Expérience utilisateur
Les utilisateurs peuvent effectuer des réservations via l'application de bureau, le portail Web, l'application mobile ou les intégrations de calendrier, puis s'enregistrer à l'aide de codes QR, de la détection Wi-Fi automatique ou de connexions USB-C.
Cette section couvre l'expérience de réservation d'espace de travail pour l'utilisateur, y compris la lecture du plan d'étage, la réservation d'un espace de travail et l'enregistrement (check-in) d'une réservation.
Réserver un espace de travail
Les sections suivantes détaillent différentes façons pour un utilisateur d'accéder à la réservation d'espace de travail et d'effectuer une réservation via différentes applications Zoom.
Faire une réservation depuis l'application de bureau Zoom Workplace
Ouvrez l'application Zoom Workplace.
Cliquez sur le La page icône sur la barre de navigation en haut de la fenêtre.\
(Facultatif) Si l'icône Workspaces n'est pas visible, cliquez sur le …Plus icône et sélectionnez l'icône Workspace.
Cliquez sur le + Réserver bouton en haut de la fenêtre pour faire une réservation.\
(Facultatif) Cliquez sur Mes réservations dans le coin supérieur droit de la fenêtre si vous avez une réservation existante.
(Facultatif) Cliquez sur le menu déroulant du plan d'étage du bureau actuel pour sélectionner un autre plan d'étage afin d'effectuer des réservations supplémentaires.
Faire une réservation via le portail web Zoom
Accédez à zoom.com.
Cliquez sur connexion.
Cliquez sur le La page menu déroulant sur le côté gauche de l'écran.\
Cliquez sur Réservation d'espace de travail pour faire une réservation ou voir vos réservations existantes.
Cliquez sur le + Réserver bouton en haut de l'écran pour faire une réservation.\
(Facultatif) Cliquez sur Mes réservations dans le coin supérieur droit de l'écran si vous avez une réservation existante.
(Facultatif) Cliquez sur le menu déroulant du plan d'étage du bureau actuel pour sélectionner un autre plan d'étage afin d'effectuer des réservations supplémentaires.\
Faire une réservation depuis l'application mobile Zoom
Ouvrez l'application mobile Zoom.
Appuyez sur le … Plus icône et sélectionnez le La page icône.\
(Facultatif) Appuyez sur le Réorganiser lien et déplacez l'icône Workspaces dans votre tiroir d'applications principal. Cela évite une étape la prochaine fois que vous aurez besoin de réserver un bureau ou une salle.
Appuyez sur le + icône sur le côté droit de l'écran pour faire une réservation.\
(Facultatif) Appuyez sur le Mes réservations onglet en haut de l'application si vous avez une réservation existante.
(Facultatif) Appuyez sur le menu déroulant du plan d'étage du bureau actuel pour sélectionner un autre plan d'étage afin d'effectuer des réservations supplémentaires.
(Facultatif) Faire une réservation avec le module complémentaire Zoom pour Outlook ou l'extension Zoom Chrome
Les utilisateurs peuvent également réserver des bureaux directement depuis Outlook ou Chrome en utilisant le module complémentaire Zoom pour Outlook ou l'extension Zoom Chrome. Les bureaux apparaissent comme options aux côtés des salles de réunion, et une fois réservés, la réservation apparaît dans l'événement du calendrier.
Pour plus d’informations, consultez l’article d’assistance Zoom Planification de bureaux d'espace de travail à l'aide du module complémentaire Zoom pour Outlook et de l'extension Zoom Chrome.
Fonctionnalités de réservation améliorées pour les utilisateurs
Cette section offre des informations supplémentaires sur les outils avancés de réservation disponibles pour les utilisateurs de la réservation d'espace de travail.
Gérer les réservations récurrentes
La fonctionnalité de réservation récurrente reconnaît que de nombreux utilisateurs ont des besoins d'espace de travail prévisibles. Plutôt que de faire des réservations individuelles chaque jour ou chaque semaine, les utilisateurs peuvent établir des motifs qui réservent automatiquement leurs espaces préférés. Le système prend en charge des motifs quotidiens pour les utilisateurs qui viennent régulièrement au bureau, des motifs hebdomadaires pour ceux qui ont des jours précis au bureau, et des motifs mensuels pour les événements ou réunions récurrents.
Pour plus d'informations sur les réservations récurrentes, voir l'article d'assistance Zoom Faire des réservations récurrentes d'espace de travail.
