Confidentialité, conservation et contrôles d'accès

Zoom AI Companion offre plusieurs contrôles qui aident les organisations à gérer la façon dont les données de réunion sont stockées, consultées et partagées. Ces contrôles sont conçus pour réduire le risque d'accès non autorisé, se conformer aux obligations légales et s'aligner sur les politiques de sécurité internes. Les sections suivantes expliquent comment Zoom gère la conservation des transcriptions, l'accès aux résumés, les mesures de conservation légale et le comportement de partage géré par les administrateurs.

Les données d'AI Companion sont soumises à des mesures de conservation légale

Les données de Zoom AI Companion, y compris les résumés et les transcriptions, sont soumises aux processus d'eDiscovery et de conservation légale. Si une réunion fait l'objet d'une mesure de conservation légale, le contenu sera conservé même s'il est supprimé par un hôte.

Zoom propose un paramètre de rétention de données zéro pour les transcriptions en direct

Zoom propose une option de Rétention Zéro des Données concernant la conservation par Zoom de la transcription temporaire, du contenu partagé à l'écran via OCR et des messages de chat en réunion utilisés pour produire un résumé de réunion. Lorsqu'elle est activée, ces entrées seront supprimées par Zoom immédiatement après la création du résumé. Si la création du résumé échoue, elles seront conservées pendant un maximum de 24 heures pour permettre des tentatives de nouvelle génération. Pour activer cette fonctionnalité, veuillez contacter votre équipe de compte ou ouvrir un ticket d'assistance.

Les résumés ne sont pas protégés contre le copier/coller ou le nouveau partage

Zoom n'empêche pas actuellement les utilisateurs de copier, télécharger ou transférer le contenu des résumés qui leur a été partagé. Les résumés peuvent être consultés via des navigateurs web, et Barrières d'information ne restreignent pas actuellement le partage ou l'accès aux résumés de réunion.

L'accès des employés Zoom au contenu des réunions et des messages est basé sur les rôles et consigné dans des journaux

Les employés de Zoom ne peuvent pas accéder au contenu des réunions ou des messages (audio, vidéo, transcriptions, tableaux blancs, etc.) sauf si :

• Autorisé par l'administrateur/propriétaire du compte, ou

• Nécessaire pour des raisons juridiques, de sécurité, de sûreté ou d'assistance

Zoom applique des contrôles d'accès basés sur les rôles et le principe du moindre privilège et conserve des journaux d'audit pour détecter les accès non autorisés.

Les administrateurs contrôlent le comportement de partage des résumés

Bien que Zoom ne puisse pas techniquement empêcher les utilisateurs d'exfiltrer du contenu (par exemple via un e-mail personnel ou le transfert de fichiers), les administrateurs peuvent :

• Désactiver la livraison des résumés par e-mail

• Exiger une authentification pour afficher les liens de résumé

Ces paramètres contribuent à atténuer le risque de partage non autorisé.