# Experiência do administrador

Esta seção abrange a experiência do administrador na Reserva de local de trabalho, incluindo a definição do acesso de função, o estabelecimento da hierarquia do edifício, a criação de plantas de piso, a seleção de Configurações de Recursos e a execução de outras funções de administrador.

### Definindo o Acesso de Função para a Reserva de local de trabalho

Todos os administradores têm acesso às Configurações da conta da Reserva de local de trabalho por padrão. No entanto, eles também podem criar funções personalizadas com permissões de acesso explícitas.

1. Como proprietário da conta Zoom ou administrador autorizado a editar funções, navegue até a [Gerenciamento de função](https://zoom.us/role#/) página no portal web.

{% hint style="info" %}
Você deve ter acesso de administrador para ver a página de Gerenciamento de função. Se o link acima exibir um `Acessar restrito (200)` erro, entre em contato com o administrador do Zoom para obter acesso aos Recursos de função.
{% endhint %}

2. Clique no **ícone de lápis** ao lado da Função que você está editando.
3. Navegue até a **Gerenciamento de locais de trabalho** subseção e defina o acesso da Função conforme desejado.
4. Repita para quaisquer Funções adicionais.

### Configurando Reserva de local de trabalho

Esta seção oferece etapas para configurar a Reserva de local de trabalho do início ao fim.

{% hint style="warning" %}
As instruções a seguir fornecem uma experiência de configuração linear para novos administradores da Reserva de local de trabalho. Embora métodos alternativos de configuração sejam possíveis, a Zoom recomenda seguir estas instruções na ordem apresentada para se familiarizar com os conceitos e a estrutura principais do serviço.
{% endhint %}

#### Etapa Um: Integre Seu Serviço de Calendário

Para manter reservas e disponibilidade precisas, a Reserva de local de trabalho precisa integrar-se ao seu provedor de serviço de calendário. Cada local de trabalho reservável requer um recurso de calendário associado, gerenciado por uma conta de serviço de calendário.

Se a sua conta já tiver uma integração de calendário configurada na sua conta Zoom, [avance para a próxima etapa](#_52wj26umcu9g). Se a sua conta *não* tiver um serviço de calendaring configurado, ou se você não estiver familiarizado com a configuração de uma conta de recurso de calendário e de recursos de calendário, consulte um dos nossos guias de integração de calendário para [Office 365](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/203847179-Setting-Up-Zoom-Rooms-with-Office-365), [Exchange](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/203847339-Using-Exchange-2013-and-above-with-Zoom-Rooms), ou [Google](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/206905656-Setting-up-Zoom-Rooms-with-Google-Calendar) para concluir este processo. Zoom Rooms também oferecem suporte ao Serviço Zoom Calendar.

{% hint style="info" %}
As guias de integração de calendário acima referem-se às integrações de calendário do Zoom Rooms. A Reserva de local de trabalho usa a mesma funcionalidade de calendário que o Zoom Rooms e requer as mesmas configurações. Os utilizadores podem seguir todas as instruções conforme fornecidas ou parar na secção *Como adicionar o serviço de calendário ao Zoom* e conclua esses passos através do **Gestão de áreas de trabalho:** [Página de integração de calendário](https://zoom.us/workspaces/management/calendar) em vez disso, se desejado.
{% endhint %}

#### Etapa Dois: Crie a Sua Hierarquia de Localização

As configurações de Reserva de local de trabalho são baseadas na hierarquia de Localização da conta. Você **deve** configurar isso antes de criar uma planta baixa ou designar localizações de local de trabalho.

Se a sua conta tiver uma hierarquia de Localização existente, [avance para a próxima etapa](#_rwxseqwi2v5r). Se a sua conta não tiver uma hierarquia existente, execute os seguintes passos:

1. Iniciar sessão no Portal web do Zoom como administrador com o Privilégio para editar Configurações da conta.
2. Clique no **Gerenciamento de locais de trabalho** menu suspenso, depois Selecionar **locais de trabalho.**
3. Clique **+ Adicionar Localização**. Um **Adicionar Localização**A janela pop-up aparecerá.
4. Na janela pop-up, personalize o seu ambiente de Workspaces criando uma estrutura hierárquica do sistema e escolhendo as Localizações de que precisa para a sua Organização.
5. Clique **Concluir** quando a sua estrutura aparecer corretamente.
6. A **Workspaces**página exibirá agora um painel de diretório, incluindo um conjunto de abas para **Andares**, **Edifícios**, **Campi**, **Cidades**, **Estados**, e **Países/Regiões**, dependendo da sua Configuração.

