Delegación de llamadas y Zoom Assistant
Resumen
Delegación de llamadas permite que un usuario de teléfono (el delegador) asigne a otro usuario (el delegado) para hacer y recibir llamadas en su nombre. Esto se utiliza a menudo en flujos de trabajo de asistentes ejecutivos, soporte administrativo para personal ocupado, teléfonos de recursos compartidos o casos de uso de centro de contacto/líneas compartidas. Cuando se combina con Asistente de Zoom (el "widget"/panel), la delegación se vuelve más fluida. Los delegados pueden gestionar llamadas directamente desde su escritorio, ver líneas compartidas, transferir/poner en espera llamadas y más.
Requisitos y prerrequisitos
Para usar la delegación de llamadas con Asistente de Zoom, tanto el delegador como el delegado deben tener una información de Zoom Phone licencia con un plan de llamadas apropiado (Tarificado, Ilimitado, o Pro). La delegación de llamadas debe estar habilitada en el portal web de Zoom y no debe estar bloqueada por el administrador. Asistente de Zoom debe estar habilitado para el usuario, y el usuario debe estar ejecutando una versión compatible de la aplicación de escritorio de Zoom (Windows o macOS) igual o superior a la versión mínima. Para escenarios de línea compartida/grupo/cola como teléfonos de área común o casos de uso de centro de contacto, pueden requerirse complementos de licencia adicionales como Power Pack podría ser necesario.
Para obtener más información sobre las licencias y planes de llamadas de Zoom Phone, consulte el artículo de Zoom sobre Licencias, planes de llamadas y complementos de Zoom Phone.
Roles y terminología
Delegador
El usuario de teléfono que posee el/los número(s) directo(s) y otorga permiso a otro usuario para actuar en su nombre.
Delegado
El usuario (o teléfono de área común) asignado para hacer y recibir llamadas en nombre del delegador.
Líneas compartidas
El/los número(s) directo(s) del delegador que son accesibles para el/los delegado(s).
Delegación VIP (opcional)
Un modo en el que las llamadas de una lista de contactos VIP pueden enrutar o tratarse de forma especial, con el delegado responsable del manejo VIP.
Un delegador puede tener hasta 15 delegados por defecto, y un delegado puede ser asignado a varios delegadores (simétrico: hasta 15 delegadores por delegado por defecto). Cada número de teléfono directo (línea compartida) puede ser usado por el delegador o el delegado dependiendo de quién lo seleccione.
Cómo configurar la delegación (Portal web)
Inicie sesión en el portal web de Zoom como administrador (o como usuario de teléfono, dependiendo de la configuración) y navegue a Administración del sistema telefónico, luego en Usuarios y salas (o pestaña Teléfono → Ajustes a nivel de usuario).
Seleccione un usuario o teléfono de área común, vaya a Configuración de usuario → Delegación y asistente → Establecer/Agregar.
Elija al delegado (usuario o área común), luego haga clic en Invitar.
Seleccione los privilegios de delegación marcando las casillas correspondientes.
Los privilegios clave incluyen:
Realizar llamadas (el delegado puede realizar llamadas salientes usando el número del delegador)
Contestar llamadas (el delegado recibe llamadas entrantes a la línea compartida)
Recoger llamadas en espera (transferencia colocando en espera y permitiendo que el delegado la recoja)
Nota
Opcionalmente puede configurar la anulación de horario comercial, enrutamiento de contactos VIP, opciones de privacidad/bloqueo, unir/fusionar llamadas y más.
Si es necesario, el delegado debe aceptar la invitación para activar la delegación (a menos que sea forzado por el administrador).
Cómo funciona la delegación en la práctica: uso diario (escritorio/móvil + Asistente de Zoom)
Una vez configurado correctamente, ambos delegador y delegado pueden seleccionar líneas compartidas desde el menú de ID de llamante/Líneas antes de realizar una llamada. El delegador ve su número mientras que el delegado ve el nombre del delegador y el número compartido.
Al realizar llamadas, el delegado puede hacer llamadas en nombre del delegador seleccionando una línea compartida. Durante esa llamada, la línea compartida aparece ocupada para el delegador. Para recibir llamadas, las llamadas entrantes a la línea compartida suenan tanto en el delegador como en el delegado (si los privilegios están configurados), y cualquiera de los dos puede contestar.
Para transferencias y manejo de llamadas, el delegador y delegado puede poner llamadas en espera, transferir entre sí o fusionar/transferir según los privilegios. El delegado y el delegador comparten un buzón de correo de voz y el historial de llamadas para las líneas compartidas. Los mensajes de voz y las entradas del historial muestran las etiquetas "contestada por/realizada por" correspondientes para que sepas quién atendió la llamada.
Usando el Asistente de Zoom widget, su delegado puede gestionar marcación rápida, realizar y recibir llamadas, transferir llamadas, grabar llamadas, ver el buzón de voz y el historial, y realizar otras acciones de control de llamadas todo sin cambiar de la pantalla del escritorio.
Para más información sobre el Asistente de Zoom, consulte el artículo de Zoom sobre el Asistente de Zoom.
Opcional: Modo de delegación VIP
Si su plan admite Delegación VIP (se requiere el complemento Power Pack), puede definir una lista de contactos VIP que pueden recibir enrutamiento y manejo de llamadas prioritario. A los delegados se les puede otorgar permiso para gestionar contactos VIP y tener privilegios de llamadas entrantes específicamente para contactos VIP. Esto es útil para apoyar el manejo adecuado de llamantes de alto valor, por ejemplo, enrutados al delegado de un ejecutivo o escalados.
Mejores prácticas y recomendaciones
La delegación de líneas compartidas funciona mejor cuando otra persona necesita responsabilidades completas de manejo de llamadas, como un administrador, recepcionista o asistente.
Para evitar confusiones y simplificar el seguimiento, defina y limite el número de delegados desde el principio.
Use nombres y etiquetas claros para las líneas compartidas, y capacite a los delegados para que seleccionen la línea correcta antes de realizar llamadas; esto mantiene el historial de llamadas y el ID de llamante precisos.
Si está utilizando Delegación VIP, mantenga una lista de contactos VIP limpia y revísela periódicamente para asegurar que los llamantes prioritarios sean enrutados correctamente.
Aproveche Asistente de Zoom para optimizar estos flujos de trabajo, ya que reduce el cambio entre aplicaciones, centraliza los controles de llamadas y reúne el historial de llamadas y el buzón de voz en un solo lugar.
Solución de problemas y problemas comunes
Si un delegado no está recibiendo llamadas, verifique que el privilegio de Contestar llamadas esté habilitado y confirme que el delegado aceptó la invitación. Cuando las líneas compartidas aparecen ocupadas o no disponibles, compruebe que la línea compartida correcta esté seleccionada y que no haya sesiones de llamada en conflicto activas.
Para problemas con Asistente de Zoom que no aparecen o pestaña Teléfono no se pueden seleccionar, confirme que el usuario tenga la licencia apropiada (incluyendo Power Pack si es necesario), verifique que la función esté habilitada en el portal web, y asegúrese de que la aplicación Zoom Workplace esté actualizada y permitida por su administrador.
En cuanto a grabaciones de llamadas o mensajes de voz que parezcan faltar, tenga en cuenta que las grabaciones solo son visibles para el usuario que las creó. Sin embargo, el historial de llamadas y los elementos del buzón de voz se comparten entre delegado y delegador.
Para más información sobre la delegación de llamadas, consulte el artículo de soporte de Zoom sobre uso de la delegación de llamadas.
Última actualización
¿Te fue útil?