Uso de herramientas automatizadas de reunión de forma segura y eficaz

Mejora tu experiencia de reunión en Zoom con herramientas automatizadas

Las herramientas automatizadas de reunión (por ejemplo, aplicaciones —incluidos bots, integraciones y servicios de terceros—) pueden mejorar la experiencia de la reunión de Zoom y ayudar a los usuarios con varias tareas, como la toma de notas de la reunión, la elaboración de resúmenes, la transcripción y la grabación. Los profesionales de Empresarial pueden usar herramientas automatizadas de reunión para grabar sus sesiones de colaboración con fines de coaching, y los educadores y estudiantes pueden usarlas para resumir clases magistrales y revisarlas durante las sesiones de estudio. Las herramientas automatizadas de reunión pueden añadirse en marketplace.zoom.us o desde el icono de Apps que se encuentra en la aplicación Zoom Workplace. Sus desarrolladores también pueden crear herramientas automatizadas de reunión no publicadas o internas para servir funciones específicas dentro de su Organización.

Proceso de aprobación de la aplicación

Todas las herramientas automatizadas de reunión que utilizan el SDK de Zoom reunión deben cumplir con la Requisitos de la aplicación SDK de Zoom para que activen las notificaciones apropiadas cuando se esté accediendo al contenido de la reunión.

Todas las herramientas automatizadas de reunión que están destinadas a publicarse en el Zoom App Marketplace se someten a una proceso de revisión. Una vez que se envía una herramienta automatizada de reunión, el equipo de Zoom App Marketplace la revisa y, o bien la aprueba, o bien proporciona Comentarios al desarrollador sobre cualquier trabajo de remediación necesario para que se apruebe.

Los objetivos principales del proceso de revisión son:

• Confirme que la herramienta automatizada de reunión esté lista para su uso por parte de los usuarios finales.

• Confirme que la herramienta de reunión automatizada sigue las mejores prácticas de Privacidad y Seguridad para reducir los riesgos para los usuarios.

Herramientas automatizadas de reunión de uso privado y beta que los que no se publican en Zoom App Marketplace no requieren revisión.

A partir del 16 de julio de 2023, todas las herramientas automatizadas de reunión enviadas recientemente deben ser aprobadas por el equipo de Marketplace de la aplicación para Unirse a reuniones que están alojadas por otras cuentas de Zoom. Las herramientas automatizadas de reunión que no sean aprobadas por el equipo de Marketplace de la aplicación solo podrán Unirse a reuniones que estén alojadas por la cuenta en la que fueron desarrolladas después de esta fecha.

Mejores prácticas para crear herramientas automatizadas de reunión

de Zoom sitio web para desarrolladores es su guía para crear, diseñar y probar nuevas herramientas automatizadas de reunión. El sitio contiene información de práctica recomendada, incluido cómo usar Zoom de Kit de desarrollo de software para reunión (SDK). También hay implementaciones de referencia disponibles para SDK de reunión para Windows o el SDK de reunión para la web.

Políticas de privacidad y Soporte para herramientas automatizadas de reunión

Vaya a la Recursos para desarrolladores sección para cada aplicación, Integraciones o servicio disponible en Marketplace de aplicaciones para ver su política de privacidad y otros recursos de Soporte.

La CAPTCHA automática evita que herramientas automatizadas de reunión no invitadas se unan a las reuniones

Los usuarios pueden unirse a una reunión de Zoom sin una cuenta de Zoom o desde la web si no pueden descargar el cliente de escritorio de Zoom o la aplicación móvil. Estos participantes pueden unirse como Invitado al navegar a zoom.us y haciendo clic Unirse y luego Unirse por ID de reunión. El Invitado de la reunión puede luego Introducir el ID de reunión y el código de acceso (si corresponde) para Unirse a la reunión.

Algunos usuarios también pueden unirse o iniciar reuniones a través de su navegador web introduciendo estas URL:

• https://zoom.us/wc/unirse/meetingID

• https://zoom.us/wc/meetingID/start

CAPTCHA ayuda a evitar que herramientas de reunión automatizadas no invitadas se unan a reuniones desde la web

Zoom utiliza automáticamente CAPTCHA v3 para los Participantes de la reunión, que se ejecuta de forma invisible en segundo plano para ayudar a garantizar que las herramientas de reunión automatizadas no invitadas no puedan unirse a reuniones desde la web. El requisito de CAPTCHA está habilitado de forma predeterminada para todas las cuentas y no se puede Deshabilitar.