<figure><img src="/files/eed05a271fc26260f1ae996cdfecc98aac6b678d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Quando executar esta ação pela primeira vez, cada nível terá uma localização padrão adicionada automaticamente. Pode renomear ou eliminar estas Localizações a qualquer momento através da função **Editar** .
{% endhint %}

7. Para cada nível de localização na sua hierarquia, selecione a aba correspondente e clique em **+ Adicionar Andar/Edifício/Cidade/etc.** para construir a infraestrutura do seu escritório.

{% hint style="danger" %}
O nível de andar é necessário para que a Reserva de local de trabalho possa ser configurada. Não avance se a sua hierarquia não incluir o nível de andar.
{% endhint %}

Para mais informações, consulte a nossa documentação de suporte sobre [a gestão da hierarquia de Localização da Reserva de local de trabalho](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7879334587021-Managing-Workspace-Reservation-location-hierarchy).

**(Opcional) Configurar bairros para acesso controlado**

A fim de equilibrar a adaptabilidade que o hot-desking proporciona, os bairros também têm em conta a necessidade de manter a proximidade da equipa e a organização departamental.

Depois de estabelecer a sua hierarquia de Localização, pode designar áreas específicas de cada andar como **bairros** com regras de acesso controlado. Esta funcionalidade permite que as organizações mantenham a coesão da equipa, maximizando ao mesmo tempo a eficiência geral do espaço.

Cada bairro recebe um nome descritivo e pode ser atribuído a grupos de usuários ou indivíduos específicos. O verdadeiro poder dos bairros reside na sua flexibilidade baseada no tempo. Os administradores podem tornar um bairro exclusivamente Disponível para a equipa de finanças de segunda-feira a quarta-feira e, depois, abri-lo a todos os funcionários na quinta-feira e sexta-feira. Esta abordagem fornece às equipas um espaço reservado quando precisam de trabalhar em conjunto, evitando ao mesmo tempo a subutilização durante períodos de menor procura.

O suporte de fuso horário nos bairros acomoda organizações que abrangem várias regiões. Cada bairro pode funcionar com as suas próprias Configurações de fuso horário, para que as regras de acesso sejam aplicadas corretamente, independentemente de onde os administradores ou usuários estejam localizados.

#### Passo Três: Adicionar Andares

Depois de estabelecer a estrutura de alto nível para os seus escritórios, cada localização **requer** pelo menos um nível de andar para usar a Reserva de local de trabalho. Adicione níveis de andar a cada edifício/campus/cidade/etc. dentro da sua hierarquia, seguindo estes passos:

1. Acessar **Gestão de Workspaces.**
2. Clique no **Andares** aba.
3. Clique no **+ Adicionar Andar** botão no canto superior direito, e um **Adicionar Novo Andar** painel aparecerá.
4. No painel, insira informações para o **Nome do Andar.**
5. (Opcional) Insira informações para a **Descrição.**
6. Selecione a localização onde pretende colocar o seu andar dentro da sua hierarquia.
7. Clique **Guardar e adicionar outro** para adicionar mais andares para cada uma das suas localizações.
8. Clique **Concluir** quando terminar.

#### Etapa Quatro: Crie cada local de trabalho reservável de cada andar

Depois que seus andares forem criados, um administrador ou usuário autorizado pode criar locais de trabalho reserváveis para o andar, que serão atribuídos mais tarde no processo.

Para criar locais de trabalho para um andar:

1. Acessar **Gestão de Workspaces.**
2. Clique em um andar existente no **Andar** aba.
3. Depois que o andar for selecionado, clique em **+ Adicionar locais de trabalho**e um painel lateral aparecerá no lado direito da sua tela.
4. Em **Tipo de local de trabalho**, selecione um **Mesa** ou **Sala somente para reserva**.

