Uso de herramientas automáticas de reuniones de forma segura y eficaz

Mejore su experiencia en las reuniones de Zoom con herramientas automatizadas

Las herramientas de reunión automatizadas (por ejemplo, aplicaciones, incluidos bots, integraciones y servicios de terceros) pueden mejorar la experiencia en las reuniones de Zoom y ayudar a los usuarios con varias tareas, como toma de notas de la reunión, resumen, transcripción y grabación. Los profesionales empresariales pueden usar herramientas de reunión automatizadas para grabar sus sesiones de colaboración con fines de formación, y los educadores y estudiantes pueden usarlas para resumir las clases y repasarlas durante las sesiones de estudio. Las herramientas de reunión automatizadas se pueden añadir en marketplace.zoom.us o desde el icono de Aplicaciones que se encuentra en la aplicación Zoom Workplace. Sus desarrolladores también pueden crear herramientas de reunión automatizadas no publicadas o internas para cumplir funciones específicas dentro de su organización.

Proceso de aprobación de la aplicación

Todas las herramientas de reunión automatizadas que utilizan el SDK de Zoom Meeting deben cumplir con Requisitos de aplicaciones del SDK de Zoom para que activen las notificaciones apropiadas cuando se acceda al contenido de la reunión.

Todas las herramientas de reunión automatizadas destinadas a publicarse en el Zoom App Marketplace se someten a un proceso de revisión. Una vez que se envía una herramienta de reunión automatizada, el equipo del Zoom App Marketplace la revisa y la aprueba o proporciona comentarios al desarrollador sobre cualquier trabajo de remediación requerido para que sea aprobada.

Los objetivos principales del proceso de revisión son:

• Confirmar que la herramienta de reunión automatizada esté lista para su uso por los usuarios finales.

• Confirmar que la herramienta de reunión automatizada siga las mejores prácticas de privacidad y seguridad para reducir los riesgos para los usuarios.

Herramientas de reunión automatizadas de uso privado y beta que no se publican en el Zoom App Marketplace no requieren revisión.

A partir del 16 de julio de 2023, todas las herramientas de reunión automatizadas enviadas de forma nueva deben ser aprobadas por el equipo del App Marketplace para unirse a reuniones alojadas por otras cuentas de Zoom. Las herramientas de reunión automatizadas que no sean aprobadas por el equipo del App Marketplace solo podrán unirse a reuniones alojadas por la cuenta en la que se desarrollaron después de esta fecha.

Mejores prácticas para crear herramientas de reunión automatizadas

El sitio web para desarrolladores de Zoom es su guía para crear, diseñar y probar nuevas herramientas de reunión automatizadas. El sitio contiene información sobre mejores prácticas, incluido cómo usar el kit de desarrollo de software (SDK) para Meeting. También hay implementaciones de referencia disponibles para Meeting SDK para Windows o el Meeting SDK para Web.

Políticas de privacidad y soporte para herramientas de reunión automatizadas

Navegue a la sección de recursos para desarrolladores de cada aplicación, integración o servicio disponible en App Marketplace para ver su política de privacidad y otros recursos de soporte.

El CAPTCHA automático evita que herramientas de reunión automatizadas no invitadas se unan a reuniones

Los usuarios pueden unirse a una reunión de Zoom sin una cuenta de Zoom o desde la web si no pueden descargar el cliente de escritorio de Zoom o la aplicación móvil. Estos participantes pueden unirse como invitados navegando a zoom.us y haciendo clic en Unirse y luego Unirse por ID de reunión. El invitado de la reunión puede entonces introducir el ID de la reunión y el código de acceso (si procede) para unirse a la reunión.

Algunos usuarios también pueden unirse o iniciar reuniones a través de su navegador web introduciendo estas URL:

• https://zoom.us/wc/join/meetingID

• https://zoom.us/wc/meetingID/start

El CAPTCHA ayuda a evitar que herramientas de reunión automatizadas no invitadas se unan a reuniones desde la web

Zoom utiliza automáticamente CAPTCHA v3 para los participantes de las reuniones, que se ejecuta de forma invisible en segundo plano para ayudar a garantizar que las herramientas de reunión automatizadas no invitadas no puedan unirse a reuniones desde la web. El requisito de CAPTCHA está habilitado por defecto para todas las cuentas y no se puede desactivar.