Las herramientas de reunión automatizadas pueden Unirse y grabar reuniones

Las herramientas de reunión automatizadas son administradas por el usuario que las instala, y es siguiendo las indicaciones de ese usuario que la herramienta de reunión automatizada se une a una reunión y graba contenido en su nombre.

Las herramientas de reunión automatizadas pueden iniciarse manualmente después de que haya comenzado una reunión

Puede iniciar manualmente una herramienta de reunión automatizada y hacer que se una a una reunión activa haciendo clic en el menú de Apps que se encuentra en el cliente de Zoom o a través de la interfaz web correspondiente de la herramienta de reunión automatizada. La herramienta de reunión automatizada se unirá a la reunión, comenzará a grabar el contenido específico para el que fue diseñada y aparecerá en el Notificador de aplicaciones activas. La herramienta de reunión automatizada también activará una Notificación de grabación, informando a todos los asistentes de su presencia y función en la reunión.

Algunas herramientas de reunión automatizadas pueden unirse automáticamente a las reuniones

Muchas herramientas de reunión automatizadas pueden sincronizarse con el calendario de un usuario y su cuenta de Zoom. Esto permite a la herramienta acceder a las invitaciones del calendario que pueden incluir una invitación a una reunión de Zoom y unirse automáticamente a esas reuniones si así se lo indica su usuario. Puede Habilitar o Deshabilitar la capacidad de una herramienta de reunión automatizada para unirse automáticamente a las reuniones de su calendario.

Las herramientas de reunión automatizadas que tienen Acceso a los eventos de su calendario harán referencia automáticamente al ID de reunión único o al ID personal de la reunión y al código de acceso de cada Evento del calendario que contenga una invitación a una reunión de Zoom y usarán esa información para unirse automáticamente a la reunión.

Revise sus próximas reuniones para confirmar si es apropiado que su herramienta de reunión automatizada se una automáticamente a alguna reunión. Deshabilitar la herramienta para que no se una automáticamente a una reunión programada si el contenido de la reunión no debe grabarse.

Las herramientas automatizadas de reunión aparecen como Participantes

Las herramientas automatizadas de reunión suelen unirse a las reuniones como Participantes y aparecen de una manera similar a la de las personas que asisten a la reunión. Esto significa que tienen su propia miniatura de vídeo que aparece junto a los demás Participantes de la reunión y está etiquetada con el nombre del usuario que la inició y su función (por ejemplo, “la aplicación de toma de notas de Steve Miller”). Mientras se está en una reunión, la lista de Participantes y la función de sala de espera (cuando está habilitada) mostrarán cualquier herramienta automatizada de reunión junto con todos los demás usuarios, lo que permite a los anfitriones y participantes identificar y gestionar las herramientas automatizadas de reunión dentro de sus reuniones.

Las herramientas automatizadas de reunión pueden acceder a cierto contenido dentro de la reunión

Las herramientas automatizadas de reunión se desarrollan para acceder a cierto contenido dentro de la reunión, como vídeo en tiempo real, audio, uso compartido de pantalla o pizarra, chat o archivos compartidos en la reunión, que luego se utilizan para mejorar flujos de trabajo como el resumen de la reunión, la transcripción u otras funciones.

Un aviso de autorización informará a los usuarios sobre los datos específicos de la reunión a los que accederá la herramienta automatizada de reunión

El aviso de autorización explica qué tipos de medios y datos accederá la herramienta automatizada de reunión durante una reunión. Este aviso también describirá los tipos de datos del usuario a los que accederá la herramienta, que pueden incluir información de perfil, sincronización del calendario o Configuración de la cuenta.

Algunas herramientas automatizadas de reunión tienen una función de grabación local que accederá al vídeo de la cámara y al audio del micrófono fuera de las reuniones

Es importante señalar que, además de las herramientas automatizadas de reunión que se unen a las reuniones como aplicaciones o Participantes, existe otra categoría relacionada de herramientas que operan en los dispositivos locales de los Participantes. Estas herramientas son descargadas por las personas para grabar el audio y el vídeo del sistema de su dispositivo desde fuera de la plataforma Zoom Workplace. Debido a que estas herramientas funcionan localmente y no dentro de Zoom Meetings, las opciones para mitigar su uso son limitadas y quedan fuera del alcance de este documento.