Datenschutz, Sicherheit und Einhaltung
Datenresidenz
Für die spezifische Datenresidenz von Zoom Phone gibt es zwei unterschiedliche Datenkategorien, die verschiedene Komponenten des Dienstes abdecken: Diagnosedaten als auch Kundeninhaltsdaten. Für jeden dieser Datentypen gelten unterschiedliche Regeln für ihre Residenz, die in den folgenden Abschnitten erläutert werden.
Diagnosedaten
Diagnosedaten sind Daten, die von Zoom durch die Nutzung des Zoom-Dienstes automatisch erzeugt oder erfasst werden. Für Zoom Phone umfassen Diagnosedaten Metadaten zu Telefonanrufen, SMS/MMS, Mailbox, Videomail und Sprachaufzeichnungen, Telemetriedaten (z. B. Produktnutzung und Systemkonfiguration) sowie andere dienstgenerierte Daten (z. B. Informationen zur Bereitstellung eines vom Endbenutzer angeforderten Dienstes).
Details dazu, wie Diagnosedaten und ihre Unterkategorien erfasst und verarbeitet werden, sind enthalten in den Zoom Contact Center Datenschutz Datenblatt und die von Zoom Datenschutzerklärung. Kunden mit offenen Fragen werden ermutigt, sich für weitere Informationen an ihr Zoom-Konto-Team zu wenden.
Kundeninhaltsdaten
Zoom Phone-Kundeninhaltsdaten sind die Daten, die Ihre Benutzer während eines Telefonanrufs aufzeichnen oder teilen, einschließlich Sprache/Video, Transkripte, Aufzeichnungen, Mailbox, Videomail und SMS/MMS.
Wo diese Daten gespeichert werden, kann von mehreren Faktoren abhängen und je nach Konto-, Gruppen- und Benutzereinstellungen oder den spezifischen Einstellungen des Tools für die Anrufweiterleitung variieren. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass alle Anrufaufzeichnungen vorübergehend in der SIP-Zonenregion gespeichert und verarbeitet werden, in der das Gerät des Benutzers registriert ist, bevor sie an ihren permanenten Datenspeicherort verschoben werden. Wenn beispielsweise der geltende Inhaltsspeicher eines Benutzers auf Deutschland eingestellt ist, er aber in einer SIP-Zone in den USA registriert ist, wird der Anruf im Rechenzentrum in den USA aufgezeichnet und verarbeitet, bevor er zur Langzeitspeicherung nach Deutschland übertragen wird.
Die folgende Tabelle zeigt, welche Datenelemente in Zoom Phone für die Residenz angepasst werden können und welche sich innerhalb des bereitgestellten Clusters des Kontos befinden.
Anrufaufzeichnungen
Anrufprotokolle
Anruf-Transkripte
SMS/MMS-Protokolle
Sprachnachrichten
Mailbox-Transkripte
Benutzerdefinierte Begrüßungsansagen
SMS/MMS-Nachrichten
MMS-Mediendateien
Hinweis
Versionen der Zoom Workplace App unter 6.7 speichern SMS-Dateien unabhängig von den Speichereinstellungen weiterhin in den USA. Wenn Datenresidenz für Ihre Organisation wichtig ist, stellen Sie sicher, dass Benutzer Version 6.7 oder höher verwenden.
Definieren der Speicher-Standort-Einstellungen
Zoom bietet allen zahlenden Kunden regionale Datenspeicherung für anwendbare Arten von Kundeninhalten – konfigurierbar auf Konto-, Gruppen- und Benutzerebene – sowie für jede einzelne automatische Rufannahme, Warteschleife und Gruppe gemeinsamer Leitungen.
Für diese verschiedenen Gruppen und Tools zur Anrufweiterleitung können Kunden Wählen, an den folgenden Standorten anwendbare Zoom Phone-Kundeninhaltsdaten zu speichern:
Vereinigte Staaten
Australien
Brasilien
Kanada
Indien
Deutschland
Japan
Singapur
Schweiz
Hinweis
Für Konten, die den Zoom Phone India-Dienst nutzen, legt das System Indien automatisch als standardmäßig Speicherort für alle Benutzer und Räume von Zoom Phone India fest, unabhängig von der Konfiguration in der Benutzerverwaltung-Oberfläche. Dies ermöglicht die Einhaltung der indischen Anforderungen an die Datenlokalisierung durch Kunden (abhängig von den Kontrollen des Kunden).
Weitere Informationen zu finden Sie im Support-Center von Zoom Verwalten von Speicherorten für Kundeninhalte.
