Instalando el complemento Zoom para Outlook

Las siguientes secciones proporcionan detalles sobre las opciones de implementación masiva, instalación y configuración del complemento de Zoom para Outlook. Cada sección incluye enlaces a artículos de Soporte de Zoom que ofrecen instrucciones paso a paso.

Uso del antiguo Complemento de Zoom para Outlook

Las organizaciones que usan el antiguo complemento de Zoom para Outlook deben migrar al complemento de Zoom para Outlook para obtener el mejor soporte y funcionalidad.

Para ofrecer la mejor experiencia a nuestros usuarios, cumpliendo con las políticas y directrices establecidas por Apple y Microsoft, Zoom recomienda encarecidamente la implementación y utilización del complemento de Zoom para Outlook. El complemento le ofrece una implementación más sencilla y soluciones de gestión administrativa más robustas, cuenta con soporte activo de Microsoft y se ajusta mejor a los requisitos de seguridad recientemente reforzados de proveedores como Apple.

Advertencia

Las nuevas mejoras de características no se implementarán para el Complemento de Zoom para Outlook. Se recomienda encarecidamente migrar al complemento de Zoom para Outlook.

Configuración del complemento de Zoom para Outlook

El complemento de Zoom para Outlook puede configurarse e implementarse masivamente por administradores e instalarse por usuarios individuales.

Los administradores pueden habilitar funciones dentro del archivo de manifiesto para el complemento de Zoom para Outlook antes de implementarlo a través del portal del administrador de Microsoft 365. Según la configuración seleccionada por los administradores al implementar el archivo de manifiesto, los usuarios individuales pueden instalar después el complemento como parte de sus clientes de escritorio, móviles o basados en la web de Microsoft Outlook. Consulte nuestro Instalación del complemento de Zoom para Outlook artículo de soporte para conocer los requisitos previos e instrucciones paso a paso para implementar masivamente e instalar el complemento en Windows, macOS, Outlook en la web, Android e iOS.

Instalar el complemento de Zoom para Outlook otorga acceso para modificar el contenido de los eventos de calendario en Outlook, lo que permite a los usuarios añadir fácilmente información de la reunión de Zoom a los eventos. El formato y el contenido de la invitación a la reunión están determinados por la plantilla de Programar de la reunión configurada por su administrador.

Los administradores tienen tres opciones para la forma en que el complemento de Zoom para Outlook se implementa y se usa en su organización.

Las siguientes opciones se pueden seleccionar al implementar el complemento; ya sea haciendo obligatorio el uso del complemento o permitiendo a sus usuarios la opción de instalarlo.

Opcional, habilitado de forma predeterminada

• Se añadirá el complemento Zoom para Outlook para todos sus usuarios, pero ellos pueden quitarlo.

Opcional, deshabilitado de forma predeterminada

• Todos los usuarios tendrán la opción de añadir Zoom para Outlook, pero no se añadirá a su Outlook de forma predeterminada.

Obligatorio

• Se añadirá el complemento Zoom para Outlook para todos sus usuarios y no podrán deshabilitarlo.

Personalizar la plantilla de correo electrónico de la reunión

Los administradores pueden personalizar la plantilla de correo electrónico de la reunión para Cambie la línea de asunto y el cuerpo del correo electrónico que se envía cuando se crea un Evento de Outlook.

Se envía un correo electrónico Estándar con la información de la reunión a los Participantes de la reunión después de que un anfitrión programa una reunión, pero las organizaciones pueden personalizar la plantilla de correo electrónico de la reunión para Cambie tanto la línea de asunto como el cuerpo del correo electrónico. Consulte nuestro Personalizar la plantilla de correo electrónico de la reunión artículo de Soporte sobre los requisitos previos para personalizar la plantilla de correo electrónico, instrucciones sobre cómo acceder a la plantilla y propiedades HTML y CSS compatibles.

Nota

Los propietarios de cuenta y los administradores pueden obligar a las subcuentas a usar la misma Configuración de Imagen de marca que la cuenta principal. Estas subcuentas no podrán cambiar la Configuración de Imagen de marca en su propia cuenta.

