans Alerte d'applications actives. L’outil de réunion automatisé déclenchera également une Notification d’enregistrement, informant tous les participants de sa présence et de sa fonction dans la réunion.

Certains outils de réunion automatisés peuvent Participer automatiquement aux réunions

De nombreux outils de réunion automatisés peuvent être synchronisés avec le calendrier d’un utilisateur et son compte Zoom. Cela permet à l’outil d’accéder aux invitations de calendrier qui peuvent inclure une invitation à une réunion Zoom et de Participer automatiquement à ces réunions si son utilisateur le lui demande. Vous pouvez Activer ou Désactiver la capacité d’un outil de réunion automatisé à Participer automatiquement aux réunions de votre calendrier.

Les outils de réunion automatisés qui ont accès à vos événements de calendrier référenceront automatiquement le nº de réunion unique ou le Nº personnel de réunion et le code secret de chaque événement de calendrier contenant une invitation à une réunion Zoom et utiliseront ces informations pour Participer automatiquement à la réunion.

Passez en revue vos prochaines réunions pour confirmer s'il est approprié que votre outil de réunion automatisé puisse Participer automatiquement à n'importe quelle réunion. Désactiver l'outil pour empêcher la participation automatique à une réunion programmée si le contenu de la réunion ne doit pas être enregistré.

Les outils de réunion automatisés apparaissent comme Participants

Les outils de réunion automatisés rejoignent généralement les réunions comme Participants et apparaissent d’une manière similaire à celle des personnes qui assistent à la réunion. Cela signifie qu’ils ont leur propre vignette de la vidéo qui apparaît à côté des autres Participants de la réunion et qui est libellée avec le nom de l’utilisateur qui l’a lancée et sa fonction (par exemple, « l’application de prise de notes de Steve Miller »). Pendant une réunion, la liste des Participants et les les Fonctionnalités de la salle d’attente (lorsqu’elles sont activées) répertorieront tous les outils de réunion automatisés ainsi que tous les autres utilisateurs, ce qui permettra aux hôtes et aux participants d’identifier et de gérer les outils de réunion automatisés au sein de leurs réunions.

Les outils de réunion automatisés peuvent accéder à certains contenus dans la réunion

Les outils de réunion automatisés sont conçus pour accéder à certains contenus en réunion, tels que la vidéo en temps réel, l’audio, le partage d’écran ou de tableau blanc, le chat ou les fichiers partagés dans la réunion, qui sont ensuite utilisés pour améliorer des workflows comme la synthèse de réunion, la transcription ou d’autres fonctionnalités.

Une invite d’autorisation informera les utilisateurs des données de réunion spécifiques auxquelles l’outil de réunion automatisé accédera

L’invite d’autorisation explique quels types de médias et de données l’outil de réunion automatisé accédera pendant une réunion. Cette invite décrira également les types de données utilisateur auxquels l’outil accédera, ce qui peut inclure les informations de profil, la synchronisation du calendrier ou les Paramètres du compte.

Certains outils de réunion automatisés disposent d’une fonction d’enregistrement local qui accédera à la vidéo de la caméra et à l’audio du micro en dehors des réunions

Il est important de noter qu’en plus des outils de réunion automatisés qui rejoignent les réunions en tant qu’applications ou Participants, il existe une autre catégorie connexe d’outils qui fonctionnent sur les Appareils locaux des Participants. Ces outils sont téléchargés par des personnes afin d’enregistrer l’audio et la vidéo système de leur Appareil depuis l’extérieur de la plateforme Zoom Workplace. Comme ces outils fonctionnent localement et non dans Zoom Meetings, les options permettant d’en atténuer l’utilisation sont limitées et dépassent le cadre de ce document.