Mes notes

Une introduction à Zoom My Notes

Aperçu

My Notes est un assistant personnel de prise de notes pour les réunions Zoom, les réunions de tiers et les réunions en personne

My Notes est l’une des Fonctionnalités de prise de notes de l’application Zoom Workplace qui prend en charge les réunions Zoom Meetings, les réunions de tiers comme Microsoft Teams ou Google Meet, ainsi que les discussions en personne grâce à des notes manuelles et — lorsque l’utilisateur active le traitement des données de conversion de la parole en texte et que l’audio est Disponible sur l’Appareil local — la transcription automatique de la conversation. Contrairement à la Fonctionnalités de synthèse de réunion de Zoom, conçue pour des récapitulatifs larges et généraux, My Notes peut produire des aperçus plus précis et détaillés, en intégrant toutes les notes rédigées par l’utilisateur et saisies dans le champ de texte libre pendant la réunion avec la transcription de la réunion, si elle est activée. Une fois la réunion terminée, le résultat post-réunion met en avant les sujets et les détails que l’utilisateur a choisi d’enregistrer manuellement tout en capturant également les informations pertinentes du reste de la conversation grâce à la transcription.

Consultez le Centre d'assistance de Zoom pour plus d’informations sur l’activation ou la désactivation et l’utilisation de My Notes.

My Notes sert de couche de contexte personnelle qui aide ZoomMate à fonctionner avec davantage de continuité et de pertinence

My Notes fonctionne comme une couche de contexte personnelle dans l’expérience d’IA plus large de Zoom en capturant des notes propres à l’utilisateur, les détails de la réunion et le contexte associé, qui peuvent perdurer dans le temps. Plutôt que de n’être qu’une simple trace statique de ce qui s’est passé dans une seule conversation, My Notes peut aider à enregistrer les détails, les annotations et le contexte de suivi qui comptent pour l’utilisateur individuel. Cela peut donner à ZoomMate une base plus solide pour comprendre les discussions précédentes, les priorités récurrentes et les propres domaines d’attention de l’utilisateur à travers les réunions et les travaux associés.

Parce que My Notes peut capturer à la fois du contenu rédigé par l'utilisateur et le contexte de réunion pris en charge par l’IA, cela aide à fournir à ZoomMate une vue plus continue du travail de l’utilisateur au fil du temps. Cela peut améliorer la pertinence des résumés ultérieurs, des réponses aux questions, de l’identification des tâches, de la rédaction des suivis et d’autres expériences assistées par l’IA qui bénéficient de la prise en compte de ce qui a déjà été discuté. De cette façon, My Notes n’est pas seulement un endroit où stocker des informations, mais aussi un mécanisme pour préserver le contexte personnel qui peut aider à rendre les interactions ultérieures avec l’IA plus éclairées et plus utiles.

Comment ça fonctionne

My Notes utilise l'accès au micro et à l'audio au niveau du système d'exploitation pour transcrire des réunions tierces et en personne

My Notes effectue la transcription des réunions tierces et en présentiel en utilisant des autorisations du SYSTÈME D'EXPLOITATION pour accéder au micro sélectionné par l’utilisateur et à l’audio système de l’Appareil, mais cet accès audio au niveau du SYSTÈME D'EXPLOITATION n’est utilisé que lorsqu’un utilisateur active explicitement les Fonctionnalités My Notes via ses Paramètres. Cela permet à la transcription de fonctionner au-delà de Zoom Meetings, à condition que l'application Zoom Workplace s’exécute sur l’Appareil et qu’elle ait reçu les autorisations requises. Dans ces cas, la capture audio est régie par les entrées du micro et de l’audio système de l’Appareil plutôt que par les commandes de couper le micro d’une application de réunion tierce ou d’un navigateur Web, de sorte que la transcription doit être mise en pause ou arrêtée directement dans My Notes lorsque la capture audio n’est pas souhaitée.

Mes Notes peuvent inviter un utilisateur à commencer une nouvelle note lorsque l’activité du micro de l’Appareil est détectée

Mes notes peuvent utiliser la détection automatique de l’activité vocale pour identifier quand le micro de l’Appareil devient Actif et afficher une invite pour commencer une nouvelle note. Cette invite peut apparaître dans divers scénarios du quotidien où le micro est utilisé, notamment lors de la participation ou de l’animation d’une réunion dans une application tierce ou un navigateur, de l’enregistrement d’un clip dans un navigateur web, ou de l’utilisation d’autres applications qui activent le micro de l’Appareil.