Las herramientas de reunión automatizadas pueden unirse y grabar reuniones

Las herramientas de reunión automatizadas son gestionadas por el usuario que las instala, y es bajo la dirección de ese usuario que la herramienta de reunión automatizada se une a una reunión y graba contenido en su nombre.

Las herramientas de reunión automatizadas pueden iniciarse manualmente después de que haya comenzado una reunión

Puede iniciar manualmente una herramienta de reunión automatizada y hacer que se una a una reunión activa haciendo clic en el menú Aplicaciones que se encuentra en el cliente de Zoom o mediante la interfaz web respectiva de la herramienta de reunión automatizada. La herramienta de reunión automatizada se unirá a la reunión, comenzará a grabar el contenido específico para el que fue diseñada y aparecerá en el Notificador de aplicaciones activas. La herramienta de reunión automatizada también activará una notificación de grabación, informando a todos los asistentes de su presencia y función en la reunión.

Algunas herramientas de reunión automatizadas pueden unirse a reuniones automáticamente

Muchas herramientas de reunión automatizadas pueden sincronizarse con el calendario de un usuario y su cuenta de Zoom. Esto permite que la herramienta acceda a las invitaciones del calendario que pueden incluir una invitación a una reunión de Zoom y se una automáticamente a esas reuniones si así lo indica su usuario. Puede habilitar o deshabilitar la capacidad de una herramienta de reunión automatizada para unirse automáticamente a las reuniones de su calendario.

Las herramientas de reunión automatizadas que tengan acceso a los eventos de su calendario harán referencia automáticamente al ID de reunión único o personal y al código de acceso de cada evento del calendario que contenga una invitación a una reunión de Zoom y usarán esa información para unirse automáticamente a la reunión.

Revise sus próximas reuniones para confirmar si es apropiado que su herramienta de reunión automatizada se una a alguna reunión automáticamente. Desactive la capacidad de la herramienta para unirse automáticamente a una reunión programada si el contenido de la reunión no debe grabarse.

Las herramientas de reunión automatizadas aparecen como participantes

Las herramientas de reunión automatizadas suelen unirse a las reuniones como participantes y aparecer de manera similar a las personas que asisten a la reunión. Esto significa que tienen su propia miniatura de vídeo que aparece junto a las de los demás participantes de la reunión y está etiquetada con el nombre del usuario que la inició y su función (por ejemplo, “la aplicación de toma de notas de Steve Miller”). Mientras estén en una reunión, la lista de Participantes y la función de Sala de espera (cuando esté habilitada) enumerarán cualquier herramienta de reunión automatizada junto con todos los demás usuarios, lo que permitirá a los anfitriones y participantes identificar y gestionar las herramientas de reunión automatizadas dentro de sus reuniones.

Las herramientas de reunión automatizadas pueden acceder a cierto contenido dentro de la reunión

Las herramientas de reunión automatizadas se desarrollan para acceder a cierto contenido dentro de la reunión, como vídeo en tiempo real, audio, uso compartido de pantalla o pizarra, chat o archivos compartidos en la reunión, que luego se utilizan para mejorar flujos de trabajo como el resumen de reuniones, la transcripción u otras funciones.

Se mostrará un aviso de autorización que informará a los usuarios sobre los datos específicos de la reunión a los que accederá la herramienta de reunión automatizada

El aviso de autorización explica qué tipos de medios y datos accederá la herramienta de reunión automatizada durante una reunión. Este aviso también describirá los tipos de datos de usuario a los que accederá la herramienta, que pueden incluir información de perfil, sincronización del calendario o configuraciones de la cuenta.

Algunas herramientas de reunión automatizadas tienen una función de grabación local que accederá al vídeo de la cámara y al audio del micrófono fuera de las reuniones

Es importante tener en cuenta que, además de las herramientas de reunión automatizadas que se unen a las reuniones como aplicaciones o participantes, existe otra categoría relacionada de herramientas que operan en los dispositivos locales de los participantes. Estas herramientas son descargadas por individuos para grabar el audio y vídeo del sistema de su dispositivo desde fuera de la plataforma Zoom Workplace. Dado que estas herramientas funcionan localmente y no dentro de las reuniones de Zoom, las opciones para mitigar su uso son limitadas y están fuera del alcance de este documento.