Datenaufbewahrung
Zoom Phone-Kundeninhaltsdaten werden standardmäßig auf unbestimmte Zeit in der Cloud aufbewahrt. Kunden können ihre Einstellungen zur Datenaufbewahrung jedoch für die folgenden Elemente auf einen Zeitraum zwischen 1 und 4.000 Tagen (ungefähr 11 Jahre) anpassen:
Anrufprotokolle
Ad-hoc-Aufzeichnungen
Automatische Anrufaufzeichnungen
Mailbox
Videomail
SMS/MMS
Mehrstufige Aufbewahrungsrichtlinien
Kontoinhaber und Administratoren können benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinien auf Konto-, Gruppen- und Durchwahlebene festlegen, um zu bestimmen, wann Mailboxen, Aufzeichnungen und Protokolle automatisch gelöscht werden. Bei der Implementierung kontobasierter Aufbewahrungsrichtlinien bleiben bestehende Richtlinien auf Standortebene unberührt und werden für aktuelle Benutzer weiterhin durchgesetzt. Das System migriert standortbasierte Aufbewahrungsrichtlinien automatisch und wendet sie während der Datenmigration auf Benutzer an.
Audit-Protokollierung
Administratoren können Aktivitäten von Aufbewahrungsrichtlinien über detaillierte Audit-Protokolle überwachen, die nachverfolgen, wann Mailboxen, Aufzeichnungen, SMS-Nachrichten und andere Elemente automatisch aus dem System entfernt werden. Änderungen an Aufbewahrungsrichtlinien und automatisierte Löschungen werden zur umfassenden Überwachung in Web-Audit-Protokollen nachverfolgt.
Jurisdiktionsgesteuertes Aufbewahrungsverhalten
Für Länder, in denen Zoom einen nativen Telefondienst bereitstellt, werden Anrufprotokolle automatisch gemäß den in der jeweiligen Rechtsordnung vorgeschriebenen Mindestaufbewahrungsfristen aufbewahrt (je nach Rechtsordnung bis zu 90 Tage oder 2 Jahre), selbst wenn kürzere Aufbewahrungsfristen konfiguriert sind. Administratoren können die tatsächliche Löschzeitleiste im Telefonsystem einsehen.
vorläufig löschen vs. dauerhaftes Löschen
Kunden können das Löschverhalten definieren, mit der Option, Daten zunächst „vorläufig zu löschen“, sodass sie bis zu 30 Tage lang in einem wiederherstellbaren Zustand verbleiben, bevor sie dauerhaft gelöscht werden. Alternativ können Kunden festlegen, dass die Daten nach der festgelegten Zeit ohne eine Phase des „vorläufigen Löschens“ dauerhaft gelöscht werden.
Weitere Informationen zur Anpassung der finden Sie im Support-Center von Zoom Daten nach Aufbewahrungsdauer automatisch löschen Zoom Phone-Richtlinie.
Weitere Informationen zur Anpassung der „ finden Sie im Support-Center von ZoomDaten nach Aufbewahrungsdauer automatisch löschen“ Zoom Phone-Richtlinie.
Informationsbarrieren
Zoom Phone bietet Funktionen für Informationsbarrieren und unterstützt Kunden bei der Verwaltung von Richtlinien für die Benutzerkommunikation sowie bei der Erfüllung regulatorischer Verpflichtungen. Dazu gehört, bestimmte Benutzergruppen mit sensiblen Informationen daran zu hindern, mit anderen zu kommunizieren, die nicht zum Zugriff auf diese Daten berechtigt sind.
Innerhalb von Zoom Phone können Benutzer, die durch Informationsbarrieren blockiert sind, andere Mitglieder betroffener Gruppen nicht suchen, anrufen oder ihnen Textnachrichten senden. Beim Versuch dieser Aktionen wird eine Fehlermeldung angezeigt, die auf eine eingeschränkte Kommunikation zwischen bestimmten Gruppen und Benutzern hinweist. Darüber hinaus können blockierte Benutzer keine anderen Mitglieder der betroffenen Gruppe über Zoom Phone zu einem Meeting einladen.
Weitere Informationen zu finden Sie im Support-Center von Zoom Informationsbarrieren.
Ende-zu-Ende-verschlüsselte Anrufe
Zoom Phone unterstützt Ende-zu-Ende-verschlüsselte (E2EE) Anrufe zwischen zwei Zoom Phone-Benutzern innerhalb desselben Kontos, solange beide Benutzer bestimmte Anforderungen erfüllen. Dies bietet Benutzern eine zusätzliche Ebene an Datenschutz und Vertraulichkeit für ihre Zoom Phone-Anrufe und kann schnell aktiviert werden, sofern beide Benutzer von einer unterstützten Zoom App oder einem unterstützten Gerät aus anrufen.
Weitere Informationen zu finden Sie im Support-Center von Zoom aktivieren als auch unter Verwendung von Ende-zu-Ende-verschlüsselten Anrufen. Weitere Informationen zu den Praktiken von Zoom Phone zur Ende-zu-Ende-Verschlüsselung finden Sie in Zooms Whitepaper zur Kryptografie.
Datenschutz-Datenblatt für Zoom Phone
Zoom hat das Datenschutz-Datenblatt für Zoom Phonebereitgestellt, das den Prozess von Zoom für den Umgang mit personenbezogenen Daten und andere Praktiken der Datenverarbeitung beschreibt. Leser werden außerdem ermutigt, das Folgende von Zoom zu lesen: Datenschutzerklärung.
Zertifizierungen, Bestätigungen und Standards
Zoom führt eine Liste von Zertifizierungen, Bescheinigungen und Standards in unserem Center für rechtliche Einhaltung.
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