Les utilisateurs peuvent modifier les réservations récurrentes soit en tant qu'occurrences individuelles, soit en tant que série complète. Cette flexibilité permet de gérer à la fois les changements d'emploi du temps permanents et les exceptions ponctuelles. Le système conserve la relation entre les occurrences, de sorte que les modifications apportées à la série n'affectent pas les occurrences individuelles déjà modifiées. La limite d'avance sur les réservations récurrentes équilibre les besoins de planification et la disponibilité des espaces ; par conséquent, elle empêche les utilisateurs de monopoliser les espaces pendant de longues périodes tout en permettant un niveau pratique de planification à l'avance.
Vue chronologique pour la planification visuelle des espaces
La vue chronologique améliore la façon dont les utilisateurs visualisent la disponibilité des espaces de travail avec une vue chronologique de toutes les réservations et des espaces sur un étage. Les utilisateurs peuvent immédiatement identifier les créneaux horaires, voir qui a réservé des espaces adjacents et mieux comprendre les flux de circulation dans différentes zones.
Faire des réservations depuis la vue chronologique consiste simplement à cliquer et à faire glisser sur la période souhaitée pour un espace disponible. Cette interface de manipulation directe élimine le processus en plusieurs étapes des formulaires de réservation traditionnels, permettant aux utilisateurs de réserver des espaces aussi rapidement qu'ils visualisent leurs besoins.
Suggestions de salles intelligentes
La fonctionnalité de suggestion de salles applique une analyse intelligente pour aider les utilisateurs à trouver rapidement des espaces sans recherche manuelle. Lors du démarrage d'une réservation, le système évalue plusieurs facteurs pour générer des recommandations. Ces facteurs incluent :
Exigences de capacité de la réunion, en suggérant des salles pour accueillir tous les participants
Proximité par rapport aux autres réservations de l'utilisateur ce jour-là, minimisant le temps de déplacement entre les réunions
Modèles d'utilisation historiques qui privilégient les salles fréquemment utilisées
L'algorithme de suggestion apprend en continu à partir des modèles de réservation, améliorant ses recommandations. Par exemple, si une équipe réserve systématiquement des salles avec tableaux blancs pour leurs sessions de brainstorming, le système privilégiera des salles similaires pour les futures réservations de cette équipe.
Enregistrement (check-in) d'une réservation
Les utilisateurs peuvent s'enregistrer à une réservation d'espace de travail depuis leur bureau via l'application Zoom, à l'aide d'un appareil mobile ou via un navigateur web et le portail web Zoom. Pour les bureaux et les espaces de travail réservés uniquement, vous pouvez imprimer des codes QR et les placer sur les espaces de travail pour un enregistrement facile. Et, comme mentionné précédemment, avec les réservations automatiques activées pour les appareils USB-C, les utilisateurs peuvent connecter leur ordinateur portable via USB-C à l'appareil de réservation pour des enregistrements automatisés.
Voir l'article d'assistance Zoom Enregistrement et départ d'une réservation d'espace de travail pour plus d'informations.
S'enregistrer à l'aide de l'application de bureau Zoom Workplace
Ouvrez l'application Zoom Workplace.
Cliquez sur le La page du site.
Accédez à votre réservation et enregistrez-vous de l'une des manières suivantes :
Utilisez Mes réservations:
Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Mes réservations.
Sous la réservation pour laquelle vous souhaitez vous enregistrer, cliquez sur Enregistrer (Check In).
Utilisez votre avatar sur le plan d'étage :
Cliquez sur votre icône d'avatar sur le plan d'étage.
Cliquez sur Enregistrer.
Si une boîte de dialogue de vérification s'affiche, cliquez sur Enregistrer.
S'enregistrer via le portail web Zoom
Vous pouvez accéder à votre réservation et vous enregistrer de l'une des manières suivantes :
Accédez à Mes réservations:
Trouvez et sélectionnez la réservation à venir pour laquelle vous souhaitez vous enregistrer.
Cliquez sur Enregistrer.
Accédez à votre avatar sur le plan d'étage :
Connectez-vous au portail Web Zoom.
Dans le menu de navigation, cliquez sur Réservation d'espace de travail.
Cliquez sur votre avatar.
Cliquez sur Enregistrer.
Si une boîte de dialogue de vérification s'affiche, cliquez sur Enregistrer pour confirmer.