{% hint style="info" %}
Todas as Zoom Rooms devem ser criadas por meio da [interface do Zoom Rooms](https://zoom.us/location) por um administrador ou usuário autorizado. Para obter informações adicionais, consulte nossa documentação de suporte para instruções sobre como ativar [Zoom Phone Appliances](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7879620713613-Using-Workspace-Reservation-for-Zoom-Phone-Appliance) e [Zoom Rooms](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7875816579597-Configuring-Workspace-Reservation-features-on-Zoom-Room-devices-) para a Reserva de local de trabalho.
{% endhint %}

5. Insira o **Nome da mesa** ou **Nome da sala**.
6. Em **Calendário**, selecione um recurso de calendário para conectar à mesa ou sala (necessário para a funcionalidade de reserva).
7. (Opcional) Em **Recursos (opcional)**, adicione manualmente ou selecione recursos associados à mesa (como um monitor duplo, mesa em pé etc.).
8. Clique **Guardar e adicionar outro** para adicionar outro local de trabalho até concluir.
9. Clique **Concluir** para salvar suas alterações.

**(Opcional) Crie atribuições permanentes de mesa e use fluxos de trabalho de aprovação para locais de trabalho de alta demanda**

Os administradores também podem criar atribuições permanentes para usuários específicos. Para obter mais informações, consulte o artigo do Suporte do Zoom [Designar um ou vários usuários para reservar locais de trabalho específicos](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0057911).

Os fluxos de trabalho de aprovação para locais de trabalho de alta demanda ou especializados fornecem um processo formal de solicitação e revisão para locais premium, áreas executivas ou espaços com equipamento especial. Ao ativar "Aprovação obrigatória" para um local de trabalho, todas as solicitações de reserva são encaminhadas para aprovadores designados, que podem ser administradores de gerenciamento do local de trabalho ou administradores de reservas.

Para saber mais sobre os fluxos de trabalho de aprovação, consulte o artigo do Suporte do Zoom [Introdução ao fluxo de aprovação da reserva de local de trabalho](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0080815).

#### Etapa Cinco: Envie um mapa do andar

Depois que os locais de trabalho do seu andar forem criados, envie a imagem do mapa do andar — isso será exibido aos usuários ao selecionar um espaço — para preparar os locais de trabalho reserváveis para designação. Para enviar uma planta do andar:

1. Acessar **Gerenciamento de locais de trabalho**.
2. No menu de hierarquia no lado esquerdo da sua tela, selecione a hierarquia com o mapa do andar correspondente que você pretende enviar.
3. Clique no **Editar** botão ao lado do andar desejado.
4. Clique **+ Adicionar mapa do andar** botão para enviar o mapa do andar selecionado como um arquivo de imagem.
5. Depois que a imagem for enviada, clique em **Fechar** no canto superior direito.
6. Repita para todos os andares aplicáveis ou avance para a próxima etapa para atribuir locais de trabalho.

Para mais informações, consulte a nossa documentação de suporte sobre [gerenciando mapas de andar da Reserva de local de trabalho](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7877521130893-Managing-Workspace-Reservation-floor-maps).

#### Etapa Seis: Atribua locais de trabalho à planta do seu andar

Se todas as etapas anteriores tiverem sido executadas, os locais de trabalho agora podem ser atribuídos à planta do andar. Para atribuir locais de trabalho:

1. Acessar **Gerenciamento de locais de trabalho**.
2. Na hierarquia no lado esquerdo da sua tela, clique em uma Localização e Selecionar o andar ao qual você está atribuindo espaços de trabalho.
3. Se um mapa do andar já estiver carregado, clique **Editar Mapa do Andar**. Se nenhum mapa do andar estiver disponível, clique **+ Adicionar Mapa do Andar**, e carregue o mapa do andar selecionado.
4. A seguinte tela irá Exibir o mapa do andar carregado com um painel de menu no lado esquerdo da página, com **Adicionar Espaços de Trabalho ao Mapa, Mesas, Salas**, **Quiosques**, e **Apenas Sinalização digital** locais de trabalho disponíveis.\\

