Instalación del complemento Zoom para Outlook

Las secciones siguientes proporcionan detalles sobre el despliegue masivo, la instalación y las opciones de configuración del complemento Zoom para Outlook. Cada sección incluye enlaces a artículos de soporte de Zoom que ofrecen instrucciones paso a paso.

Uso del complemento heredado Zoom para Outlook

Las organizaciones que usan el complemento heredado Zoom para Outlook deben migrar al complemento Zoom para Outlook para obtener el mejor soporte y funcionalidad.

Para ofrecer la mejor experiencia a nuestros usuarios cumpliendo con las políticas y directrices establecidas por Apple y Microsoft, Zoom recomienda encarecidamente el despliegue y la utilización del complemento Zoom para Outlook. El complemento le ofrece una implementación más sencilla y soluciones de gestión administrativa más sólidas, cuenta con soporte activo por parte de Microsoft y satisface mejor los requisitos de seguridad recientemente mejorados por proveedores como Apple.

Advertencia

No se implementarán nuevas mejoras de funciones para el Complemento de Zoom para Outlook. Se recomienda encarecidamente migrar al complemento Zoom para Outlook.

Configuración del complemento Zoom para Outlook

El complemento Zoom para Outlook puede configurarse y desplegarse masivamente por los administradores y puede ser instalado por usuarios individuales.

Los administradores pueden habilitar funciones dentro del archivo de manifiesto del complemento Zoom para Outlook antes de desplegarlo a través del portal de administración de Microsoft 365. Según los ajustes seleccionados por los administradores al desplegar el archivo de manifiesto, los usuarios individuales podrán instalar el complemento como parte de sus clientes de Microsoft Outlook de escritorio, móviles o basados en la web. Consulte nuestro Instalación del complemento Zoom para Outlook artículo de soporte para los requisitos previos e instrucciones paso a paso para desplegar masivamente e instalar el complemento para Windows, macOS, Outlook en la web, Android e iOS.

La instalación del complemento Zoom para Outlook otorga acceso para modificar el contenido de sus eventos del calendario en Outlook, lo que permite a los usuarios añadir fácilmente la información de la reunión de Zoom a los eventos. El formato y el contenido de la invitación a la reunión están determinados por la plantilla de programación de reuniones configurada por su administrador.

Los administradores tienen tres opciones sobre cómo se despliega y utiliza el complemento Zoom para Outlook en su organización.

Las siguientes opciones se pueden seleccionar al desplegar el complemento; ya sea imponiendo el uso del complemento o permitiendo a sus usuarios la opción de instalarlo.

Opcional, activado por defecto

• El complemento Zoom para Outlook se añadirá para todos sus usuarios, pero ellos pueden quitarlo.

Opcional, desactivado por defecto

• Todos los usuarios tendrán la opción de añadir Zoom para Outlook, pero no se agregará a su Outlook de forma predeterminada.

Obligatorio

• El complemento Zoom para Outlook se añadirá para todos sus usuarios y no podrán desactivarlo.

Personalización de la plantilla de correo electrónico de la reunión

Los administradores pueden personalizar la plantilla de correo electrónico de la reunión para cambiar la línea de asunto y el cuerpo del correo que se envía cuando se crea un evento de Outlook.

Se envía un correo electrónico estándar con la información de la reunión a los participantes después de que un anfitrión programe una reunión, pero las organizaciones pueden personalizar la plantilla de correo de la reunión para cambiar tanto la línea de asunto como el cuerpo del correo. Consulte nuestro Personalización de la plantilla de correo electrónico de la reunión artículo de soporte para los requisitos previos para personalizar la plantilla de correo, instrucciones sobre cómo acceder a la plantilla y propiedades HTML y CSS compatibles.

Nota

Los propietarios de la cuenta y los administradores pueden obligar a las subcuentas a usar la misma configuración de marca que la cuenta principal. Estas subcuentas no podrán cambiar la configuración de marca en su propia cuenta.