S'enregistrer à l'aide de l'application mobile Zoom
Ouvrez l'application mobile Zoom.
Appuyez sur le … Plus icône et sélectionnez le La page icône.\
Appuyez sur le Mes réservations onglet en haut de l'écran pour voir vos réservations.
Appuyez sur le Enregistrer bouton pour activer votre réservation.
Si une boîte de dialogue de vérification s'affiche, appuyez sur Enregistrer pour vérifier.
S'enregistrer à l'aide d'un code QR
Ouvrez l'application mobile Zoom.
Appuyez sur votre photo de profil dans le coin supérieur gauche de l'écran.
Appuyez sur le icône de code QR dans le coin supérieur droit de l'écran.\
Scannez le code QR affiché à votre espace de travail réservé.
Les utilisateurs peuvent également utiliser leur appareil photo natif pour scanner le QR code, qui les redirigera vers l'application mobile Zoom pour s'enregistrer.
Méthodes d'enregistrement supplémentaires
Cette section détaille les méthodes d'enregistrement supplémentaires disponibles pour la configuration au-delà des codes QR.
Enregistrement automatique basé sur le WiFi
Lorsque les appareils des utilisateurs se connectent au réseau WiFi du bureau configuré, l'application Zoom détecte cette connexion et traite automatiquement leur enregistrement pour toute réservation de bureau active. Ce processus transparent ne nécessite aucune action de la part de l'utilisateur en dehors de sa routine normale de connexion au réseau du bureau.
Pour plus d'informations sur la configuration des enregistrements WiFi, voir l'article d'assistance Zoom Activer ou désactiver l'enregistrement automatique.
Alternativement, les administrateurs peuvent configurer le système pour demander une confirmation avant l'enregistrement automatique, équilibrant la commodité avec les préférences des utilisateurs.
La fonctionnalité d'enregistrement WiFi s'applique uniquement aux réservations de bureaux, reconnaissant que les modèles d'utilisation des salles de réunion diffèrent des besoins des espaces de travail individuels. Les salles de réunion nécessitent toujours un enregistrement manuel ou une détection de présence via des capteurs de salle pour permettre un suivi plus précis de ces ressources partagées.
Réservations automatiques via USB
Lorsqu'elle est activée par un administrateur ou le propriétaire du compte, cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de s'enregistrer instantanément ou de réserver un espace de travail simplement en branchant leur ordinateur portable sur l'appareil d'enregistrement à l'aide d'une connexion USB-C. Si l'espace est libre, la connexion effectue et confirme la réservation ; si quelqu'un a déjà réservé cet espace, l'utilisateur reçoit une notification indiquant qu'il est occupé. Cela réduit la dépendance aux codes QR ou aux recherches manuelles de bureaux, contribuant à rationaliser les processus de réservation.
Pour utiliser cette fonctionnalité, l'organisation doit disposer d'un compte Zoom Pro, Business, Education ou Enterprise et détenir soit un abonnement Workspace Reservation, Zoom Rooms ou Common Area Phone. À l'heure actuelle, cette fonction est prise en charge uniquement sur le Logi Dock Flex, qui est un appareil certifié Zoom.
Options flexibles d'enregistrement et d'extension
La capacité d'enregistrement chevauchant permet aux utilisateurs de s'enregistrer pour leur réservation même lorsque l'occupant précédent ne s'est pas formellement déconnecté. Cette fonctionnalité évite les goulots d'étranglement lors des périodes de transition chargées, comme le changement fréquent autour de midi, tout en maintenant des enregistrements d'occupation.
Lorsque les utilisateurs ont besoin de temps supplémentaire dans leur espace de travail, ils peuvent prolonger directement depuis les affichages de planification sans avoir à naviguer à travers plusieurs invites ou confirmations. Les codes QR mis à jour prennent en charge plusieurs fonctions au-delà du simple enregistrement, permettant aux utilisateurs de se désenregistrer tôt lorsqu'ils partent avant la fin de leur réservation, d'étendre leur réservation actuelle lorsqu'ils ont besoin de plus de temps, ou même de faire de nouvelles réservations pour des espaces disponibles.
Les capacités d'enregistrement à distance, lorsqu'elles sont activées par les administrateurs, permettent aux utilisateurs de confirmer leur réservation à partir d'invitations de calendrier ou de notifications de chat.
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