   <figure><img src="/files/0dbdaa9eabc204123079aae5ae43e094aec16b52" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
5. Selecione um local de trabalho para colocar no mapa (*por exemplo,*, uma sala de conferência).
6. Arraste e solte o nome do local de trabalho pretendido do painel esquerdo para a sua localização na planta baixa.
   1. Se aplicável, ajuste as dimensões do local de trabalho para se adequarem à planta baixa.
   2. Os tamanhos dos ícones de mesa podem ser ajustados usando um controle deslizante abaixo da planta baixa.
   3. A atribuição de Quiosques e Sinalização digital à planta baixa irá Exibir um marcador “Você está aqui” ao visualizar a planta baixa a partir do Dispositivo.
7. Atribua um recurso de calendário se ainda não houver um atribuído.
8. Confirme se quaisquer ativos aplicáveis foram aplicados ao local de trabalho e clique **Salvar** quando concluído.
9. Repita as etapas 5-8 conforme necessário para aplicar todos os locais de trabalho, quiosques e Sinalização digital ao plano do andar.
10. Quando estiver concluído, clique **Salvar** e **Fechar** no canto superior direito da tela.
11. Repita conforme necessário até que todos os planos do andar estejam configurados.

#### (Opcional) Etapa sete: Configurar wayfinding para navegação interna

O wayfinding transforma a experiência muitas vezes frustrante de encontrar um local de trabalho reservado em escritórios grandes ou desconhecidos em uma jornada guiada que os usuários podem seguir em seus dispositivos móveis. Esse recurso fornece instruções passo a passo, da entrada do edifício até mesas ou salas de reunião específicas, reduzindo significativamente o tempo que os funcionários gastam procurando seus espaços reservados.

Para configurar o wayfinding, consulte o artigo de Suporte do Zoom [Configurando wayfinding para Reserva de local de trabalho](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0074751).

O sistema de orientação se adapta com base em como os usuários o Acessar. Quando alguém usa a orientação pelo seu Dispositivo móvel após fazer uma reserva, pode Selecionar o ponto de entrada e receber direções personalizadas para o seu local de trabalho.

Isso conclui o processo de configuração da Reserva de local de trabalho.

### Zoom Rooms e dispositivos Zoom Phone podem ser atribuídos como espaços de mesa reserváveis

Os administradores podem Atribuir Zoom Rooms e dispositivos Zoom Phone a uma mesa para reservas, incluindo um código QR para fazer check-in. Este processo requer configurações adicionais de back-end para Habilitar a atribuição de andares.

Consulte nossa documentação de Suporte para instruções sobre como habilitar [Zoom Phone Appliances](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7879620713613-Using-Workspace-Reservation-for-Zoom-Phone-Appliance) e [Zoom Rooms](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/7875816579597-Configuring-Workspace-Reservation-features-on-Zoom-Room-devices-) para a Reserva de local de trabalho.

### Espaços de trabalho sem dispositivos que se conectam aos Serviços Zoom podem usar um código QR imprimível para fazer o check-in

Embora Zoom Rooms e Zoom Phone Appliances possam exibir um código QR para fazer check-in na tela, algumas localizações de local de trabalho reservável, como mesas, podem não ter um aparelho com Zoom que seja capaz de exibir um código QR para check-in. Em vez disso, um administrador ou um usuário autorizado pode imprimir e colocar um código QR específico para cada local de trabalho para o check-in do usuário. Para imprimir códigos QR para esses locais de trabalho:

1. Confirme que [todos os espaços de trabalho estão atribuídos](#_n1qubqxpwd03) no chão para o qual você está imprimindo códigos QR.
2. No menu de navegação do portal web, clique em **Gestão de locais de trabalho,** depois **Workspaces**.
3. Localize o andar para o qual está a imprimir códigos QR e clique em **Editar**.
4. Localize a definição para **Códigos QR do local de trabalho**.
5. **Transferir** ou **Imprimir** os códigos QR e fixe um em cada local de trabalho correspondente.
6. Os utilizadores agora podem [fazer check-in usando códigos QR](#_jftdnos6xjfr).