Quand My Notes est Actif, l'audio est diffusé vers le cloud Zoom pour transcription et génération de notes après la réunion

Quand un utilisateur active My Notes, l’application Zoom Workplace diffuse l’audio de la réunion vers le cloud Zoom afin de générer une transcription et d’assurer l’Assistance à la génération de notes après la réunion. Les flux de données pour ce processus varient selon que les Fonctionnalités sont activées dans une réunion Zoom ou dans une réunion d’un tiers ou en personne.

Dans Zoom Meetings, My Notes transcrit l'audio de la réunion acheminé via la session MMR de la réunion

Dans Zoom Meetings, My Notes utilise le routeur multimédia de la réunion (MMR) pour accéder à l’audio partagé de la réunion acheminé pour tous les participants connectés. Cet audio de la réunion est traité par le service de reconnaissance automatique de la parole (ASR) de Zoom afin de générer une transcription, qui est livrée sur l’Appareil de l’utilisateur puis utilisée pour fournir une Assistance à la génération de notes après la réunion. Dans ce contexte, la transcription est basée sur l’audio de réunion Zoom, et non sur tout l’audio à présenter sur l’Appareil local de l’utilisateur.

Le diagramme suivant illustre comment My Notes fonctionne dans Zoom Meetings :

Flux de données pour My Notes dans une réunion Zoom.

Dans les réunions tierces et en personne, My Notes transcrit l'audio de l'appareil local acheminé via une session MMR à utilisateur unique

Si elle est activée dans les réunions tierces et en personne, My Notes utilise un accès au niveau du système d’exploitation au micro de l’utilisateur et à l’audio système pour capturer l'audio de l'appareil local à des fins de transcription. Cet audio local est acheminé via une session Multi-Media Router (MMR) à utilisateur unique et traité par le service de Reconnaissance automatique de la parole (ASR) de Zoom afin de générer une transcription, qui est remise à l’Appareil de l’utilisateur et peut ensuite être utilisée pour permettre la génération de notes après la réunion. Dans ce contexte, la transcription repose exclusivement sur l’audio transmis depuis l’Appareil local.

Le diagramme suivant illustre comment My Notes fonctionne en dehors de Zoom Meetings :

Flux de données pour My Notes en dehors d’une réunion Zoom.

Après la fin d’une réunion et l’achèvement de la transcription, les données audio ne sont pas conservées

My Notes utilise les données audio pour générer une transcription via les services de transcription de Zoom, mais il n’enregistre pas de fichiers audio. Après la fin de la réunion et l’achèvement de la transcription, les données audio utilisées pour le traitement sont supprimées, tandis que les notes et les transcriptions résultantes restent enregistrées dans le compte Zoom de l’utilisateur selon les Paramètres de conservation applicables.

Consultez le Centre d'assistance de Zoom pour plus d’informations sur Durée de conservation de My Notes.

Après les réunions, My Notes est enregistré dans le compte Zoom de l’utilisateur et n’est pas partagé avec les autres Participants

Après la fin d’une réunion, My Notes sont enregistrées dans le compte Zoom de l’utilisateur et peuvent être consultées dans Zoom hub (répertoire de contenu unifié de Zoom) dans la section My Notes, depuis la carte de réunion de la réunion Zoom associée, et via Zoom Canvas. Par défaut, My Notes ne sont disponibles que pour l’utilisateur qui les a créées et ne sont pas partagées automatiquement avec l’hôte de la réunion ni avec les autres Participants ; toutefois, les administrateurs de compte autorisés peuvent les consulter via le portail administrateur.

Consultez le Centre d'assistance de Zoom pour plus d’informations sur Accéder à My Notes.

My Notes prend en charge 46 langues pour la transcription dans Zoom Meetings

La liste des langues prises en charge comprend :

Afrikaans Arabe Arabe (Golfe) Bengali Cantonais Catalan Chinois (simplifié) Chinois (traditionnel) Croate Tchèque Danois Néerlandais Anglais Estonien Finnois Français (Canada) Français (France)	Galicien Allemand Allemand (Suisse) Grec Hébreu Hindi Hongrois Indonésien Italien Japonais Coréen Letton Malais Norvégien Persan Polonais	Portugais Roumain Russe serbe slovaque somali espagnol suédois tagalog tamoul télougou thaï turc Ukrainien Vietnamien Zoulou

My Notes prend en charge 12 langues de transcription pour les réunions en présentiel et les réunions avec des tiers

La liste des langues prises en charge comprend :

Arabe Chinois (simplifié) Néerlandais Anglais Français Allemand	Indonésien Italien Japonais Coréen Portugais espagnol

Contrôles des Fonctionnalités

Les sections suivantes fournissent des conseils sur l'utilisation de My Notes. Consultez le Centre d'assistance de Zoom pour plus d'informations sur l’utilisation de My Notes, ainsi que les Fonctionnalités et les Paramètres décrits ci-dessous.