Configurando Inicio de sesión único o inicio de sesión automático

Configurar la autenticación de Inicio de sesión único o habilitar el inicio de sesión automático agilizará el proceso de Iniciar sesión para sus usuarios.

Debe Iniciar sesión en el complemento de Zoom para Outlook antes de poder añadir o editar Zoom Meetings dentro de los eventos del calendario de Outlook. Puede seleccionar entre las dos opciones siguientes para aumentar la facilidad de uso al iniciar sesión en el complemento:

1. Configure previamente la URL de Inicio de sesión único

2. Habilitando el inicio de sesión automático

Los administradores pueden preconfigurar su URL de Inicio de sesión único en el archivo manifest del complemento para autenticar automáticamente al usar el complemento de Zoom para Outlook.

Los administradores pueden implementar opcionalmente el complemento de Zoom para Outlook con la URL de Inicio de sesión único (SSO) preconfigurada. Realizar este paso permite a los usuarios usar automáticamente SSO para autenticarse cuando interactúan con el complemento, como al hacer clic en el Añadir una reunión de Zoom o Configuración opciones en el complemento.

Los administradores pueden añadir las funciones de autenticación SSO a los eventos del calendario de Outlook configurando el archivo de manifiesto del complemento Zoom para Outlook. Consulte nuestro Preconfiguración del complemento de Outlook artículo de soporte para conocer los requisitos previos y las instrucciones para descargar el archivo de manifiesto del complemento Zoom para Outlook y preconfigurarlo para la autenticación SSO.

Habilitar el inicio de sesión automático agiliza el inicio de sesión en el complemento Zoom para Outlook para los clientes de escritorio de Outlook y el acceso web de Outlook.

Como alternativa, el complemento Zoom para Outlook puede vincular sus credenciales de Microsoft y sus credenciales de Zoom siempre que las direcciones de correo electrónico utilizadas para ambos servicios sean idénticas, haciendo que el proceso de inicio de sesión en el complemento parezca automático. Consulte nuestro Habilitando el inicio de sesión automático artículo de soporte para conocer los requisitos previos, las limitaciones y las instrucciones sobre cómo asociar su tipo de inicio de sesión de Microsoft con su cuenta de Zoom para una autenticación más rápida.

Nota

El inicio de sesión automático no es compatible con el complemento Zoom para Outlook para iOS y Android.

Añadir y actualizar Zoom Meetings

Las siguientes secciones explican cómo usar el complemento Zoom para Outlook para añadir invitaciones de reunión de Zoom a los eventos del calendario de Outlook recién creados y cómo actualizar las invitaciones de reunión de Zoom cuando se edita o actualiza un evento existente del calendario de Outlook.

Agregar o actualizar la información de Zoom reunión en eventos de calendario de Outlook es un proceso manual, a menos que esté usando la Características de Sincronizar automática de envío.

El complemento de Zoom para Outlook debe abrirse y deben hacerse clic en botones de control específicos para Añadir o actualizar Zoom Meetings que forman parte de eventos del calendario de Outlook. Estos pasos manuales se describen en las siguientes secciones.

Los usuarios que están en versiones compatibles de Microsoft Outlook pueden tener la opción de usar la Características de Sincronizar automática de envío que actualiza automáticamente la información de la reunión de Zoom al hacer clic en el Enviar botón en los eventos del calendario de Outlook.

Nota

El envío de Sincronizar automática solo es compatible con versiones específicas de Outlook y debe estar habilitado e implementado por el administrador de Outlook de su Organización. Consulte la sección Enviar Sincronizar automática para obtener más información.

Después de crear un nuevo Evento del calendario de Outlook, añada una reunión de Zoom usando el complemento Zoom para Outlook

Una vez que haya creado un nuevo Evento en su calendario de Outlook y haya completado todos los detalles necesarios, como la hora, la fecha, los asistentes y la periodicidad, use el complemento de Zoom para Outlook para crear una invitación a una reunión de Zoom que completará automáticamente los detalles del Evento existente de su Evento de Outlook.