### As configurações gerais de Reserva de local de trabalho podem ser configuráveis ao nível da conta ou da Localização

Administradores ou usuários autorizados podem Configurar configurações gerais de Reserva de local de trabalho ao nível da conta ou da Localização. Essas Configurações incluem questionários para reservas ou pré-check-in, designar grupos específicos de usuários para acesso à Reserva de local de trabalho, exigir autenticação do usuário para reservas e muito mais.

Essas Configurações podem ser continuamente refinadas ao nível da Localização, incluindo diferentes Configurações entre andares se a Configuração não estiver bloqueada por um nível superior dentro da hierarquia da Localização.

{% hint style="info" %}
Bloquear Configurações em qualquer nível bloqueará Configurações para todos os níveis subjacentes. Não bloqueie nenhuma Configuração ao nível da conta ou abaixo que pretenda personalizar por andar ou Localização.
{% endhint %}

#### Nível da conta

Para modificar Configurações ao nível da conta:

1. Iniciar sessão no Portal web do Zoom como administrador ou usuário autorizado com o Privilégio para editar Configurações da conta.
2. No menu de navegação, clique em **Gestão de locais de trabalho,** depois **Workspaces**.
3. Na parte superior da página, clique em **Configurações da conta** ao lado de **Workspaces**.
4. Habilitar ou Desabilitar Configurações conforme desejado.

#### Nível da Localização

Ao contrário das configurações para outros Serviços Zoom que muitas vezes podem ser configuradas dentro de Grupos de usuários, as configurações específicas de grupo ou de Localização para a Reserva de local de trabalho são configuradas no nível da Localização.

Para modificar as Configurações no nível da Localização:

1. Iniciar sessão no Portal web do Zoom como administrador ou usuário autorizado com o Privilégio para editar Configurações da conta.
2. No menu de navegação, clique em **Gestão de locais de trabalho,** depois **Workspaces**.
3. Navegue até o nível da Localização que você está editando, do andar ao país, e clique **Editar**.
4. Habilitar ou Desabilitar Configurações conforme desejado.

### Controles e restrições avançados de reserva

Esta seção oferece opções avançadas para que as organizações controlem e restrinjam mais de perto os locais de trabalho.

#### Horário comercial e janelas de reserva

A configuração do horário comercial opera em vários níveis hierárquicos, desde Configurações abrangentes da conta até agendas individuais do local de trabalho. Esse controle granular acomoda diversos cenários, como sedes operando em horário estendido enquanto escritórios satélite mantêm agendas padrão, ou salas específicas disponíveis fora do horário comercial normal para projetos especiais.

As agendas de feriados funcionam em conjunto com o horário comercial regular para bloquear automaticamente as reservas durante os fechamentos, sem exigir intervenção manual. Os administradores podem definir agendas de feriados com meses de antecedência, especificando horários diferentes para dias de fechamento parcial ou bloqueando completamente as reservas em desligamentos de toda a empresa. O sistema respeita essas agendas em todas as interfaces de reserva, impedindo que os usuários reservem espaços por engano quando as instalações estiverem fechadas.

#### Gerenciamento da duração e da frequência das reservas

A configuração do incremento da reserva, ajustável para blocos de 1, 5, 15 ou 30 minutos, permite que as organizações alinhem suas reservas aos padrões reais de uso.

Por exemplo, uma instalação de pesquisa pode usar incrementos de 30 minutos para salas de equipamentos, enquanto uma empresa de consultoria pode preferir incrementos de 15 minutos para cabines telefônicas. A melhoria que permite reservas que atravessam a meia-noite amplia a duração máxima da reserva para 24 horas, acomodando trabalhadores em turnos, projetos noturnos e sessões de colaboração internacional que ultrapassam o horário comercial tradicional.

#### Reservas de várias salas para Eventos complexos

A capacidade de reserva de várias salas resolve um desafio antigo para coordenadores de Evento que gerenciam reuniões complexas. Usando a visualização em grade, os coordenadores podem reservar várias salas em diferentes prédios e locais sob um único ID de reserva. Essa abordagem unificada é essencial para eventos como reuniões gerais com salas de apoio, sessões de treinamento que exigem espaços paralelos ou conferências realizadas em vários locais.