Contrôles des Fonctionnalités de Zoom Meetings

My Notes peut être désactivé dans Zoom Meetings en mettant fin à la transcription ou en restreignant l'Access du participant

L’activité Mes notes dans une réunion Zoom comporte deux fonctionnalités : la note personnelle elle-même et la transcription pour la génération de notes après la réunion. Les contrôles de la réunion en cours régissent principalement la génération de la transcription, notamment si la transcription peut continuer dans cette réunion.

Les hôtes de réunion Zoom peuvent arrêter la transcription Actif de My Notes pour tout le monde dans la réunion ou pour des participant spécifiques. Les commandes de l’hôte sont Disponible lorsque l’hôte est dans la réunion et nécessitent une version prise en charge du client de bureau Zoom (6.7.5 ou supérieure) pour gérer la transcription des participant.

Les hôtes peuvent également gérer si les participants sont autorisés à utiliser Mes notes avec transcription dans les réunions qu’ils hébergent en tant qu’hôte via les Paramètres Web sous Paramètres → Notes → Mes notes. Les administrateurs peuvent également Désactiver My Notes au niveau du compte via les Paramètres web sous Gestion du compte -> Paramètres du compte → Notes → Mes notes.

Consultez le Centre d'assistance de Zoom pour plus d’informations sur l’utilisation de My Notes et comment arrêter la transcription du participant.

Les participants à la réunion peuvent demander que la transcription soit arrêtée

Les participants à la réunion ne peuvent pas arrêter directement l’utilisation de My Notes par un autre participant ; cependant, les participants peuvent demander à l’hôte d’arrêter leur utilisation de transcription pendant la réunion. Lorsque cela se produit, l’hôte reçoit la demande et peut choisir d’arrêter la transcription ou refuser la demande. Lorsque la transcription est arrêtée, les autres fonctionnalités en réunion qui dépendent de la transcription sont également arrêtées.

Arrêter la transcription affecte les captures futures, pas ce qui a déjà été capturé

L’arrêt de la transcription My Notes empêche que l’audio supplémentaire de la réunion soit transcrit à l’avenir. La partie de la transcription déjà générée avant l’arrêt de la transcription restera disponible pour le participant qui a lancé My Notes. Si l’hôte supprime également les ressources de la réunion associées, alors les transcriptions générées avec My Notes seront également supprimées, sauf si le participant a terminé et enregistré la transcription avant que l’hôte n’arrête la transcription.

La transcription de Mes notes se termine automatiquement lorsque la réunion Zoom se termine

Lorsque My Notes est utilisé dans une réunion Zoom, My Notes s’arrêtera automatiquement lorsque la réunion se termine. Les notes et la transcription associée restent accessibles au preneur de notes après la réunion via Zoom hub, Zoom Canvas et la carte de réunion, sous réserve des Paramètres de rétention du compte pour les fichiers de notes et les transcriptions.

La visibilité et le contrôle dépendent de la version de l'hôte et des Paramètres activés

Lorsque transcription est active, les hôtes de la réunion et les Participants voient une bannière et un indicateur de transcription visible dans la fenêtre de la réunion, et peuvent identifier les participants à l’aide de My Notes via une icône de liste des participants. Le contrôle de l’hôte sur l’utilisation de la transcription de My Notes par le participant nécessite que l’hôte de la réunion soit sur une version de client prise en charge et que l’utilisation de la transcription de My Notes par les participants soit autorisée dans les Paramètres de réunion.

Contrôles des Fonctionnalités des réunions tierces

Les plateformes de réunion tierces ne fournissent pas de contrôles d'hôte pour My Notes

Mes notes peuvent être utilisées pendant des réunions tierces lorsque l'application Zoom Workplace est en cours d'exécution sur l'Appareil de l'utilisateur et dispose de l'Autorisation d'accéder au micro et à l'audio système de l'Appareil. Dans ces scénarios, Mes notes fonctionne comme un outil local de prise de notes et de transcription, initié par l'utilisateur, plutôt que comme des Fonctionnalités de réunion contrôlées par la plateforme tierce.