Nota

Establezca la recurrencia de la reunión, la fecha y la hora de su evento de calendario de Outlook antes de añadir una reunión de Zoom al evento. Si añade la reunión de Zoom antes de establecer la fecha y la hora correctas del evento, la reunión de Zoom se programará para la fecha/hora predeterminada en que se creó el evento, lo que puede hacer que la reunión caduque inadvertidamente antes de la fecha de inicio prevista.

Para el cliente de escritorio de Outlook, deberá abrir el complemento Zoom para Outlook seleccionando el icono de Zoom ubicado en los controles de la barra de menús superior del Evento del calendario de Outlook, luego Seleccione el Añadir reunión de Zoom botón como se muestra en la captura de pantalla a continuación. La invitación del calendario completará el asunto, la Ubicación y el cuerpo del mensaje con la información de su reunión de Zoom.

Ver nuestro Programación de reuniones con el complemento de Outlook artículo de soporte para obtener pasos adicionales sobre cómo Añadir Zoom Meetings usando el complemento Zoom para Outlook para Android, iOS y Outlook en la web.

Si se modifican detalles en un Evento del calendario de Outlook después de que se le haya añadido una reunión de Zoom, haga clic en el botón Actualizar en el complemento Zoom para Outlook para Sincronizar los cambios.

Advertencia

Si Cambie elementos como la periodicidad de la reunión, la fecha, la hora u otros detalles en un Evento del calendario de Outlook que ya tiene añadida una reunión de Zoom, la información actualizada no se refleja automáticamente en los detalles de la reunión de Zoom.

Para actualizar la información de la reunión de Zoom en un Evento del calendario editado en el cliente de escritorio de Outlook, deberá abrir la Configuración del complemento Zoom para Outlook seleccionando la Configuración opción ubicada en los controles en la parte superior del Evento del calendario de Outlook. Luego haga clic en Actualizar botón como se muestra en la captura de pantalla.

Además, si elimina un Evento del calendario de Outlook, el Eliminar botón debe pulsarse en el complemento para eliminar manualmente la reunión de Zoom que estaba asociada con el Evento del calendario de Outlook eliminado. Las Zoom Meetings que no se eliminen manualmente seguirán apareciendo como próximas reuniones en sus aplicaciones de Zoom.

Añadir una reunión de Zoom a eventos del calendario automáticamente

Outlook se puede configurar para Añadir automáticamente Zoom Meetings a todos los eventos de Outlook recién creados, pero los detalles de la reunión de Zoom deben actualizarse manualmente.

La Configuración de Outlook se puede configurar para Añadir automáticamente una reunión de Zoom a cada Evento del calendario de Outlook cuando se crean. Los detalles del Evento, como la periodicidad de la reunión, la fecha, la hora y los Participantes, deben añadirse al Evento del calendario de Outlook y luego la reunión de Zoom añadida automáticamente debe actualizarse usando el complemento Zoom para Outlook.

Advertencia

Si el usuario cambia propiedades del Evento del calendario de Outlook como la fecha, la hora o la periodicidad sin presionar el botón Actualizar en el complemento Zoom para Outlook después, la reunión de Zoom añadida automáticamente permanece programada para la fecha/hora original en la que se creó el Evento del calendario de Outlook, lo que puede provocar inadvertidamente que la reunión de Zoom expire antes de la fecha de inicio prevista.

Consulte la sección anterior para obtener instrucciones sobre cómo actualizar una reunión de Zoom usando el complemento.

Los complementos de Zoom para Outlook que se hayan implementado usando un archivo de manifiesto personalizado no tendrán la opción de Añadir automáticamente Zoom Meetings a eventos del calendario de Outlook.

Solo el complemento Zoom para Outlook de la galería de aplicación Microsoft Entra (anteriormente Azure) proporciona la opción de Añadir Zoom Meetings automáticamente. Si su complemento fue implementado por administradores usando un archivo de manifiesto personalizado la opción no estará Disponible.