#### Fluxo de trabalho de aprovação para reservas de local de trabalho

Essa configuração impede que espaços premium sejam reservados por ordem de chegada. Em vez disso, os usuários solicitam uma reserva, e um administrador aprova manualmente a reserva.

Quando um usuário solicita uma reserva em um local de trabalho controlado, a solicitação passa por um processo de aprovação com aprovadores designados que recebem notificações e podem aprová-la ou rejeitá-la, juntamente com notas. Os usuários podem revisar o status da solicitação e ver os aprovadores. Os proprietários da conta e os administradores também podem Configurar aprovadores.

Para mais informações, consulte o artigo do Suporte do Zoom [Introdução ao fluxo de aprovação da reserva de local de trabalho](https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb\&sysparm_article=KB0080815).

### Os usuários podem ser obrigados a preencher um questionário de pré-reserva e/ou de pré-check-in

Um administrador ou usuário autorizado pode exigir que os usuários preencham um questionário de pré-reserva e/ou de pré-check-in. Esses questionários são personalizáveis com respostas de escolha única, múltipla escolha e resposta curta.

Um questionário pré-reserva é apresentado no momento em que um usuário faz uma reserva. Questionários de fazer check-in prévio podem ser enviados entre 2 e 72 horas antes do horário de fazer check-in, e a reserva será automaticamente cancelada se o usuário não preencher o questionário antes de um horário especificado.

Consulte a nossa documentação de Suporte para obter mais informações sobre [Questionários de Reserva de local de trabalho](https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/5547090029581-Workspace-Reservation-questionnaire).

### Configurar integrações de calendário para agendamento contínuo

A expansão da Reserva de local de trabalho para as principais plataformas de calendário representa uma mudança fundamental na forma como os usuários interagem com o sistema de reservas. Em vez de exigir que os usuários alternem entre aplicativos, essas integrações trazem a Reserva de local de trabalho diretamente para as ferramentas nas quais os funcionários gerenciam suas agendas diárias.

#### Integrações do Microsoft Outlook

O suplemento do Outlook integra a funcionalidade de Reserva de local de trabalho diretamente na interface do Outlook, onde muitos utilizadores passam o seu dia de trabalho. Ao criar ou editar convites de reunião, os utilizadores veem locais de trabalho Disponível com fotografias, informações de capacidade e detalhes dos recursos, sem sair do Outlook.

As Integrações respeitam as Configurações administrativas existentes, incluindo requisitos de aprovação, restrições de reserva e atribuições de bairro, para უზრუნველver a aplicação consistente das políticas, independentemente do método de reserva.

#### Google local de trabalho e Zoom Calendar Suporte

A funcionalidade semelhante se estende aos utilizadores do local de trabalho do Google Agenda através do add-on do Zoom para o Google Agenda. As Integrações fornecem as mesmas informações ricas do local de trabalho e recursos de reserva dentro do Google Agenda para proporcionar equivalência de Recursos entre plataformas.

Para organizações que usam a solução nativa de calendário do Zoom, o suporte à Reserva de local de trabalho oferece uma experiência totalmente integrada sem exigir serviços de calendário de terceiros.

#### Notificações para plataformas de colaboração em equipe

Integrações com Microsoft Teams e Slack vão além de simples notificações para criar uma experiência interativa de gerenciamento do local de trabalho dentro das ferramentas de comunicação de uma equipe.

Os utilizadores recebem lembretes de reservas, alertas de fazer check-in e notificações de chegada de visitantes diretamente nos canais da equipa ou nas mensagens diretas. O chatbot Zoom é Disponível em várias plataformas e permite que os utilizadores façam check-in nas reservas, estendam as reservas ou consultem a disponibilidade local de trabalho sem a necessidade de alternar de aplicações.

Os administradores controlam as preferências de notificação no nível da conta, determinando quais alertas os usuários recebem e por quais canais, evitando sobrecarga de notificação enquanto ajudam mensagens importantes a chegar aos destinatários pretendidos.


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```

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The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

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