Les hôtes de réunion tiers ne disposent pas d'un mécanisme natif pour empêcher un participant d'utiliser My Notes. My Notes ne dépend pas des Paramètres ou des autorisations de l'hôte tiers pour fonctionner, et il peut continuer à transcrire l'audio de l'appareil même lorsque des contrôles côté hôte existent sur la plateforme tierce.

Consultez le Centre d'assistance de Zoom pour plus d’informations sur l’utilisation de My Notes.

Les utilisateurs, et non les animateurs de réunion, contrôlent quand My Notes démarre et s’arrête dans les réunions tierces

L’utilisation de My Notes dans des réunions tierces nécessite une action de l’utilisateur pour lancer la transcription, et les utilisateurs peuvent contrôler l’affichage d’invites automatiques suggérant de commencer une nouvelle note. Une fois la transcription en cours, les utilisateurs doivent mettre la transcription en pause ou l’arrêter depuis My Notes lorsque la capture audio n’est pas souhaitée.

Les commandes de coupure du micro de l’application tierce n’arrêtent pas la transcription de My Notes lorsque la capture de l’audio de l'appareil est en cours

Lorsque la transcription de My Notes est activée, My Notes capture l’audio depuis l’Appareil de l’utilisateur à l’aide des autorisations du système d’exploitation pour l’entrée micro et l’audio système. Par conséquent, la coupure du micro dans une application de réunion tierce ou dans un navigateur n’empêche pas My Notes de transcrire l’audio détecté par l’Appareil, et la transcription doit être mise en pause ou arrêtée directement dans My Notes lorsque la capture audio n’est pas souhaitée.

Par exemple, si un utilisateur se coupe le micro dans une réunion Microsoft Teams à l’aide de l’application Teams, le micro local de l’Appareil peut rester actif même si le micro de l’utilisateur est coupé dans Teams. Par conséquent, tous les mots que l’utilisateur prononce à voix haute lorsqu’il est coupé peuvent encore être capturés par My Notes et apparaître dans la transcription et les notes qui en résultent. Pour empêcher la transcription en cours, l’utilisateur doit mettre la transcription en pause ou l’arrêter directement dans My Notes.

Remarque

Cela ne s’applique pas à Zoom Meetings, où la transcription utilise le Multi-Media Router de la réunion. Par conséquent, si un utilisateur est coupé dans une réunion Zoom, son audio ne sera pas capturé par My Notes.

Responsabilité de l’utilisateur et attentes en matière de notification dans les réunions tierces

Lorsque My Notes est utilisé en dehors de Zoom Meetings, les utilisateurs qui activent cette fonctionnalité reçoivent un rappel de respecter les lois applicables lors de la transcription de conversations, ce qui peut inclure la fourniture d’un avis. Lorsqu’il est utilisé dans des réunions tierces, My Notes ne fournit pas aux Participants d’indicateurs natifs de Zoom pendant la réunion ni de demandes gérées par l’hôte pour arrêter la transcription.

L’étiquetage des locuteurs n’identifie pas les participants par leur nom

Dans les réunions tierces et en personne, les transcriptions utilisent des libellés de locuteur génériques (par exemple, « Locuteur 1 » et « Locuteur 2 ») plutôt que les noms des participants.

Limitations

My Notes n’est pas conçu pour être utilisé avec Zoom Phone, Zoom centre de contact, Zoom Rooms ou le client Web

My Notes n’est pas conçu pour être utilisé avec Zoom Phone, Zoom centre de contact, Zoom Rooms ou le client Web. L’ensemble des fonctionnalités de My Notes dépend des versions prises en charge du client de bureau Zoom Workplace et des exigences du système d’exploitation.

My Notes est disponible pour les comptes utilisant les modèles de service fédéré et ZM+ de Zoom

My Notes est actuellement disponible pour les comptes hébergés dans des environnements qui utilisent le modèle de service fédéré ou ZM+. My Notes n’est pas disponible pour les Clients utilisant Modèles hébergés par Zoom uniquement (ZMO).

Les contrôles Zero Data Retention de la synthèse de réunion ne régissent pas My Notes

La rétention zéro des données (ZDR) de Zoom n’est pas compatible avec My Notes. La rétention de My Notes, y compris pour les transcriptions de My Notes, est gérée via des paramètres de rétention distincts.

Consultez le Centre d'assistance de Zoom pour plus d’informations sur gestion de la rétention des notes.