Configuración de inicio de sesión único o inicio de sesión automático

Configurar la autenticación de inicio de sesión único o habilitar el inicio de sesión automático agilizará el proceso de inicio de sesión para sus usuarios.

Debe iniciar sesión en el complemento Zoom para Outlook antes de poder agregar o editar reuniones de Zoom dentro de los eventos del calendario de Outlook. Puede seleccionar entre las siguientes dos opciones para aumentar la facilidad de uso al iniciar sesión en el complemento:

1. Preconfigurar la URL de inicio de sesión único

2. Habilitar el inicio de sesión automático

Los administradores pueden preconfigurar su URL de inicio de sesión único en el archivo de manifiesto del complemento para autenticarse automáticamente al usar el complemento Zoom para Outlook.

Los administradores pueden opcionalmente desplegar el complemento Zoom para Outlook con la URL de inicio de sesión único (SSO) preconfigurada. Realizar este paso permite a los usuarios usar SSO automáticamente para autenticarse cuando interactúan con el complemento, por ejemplo al hacer clic en el Agregar una reunión de Zoom o Ajustes opciones en el complemento.

Los administradores pueden añadir las funciones de autenticación SSO a los eventos del calendario de Outlook configurando el archivo de manifiesto del complemento Zoom para Outlook. Consulte nuestro Preconfiguración del complemento de Outlook artículo de soporte para los requisitos previos e instrucciones para descargar el archivo de manifiesto del complemento Zoom para Outlook y preconfigurarlo para la autenticación SSO.

Habilitar el inicio de sesión automático agiliza el inicio de sesión en el complemento Zoom para Outlook para los clientes de Outlook de escritorio y el acceso web de Outlook.

Alternativamente, el complemento Zoom para Outlook puede vincular sus credenciales de Microsoft y sus credenciales de Zoom siempre que las direcciones de correo electrónico utilizadas en ambos servicios sean idénticas, lo que hace que el proceso de inicio de sesión en el complemento parezca automático. Consulte nuestro Habilitar el inicio de sesión automático artículo de soporte para los requisitos previos, limitaciones e instrucciones sobre cómo asociar su tipo de inicio de sesión de Microsoft con su cuenta de Zoom para una autenticación más rápida.

Nota

El inicio de sesión automático no es compatible con el complemento Zoom para Outlook en iOS y Android.

Agregar y actualizar reuniones de Zoom

Las secciones siguientes explican cómo usar el complemento Zoom para Outlook para añadir invitaciones a reuniones de Zoom a eventos del calendario de Outlook recién creados y cómo actualizar las invitaciones a reuniones de Zoom cuando se edita o actualiza un evento existente del calendario de Outlook.

Agregar o actualizar la información de la reunión de Zoom en los eventos del calendario de Outlook es un proceso manual a menos que esté utilizando la función Sincronización automática al enviar.

El complemento Zoom para Outlook debe abrirse y se deben hacer clic en botones de control específicos para añadir o actualizar las reuniones de Zoom que forman parte de los eventos del calendario de Outlook. Estos pasos manuales se describen en las secciones siguientes.

Los usuarios que estén en versiones compatibles de Microsoft Outlook pueden tener la opción de usar la función Sincronización automática al enviar que actualiza automáticamente la información de la reunión de Zoom al hacer clic en el Enviar botón en los eventos del calendario de Outlook.

Nota

La sincronización automática al enviar solo es compatible con versiones específicas de Outlook y debe ser habilitada y desplegada por el administrador de Outlook de su organización. Consulte la sección Sincronización automática al enviar para más información.

Después de crear un nuevo evento del calendario de Outlook, agregue una reunión de Zoom usando el complemento Zoom para Outlook

Una vez que haya creado un nuevo evento en su calendario de Outlook y haya completado todos los detalles necesarios como hora, fecha, asistentes y recurrencia, utilice el complemento Zoom para Outlook para crear una invitación a una reunión de Zoom que rellenará automáticamente los detalles existentes del evento desde su evento de Outlook.

Nota

Configure la recurrencia, la fecha y la hora de la reunión para su evento del calendario de Outlook antes de añadir una reunión de Zoom al evento. Si agrega la reunión de Zoom antes de establecer la fecha y hora correctas del evento, la reunión de Zoom se programará para la fecha/hora predeterminada cuando se creó el evento, lo que puede hacer que la reunión caduque antes de la fecha de inicio prevista.

Para el cliente de Outlook de escritorio, necesitará abrir el complemento Zoom para Outlook seleccionando el ícono de Zoom ubicado en los controles de la barra de menú superior del evento del calendario de Outlook, luego seleccione el Agregar reunión de Zoom botón como se muestra en la captura de pantalla a continuación. La invitación del calendario rellenará el asunto, la ubicación y el cuerpo del mensaje con la información de su reunión de Zoom.

Consulte nuestro Programación de reuniones con el complemento de Outlook artículo de soporte para pasos adicionales sobre cómo agregar reuniones de Zoom usando el complemento Zoom para Outlook en Android, iOS y Outlook en la web.

Si se cambian detalles en un evento del calendario de Outlook después de que se haya agregado una reunión de Zoom, haga clic en el botón Actualizar en el complemento Zoom para Outlook para sincronizar los cambios.

Advertencia

Si cambia elementos como la recurrencia de la reunión, la fecha, la hora u otros detalles en un evento del calendario de Outlook que ya tiene una reunión de Zoom agregada, la información actualizada no se refleja automáticamente en los detalles de la reunión de Zoom.

Para actualizar la información de la reunión de Zoom en un evento editado en el cliente de Outlook de escritorio, deberá abrir la configuración del complemento Zoom para Outlook seleccionando la Ajustes opción ubicada en los controles en la parte superior del evento del calendario de Outlook. Luego haga clic en el Actualizar botón como se muestra en la captura de pantalla.

Además, si elimina un evento del calendario de Outlook, el Eliminar botón debe ser pulsado en el complemento para eliminar manualmente la reunión de Zoom que estaba asociada con el evento del calendario de Outlook eliminado. Las reuniones de Zoom que no se eliminen manualmente seguirán apareciendo como reuniones próximas en sus aplicaciones de Zoom.

Agregar una reunión de Zoom a los eventos del calendario automáticamente

Outlook puede configurarse para agregar automáticamente reuniones de Zoom a todos los eventos de Outlook recién creados, pero los detalles de la reunión deben actualizarse manualmente.

Se pueden configurar los ajustes de Outlook para agregar automáticamente una reunión de Zoom a cada evento del calendario de Outlook cuando se crean. Los detalles del evento, como recurrencia de la reunión, fecha, hora y participantes deben añadirse al evento del calendario de Outlook y luego la reunión de Zoom agregada automáticamente debe actualizarse usando el complemento Zoom para Outlook.

Advertencia

Si el usuario cambia las propiedades del evento del calendario de Outlook como la fecha, la hora o la recurrencia sin pulsar el botón Actualizar en el complemento Zoom para Outlook después, la reunión de Zoom agregada automáticamente permanecerá programada para la fecha/hora original cuando se creó el evento del calendario de Outlook, lo que puede hacer que la reunión de Zoom caduque antes de la fecha de inicio prevista.

Consulte la sección anterior para obtener instrucciones sobre cómo actualizar una reunión de Zoom usando el complemento.

Los complementos Zoom para Outlook que se hayan desplegado usando un archivo de manifiesto personalizado no tendrán la opción de agregar automáticamente reuniones de Zoom a los eventos del calendario de Outlook.

Solo el complemento Zoom para Outlook de la galería de aplicaciones de Microsoft Entra (anteriormente Azure) ofrece la opción de agregar reuniones de Zoom automáticamente. Si su complemento fue desplegado por los administradores usando un archivo de manifiesto personalizado la opción no estará disponible.